FASTER FORWARD ELEMENTS RELEASENOTES 9.2.0
Inhoud Inleiding... 3 Stukkenlijst in klantdossier... 3 Uploaden document... 7 Wijzigen item stukkenlijst... 8 Documenten versturen naar de maatschappij... 8 Samenvoegen stukkenlijst onder dienst met een HDN stukkenlijst... 9 Laat uw klant stukken uploaden via de Digimap... 10 Documenten koppelen aan de stukkenlijst... 11 Reeds aanwezige documenten koppelen aan de stukkenlijst... 11 Via e-mail ontvangen documenten koppelen aan de stukkenlijst... 11 Via de scanbox ontvangen documenten koppelen... 12 Notificatie voor serviceprovider/inkoopcombinatie... 12 Beheer Soort documenten... 12 Stukkenlijst opschonen na passeren... 15 Conversie bescheidentaken... 16 Wat dient u zelf te doen na deze release?... 17 Melding bij onveilig SSL Protocol... 17 2
Inleiding Faster Forward Elements is uitgebreid met de Stukkenlijst. Met de Stukkenlijst kunt u in één overzichtelijk scherm aangeven welke stukken u wilt ontvangen van uw klant, wat de status is van een stuk en u kunt - indien van toepassing- de stukken doorsturen naar de maatschappij. De stukkenlijst vervangt het werken met bescheiden taken. Taken van het type bescheiden komen vanaf deze release te vervangen. Het is na deze release ook mogelijk dat u uit veiligheidsoverwegingen een melding te zien krijgt dat uw SSL protocol niet meer veilig wordt bevonden. Lees hier meer over op pagina 17. Stukkenlijst in klantdossier Hier vindt u de stukkenlijst in het klantdossier: Om een stukkenlijst aan te maken klikt u op het plusje links bovenin. Vervolgens kunt u benodigde stukken aanvinken en/of gebruik maken van een voor gedefinieerde stukkenlijst op basis van een doelgroep. Kies hiervoor een template: 3
U kunt deze voor gedefinieerde stukkenlijst zelf beheren. U kunt er ook voor kiezen Faster Forward dit voor u te laten inrichten. U kunt hiervoor contact opnemen via een e-mail naar support@fasterforward.nl. Wanneer u werkt met een template, dan worden alle stukken die relevant zijn voor die doelgroep automatisch aangevinkt. Deze templates kunnen voor u ingericht worden. Hetgeen hieronder als uitleg volgt, dient als voorbeeld beschouwd worden. Dit staat nog niet ingericht op uw omgeving. Kiest u bijvoorbeeld de template starter personen, dan worden de meest voorkomende stukken voor klanten in die doelgroep automatisch aangemaakt. Vervolgens geeft u aan onder welk contract u de stukkenlijst wilt aanmaken: Let op! Wanneer u gebruik maakt van HDN via Faster Forward Elements, dan zal de stukkenlijst automatisch worden aangemaakt en worden bijgewerkt indien de maatschappij werkt met het HDN documenten bericht (Da-bericht). Hier http://www.hdn.nl/diensten-hdn/certificeringoverzicht kunt u een PDF downloaden waarin staat beschreven welke maatschappijen het HDN Documenten-bericht ondersteunen. Wanneer u tijdens de kennismaking/inventarisatie al stukken opvraagt bij uw klant, dan maakt u de stukkenlijst aan onder een dienst. Mocht u later een hypotheekaanvraag indienen en via HDN wordt het documentenbericht van de maatschappij ontvangen, dan wordt de stukkenlijst onder de dienst automatisch samengevoegd met de stukkenlijst van de maatschappij. Hoe beter u de stukkenlijst hebt ingericht op basis van doelgroepen, des te beter zal het samenvoegen van de stukken in dit geval gebeuren. Ook hier kan een consultant van Faster Forward u in ondersteunen. 4
Na het opslaan, ziet de stukkenlijst er als volgt uit: De kolommen betekenen het volgende: 1 e kolom Hier kunt u meerdere stukken aanvinken om in één keer te verwijderen Contract Hieraan ziet u voor welk contract een stuk benodigd is Categorie Hiermee groepeert u stukken functioneel Omschrijving Geeft aan welk stuk het is Ontvangst Toont status aan te leveren indien het document nog niet ontvangen is. Indien het document ontvangen is, wordt hier de datum getoond Beoordeling intern Hiermee geeft u zelf aan wat de status is van het ontvangen document: Nog te beoordelen Akkoord Afgewezen (in dat geval kunt u een reden opgeven) Alleen stukken die akkoord zijn, kunt u doorsturen naar de maatschappij Verzonden Geeft aan wanneer het document verzonden is en op welke wijze Beoordeling maatschappij Dit zijn vaste HDN-waarden. Indien afgewezen door de maatschappij, Toont de status die de maatschappij aan het document heeft gegeven. dan ziet u tevens de reden (indien de maatschappij die heeft meegeven). De status wordt: Afgewezen nog te beoordelen. U kunt zelf beoordelen of u het eens bent met de afwijzing. Zo nee, dan kunt u contact opnemen met de maatschappij om alsnog akkoord te krijgen. Zo ja, dan past u de status aan naar Afgekeurd en opnieuw aan te leveren. Zolang de status Afgewezen nog te beoordelen is, zal in de Digimap de status op in behandeling blijven staan. Pas als het document terecht is afgekeurd (door de status aan te passen) wordt de status in de Digimap ook afgekeurd. De consument kan dan het document opnieuw uploaden. O D Hier staat een J indien het origineel aangeleverd moet worden Klik op het upload icoon om een document te uploaden of klik op het document icoon om een document te downloaden. Klik hier om iets te wijzigen aan het stuk 5
Klik hier om het stuk te verwijderen uit de lijst. Als er een document gekoppeld is aan het stuk, dan blijft het document wel bewaard. U kunt op elke kolom sorteren door op de naam van de kolom te klikken. Klik op de kolom D om de standaard sortering terug te krijgen. De standaard sortering is: Aan te leveren stukken Afgekeurde stukken Door maatschappij geaccordeerde stukken In het grijze blok boven de kolommen kunt u enkele filters aanbrengen. 6
Uploaden document U kunt een document uploaden door te klikken om dit icoon. U komt dan in dit scherm: Document uploaden Preview PDF Geef status op Als het een HDN stuk betreft, kunt u alleen HDN toegestane bestandformaten uploaden (PDF, TIFF). In dit scherm kunt u meteen de beoordeling aangeven. Degene die de beoordeling heeft gedaan, wordt automatisch opgeslagen. Wanneer u een nieuw document wilt uploaden (bijvoorbeeld omdat een oude niet juist was), kunt u direct op het vlak Upload klikken. Het oude document wordt dan ontkoppeld en vervangen door het nieuwe document. Het oude document blijft wel beschikbaar in het tabblad documenten. U kunt ook een document naar dit vlak slepen en dan los laten. Indien u of de maatschappij een document afkeurt, dan ziet u de afwijsreden in de stukkenlijst door met uw muis boven de status Afgewezen te zweven. 7
Wijzigen item stukkenlijst U kunt een document uploaden door te klikken om dit icoon. U komt in hetzelfde scherm als bij het uploaden van een document. In dit scherm kunt u links wijzigingen aanbrengen in bijvoorbeeld de status. Documenten versturen naar de maatschappij U kunt de documenten welke u gekoppeld heeft aan de stukkenlijst verzenden naar de maatschappij. Klik daarvoor op de knop Zet klaar voor verzending : Vervolgens komt u in dit scherm: De documenten die nog niet eerder verzonden zijn mét een interne status Akkoord worden automatisch klaargezet te verzending. U hoeft alleen nog de verzendwijze te kiezen. Door op te slaan wordt de verzendactie uitgevoerd. De keuzes zijn: HDN alleen te kiezen als de stukkenlijst is aangemaakt via HDN E-mail u springt naar de e- mailpagina waarbij de documenten als bijlage bij de e-mail zijn gevoegd Extranet u dient zelf de stukken te uploaden via een extranet Post u springt naar de brief aanmaken pagina Nadat u heeft opgeslagen wordt de stukkenlijst bijgewerkt. In de kolom Verzonden wordt de verzenddatum en verzendwijze gevuld. 8
Wanneer u momenteel gebruik maakt van de workflow om documenten via HDN te versturen, hoeft dat niet meer. Verzenden doet u voortaan vanuit het scherm stukkenlijst. Samenvoegen stukkenlijst onder dienst met een HDN stukkenlijst Wanneer u de stukken tijdens de inventarisatiefase opvraagt bij de klant, zult u een stukkenlijst aanmaken onder een dienst in Faster Forward Elements. 9 stukken onder een dienst Zodra u een offerte heeft aangevraagd bij een specifieke maatschappij, ontvangt u via HDN een stukkenlijst van de maatschappij. Om de documenten te kunnen verzenden via HDN, dienen deze gekoppeld te zijn aan de stukkenlijst onder de hypotheek. U heeft deze documenten echter al in Faster Forward Elements, maar deze hangen onder de dienst. Hiervoor is Faster Forward Elements uitgebreid met een samenvoeg functionaliteit. De stukken van hetzelfde type onder een dienst worden samengevoegd met de stukken onder de hypotheek. Het eindresultaat zal zijn dat de stukken onder dienst weg zijn, en alleen nog zichtbaar zijn onder de hypotheek. De documenten en uw interne beoordeling zijn na het samenvoegen zichtbaar in het stuk onder de hypotheek. U hoeft dus niet opnieuw te beoordelen of documenten nogmaals te koppelen. Het samenvoegen gaat automatisch na het inlezen van het HDN Da bericht. De samenvoeg optie heeft u ook bij het handmatig aanmaken van een stukkenlijst onder een nieuw product terwijl er al een bestaande stukkenlijst is. Het samenvoegen gebeurt alleen bij stukken die niet ouder dan zes maanden zijn. Nog maar 3 stukken onder een dienst, de rest hangt onder de hypotheek 9
Laat uw klant stukken uploaden via de Digimap U kunt uw klant betrekken bij het proces van het verzamelen van de juiste stukken. Met behulp van de Digimap kan de klant zelf de documenten uploaden. Deze documenten staan direct in Faster Forward Elements. Document uploaden Toon afwijsreden De klant kan via de Digimap documenten uploaden. Hij ziet alle stukken uit de stukkenlijst welke u in Faster Forward Elements heeft aangemaakt. Het gaat daarbij om stukken die aan te leveren zijn door de klant. Wanneer u voor uw eigen dossiervorming stukken heeft opgenomen in de stukkenlijst die niet door de klant aangeleverd kunnen worden, dan staan deze niet in de Digimap. De klant ziet in de Digimap eveneens de verschillende statussen: Aan te leveren In behandeling status blijft staan totdat de maatschappij Akkoord of Afgekeurd geeft Akkoord wanneer de maatschappij Akkoord geeft. Bij Akkoord Interne beoordeling blijft status op In behandeling staan. Afgekeurd wanneer u een document afkeurt (interne status) en wanneer de maatschappij het document afkeurt. Let Op! De status in de Digimap blijft op dat moment In behandeling. Pas wanneer u het eens bent met de afkeuring en u past de status aan naar Afgekeurd, dan ziet uw klant dat in de Digimap. Als via HDN status Afgekeurd binnenkomt, wordt de status in Elements eerst Afgewezen nog beoordelen. De status in de Digimap blijft op dat moment In behandeling. Pas wanneer u het eens bent met de afkeuring en u past de status aan naar Afgekeurd, dan ziet uw klant dat in de Digimap. Wanneer de klant een document upload via de Digimap, kan er middels de workflow een taak of een e-mail ter notificatie klaargezet worden. 10
Wilt u gebruik maken van de Digimap? Stuur dan een e-mail naar opdrachten@fasterforward.nl. Documenten koppelen aan de stukkenlijst Op verschillende manieren komen er documenten binnen in Faster Forward Elements. Op al de volgende plekken kunnen deze gekoppeld worden aan de stukkenlijst. De beoordeling van het document doet u via de stukkenlijst nadat u het document gekoppeld heeft. Reeds aanwezige documenten koppelen aan de stukkenlijst Het is mogelijk aanwezige documenten te koppelen aan de stukkenlijst. In het documentenscherm klikt u op het wijzig icoon: Vervolgens kiest u bij Stuk het juiste stuk uit de stukkenlijst waaraan u het document wilt koppelen: Via e-mail ontvangen documenten koppelen aan de stukkenlijst Documenten die u als bijlage bij een e-mail ontvangt, kunt u ook koppelen aan een openstaand stuk: 11
Via de scanbox ontvangen documenten koppelen Documenten die via de scanbox ontvangen worden, kunt u ook koppelen aan een openstaand stuk. Notificatie voor serviceprovider/inkoopcombinatie Bent u een inkoopcombinatie of serviceprovider en laat u uw gebruikers documenten uploaden naar Faster Forward Elements? Dan is het vanaf nu mogelijk een notificatie te ontvangen wanneer dat het geval is. Dit kan middels een taak of een e-mail. Ook zijn de rechten voor de gebruikers met zo n uploadaccount vebeterd. Wilt u gebruik maken van deze nieuwe functionaliteiten, neem dan contact met ons op via opdrachten@fasterforward.nl. Beheer Soort documenten Het volgende onderdeel is alleen relevant voor beheerders. In de beheer module is het onderdeel Bestanden Categorieën hernoemd naar Beheer soort documenten. De lijst met soort documenten is aangevuld met alle mogelijke documenten die via HDN zijn toegestaan. Het beheer van de HDN soort documenten gebeurt voortaan door Faster Forward. Wel is het mogelijk dat u de naam van het document hernoemd naar een eigen variant. Ook kunt u een document aanmerken als contract of aangeven of een document standaard getoond mag worden in de digimap. Bijvoorbeeld: Laatste loonafrekening (HDN code 011) Kunt u als naam meegeven: Salarisstrook 1 e aanvrager (niet ouder dan 3 maanden) De HDN code blijft 011, maar u bepaalt zelf de omschrijving. Zo kun u bij een HDN stuk ook zelf aangeven wie verantwoordelijk is voor de aanlevering van het document: Klant Maatschappij Notaris Deelnemer (dat bent u) Makelaar Overig De verantwoordelijke voor het aanleveren van het document is relevant voor tags en de Digimap. 12
U kunt verschillende tags gebruiken om de openstaande stukken op te sommen in een e-mail. Hierbij kan een opsomming gemaakt worden van bijvoorbeeld alleen de door de klant aan te leveren stukken. In de Digimap worden alleen stukken getoond die door de klant aangeleverd moeten worden. 13
Uw huidige lijst met documenten is geconverteerd in Faster Forward Elements 9.2.0. U kunt de HDN stukken niet meer zelf aanmaken. Daarom is het volgende gedaan: Alle HDN documentsoorten zijn op uw omgeving geplaatst. Zie hiervoor uw HDN documentatie: Specificatie DA bericht. Indien het documentsoort al bestond, is deze ongewijzigd gebleven. Indien deze nog niet bestond, is het documentsoort aangemaakt met de standaard HDN naam. Let op! Sommige documentsoorten zijn in tweevoud aangemaakt, een voor de 1 e aanvrager en een voor de 2 e aanvrager. Bijvoorbeeld legitimatiebewijs of salarisstrook. Alle documentsoorten die nieuw zijn aangemaakt, zijn in een nieuwe Categorie HDN-overig geplaatst. Om een DA bericht te kunnen koppelen aan de stukkenlijst, is het namelijk verplicht dat een stuk gekoppeld moet zijn aan een categorie. U kunt zelf een documentsoort uit de categorie HDN-overig verwijderen en ze vervolgens toevoegen aan een categorie die erbij past. Het zou kunnen voorkomen dat u in het verleden een documentsoort heeft aangemaakt welke ook als HDN document voorkomt, maar welke niet als HDN document is aangemaakt. In dat geval zal het documentsoort twee maal op uw omgeving staan. U kunt het het niet-hdn documentsoort ontkoppelen van een categorie en voortaan het HDN documentsoort gebruiken. Hierdoor zal het DA bericht veelal automatisch verwerkt kunnen worden. 14
Stukkenlijst opschonen na passeren U kunt de stukkenlijst na passeren opschonen. Dat doet u door alle stukken te verwijderen. De documenten blijven door deze actie wel bewaard in het tabblad Documenten in het klantdossier. Vink hier om alles tegelijk aan te vinken Klik hier om alles te verwijderen Het is ook mogelijk het opschonen van de stukkenlijst te integreren in uw workflows bijvoorbeeld door deze automatisch een maand na passeren te laten verwijderen. Een consultant van Faster Forward kan dit voor u inrichten. 15
Conversie bescheidentaken Vanaf Faster Forward Elements 9.2.0 bestaan er geen taken meer van het type Bescheiden. Deze functionaliteit is vervangen door de stukkenlijst. De bescheidentaken zijn geconverteerd naar de stukkenlijst en wel op de volgende manier: Alle bescheidentaken aangemaakt voor 1 juli 2014 (aanmaakdatum) zijn verwijderd, ongeacht of ze afgerond of niet afgerond waren. Alle bescheidentaken aangemaakt na of op 1 juli 2014 (aanmaakdatum) welke gekoppeld zijn aan een product, zijn omgezet in een stukkenlijst onder datzelfde product. Dit geldt voor zowel afgeronde als niet afgeronde bescheidentaken. o Bescheidentaken zonder document gekoppeld, worden een stuk met status Nog te beoordelen. o Bescheidentaken met een document gekoppeld, worden een stuk met Ontvangstdatum gevuld en status Beoordeling intern: Akkoord o Indien de taak aangemaakt is door een HDN DA bericht, krijgt het stuk onderstaande gegevens toegekend op basis van het laatst ontvangen HDN DA bericht Datum beoordeling maatschappij Status beoordeling maatschappij Toelichting beoordeling maatschappij Origineel aanleveren Verzendwijze HDN Verzenddatum Omschrijving o Wanneer er minimaal één openstaande bescheidentaak is (aangemaakt na of op 1 juli 2014), wordt er één actietaak aangemaakt: Controleer of de stukken compleet zijn (ivm conversie naar stukkenlijst Faster Forward Elements 9.2.0). Deze taak zorgt ervoor dat de voortgangsbewaking niet uit het oog verloren wordt. Deze actietaak heeft dezelfde start- en einddatum als de meest recente bescheidentaak die nog openstond. o Het meest recente document onder de taak wordt als document gekoppeld aan het aan te maken stuk. Alle bescheidentaken aangemaakt na of op 1 juli 2014 (aanmaakdatum) welke niet gekoppeld zijn aan een product, zijn omgezet in een actietaken onder het dossier. Indien een product gearchiveerd dan worden de bescheidentaken niet geconverteerd naar een stukkenlijst. Ook niet als de taken nog niet zijn afgerond. Gewone registraties aangemaakt onder een bescheidentaak blijven wel zichtbaar als dossierregistratie. Systeemregistraties van een bescheidentaak zijn verwijderd. 16
Wat dient u zelf te doen na deze release? In elk dossier met een openstaande bescheidentaak wordt een actietaak aangemaakt met als naam: Controleer of de stukken compleet zijn (i.v.m. conversie naar stukkenlijst Faster Forward Elements 9.2.0). Op de dag van de release dient u de dossiers met deze taak na te lopen. Het kan zijn dat een hypotheekaanvraag al is afgerond maar dat er nog een bescheidentaak open stond. In dat geval kunt u de stukkenlijst nalopen en eventueel opschonen. Daarna kunt u de actietaak afvinken indien deze niet meer relevant is. Als het een lopende aanvraag betreft, dan is de actietaak terecht. Hoogstens kunt u de datum van de taak aanpassen. Wanneer bescheidentaken niet gekoppeld waren aan een product, zijn ze omgezet in actietaken. U kunt in de dossiers waar dat het geval is, zelf een nieuwe stukkenlijst aanmaken en daarna de actietaken verwijderen. Bent u beheerder van Faster Forward Elements, controleer dan of alle documentsoorten (voorheen Bestanden categorieën) gekoppeld zijn aan de juiste Categorie. Verplaatst desgewenst de documentsoorten. Om de preview van een PDF te zien in de stukkenlijst, moet u een bepaalde instelling aanzetten in uw browser. Als u geen preview ziet, dient u uw instellingen aan te passen. Op de website van Adobe wordt dit uitgelegd per browser: https://helpx.adobe.com/nl/acrobat/using/display-pdf-browser-acrobatxi.html Melding bij onveilig SSL Protocol Wanneer u gebruikt maakt van oudere versies van browsers of browsers die uitsluitend verbinden met een verouderd beveiligings protocol kunt u vanaf deze release onderstaande melding in beeld krijgen: 17
De reden dat deze melding wordt gegeven is om de veiligheid van uw organisatie en de privacy van uw klanten te waarborgen. In het oude SSL Protocol, dat vooral oudere versies van browsers nog gebruiken is een lek geconstateerd. Wanneer u gebruik maakt van de laatste versies van uw browser(s) komt deze melding niet/minder voor. In de toekomst gaan wij het onveilige protocol (SSLV3) volledig uit faseren. Dan zal u niet meer kunnen inloggen wanneer uw browserversie uitsluitend via dat protocol connectie maakt met Faster Forward Elements. Wij monitoren het SSLV3 verkeer van onze klanten en eventuele partners. Het kan zijn dat u hiervoor door ons benaderd wordt wanneer wij constateren dat er gebruikers/partners uitsluitend gebruik maken van het SSLV3-protocol. Deze gebruikers/partners moeten dan geïnformeerd worden dat dit protocol na verloop van tijd uit gefaseerd wordt. 18