INZAGE IN ROOSTER EN PLANNING Nedap healthcare Deze PDF is gegenereerd op 11-09-2017
Table of Contents Algemene informatie... 3 Algemene uitleg over de inzage in rooster en planning... 4 Inzage in rooster en planning: toelichting op kleuren en getoonde gegevens... 7 Roosterinformatie...11 Ik wil weten hoe mijn rooster er voor deze week uitziet...12 Ik wil een overzicht van wanneer ik deze maand moet werken...13 Ik wil weten wanneer en waar mijn collega's werken...14 Ik wil weten wie vandaag een bepaalde dienst doet (i.v.m. overdracht)...16 Planningsinformatie...17 Ik wil weten hoe mijn route eruit ziet (en cliënten die ik ga bezoeken)...18 Ik wil weten hoe de route van mijn collega eruit ziet...19 Dienstinformatie (pop-up)...20 Ik wil meer weten over een dienst in het rooster...21 Ik wil weten wie met mij werken...22 Flex...23 Inschrijven op flexdiensten via de rooster en planning inzage...24
Algemene informatie Pagina 3 / 26
Algemene uitleg over de inzage in rooster en planning Let op: momenteel is de vernieuwde inzage in het rooster en planning nog in pilot-fase. Dit houdt in dat de functionaliteit kan wijzigen. Doel en uitgangspunten De vernieuwde inzage in het rooster en planning biedt zorgmedewerkers op een toegankelijke en overzichtelijke manier inzage in het rooster en de planning van zichzelf en de teams waarvoor de medewerker werkt. De inzage in het rooster en de planning vervangt op termijn de weergave van de planning en het rooster zoals die in het Medewerkerportaal zichtbaar zijn. Hierdoor is het ook niet meer nodig om PDF-bestanden in het medewerkerportaal te downloaden (looplijst / print planning). De inzage in het rooster en planning is specifiek ontwikkeld voor mobiele apparaten. Het is niet nodig om een losse app te installeren; via de webbrowser op een telefoon of tablet zijn het rooster en de planning vanuit het HUB-menu te benaderen. In de voorbeelden en screenshots in de handleiding zal ook worden uitgegaan van het gebruik op mobiele apparaten. Zodra de inzage in het rooster of planning op een groter scherm (bijvoorbeeld op een laptop) wordt gebruikt, verandert de lay-out van de pagina automatisch (responsive design). Ten opzichte van de Nedap Ons app kent de inzage in rooster en planning de volgende voordelen: - De teamplanning is in één overzicht te zien. - Je kunt onbeperkt scrollen door de periode (i.p.v. drie dagen). - Je ziet een overzicht van collega's die ook aan het werk zijn. - Je hebt je eigen rooster en een teamrooster. Omdat in verschillende situaties verschillende weergaven handiger zijn, hebben wij enkele weergaves op een rijtje gezet. Om verwarring te voorkomen: de inzage in het rooster en de planning is anders dan de applicatie Ons Planning (de applicatie waarin planners en roosteraars de planningen en roosters maken). Pagina 4 / 26
Inzage in het rooster of planning benaderen Via de HUB kan worden genavigeerd naar het rooster of naar planning. Ofwel het rooster, ofwel de planning wordt geopend. Het is vervolgens eenvoudig om te wisselen tussen het rooster en de planning. Ook de knop rooster vanuit het Medewerkerportaal verwijst naar de vernieuwde weergave van het rooster. Pagina 5 / 26
Navigatie 1. Allereerst dient geselecteerd te worden welk soort gegevens je wilt zien en vervolgens waarvan. De keuze bestaat uit opties voor de planning of rooster, en daarbij de eigen gegevens, of een specifiek team waarvoor je werkt. Een medewerker die werkt volgens het principe van blokplanning heeft alleen inzicht in de eigen planning en het eigen rooster. Om de gegevens van een team te zien is het daarnaast nodig dat je bent ingelogd met twee-factor authenticatie (met de toegangscode via de app of sms). 2. De periode is hier te selecteren. Je kunt hiermee eenvoudig door de dagen, weken of maanden bladeren. Ook is het weeknummer aan te klikken; dan klapt een menu open waardoor je sneller kunt navigeren. Als gekozen is voor planning, dan is een dag te kiezen. Als je kiest voor het rooster per dienst of rooster per medewerker, dan is een week te selecteren. Bij de optie rooster per maand kan hier een maand gekozen worden. 3. Indien je eigen planning is geselecteerd, dan kan de planning per dag of per week weergegeven worden. Indien je eigen rooster wordt getoond, dan bestaat de keuze uit week of maand. Indien een teamrooster wordt getoond, bestaat de keuze uit medewerker of dienst. Indien flex-functionaliteit is ingeschakeld (en aangevraagde flexdiensten zijn geselecteerd) bestaat de keuze uit alle deskundigheden of je eigen deskundigheid. Welke weergave handig is, is uitgelegd aan de hand van verschillende scenario's. Pagina 6 / 26
Inzage in rooster en planning: toelichting op kleuren en getoonde gegevens In de inzage in het rooster en de planning worden verschillende kleuren gebruikt voor open diensten, toewijzingen en flexaanvragen. Onderstaande legenda geeft aan welke kleur welke betekenis heeft. Een legenda is ook in de applicatie te openen door in het filter te klikken op "Wat is er veranderd?" Legenda Samenvatting Pagina 7 / 26
Roze tekst Roze teksten geven gegevens van jijzelf aan. Ook wordt het gebruikt om ''vandaag'' in een maandrooster te markeren. Donkergroene diensttoewijzing Donkergroene toewijzingen geven aan dat de medewerker is toegewezen aan een dienst voor jouw team. Dat kunnen dus zowel medewerkers zijn uit je eigen team, maar ook medewerkers uit een ander team die een dienst doen voor jouw team. Lichtgroene diensttoewijzing Pagina 8 / 26
Lichtgroene toewijzingen geven toewijzingen aan voor diensten die de medewerker doet, maar voor een ander team dan het geselecteerde. In dit voorbeeld is team De Tukker geselecteerd, maar is Gerard toegewezen aan een dienst van een ander team. Blauwe en blauw gestippelde diensten Donkerblauwe diensten (1) geven een flexaanvraag aan, waarop je jezelf hebt ingeschreven. Witte, maar blauwgestippelde diensten (2) geven flexaanvragen aan, waarop je jezelf niet hebt ingeschreven. Oranje diensten Pagina 9 / 26
Oranje diensten geven afwezigheden (zoals vakanties) van de medewerker aan. Groen gestippelde diensten Witte, maar groen gestippelde diensten geven beschikbaarheden van de medewerker aan. Deze moeten dan wel expliciet bij de medewerker zijn ingevoerd. Getoonde telefoonnummers Bij de telefoonnummers die in de weergave getoond worden, geldt dat er een bepaalde prioritering in de weergave geldt. Maximaal worden er twee telefoonnummers per medewerker getoond: 1) Indien het huistelefoonnummer gevuld is, dan wordt deze getoond. 2) Indien het werk mobiele nummer gevuld is, wordt deze getoond. 3) Indien het privé mobiele nummer gevuld is, dan wordt deze getoond als er geen huistelefoonnummer bekend is. Dit nummer wordt niet getoond als in Ons Planning bij de medewerker de instelling is aangevinkt dat privé-nummers buiten Ons Planning verborgen moeten worden. Pagina 10 / 26
Roosterinformatie Pagina 11 / 26
Ik wil weten hoe mijn rooster er voor deze week uitziet Door direct vanuit Hub te gaan naar Rooster, zie je meteen je rooster voor deze week. De volgende opties zijn geselecteerd: Mijn rooster De huidige periode Week Door te scrollen zie je op welke dagen je op welke dienst bent ingeroosterd. Je kunt boven in beeld eenvoudig door de weken heen bladeren om te zien wat je rooster in een andere week is of je weergave naar maand veranderen. Pagina 12 / 26
Ik wil een overzicht van wanneer ik deze maand moet werken Door te gaan naar het Rooster, en vervolgens te klikken op ''maand", verschijnt het rooster met daarin de diensten waarop jij bent ingeroosterd. Ook je afwezigheden (zoals vakanties) worden hier getoond. De volgende opties zijn geselecteerd: Mijn rooster De huidige periode Maand Pagina 13 / 26
Ik wil weten wanneer en waar mijn collega's werken Door te gaan naar het Teamrooster en vervolgens het team te selecteren, kan je een tabel zien met het rooster voor deze week waarin per medewerker in het team te zien is of en op welke dienst de medewerker is ingeroosterd. Alle medewerkers uit jouw team worden hier getoond. Indien zij zijn ingeroosterd op diensten van dit team, wordt de diensttoewijzing donkergroen getoond. Indien zij zijn ingeroosterd op een dienst van een ander team, wordt de diensttoewijzing in het lichtgroen getoond. De volgende opties zijn geselecteerd: Teamrooster Specifiek team De huidige week Sortering op medewerker Medewerkers buiten het team Ook medewerkers buiten het team (maar die zijn ingeroosterd op diensten van het geselecteerde team) worden aan de onderkant van de pagina getoond. Pagina 14 / 26
Pagina 15 / 26
Ik wil weten wie vandaag een bepaalde dienst doet (i.v.m. overdracht) Door te gaan naar het Teamrooster en vervolgens het team te selecteren, en de weergave op dienst te zetten, kan je een tabel zien met het rooster voor deze week waarin per dienst in het team te zien is of en wie is ingeroosterd. Alle diensten die gedaan worden door medewerkers uit jouw team worden hier getoond. Ook worden eventuele afwezigheden (zoals vakanties) getoond. De volgende opties zijn geselecteerd: Teamrooster Specifiek team De huidige week Sortering op Dienst Wil je weten welke medewerkers diensten voor het team doen, dan kan je het beste de schuif zetten op ''Medewerker". Pagina 16 / 26
Planningsinformatie Pagina 17 / 26
Ik wil weten hoe mijn route eruit ziet (en cliënten die ik ga bezoeken) Door direct vanuit Hub te gaan naar Planning, zie je meteen je planning voor deze week. De volgende opties zijn geselecteerd: Mijn planning De huidige periode Week Op deze plek wordt een lijst getoond van alle dagen in deze week met daarin de diensten waarop je zelf bent ingeroosterd. Vervolgens is per dienst te zien welke cliënt welke zorg verwacht, wat het adres is van de cliënt, optioneel aangevuld met notities. De notities bevatten de cliëntnotities in Ons Planning bij de cliënt te vinden zijn en de notities die bij een plankaartjes ingegeven zijn. De diensten vanaf het begin van de week worden getoond. Door de schuif op ''dag'' te zetten, wordt een dag getoond (standaard is dat vandaag). Pagina 18 / 26
Ik wil weten hoe de route van mijn collega eruit ziet Door te gaan naar de teamplanning en het team te selecteren, verschijnt een overzicht met de diensten van jouw team. Het handige aan dit overzicht is dat het meteen details geeft van de dienst (welke cliënten, welke zorg en notities). De volgende opties zijn geselecteerd: Teamplanning Specifiek team De huidige dag Pagina 19 / 26
Dienstinformatie (pop-up) Pagina 20 / 26
Ik wil meer weten over een dienst in het rooster Door op een dienst te klikken en daarna op het tabblad ''details'', kan je details van de dienst zien. Daarop is zichtbaar op welke dagen deze dienst bestaat, wat het geschikte vervoersmiddel is en welke deskundigheid nodig is. Door op het dagrooster te klikken zie je welke collega's nog meer vandaag werken. Pagina 21 / 26
Ik wil weten wie met mij werken Als je op een dienst klikt, kan je het dagrooster zien. Daarop staan de diensten van het geselecteerde team, die op dezelfde dag gedaan worden. Daarbij wordt aangegeven wie op de diensten gedurende zijn ingeroosterd. Pagina 22 / 26
Flex Pagina 23 / 26
Inschrijven op flexdiensten via de rooster en planning inzage Indien de flex functionaliteit is geconfigureerd, is het mogelijk dat de medewerker zich inschrijft op flexdiensten. In het menu is de optie voor aangevraagd flexdiensten zichtbaar. Hiermee wordt de pagina geopend waarop uitstaande flexdiensten zichtbaar zijn waarop de medewerker zich kan inschrijven. Pagina 24 / 26
Overzicht Boven in beeld is te filteren op flexaanvragen voor alle deskundigheden (jouw deskundigheid en lagere deskundigheden), of die specifiek overeenkomen met jouw deskundigheid. De aangevraagde diensten zijn ingedeeld in de teams die de aanvragen hebben gedaan. In dit voorbeeld is dit gedaan door twee teams (Het Woolde en Thuiszorg). Openstaande flexdiensten worden weergegeven in blokken, omrand met een stippellijn. De diensten waarop de medewerker zich heeft ingeschreven, worden blauw gekleurd. Per aangevraagde dienst is te zien hoeveel collega's zich hebben ingeschreven op de dienst. Bij het doorklikken naar details is zichtbaar welke medewerkers dit zijn. Middels het plus-icoon op een openstaande aanvraag, kan de medewerker zich inschrijven op de dienst. Met het kruisje is een inschrijving weer te verwijderen. Zodra de roosteraar een medewerker heeft geselecteerd en heeft ingeroosterd, verdwijnt de aanvraag uit het flexrooster met aangevraagde flexdiensten en verschijnt deze op het rooster van de medewerker. Uitgangspunten Een flexmedewerker kan zich alleen inschrijven op een dienst als hij/zij voldoet aan de minimale deskundigheidseis. Een verzorgende kan zich bijvoorbeeld niet inschrijven op een verpleegkundige dienst en zal deze dienst ook niet te zien krijgen in het inschrijfscherm. Inschrijven op diensten met een lagere deskundigheidseis kan wel. Pagina 25 / 26
In het geval er meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven op een dienst, bepaalt de flexroosteraar wie de aangevraagde dienst krijgt toegewezen. Dit proces staat hier beschreven. Indien er voor de dienst ruimte is toegevoegd voor meerdere toewijzingen, dan geldt dat de medewerker zich gewoon op de dienst kan inschrijven. Indien meerdere medewerkers zich hebben ingeschreven, zal ook het totaal aantal ingeschreven medewerkers zichtbaar zijn. Het kan dus voorkomen dat 1 medewerker zich heeft ingeschreven, maar dat er 2 medewerkers nodig zijn om de dienst op te vullen. Bevestiging van een diensttoewijzing (per e-mail) Wanneer de flexroosteraar heeft bepaald wie de dienst krijgt toegewezen, ontvangt de betreffende medewerker daarvan een e-mail ter bevestiging. Het e-mailadres zoals te zien bij de medewerkergegevens in Ons Planning is daarbij bepalend. Dit e-mailadres is te wijzigen via Ons Administratie, of via het Medewerkerportaal. Op basis van de volgende situaties wordt een e-mail gestuurd: Zelf ingeschreven op dienst, maar de flex-aanvraag wordt geannuleerd. Zelf ingeschreven op dienst, maar dienst wordt aan ander persoon toegewezen. Zelf ingeschreven op dienst, en dienst is aan jou toegewezen (bevestiging). Op 2 momenten per dag (tussen 13:00-14:00 en 19:00-20:00) wordt een mail gestuurd met updates, waarvan de laatste wijziging van de betreffende diensttoewijzing tenminste een uur oud zijn. Pagina 26 / 26