Delegerend 26 november 2018 Els Ory Gebaseerd op Hersey & Blanchard Focus op betrokkenheid, ondersteuning Motiverend Coachend Delegerend Sturend Focus op de taak Gebaseerd op Hersey & Blanchard 1
Motiverend Coachend Delegerend Sturend Delegeren is het op een duidelijke manier toewijzen van een eigen taak of bevoegdheid aan een geschikte medewerker met het doel de tijd en vaardigheden optimaal te gebruiken TAKEN MENSEN 2
Wanneer delegeren? Wanneer delegeren? MOET ik deze nieuwe taak wel doen? Hoe belangrijk is het dat IK deze taak uitvoer? Kan een ander deze taak BETER/sneller? Kan een ander deze taak OOK? Wanneer delegeren? Hoe vind ik het om deze taak te doen? Wil een ander deze taak OOK GRAAG DOEN? Sluit deze taak aan bij een ontwikkelpunt van een van mijn medewerkers? Zit een ander dichter op de juiste info voor deze taak? 3
Waarom delegeren? Om te vermenigvuldigen moet je eerst delen Voor de leidinggevende Voor de medewerker 4
TAKEN MENSEN Takenoverzicht TAKEN Wat zegt de functiebeschrijving? Wat zijn mijn kerntaken? Welke taken komen steeds terug? Wanneer verdrink ik? Wat Overzicht kan ik niet goed? Wat vraagt te veel tijd? Krijg ik alles gedaan? Wat kan ik nooit delegeren? TAKEN Overzicht Eindverantwoordelijkheid 5
Welke taken delegeren? TAKEN De medewerker kan het OOK De medewerker kan het BETER De medewerker moet het OOK leren De medewerker vindt het LEUK om te doen EFFICIENTIE EFFECTIVITEIT GROEI MOTIVATIE Matrix/Overzicht TAKEN KENNIS / ERVARING / VAARDIGHEID TAAK 1 TAAK 2 TAAK 3 TAAK 4 rotaties/planning verlofplanning organisatie sales meeting. Kennis van de markt Kennis van de software Kennis van de klant Kennis van de regelgeving Ervaring met de software Vaardig in onderhandelen Schriftelijke communicatie Creatief Planning en organisatie Administratief sterk TAKEN MENSEN 6
Wie komt in aanmerking? MENSEN BEKWAAM (of coachbaar) BEREID AKKOORD Bekwaam? MENSEN Welke medewerkers hebben de juiste kennis/ skills/ ervaring/ attitude? DELEGEERBARE TAKEN MW 1 MW2 MW3 MW 4 rotaties/planning organisatie sales meeting verlofplanning KENNIS / ERVARING / VAARDIGHEID TAAK 1 TAAK 2 TAAK 3 TAAK 4 rotaties/planning verlofplanning organisatie sales meeting. Kennis van de markt Kennis van de software Kennis van de klant Kennis van de regelgeving Ervaring met de software Vaardig in onderhandelen Schriftelijke communicatie Creatief Planning en organisatie Administratief sterk 7
Bereid? MENSEN Bereid? MENSEN Functioneringsgesprekken 1-on-1 s Coachingsgesprek Motivatiegesprek Verkennend gesprek delegeren Wie komt in aanmerking? MENSEN BEKWAAM (of coachbaar) BEREID AKKOORD 8
TAKEN MENSEN Voordelen Tijdwinst Ontwikkeling medewerker Minder workload Efficiënter Effectiever Motivatie medewerker Tijd voor kerntaken Minder stress Sneller vernieuwing Eigen carrière Duurzame relaties Gezonder werken En toch. 9
En toch. Ik heb geen tijd om het uit te leggen Ik doe het wel snel zelf Ik doe het beter Ik doe het liever op mijn manier Ik laat dit niet graag los Ik doe het beter Ik vertrouw het of hem/haar niet helemaal Ik doe het zelf nog te graag Ze moeten toch mijn job niet doen Ze hebben al genoeg werk Ze gaan dat niet willen doen Mijn baas wil dat ik het zelf doe Mijn baas wil op elk moment de juiste en volledige info Mijn baas gaat denken dat ik het niet zelf kan Hoe? Controledrang Perfectionisme Job bescherming Loslaten Vertrouwen Hoe? Analyseer je eigen taken kritisch Welke taken zijn delegeerbaar Welke mensen heb ik ter beschikking Onderzoek de beste match Erken wat je tegenhoudt Zet een actie/ middel om je weerstand te verkleinen Genoeg voortgangscontrole, duidelijk kader, rapportering, gefaseerd delegeren, goed startgesprek, 10
IK ZAL - de ander vragen de afspraken, taken en bevoegdheden nog eens duidelijk te kaderen zodat we duidelijk hetzelfde zien - de ander vragen de voortgang te rapporteren, ook schriftelijk - coachen bij vragen en helpen zodat de ander zelf een oplossing kan vinden - afstand nemen, bemoedigen en mijn kritiek inslikken bij kleine fouten - alleen ingrijpen als het zwaar misloopt - de opvolgmomenten serieus nemen en respecteren IK ZAL NIET - ongevraagd met tips komen - teveel op je vingers kijken - zelf vragen van mensen beantwoorden die te maken hebben met de gedelegeerde taak, ook niet als ze bij me aankloppen - meteen met oplossingen komen als de ander met een vraag komt - perfectie verwachten - eisen dat je alles op mijn manier doet TAKEN MENSEN 11
Het delegeringsgesprek Benoem wat het resultaat moet zijn, de doelstelling Enthousiasmeer, schets het belang Motiveer je keuze Breng de bevoegdheden en middelen in kaart Steeds open voor vragen Het delegeringsgesprek Opvolgingsmomenten afspreken Tussenresultaten vastleggen Voortgangscontrole Dubbelcheck voor begrip Vraag commitment TAKEN MENSEN 12
Opvolgingsgesprekken Luister naar de rapportering van de medewerker Stel open en geïnteresseerde vragen Vraag naar mogelijke oplossing Respecteer de methode/ manier van werken van de medewerker Coach op de minder gekende vaardigheden Erken en geef complimenten 13