DN Cleaning & Facility Handleiding Versie: 1.0 Oktober 2013
INHOUDSOPGAVE 1. INLEIDING: DN CLEANING & FACILITY APP... 3 2. HOE VINDT U DN CLEAN?... 3 3. DN CLEAN: STARTEN... 4 4. DN CLEAN: MICROSOFT DYNAMICS CRM... 5 5. DN CLEAN: ACCOUNTS... 8 6. DN CLEAN: OBJECTEN... 9 7. DN CLEAN: DKS... 11 WAT IS DKS?... 11 EEN NIEUWE DKS-LIJST AANMAKEN... 11 RUIMTEN TOEVOEGEN... 12 EEN NIEUWE DKS-LIJST STARTEN... 13 EEN NIEUWE DKS-CONTROLE UITVOEREN... 14 EEN EXTRA RUIMTE CONTROLEREN... 16 EEN DKS-LIJST AFDRUKKEN OF VERZENDEN... 18 - DN Clean Handleiding - 2
1. INLEIDING: DN CLEANING & FACILITY APP DN Cleaning & Facility App (korte weergave: DN Clean) is een App die speciaal is ontwikkeld voor schoonmaakorganisaties. DN Clean is een krachtige App die eenvoudig in gebruik is en uitgebreide functionaliteit voor relatiebeheer (CRM) koppelt aan het DKS-controle systeem. DN Clean is gratis te downloaden en volledig stand alone te gebruiken. De App is echter ook eenvoudig te koppelen aan Microsoft Dynamics CRM, waarmee er extra functionaliteit beschikbaar komt. Hierdoor is het de ideale App om schoonmaakbedrijven te ondersteunen in het operationele proces. 2. HOE VINDT U DN CLEAN? Om de DN Cleaning & Facility App (korte weergave: DN Clean) te vinden, opent u op de ipad allereerst de AppStore. Vervolgens zoekt u hier naar de term DNClean (1.). Zoals u hieronder ziet, krijgt u de DN Clean App te zien als zoekresultaat. Als u op downloaden klikt, kunt u de App vervolgens openen (2.). 1. 2. Nu volgt eerst onderstaande weergave, waarna u in dit scherm de App kunt opstarten (3.). 3. - DN Clean Handleiding - 3
3. DN CLEAN: STARTEN Na het opstarten van de DN Clean App verschijnt er een overzicht van beschikbare opties, waarbij o.a. Accounts (1.) en Contactpersonen kunnen worden geraadpleegd. U ziet hier tevens de keuze DKS staan (2.): deze Dagelijks Kontrole Systeem functie maakt het mogelijk, om de borging van kwaliteitscontroles op de ipad te laten plaatsvinden. Verder kunt u bijvoorbeeld de geplande activiteiten raadplegen (3.). 1. 2. 3. - DN Clean Handleiding - 4
4. DN CLEAN: MICROSOFT DYNAMICS CRM U kunt de DN Clean App na het starten (opstarten zoals hierboven is beschreven) vervolgens geheel stand alone gebruiken. Uw gegevens worden correct vastgelegd op uw ipad en u kunt bijvoorbeeld vanaf uw ipad de ingevulde DKS-lijsten eenvoudig per e-mail verzenden (zie hierover meer verder in dit document). Om optimaal gebruik te kunnen maken van de mogelijkheden werkt deze App echter tevens samen met Microsoft Dynamics CRM. U kunt hier meer informatie over verkrijgen door contact op te nemen met Delta-N. Om te kunnen samenwerken met Microsoft Dynamics CRM wordt er gebruik gemaakt van een Key: deze (demo) Key kunt u aanvragen door naar het scherm instellingen te gaan (1.). 1. Er open een nieuw scherm waar u, door op het envelopje Neem contact met ons op te drukken, een aanvraag kunt doen voor een sleutel (2.). 2. - DN Clean Handleiding - 5
De e-mail die vervolgens wordt aangemaakt (3.) kunt u aanvullen met uw eigen tekst, waaronder het toevoegen van uw contactgegevens of eventuele vragen. Een medewerker van Delta-N zal vervolgens contact met u opnemen om de procedure verder af te stemmen. 3. Als u de sleutel hebt ontvangen kunt u deze ook in het Instellingen-scherm invullen (let op: de sleutel bevat nu geen juiste gegevens) (4.). 4. U kunt na de invoer van de sleutel de synchronisatie, tussen Microsoft Dynamics CRM en de ipad DN Clean App, starten. De synchronisatie start door in het hoofdscherm de optie rechtsboven te selecteren (5.). 5. - DN Clean Handleiding - 6
Na voltooiing van de synchronisatie tussen Microsoft Dynamics CRM en de DN Clean App, is de demo data nu beschikbaar. Hieronder ziet u bijvoorbeeld een serie Accounts (Bedrijven) op de DN Clean App (6.): deze Accounts zijn tevens in CRM beschikbaar! 6. - DN Clean Handleiding - 7
5. DN CLEAN: ACCOUNTS Hierna volgt een toelichting op de verschillende functies binnen de DN Clean App. Allereerst kunt u de Organisaties in de DN Clean App raadplegen, waarmee u als organisatie samenwerkt. Bij deze organisaties (Accounts) kunt u potentieel bijvoorbeeld een DKS-controle uitvoeren. Selecteer de optie Accounts, waardoor u een overzicht krijgt van de beschikbare Organisaties in de DN Clean App. Mocht u op zoek zijn naar een specifieke organisatie dan kunt u hier direct de zoekfunctie gebruiken (1.). Open bijv. het Account Delta-N B.V. (2.): een specifiek Accountformulier start, waarop een set met basisgegevens van deze Organisatie zichtbaar wordt (3.). 1. 2. 3. - DN Clean Handleiding - 8
6. DN CLEAN: OBJECTEN Een Organisatie, zoals Delta-N B.V., kan uit meerdere Objecten bestaan. Een Object is een fysieke locatie die onderdeel uitmaakt van de geselecteerde organisatie, welke (potentieel) ter schoonmaak beschikbaar is. U kunt de Objecten raadplegen door op het Accountformulier onderaan Objecten te selecteren (1.). Vervolgens ziet u weergegeven uit welke Objecten de betreffende organisatie bestaat (2.). Mocht een Object ontbreken, dan kunt u ook direct een nieuw Object aanmaken, door op het plusje rechtsboven te klikken (3.). Een nieuw Objectformulier opent, waar u de naam en adresgegevens van het betreffende Object in kunt voeren (4.). 3. 4. 1. 2. - DN Clean Handleiding - 9
Voer vervolgens een naam in voor het nieuwe Object (5.) en vul de adresgegevens in (6.), totdat uiteindelijk alle objectgegevens zijn gevuld (7.). 5. 6. 7. - DN Clean Handleiding - 10
7. DN CLEAN: DKS Wat is DKS? Vuil en schoon zijn subjectieve begrippen waaraan in verschillende situaties verschillende betekenissen worden toegekend. Binnen de schoonmaakbranche is daarom een kwaliteitsmeetsysteem ontwikkeld, waarbij de subjectieve beoordeling van kwaliteit is vervangen door een objectieve beoordeling. De Vereniging Schoonmaak Research (VSR) heeft hiervoor het Dagelijks Kontrole Systeem (DKS) ontwikkeld om de kwaliteit van het schoonmaakproces te bewaken. Het is een steekproefcontrole die in het bijzonder bij gebruik op de ipad snel en eenvoudig kan worden uitgevoerd door de object-/ projectleiding. Deze directe vorm van resultaatmeting wordt in de gehele schoonmaakbranche toegepast. Het doel van het DKS is het verschaffen van inzicht in de kwaliteit van de uitgevoerde schoonmaakwerkzaamheden. De DKS-systematiek is conform de NEN2075 norm (Europees: NEN-EN 13549): de norm voor het vastleggen van een objectief kwaliteitmeetsysteem voor de schoonmaakdienstverlening binnen alle soorten gebouwen en locaties. Een nieuwe DKS-lijst aanmaken Via het Object kunt u vervolgens een DKS-lijst starten (1.), als u bij het betreffende Object een kwaliteitscontrole gaat uitvoeren. Klik op het plusje aan de rechterkant, om een nieuwe DKS-lijst te starten (2.): een nieuwe DKS start vervolgens op (3.). 2. 3. 1. - DN Clean Handleiding - 11
Ruimten toevoegen Selecteer in de nieuwe DKS-lijst eerst een of meerdere ruimten (4.). Als deze er niet zijn kunt u ze aanmaken door gebruik te maken van de optie creëer ruimte (5.). U krijgt vervolgens de mogelijkheid, om een (extra) ruimte binnen het Object aan te maken (6.). Deze nieuw aangemaakte ruimte is vervolgens de volgende keer beschikbaar, wanneer voor hetzelfde Object weer een DKS wordt aangemaakt. 4. 6. 5. - DN Clean Handleiding - 12
Een nieuwe DKS-lijst starten De hierboven aangemaakte ruimte verschijnt ook op de DKS (7.), waarna u de DKS echt kunt starten door op de regel van de betreffende ruimte te klikken. In onderstaand geval betreft dit tevens nr. 7.. 7. - DN Clean Handleiding - 13
Een nieuwe DKS-controle uitvoeren Nadat u de ruimte binnen het Object hebt aangeklikt, waar u een kwaliteitscontrole wilt uitvoeren, start de DKS-controle. U kunt vervolgens een keuze maken uit de categorieën die van toepassing kunnen zijn, zoals bijvoorbeeld Interieur (1.). Binnen elke categorie valt een serie rubrieken, zoals Asbak, afval-/papierbak of Bureau / Tafel (2.). Telkens kiest u vervolgens uit de mogelijkheden V, M of P (3.). Bij het selecteren kunt u ook meer dan 1x een V, M of P selecteren, zodat er een 2, 3, etc. in komt te staan, om de nadruk van uw testresultaat verder te onderstrepen (als meer dan 1x een zelfde item niet goed is schoongemaakt in de ruimte). Bij 4. ziet u dat er één deur als vuil/vergeten is aangegeven. 1. 3. 2. 4. - DN Clean Handleiding - 14
Hieronder ziet u enkele extra weergaven m.b.t. het DKS-formulier. Vloeren/Trap (5.) en Sanitair (6.) zijn bijvoorbeeld categorieën die binnen een DKS-controle kunnen vallen. 5. 6. - DN Clean Handleiding - 15
Een extra ruimte controleren Als de controle gereed is krijgt u een overzicht met het totaal aantal V, M en P (1.). Als u nu nog een ruimte wilt toevoegen, gebruikt u opnieuw de optie Voeg een ruimte toe aan de DKS (volgens de eerder benoemde methode). De extra ruimte kan worden geselecteerd, waarna deze onder de eerste ruimte komt te staan (2.). Ook voor deze ruimte kunt u nu een DKS-controle starten, door de betreffende regel aan te klikken. Hieronder ziet u bij 3. dat voor deze ruimte nog geen DKS-controle is uitgevoerd: V, M en P staan op 0 en de regel is nog blauw weergegeven (3.). 1. 2. 3. - DN Clean Handleiding - 16
U kunt nu de tweede DKS-controle uitvoeren. Indien u een controlelijst foutief hebt ingevuld, dan kunt u door middel van de Herstel-button (4.) de laatste invoer ongedaan maken (en dit kan doorgaan totdat alle vinkjes weg zijn). Een weggehaald vinkje wordt gewoon weer lichtgrijs weergegeven en staat op 0 (5.). 4. 5. 7. Zoals u hiernaast ziet is ook een tweede ruimte toegevoegd en gecontroleerd (6.). Voer vervolgens de andere relevante informatie in, zoals de algemene indruk, of het logboek is afgetekend en voeg eventueel opmerkingen toe (7.). 6. - DN Clean Handleiding - 17
Een DKS-lijst afdrukken of verzenden Als u een bepaalde DKS wilt afdrukken/verzenden, opent u de ingevulde DKS. Ga vervolgens naar het tabblad Meer (1.) onderaan het scherm: een previewmogelijkheid van de DKS-Lijst wordt weergegeven (2.). 2. 1. Klik nu op bovengenoemde preview (2.), waardoor u de ingevulde DKS-lijst volgens de NEN2075- standaard ziet weergegeven (3.). 3. - DN Clean Handleiding - 18
Als u de betreffende DKS wilt versturen, klikt u op het icoontje rechtsboven in de preview-weergave ( ). Er wordt nu een e-mail met HTML bestand en een PDF klaargezet ter verzending (4.). Vervolgens kunt u een e- mailadres naar keuze invoeren (5.), eventueel een begeleidende tekst aan de e-mail toevoegen en de mail verzenden (6.). U hebt het DKS-proces nu geheel doorlopen! 4. 6. 5. - DN Clean Handleiding - 19
Meer informatie Probeer Microsoft Dynamics Cleaning & Facility oplossing nu 30 dagen lang helemaal gratis. Vraag hier uw inloggegevens aan om geheel vrijblijvend zelf de omgeving te testen. Neem voor meer informatie over onze Microsoft Dynamics Cleaning & Facility oplossing contact op met Jos Wilmink via e-mail of op 070-357 57 00. Zie tevens onze website: http://www.delta-n.nl/dynamics/lvl02c/pages/dn-cleaning-en-facility.aspx - DN Clean Handleiding - 20