Handleiding Animana ASP Infomedics DFA b.v. en Petplan Animana B.V. [Pick the date]
Inhoudsopgave 1 Instellen Petplan... 3 1.1 Infomedics DFA b.v. relatienummer... 3 1.2 Cliëntgegevens... 3 1.3 Patiëntgegevens en polisnummer... 4 2 Factureren... 5 2.1 Maken van de factuur... 5 2.2 Diagnose... 5 2.3 Geen betaling... 5 2.4 Factuur meegeven... 5 3 Doorsturen... 6 3.1 Batch maken... 6 3.2 Batch doorsturen... 7 3.3 Facturen van niet verzekerde huisdieren... 7 4 Ontvangst boeken... 8 4.1 Boeken van de ontvangst... 8 5 Storneren... 9 5.1 Hoe kan een factuur gestorneerd worden?... 9
1 Instellen Petplan Petplan biedt de mogelijkheid om facturen voor Petplan verzekerde huisdieren vanuit Animana ASP direct door te sturen en betaald te krijgen. Petplan werkt hiervoor samen met factoring organisatie, Infomedics DFA b.v. Dit document beschrijft hoe de facturen via Infomedics DFA b.v. naar Petplan kunnen worden doorgestuurd. 1.1 INFOMEDICS DFA B.V. RELATIENUMMER Om facturen direct door te kunnen sturen hoort uw Infomedics DFA b.v. deelnemersnummer en BTW nummer van de kliniek, geregistreerd te zijn in Animana. U kunt hiervoor contact opnemen met het supportteam op nummer 00800-1234 33 99 of door een e-mail te sturen naar idexx-animana-support-nl@idexx.com met uw deelnemersnummer en BTW nummer. 1.2 CLIËNTGEGEVENS Bij de cliëntdata kunt u het juiste adres van de betreffende cliënt invoeren. Deze gegevens dienen correct en volledig te zijn ingevoerd voor de factoring Infomedics DFA /Petplan. De beste methode om dit te controleren is in de cliëntdata, bij adres wijzigen, door de postcode opnieuw in te voeren. Animana ASP vult dan de straatnaam en plaats opnieuw in op basis van de postcode tabel. Zo weet u zeker dat de straatnaam juist is. Infomedics DFA b.v. heeft naast de adres gegevens ook de geboortedatum van de cliënt nodig. Deze kunt u invullen bij de cliëntdata onder het tabblad 'info'. 1.3 PATIËNTGEGEVENS EN POLISNUMMER Bij de patiënt dient het transpondernummer en polisnummer ingevuld te zijn. Dit kunt u invullen onder patiëntdata bij de betreffende patiënt. Polisnummer: Animana ASP vraagt de polisnummers online op bij Petplan. De klant hoeft het polisnummer dus niet zelf te weten. Het enige dat u hoeft te doen is 'Petplan' kiezen bij de patiëntdata. Nadat u dat heeft gekozen zoekt Animana ASP automatisch het polisnummer op. In het rood krijgt u een waarschuwing te zien als de gegevens zoals die bij Petplan bekend zijn niet overeenkomen zodat u deze kunt controleren. Let op: Indien de polis niet actief is of Petpan heeft aangegeven dat deze geblokkeerd is, dan kunt u niet via factoring de rekening versturen. Ook niet wanneer in een later stadium de polis alsnog is gedeblokkeerd. U dient dan altijd op een andere wijze de nota met de cliënt te verrekenen (contant, PIN of factuur).
2 Factureren 2.1 MAKEN VAN DE FACTUUR Bij de facturatie voor verzekerde huisdieren is het belangrijk te letten op het feit dat er geen andere huisdieren op de factuur van een verzekerd huisdier staan. Als een cliënt dus met twee huisdieren langs komt, dan dient u twee facturen te maken. Dit kan met behulp van de vinkjes of met de knop maak deelfactuur. U kunt er ook voor kiezen om standaard de betreffende patiënten een aparte factuur te geven. Dit kan door het vinkje bij aparte factuur aan te vinken in patiëntdata bij de betreffende patiënt. 2.2 DIAGNOSE Petplan stelt de eis om de reden van het bezoek van de patient te noteren op de factuur. U kunt deze diagnose toevoegen door een factuurregel met het product vrije tekst product te selecteren en hiervan de productnaam aan te passen. De code hiervan is vrij. Een andere optie is, om bij een product op de factuur, via het tabblad extra en opmerking te plaatsen. Deze opmerking wordt ook op de facturu getoond, onder het product waaraan deze opmerking is toegevoegd. 2.3 GEEN BETALING Facturen die doorgestuurd gaan worden naar Petplan dienen niet betaald te worden. Kies dus voor 'geen betaling' bij het afrekenen. 2.4 FACTUUR MEEGEVEN U kunt de factuur printen en meegeven aan de klant. Op de factuur staat automatisch de melding dat de factuur door de verzekeraar betaald wordt. Op de factuur is de opmerking als volgt te zien, deze factuur wordt door uw verzekeraar betaald.
3 Doorsturen 3.1 BATCH MAKEN De facturen kunnen worden doorgestuurd vanuit het financiële menu onder maandrekeningen: Extra > financieel > maandrekeningen > factoring Infomedics DFA b.v. / petplan > kies nieuwe Infomedics DFA b.v. batch toevoegen Vink de facturen aan die u wilt doorsturen en kies opslaan. Als u nog geen grootboekrekening tussenrekening petplan / Infomedics DFA b.v. heeft, kunt u deze alsnog maken. Extra > financieel > grootboekschema > kas / bankrekeningen Het grootboeknummer en de naam kan ten alle tijden worden aangepast. 3.2 BATCH DOORSTUREN Om de aangemaakte batch naar Infomedics DFA b.v. door te sturen klikt u op de rode link, verstuur naar Infomedics DFA b.v.. Zodra u hierop hebt geklikt, is de batch naar Infomedics DFA b.v. verzonden. Zodra deze is verstuurd naar Infomedics DFA b.v. staat er is verstuurd. 3.3 FACTUREN VAN NIET VERZEKERDE HUISDIEREN U kunt elke factuur naar Petplan / Infomedics DFA b.v. doorsturen. Ook facturen van niet verzekerde huisdieren. Infomedics DFA b.v. zorgt dan voor de incassering. Let op: U kunt alleen facturen van niet Petplan verzekerden huisdieren doorsturen indien u bij Infomedics DFA b.v. een aanvullend contract heeft afgesloten.
4 Ontvangst boeken 4.1 BOEKEN VAN DE ONTVANGST Bij ontvangst van de betaling door Infomedics DFA b.v. op uw bankrekeningnummer boekt u deze betaling in op uw bankboek. Omdat de kosten van Infomedics DFA worden ingehouden van de uitering, mag het verwerken vand e betaling in 2 stappen uitgevoegd worden: 1. Eerst mag het uitgekeerde bedrag overgeboekt worden van de kruispost van Infomedics/DFA naar de bank. Dit gaat via: Extra > financieel > saldi kas/bank > bank > nieuwe transactie toevoegen Hier mag het bedrag worden ingevoerd dat daadwerkelijk door Infomedics DFA is uitgekeerd. 2. De 2 e stap is het verwerken van de kosten van Infomedics/DFA. Dit kan door een inkoopfactuur van deze kosten te maken. Allereerst mag u Infomedics DFA als leverancier toevoegen aan uw account. Ook mag er in het grootboekschema een kostensoort toegevoegd worden voor de Infomedics DFA kosten. Vervolgens mag er via: Extra > financieel > uitgave boeken Een inkoopfactuur gemaakt worden ter waarde van de Infomedics DFA kosten. Wanneer deze aangemaakt is, mag de betaling via de kruispost Infomedics DFA worden verwerkt. Dit gaat via: Extra > financieel > saldi kas/bank > kruispost Infomedics DFA > nieuwe transactie toevoegen Hier mag u kiezen voor de zojuist aangemaakte inkoopfactuur en mag de transactie op de juiste datum worden opgeslagen. Hiermee is de volledige batch verwerkt.
5 Storneren 5.1 HOE KAN EEN FACTUUR GESTORNEERD WORDEN? Een stornering (storno of stornoboeking) of terugboeking kan wel eens voorkomen. In Animana kunt u facturen die doorgestuurd zijn naar Petplan/Infomedics DFA b.v. storneren door de batch te openen waarin de factuur staat die gestorneerd dient te worden. Onderaan de pagina vindt u de storneringen, in het pull down menu achter betaling kunt u de factuur kiezen die gestorneerd mag worden, vervolgens kunt u een datum kiezen en dan kiezen voor opslaan. Door deze handeling is de factuur gestorneerd. Extra > financieel > maandrekeningen > factoring Infomedics DFA b.v./petplan > betreffende batch > storneringen