instructie Tekstverwerking 1 (CSE12.1/CREBO:53139)
pi.cse12.1.v2 ECABO, 1 september 2003 Alle rechten voorbehouden. Niets uit deze uitgave mag worden vermenigvuldigd, overgenomen, opgeslagen of gepubliceerd in enige vorm of wijze, hetzij elektronisch, kopieertechnisch, druktechnisch of fotografisch, zonder voorafgaande toestemming van ECABO. Correspondentie met betrekking tot overneming of reproductie: ECABO Postbus 1230 3800 BE AMERSFOORT
Inhoud Inleiding 3 Taak 1 Teksten verwerken en opmaken (eindterm 1 t/m 4 en 6) 5 Vragen 6 Opdracht 1 Een korte brief verwerken 7 Opdracht 2 Een uitgebreide brief verwerken en opmaken 8 Opdracht 3 Teksten verwerken en opmaken 9 Taak 2 Gegevensbestanden samenstellen en gebruiken (eindterm 5) 10 Vragen 11 Opdracht 1 Een tekst voorzien van velden of codes 12 Opdracht 2 Een adressenbestand maken 13 Opdracht 3 Twee bestanden samenvoegen 14 Taak 3 Grafische mogelijkheden in documenten toepassen (eindterm 7) 15 Vragen 16 Opdracht 1 Een grafische afbeelding invoegen 17 Opdracht 2 Grafische afbeeldingen invoegen en bewerken 18 Tekstverwerking 1
Tekstverwerking 1 Praktijk
Inleiding Nu je in een bedrijf werkt, zul je merken dat er vaak brieven en andere teksten opgesteld worden die naar klanten gestuurd worden. Het is belangrijk dat een tekst goed leesbaar is en er verzorgd uitziet, zonder taal- of typfouten. Hiervoor is een tekstverwerkingsprogramma zoals Word een prachtig hulpmiddel. Met deze praktijkinstructie leer je de vele mogelijkheden van zo n tekstverwerkingsprogramma gebruiken. Je kunt straks teksten invoeren, verbeteren, opmaken (vet, cursief, onderstrepen, lettertype, lettergrootte) en afdrukken. Ook ga je gegevensbestanden samenstellen. Tot slot leer je illustraties invoegen, opmaken en verplaatsen met het tekstverwerkingsprogramma. Met een tekstverwerkingsprogramma kun je een stuk tekst zo bewerken dat het aan de wensen van je opdrachtgever voldoet. Tekstverwerking 1 3
Tekstverwerking 1 4
Taak 1 Teksten verwerken en opmaken In een bedrijf worden verschillende soorten teksten gemaakt. Teksten die vaak in een bedrijf voorkomen zijn bijvoorbeeld een brief, een rekening (factuur), een rapport en een adres op een etiket. Al deze teksten moeten er keurig verzorgd uitzien en goed leesbaar zijn. Een goed hulpmiddel hierbij is de computer met een tekstverwerkingsprogramma. In deze taak ga je daarmee oefenen, je leert: - snel en met tien vingers te typen zonder te kijken op het toetsenbord - de tekst mooi op te maken - de spelling van de teksten te controleren - met tekstbestanden te werken - tijdens het werken in een goede houding te zitten. Taak 1 Tekstverwerking 1 5
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. In welke vorm (digitaal, op papier) moet je teksten (brieven, memo s en rapporten) meestal inleveren bij je opdrachtgever? 2. Met welk programma worden in het bedrijf teksten verwerkt? 3. Waar kun je de handleiding die bij het tekstverwerkingsprogramma hoort, vinden? 4. Hoe moet je het tekstverwerkingsprogramma opstarten? 5. Werk je met een stand-alone computer of is de computer aangesloten op een netwerk? 6. Wordt in het bedrijf volgens vaste huisstijlregels met bepaalde teksten gewerkt? 7. Welke afspraken zijn in het bedrijf gemaakt over de lay-out van verschillende soorten teksten? 8. Welke afspraken zijn in het bedrijf gemaakt voor het gebruik van briefpapier, blanco papier etc? 9. Zijn er in het bedrijf waar je werkt afspraken voor de naamgeving en het opslaan van teksten? Zo ja, welke? 10. Aan wie moet je een technisch probleem melden dat je hebt met de computer of het programma dat je gebruikt? 11. Wie is bevoegd om de brieven die je hebt uitgewerkt te ondertekenen? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 1 Tekstverwerking 1 6
Opdracht 1 Een korte brief verwerken Je gaat een korte brief maken. Vraag aan je praktijkopleider een concept van een brief die verstuurd moet worden. Om te beginnen lees je die helemaal door, zodat je weet hoe de brief is opgebouwd. Bedenk hoe de brief mooi verdeeld over de pagina kan komen. Ga dan aan het werk volgens het schema hieronder. Wat heb je nodig? Een korte conceptbrief (kladversie van een brief) Wat moet je doen? 1. Lees de brief door en ga als je hierover vragen hebt naar je praktijkopleider. 2. Start het tekstverwerkingsprogramma. 3. Typ de tekst in en verwerk de tekst volgens de huisstijlregels. 4. Probeer een behoorlijke (typ)snelheid te ontwikkelen. 5. Sla de tekst op. 6. Druk de tekst af. 7. Controleer de tekst. 8. Breng verbeteringen aan als dat nodig is en sla de tekst opnieuw op. 9. Kijk met je praktijkopleider of de tekst goed is en verbeter de fouten. Vergeet niet de tekst weer op te slaan. 10. Druk de tekst af (denk eraan daarvoor het juiste papier te gebruiken). Wat wordt het resultaat? Een korte brief zonder fouten Taak 1 Tekstverwerking 1 7
Opdracht 2 Een uitgebreide brief verwerken en opmaken Deze keer ga je een brief bewerken die wat meer tekst bevat. Je kunt nu belangrijke delen van de brief bijvoorbeeld vet, cursief of onderstreept maken. Je kunt ook een andere of grotere letter gebruiken. Vraag aan je praktijkopleider of je wat tijd mag nemen om het één en ander uit te proberen. Wat heb je nodig? Een uitgebreide conceptbrief Wat moet je doen? 1. Lees de brief door. 2. Start het tekstverwerkingsprogramma. 3. Typ de tekst in en verwerk de tekst volgens de huisstijlregels. 4. Maak de tekst op. Varieer bijvoorbeeld het lettertype of de lettergrootte, maak delen van de tekst vet of cursief of onderstreept. 5. Sla de tekst een paar keer (met een verschillende opmaak) op in verschillende bestanden. 6. Druk de verschillende bestanden af. 7. Controleer de teksten. 8. Breng, als dat nodig is, verbeteringen aan in de lay-out van de tekst of verbeter de typfouten. Sla de tekst op. 9. Kijk met je praktijkopleider of de tekst goed is en verwerk de opmerkingen. Sla de tekst op. 10. Kies samen met je praktijkopleider de beste opmaak. Als jullie van mening verschillen, laat je dan uitleggen waarom de ene opmaak beter is dan de andere. 11. Druk de gekozen tekst af op het juiste papier. Wat wordt het resultaat? Een mooi opgemaakte brief zonder fouten Taak 1 Tekstverwerking 1 8
Opdracht 3 Teksten verwerken en opmaken In deze opdracht ga je een aantal teksten verwerken. Je controleert de spelling van de tekst met de spellingscontrole. Als je niet weet hoe je iets moet doen, kun je de helpfunctie van het tekstverwerkingsprogramma gebruiken. Vraag eerst aan je praktijkopleider een aantal conceptteksten. Wat heb je nodig? Een aantal teksten om te verwerken Wat moet je doen? 1. Neem een concepttekst van bijvoorbeeld een rekening of een memo en lees deze door. 2. Typ de tekst in en pas daarbij gelijk de huisstijlregels toe. 3. Probeer een behoorlijke (typ)snelheid te ontwikkelen, ga in de juiste houding te zitten 4. Let er op dat de lay-out past bij de inhoud van de tekst. 5. Gebruik de spellingscontrole van het tekstverwerkingsprogramma en eventueel het groene boekje of een woordenboek. Verbeter de fouten. 6. Gebruik de helpfunctie van het tekstverwerkingsprogramma als je niet weet hoe je iets moet doen. 7. Sla de tekst op en druk deze af. 8. Controleer de tekst en verbeter de tekst als dat nodig is. Sla de tekst op. 9. Kijk met je praktijkopleider of de tekst goed is en verbeter eventuele fouten. Sla daarna de tekst opnieuw op en print de tekst. 10. Herhaal deze opdracht met de verschillende soorten teksten die je hebt gekregen. Wat wordt het resultaat? Verschillende opgemaakte teksten zonder fouten Taak 1 Tekstverwerking 1 9
Taak 2 Gegevensbestanden samenstellen en gebruiken Soms moet je in een bedrijf één brief naar meer klanten sturen. De brief is dan steeds hetzelfde, alleen de adresgegevens zijn verschillend. Je kunt deze brieven sneller maken door eerst twee bestanden te maken, één met de adressen en één met de inhoud van de brief. In de brief zet je op de plaats van de adresgegevens codes. Daarna voeg je deze bestanden samen. Op deze manier hoef je de brief maar één keer in te typen. Als je de klanten later weer een brief wilt sturen kun je hetzelfde adressenbestand gebruiken en aan de nieuwe brief koppelen, zodat je de adressen niet opnieuw hoeft in te typen. In deze taak ga je oefenen op deze manier te werken. Je zult merken dat het je veel tijd kan besparen. Taak 2 Tekstverwerking 1 10
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Bij welk soort correspondentie is het handig om gebruik te maken van het samenvoegen van bestanden? 2. Welke gegevens worden in een standaardbrief vervangen door velden/codes? 3. Wat is het verschil tussen een hoofddocument en een gegevensbestand? 4. Wat zijn de belangrijkste stappen uit de handleiding bij het tekstverwerkingsprogramma over het samenvoegen van bestanden? 5. Is er in jullie bedrijf correspondentie waarbij twee documenten worden samengevoegd? Zo ja, geef hiervan een voorbeeld. 6. Worden adressenbestanden vaker gebruikt? Zo ja, wordt er gecontroleerd of de gegevens nog juist zijn? Wie doet die controle? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 2 Tekstverwerking 1 11
Opdracht 1 Een tekst voorzien van velden of codes Je begint met een brief intypen. In deze brief worden alle persoonlijke gegevens weggelaten en in plaats daarvan komen de veldnamen. Voor ieder gegeven een apart veld. Deze veldnamen moeten gelijk zijn aan de veldnamen in het gegevensbestand dat je in de volgende opdracht gaat aanmaken. Wat heb je nodig? Een (concept)brief Wat moet je doen? <naam> <adres> <plaats> <datum> Geachte <aanhef> <naam> Vaste tekst brief 1. Neem de brief en lees deze door. 2. Lees in de handleiding of helpfunctie hoe je bestanden moet samenvoegen. 3. Typ de tekst voor de brief in. 4. Kijk waar de variabelen moeten staan en plaats hier de veldnamen/codes. 5. Zet de brief in de juiste lay-out. 6. Kijk de tekst goed na. Controleer of alle veldnamen/codes goed staan. Controleer of er geen spelfouten meer in staan. 7. Sla de tekst op. 8. Druk de tekst af. 9. Controleer de tekst en verbeter de tekst als dat nodig is. Sla de tekst opnieuw op. Wat wordt het resultaat? Een brief met veldnamen (= een standaardbrief). Dit wordt het hoofddocument genoemd. Taak 2 Tekstverwerking 1 12
Opdracht 2 Een adressenbestand maken Om de brief die je hebt aangemaakt in opdracht 1 te kunnen versturen, ga je nu een gegevensbestand maken. Je krijgt van je praktijkopleider een lijst met namen, adressen en misschien verdere gegevens van de personen voor wie de brief bestemd is. Deze gegevens ga je verwerken in een bestand dat apart wordt opgeslagen. Wat heb je nodig? Een lijst met namen en adressen Wat moet je doen? 1. Neem de lijst met namen, adressen en andere gegevens. 2. Zet deze gegevens in een gegevensbestand. Let erop dat je de juiste veldnamen gebruikt. 3. Sla het bestand op. 4. Druk het bestand af. 5. Controleer alle gegevens aan de hand van de lijst. 6. Verbeter de fouten als dat nodig is en sla het bestand opnieuw op. Wat wordt het resultaat? Een gegevensdocument met namen en adressen Taak 2 Tekstverwerking 1 13
Opdracht 3 Twee bestanden samenvoegen Nu komt het leukste deel van deze taak. Je gaat de twee bestanden samenvoegen. Lees eerst nog eens goed door hoe dat moet. Als iets niet duidelijk is, vraag dan aan je praktijkopleider of hij het nog eens uit wil leggen. Wat heb je nodig? Een hoofddocument (de standaardbrief uit opdracht 1) en een gegevensdocument (het bestand uit opdracht 2) Wat moet je doen? 1. Open het hoofddocument met de standaardtekst én het gegevensbestand. 2. Lees in de handleiding of helpfunctie het deel over samenvoegen van bestanden. 3. Voeg het hoofddocument met het gegevensbestand samen (vraag je praktijkopleider om hulp als het niet lukt). 4. Bekijk het resultaat op het scherm. 5. Controleer of alle gegevens op de juiste plaats staan. 6. Druk de brieven af. 7. Controleer de brieven. Wat wordt het resultaat? Brieven waarvan de tekst en de andere gegevens uit twee verschillende bestanden zijn samengevoegd (= een mailing) Taak 2 Tekstverwerking 1 14
Taak 3 Grafische mogelijkheden in documenten toepassen Met een tekstverwerkingsprogramma kun je meer dan alleen teksten typen. Je kunt de teksten ook mooier maken met illustraties (grafische afbeeldingen). Ook kun je kleur in je tekst aanbrengen, door opvulkleuren of lijnen te gebruiken. Je hebt dan wel een kleurenprinter nodig voor de afdrukken. In deze taak ga je oefenen met een aantal eenvoudige grafische mogelijkheden. Taak 3 Tekstverwerking 1 15
Vragen Beantwoord de volgende vragen. Soms zul je daarvoor met een collega moeten overleggen. Zet de antwoorden in een bestand op de computer of schrijf ze gewoon op papier. 1. Wat bedoelt men met grafische mogelijkheden van een tekstverwerkingsprogramma? Beschrijf dat in je eigen woorden. 2. Noem drie voorbeelden van grafische mogelijkheden van het tekstverwerkingsprogramma in het bedrijf waar je werkt. Kijk eventueel in de handleiding of bij de helpfunctie. 3. In welk soort teksten worden grafische afbeeldingen gebruikt in het bedrijf waar je werkt? Bespreek eerst de antwoorden met je praktijkopleider. Overleg daarna met je praktijkopleider welke opdrachten je kunt uitvoeren. Taak 3 Tekstverwerking 1 16
Opdracht 1 Een illustratie in een tekst invoegen Soms spreekt een tekst meer aan als er een plaatje bij staat. Houd er wel rekening mee dat zakelijke teksten er ook zakelijk uit moeten zien. Het plaatje moet dus goed bij de tekst passen en nuttig zijn voor het lezen van de tekst, het moet de tekst duidelijker maken. In deze opdracht ga je een illustratie in een tekst invoegen. Wat heb je nodig? Een illustratie en een tekst Wat moet je doen? 1. Open het bestand met de tekst waarin een illustratie moet worden geplaatst. 2. Bedenk goed op welke plaats de illustratie moet komen. Ga daar met de cursor staan. 3. Zoek de juiste illustratie. 4. Voeg de illustratie op de gewenste plaats in het tekstdocument. 5. Controleer of het resultaat goed is, gebruik het afdrukvoorbeeld op het scherm. 6. Sla het bestand met de illustratie op. 7. Druk het resultaat af. 8. Breng, als dat nodig is, verbeteringen aan. Sla het bestand opnieuw op. Wat wordt het resultaat? Een illustratie in een tekst Taak 3 Tekstverwerking 1 17
Opdracht 2 Illustraties invoegen en bewerken Vraag aan je praktijkopleider of je wat mag spelen met de grafische mogelijkheden van het tekstverwerkingsprogramma. Je kunt dan ook eens proberen wat je allemaal met het tekenprogramma kunt doen. Druk niet ieder idee dat je kreeg af, dat is een verspilling van papier en inkt. Als je een afdrukvoorbeeld op het scherm opvraagt, kun je heel goed zien hoe het er op papier uit zou zien. Wat heb je nodig? De tekst, een aantal verschillende illustraties Wat moet je doen? 1. Open het bestand met de tekst. 2. Bedenk goed op welke plaatsen de illustraties moet komen. Ga daar met de cursor staan. 3. Zoek de juiste illustraties bij de tekst. 4. Voeg de illustraties op de gewenste plaats in het tekstdocument. 5. Zorg dat de illustraties goed passen op de pagina. Maak ze kleiner of groter of verplaats een illustratie naar een andere plek, als dat nodig is. 6. Neem een stukje tekst en zet dat in een andere kleur of in een gekleurd kader, zodat het meer opvalt. 7. Sla het bestand op. 8. Vraag een afdrukvoorbeeld op. 9. Breng, als dat nodig is, verbeteringen aan. Sla het bestand opnieuw op. 10. Druk het eindresultaat af. Wat wordt het resultaat? Een bewerkte tekst Taak 3 Tekstverwerking 1 18