IBM SmartCloud inotes. IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

2

3 IBM SmartCloud inotes IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

4 Opmerking Lees eerst Kennisgevingen op pagina 51. Deze publicatie heeft betrekking op het programma IBM SmartCloud inotes en op alle volgende versies en modificaties daarvan, tenzij anders vermeld in een volgende uitgave. Wijzigingen zullen in nieuwe uitgaven van deze publicatie worden opgenomen. Voor technische informatie en het aanvragen van publicaties kunt u zich wenden tot uw IBM-leverancier of IBM Nederland B.V. Copyright IBM Nederland B.V. 2010, Copyright IBM Corporation 2010, 2012.

5 Hoofdstuk 1. inotes Informatie over uw accountinstellingen, het beheer van uw en het gebruik van uw agenda. Nog niet bekend met inotes? Bekijk een video (opent een nieuw venster) voor meer informatie over het importeren van contactgegevens in inotes. Bekijk een video (opent een nieuw venster) voor meer informatie over het importeren van agenda-events in inotes. Recente updates Hier vindt u meer informatie over welke functies zijn toegevoegd (opent een nieuw venster) sinds de laatste update. inotes gebruiken Klik voor hulp bij taken op de onderwerpen in de inhoudsopgave. IBM Corporation 2007, 2012 IBM 2010,

6 2 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

7 Hoofdstuk 2. Uw accountinstellingen Privacy en beveiliging Uw account wordt ingesteld door een accountbeheerder. Deze wijst ook uw adres en gebruikersrol toe, die u niet kunt wijzigen. U kunt wel uw naam, wachtwoord en taalinstelling wijzigen. Persoonlijke instellingen Uw accountinstellingen worden in de volgende lijst beschreven: Naam De gebruikersnaam die overal in IBM SmartCloud inotes wordt afgebeeld. adres Het adres hoort bij uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen. Rol Het toegangsniveau van uw account. Deze instelling kunt u niet wijzigen. Wachtwoord Het wachtwoord voor uw SmartCloud inotes-account. Lokalisatie De gekozen taal voor uw account. De taal die u voor Lokalisatie kiest, bepaalt ook of er in de agenda wordt gewerkt met een 12-uurs- of 24-uursklok. Als u bijvoorbeeld Engels selecteert, wordt er een 12-uursklok gebruikt. Selecteert u Nederlands, wordt er een 24-uursklok gebruikt. Uw accountinstellingen wijzigen U kunt als volgt de instellingen voor Naam, Wachtwoord en Lokalisatie wijzigen: 1. Selecteer in de navigatiebalk van de site uw naam en kies vervolgens Uw accountinstellingen. 2. Kies Wijzigen voor de instelling die u wilt wijzigen. 3. Geef de juiste waarde op of selecteer deze en kies Wijzigingen opslaan. Selecteer Contact opnemen met accountbeheerder als u hulp nodig hebt voor uw account. Zorg altijd dat uw wachtwoord en uw beveiligingsvraag en -antwoord geheim blijven. 1. Meld u af als u klaar bent met het lezen van uw berichten. 2. Nadat u bent afgemeld, sluit u het browservenster. Door het browservenster te sluiten of de browsercache handmatig te wissen, weet u zeker dat alle sessiespecifieke informatie uit de cache van de browser is gewist. 3. Schrijf uw wachtwoord niet op en maak deze niet aan andere gebruikers bekend. Copyright IBM Corp. 2010,

8 Uw mobiele apparaat configureren Gebruik het IBM SmartCloud inotes-profiel voor de gelijktijdige instelling van IMAP, CardDAV en CalDAV op uw ios-apparaat. Als u deze functies niet alledrie op uw ios-apparaat wilt instellen, kunt u , contactpersonen en agenda afzonderlijk instellen. Raadpleeg de Help-informatie in IMAP- en POP-toegang configureren, Een CardDAV-account instellen en Een CalDAV-account instellen. ios-apparaten zijn officieel getest en zijn op dit moment de enige apparaten die worden ondersteund voor het IBM SmartCloud inotes-profiel. 1. Klik op de link (opent een nieuw venster). Als u zich nog niet eerder hebt aangemeld, moet u uw SmartCloud for Social Business-ID plus wachtwoord opgeven. Dit ID en wachtwoord kunnen afwijken van uw SmartCloud inotes-id en wachtwoord. 2. Tik op uw ios-apparaat op Aanmelden. De pagina IBM SmartCloud inotes Apple ios-apparaat instellen - Configureer uw , contacten en agenda op uw Apple ios-apparaat wordt afgebeeld. Via deze pagina kunt u een profiel op uw ios-apparaat installeren voor de toegang tot: v Uw via IMAP v Uw contactpersonen via CardDAV v Uw agenda via CalDAV 3. Selecteer Starten. Omdat het profiel niet is ondertekend, wordt u gevraagd is om bevestiging van de installatie door te klikken op Installeren > Nu installeren. Als op uw ios-apparaat een wachtwoord is ingesteld, moet u dat invoeren om verder te gaan. 4. Geef uw SmartCloud inotes-wachtwoord 3 maal op ter validatie van uw toegang tot de IMAP-, CardDAV- en CalDAV-accounts in het SmartCloud inotes-systeem. Kies Volgende om verder te gaan. 5. Wanneer de installatie is voltooid, kiest u Gereed. De instellingenpagina van het apparaat wordt opnieuw afgebeeld. Vanuit het ios-hoofdmenu kunt u nu werken met de SmartCloud inotes-functies voor , agenda en contactpersonen op uw ios-apparaat. De naam van het profiel is IBM SmartCloud inotes Profile. Dit vindt u op het ios-apparaat door te tikken op Instellingen > Algemeen > Profiel.Selecteer Meer details om de namen van uw accounts op uw ios-apparaat af te beelden. 4 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

9 Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen U kunt naar wens persoonlijke contacten aan de lijst toevoegen. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een accountbeheerdersmachtiging vereist. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen toevoegen. Op uw lijst van contactpersonen kunnen de volgende acties worden uitgevoerd: v Naar contactpersonen zoeken door de naam in te voeren als zoektekst in het veld Contactpersoon zoeken. v Alle contactpersonen bekijken door Alle contactpersonen te kiezen. v Persoonlijke contactpersonen toevoegen, wissen en wijzigen. v Een of meer contactpersonen een sturen door de selectievakjes vóór de gewenste ontvangers aan te kruisen en Bericht verzenden te kiezen. Bedrijfscontactpersonen Uw bedrijfsadresboek (corporate directory) bevat alle contactgegevens van de medewerkers in de organisatie. De accountbeheerder stelt het bedrijfsadresboek beschikbaar en houdt wijzigingen bij. Als u het bedrijfsadresboek selecteert, ziet u een lijst van alle werknemers, vooropgesteld dat in uw organisatie een bedrijfsadresboek beschikbaar is. Om een of meer collega's in het bedrijfsadresboek een bericht te sturen, kruist u het selectievakje vóór elk van deze collega's aan en kiest u Bericht verzenden. Het aantal contactpersonen dat u aan het bedrijfsadresboek kunt toevoegen is variabel. Neem contact op met uw accountbeheerder om te achterhalen hoeveel contactpersonen u aan uw bedrijfsadresboek kunt toevoegen. Voorkeuren voor contactgegevens instellen Door het instellen van voorkeuren wordt het eenvoudiger om uw contactgegevens te ordenen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afbeelden onder Contactpersonen. 3. In het veld Contactpersonen per pagina geeft u op hoeveel contactpersonen er per pagina moeten worden afgebeeld. 4. In het veld Naamvolgorde geeft u op hoe de naam van de contactpersoon moet worden afgebeeld. 5. Kies Opslaan. Contactgegevens opgeven en bewerken Persoonlijke contactgegevens kunt u toevoegen, wijzigen en wissen. U kunt maximaal 2000 persoonlijke contactpersonen definiëren. Om contactpersonen aan het bedrijfsadresboek toe te voegen is een beheerdersmachtiging vereist. Wanneer u een contactpersoon toevoegt, navigeert u naar de tab Contactpersonen en kiest u Mijn contactpersonen. Wanneer u op sommige apparaten probeert een contactpersoon uit een andere toepassing toe te voegen, wordt de nieuwe Copyright IBM Corp. 2010,

10 contactpersoon standaard in uw Bedrijfsadresboek gezet. Omdat alleen uw beheerder informatie aan het bedrijfsadresboek kan toevoegen, wordt de nieuwe contactpersoon in dit geval niet opgeslagen. 1. U voeg als volgt een contactpersoon toe: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer Nieuwe contactpersoon. c. Geef in elk van de volgende velden een waarde van maximaal 255 tekens op: Voornaam, Achternaam, Functie, Afdeling, Company, Straat, Plaats, Staat/regio, Postcode en Land. Op sommige apparaten kunt u in deze velden meer dan 255 tekens invoeren. Als u in een van deze velden meer dan 255 tekens invoert, krijgt u geen foutmelding, maar worden de contactgegevens niet opgeslagen. d. Geef waarden op in de velden en Telefoon. Er moeten waarden zijn opgegeven in de velden Naam en , anders is er bij gebruik van de aanvullingsfunctie geen gebruikersinformatie beschikbaar. e. Optioneel: Voor het veld Opmerkingen geldt een maximum van tekens. f. Kies Opslaan om de gegevens over de nieuwe contactpersoon op te slaan. U wordt gevraagd of u een bericht wilt verzenden en of u de zojuist opgeslagen contactgegevens wilt bewerken of wissen. 2. Optioneel: U kunt de gegevens van een contactpersoon als volgt wijzigen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de naam of het adres van de contactpersoon van wie u de gegevens wilt bewerken. c. Kies Bewerken en voer uw wijzigingen in. d. Kies Opslaan. 3. Optioneel: U kunt als volgt een contactpersoon wissen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Kruis het selectievakje aan naast de contactpersonen die u wilt verwijderen. c. Kies Wissen. d. Klik op OK. De contactpersonen worden permanent uit de lijst verwijderd. Persoonlijke contactpersonen importeren U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vcard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek. Voordat u contactpersonen importeert uit andere programma's zoals Outlook Express, exporteert u in dat programma de contactpersonen naar een(.csv)-bestand (Comma Separated Value) of een vcard (.vcf)-bestand. Controleer voor u contactpersonen importeert, of de tekenset UTF-8 of ANSI is. U kunt maximaal 2000 contactpersonen hebben. Als het.csv- of.vcf-bestand dat u importeert meer dan 2000 contactpersonen bevat, of als het aantal bestaande IBM SmartCloud inotes-contactpersonen plus het aantal contactpersonen in het.csv- of.vcf-bestand groter is dan 2000, worden de extra contactpersonen in het bestand genegeerd. 6 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

11 Zorg dat u op de hoogte bent van het pad van alle bestanden die informatie bevatten die u wilt importeren. U moet deze informatie opgeven voordat u de importactie uitvoert. Als u meerdere.vcf-bestanden hebt, kunt u deze vóór het importeren samenvoegen tot één.vcf-bestand. Onjuist ingedeelde gegevens in.csv- of.vcf-bestanden wordt genegeerd. De contactpersonen die u importeert, worden toegevoegd aan Mijn contactpersonen. U kunt deze contactpersonen bekijken via Alle contactpersonen. 1. Ga naar Contactpersonen > Mijn contactpersonen. 2. Selecteer Contactpersonen importeren. 3. Klik op Bladeren om naar het.csv- of.vcf-bestand met de opgeslagen contactpersonen te navigeren. 4. Selecteer het bestand en kies Importeren. Een statusbericht geeft aan dat de contactpersonen worden geïmporteerd. Het importproces kan wel enkele minuten in beslag nemen. Tijdens het importeren kunt u andere SmartCloud inotes gewoon gebruiken. Verwante taken: Meerdere vcf-bestanden samenvoegen op pagina 8 Als u meerdere vcard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één.vcf-bestand. Een CardDAV-account instellen Met een CardDAV-serveraccount kunt u informatie over contactpersonen uitwisselen met andere toepassingen. U kunt vervolgens uw informatie over contactpersonen synchroniseren met andere gebruikers en andere apparaten. Controleer of u uw IBM SmartCloud inotes- adres hebt. Dit is het adres dat aan uw account is toegewezen. ios-apparaten zijn officieel getest en zijn op dit moment de enige CardDAV-apparaten die worden ondersteund voor SmartCloud inotes. Aanvullende apparaten en andere op pc gebaseerde software-carddav-clients werken mogelijk wel, maar zijn niet getest en worden momenteel niet ondersteund. Als u meerdere adressensmartcloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: v Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander adres opgeven dan uw SmartCloud inotes- adres. v Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een adres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes- adres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes- adres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen 7

12 Controleer of u werkt met ios4 of hoger. Als u werkt met een eerdere versie dan ios4, moet u een upgrade aanbrengen naar ios4 of hoger. Om een CardDAV-account handmatig in te stellen, gaat u als volgt te werk. Als u een ios-apparaat hebt en automatisch een CardDAV-account wilt instellen met behulp van het SmartCloud inotes-profiel, raadpleeg dan de instructies in het Help-onderwerp Uw mobiele apparaat configureren op pagina Selecteer op uw ios-apparaat Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe > Anders > Voeg CardDAV-account toe. 2. Geef de volgende informatie op: a. Server: carddav-usw.mail.lotuslive.com b. Gebruikersnaam: uw SmartCloud inotes- adres. Bijvoorbeeld [email protected] c. Wachtwoord: uw wachtwoord d. Beschrijving: een beschrijving van uw account 3. Kies Volgende. Wanneer de verbinding met de server tot stand is gebracht, wordt er een nieuwe tab Geavanceerde instellingen afgebeeld. 4. Geef de volgende informatie op op de pagina Geavanceerde instellingen: a. Gebruik SSL: Kies Aan. b. Poort: Kies Klaar. U krijgt geen bericht dat de verbinding tot stand is gebracht. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Meerdere vcf-bestanden samenvoegen Als u meerdere vcard-bestanden hebt die u wilt gebruiken voor het importeren van contactpersonen, kunt deze samenvoegen tot één.vcf-bestand. 1. Kopieer alle.vcf-bestanden die u wilt samenvoegen naar dezelfde directory. 2. Ga naar de directory waarin u de.vcf-bestanden hebt opgeslagen. 3. Voer de volgende opdracht uit: COPY *.vcf onefile.vcf. Importeer de samengevoegde contactpersonen vanuit het bestand onefile.vcf. Verwante taken: Persoonlijke contactpersonen importeren op pagina 6 U kunt persoonlijke contactpersonen importeren vanuit een csv-bestand (Comma Separated Values), vcf-bestand (vcard) of vanuit een bestand zonder extensie, bijvoorbeeld testbestand. Het importproces accepteert bestanden tot 10 MB. U kunt geen wijzigingen aanbrengen in contactpersonen in het bedrijfsadresboek. Werken met persoonlijke groepen Gebruik persoonlijke groepen om distributielijsten te maken voor agenda-uitnodigingen en berichten. Het maximumaantal persoonlijke groepen voor uw account is 200. Het maximumaantal leden in een persoonlijke groep is 50. De naam van de groep mag niet meer dan 255 enkelbyte tekens lang zijn. Als er tekens worden gebruikt die uit meerdere bytes bestaan, is de maximumlengte dus minder dan 255 tekens. 8 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

13 Contactpersonen zoeken Als u een nieuw groepslid toevoegt dat nog niet in uw persoonlijke lijst van contactpersonen staat, wordt dat lid automatisch toegevoegd. Als het maximumaantal contactpersonen bereikt is en u probeert een nieuw adres toe te voegen, dan verschijnt er een foutbericht. De nieuwe groep wordt dan niet gemaakt. Dubbele adressen worden genegeerd. Als u een adres opgeeft dat al in de lijst van groepsleden staat, wordt dat adres genegeerd. U kunt in het veld Lid hier toevoegen meerdere adressen tegelijk invoeren, mits u tussen de opeenvolgende adressen steeds een komma plaatst. Als u bijvoorbeeld [email protected], [email protected], [email protected] opgeeft, worden er drie leden toegevoegd aan de groep. Voor adressen geldt dat u de eerste paar tekens kunt typen. Er wordt dan automatisch een lijst van suggesties afgebeeld waarin u de gewenste contactpersoon kunt selecteren. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer Groepen > Nieuwe groep. 3. Geef een naam op voor de groep. 4. Om een groepslid toe te voegen, voert u in het veld Lid hier toevoegen een adres in en kiest u Lid toevoegen. 5. Optioneel: Om een groepslid te verwijderen, klikt u op het X-pictogram op de rij van dit groepslid. 6. Klik op Opslaan om de wijzigingen voor een groep op te slaan. Al s u naar een andere pagina probeert te gaan zonder dat u uw wijzigingen hebt opgeslagen, verschijnt er een bericht waarin u wordt gevraagd of u dat alsnog wilt doen. U kunt als volgt een persoonlijke groep wijzigen of wissen. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer Groepen. 3. Selecteer de naam van de groep. 4. Selecteer Bewerken. De pagina met details over de groep wordt afgebeeld. U kunt de groep als volgt bewerken of wissen: v Om de details van een persoonlijke groep te bewerken, brengt u de gewenste wijzigingen aan en klikt u op Opslaan. v Om de persoonlijke groep te wissen, selecteert u Groep wissen en kiest u vervolgens OK om het wissen te bevestigen. U kunt contactgegevens opzoeken in Mijn contactpersonen, het Bedrijfsadresboek of Alle contactpersonen. v Voorafgaande en volgspaties worden verwijderd uit de zoekcriteria. v v v De zoekopdracht wordt uitgevoerd op de velden Voornaam, Achternaam, adres en Bedrijfsnaam. Er geen onderscheid wordt gemaakt tussen kleine en hoofdletters. Matches worden weergegeven zodra ze worden gevonden. Dit kan dus zijn voordat u de zoekcriteria helemaal hebt opgegeven. v Zoekopdrachten met jokertekens worden niet ondersteund. 1. Ga naar Contactpersonen. 2. Selecteer de set contactpersonen die u wilt zoeken. Hoofdstuk 3. Werken met contactpersonen 9

14 3. Geef uw zoekcriteria op in het zoekveld. Contactpersoon zoeken wordt weergegeven in het zoekveld voordat u zoekcriteria opgeeft. Er wordt een lijst weergegeven met alle contactpersonen die voldoen aan de zoekcriteria. Als er geen matches worden gevonden, wordt het bericht Geen overeenkomende contactpersonen gevonden afgebeeld. Een LDAP-verbinding configureren Door configuratie van de verbinding met een LDAP-directory (Lightweight Directory Access Protocol) kunt u query's uitvoeren voor directoryservices en de contactgegevens opzoeken van andere gebruikers op internet of binnen het intranet van uw onderneming. Een LDAP-verbinding wordt voor verschillende programma's en mobiele apparaten op verschillende manieren geconfigureerd. Als er problemen zijn met, of als u informatie wilt over een bepaald programma, neem dan contact op met de klantenservice van dat programma. Voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory voor een apparaat of programma, moet u beschikken over de volgende gegevens: v Basis-DN: ou=contact v Poort (met SSL): 636 v Uw IBM SmartCloud inotes adres. Als u meerdere adressen voor SmartCloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander adres opgeven dan uw SmartCloud inotes- adres. Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een adres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien IBM SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes- adres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes- adres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. v Bind-DN/Accountnaam: uid=uw adres uit stap 3,ou=contact. Bijvoorbeeld: [email protected],ou=contact v Uw wachtwoord voor . Wanneer uw accountbeheerder een eenmalig wachtwoord voor u instelt, moet u dit wijzigen op het moment dat u zich via internet aanmeldt bij uw SmartCloud inotes-account. v Server: ldap-usw.mail.lotuslive.com v Zoekfilter: ou=contact 1. De stappen die benodigd zijn voor de configuratie van de verbinding met een LDAP-directory, kunnen per programma verschillen. Neem voor hulp daarbij contact op met de klantenservice van het door u gebruikte programma. 2. Wanneer u gegevens van contactpersonen zoekt via een LDAP-verbinding, mogen de velden met voor- en achternaam niet leeg zijn, anders kunnen er fouten optreden. Geef zo nodig een of meer spaties op in deze velden. 10 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

15 Hoofdstuk 4. Werken met berichten worden opgeslagen in mappen. U kunt extra mappen maken om uw te ordenen. Er zijn vijf standaardmappen die u niet kunt wissen. U kunt uw ook markeren en voorkeuren instellen voor de weergave van uw . U kunt niet de naam van een standaardmailmap wijzigen of een standaardmailmap wissen, maar u kunt wel berichten uit de standaardmappen verwijderen. De standaardmappen zijn: Postvak IN Alle ontvangen berichten. Concepten Alle opgeslagen berichten die nog niet zijn verzonden. Berichten in de map Concepten kunnen op elk gewenst moment worden geopend en verzonden. Verzonden Alle berichten die u hebt verzonden, althans zolang uw voorkeuren zodanig zijn ingesteld dat alle verzonden wordt opgeslagen. Standaard is dit de voorkeursinstelling. Spam Alle berichten waarvan is vastgesteld dat het spam betreft. Prullenbak Alle die gewist is. Om de inhoud van de map Prullenbak permanent te verwijderen, moet u de prullenbak leegmaken. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. De indicator Quotagebruik geeft aan hoeveel opslagruimte binnen uw account er momenteel in gebruik is voor berichten en bijlagen. Dit is inclusief de in de mappen Spam en Prullenbak. Deze waarde kan niet hoger zijn dan 25 GB. Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen berichten meer ontvangen. Alle inkomende wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het bericht niet kan worden afgeleverd. Tip: Door u verwijderde berichten worden automatisch verplaatst naar uw map Prullenbak. Als u ruimte wilt vrijmaken voor berichten, maak dan regelmatig uw map Prullenbak leeg. Opmerking: v Om uw account te beschermen tegen misbruik, kunnen er slechts 5000 nieuwe berichten worden ontvangen als u niet bent aangemeld bij uw account. Als er meer berichten binnenkomen, worden deze geretourneerd aan de afzender totdat u zich weer aanmeldt bij uw account. v Zie voor meer informatie over Bekende problemen met het afbeelden van berichten in verschillende talen het document Known Issues op de wiki (opent een nieuw venster). v Een bericht met hoge prioriteit wordt aangegeven met een uitroepteken naast het bericht. Copyright IBM Corp. 2010,

16 v Geen enkel inkomend bericht kan groter zijn dan 40 MB. Bij het beheren van uw berichten kunt u: v Selecteer op de menubalk om uw Postvak IN handmatig te vernieuwen. v Een lijst oproepen van berichten die u hebt doorgestuurd of beantwoord. Dit doet u door op het pictogram naast Afzender te klikken. v Uw berichten sorteren op naam van de afzender, op onderwerp of op datum. Standaard zijn uw berichten gesorteerd op datum.. Voorkeuren voor instellen Het instellen van voorkeuren voor helpt u bij het ordenen, filteren en doorsturen van uw . Voor het doorsturen van kan er slechts één account worden opgegeven. Ter bevestiging wordt een verzonden naar uw IBM SmartCloud inotes- adres en naar het adres dat is opgegeven als doorstuuradres. Om het proces voor het doorsturen van te starten, volgt u de instructies in het bevestigingsbericht. U schakelt het doorsturen van mail uit met de optie Geen doorzending in het venster Doorsturen. Alle onderstaande stappen zijn optioneel. U kunt deze voorkeursinstellingen op elk moment wijzigen. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Standaardinstellingen. a. Selecteer Mailweergave en geef op hoeveel s er per pagina moeten worden afgebeeld. Geef ook aan in welke richting de s gesorteerd moeten worden: met de Nieuwste bovenaan of met de Nieuwste onderaan. b. Selecteer Lezen en geef aan wat er moet gebeuren als u een verplaatst of wist: Naar volgend bericht of Terug naar oorspronkelijke map. Met Afbeeldingen blokkeren worden alle afbeeldingen in uw inkomende geblokkeerd. c. Selecteer Verzenden als u een kopie van alle verzonden s wilt bewaren. Als u niet alle verzonden s wilt opslaan, maar wel van een kopie wilt van een deel van de berichten, gebruik dan het veld bcc om een kopie naar uzelf te verzenden. U kunt ook opgeven of de berichthistorie moet worden meegezonden als u een beantwoordt. d. Gebruik de mailservergegevens in de sectie Instellingen van mailserver om IMAP-, POP-, of SMTP-verificatie in te stellen. Zie IMAP- en POP-toegang configureren op pagina 19 voor meer informatie. e. Kies Opslaan. 3. Selecteer Adres toevoegen als u een extra adres wilt opgeven dat moet worden gebruikt bij het verzenden van Selecteer Spaminstellingen om op te geven hoe er moet worden omgegaan met ongewenste s en adressen. 5. Selecteer Afwezig om in te stellen dat er automatisch wordt geantwoord op berichten die binnenkomen terwijl u niet aanwezig bent. Zie Afwezigheidsberichten verzenden op pagina 17 voor meer informatie. 6. Selecteer Ondertekening om informatie op te geven die automatisch wordt toegevoegd aan het eind van alle s die u verstuurt. Hiervoor geldt een maximum van 1000 tekens. 12 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

17 Een map maken Een bijlage bekijken 7. Selecteer Doorsturen om op te geven dat inkomende s automatisch moeten worden doorgestuurd naar een ander account. 8. Selecteer Regels om filterregels op te geven. Deze maken het gemakkelijker om uw goed te beheren. Zie Filterregels voor opstellen op pagina 33 voor meer informatie. 9. Klik op Opslaan. Om s te ordenen, kunt u mappen maken, hernoemen en wissen. U kunt ook een naar een andere map slepen. Beperkingen: v De naam van de map mag maximaal 40 tekens lang zijn en mag niet beginnen met een punt (.). Geldige tekens voor de naam een map zijn: a-z v Mapnamen worden gesorteerd op basis van ASCII-waarden. ICU-tabellen (International Components for Unicode) worden niet gebruikt. v Het maximumaantal mappen is 200. Via het venster Mappen beheren kunt u mappen hernoemen of wissen. Als u een map wist, wordt de volledige inhoud van die map eveneens permanent gewist. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Map toevoegen. 3. Geef een naam voor de map en klik op OK. Als u een met een of meer bijlagen opent, wordt er in die een bijlagelijst afgebeeld. Als u een met een bijlage ontvangt, wordt er in uw Postvak IN naast het bericht een paperclip afgebeeld. Wanneer u het bericht opent, wordt in het bericht een lijst van bijlagen afgebeeld. U de een bijlage bekijken vanaf de huidige locatie of de bijlage eerst downloaden en opslaan op uw computer voordat u deze opent. Als de bijlage een afbeelding is, kunt u deze bekijken binnen de berichttekst. Beperking: v Geen enkel inkomend bericht kan groter zijn dan 40 MB. v Alleen de eerste 1 MB tekst in elke bijlage wordt geïndexeerd en kan worden doorzocht. v Als de beschikbare opslagruimte wordt overschreden, kunt u geen berichten meer ontvangen. Alle inkomende wordt teruggezonden naar de afzender met de mededeling dat uw mailbox vol is en dat het bericht niet kan worden afgeleverd. 1. Ga naar Mail. 2. Selecteer Postvak IN. 3. Selecteer het bericht dat u wilt openen. In het bericht wordt een lijst van bijlagen afgebeeld. v Om een bijlage in het bericht zelf te bekijken, selecteert u die bijlage. Hoofdstuk 4. Werken met 13

18 verzenden v Als u een bijlage wilt downloaden, klikt u met de rechtermuisknop op die bijlage en volgt u de instructies. U kunt op twee plaatsen verzenden: vanuit uw lijst van contactpersonen en vanuit uw map Mail. Als u een bericht verzendt aan een ontvanger die niet voorkomt in de lijst met contactpersonen, krijgt u de mogelijkheid om deze ontvanger aan uw lijst met contactpersonen toe te voegen. Gebruik de rich text-editor om kenmerken voor uw bericht te selecteren. De snelste manier om dat te doen is als u eerst alle tekst invoert en vervolgens stukken tekst selecteert en daaraan de gewenste kenmerken toewijst. Beperkingen: v Het maximumaantal ontvangers van een is 50. v U kunt voor elke maximaal 10 bestanden bijvoegen. v De maximale grootte van een door u verzonden bericht, inclusief alle bijlagen, is 28,5 MB. 1. Selecteer hoe u een wilt verzenden: v Gebruik de lijst van contactpersonen: a. Ga naar Contactpersonen. b. Selecteer de lijst van contactpersonen die de gebruikers bevat aan wie u een wilt sturen. Selecteer de vakjes naast alle contactpersonen aan wie u een wilt sturen. c. Als u een wilt verzenden naar een persoonlijke groep, selecteert u Groepen. Op de pagina Groepen selecteert u de vakjes naast de gewenste groepen. d. Klik op Bericht verzenden. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. De adressen van alle geselecteerde gebruikers of groepsleden worden toegevoegd aan het veld Aan. v Rechtstreeks vanuit uw map Mail een verzenden: a. Ga naar Mail. b. Selecteer Nieuw bericht. De pagina Nieuw bericht wordt afgebeeld. c. Geef de adressen van alle ontvangers op in het veld Aan. 2. Optioneel: In de velden cc en bcc geeft u gebruikers en groepen op aan wie u een kopie of een blinde kopie (blind carbon copy) van het bericht wilt sturen. U kunt de eerste paar tekens van de gebruiker of groepsnaam opgeven en de gewenste regel selecteren in de automatische suggestielijst. Als u een groep selecteert, worden de adressen van alle groepsleden toegevoegd aan het veld cc of het veld bcc. 3. Optioneel: Kies Bestanden zoeken als u een bestand wilt bijvoegen. Er verschijnt dan een venster waarin u dat bestand kunt opzoeken en uploaden. 4. Optioneel: Selecteer Hoge prioriteit als u wilt dat het bericht met hoge prioriteit wordt verzonden. 5. Typ de tekst van de . Meer informatie over problemen met verschillende browsers en de rich text-editor vindt u in het document Known Issues op de wiki op (opent een nieuw venster). 6. Klik op Verzenden. 14 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

19 s markeren Gewiste herstellen U kunt een markeren om uzelf eraan te herinneren dat u actie moet ondernemen naar aanleiding van dat bericht. Deze markering is voor uw eigen gebruik; andere gebruikers van kunnen uw markeringen niet zien. Standaard is geen enkele gemarkeerd. Gemarkeerde berichten worden aangeduid met een grijze vlag naast het bericht. 1. Om een of meer s te markeren, gaat u naar de map waarin die berichten zijn opgeslagen. 2. Selecteer het pictogram Markeren naast de die u wilt markeren. U kunt ook de status van meerdere berichten tegelijk wijzigen door de bijbehorende selectievakjes aan te kruisen en vervolgende in het menu Meer acties de opties Markeren of Vlag verwijderen te selecteren. 3. Wanneer u een leest, kunt u klikken op het pictogram Markeren naast het onderwerp aan het begin van het bericht. 4. Optioneel: Om de markering op te heffen, klikt u opnieuw op het pictogram Markeren. Als u een wist, wordt deze naar de map Prullenbak verplaatst. Gewiste berichten worden opgeslagen in de map Prullenbak totdat u ze permanent verwijdert. 1. Ga naar Prullenbak. 2. Selecteer het bericht dat u wilt herstellen. 3. Selecteer Meer acties > Postvak IN. 4. Ga naar uw Postvak IN. Controleer daar of het bericht daadwerkelijk is hersteld. Hoofdstuk 4. Werken met 15

20 16 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

21 Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor Naast het verzenden en ontvangen van zijn er nog allerlei andere taken die u met en op kunt uitvoeren. Afwezigheidsberichten verzenden Met afwezigheidsberichten kunt u ervoor zorgen dat er automatisch op inkomende s wordt geantwoord als u niet aanwezig bent. De berichtenservice verzendt deze berichten alleen tijdens de dagen van uw afwezigheid, en elke afzonder ontvangt slechts één bericht. Uw afwezigheidsbericht wordt met ingang van de vertrekdatum ingeschakeld en wordt op de retourdatum automatisch uitgeschakeld (als u die datum hebt opgegeven). Geef bijvoorbeeld 1 januari 2011 op als vertrekdatum en 4 januari 2011 als retourdatum. Dan wordt uw afwezigheidsbericht op 1 januari 2011 om 00:00 uur ingeschakeld en wordt dit op 4 januari 2011 om 23:59 weer uitgeschakeld (in totaal vier dagen). Bij het instellen van de tijden wordt uw tijdzone gehanteerd. Een afwezigheidsbericht mag niet langer zijn dan 1000 tekens. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afwezig. 3. Geef in het veld Onderwerp een titel op voor uw afwezigheidsbericht. 4. Geef in het veld Vertrek op uw vertrekdatum op. 5. Optioneel: Geef in het veld Terug op uw retourdatum op. 6. Optioneel: In het veld Bericht geeft u meer gedetailleerde informatie op over uw afwezigheid, zoals een telefoonnummer voor noodgevallen. 7. Selecteer Aan bij Afwezigheidsbericht. 8. Kies Opslaan. Als u uw afwezigheidsbericht handmatig wilt uitschakelen, selecteert u Uit bij Afwezigheidsbericht. verzenden vanaf een alternatief adres Naast uw IBM SmartCloud inotes- adres hebt u één extra adres dat u voor het verzenden van kunt gebruiken. Als u een extra adres opgeeft voor het verzenden van , wordt dat adres afgebeeld in de die u verzendt. Uw SmartCloud inotes- adres wordt in dat geval alleen gebruikt voor het verzenden van als u het opnieuw activeert. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Adres toevoegen. 3. Selecteer Adres toevoegen in het venster verzenden vanaf een ander adres. 4. Geef in het veld Naam het extra adres op. Kies Opslaan. Het alternatieve adres is nu het standaardadres. Dit is het adres dat wordt gebruikt voor het verzenden van . Copyright IBM Corp. 2010,

22 Als u uw SmartCloud inotes - adres weer wilt gebruiken als het standaardadres voor het verzenden van , kunt u dit als volgt opnieuw activeren: 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Kies Adres toevoegen. 3. Klik in het venster verzenden vanaf een ander adres op Activeren naast uw SmartCloud inotes- adres. SmartCloud inotes instellen als uw standaard programma Door het instellen van IBM SmartCloud inotes als uw standaard programma wordt SmartCloud inotes automatisch geopend wanneer u klikt op een link in een website of document. De stappen die vereist zijn om SmartCloud inotes in te stellen als uw standaard programma variëren, afhankelijk van uw browser. Als u werkt met Internet Explorer, Chrome of Opera en een Windows XP-, Windows Vista- of Windows 7-systeem hebt: v Registreer SmartCloud inotes als programma in Internet Explorer: 1. Maak een.reg-bestand. Bijvoorbeeld SmartCloud_iNotes.reg. 2. Kopieer de volgende inhoud en plak deze in het nieuwe.reg-bestand. Windows Registry Editor Version 5.00 Protocol" "URL Protocol"="" [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell] [HKEY_CLASSES_ROOT\mailto\shell\open] url.dll,fileprotocolhandler 3. Sla het.reg-bestand op. 4. Voer het bestand.reg uit om de SmartCloud inotes-vermelding te importeren in het register. Als u met Firefox Versie 3.x of hoger werkt op een willekeurig platform: 1. Registreer SmartCloud inotes als programma in Firefox: a. Ga naar (opent een nieuw venster). b. Klik op de aangeboden link en volg de instructies om SmartCloud inotes te registreren als programma Stel SmartCloud inotes in als uw standaard programma: a. Kies de optie Voorkeuren in Firefox. b. Kies Toepassingen. c. Geef mailto op als zoekcriterium en druk op Enter. d. Selecteer SmartCloud inotes in de zoekresultaten. e. Klik op OK. 18 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

23 IMAP- en POP-toegang configureren U kunt verschillende programma's instellen met IMAP- of POP-toegang en SMTP-verificatie, om te werken met IBM SmartCloud inotes om te bekijken en te verzenden. IMAP, POP en SMTP worden voor verschillende clients en mobiele apparaten op verschillende manieren geconfigureerd. Om IMAP, POP of SMTP-verificatie te kunnen instellen, moet u op de hoogte zijn van de onderstaande gegevens: v Uw IBM SmartCloud inotes adres. Als u meerdere adressensmartcloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander adres opgeven dan uw SmartCloud inotes- adres. Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een adres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes- adres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes- adres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. v Uw wachtwoord voor . Wanneer uw accountbeheerder een eenmalig wachtwoord voor u instelt, moet u dit wijzigen op het moment dat u zich via internet aanmeldt bij uw IBM SmartCloud inotes-account. Wanneer u echter IMAP, POP en SMTP opent via SmartCloud inotes, kunt u het eenmalige wachtwoord permanent gebruiken en hoeft u dit niet te wijzigen. v v De onderstaande gegevens over uw POP- of IMAP-server voor inkomende mail: hostnaam, gebruikersnaam, wachtwoord. SmartCloud inotes ondersteunt alleen SSL-verbindingen, dus zorg ervoor dat IMAP, poort 993 beschikbaar is. Voor POP moet poort 995 beschikbaar zijn. De gegevens van uw mailserver vindt u op de pagina Voorkeuren > Standaardinstellingen, onder Instellingen van mailserver. De onderstaande gegevens over uw SMTP-server voor uitgaande mail: hostnaam, gebruikersnaam, wachtwoord. SmartCloud inotes ondersteunt alleen SSL-verbindingen, dus zorg ervoor dat poort 465 beschikbaar is. De volgende informatie is van toepassing ongeacht het apparaat of de client die u hebt: v v v Voor uw mailservers voor inkomende en uitgaande berichten is het gebruik van een gebruikersnaam en wachtwoord vereist om te kunnen verzenden en ontvangen. Als dit door de client wordt gevraagd, moet u alle selectievakjes met betrekking tot inkomende en uitgaande mailservers die verificatie verlangen, selecteren. En let erop dat u dezelfde instellingen gebruikt voor de inkomende en uitgaande mailserver. Doet u dit niet, dan lukt het waarschijnlijk niet om te verzenden of te ontvangen. SSL moet ingeschakeld zijn. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 19

24 v v v De tijd die nodig is voor de configuratie van IMAP of POP, hangt af van de snelheid van uw internetverbinding. IMAP is het voorkeursprotocol. Als IMAP niet beschikbaar is, gebruikt u POP. Bij het benaderen van uw via IMAP geldt er voor de namen van mappen een maximum van 255 tekens en worden er maximaal vijf niveaus van mappen ondersteund. Niet-ASCII-tekens in namen van mappen worden gecodeerd met behulp van base64 met UTF-7. Staat uw apparaat of client er niet bij, raadpleeg dan het onderwerp Andere clients voor algemene instructies of neem voor assistentie contact op met uw accountbeheerder of provider. iphone of ipad Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor uw account van IBM SmartCloud inotes op uw iphone of ipad, voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. 1. Als dit uw eerste account op uw apparaat is, tikt u op Mail. Is dit niet het geval, klik dan op Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe. Tik op Anders. 2. Tik op Voeg mailaccount toe. 3. Tik op het veld Naam en voer uw volledige naam in. 4. Tik op het veld Adres en voer uw adres in. Als u een onvolledig of onjuist adres opgeeft, wordt er een bericht afgebeeld. 5. Tik op het veld Wachtwoord en voer het wachtwoord voor uw account in. Tik op Sla op. 6. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. v Voor IMAP, tikt u op IMAP. Geef de naam van de IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. Geef 993 op als het poortnummer. v Voor POP3, tikt u op POP. Geef de naam van de POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. Geef 995 op als het poortnummer. 7. Voer uw adres en uw wachtwoord in. 8. Geef in het veld Hostnaam van server voor uitgaande mail de naam van de SMTP-server voor uitgaande op. Bijvoorbeeld uwsiteidsmtp.mail.lotuslive.com. Geef 465 op als het poortnummer. 9. Voer uw adres en uw wachtwoord in. Tik op Sla op. U kunt uw nu openen vanaf uw iphone of ipad. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Apple Mail 4.0 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Apple Mail 4.0 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. 20 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

25 1. Kies Mail > Voorkeuren en selecteer de tab Accounts. 2. Klik op + om een account toe te voegen. 3. Geef in het veld Volledige naam uw naam op. 4. Geef in het veld adres uw adres op. 5. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 6. Selecteer IMAP of POP in de lijst bij het veld Accounttype. 7. Voer in het veld Beschrijving een beschrijving in van de server voor inkomende die u aan het instellen bent. 8. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. Geef 993 op als het poortnummer. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. Geef 995 op als het poortnummer. 9. Geef in het veld Gebruikersnaam uw adres op. 10. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 11. Voer in het veld Beschrijving een beschrijving in van de server voor uitgaande die u aan het instellen bent. 12. Geef in het veld Server uitgaande post de naam van de SMTP-server voor uitgaande op. Bijvoorbeeld uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com.. Geef 465 op als het poortnummer. 13. Selecteer Gebruik identiteitscontrole. 14. Controleer de waarden voor Gebruikersnaam en Wachtwoord en kies Volgende. 15. Selecteer Maak. Controleer uw gegevens in de velden onder Accountoverzicht. 16. Om de IMAP- of POP-instellingen na het configureren van uw client te controleren, kiest u Mail > Voorkeuren en klikt u op de tab Accounts. Wilt u het poortnummer zien, klik dan op de tab Geavanceerd. U kunt uw nu benaderen via Apple Mail 4.0. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2003 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2003 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de van Microsoft Outlook 2003 migreren. Het hangt af van de snelheid van uw internetverbinding en de hoeveelheid IBM SmartCloud inotesmail hoe snel uw SmartCloud inotes wordt afgebeeld. 1. Open Outlook Ga naar het menu Extra en selecteer accounts. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 21

26 3. Selecteer account toevoegen en klik op Volgende. 4. Selecteer het servertype IMAP of POP3. Kies Volgende. 5. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande . Geef in het veld adres uw adres op. 6. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. 7. Geef in het veld Server voor uitgaande de naam van de SMTP-server voor uitgaande op. Bijvoorbeeld uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com. 8. Geef in de velden Gebruikersnaam en Wachtwoord de gevraagde gegevens op. 9. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Server voor uitgaande Selecteer Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist en vervolgens Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende Klik op de tab Geavanceerd. v Voor IMAP selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig onder Server voor inkomende mail (IMAP). Geef bovendien de waarde 993 op in het veld Server voor inkomende (IMAP). v Voor POP3 selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig onder Server voor inkomende mail (POP). Geef bovendien de waarde 995 op in het veld Server voor inkomende (POP):. 12. Selecteer Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig in het veld Uitgaande server (SMTP) en voer in het veld Uitgaande server (SMTP) 465 in. Klik op OK. 13. Klik op Volgende en vervolgens op Voltooien. 14. Download de meest recente updates voor Outlook vanaf de website van Microsoft. Hiermee helpt u te voorkomen dat er fouten optreden in Outlook. 15. Als u IMAP hebt geselecteerd en een van uw SmartCloud inotes- mappen wordt niet afgebeeld in Outlook, voert u de volgende stappen uit: a. In de menubalk van Outlook kiest u Extra > IMAP-mappen. b. Selecteer in het venster IMAP-mappen de optie Query. Er wordt een lijst van SmartCloud inotes-mappen afgebeeld. c. Selecteer de mappen die u wilt afbeelden in Outlook. Kies Aanmelden. d. Klik op OK. De door u geselecteerde mappen worden afgebeeld in Outlook. U hebt nu toegang tot uw SmartCloud inotes via Microsoft Outlook Als u IMAP hebt geselecteerd en u wilt uw Outlook migreren naar SmartCloud inotes, voer dan de volgende stappen uit: Opmerking: 22 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

27 v De geselecteerde map bepaalt hoeveel van de inhoud van het.pst-bestand wordt gekopieerd naar deze migratielocatie. De map die u gebruikt voor het migreren van uw Outlook- moet een andere persoonlijke map uit de SmartCloud inotesmap Postvak IN zijn. v De migratie van een map met veel gegevens kan enige tijd in beslag nemen. 1. Maak een.pst-bestand dat de Outlook- bevat die u wilt migreren naar SmartCloud inotes. 2. In het Outlook-menu van Postvak IN selecteert u Bestand > Importeren en exporteren. 3. In het venster Wizard Importeren en exporteren selecteert u Uit een ander programma of bestand importeren. Kies Volgende. 4. In het venster Bestanden importeren selecteert u Bestand met persoonlijke mappen (.pst). Kies Volgende. 5. Zoek het.pst-bestand op dat u wilt importeren en selecteer de gewenste importoptie. Kies Volgende. 6. Selecteer een map voor de migratie. Klik op Voltooien. 7. Klik met de rechtermuisknop op de Outlook-map die u wilt migreren. Selecteer "mapnaam" kopiëren. Herhaal deze stap voor alle Outlook-mappen die u wilt migreren. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2007 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2007 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de opslaglocatie van uw verzonden wijzigen. 1. Open Outlook Voor een nieuwe configuratie kiest u Niet bijwerken en vervolgens Ja. 3. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande . Geef in het veld adres uw adres op. 4. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 5. Selecteer Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren. 6. Selecteer Instellingen voor internet Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande . Geef in het veld adres uw adres op. 8. Selecteer in het menu Type account de optie IMAP of POP. 9. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 23

28 10. Geef in het veld Server voor uitgaande de naam van de SMTP-server voor uitgaande op. Bijvoorbeeld uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Geef in het veld Gebruikersnaam uw adres op. Kies Volgende. 12. Selecteer Extra > Opties > instellingen. 13. Onder accounts selecteert u accounts. 14. Selecteer een account en selecteer Wijzigen. 15. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Geavanceerd tab. 16. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: v Voor IMAP gaat u naar het veld Server voor inkomende (IMAP), voert u de waarde 993 in en selecteert u in het veld Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. v Voor POP3 gaat u naar het veld Server voor inkomende (POP), voert u de waarde 995 in en selecteert u in het veld Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. 17. Geef in het veld Server voor uitgaande (SMTP) de waarde 587 op. 18. Klik op de tab Server voor uitgaande . Controleer of Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist geselecteerd is. Selecteer Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende Selecteer achtereenvolgens OK > Volgende > Voltooien > Sluiten > OK. U kunt uw nu benaderen via Microsoft Outlook Als u de plaats wilt wijzigen waar verzonden wordt opgeslagen bij het gebruik van een IMAP-mailaccount, gaat u als volgt te werk: 1. In het venster Accounteigenschappen kiest u de tab IMAP. 2. Selecteer Speciale mappen op IMAP-server opslaan. 3. Geef SENT op in het veld Pad naar Verzonden items. 4. Geef Concepten op in het veld Pad naar Concepten als u de plaats wilt wijzigen waar concepten worden opgeslagen. 5. Klik op OK. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook Express Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Outlook Express voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de opslaglocatie van uw verzonden wijzigen. 1. Open Outlook Express. 2. Ga naar het menu Extra en selecteer Accounts. 3. Selecteer Toevoegen en vervolgens Mail. 4. Geef in het veld Weergegeven naam uw naam op. Kies Volgende. 5. Geef in het veld adres uw adres op. Kies Volgende. 6. Selecteer in het menu Deze server voor inkomende mail is een server de waarde IMAP of POP. 7. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. 24 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

29 v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. 8. Geef in het veld Server voor uitgaande (SMTP) de naam van de SMTP-server voor uitgaande mail op. Bijvoorbeeld uwsiteidsmtp.mail.lotuslive.com. Kies Volgende. 9. Geef in de velden Accountnaam en Wachtwoord de gevraagde gegevens op. Kies Volgende. 10. Klik op Voltooien. 11. Markeer de informatie die voor Account wordt afgebeeld en selecteer Eigenschappen. 12. Klik op de tab Geavanceerd. 13. Geef in het veld Server voor uitgaande (SMTP) de waarde 465 op. Selecteer Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) nodig. 14. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: v Voor IMAP gaat u naar het veld Inkomende (IMAP) en selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) vereist. De waarde in het veld Inkomende (IMAP) verandert in 993. v Voor POP3 gaat u naar het veld Inkomende (POP) en selecteert u Voor deze server is een beveiligde verbinding (SSL) vereist. De waarde in het veld Inkomende (POP) verandert in Klik op de tab Servers en selecteer Voor deze server is verificatie vereist. Klik op OK. U kunt uw nu benaderen via Outlook Express. Als u de plaats wilt wijzigen waar verzonden wordt opgeslagen bij het gebruik van een IMAP-mailaccount, gaat u als volgt te werk: 1. In het venster Accounteigenschappen kiest u de tab IMAP. 2. Selecteer Speciale mappen op IMAP-server opslaan. 3. Geef SENT op in het veld Pad naar Verzonden items. 4. Geef Concepten op in het veld Pad naar Concepten als u de plaats wilt wijzigen waar concepten worden opgeslagen. 5. Klik op OK. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Outlook 2010 Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Microsoft Outlook 2010 voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. 1. Open Outlook Als dit de eerste keer is dat u Outlook 2010 start, selecteert u Volgende in het venster Startinstellingen van Microsoft Outlook Selecteer in het venster Accounts configureren de optie Ja bij de vraag Wilt u een account configureren?. Kies Volgende. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 25

30 3. Als u al een account hebt of als u eerder de procedure voor de opstartinstellingen van Outlook 2010 hebt voltooid, gaat u naar het tabblad Bestand. 4. Selecteer Info > Accountgegevens > Accountinstellingen > Account toevoegen. 5. Selecteer in het venster Nieuw account toevoegen de optie Serverinstellingen of extra servertypen handmatig configureren en kies Volgende. 6. Selecteer Internet- en dan Volgende. 7. Geef in het veld Uw naam uw naam op zoals u wilt dat deze wordt afgebeeld in het veld Van van uitgaande . Geef in het veld adres uw adres op. 8. Selecteer in het menu Type account de optie IMAP of POP. 9. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd. Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. v Voor IMAP geeft u de naam van uw IMAP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. v Voor POP3 geeft u de naam van uw POP-server voor inkomende op. De naam van de server eindigt met dezelfde tekens als uw adres. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. 10. Geef in het veld Server voor uitgaande de naam van de SMTP-server voor uitgaande op. Bijvoorbeeld uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com. 11. Geef in het veld Gebruikersnaam uw adres op. 12. Geef in het veld Wachtwoord uw wachtwoord op. 13. Selecteer Meer instellingen en klik op de tab Server voor uitgaande Selecteer Voor deze server (SMTP) is verificatie vereist en vervolgens Dezelfde instellingen gebruiken als voor inkomende Klik op de tab Geavanceerd. Geef de instellingsgegevens op voor het protocol dat u hebt geselecteerd: v Voor IMAP geeft u 993 op in het veld Server voor inkomende (IMAP) en SSL in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding. v Voor POP3 geeft u 995 op in het veld Server voor inkomende (POP) en SSL in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding. 16. Geef in het veld Server voor uitgaande (SMTP) 465 op en kies in de lijst Gebruik het volgende type versleutelde verbinding de waarde SSL. Kies OK > Voltooien. 17. Selecteer in het venster Nieuw account toevoegen de optie Accountinstellingen testen. Als er fouten optreden, ga dan terug en controleer op opgegeven informatie. Kies OK > Voltooien. U kunt uw nu benaderen via Outlook Express. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. 26 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

31 Thunderbird Om IMAP-, POP- of SMTP-toegang in te stellen voor Thunderbird Versie 3 of hoger, voert u de hier beschreven procedure uit. IMAP is het voorkeursprotocol. Wanneer u IMAP-, POP- en SMTP-toegang hebt ingesteld, kunt u de van Thunderbird migreren. 1. Open Thunderbird. 2. Ga naar het menu Tools en kies AccountSettings. 3. Selecteer Add Mail Account. 4. Geef in het veld Your name uw naam op. 5. Geef in het veld address uw adres op. 6. Geef in het veld Password uw wachtwoord op. Kies Continue. 7. Thunderbird configureert uw accountinstellingen en opent een venster met uw gebruikersaccountgegevens en verbindingsinstellingen. Controleer of uw naam en adres juist zijn. Kies Start over om deze waarden te wijzigen. 8. U werk uw verbindingsinstellingen als volgt bij.vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. a. Geef in het veld Username uw IBM SmartCloud inotes-gebruikersnaam op. b. Voor IMAP geeft u in het veld Incoming de waarde uwsiteidimap.mail.lotuslive.com, IMAP, 993, SSL/TLS op. c. Voor POP geeft u in het veld Incoming de waarde uwsiteidpop.mail.lotuslive.com, POP, 995, SSL/TLS op. d. Geef in het veld Outgoing de waarde uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com, SMTP, 465, SSL/TLS op. e. Kies Re-test Configuration. Wanneer de test is voltooid, kiest u Create Account. 9. Controleer of uw gebruikersnaam correct is ingesteld: a. Selecteer Account settings. b. Blader omlaag en selecteer Outgoing server (SMTP). c. Selecteer bij Outgoing server (SMTP) Settings de SMTP-serververbinding die u hebt gemaakt. d. Geef uw SmartCloud inotes adres op bij User Name. Klik op OK. U kunt uw nu benaderen via Thunderbird. Als u IMAP hebt geselecteerd en u wilt uw Thunderbird migreren naar SmartCloud inotes, voer dan de volgende stappen uit: 1. Selecteer in het postvak van Thunderbird File > Get New Messages for > Your incoming IMAP server information. De eerste keer dat u verbinding maakt, wordt u gevraagd om een gebruikersnaam en een wachtwoord. Het programma Thunderbird probeert alle mappen op de server te migreren. Als er geen grote hoeveelheid gegevens moet worden gemigreerd, kan dit proces geruime tijd in beslag nemen. 2. Als na de migratie niet alle mappen worden afgebeeld, kunt u ontbrekende mappen als volgt migreren: a. Selecteer in het postvak IN van Thunderbird File > Subscribe. b. Selecteer de mappen die u wilt migreren en afbeelden. c. Selecteer Subscribe > OK. Als er geen grote hoeveelheid gegevens moet worden gemigreerd, kan dit proces geruime tijd in beslag nemen. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 27

32 3. Selecteer in het postvak IN van Thunderbird Get Mail. Het postvak IN van Thunderbird moet nu de s en mappen bevatten die u wilt gebruiken. 4. Meld u aan bij uw SmartCloud inotesaccount. Het Postvak IN moet nu leeg zijn. 5. Sleep de mappen van Thunderbird naar uw SmartCloud inotesaccount. 6. De mappen die zijn gemigreerd naar uw SmartCloud inotes-account, worden afgebeeld. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Overige clients Volg de onderstaande instructies om IMAP-, POP- of SMTP-toegang voor andere clients in te stellen. Als er problemen zijn of als u informatie wilt over een ander programma, neem dan contact op met de klantenservice van dat programma. doorzoeken Vraag uw accountbeheerder om de juiste waarde voor uwsiteid. 1. Geef de server voor inkomende (IMAP) op. Bijvoorbeeld uwsiteid-imap.mail.lotuslive.com. Geef SSL op. Geef 993 op als het poortnummer. 2. Geef de server voor inkomende (POP) op. Bijvoorbeeld uwsiteid-pop.mail.lotuslive.com. Geef SSL op. Geef 995 op als het poortnummer. 3. Geef de server voor uitgaande (SMTP) op. Bijvoorbeeld uwsiteid-smtp.mail.lotuslive.com. Gebruik verificatie (Authentication). Geef 465 op als het poortnummer. 4. Geef uw adres voor SmartCloud for Social Business op. 5. Geef uw wachtwoord op. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. U kunt uw berichten doorzoeken door zoekcriteria op te geven. Afhankelijk van wanneer uw IBM SmartCloud inotes account is opgezet, beschikt u over een van de volgende zoekmogelijkheden. Bij vragen over zoekmogelijkheden kunt u contact opnemen met uw accountbeheerder. v Basis zoekmogelijkheden of v Zoeken in volledige tekst Als u uitgebreide zoekmogelijkheden hebt om volledige tekst te doorzoeken, kunt u ook jokertekens of een datumbereik gebruiken in uw zoekopdrachten en tekst bij benadering zoeken. Meer informatie over deze zoekmogelijkheden vindt u in het Help-onderwerp Zoekcriteria voor s. 1. Als u de beschikking hebt over basis zoekmogelijkheden: 28 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

33 Zoekcriteria voor s a. Ga naar Post en selecteer een map. Alleen de geselecteerd folder wordt doorzocht. b. Typ een zoekopdracht in het veld naast Voorkeuren. De zoekreeks maximaal 1000 tekens lang zijn. Er is geen maximum voor de lengte van elk afzonderlijk zoekwoord. c. Selecteer het zoekpictogram naast het zoekveld. Er wordt in de geselecteerde map gezocht naar de inhoud van het zoekveld en de resultaten worden afgebeeld op één pagina. d. Als u de map Spam of Prullenbak wilt doorzoeken, selecteert u de map Spam of Prullenbak en typt u uw zoekcriteria in het zoekveld. Alleen de door u geselecteerde map wordt doorzocht. 2. Als u de beschikking hebt over uitgebreide zoekmogelijkheden om volledige tekst te doorzoeken: a. Ga naar Mail. b. Typ een zoekopdracht in het veld naast Voorkeuren. Er geldt geen limiet voor de totale lengte van de zoekreeks. Geen enkel afzonderlijk trefwoord in de zoekopdracht mag echter langer zijn dan 255 tekens. c. Selecteer het zoekpictogram naast het zoekveld. Er wordt in alle mappen (behalve de mappen Spam en Prullenbak) gezocht naar de inhoud van het zoekveld, en de resultaten worden afgebeeld op één pagina. d. Als u de map Spam of Prullenbak wilt doorzoeken, selecteert u de map Spam of Prullenbak en typt u uw zoekcriteria in het zoekveld. Alleen de door u geselecteerde map wordt doorzocht. Voordat u uw zoekcriteria hebt opgegeven, wordt 'Spam' zoeken of 'Prullenbak' zoeken in het zoekveld afgebeeld. De zoekfunctie retourneert een lijst van alle s die aan de zoekquery voldoen. Als er geen matches worden gevonden, wordt het bericht Geen overeenkomende berichten gevonden afgebeeld. Standaard worden de resultaten van zoekopdrachten aflopend gesorteerd op datum. U kunt opgeven dat het veld Afzender, Onderwerp, of Datum moet worden gebruikt om de resultaten te sorteren. U kunt als volgt de sorteervolgorde van zoekresultaten veranderen: 1. Selecteer het pictogram naast het veld Afzender, Onderwerp of Datum. Het geselecteerde pictogram geeft aan welk veld er moet worden gebruikt voor het sorteren van de zoekresultaten. 2. Voor het geselecteerde veld kunt u in oplopende volgorde of in aflopende volgorde sorteren door de pictogrammen naast dat veld te selecteren. U kunt uw berichten doorzoeken door zoekcriteria op te geven. Zoekcriteria Tekst doorzoeken Afhankelijk van wanneer uw IBM SmartCloud inotes account is opgezet, beschikt u over uitgebreide mogelijkheden om volledige tekst te doorzoeken of over de basismogelijkheden. v Het zoeken in volledige tekst omvat het volgende: Aan Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 29

34 v Van Cc Bcc Onderwerp Mailtekst, inclusief bijlagen in de ondersteunde bestandsindelingen: - Microsoft Word (.doc en.dot), mits er geen Shift-JIS-codering wordt gebruikt. - Rich text format (.rtf) - OpenDocument v1.0: Tekstdocument (*.odt) - OpenDocument v1.0: Globaal tekstdocument (*.otm) - OpenDocument v1.0: Tekstdocument dat wordt gebruikt als sjabloon voor HTML-documenten (*.oth) - Office Open XML Document (*.docx) - Platte tekst (*.txt en *.text) Bij een zoekopdracht voor volledige tekst mogen er in de eerste tekens van uw zoekparameter geen symbolen en interpunctietekens voorkomen. De zoekmachine negeert de volgende symbolen en interpunctietekens als eerste tekens van de zoekparameter, totdat er een geldig teken staat: - &! ^ (carat) ~ - (afbreekstreepje) %? : Als u bijvoorbeeld %?&te~st opgeeft als zoekcriterium, negeert de zoekmachine de tekens %?& en wordt te~st als zoekcriterium gebruikt. Bij een opdracht om volledige tekst te doorzoeken is er geen limiet voor het aantal zoekwoorden. Voor elk afzonderlijk zoekwoord wordt echter een limiet van 255 tekens gehanteerd. De basismogelijkheden om tekst te doorzoeken omvatten het volgende: Aan Van Cc Onderwerp Bij een basiszoekopdracht mag de zoekreeks maximaal 1000 tekens lang zijn. Er is geen maximum voor de lengte van elk afzonderlijk zoekwoord. Zowel bij uitgebreide als basiszoekopdrachten zoekt de zoekfunctie ook naar delen van woorden, ook als die midden in een ander woord voorkomen. Als u bijvoorbeeld zoekt op com, worden er resultaten gevonden zoals dot.com, compleet en e-commerce. Zoeken bij benadering Als u bij het zoeken ook termen wilt vinden die bij benadering 30 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

35 overeenkomen met de zoekterm (fuzzy match of fuzzy search), typ dan een tilde (~) aan het eind van een woord dat wordt gebruikt als zoekcriterium. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken op een term die qua spelling lijkt op zwerven, typt u hier: zwe~. Met deze zoekquery vindt u ook resultaten als zweven en zwervend. U kunt de fuzzy zoekresultaten filteren met behulp van een extra optionele parameter. De parameter is een getal tussen 0 en 1, dat de mate van overeenkomst aangeeft. Hoe dichter de waarde bij 1 ligt, hoe hoger de mate van overkomst van de resultaten is. Als u bijvoorbeeld zoekresultaten wilt die in hoge mate overeenkomen met het woord dat u als zoekcriterium opgeeft: zwe~0,8 De standaardwaarde voor deze parameter is 0,5. Beperking: Bij benadering zoeken is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. Zoeken met jokertekens Zoeken met jokertekens voor een of meer tekens binnen één zoekwoord, niet binnen zoektermen die uit meerdere woorden bestaan, wordt eveneens ondersteund. Gebruik een vraagteken (?) als u wilt zoeken met een jokerteken voor één teken. Gebruik een sterretje (*) als u wilt zoeken met een jokerteken voor meerdere tekens. U kunt geen vraagteken of sterretje gebruiken als eerste teken van een zoekterm. Bij zoekacties met jokertekens voor één teken, wordt gezocht naar termen waarbij alleen het enkele teken is vervangen. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken naar term of team, geeft u in het zoekveld de volgende zoekterm op: te?m Bij zoekacties met een jokerteken voor meerdere tekens bevatten de resultaten termen waarbij het sterretje is vervangen door 0 of meer tekens. Als u bijvoorbeeld wilt zoeken naar term, termen of terminologie, geeft u in het zoekveld de volgende zoekterm op: term*. U kunt het jokerteken ook midden in een zoekterm opgeven. Bijvoorbeeld: t*m. Beperking: Zoeken met jokertekens is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. Booleaanse operators U kunt booleaanse operators gebruiken om zoektermen te combineren met logische operators. Het zoekprogramma ondersteunt AND, plusteken (+), OR, NOT en minteken (-) als booleaanse operators. Wanneer u booleaanse operators wilt gebruiken, moet u deze opgeven in hoofdletters. Bijvoorbeeld: AND OR AND De operator OR is de standaard koppelingsoperator. Als er bijvoorbeeld geen booleaanse operator tussen twee termen staat, wordt de operator OR gebruikt. De operator OR koppelt twee termen en vindt een overeenkomend document als minimaal een van beide termen in het document voorkomt. Deze operator komt komt overeen met een samenvoeging op basis van sets. In plaats van het woord OR kan ook de dubbele verticale streep ( ) worden gebruikt. De operator AND koppelt de zoekcriteria zodanig dat beide termen ergens in de tekst van een enkel document moeten Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 31

36 voorkomen. Deze operator komt overeen met een intersectie op basis van sets. In plaats van het woord AND kan ook het dubbele en-teken (&&) worden gebruikt. + De operator + geeft aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter het plusteken (+) in de resultaten aanwezig moet zijn. Als u bijvoorbeeld documenten wilt zoeken die de termen zoeken moeten en de term terminologie mógen bevatten, geeft u in het zoekveld het volgende op: +zoeken terminologie NOT De operator NOT geeft aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter NOT, niet in de resultaten mag voorkomen. Het gebruik van de operator NOT komt overeen met een verschil op basis van sets. In plaats van de operator NOT kan ook het uitroepteken (!) worden gebruikt. Gebruik de operator NOT alleen als u meerdere zoektermen opgeeft. Er worden bijvoorbeeld geen resultaten geretourneerd als u de volgende zoekterm opgeeft: NOT "terminologie zoeken" - Net als de operator NOT geeft de operator - aan dat de zoekterm die wordt opgegeven achter het minteken (-) niet in de resultaten mag voorkomen. Als u bijvoorbeeld documenten wilt zoeken die wel terminologie zoeken, maar niet nauwkeurige resultaten bevatten, geeft u in het zoekveld de volgende zoekreeks op: "terminologie zoeken" -"nauwkeurige resultaten" Beperking: Zoeken met booleaanse operators is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. Zoeken op tijdperiode Als u wilt zoeken op een tijdperiode, geeft u de minimale en maximale grens van een datumbereik op. De notatie voor het datumbereik is als volgt: arrival:[yyyymmddhhmmsssss TO yyyymmddhhmmsssss]. Waarbij: v yyyy staat voor het jaar v MM staat voor de maand v dd staat voor de dag van de maand v HH staat voor het uur van de dag v mm staat voor de minuten v ss staat voor de seconden v SSS staat voor het aantal milliseconden Om bijvoorbeeld te zoeken in berichten die u hebt ontvangen tussen 10 oktober 2009 en 31 oktober 2009, geeft u in het zoekveld het volgende op: arrival:[ TO ] Beperking: Zoeken op tijdperiode is alleen beschikbaar als u beschikt over de uitgebreide mogelijkheid om volledige tekst te doorzoeken. 32 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

37 Filterregels voor opstellen Omgaan met spam U kunt regels opstellen waarmee uw inkomende mail wordt gefilterd op afzonder, ontvanger en onderwerp. Regels vormen een manier om ervoor te zorgen dat automatisch in verschillende mappen wordt geplaatst of wordt doorgestuurd naar andere gebruikers. Als een inkomende aan meer dan één filterregel voldoet, wordt de eerste regel in de lijst van regels gebruikt voor het filteren van die . Wilt u dat er een andere regel wordt toegepast, dan kunt u de regels anders rangschikken. U maakt als volgt een filterregel voor inkomende 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Regels. 3. Selecteer Regel maken. 4. Geef een naam op voor de nieuwe regel in het veld Regel maken. De regelnaam mag uit niet meer dan 100 ASCII- of niet-ascii-tekens bestaan. Regelnamen worden gesorteerd op basis van ASCII-waarden. ICU-tabellen (International Components for Unicode) worden niet gebruikt. 5. Geef in de velden Onderwerp, Aan of Cc en Van tekst op die u wilt gebruiken als criterium voor het identificeren van inkomende s. v De velden Onderwerp, Aan of CC en Van mogen uit hooguit 100 tekens bestaan. v Als u in het veld Aan of Cc of Van een aantal adressen opgeeft (gescheiden door komma's), probeert de filter de exacte tekenreeks van inkomende adressen te matchen met de tekenreeks die in de regel is opgegeven. Als u van meerdere adressen wilt filteren, moet u meerdere regels opgeven, waarbij elke regel zich richt op slechts één adres. 6. Ga naar het gedeelte De volgende acties uitvoeren en selecteer de actie die moet worden uitgevoerd voor die aan uw criteria voldoet. In het veld Kopie doorsturen naar kunt u maximaal vijf adressen opgeven. Als u meer dan vijf adressen wilt opgeven, neem dan contact op met de accountbeheerder. 7. Kies Opslaan. Met het spamfilter houdt u ongewenste buiten de deur en bespaart u tijd. Het spamfilter herkent berichten die mogelijk spam zijn en plaatst deze in de map Spam. U kunt criteria opgeven om spam te helpen tegengaan. Zo kunt u adressen en domeinen opgeven die veilig zijn en adressen en domeinen waarvan u geen meer wenst te ontvangen. Berichten waarvan is vastgesteld dat het spam betreft, worden afgeleverd in uw map Spam. Dit geldt echter niet voor s die afkomstig zijn van een geblokkeerde afzender. Berichten van een geblokkeerde afzender worden in het geheel niet bij u afgeleverd. s in de map Spam worden na 30 dagen gewist. 1. Ga naar Voorkeuren. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 33

38 2. Kies in het navigatiegebied Spam. v Als u wilt aangeven welke adressen en domeinen veilig zijn, klikt u op Veilige afzenders toevoegen of verwijderen. van veilige afzenders wordt altijd afgeleverd in uw map Postvak IN. v Selecteer Veilige distributielijsten toevoegen of verwijderen als u een of meer veilige distributielijsten wilt maken. Een veilige distributielijst heeft het voordeel dat u altijd alle s ontvangt wanneer u lid bent van die distributielijst. In e--mails die gebruikmaken van een distributielijst wordt in het veld voor de ontvanger vaak niet uw exacte adres vermeld. Als u een dergelijke distributielijst niet aanmerkt als veilig, kunnen dergelijke berichten door uw spaminstellingen worden geclassificeerd als spam. v Als u alle van bepaalde adressen of domeinen wilt blokkeren, selecteert u Geblokkeerde afzenders toevoegen of verwijderen. s van adressen die u blokkeert, worden in het geheel niet bij u afgeleverd. v Standaard is uw filter voor Spamdetectie ingesteld op Aan. Als u wilt dat alle wordt afgeleverd bij uw Postvak IN, kunt u uw spamfilter Uitschakelen. Het uitschakelen van spamdetectie heeft geen enkele invloed op uw lijst van geblokkeerde afzenders. Spaminstellingen die zijn opgegeven door uw accountbeheerder hebben prioriteit en kunnen de instellingen die u opgeeft vervangen. Neem voor meer informatie contact op met uw accountbeheerder. van bepaalde afzenders blokkeren U kunt adressen en domeinnamen opgeven waarvan u geen inkomende berichten wilt ontvangen. Wanneer er berichten van geblokkeerde afzenders binnenkomen, worden die berichten automatisch verwijderd en niet in uw postvak IN afgebeeld. Berichten van geblokkeerde afzenders worden onmiddellijk gewist. Ze worden dus niet in uw map Prullenbak geplaatst. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Spam. 3. Kies Geblokkeerde afzenders toevoegen of verwijderen. v Om een enkel adres te blokkeren: a. Typ het adres dat geblokkeerd moet worden. Afzonderlijke adressen die u wilt blokkeren, moeten één voor één worden toegevoegd. b. Kies Toevoegen. Het adres wordt toegevoegd aan de lijst van geblokkeerde afzenders. v Om een volledig domein van adressen te blokkeren: a. Typ de opdracht *@domein.com. Om bijvoorbeeld het domein test.com te blokkeren, typt u *@test.com. b. Kies Toevoegen. Het domein wordt toegevoegd aan de lijst van geblokkeerde afzenders. 4. Als u klaar bent, kiest u Terug naar spaminstellingen. Als u een adres of domein uit de lijst van geblokkeerde afzenders wilt verwijderen, kiest u Verwijderen naast het adres of domeinnaam dat u niet langer wilt blokkeren. 34 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

39 Afzenders en distributielijsten als veilig aanduiden U kunt instellen welke adressen, domeinnamen en distributielijsten veilige afzenders van zijn. Door het definiëren van veilige afzenders wordt gegarandeerd dat berichten niet ten onrechte naar uw map Spam worden doorgestuurd. s die afkomstig zijn van adressen en domeinen die zijn opgegeven in uw lijst van veilige afzenders worden altijd afgeleverd in uw map Postvak IN. U kunt als volgt veilige afzenders en distributielijsten instellen: 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Spam. 3. Selecteer Veilige distributielijsten toevoegen of verwijderen. 4. Voer de gevraagde gegevens in en selecteer Toevoegen. 5. Voer de vorige stap uit voor alle adressen die u wilt aanduiden als veilig. Hoofdstuk 5. Geavanceerde taken voor 35

40 36 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

41 Hoofdstuk 6. Werken met agenda's Agenda's zijn nuttig bij het beheren van uw planning en van de gebeurtenissen waaraan u deelneemt. Er zijn persoonlijke agenda's, alternatieve agenda's en bedrijfsagenda's. Alle agenda's kunnen worden weergegeven in een Dag-weergave, een Week-weergave of een Maand-weergave. Uw persoonlijke agenda Standaard beschikt u over een persoonlijke agenda, die de naam Persoonlijke agenda heeft of uw eigen naam, afhankelijk van of uw account is geconfigureerd. Desgewenst kunt u de naam en de beschrijving wijzigen. Als u de titel van uw persoonlijk agenda wist, wordt Geen titel gebruikt als titel. Met behulp van uw persoonlijke agenda kunt u: v Gebeurtenissen opgeven en vergaderingen plannen v Belangrijke datums en vergaderingen bijhouden v De status van de deelnemers bijhouden v Dag-, week- en maandoverzichten selecteren v Uw agenda delen met collega's Uw bedrijfsagenda De bedrijfsagenda wordt gebruikt om bedrijfsgebeurtenissen kenbaar te maken aan alle medewerkers van het bedrijf. Met behulp van de bedrijfsagenda blijft u op de hoogte van gebeurtenissen en vergaderingen die door het bedrijf zijn georganiseerd. Standaard kunt u de bedrijfsagenda toevoegen aan uw agendalijst en deze bekijken. De accountbeheerder van IBM SmartCloud inotes moet u toestemming verlenen om de bedrijfsagenda te bewerken. Alle gebruikers zien in de bedrijfsagenda dezelfde set gebeurtenissen. Alternatieve agenda's U kunt meerdere agenda's maken en deze delen met het hele bedrijf of met een bepaalde groep gebruikers binnen het bedrijf. Met behulp van een alternatieve agenda kunt u: v Gebeurtenissen opgeven en vergaderingen plannen v Belangrijke datums en vergaderingen bijhouden v Dag-, week- en maandoverzichten selecteren v Uw agenda delen met collega's v De agenda bewerken en naam, beschrijving of toegangsmachtigingen wijzigen v Een agenda wissen. In dat geval worden ook alle gebeurtenissen in de agenda permanent gewist. Copyright IBM Corp. 2010,

42 Gebeurtenissen in uw agenda beheren In uw persoonlijke en alternatieve agenda's kunt u uren voor of na uw normale werkdag weergeven. Gebeurtenissen die voor of na de reguliere werkuren zijn gepland, worden altijd weergegeven, ongeacht uw selectie. De zomertijdperiode wordt in uw agenda als volgt aangegeven: v In de weergave Dag wordt het uur meer of minder aangegeven door de verwijdering of verdubbeling van 01:00 uur. v In de weergave Week wordt het uur meer of minder aangegeven door diagonale lijnen tussen 01:00 uur en 02:00 uur. Uw agenda afdrukken U drukt uw agenda als volgt af: 1. Selecteer de weergave die u wilt afdrukken: Dag, Week of Maand. 2. Selecteer Afdrukken. Voorkeuren voor agenda's instellen Bij de voorkeuren voor agenda's kunt u instellen welke uren u normaalgesproken werkt en wat de eerste dag van een normale werkweek is. 1. Ga naar Voorkeuren. 2. Selecteer Afbeelden onder Agenda. 3. Geef in het veld Begin van werkdag op hoe laat uw werkdag gewoonlijk begint. 4. Geef in het veld Duur van werkdag op hoelang uw werkdag gewoonlijk duurt. 5. Geef in het veld Week begint met de eerste dag van uw werkweek op. 6. Kies Opslaan. Een agendagebeurtenis maken U kunt afspraken maken, vergaderingen plannen en daggebeurtenissen organiseren. Als u een agenda-item definieert, geldt er voor de velden Onderwerp en Locatie een limiet van 2000 tekens (enkelbyte tekenset). Voor dubbelbyte tekensets zijn maximaal 1024 tekens toegestaan. Voor het veld Beschrijving geldt een tekenlimiet van 4096 tekens. 1. Selecteer Agenda > Nieuwe gebeurtenis. 2. Selecteer de agenda die u voor de nieuwe gebeurtenis wilt gebruiken. 3. Ga naar het veld Onderwerp en geef een titel voor de gebeurtenis op. Geef als Onderwerp een beschrijving van het doel van de gebeurtenis op. 4. Ga naar het veld Datum en tijd en selecteer de begindatum en -tijd voor de gebeurtenis. Als de gebeurtenis een hele dag in beslag neemt, selecteert u Daggebeurtenis. 5. Ga naar het veld Duur en geef aan hoe lang de gebeurtenis gaat duren. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. 6. Optioneel: Als u een herhaalde vergadering wilt opgeven: a. Selecteer Herhalen en geef details over de vergadering op, zoals de frequentie en het moment waarop de vergaderingen moeten eindigen. 38 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

43 v Het aantal instances van vergaderingen mag niet meer bedragen dan 1 kb, of 1024 bytes, en het datumbereik voor alle instances van vergaderingen mag niet meer bedragen dan 10 jaar. Als u bijvoorbeeld een vergadering plant die drie jaar lang dagelijks wordt herhaald, worden alleen de eerste 1024 instances van de vergadering gepland. v Nadat u een herhaalde vergadering hebt gepland, kunt u een of meer instances van die vergadering wijzigen en er uitzonderingen voor definiëren. v Als u in bepaalde velden wijzigingen aanbrengt, wordt de status van de deelnemers gereset. Dit betekent dat alle gebruikers opnieuw moeten reageren op de uitnodiging voor de vergadering, als ze willen deelnemen. Zie Een herhaalde vergadering wijzigen voor meer informatie. b. Kies Klaar. In het veld Herhalen staat nu informatie over de instances van de vergadering. 7. Ga naar het veld Genodigden en typ het adres van alle mensen die u voor de gebeurtenis wilt uitnodigen. Plaats tussen de opeenvolgende adressen steeds een komma. 8. Selecteer Beschikbaarheid afbeelden om na te gaan in hoeverre de gebruikers op de lijst van genodigden beschikbaar zijn. Voor alle gebruikers in uw lijst van genodigden wordt aangegeven of ze vrij of bezet zijn. Met de kleur bruin wordt aangegeven dat de desbetreffende gebruiker op de opgegeven tijd bezet is, de kleur groen geeft aan dat de gebruiker beschikbaar is. 9. Selecteer Link naar online vergadering toevoegen als u een link naar uw online SmartCloud for Social Business-vergaderruimte wilt toevoegen. Deze functie is alleen ingeschakeld als u een geabonneerde gebruikersmartcloud Engage bent. Hou er wat betreft de lengte van de tekst in het veld Beschrijving rekening mee dat er voldoende ruimte overblijft voor de link naar de vergadering. Anders wordt deze link niet toegevoegd. In een dergelijk geval moet u de tekst van de Beschrijving inkorten en zelf de link naar de vergadering toevoegen. 10. Ga naar het veld Locatie en geef de plaats op waar de gebeurtenis zal plaatsvinden. 11. Ga naar het veld Beschrijving en geef de details voor de gebeurtenis op, inclusief de informatie die de deelnemers nodig hebben om in te bellen bij de vergadering. Voor SBCS-tekensets kunt u maximaal 4096 tekens opgeven. Voor dubbelbyte tekensets zijn maximaal 2048 tekens toegestaan. 12. Kies Opslaan en uitnodiging verzenden. Een herhaalde vergadering wijzigen U kunt de details van een herhaalde vergadering wijzigen en specifieke instances van een vergadering aanpassen. Het bijwerken van bepaalde velden kan gevolgen hebben voor de gegevens van de vergadering of de gebruikers op de lijst met genodigden. Beperking: v De datum van een herhaalde vergadering kan niet worden gewijzigd. De datum kan alleen worden gewijzigd voor een enkele instance van een herhaalde vergadering. Als u Wijzig deze en de volgende instances is het invoergebied voor de datum uitgeschakeld. v De waarde van het veld Herhalen kan niet worden gewijzigd. Als de oorspronkelijke vergadering bijvoorbeeld wekelijks op woensdag was gepland, is het niet mogelijk om dit te veranderen in wekelijks op donderdag. Als u het Hoofdstuk 6. Werken met agenda's 39

44 v herhalingspatroon wilt wijzigen, moet u de oorspronkelijke vergadering wissen en een nieuwe herhaalde vergadering plannen. Instances van een herhaalde vergadering die in een eerder stadium zijn gewijzigd of gewist, worden opnieuw gemaakt met de bijgewerkte criteria. Alle uitzonderingen op de herhaalde vergadering die u eerder hebt aangebracht, worden overschreven. Dit geldt echter niet voor eerdere wijzigingen ten aanzien van de datum. v Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. 1. Selecteer de agenda-instance waarin u wijzigingen wilt aanbrengen. 2. Selecteer Details van gebeurtenis. v Als u één instance van de herhaalde vergadering wilt wijzigen: a. Selecteer Wijzig deze instance. Het veld Herhalen wordt niet afgebeeld als u slechts één instance van een herhaalde vergadering wijzigt. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Geef wijzigingen op voor de velden Datum en tijd en Duur. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. v Als u meerdere instances van de herhaalde vergadering wilt wijzigen: a. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Wijzigingen in deze velden gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Wijzig de tijd of het veld Duur. Wijzigingen in deze gegevens gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. 3. Als u klaar bent met uw updates, kiest u Opslaan en verzenden. Alle gebruikers in de lijst van genodigden krijgen een bijgewerkt vergaderbericht. Zoeken naar beschikbare tijd voor een agendagebeurtenis Als u met behulp van uw persoonlijke agenda een gebeurtenis plant of wijzigt, kunt u zien op welke tijden andere gebruikers beschikbaar en bezet zijn. Beschikbare en bezette tijden zijn de enige gegevens over agenda's en gebeurtenissen die door andere gebruikers van IBM SmartCloud inotes kunnen worden bekeken. 1. Ga naar Agenda. v Voor een nieuwe gebeurtenis: a. Selecteer Nieuwe gebeurtenis. b. Geef informatie op voor Datum en tijd, Duur en Genodigden. v Voor een bestaande gebeurtenis: a. Selecteer de titel van de gebeurtenis. 40 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

45 Reageren op uitnodigingen b. Selecteer Details van gebeurtenis. c. Pas waar nodig de informatie voor Datum en tijd, Duur en Genodigden aan. 2. Selecteer Beschikbaarheid afbeelden. Bruin geeft aan dat de genodigde op dat tijdstip bezet is of al een andere afspraak heeft staan, en groen geeft aan dat de genodigde op dat tijdstip beschikbaar is. 3. Als u een van de volgende acties uitvoert, wordt de beschikbaarheidsinformatie voor alle gebruikers in de lijst van genodigden automatisch vernieuwd: v Een gebruiker verwijderen uit de lijst van genodigden. v De duur van de gebeurtenis wijzigen. v De begindatum en -tijd wijzigen. Als u in uw IBM SmartCloud inotes-agenda een uitnodiging ontvangt, kunt u daar meteen op reageren, of eerst informatie over de desbetreffende gebeurtenis bekijken. Dit kan vanuit de of vanuit uw agenda. Als u de oorspronkelijke uitnodiging beantwoordt met Ja of Misschien, kunt u uw deelnamestatus wijzigen. Als u een uitnodiging ontvangt, wordt deze in uw map Postvak IN geplaatst. Als u de uitnodiging rechtstreeks van de organisator van de gebeurtenis ontvangt, wordt de nieuwe uitnodiging in de agenda afgebeeld met streepjes rond de titel. De streepjes aan weerszijden van de titel worden verwijderd wanneer u hebt gereageerd. Als u de uitnodiging ontvangt via een genodigde die de uitnodiging aan u heeft doorgestuurd, wordt de uitnodiging vooralsnog niet in uw agenda geplaatst. Dat gebeurt pas nadat u hebt gereageerd met Ja of Misschien. 1. Als u een uitnodiging hebt ontvangen van de organisator van de gebeurtenis, dan kunt u daar op reageren vanaf het tabblad Mail of het tabblad Agenda. v Reageren met behulp van Mail: a. Ga naar Mail. b. Selecteer de map Postvak IN. c. Open de die de uitnodiging bevat. Er worden planningsgegevens voor de gebeurtenis afgebeeld. Als u meer informatie wenst, kunt u Details van gebeurtenis selecteren. Als het een uitnodiging voor een herhaalde vergadering betreft, worden de details van de vergadering afgebeeld wanneer u de opent. d. In het veld Wilt u deelnemen? kunt u op de uitnodiging reageren door Ja, Nee of Misschien te kiezen. Antwoordt u Nee, dan wordt de uitnodiging gewist en is het niet meer mogelijk om die nog terug te halen. Antwoordt u Ja of Misschien, dan geldt die reactie voor alle instances van de vergadering. v Reageren met behulp van Agenda: a. Ga naar Agenda. b. Selecteer de titel van de gebeurtenis en kies vervolgens Details van gebeurtenis. c. Als het een uitnodiging voor een herhaalde vergadering betreft: Selecteer Wijzig deze instance om alleen op de opgegeven instance van de herhaalde vergadering te reageren. Hoofdstuk 6. Werken met agenda's 41

46 Selecteer Wijzig deze en de volgende instances als u niet alleen op de opgegeven instance wilt reageren, maar ook op alle toekomstige instances van de vergadering. d. In het vak Deelname kunt u op de uitnodiging reageren door Ja, Nee of Misschien te kiezen. Antwoordt u Nee, dan wordt de uitnodiging gewist en is het niet meer mogelijk om die nog terug te halen. Antwoordt u Ja of Misschien, dan wordt de onderstreping van de titel van de vergadering verwijderd. Voor een herhaalde vergadering wordt de onderstreping verwijderd van de titel van de instances waarop u reageert. 2. Om te reageren op een uitnodiging die door een andere genodigde is doorgestuurd, dan wordt de gebeurtenis in uw agenda geplaatst als u Ja of Misschien kiest. Als u reageert op een uitnodiging die naar u is doorgestuurd, ontvangt de organisator van de gebeurtenis daarvan geen bericht. Als u op de oorspronkelijke uitnodiging met Ja of Misschien hebt geantwoord, kunt u uw deelnamestatus wijzigen. 1. Selecteer de titel van de gebeurtenis en kies Details van gebeurtenis. Het veld Deelname wordt afgebeeld, met de mogelijkheid om uw deelnamestatus te wijzigen. 2. Selecteer Wijzig deze instance om alleen voor de opgegeven instance de deelnamestatus te wijzigen. 3. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances om uw deelnamestatus voor de opgegeven instance en alle toekomstige instances te wijzigen. 4. Als u een uitnodiging accepteert en de gebeurtenis in kwestie wordt later verzet, wordt er in uw agenda een bijgewerkte uitnodiging afgebeeld. De grijze en onderstreepte tekst van de titel geeft aan dat er een reactie van u wordt verlangd. U ontvangt een bijgewerkte uitnodiging voor de vergadering als de organisator wijzigingen aanbrengt in de waarden voor Datum en tijd, Duur of Herhalen van de oorspronkelijk uitnodiging. Een agendagebeurtenis wijzigen Het is mogelijk om de details van een geplande gebeurtenis te wijzigen. Alle aangebrachte wijzigingen worden automatisch aan alle gebruikers in de lijst van genodigden. Als u de lijst van genodigden voor alle instances van een herhaalde vergadering wijzigt, wordt de lijst van genodigden overschreven. Let goed op dat alle gebruikers die u voor de bijgewerkte gebeurtenis wilt uitnodigen, worden ingelicht omtrent de gewijzigde gebeurtenis, en dus niet alleen de extra toegevoegde gebruikers. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer de agenda die de gebeurtenis bevat waarvan u de details wilt wijzigen. 3. Wanneer u de gebeurtenis in de agenda hebt gevonden, moet de naam ervan een link zijn. Selecteer die link om de gebeurtenis te openen om hem te bewerken. 4. Selecteer Details van gebeurtenis. v Als dit geen herhaalde vergadering is, voert u de wijzigingen in de velden Onderwerp, Datum en tijd, Duur, Genodigden, Locatie en Beschrijving in. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. 42 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

47 v Als dit een herhaalde vergadering is en u slechts één instance wijzigt: a. Selecteer Wijzig deze instance. Het veld Herhalen wordt niet afgebeeld als u slechts één instance van een herhaalde vergadering wijzigt. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Geef wijzigingen op voor de velden Datum en tijd en Duur. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. Als u een Duur van minder dan 5 minuten opgeeft, wordt de begintijd van de gebeurtenis niet in de agenda afgebeeld. v Als dit een herhaalde vergadering is en u meerdere instances wijzigt: a. Selecteer Wijzig deze en de volgende instances. b. Wijzig de velden Onderwerp, Genodigden, Locatie en Beschrijving. Wijzigingen in deze velden gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. Bij wijzigingen van deze velden wordt de status van de deelnemer niet opnieuw ingesteld. c. Wijzig de tijd of het veld Duur. Wijzigingen in deze gegevens gelden niet alleen voor de opgegeven instance, maar ook voor alle toekomstige instances van de herhaalde vergadering. De status van de deelnemers wordt opnieuw ingesteld en alle gebruikers in de lijst van genodigden moeten opnieuw laten weten of ze kunnen deelnemen. 5. Selecteer Link naar online vergadering toevoegen als u een link naar uw online SmartCloud for Social Business-vergaderruimte wilt toevoegen. Deze functie is alleen ingeschakeld als u een geabonneerde gebruikersmartcloud Engage bent. Hou er wat betreft de lengte van de tekst in het veld Beschrijving rekening mee dat er voldoende ruimte overblijft voor de link naar de vergadering. Anders wordt deze link niet toegevoegd. In een dergelijk geval moet u de tekst van de Beschrijving inkorten en zelf de link naar de vergadering toevoegen. 6. Als u klaar bent met uw updates, kiest u Opslaan en uitnodiging verzenden. Alle gebruikers in de lijst van genodigden krijgen een bijgewerkt vergaderbericht. U kunt een lijst afbeelden van degenen aan wie een uitnodiging is verzonden. Daarop kunt u ook zien welke gebruikers de uitnodiging hebben aangenomen en afgewezen en wie nog niet hebben gereageerd. Selecteer op de pagina Details van gebeurtenis de optie Status van genodigde afbeelden. Opmerking: Het is op dit moment niet mogelijk om automatische antwoorden te verwerken met de vraag een gebeurtenis opnieuw te plannen. Hoofdstuk 6. Werken met agenda's 43

48 44 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

49 Hoofdstuk 7. Geavanceerde taken voor agenda's Naast het plannen van gebeurtenissen zijn er nog allerlei andere taken die u met en op agenda's kunt uitvoeren. Agendagebeurtenissen importeren Het is mogelijk om agendagebeurtenissen uit een ander agendaprogramma, bijvoorbeeld Microsoft Outlook, te importeren in uw IBM SmartCloud inotes-agenda. Voordat u agendagebeurtenissen kunt importeren in SmartCloud inotes, moet u deze vanuit een ander product of een andere toepassing exporteren. Houd rekening met het volgende: v v v Voor Microsoft Outlook 2003 kunnen afzonderlijke gebeurtenissen worden opgeslagen als.ics-bestanden. Om de hele agenda te exporteren, moet elke gebeurtenis in de agenda worden opgeslagen. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Microsoft Outlook Voor Microsoft Outlook 2007 zijn er verschillende manieren om agendagebeurtenissen te exporteren. Als u voor het exporteren de optie Alle gegevens gebruikt, bevat het.ics-bestand alle relevante informatie. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Microsoft Outlook Voor IBM Lotus Domino kunt u agendagebeurtenissen exporteren naar een.ics-bestand, maar de geëxporteerde gebeurtenissen bevatten niet de naam van de organisator van een vergadering en geen lijst van deelnemers. Bovendien kunnen daggebeurtenissen niet worden geëxporteerd. Zie voor meer informatie de productdocumentatie bij Lotus Domino. Zorg dat u op de hoogte bent van het pad van alle bestanden die informatie bevatten die u wilt importeren. Controleer de bestandsgrootte van elk bestand dat u wilt importeren. Als het bestand groter is dan 10 MB, kan het importproces niet met succes worden uitgevoerd. Voer de volgende procedure uit voor elk bestand met agendagebeurtenissen die u wilt importeren: 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer Gebeurtenissen importeren. 3. Selecteer Bladeren en ga naar het.ics-bestand dat u wilt gebruiken voor het importeren van agendagebeurtenissen. 4. Selecteer het bestand en kies Importeren. Tijdens het importeren kunt u SmartCloud inotes gewoon gebruiken. Als het importproces langer dan enkele seconden duurt, wordt er een statusbericht afgebeeld dat aangeeft dat de agendagebeurtenissen worden geïmporteerd. Het importproces kan wel enkele minuten in beslag nemen. Tijdens het importeren kunnen fouten optreden vanwege de volgende problemen: v Een gebeurtenis die u importeert, bevat niet-ondersteunde gegevens. Copyright IBM Corp. 2010,

50 v Als er te veel fouten optreden, wordt het importproces afgebroken. Als er tijdens het importeren fouten optreden, kijk dan of uw.ics-bestand ongeldige gegevens bevat of gegevens die niet in uw SmartCloud inotes agenda staan.. Een CalDAV-account instellen Met een CalDAV-serveraccount kunt u agendagegevens uitwisselen met andere agendatoepassingen. U kunt vervolgens uw agendagegevens synchroniseren met andere gebruikers en andere apparaten. Door het opzetten van een CalDAV-account kunt u alle agenda's die voorkomen in de lijst Mijn agenda's synchroniseren. Hierbij zijn uw primaire en secundaire agenda's inbegrepen. Als u gedeelde agenda's wilt opnemen, gaat u naar de pagina Gedeelde agenda's zoeken en selecteert u de gewenste gedeelde agenda's. ios-apparaten zijn officieel getest en zijn op dit moment de enige CalDAV-apparaten die worden ondersteund voor SmartCloud inotes. Aanvullende apparaten en andere op pc gebaseerde software-caldav-clients werken mogelijk wel, maar zijn niet getest en worden momenteel niet ondersteund. Controleer of u uw IBM SmartCloud inotes- adres hebt. Dit is het adres dat aan uw account is toegewezen. Als u meerdere adressensmartcloud for Social Business hebt, is een van de volgende situaties van toepassing: v Als u klikt op de link Aanmelding voor mijn organisatie gebruiken op de aanmeldingspaginasmartcloud for Social Business, kunt u een ander adres opgeven dan uw SmartCloud inotes- adres. v Als uw bedrijf meerdere abonnementen op SmartCloud for Social Business heeft, kan het zijn dat u voor elk abonnement een adres heeft. Zo gebruikt uw uw bedrijf misschien SmartCloud Engage naast SmartCloud inotes. Uw SmartCloud inotes- adres staat in de handleiding Aan de slag die bij uw eerste aanmelding naar u is toegezonden. U kunt uw SmartCloud inotes- adres ook vinden door Voorkeuren > Standaardinstellingen te kiezen en het vakje Accountnaam te selecteren onder Instellingen van mailserver. Controleer of u werkt met ios4 of hoger. Als u werkt met een eerdere versie dan ios4, moet u een upgrade aanbrengen naar ios4 of hoger. Om een CalDAV-account handmatig in te stellen, gaat u als volgt te werk. Als u een ios-apparaat hebt en automatisch een CalDAV-account wilt instellen met behulp van het SmartCloud inotes-profiel, raadpleeg dan de instructies in het Help-onderwerp Uw mobiele apparaat configureren op pagina Selecteer op uw ios-apparaat Instellingen > Mail, Contacten, Agenda's > Voeg account toe > Anders > Voeg CalDAV-account toe. 2. Geef de volgende informatie op: a. Server: mail-usw.lotuslive.com b. Gebruikersnaam: uw SmartCloud inotes- adres. Bijvoorbeeld: [email protected] c. Wachtwoord: uw wachtwoord d. Beschrijving: een beschrijving van uw account 3. Kies Volgende. U krijgt geen bericht dat de verbinding tot stand is gebracht. 46 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

51 4. Nadat de synchronisatie is voltooid, start u de agendatoepassing op uw apparaat om uw agenda's en gebeurtenissen weer te geven. Uw SmartCloud for Social Business-wachtwoord vervalt op basis van de instellingen die zijn opgegeven door de beheerder van uw account. Als u problemen hebt met het aanmelden bij SmartCloud inotes, meldt u dan aan via het internet om te zien of uw wachtwoord is vervallen. Anderen toestaan een agenda in te zien en te bewerken Als u uw agenda deelt, kan uw planning worden gebruikt door een bepaalde groep gebruikers of door iedereen binnen het bedrijf. Om bepaalde gebruikers toegang te verlenen of het type machtiging van een of meer gebruikers te wijzigen, moet u de agenda als volgt aanpassen: 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer in het gebied Mijn agenda's het pictogram naast de agenda die u wilt bewerken en selecteer vervolgens Bewerken en delen. 3. Geef de mensen op met wie u de agenda wilt delen. a. Geef informatie op voor Gedeeld met. Selecteer een gebruiker of, als u medewerker bent van een bedrijf, de hele onderneming. b. Wijs een machtiging toe voor de persoon of het bedrijf. Met de machtiging Lezer kan een andere gebruiker de agenda alleen inzien. Met de machtiging Auteur kan een andere gebruiker ook agenda-item toevoegen en bewerken. v Een gebruiker kan zowel de machtiging Auteur als de machtiging Lezer voor een agenda krijgen. U kunt bijvoorbeeld een bepaalde gebruiker als Auteur machtigen voor uw agenda, terwijl u de groep waartoe deze gebruiker behoort, machtiging als Lezer geeft. Of u zou een bepaalde gebruiker machtiging als Lezer kunnen geven en de groep waartoe deze gebruiker behoort, machtiging als Auteur. v Als een gebruiker als Auteur en als Lezer is gemachtigd, dan geldt de hoogste machtiging: Auteur. De machtiging als Lezer wordt dan genegeerd. c. Kies Toevoegen en herhaal deze procedure om nog meer gebruikers toe te voegen. 4. Als u klaar bent met het toevoegen van gebruikers, klikt u op Opslaan. Een agenda verwijderen uit uw lijst van agenda's Als u een agenda verwijdert u de lijst van agenda's die voor uw IBM SmartCloud inotes-account wordt weergegeven, wordt die agenda niet gewist. De agenda bestaat nog steeds, maar wordt alleen niet afgebeeld in de lijst van agenda's. U kunt een verborgen agenda aan uw lijst toevoegen. Om een agenda te verwijderen uit de lijst van agenda's, gaat u als volgt te werk: 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer in het gebied In the Mijn agenda's het pictogram naast de agenda die u wilt verwijderen, en selecteer Verwijderen in Mijn agenda's. De agenda wordt verwijderd uit de lijst van agenda's. Als u de agenda weer wilt opnemen in uw lijst Mijn agenda's: 1. Selecteer het pictogram naast Mijn agenda's. 2. Selecteer Agenda's opzoeken. Hoofdstuk 7. Geavanceerde taken voor agenda's 47

52 3. Selecteer de agenda in de lijst die wordt afgebeeld en kies Terug naar Agenda. Agenda's opzoeken en gemeenschappelijk gebruiken U kunt zoeken naar agenda's waarvoor u bent geregistreerd als gebruiker met machtigingen voor lezen of bewerken. Een dergelijke zoekopdracht omvat ook agenda's die u zelf hebt gemaakt. Om te zoeken naar agenda's die voor of door u beschikbaar zijn gesteld voor gemeenschappelijk gebruik, voert u de volgende procedure uit: 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer het pictogram naast Mijn agenda's en selecteer Agenda's zoeken. Er wordt een lijst afgebeeld met agenda's die u deelt of kunt delen. 3. Selecteer Volgen voor elke agenda die u in uw lijst wilt afbeelden. Naast elke agenda die u selecteert, verschijnt er een vinkje. 4. Klik op de link Terug naar agenda. Alle agenda's die u geselecteerd hebt, worden nu afgebeeld onder Mijn agenda's. Een alternatieve agenda maken Alternatieve agenda's vormen een manier om gegevens over gebeurtenissen uit te wisselen terwijl uw persoonlijke agenda privé blijft. Standaard beschikt u over een persoonlijke agenda. U kunt meerdere agenda's maken en deze delen met een selecte groep gebruikers of met alle gebruikers binnen uw bedrijf. U kunt andere gebruikers de bevoegdheid verlenen om een alternatieve agenda te lezen of te bewerken. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer het pictogram naast Mijn agenda's en selecteer vervolgens Agenda maken. 3. Geef een titel en een beschrijving op. 4. Optioneel: Geef de mensen op met wie u de agenda wilt delen: a. Geef aan of u de agenda wilt delen met een gebruiker of, indien u medewerker bent van een bedrijf, met de hele onderneming. b. Wijs een machtiging toe voor de persoon of het bedrijf waarmee u de agenda deelt. Met de machtiging Lezer kan iemand anders de agenda lezen. De machtiging Auteur biedt iemand de bevoegdheid om agenda-items te maken, te bewerken en te wissen. c. Kies Toevoegen. Voer de vorige stap zo vaak uit als nodig is. 5. Wanneer u alle mensen hebt toegevoegd met wie u de agenda wilt delen, kiest u Opslaan. De nieuwe agenda wordt afgebeeld onder Mijn agenda's. Nadat u een alternatieve agenda hebt gemaakt, kunt u de gegevens in de agenda bewerken en kunt u er andere mensen toegang toe verlenen (of de toegang juist intrekken). Een agendagebeurtenis wissen Als u een agendagebeurtenis wist, worden alle gebruikers op de lijst van deelnemers automatisch ingelicht dat er een of meer gebeurtenissen zijn geannuleerd. 1. Ga naar Agenda. 48 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

53 2. Selecteer de agenda die de gebeurtenis bevat welke u wilt wissen. 3. Wanneer u de gebeurtenis in de agenda hebt gevonden, moet de naam ervan een link zijn. Selecteer die link om de gebeurtenis te openen om hem te bewerken. 4. Selecteer Details van gebeurtenis. 5. Als de gebeurtenis die u wilt wissen een herhaalde vergadering is: v Selecteer Wijzig deze instance als u alleen de opgegeven instance van de vergadering wilt wissen. v Selecteer Wijzig deze en de volgende instances als u niet alleen de opgegeven instance wilt wissen, maar ook alle instances van de vergadering die ná de opgegeven instance vallen. 6. Selecteer Vergadering annuleren. 7. Kies OK om het wissen te bevestigen. De toegang tot uw alternatieve agenda wijzigen Een agenda wissen Als u een alternatieve agenda maakt, kunt u mensen opgeven die toegang moeten krijgen tot die agenda. Later kunt u nog meer mensen toevoegen, of juist mensen de toegang ontzeggen. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer in het gebied Mijn agenda's de te bewerken agenda. Selecteer het pictogram naast het agenda-item en selecteer Bewerken en delen. De optie Bewerken en delen is alleen beschikbaar voor alternatieve agenda's. 3. Selecteer in de velden Lezer en Auteur het kruisje x naast alle gebruikers die u de toegang wilt ontzeggen. 4. Klik op Opslaan. Persoonlijke agenda's en bedrijfsagenda's kunnen niet worden gewist. Alternatieve agenda's kunnen worden gewist door de gebruiker die de agenda heeft gemaakt. Als u een agenda wist, kan deze later niet meer worden hersteld. 1. Ga naar Agenda. 2. Selecteer in het gebied In the Mijn agenda's het pictogram naast het agenda-item dat u wilt wissen en selecteer Agenda wissen. De opdracht Agenda wissen is alleen beschikbaar voor alternatieve agenda's. 3. Bevestig dat u de alternatieve agenda wilt wissen door op OK te klikken. De opgegeven alternatieve agenda wordt gewist. Hoofdstuk 7. Geavanceerde taken voor agenda's 49

54 50 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

55 Kennisgevingen Deze publicatie heeft betrekking op een gelicentieerd programma. Op gelicentieerde programma's rust auteursrecht. Zij blijven eigendom van IBM. Op gelicentieerde programma's zijn de Algemene voorwaarden en bepalingen van toepassing. Deze zijn verkrijgbaar bij uw IBM-leverancier. Verwijzing in deze publicatie naar producten (apparatuur en programmatuur) of diensten van IBM houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen in alle landen waar IBM werkzaam is. Neem contact op met uw IBM-vertegenwoordiger voor informatie over de producten en diensten die momenteel beschikbaar zijn in uw land. Verwijzing in deze publicatie naar producten of diensten van IBM houdt niet in dat uitsluitend IBM-producten of -diensten gebruikt kunnen worden. Functioneel gelijkwaardige producten of diensten kunnen in plaats daarvan worden gebruikt, mits dergelijke producten of diensten geen inbreuk maken op intellectuele eigendomsrechten of andere rechten van IBM. De gebruiker is verantwoordelijk voor de samenwerking van IBM-producten of -diensten met producten of diensten van anderen, tenzij uitdrukkelijk anders aangegeven door IBM. Mogelijk heeft IBM octrooien of octrooi-aanvragen met betrekking tot bepaalde in deze publicatie genoemde producten. Aan het feit dat deze publicatie aan u ter beschikking is gesteld, kan geen recht op licentie of ander recht worden ontleend. In deze publicatie kunnen technische onjuistheden en drukfouten staan. Mogelijk bevat deze publicatie verwijzingen naar producten die wel zijn geannonceerd maar op dit moment niet in uw land verkrijgbaar zijn, of naar producten die niet in uw land zijn geannonceerd. Verwijzing naar niet-geannonceerde producten houdt niet in dat IBM deze ook zal uitbrengen. IBM beslist op grond van zakelijke en technische overwegingen over de annoncering van een product. Informatie met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten is afkomstig van de leveranciers van deze producten, hun gepubliceerde annonceringen of andere openbaar toegankelijke bronnen. IBM heeft deze producten niet getest en kan derhalve de prestaties, compatibiliteit en andere beweringen met betrekking tot niet door IBM gemaakte producten niet bevestigen. Vragen over de mogelijkheden van niet door IBM gemaakte producten moeten worden gericht aan de leveranciers van deze producten. Online publicaties Met betrekking tot online versies van dit boek bent u gerechtigd: v de documentatie die zich op de gegevensdrager bevindt te kopiëren, te wijzigen en af te drukken voor gebruik binnen uw onderneming, mits u de auteursrechtenvermelding, alle waarschuwingen en andere verplichte verklaringen op elke kopie of gedeeltelijke kopie reproduceert; en v het oorspronkelijke, ongewijzigde exemplaar van de documentatie over te dragen bij overdracht van het betreffende IBM-product (machine of programma) dat u gerechtigd bent over te dragen. Bij overdracht dient u alle kopieën van de documentatie te vernietigen. Copyright IBM Corp. 2010,

56 U bent verantwoordelijk voor de betaling van alle belastingen die voortvloeien uit deze autorisatie. ER WORDEN GEEN UITDRUKKELIJKE OF STILZWIJGENDE GARANTIES GEGEVEN, WAARONDER BEGREPEN DE GARANTIES VAN VERKOOPBAARHEID OF GESCHIKTHEID VOOR EEN BEPAALD DOEL. In bepaalde rechtsgebieden kunnen stilzwijgende garanties niet worden uitgesloten. In dat geval is de bovenstaande uitsluiting niet op u van toepassing. Niet-nakoming van de bovengenoemde voorwaarden houdt beëindiging in van deze autorisatie. Bij beëindiging van de autorisatie dient u de voor een machine leesbare documentatie te vernietigen. Merken IBM, het IBM-logo, ibm.com, Lotus en Notes zijn merken van International Business Machines Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. Deze en andere termen die een handelsmerk van IBM zijn, worden de eerste keer dat ze in deze informatie voorkomen aangeduid met een handelsmerksymbool ( of ). Dit geeft aan dat die termen ten tijde van de publicatie van deze informatie Amerikaanse handelsmerken van IBM waren. Dergelijke handelsmerken kunnen ook in andere landen zijn geregistreerd. Een bijgewerkte lijst met andere handelsmerken van IBM is beschikbaar op internet via legal/copytrade.shtml. Java en alle op Java gebaseerde merken en logo's zijn merken van Oracle en/of dochterondernemingen daarvan. Linux is een merk van Linus Torvalds in de Verenigde Staten en/of andere landen. Microsoft en Windows zijn merken van Microsoft Corporation in de Verenigde Staten en/of andere landen. UNIX is een merk van The Open Group in de Verenigde Staten en andere landen. Andere namen van bedrijven, producten of diensten kunnen merken zijn van andere ondernemingen. 52 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

57 Trefwoordenregister A accountinstellingen 3 afdrukken agenda 37 afwezigheidsbericht inschakelen 17 uitschakelen 17 agenda afdrukken 37 alternatief 37, 48 bedrijf 37 bewerken 42 CalDAV instellen 46 CalDAV instellen met inotes-profiel 4 doorzoeken 48 gebeurtenis 38, 41 gebeurtenis maken 38 gebeurtenis wissen 48 gebeurtenissen importeren 45 gebruikerstoegang wijzigen 49 gemeenschappelijk gebruiken 47, 48 herhaalde vergadering 39 ics-bestanden 45 maken 48 persoonlijk 37 soorten 37 toegang blokkeren 49 toegang van gebruikers wijzigen 49 uitnodiging voor gebeurtenis 41 uitnodiging voor gebeurtenis zonder reactie 41 verbergen 47 verwijderen uit agendalijst 47 voorkeuren 38 weergaven 37 wissen 49 zoeken naar beschikbare tijd 40 zomertijd 37 alternatief adres 12 maken 17 alternatieve agenda gemeenschappelijk gebruiken 47 maken 48 toegang blokkeren 49 toegang van gebruikers wijzigen 49 wissen 49 Apple Mail 4.0 instelling van IMAP, POP of SMTP 21 B bedrijfscontactpersonen 5 bekijken agenda's 48 agendagebeurtenis 41 contactpersonen bijlagen 13 bekijken (vervolg) herhaalde vergadering 41 uitnodiging voor gebeurtenis 41 beschikbare tijd zoeken 40 bewerken accountinstellingen 3 agendagebeurtenis 42 agendavoorkeuren 38 contactpersonen 5 contactvoorkeuren 5 voorkeuren 12 herhaalde vergadering 39, 42 locale 3 persoonlijke groepen 8 taalinstelling 3 bijlagen bekijken 13 blokkeren afzenders 34 domeinnamen 34 C CalDAV installatie van inotes-profiel 4 instellen 46 CardDAV installatie van inotes-profiel 4 instellen 7 configureren CalDAV 46 CardDAV 7 IMAP en POP 19 contactpersonen bedrijf 5 beheren 5 bewerken 5 CardDAV instellen 7 CardDAV instellen met inotes-profiel 4 csv-bestanden 6 importeren 6, 8 LDAP configureren 10 maken 5 maximumaantal 5 persoonlijk 5 persoonlijke groepen 8 vcf-bestanden 6, 8 voorkeuren 5 wissen 5 zoekcriteria 9 zoeken 9 csv-bestanden importeren 6 D doorsturen 12 doorzoeken agenda's 48 bij benadering zoeken 28, 29 contactpersonen 9 28, 29 jokerteken 28, 29 tijdperiode 28, 29 volledige tekst 28, 29 E 14 afwezigheidsbericht 12, 17 Afzenders blokkeren 34 alternatief adres 12, 17 beheren 11 bijlagen 13 domeinnamen blokkeren 34 doorsturen 12 doorzoeken 28, 29 filteren 33 filterregels 33 grootte, limiet 11 handtekening 12 herstellen 15 IMAP instellen met inotes-profiel 4 map maken 13 mappen 11 markeren 15 markeren als veilig 35 omgaan met spam 12 opslag, limiet 11 quotagebruik 11 regels 12 SmartCloud inotes instellen als standaard programma 18 sorteren 11 standaard programma 18 verzenden 17 voorkeuren 12 wissen 11 zoekcriteria 28, 29 F filteren 33 regels 33 spam 33 G gebeurtenis antwoorden op uitnodiging voor vergadering 41 bewerken 42 herhaald 42 maken 38 wissen 48 zoeken naar beschikbare tijd 40 Copyright IBM Corp. 2010,

58 gebruikerstoegang wijzigen agenda 49 gemeenschappelijk gebruiken agenda's 47, 48 alternatieve agenda's 47 H herhaalde vergadering antwoorden op uitnodiging voor vergadering 41 bewerken 39, 42 maken 38 wissen 48 herstellen 15 I ics-bestanden importeren 45 IMAP Apple Mail installatie van inotes-profiel 4 ipad 20 iphone 20 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 24 Overige clients 28 Thunderbird 27 importeren agendagebeurtenissen 45 contactpersonen 6, 8 csv-bestanden 6 ics-bestanden 45 vcf-bestanden 6, 8 inotes-profiel 4 inschakelen afwezigheidsbericht 17 ios-apparaat IMAP, CalDAV en CardDAV instellen met inotes-profiel 4 ipad instelling van IMAP, POP of SMTP 20 iphone instelling van IMAP, POP of SMTP 20 L LDAP instellen 10 locale bewerken 3 M maken agenda 48 agendagebeurtenis 38 alternatief adres 17 alternatieve agenda 48 maken (vervolg) contactpersonen 5 map 13 persoonlijke groepen 8 map Prullenbak leegmaken 11 mappen 11 maken 13 wissen 13 markeren 15 veilige afzenders 35 veilige distributielijsten 35 veilige domeinnamen 35 mobiel apparaat IMAP, CalDAV en CardDAV instellen met inotes-profiel 4 O opslag, limiet 11 Outlook 2003 instelling van IMAP, POP of SMTP 21 Outlook 2007 instelling van IMAP, POP of SMTP 23 Outlook 2010 instelling van IMAP, POP of SMTP 25 Outlook Express instelling van IMAP, POP of SMTP 24 Overige clients instelling van IMAP, POP of SMTP 28 P persoonlijke contactpersonen 5 persoonlijke groepen bewerken 8 maken 8 wissen 8 POP Apple Mail ipad 20 iphone 20 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 24 Overige clients 28 Thunderbird 27 privacy en beveiliging 3 Q quotagebruik 11 R regels 33 S samenvoegen vcf-bestanden 8 SMTP Apple Mail ipad 20 iphone 20 Outlook Outlook Outlook Outlook Express 24 Overige clients 28 Thunderbird 27 sorteren 12 spam filteren 33 omgaan met 33 standaard programma SmartCloud inotes 18 T taalinstelling bewerken 3 Thunderbird instelling van IMAP, POP of SMTP 27 toegang van gebruikers wijzigen agenda 49 U uitschakelen afwezigheidsbericht 17 V vcf-bestanden importeren 6 verbergen agenda 47 vergadering bewerken 39, 42 maken 38 wissen 48 verwijderen agenda uit agendalijst 47 verzenden 14 afwezigheidsbericht voorkeuren agenda 38 configuratie-instellingen mailserver 12 contactpersonen IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

59 W wachtwoorden 3 IBM SmartCloud for Social Business 20, 21, 23, 24, 25, 27, 28 vervaldatum 20, 21, 23, 24, 25, 27, 28 weergaven agenda 37 wissen agenda 49 agendagebeurtenis 48 alternatieve agenda 49 contactpersonen 5 map 13 herhaalde vergadering 48 persoonlijke groepen 8 Z zoeken beschikbare tijd 40 zomertijd 37 Trefwoordenregister 55

60 56 IBM SmartCloud inotes: IBM SmartCloud inotes Gebruikershandleiding

61

62 Gedrukt in Nederland