SEPA, leuk is het niet

Transcriptie

1 SEPA, leuk is het niet

2 Even voorstellen Henk Lubberts particuliere fondsenwerving team Communicatie & Fondsenwerving

3 498 dagen

4 De grootste voordelen zitten volgens Verhagen in de besparing op transactiekosten voor bedrijven die veel zaken doen over de landsgrenzen onder meer door de introductie van de Europese incasso (SEPA Direct Debit). Ook de verwachte schaalvoordelen en de toenemende concurrentie tussen banken zullen kostenvoordelen opleveren voor het bedrijfsleven.

5

6

7

8 Wat zijn de 1 e stappen die je hebt gezet inzake SEPA? Hoe ben je begonnen met de implementatie?

9 Stappen Wij zijn een complexe organisatie: zie de volgende slides. Dus eerste stap bewustwording!

10 Generale Synode Bestuur xx Directie Moderamen A d v i e s Expertisecentrum Kleine Synode A d v i e s A d v i e s Generale Raad van Advies A d v i e s Classis ACV mod mod mod mod mod HRM Financiën & Control K e r k e n r a d e n Facilitaire Zaken Communicatie & Fondsenwerving Programma Institutionele Ondersteuning Programma Kerk in Actie Programma Jeugdwerk Programma Missionair Werk & Kerkgroei Programma Kerk in Ontwikkeling Steun punten Noord Midden Zuidoost Zuidwest

11 Dienstenorganisatie Bestuur xx A d v i e s Generale Raad van Advies Directie Oecumene Communicatie & Fondsenwerving Expertisecentrum Planning en control servicedesk fondsenwerving communicatie Financiën & Control Treasury, legaten en quotumbeheer Facilitaire Zaken Human Resource Management Financiële administratie en projectbeheer Conferentie centrum Hydepark ICT Logistiek Interne dienstverlening. Bibliotheek en archieven P &O Advies Mobliteitsbureau Predikantspensioenen Begeleiding Predikanten en Kerkelijk werkers Prot. Centrum voor Toerusting en Educatie Arbeidsvoorwaarden Predikantstraktementen Programma Institutionele Ondersteuning Programma Kerk in Actie Programma Kerk in Ontwikkeling Programma Missionair Werk & Kerkgroei Programma Jeugdwerk Synodesecretariaat Kerk in Actie/ ICCO Buitenland Gemeenteadvies Materiaalontwikkeling JOP Juridische Zaken en colleges Kerkbeheer Classicale ondersteuning Kerk in Actie Zending Hendrik Kraemer Inst. Binnenlands diaconaat Steunverlening Vrijwilligerswerk Ver-binden Steunverlening Pionieren KIDS / YOUNG GVO COACH Ledenregistratie Interactief SMPR Catechesefonds Gemeenteontwikkeling HGJB WELJA

12 Achtergrond

13 Rekeningnummers Ruim 150 rekeningnummers, waaronder ABN, ING, Rabobank, SKG en SNS; En een complexe ICT-omgeving!

14 Aanpak Een interne werkgroep heeft vooral bewustwording gecreëerd (vanaf 2008 tot en met mei 2012); Probleemeigenaar benoemd: Communicatie & Fondsenwerving; Er is een plan ingediend voor extra budget, zodat we konden starten; Met Enigma (via VFI) hebben we een scan gemaakt, waarmee de impact op een rij wordt gezet (voor management); Er is ½ FTE vrijgemaakt (uren) als projectleider (2013 tot en met maart 2014); Er is een stuurgroep met hoofd ICT, hoofd Finance & Control, KIO (= plaatselijke gemeenten) en LRP (= database plaatselijke gemeenten).

15 Wat is de impact op de organisatie?

16 Impact = groot! Ambitie: de Dienstenorganisatie ontzorgt

17 Welke lessen heb je geleerd?

18 Lessen Heel veel dingen zijn onduidelijk! Dus doorvragen en checken! Vraag specialisten en deel kennis Impact black-and-whitelist? Verkorte rekeningnummers verdwijnen: goede doelen rekening VFI? Implementatie e-mandates?

19 Hoe heb je de implementatie georganiseerd?

20 Implementatie Interne werkgroep met stakeholders medewerkers betrekken

21 Advies aanpak 1. Inventarisatie impact; 2. Stel een plan van aanpak op / tijdslijnen bepalen; 3. Vraag budgeten en uren aan; 4. Bepaal de overgangsdatum; 5. Informeer medewerkers, klanten en leveranciers; 6. Maak tijdig afspraken met uw softwareleverancier / testen!!! 7. Bekijk de tarieven van huisbank en vergelijk; 8. Informeer bij een groep donateurs wat ze wel of niet weten over SEPA (focus op de giftvraag);

22 Advies aanpak 9. Bepaal de consequenties voor uw incasso s; 10.Combineren met scherpe betalingstarieven ABN? 11.Uitwisseling met collega fondsenwervers; 12.Gedragscode online doneren / telefonische machtiging? 13.Impact black-and-whitelist? 14.Verkorte rekeningnummers verdwijnen: goede doelen rekening VFI? 15.Implementatie e-mandates? 16.Maar vooral: beginnen!

23 Projectleider onmisbaar De projectleider coördineert alle SEPA-werkzaamheden, houdt overzicht, bewaakt de planning, bewaakt het budget en geeft strategisch advies; De projectleider verzamelt alle relevante informatie (internet, banken, VFI, externe bureaus, media) op het gebied van SEPA; Het ontwikkelen, opstellen en uitvoeren van het SEPA-Plan van Aanpak; Formuleert op basis van ontwikkelingen knelpunten en analyses voorstellen voor verbetering van de bedrijfsvoering; Is aanspreekpunt naar externen.

24 Tijdslijn opzetten Scan / plan van Aanpak / uren / budget; Omzetten rekeningnummers; Implementeren bestandsformaten; Opbouw machtigingen database voor extra velden bij incasso; BIC en IBAN vermelden op correspondentie/drukwerk; Pre-notification regelen; Interpreteren R-messages; Testen incasseren; Sjabloon nieuwe SEPA-machtiging; Omschrijving bankafschrift wordt anders communiceren naar achterban; Evalueren.

25 Begrijpt de acceptgirogever deze 18-karakters?

26 Telemarketing Wat nu als we eerst een brief en SEPAmachtiging toesturen en dan nabellen? Of bevestigingsbrief met machtigingskaartje toesturen? Mensen die kaartje niet voorzien van handtekening nabellen. Extra kosten en lagere response. Gedragscode voor TM na febr i.s.m. consumentenorganisaties?

27 Vragen? Bedankt voor uw aandacht