FINANCIËle ADMINISTRATIE

Transcriptie

1 FINANCIËle ADMINISTRATIE

2 Inhoudsopgave Inhoudsopgave Basis financieel imuis Professionele administratieve software 3 De belangrijkste argumenten om voor imuis te kiezen 3 Starten met imuis 4 Algemene kenmerken Basis financieel 6 Tabellen 7 Boeken 8 Grootboekadministratie 10 Debiteuren-/crediteurenadministratie 11 Jaaraansluiting 12 BTW-verwerking 13 Rapporten 14 Database 15 Brancheoplossingen en koppelingen 15 Financiële Modules Uw financiële administratie uitbreiden 16 Administratie plus 17 Verslaglegging 17 Uitbreiding financieel 17 Activa-register 20 Transitorische posten 21 Vaste journaalposten 21 Grootboek afletteren 22 Grootboek gladboeken 22 Rekening courant 22 Consolidatie 23 Koppeling financieel 23 Budgetten 24 Projecten (kostenplaatsen/kostendragers) 25 Kostenverdeling 26 Telebankieren 27 Incasso 28 Multirekening 29 Algemene Modules Medewerker afscherming 30 Multi-user 30 Domeinen 31 Rapportages, conversies en koppelingen Aanpassen vaste rapporten 32 Externe interface 32 XML-export 33 Externe rapportages en conversies 34 Office Koppeling 34 Voordelen van imuis op een rij 35 Tot slot 35 2

3 Basis financieel Professionele administratieve software MUIS Software ontwikkelt al sinds 1984 professionele administratieve software. Met imuis kunt u uw administratie eenvoudig, doeltreffend en efficiënt voeren. U kunt rekenen op praktijkgerichte oplossingen en betrouwbare cijfers. Ons motto: Gespitst op uw cijfers! imuis wordt gebruikt op een lokale computer, in een netwerkomgeving, maar ook via het Internet. Wij helpen u graag op weg om een juiste keuze te maken. imuis Basis financieel, de start van uw financiële administratie! De belangrijkste argumenten om voor te kiezen Ieder bedrijf is anders ingericht, daarom biedt MUIS Software u de mogelijkheid om uw imuis-pakket samen te stellen met modules gericht op uw bedrijfsactiviteiten! Hieronder de belangrijkste voordelen op een rij: Standaard basisadministratie meegeleverd. Directe verwerking. Eenvoudig corrigeren. Werken in meerdere jaren en perioden. Integratie tussen ondernemer en accountant. Werkt snel en is betrouwbaar. Favoriete programma s direct in beeld. Met de muis en toetsenbord te bedienen. Bespaart tijd en daarmee kosten! Volledig op uw bedrijf afgestemd. Geschikt voor kleine en grote bedrijven. Een uitstekend product voor een scherpe prijs. Van één werkplek tot vele uit te breiden. Met meerdere gebruikers gelijktijdig kunnen werken. Gecertificeerd door gerenommeerde bedrijven. Support wordt door MUIS Software verzorgd. Persoonlijke benadering. Wensen van het bedrijfsleven en accountants gerealiseerd in imuis. Praktijkgerichte oplossingen en betrouwbare cijfers. Ons motto: Gespitst op úw cijfers! Vanuit de praktijk ontwikkeld Automatiseringsadviseurs, accountants en eindgebruikers zijn betrokken bij de ontwikkeling van onze MUIS-producten. Al lang door gebruikers gewenste faciliteiten, die tot voor kort tot de onmogelijkheden behoorden, zijn door ons gerealiseerd. Gericht op de praktijk Het pakket is volledig afgestemd op de praktijk. Door de verfijnde installatieprocedure kan imuis soepel worden geïnstalleerd. Na het volgen van de meegeleverde schriftelijke cursus kunt u direct aan de slag. Met een onderhoudsabonnement ontvangt u updates en kunt u rekenen op ondersteuning. Het gebruik van wachtwoorden en rechten schermt het ongeautoriseerd werken met imuis volledig af. In Systeembeheer kunt u rechten, gebruikersmenu s en toegang tot administraties instellen. Standaard is er een koppeling met producten zoals Excel, Word en PDF. Het beheer van imuis stelt u in staat rapporten en administraties beveiligd te versturen. Door de uitgebalanceerde invoermethodiek kunnen debiteuren, grootboekrekeningen en journaalposten snel ingevoerd worden. 3

4 Basis financieel imuis: een uitstekend product voor een scherpe prijs! Doorgroeimogelijkheden Het hart van iedere boekhouding kan met de standaard financiële administratie van imuis gevoerd worden. Afhankelijk van de wensen en eisen van uw bedrijf kan de financiële administratie worden uitgebreid met modules gericht op onder meer accountancy, projecten, uren, handel, statistiek en Internet. Samenwerking In samenwerking met toonaangevende softwareontwikkelaars wordt imuis gebruikt in vele brancheorganisaties. Hierdoor ontstaan unieke en praktische oplossingen voor het bedrijfsleven. Prijs-/prestatie verhouding Door de modulaire opbouw van imuis, de zeer hoge kwaliteit, de doorgroeimogelijkheden en het korte leerproces heeft imuis een unieke prijs-/prestatie verhouding. Starten met Met imuis wordt altijd een basisadministratie compleet voorzien van een grootboekrekeningschema meegeleverd. In de basisadministratie vindt u dagboeken, grootboekrekeningen en BTW-codes. Deze administratie kunt u als startpunt van uw nieuwe administratie gebruiken. Alle administraties onder controle. Aanmaken van een administratie in Systeembeheer. Met imuis Basis financieel kunt u 10 administraties voeren! 4

5 Basis financieel Rechten Naast het samenstellen van individuele menu s per gebruiker kunnen ook allerlei rechten worden vastgelegd. Zo kunt u bepalen of een gebruiker wel of geen bankrekeningen mag aanpassen bij een debiteur, een crediteur of grootboekrekening. Het exporteren van vitale bedrijfsinformatie naar Excel kan ook afgeschermd worden. Veel tijdwinst voor systeembeheerders kan behaald worden met de optie Aanpassen schermopmaak. De invoerschermen kunnen aangepast worden aan de werkwijze van het bedrijf. Hiermee wordt voorkomen dat gebruikers kolomindelingen en kolombreedtes zelf moeten aanpassen. Gebruikersrechten instellen. Historie van wijzigingen (Audit Trail) Alle wijzigingen, verwijderingen en invoer worden per gebruiker bijgehouden. Heeft u als gebruiker inzage in deze wijzigingen, dan bent u in staat via één druk op de knop te zien wie bijvoorbeeld het banknummer van een crediteur heeft aangepast. In het voorbeeld hieronder ziet u de historie van wijzigingen van een boekingsregel. Duidelijk zichtbaar is het veld dat gewijzigd is (rood gekleurd), de muterende gebruiker, de mutatiedatum en hoe vaak (mutatie volgnummer) deze boekingsregel gewijzigd is. De historie van wijzigingen kunt u tot en met een op te geven datum schonen. Historie van wijzigingen, hier zichtbaar in het programma Boeken. 5

6 Basis financieel Back-ups maken en terugzetten Een back-up van één, meerdere of alle administraties maken. Een back-up van de systeemadministratie (gebruikers en rechten) maken. Type back-up (ad-hoc, dag, week, maand en jaarback-up). Back-ups maken en terugzetten via script (commandline). Een back-up van de maskers, aangepaste rapportlay-outs en certificaten voor de BTW-aangifte maken. Certificaten voor bestandsbeveiliging, die geïmporteerd zijn met de wizard Certificaten importeren in het programma Rapporten, worden automatisch meegenomen in de back-up en ook automatisch teruggezet. Database U heeft de keuze voor de database Microsoft SQL of Interbase, die uw gegevens optimaal beveiligen. Dit heeft een zeer positieve invloed op de stabiliteit van uw pakket. Algemene kenmerken Basis financieel Basisadministratie (4, 5 of 6-cijferig rekeningschema). Administraties aanmaken, hernoemen, verwijderen of kopiëren. Gebruikersrechten en wachtwoordbeveiliging. Gebruikersprofielen. Audit-trail (historie van wijzigingen). Administratie opschonen. Logboek. Favorieten toevoegen. Perioden en jaren instellen en afsluiten. Auditfile XML. Exporteren naar Excel en Word. Sneltoetsen. Uitgebreide zoekfunctie. Keuze wel/geen BTW-administratie. Aangifte BTW + ICL (intracommunautaire levering). Importeren XML. Importeren en exporteren ASCII en CSV. 6

7 Basis financieel Tabellen In het programma Tabellen kunt u eenvoudig stamgegevens aanmaken, zoals debiteuren-, crediteuren- en grootboekrekeningen. Voorkeursinstellingen zoals een debet-/creditsignalering, een BTW-code, voorkeurstegenrekeningen of blokkeringscodes bevorderen het gecontroleerd en soepel boeken van journaalposten. Tijdens het aanmaken van relaties, wordt na ingeven van een postcode automatisch het adres (met postcodetabel), de woonplaats, het land, de valuta, de taal, het kengetal en de BTW-bepaling voorgesteld. Selectiecodes zijn vast te leggen per relatie of contactpersoon, wat u de mogelijk biedt om gericht een adressenbestand te genereren voor bijvoorbeeld het versturen van een mailing. Hoe vul ik mijn stamgegevens? Selectievenster van tabel Grootboek. 7

8 Basis financieel Het snel en gecontroleerd invoeren van verkoopen inkoopfacturen en kas, bank en giro-afschriften. Boeken Elke boekingsregel bevat een volledige journaalpost, waarin zowel rekening als tegenrekening opgenomen zijn. Hierdoor is uw administratie altijd in evenwicht! Al uw boekingen zijn direct verwerkt, waardoor informatie en rapporten met actuele cijfers over meer jaren op ieder moment op te vragen zijn. Boekingsregels kunt u eenvoudig tussenvoegen, corrigeren, verplaatsen en verwijderen. Kenmerken boekingsprogramma In meerdere jaren boeken. Boeken met of zonder muis. Facturen in één regel boeken of uitsplitsten naar meerdere omzet- of kostenrekeningen. Bedragen inclusief BTW of exclusief BTW boeken. Ideale boekingsregel zelf instellen. Het programma Boeken. 8 De benaming van bedragvelden, factuur en boekstuk zijn variabel. Per dagboek de kolomnamen debet en credit aanpassen. Actuele saldoweergave. Openstaande posten raadplegen. Opmerking toevoegen aan de boekingsregel, welke u kunt afdrukken op diverse rapporten. Tijdens het boeken een debiteur-, crediteur- of grootboekrekening aanmaken of wijzigen. Overnemen van velden uit de vorige boekingsregel. Voorkeurstegenrekeningen opvragen. Signalering bij boekingen boven een door u ingesteld bedrag.

9 Basis financieel Boekingsregels naar een andere periode verplaatsen. Boekingsregels kopiëren/hernummeren. Boekingsregels crediteren met één druk op de knop. Openstaande posten afletteren. Boekstukopnummering. Negatieve kassignalering. Betalingsverschillen en kredietbeperking worden automatisch afgeboekt. Boeken van creditnota s of het storneren van boekingen houdt totalen van grootboekrekeningen zuiver. Tijdens het boeken direct de boekingen opvragen van de rekening en tegenrekening (grootboekkaart). Grootboekkaart - het programma Informatie. Saldocontrole tijdens het boeken. Boekingsregels invoeren op basis van herkenningscodes. Boekingen koppelen aan beoordelingscodes, bijvoorbeeld uitzoekposten. Aantallenadministratie (max. drie aantallen kolommen per boekingsregel). 9

10 Basis financieel Direct de actuele cijfers bekijken. Grootboekadministratie Eén van de belangrijkste criteria die de kwaliteit van een financieel softwarepakket bepaalt, is de directe toegang tot de financiële informatie. In imuis Basis financieel kunt u informatie opvragen over jaartotalen, periodetotalen, onderliggende boekingsregels en detailinformatie per boekingsregel. U kunt met enkele toetsdrukken van het hoogste informatieniveau (totalen) naar het laagste informatieniveau (boekingsregel) afdalen, zodat u de beschikking heeft over een volledige audit-trail. Grootboekinformatie De actuele en historische cijfers van alle grootboekrekeningen zijn direct op te vragen, zoals de beginbalans, mutaties en saldi. Per grootboekrekening zijn de boekingen per periode/jaar op te vragen. Boekingsregels corrigeren vanuit het programma Informatie Tussentijds of aan het eind van een boekjaar worden controles uitgevoerd door een accountant. Hierna zullen zijn adviezen en correcties verwerkt moeten worden. De snelste manier om dit te doen is vanuit het programma Informatie, waar de totalen en boekingen gegroepeerd zijn. Om het proces voor het corrigeren te versnellen, is in imuis Basis financieel een unieke optie toegevoegd. Als blijkt dat een post foutief geboekt is, kunt u direct doorstarten naar de bewuste boekingsregel om de fout te herstellen. Jaarvergelijking grootboek U kunt de grootboektotalen van vijf boekjaren naast elkaar opvragen. Het programma Informatie stelt u in staat om het verloop van de kosten of de omzet in opeenvolgende jaren met elkaar te vergelijken. In één oogopslag ziet u hoe de bedrijfsvoering ervoor staat! Vijf boekjaren vergelijking in het programma Informatie. 10

11 Basis financieel Debiteuren-/crediteurenadministratie De debiteurenadministratie registreert de verplichtingen van klanten voor afgenomen goederen of diensten. De crediteurenadministratie legt de inkoopfacturen vast, die het gevolg zijn van de inkoop van diensten en goederen. Veel zakelijke transacties vinden op krediet plaats. Een efficiënt gevoerde debiteuren-/crediteurenadministratie is dan ook onmisbaar. Debiteuren-/crediteurenadministratie Omdat imuis de mutaties meteen in de administratie bijwerkt kunt u direct zien welke facturen nog betaald of ontvangen moeten worden. Ouderdomsanalyses, periodesaldi, memovelden, zoekfuncties, e.d. zijn standaard in imuis Basis financieel aanwezig om een uitstekende debiteuren- of crediteurenadministratie te voeren. Opmerkingen van of over klanten kunnen bij de facturen vastgelegd worden. Bovendien is het verrekenen van creditnota s met facturen één van de handige kenmerken van imuis. Zo maakt imuis het u makkelijk! Aanmaningen Het versturen van aanmaningen per of per post behoort tot de standaardmogelijkheden. Er kan een koppeling gemaakt worden tussen het aantal keren dat een factuur gemaand is en de variabele tekst die op de aanmaning afgedrukt wordt. Voordat u de aanmaningen af gaat drukken, kunt u lay-outs met verschillende teksten selecteren. Natuurlijk kunt u de lay-outs ook naar eigen wens aanpassen. Telebankieren Het elektronisch betalingsverkeer is de laatste jaren in een snel tempo gegroeid. Dit biedt aanzienlijke voordelen en staat garant voor actuele informatie. De modules Telebankieren en Incasso bieden u diverse mogelijkheden om uw betalingsverkeer optimaal te laten verlopen. imuis Telebankieren biedt een uniek herkenningssysteem tijdens het inlezen en verwerken van bankafschriften. Belangrijk voor u, want u bespaart zo veel tijd! Debiteur wijzigen. 11

12 Basis financieel Jaaraansluiting Nog even het jaar afsluiten, een boekhouding overnemen, snel controleren of alle rapporten gedraaid zijn en of alles verwerkt is. Dergelijke stresshandelingen zijn met imuis voorgoed verleden tijd! U wilt zonder extra handelingen het nieuwe boekjaar starten en via één druk op de knop altijd een correcte beginbalans hebben? Dan is imuis voor u het juiste pakket. Met de unieke jaaraansluiting is de eindejaarsverwerking verleden tijd! Vorige en huidige boekjaren U kunt gelijktijdig in meer boekjaren werken. Correcties, die u in vorige boekjaren heeft vastgelegd, worden met het programma Jaaraansluiting direct in de nieuwe beginbalans verwerkt. Correcties zijn niet zichtbaar op de beginbalans, maar worden getoond in de betreffende correctieperiode. Nieuw boekjaar Het openen van een nieuw boekjaar vereist geen enkele handeling. U kiest eenvoudig het nieuwe boekjaar zonder dat u het oude boekjaar definitief heeft afgesloten. Definitief boekjaar Om het oude boekjaar te beveiligen kan er op twee niveaus worden afgesloten. Na het afsluiten kan alleen een gebruiker met voldoende rechten nog correcties doorvoeren. Denk hierbij aan het hoofd administratie of de accountant. Journaalposten van het behaalde resultaat en BTW worden automatisch geboekt. Na goedkeuring van het jaarverslag kan het boekjaar definitief worden afgesloten. Historie van boekjaren Een aparte database per boekjaar behoort met imuis Basis financieel tot het verleden. Alle boekjaren zijn direct voorhanden, dus u heeft meteen alle mutaties van een grootboekrekening inzichtelijk en opvraagbaar. Snel en efficiënt! Rapporten Invoerverslagen, journalen, grootboekkaartjes, openstaande postenlijsten en winst- en verliesrekeningen kunnen per boekjaar geprint worden. imuis houdt per administratie, en niet per jaar, één database bij. Een grootboekkaart met hierop meer boekjaren of een openstaande postenlijst van een vorig boekjaar is zodoende direct aan te maken. Boekingsverslag. 12

13 Basis financieel BTW-verwerking imuis ondersteunt de elektronische aangifte. De BTW-aangifte wordt gegenereerd conform de richtlijnen van de Belastingdienst. Of ondernemingen zelf de aangifte verzorgen of dit laten uitvoeren door het administratie- of accountantskantoor, het versturen blijft eenvoudig! Voorlopige of definitieve aangifte U kunt de aangifte voorlopig samenstellen. De onderliggende journaalposten kunnen dan nog gewijzigd worden. Een definitieve electronische BTW-aangifte markeert de onderliggende journaalposten, zodat ze niet nog een keer kunnen worden aangegeven. Deze journaalposten kunt u dan ook niet meer wijzigen of verwijderen in het programma Boeken. Intracommunautaire leveringen U kunt de ICL-aangifte samenstellen van de facturen, die verstuurd zijn naar binnen de EU gevestigde afnemers. Rapporten en informatie In het programma Informatie en op rapporten zoals invoerverslagen, journalen en grootboekkaarten worden altijd de gebruikte BTW-codes, bedragen en afwijkingssignaleringen afgedrukt. De perfecte aansluiting met het grootboek, en niets de deur uit zonder grondige controle. Extra Controles Uw onderneming beschikt met de module Uitbreiding financieel over unieke controleprogrammatuur. Hiermee kan een uitgebreide analyse plaatsvinden van uw administratie, waarbij gecontroleerd wordt op verkeerd gebruik van BTW, afwijkende BTW-bedragen en opbouw van de grondslagen. De opbouw van de grondslagen is gedetailleerd zichtbaar van BTW-code tot aan de boekingsregel. Detaillering BTW module Uitbreiding financieel. Aanmaken van een Auditfile voor de Belastingdienst Bedrijven zijn wettelijk verplicht de digitale informatie van hun boekhouding zeven jaar te bewaren in verband met controles door de Belastingdienst. Om de bewaarplicht te vereenvoudigen heeft de Belastingdienst een standaard bestandsformaat voor de opslag van de controlegegevens. Vanuit imuis kunt u deze bestanden, die aangeduid worden als Auditfile, uitschrijven. Een auditfile bevat financiële gegevens van een bepaald boekjaar. Ze kunnen ingelezen worden in het controlepakket dat de Belastingdienst gebruikt. Door gebruik te maken van de controletechnieken van imuis wordt dit bestand met de juiste informatie aangeleverd aan de Belastingdienst. 13

14 Basis financieel Rapporten Behalve op papier is de informatie binnen imuis Basis financieel direct weer te geven op het beeldscherm. Deze optie bespaart u veel tijd en papier. Wilt u het rapport en? Het rapport kan als beveiligd PDF verzonden worden. In het programma beheer wordt precies bijgehouden wie wat op welk tijdstip heeft verzonden. Via een export kunnen rapporten, zoals een proef- en saldibalans, direct in Excel, Acrobat Reader, Word of via de Web-browser worden geopend. Journaal/boekingsverslag. Historische mutaties grootboek, debiteuren en crediteuren. Proef- en saldibalans. Kolommenbalans. Openstaande postenlijst debiteuren en crediteuren. Saldi debiteur/crediteur. Etiketten. Grootboekmutaties per week. Saldi grootboek per accountantsrekeningnummer. Uw managementinformatie op maat. Rapporten Proef- en saldibalans. Drill down inzoomfunctionaliteit De inzoomfunctie (drill down) biedt u de mogelijkheid om een rapport op het beeldscherm te raadplegen en in te zoomen op onderliggende regels. Een voorbeeld hiervan is dat u van de rekening bank of kas alle boekstukken kunt raadplegen met daarop beginsaldo, ontvangsten, uitgaven en eindsaldo. Van ieder boekstuk kunt u de onderliggende boekingen direct zien en eventueel aanpassen. Flexibele rapportage imuis beschikt over een volledige collectie van rapporten die u van een modern financieel pakket mag verwachten. Voor het aanpassen van rapporten in een andere taal of het verwijderen van velden is de module Aanpassen vaste rapporten beschikbaar. Leesbaarheid Nulbedragen kunnen desgewenst verborgen worden in het programma Informatie en op rapporten zoals de proef- en saldibalans. 14

15 Basis financieel Database U heeft de keuze voor de database Microsoft SQL of Interbase, die uw gegevens optimaal beveiligen. Dit heeft een zeer positieve invloed op de stabiliteit van uw pakket. Brancheoplossingen en koppelingen Uw brancheoplossing koppelen aan de financiële administratie van imuis? MUIS Software werkt samen met vele leveranciers bij het adviseren, automatiseren en implementeren van software. imuis kunt u koppelen aan branchesoftware (bijvoorbeeld notariaat, kinderdagverblijven, transportbedrijven etc.), loonpakketten, webwinkels, fiscale software, jaarrapportage en dergelijke. Voor meer informatie over koppelingen en partners kijkt u op of belt u naar onze verkoopafdeling op Integratie Officeproducten Of u nu met Excel, Word, Exchange Server of Outlook werkt, imuis heeft een directe koppeling. Met OLE Drag & Drop (knippen en plakken) kunt u geselecteerde tabellen/lijsten naar de Officeproducten slepen. Wilt u directe koppelingen? Integratie financiële toepassingen imuis Basis financieel is uit te breiden met modules zoals: Declaraties & urenverantwoording. Verkooporder. Activa. Vaste journaalposten. Alle hieruit voortkomende journaalposten worden automatisch bijgewerkt in de financiële administratie. 15

16 Financiële modules Uw financiële administratie uitbreiden Ieder bedrijf heeft andere eisen en wensen. De modulaire opzet van imuis stelt u in staat uw bedrijfsadministratie optimaal te automatiseren. Zo bent u met imuis altijd verzekerd van een op maat gesneden financiële administratie! Een pakket op maat! imuis Basis financieel is onder meer uit te breiden met de volgende modules: Administratie plus. Verslaglegging. Uitbreiding financieel. Activa. Transitorische posten. Vaste journaalposten. Grootboek afletteren. Grootboek gladboeken. Rekening courant. Consolidatie. Koppeling financieel. Budgetten. Projecten. Kostenverdeling. Telebankieren. Incasso. Multirekening. Medewerker afscherming. Multi-user. Domeinen. Aanpassen vaste rapporten. Externe interface. XML export. Externe rapportages en conversies. Office koppeling. In het volgende deel van deze brochure kunt u meer lezen over bovenstaande modules. Natuurlijk helpen wij u graag bij een juiste keuze. De software kunt u ook zelf uitproberen op: Voor een gedegen advies kunt u contact met ons opnemen. Wij helpen u graag uw bedrijfsadministratie up to date te maken! Tip: Uw financiële administratie kunt u ook uitbreiden met bijvoorbeeld de module: Verkoop, Inkoop, Voorrraad, Urenverantwoording, Jaarrapportage en accountancysoftware. Hiervoor verwijzen wij u naar onze overige brochures. 16

17 Financiële modules Administratie plus De module breidt het aantal te voeren administraties met imuis Basis financieel uit tot een totaal van dertig. Voor wie nog meer administraties nodig heeft is er de module Uitbreiding financieel. Wilt u meer administreren? Verslaglegging De module Verslaglegging is een bijzonder verlengstuk van de grootboekadministratie, die het mogelijk maakt financiële verslagen op een andere manier te presenteren. U kunt bijvoorbeeld de grootboekrekeningen Rabobank, ING en dergelijke koppelen aan de verslagleggingsrekening Bank. De bedragen van deze rekeningen zullen dan getotaliseerd worden weergegeven op de Activa/Passiva/Winst/Verlies overzichten, waarbij ook een resultaatvergelijking tot de mogelijkheden behoort. Activa/passiva en winst/verlies. Resultaatvergelijking. Toelichting activa/passiva en winst/verlies. Activa/passiva en winst/verlies t/m periode. Activa/passiva en winst/verlies per kwartaal. Uitbreiding financieel Met de module Uitbreiding financieel heeft u standaard de beschikking over administraties. Ook breidt u uw financiële administratie uit met vreemde valuta, verslaglegging, uitgebreide controletechnieken, aanvullende financiële rapporten zoals chi-kwadraat, alle wijzigingen per journaalposten, grootboekmutaties per week, BTW-detaillering en zeer uitgebreide analyses van journaalposten. Tussentijdse analyse van de cijfers. Boekingsregels controleren. 17

18 Financiële modules Verslaglegging De module Verslaglegging is een aparte module en wordt vaak gebruikt als aanvulling op imuis Basis financieel. In de module Uitbreiding financieel is de verslaglegging standaard opgenomen. Rapport resultaatvergelijking. Uitgebreide controletechnieken, onbeperkt aantal administraties en vreemde valuta. Vreemde valuta De vreemde valuta zijn volledig geïntegreerd in de administratie. In de dagkoersentabel kunt u zelf de koers per een bepaalde datum opgeven. Afhankelijk van de datum die u ingeeft in het programma Boeken bent u altijd verzekerd van de juiste koers. Per debiteur, crediteur of grootboekrekening kunt u verschillende valuta gebruiken. Naast dagboeken in EURO kunt u ook dagboeken in andere valuta s (USD, GBP, etcetera) bijhouden. imuis houdt bij het boeken rekening met koersverschillen, betalingsverschillen en kredietbeperking. De valutabedragen zijn op grootboekkaartjes, journalen en openstaande postenlijsten af te drukken. Ook een valuta positieoverzicht is beschikbaar. Herwaardering rekent per grootboekrekening, debiteur of crediteur de valutaboekingen om naar de actuele valutakoers en maakt hier journaalposten van. Financiële rapporten Journaal/boekingsverslag (liggend). Journaal/boekingsverslag op datum. Historische mutaties op datum. Historische mutaties dossier. Proef- en saldibalans (liggend). Periode saldi. Saldi vreemde valuta. Financiële positie. Kasstroomoverzicht. Kengetallen. Rapport kengetallen. Herwaarderen grootboek. Herwaarderen openstaande posten. Openstaande posten vreemde valuta. 18

19 Financiële modules Rapport financiële positie. Debiteur/crediteur rapporten Openstaande posten vreemde valuta. Openstaande posten bestand ten behoeve van factoring. Openstaande posten wegboeken kleine verschillen. Facturen tegen creditnota s wegboeken. Acceptgirokaart. Periode saldi. Kredietlimiet. Debiteur postcode. Dossier verwerking Voor het beheren van dossiers kan het wenselijk zijn om bepaalde boekingsregels te groeperen, ook als deze regels niet in hetzelfde dagboek ingevoerd zijn. U kunt daarbij denken aan boekingen die betrekking hebben op eindejaarscorrecties of boekingen die gerelateerd zijn aan bepaalde personen (bijvoorbeeld vennoten in een B.V. of firmanten in een V.O.F). Kostenplaatsen/kostendrager (let op: uitgebreide rapportage is mogelijk met de module Projecten) In diverse programma s, tabellen, rapporten en informatieschermen worden kostenplaatsen kostendragervelden toegevoegd, zodat u uw administratie kunt verbijzonderen naar kostenplaatsen en kostendragers. Specifieke kostenplaats- en kostendragerrapportage is beschikbaar in de module Projecten, maar met de module Uitbreiding financieel heeft u bijvoorbeeld wel de beschikking over kostenplaats- en kostendragerselecties op het Rapport Openstaande posten per kostenplaats. 19

20 Financiële modules Soepele registratie van uw activa. Activa-register Elke onderneming beschikt over activa, waartoe onder andere auto s, inventaris en gebouwen gerekend mogen worden. Met het Activa-register kunt u deze activa registreren. Na invoeren van het activum berekent imuis meteen de bedragen en percentages per jaar, die u kunt bekijken op de betreffende tabbladen. Wanneer u alles heeft ingevuld slaat u het activum op, waarna imuis de volledige afschrijvingsstaat van het activum genereert. U kunt de volledige afschrijvingsstaat bekijken en eventueel wijzigingen aanbrengen. Overzicht Activa-register. Algemene gegevens en kenmerken Looptijd. Afschrijven met een variabel bedrag/percentage van de aanschafwaarde. Afschrijven met een vast bedrag/percentage van de aanschafwaarde. Residuwaarde. Herinvestering. WOZ-waarde. WOZ-peildatum. Locatie. Serienummer. Garantietermijn. Verzekerde bedrag. Grootboekrekeningen voor het verwerken van de afschrijvingen. Tijdens het boeken van een inkoopfactuur met activa-aanschaf worden de crediteurenadministratie en het activaregister bijgewerkt. 20 Activa automatisch doorboeken naar uw financiële administratie Met imuis kunt u de journaalposten van de afschrijving op de activa automatisch doorboeken naar de administratie, tot en met het jaar en de periode die u aangeeft. In imuis is het ook mogelijk om de afschrijvingen naar kostenplaats en kostendrager te specificeren, per activa het desinvesteringsbedrag aan te geven en de historische, actuele en toekomstige afschrijvingen van de activa op te vragen en af te drukken. Een totaal aan mogelijkheden dus!

21 Financiële modules In combinatie met de module Jaarrapportage De specificatie activa is in gebruik bij de tussentijdse verslaglegging en de jaarrapportage. Per activum worden de aanschafwaarde, afschrijving t/m vorig jaar, aankoop/verkoop bedrag, afschrijving lopend jaar en de huidige boekwaarde getoond. Met behulp van nivo-activa kunnen subtotalen van groepen activa worden afgedrukt (bijvoorbeeld auto s en meubilair). Transitorische posten Met de module Transitorische posten kunt u bepaalde opbrengsten- of kostenposten niet in één periode laten vallen maar spreiden over meerdere perioden en zelfs boekjaren. Denk hierbij aan verzekeringsnota s die vooruitbetaald worden voor de komende 12 maanden. Vaste journaalposten Ondernemingen kennen periodiek terugkerende kosten. Bij gebruik van deze module hoeft u de journaalposten slechts één keer aan te maken, waarna ze verwerkt kunnen worden in de administratie. Deze optie beperkt zich niet alleen tot grootboekmutaties, maar kan ook betrekking hebben op debiteuren, crediteuren, kostenplaatsen en kostendragers. Kosten verdelen naar meer periodes in de toekomst. Aanmaken vaste journaalposten flexibel te gebruiken. Het is mogelijk aan te geven tot en met welk jaar en periode de vaste journaalpost voor het laatst doorgeboekt mag worden. Dit kan van belang zijn als de journaalpost betrekking heeft op een aflopende verplichting. De ingangsdatum en de frequentie van het doorboeken kunt u per vaste journaalpost opgeven. U kunt daarbij kiezen om dit per jaar, kwartaal, maand of periode te doen. De basis vaste journaalpost blijft beschikbaar, zodat u op een later tijdstip de boekingen voor een volgend jaar kunt genereren. 21

22 Financiële modules Grootboek afletteren De module Grootboek afletteren is bedoeld om snel na te kunnen gaan waarom er een saldo op een grootboekrekening staat. Het saldo van een grootboekrekening is het totaal van de mutaties op een grootboekrekening. Maar welke mutaties bepalen het huidige saldo van de grootboekrekening? Op grootboekrekeningen waarop misschien één keer per maand geboekt wordt is dat eenvoudig na te gaan. Maar op andere grootboekrekeningen, zoals een grootboekrekening voor kruisposten, vinden vele mutaties plaats. Als er dan een saldo op staat wordt het veel lastiger om te bepalen door welke mutatie(s) het saldo wordt veroorzaakt. Behalve als u beschikt over de module Grootboek afletteren. Voor controledoeleinden is het programma Grootboek afletteren bijzonder waardevol. Accountants en administratiebeheerders kunnen in het programma Grootboek afletteren per grootboekrekening de mutaties die bij elkaar horen (zoals een opboeking en de bijbehorende afboeking), op het scherm tegen elkaar wegstrepen door er een aflettercode aan toe te kennen. De mutaties die na het wegstrepen overblijven zijn de mutaties die het huidige saldo van de grootboekrekening bepalen. Grootboek gladboeken Wilt u het saldo van (privé) grootboekrekeningen aan het einde van het jaar gladboeken? Vereenvoudig uw werkzaamheden door gebruik te maken van de module Grootboek gladboeken. Saldo grootboek automatisch overboeken Per grootboekrekening kan worden opgegeven naar welke rekening het saldo van bijvoorbeeld de privégrootboekrekeningen moet worden overgeboekt. Het gladboeken wordt tijdens de jaaraansluiting automatisch uitgevoerd. De journaalposten worden daarbij altijd in de laatste periode van het boekjaar geboekt. Flexibel invoeren en gladboeken Mochten er na de jaaraansluiting nog boekingen plaatsvinden op grootboekrekeningen, die gladgeboekt moeten worden, dan kan het programma Jaaraansluiting nogmaals uitgevoerd worden. Het actuele saldo zal alsnog worden gladgeboekt. Gladboeken in combinatie met kostenplaatsen en kostendragers Indien er gewerkt wordt met kostenplaatsen en/of kostendragers (module Projecten), en er is in combinatie met de (privé) grootboekrekening een saldo, dan worden de aan te maken journaalposten gesplitst naar kostenplaatsen en/of kostendragers. Rekening courant Met de module Rekening courant kan een rekening courant bijgehouden worden tussen twee (of meer) administraties. In de praktijk is dat bijvoorbeeld een rekening courant tussen een maatschap- en een privé-administratie of een rekening courant tussen twee ondernemingen. 22 Kenmerken rekening courant Rekening courant bijhouden tussen twee administraties. Rekening courant bijhouden tussen meer dan twee administraties. Visa versa boeken tussen twee administraties op dezelfde rekening courant. Boekingsregels op een rekening courant grootboekrekening worden automatisch doorgeboekt naar een andere administratie. Bij wijzigen of verwijderen van een originele rekening courant-boeking wordt de gekoppelde boeking in de andere administratie ook gewijzigd of verwijderd.

23 Financiële modules Storno- of tegenboekingen, met of zonder BTW-code, kunnen ook op de rekening courant geboekt worden. Automatische correctie als twee administraties niet hetzelfde aantal periodes hebben. Automatische correctie als het begin van de eerste periode niet overeenkomt. Indien het aantal periodes of het begin van de eerste periode van de boekhoudingen niet overeenkomen, wordt de periode waarin geboekt wordt automatisch berekend op basis van de opgegeven datum. Consolidatie Het komt regelmatig voor dat de cijfers van ondernemingen, die deel uitmaken van een fiscale eenheid, samengevoegd moeten worden in één administratie. Met de module Consolidatie kunt u alle afzonderlijke administraties integreren in één consolidatie administratie. De resultaten van een onbeperkt aantal administraties kunnen hierbij gecombineerd en getotaliseerd worden. Draai proef- en saldibalansen, kolommenbalansen, activa/passiva overzichten enz. uit met de cijfers getotaliseerd over de door u geselecteerde administraties. De oorspronkelijke administraties blijven intact. Het samenvoegen van administraties. Kenmerken consolidatie Historie van boekingen blijft bewaard in de consolidatieboekhouding. Consolidatieadministratie kan aangevuld of opnieuw opgebouwd worden. Journaalposten toevoegen aan de consolidatieadministratie blijft mogelijk. Per boekingsregel is zichtbaar uit welke administratie de regel afkomstig is. U kunt per administratie een deelnamepercentage invoeren. De valuta van de te consolideren administraties moeten gelijk zijn. Koppeling financieel Met de module Koppeling financieel kunnen een accountant en zijn cliënt samen aan een administratie werken, zonder dat ze op elkaar hoeven te wachten. Deze module is dan ook handig voor bedrijven die dagelijks factureren. Om uitwisseling mogelijk te maken is het van belang dat zowel de accountant als de ondernemer over deze module beschikt. De accountant controleert en de ondernemer werkt door De ondernemer voert zelf boekingen, debiteuren en crediteuren in en schrijft zijn administratie periodiek uit met Koppeling financieel. Hij stuurt het koppelingsbestand van de administratie automatisch per (of op bijvoorbeeld CD-R) ter controle naar zijn accountant. De accountant leest de administratie in met Koppeling financieel, controleert en corrigeert de administratie, verzorgt de BTW-aangifte, maakt een nieuw koppelingbestand aan en stuurt dat terug aan de cliënt. De cliënt is ondertussen gewoon doorgegaan met de invoer van boekingen in de volgende periode. Als de gecorrigeerde administratie terugkomt van de accountant leest de cliënt de gecorrigeerde gegevens in en werkt gewoon verder. De accountant controleert, terwijl de cliënt doorwerkt. Mutaties uitwisselen met verschillende databases De module Koppeling financieel biedt een oplossing wanneer de accountant Microsoft SQL als database heeft en de cliënt Interbase of visa versa. De koppeling is database onafhankelijk, waardoor u zonder problemen de mutaties kunt uitwisselen. 23

24 Financiële modules Een onmisbaar instrument voor kostenbeheersing. Budgetten Budgettering en controle op overschrijding van budgetten vormen een onmisbaar instrument voor kostenbeheersing. Budgetteren met imuis betekent dat u, per grootboekrekening(groep) per jaar/periode, de budgetten kunt vastleggen in bedragen en aantallen. De werkelijke cijfers van het huidige jaar kunnen overgenomen worden in het budget van het komende boekjaar met een procentuele aanpassing. Bij gebruik van de module Projecten kunnen de budgetten zelfs toegekend worden aan een combinatie van grootboekrekening/kostenplaats/kostendrager. Meestal worden alleen de baten- en lastenrekeningen gebudgetteerd en vergeleken met werkelijke cijfers, maar het is binnen imuis zelfs mogelijk om activa- en passivarekeningen te budgetteren. Overzichten kunnen op elk gewenst tijdstip op basis van uitgebreide selectiecriteria worden uitgedraaid, waarbij vergelijkingen kunnen worden gemaakt tussen het afgelopen, huidige en komende jaar. Op deze manier is snel inzicht te verkrijgen in het kostenverloop en kunnen de juiste maatregelen ter kostenbesparing worden genomen. Rapport grootboek budget Op dit rapport kunt u naast de werkelijke cijfers per grootboekrekening de budgetten afdrukken. Grootboek budget per periode Op dit rapport worden van iedere periode de werkelijke bedragen, de budgetten en de verschillen afgedrukt. Activa/passiva en winst/verlies met budgetten In combinatie met de module Verslaglegging kunt u op dit rapport van iedere verslagleggingsrekening de gekoppelde grootboekrekeningen met bedragen en aantallen afdrukken en vergelijken met de budgetten voor deze rekeningen. De bedragen worden voorafgegaan door de aangemaakte aanhefteksten. De kolommen Budget restant en Aantal restant geven het verschil weer tussen het gebudgetteerde bedrag/ aantal en het gerealiseerde bedrag/aantal. Budgetten invoeren. 24

25 Financiële modules Projecten (kostenplaatsen/kostendragers) Bedrijven die helder inzicht willen hebben in de samenstelling van kosten en opbrengsten kunnen gebruik maken van de module Projecten. In imuis zijn de begrippen kostenplaatsen en kostendragers algemene benamingen waarmee bedoeld wordt: afdelingen, projecten, filialen, orders, dossiers, machines, auto s, schepen, cursussen, bouwwerken, verkopers, landen, doelgroepen, business-units, rayons en dergelijke. Zo kunt u zelf bepalen welke bedrijfsonderdelen moeten worden gespecificeerd naar kosten en opbrengsten. U kunt eenvoudig de termen kostenplaats en kostendrager vervangen door vrije bedrijfsspecifieke teksten. Bijvoorbeeld Afdeling voor kostenplaats en Project voor kostendrager. Overal in het pakket wordt dan deze vrije tekst getoond. Automatisch invoeren U kunt aan elke grootboekrekening een voorkeurkostenplaats of -kostendrager koppelen, waardoor u het invoeren van journaalposten aanzienlijk versnelt. imuis maakt kosten en opbrengsten inzichtelijk, zelfs over de jaren heen. Variabele rapportage grootboek/kostenplaats/kostendrager Met dit rapport kunt u zelf overzichten samenstellen van projecten, afdelingen, districten en dergelijke. Elke variant die u maakt van dit rapport kan worden bewaard, zodat u de instellingen later weer kunt gebruiken. Enkele toepassingen van dit rapport zijn: Exploitatieoverzicht per afdeling van de afgelopen drie jaren. Resultatenoverzichten van filialen en districten. Kosten-batenanalyse van een machinepark. Opmaak kolommen bij Projecten. Boekingsverslag/journaal/grootboekkaart Op het boekingsverslag, het journaal en de grootboekkaarten worden ter controle de kosten plaatsen en kostendragers afgedrukt. Het terugvinden van een boeking wordt hierdoor vergemakkelijkt. 25

26 Financiële modules Historische mutaties kostenplaats en kostendrager Op dit rapport worden alle mutaties die betrekking hebben op de kostenplaats of kostendrager afgedrukt. Het rapport kan inzicht geven in resultaten per boekjaar, maar ook als de boekingen betrekking hebben op twee of meer boekjaren. Kosten en opbrengsten eindigen niet altijd per 31 december. Ook activa- en passivagrootboekrekeningen kunnen op dit rapport worden afgedrukt. Het voordeel is dat u in feite een complete saldibalans, of verslaglegging per kostenplaats of kostendrager kunt afdrukken. Informatie projecten Met behulp van de informatieschermen van de module Projecten kunt u vanuit de totalen de onderliggende informatie opvragen. imuis Informatie werkt volgens een piramidestructuur. Dit houdt in dat u vanaf het hoogste punt af kunt dalen naar de gegevens die tot het saldo geleid hebben. Dit principe blijft gehandhaafd tot op het niveau van de boekingsregel. U kunt zelfs een doorstart maken naar een boekingsregel om wijzigingen aan te brengen. Volledig geïntegreerd In combinatie met de module Budgetten, worden aan de informatieschermen en op de rapporten budgetvelden toegevoegd. Daarmee kunt u de werkelijke cijfers per kostendrager/kostenplaats vergelijken met de budgetten. In combinatie met de modules Offerte, Verkoop, Urenverantwoording en/of Inkooporder kunt u de offerte, order en urenregels verbijzonderen naar de kostenplaats en/of kostendrager. Toewijzing van kosten en opbrengsten. Kostenverdeling De module Kostenverdeling maakt het mogelijk om kosten achteraf toe te wijzen aan andere grootboekrekeningen of combinaties van grootboekrekeningen met kostenplaatsen en kostendragers. Dit kan bijvoorbeeld van pas komen als op het moment van verwerken van de boekingen nog niet duidelijk is op welke afdelingen, projecten, filialen, machines, en dergelijke de kosten of opbrengsten betrekking hebben. Er zou ook sprake kunnen zijn van algemene kosten, die volgens een bepaalde verdeelsleutel toegekend moeten worden aan de betreffende rekeningen. 26

27 Financiële modules Telebankieren De module Telebankieren bestaat uit drie onderdelen: het fiatteren van betalingen, het betalen van openstaande facturen en het geautomatiseerd inlezen van bankafschriften. Ondersteunde bestandsformaten voor betalingen en elektronische dagafschriften zijn: CLIEOP03, SWIFT MT940 en BTL91 (buitenlandse betalingen). Fiatteren van betalingen In imuis heeft u de mogelijkheid om aan te geven of betalingen gefiatteerd moeten worden. De openstaande posten worden pas beschikbaar voor betaling wanneer ze gefiatteerd zijn. Een medewerker kunt u benoemen tot budgethouder, die bevoegd is om betalingen te fiatteren, eventueel tot een maximum bedrag per transactie. Afschriften inlezen. Betalingen uitschrijven. Crediteuren betalen Met het programma Betalingen uitschrijven selecteert u openstaande facturen die betaald moeten worden. De posten kunnen enkelvoudig of verzameld betaald worden. Deelbetalingen, creditnota s en buitenlandse betalingen zijn mogelijk. Posten kunnen individueel of als verzamelpost per crediteur overgemaakt worden. U kunt tevens een deel van het openstaande bedrag overmaken. Verwerkingsdatum (maximaal 30 dagen) gebruiken waarmee u toekomstige betalingen kunt vastleggen. Bij overschrijding van de kredietlimiet van uw bankrekening volgt een waarschuwing. Facturen van crediteuren, die tevens debiteur zijn, met elkaar verrekenen. Creditnota s verrekenen. De omschrijving bij de betaling kunt u voorzien van het factuurnummer, de datum, het kenmerk, het crediteurnummer of de vaste omschrijving, zodat uw crediteur gemakkelijk de betaalde post kan traceren. Nooit meer handmatig de bank boeken! 27

28 Financiële modules Bankafschriften inlezen Vanuit de software van de bank(en) kunt u elektronische dagafschriften klaarzetten voor imuis. Door het geavanceerde herkenningssysteem zal imuis ervoor zorgdragen dat de afschriftregels in de boekhouding verwerkt worden. imuis neemt u zo veel werk uit handen. Met de banksoftware maakt u een afschriftbestand aan (bijvoorbeeld in Swift940 formaat). Met het programma Afschriften inlezen wordt dit bestand ingelezen. Tijdens het inlezen probeert imuis de juiste debiteur, crediteur of grootboekrekening en eventuele factuur te koppelen aan iedere afschriftregel. Alle regels die zijn ingelezen worden gemarkeerd als herkend, niet herkend of deels herkend. Alle afschriftregels kunnen door de gebruiker aangepast c.q. aangevuld worden met de ontbrekende informatie. Doorboeken van alle regels, die volledig zijn herkend of door de gebruiker als herkend zijn gemarkeerd, tot journaalposten. Bankafschriften en herkenningscodes Optimaliseer het herkennen van elektronische afschriftregels door te werken met herkenningscodes. Een herkende regel kan direct doorgeboekt worden naar de financiële administratie. Een deels of niet herkende regel moet handmatig verwerkt worden. De herkenningscodes worden in Afschriften inlezen gebruikt om afschriftregels die niet herkend worden voortaan wel automatisch te herkennen. U kunt bijvoorbeeld opgeven dat als het woord gas in de afschriftregel voorkomt, deze regel automatisch op de grootboekrekening voor 4150 gaslicht geboekt moet worden. Direct incasseren bij uw afnemers. Incasso Met het programma Incasso s uitschrijven kunt u debiteurenfacturen selecteren voor incasso. Deze module kunt u alleen in combinatie met de module Telebankieren gebruiken. De geselecteerde posten kunt u vervolgens uitschrijven naar een bestand (Clieop03) waarin alle incasso s staan die u heeft geselecteerd. Het aangemaakte bestand kunt u vervolgens inlezen in het telebankierprogramma van uw bank. In het onderdeel Grootboek van het programma Informatie kunt u de grootboekrekening(en) Incasso s onderweg bekijken evenals de saldi van de bankrekeningen. Omschrijving op het bankafschrift In de incasso-omschrijving wordt vastgelegd welke informatie op het bankafschrift wordt vermeld. U koppelt een incasso-omschrijving aan een bankrekening. Als u incasseert via deze bankrekening, dan zal de in de incasso-omschrijving vastgelegde informatie toegevoegd worden aan de incasso-opdracht(en) en op het bankafschrift vermeld worden. Gegevens als factuurnummer, kenmerk en omschrijving uit de geboekte factuur worden zo automatisch op het afschrift vemeld. 28

29 Financiële modules Kenmerken en controlerapporten incasso s uitschrijven U kunt kiezen of u openstaande posten als enkelvoudige incasso s verstuurt of als verzamelincasso. Bij enkelvoudige incasso s wordt er voor iedere geselecteerde openstaande post een aparte post aangemaakt in het incassobestand. Bij verzamelincasso s wordt van alle geselecteerde incasso s per debiteur één post aangemaakt in het incassobestand. Met het rapport Geselecteerde incasso s heeft u een overzicht van alle debiteur openstaande posten, die geselecteerd zijn om geïncasseerd te worden. Overzicht genereren van de openstaande posten van debiteuren die (nog) niet geselecteerd zijn voor betaling. Het rapport Incassobestand leest het Clieop03 bestand dat is aangemaakt met het programma Incasso s uitschrijven. Dit is een weergave van alle posten die geïncasseerd gaan worden. Een overzicht maken van de incasso s die u naar uw bank gaat verzenden. U kunt dit overzicht afdrukken en naar uw debiteur(en) sturen, zodat zij weten dat u gaat incasseren. Multirekening Met de module Multirekening kunt u afschriften van meerdere administraties in één keer inlezen. Deze module kunt u alleen in combinatie met de module Telebankieren gebruiken. De afschriftregels worden dan over de betreffende administraties en daarbinnen over de betreffende bankrekeningen verdeeld, ingelezen en verwerkt. U hoeft dan niet meer voor elke administratie apart het programma Afschriften inlezen te starten. Per administratie geeft deze module aan of er niet herkende regels in het bankafschrift staan. Dagafschriften in één keer voor meerdere administraties inlezen. Met deze module kunt u de bestandsformaten ERI, BRI en Swift940 van de Rabobank en MCR van de ABN-AMRO inlezen. 29

30 Algemene Basis financieel modules Rechten op stambestanden. Medewerker afscherming U kunt in imuis heel eenvoudig de toegangsrechten per gebruiker voor programma s en programma-onderdelen instellen in het programma Systeembeheer. De module Medewerker afscherming gaat nog een stap verder en biedt de mogelijkheid om per grootboekrekening, dagboek, kostenplaats en kostendrager toegangsrechten per gebruiker in te stellen. Het afschermen van specifieke onderdelen van de administratie wordt toegepast in bedrijven waar de ene afdeling geen informatie mag zien of afdrukken van een andere afdeling. Medewerking afscherming is de ideale module voor organisaties die een strikte functiescheiding hanteren. De afscherming in imuis is mogelijk op grootboekrekening, dagboek, kostenplaats en kostendrager. Een paar voorbeelden verduidelijken de werking van de module: Een gebruiker die alleen de kas en de bank mag boeken, krijgt alleen het dagboek Kas en het dagboek Bank te zien als hij het programma Boeken start. Als deze gebruiker alleen maar grootboekrekeningen in de kostensfeer mag boeken, dan worden de overige grootboekrekeningen voor deze gebruiker verborgen. Rechten in het programma Boeken. Multi-user Met imuis werkt u net zo gemakkelijk op één computer als in een grote multi-user omgeving. De module Multi-user maakt het mogelijk om met verschillende gebruikers gelijktijdig in dezelfde of verschillende administraties te werken, zonder dat dit ten koste gaat van de integriteit van de gegevens. In een multi-user omgeving kan met zowel een cliënt-server als via Terminal services gewerkt worden. Terminal services heeft als bijkomend voordeel dat u ook via Internet met imuis kunt werken. U kunt dan vanaf iedere computer met Internetaansluiting, overal ter wereld, uw boekhouding bekijken en bijwerken. 30 Database (DBMS) Een DBMS is een programma die de opgeslagen gegevens (database) van imuis beheert en optimaal beveiligen. Dit heeft een zeer positieve invloed op de stabiliteit van het pakket. U heeft de keuze voor de database Microsoft SQL of Interbase. U kunt de

31 Basis Algemene financieel modules keuze maken om de DBMS Interbase van Borland bij MUIS Software te bestellen of u schaft de module Multi-User aan zonder de DBMS. Deze dient dan reeds eerder of elders verkregen te zijn. Domeinen Hostingproviders en accountantskantoren met meerdere vestigingen profiteren van de module Domeinen omdat zij vanuit één imuis pakket verschillende pakketsamenstellingen kunnen aanbieden. Voordelen module Domeinen imuis hoeft slechts op één centrale server geïnstalleerd te worden. Iedere klant, afdeling of vestiging werkt in een eigen domein/omgeving. Domeinen zijn volledig onafhankelijk van elkaar. Back-ups van alle administraties van de verschillende domeinen kunnen gezamenlijk, maar desgewenst ook per domein, gemaakt en bewaard worden. Volledig geïsoleerde imuis omgevingen. Bij een nieuwe imuis-versie hoeft u maar één update te installeren, onafhankelijk van het aantal domeinen. Voor ieder domein dient een aparte registratiecode aangevraagd te worden bij MUIS Software. Met meerdere gebruikers tegelijk werken. Voorbeelden gebruik Domeinen Voorbeeld 1: Multi-organisatie voor hostingproviders. Een hosting provider installeert imuis op een centrale server. Voor iedere organisatie die gebruik wil maken van imuis wordt een eigen domein aangemaakt. Klanten van de provider kunnen met een Windows Terminal of Citrix-sessie inloggen en gebruik maken van imuis. Een klant kan alleen inloggen in zijn eigen domein. Domeinbeheerders kunnen op de centrale server de domeinen onderhouden. Zij hebben toegang tot alle administraties. Voorbeeld 2: Multi-vestiging voor accountantskantoren. Een accountantskantoor installeert imuis op een centrale server. Voor iedere vestiging die gebruik wil maken van imuis wordt een eigen domein aangemaakt. Binnen dit domein worden de administratie(s) van de vestiging gevoerd. U kunt imuis Online cliënten in een apart domein laten werken. Per domein (vestiging) kunt u in imuis Online het kleurenschema aanpassen en uw logo toevoegen. Medewerkers van een vestiging kunnen alleen inloggen in het domein waar zij rechten toe hebben. Iedere vestiging kan volledig zelfstandig functioneren, terwijl het hoofdkantoor toegang heeft tot alle administraties in alle domeinen. Clustering van meerdere kantoren in één domein middels subdomeinen. Starten met Domeinen U beschikt over een licentie imuis Basis financieel. Per vestiging of bedrijf dient het imuis-pakket besteld te worden. Na betaling ontvangt u een aparte registratiecode. Hiermee registreert u het nieuwe domein. Onderhoud is verplicht voor het gebruik van deze module. Vragen of ondersteuning van deze module geschiedt op basis van nacalculatie en valt dus buiten het onderhoudscontract. 31

32 Rapportages, conversies Basis en koppelingen financieel Flexibele opmaak rapporten. Aanpassen vaste rapporten Voor het aanpassen van rapporten in een andere taal of het verwijderen van velden is de module Rapport aanpassing beschikbaar. Bij deze module wordt een aantal rapporten in het Engels meegeleverd, zoals de proef- en saldibalans, de kolommenbalans, en de openstaande postenlijsten. Externe interface Via een zogenaamde blackbox kunnen andere softwarepakketten communiceren met het imuis boekhoudpakket. In de Black-box is alle kennis (business rules/rekenregels) opgeslagen waarmee een programma informatie uit imuis kan opvragen, verwijderen of muteren. Om softwarepakketten te integreren met het imuis boekhoudpakket zijn er include files (source) beschikbaar voor diverse ontwikkelomgevingen als Delphi en Dataflex. Ook is het mogelijk imuis met behulp van COM-objecten in bijvoorbeeld ASP toepassingen te integreren. Mogelijkheden Black-box Volledige integratie tussen imuis en imuis Online Internetboekhouden. Periodetotalen per grootboekrekening opvragen ten behoeve van de jaarrapportage. Journaalposten vanuit een factureerprogramma online verwerken binnen imuis. Debiteuren aanmaken in het eigen softwarepakket welke ook direct bijgewerkt worden in imuis. Urenboekingen laten invoeren via een ASP-oplossing die uiteindelijk in de imuis urenverantwoording worden vastgelegd. Mocht blijken dat een journaalpost vanuit een factureerprogramma niet volledig is, dan kan deze onvolledige journaalpost in imuis vastgelegd worden. Met de optie Onverwerkte journaalposten kan de journaalpost gecorrigeerd worden en alsnog doorgeboekt worden in de administratie. Alle informatie die aan imuis wordt aangeboden kan dus altijd gecontroleerd verwerkt worden. Het voordeel van een dergelijke koppeling is dat er niet gewerkt hoeft te worden met het uitschrijven en inlezen van ASCII bestanden. Deze optie is natuurlijk wel beschikbaar binnen het imuis pakket. Van alle wijzigingen, verwijderingen en invoer van nieuwe records binnen imuis wordt een historie bijgehouden. Dus als in een extern pakket bijvoorbeeld een bepaalde debiteur een aantal keer is aangepast kunt u dit in de historie altijd zien. Er wordt namelijk bijgehouden door wie, wanneer en met welk programma de wijzigingen zijn uitgevoerd. Directe koppeling met andere softwareoplossingen. 32

33 Basis Rapportages, financieel conversies en koppelingen XML-export De module XML-export maakt het mogelijk om de stamgegevens in een imuis administratie uit te schrijven in het standaard XML-formaat, zodat externe applicaties de stamgegevens gemakkelijk kunnen inlezen. Alle tabellen van imuis kunnen uitgeschreven worden als XML-bestand. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn als de externe software nog geen stamgegevens bevat, maar u kunt ook bijvoorbeeld uw debiteurenbestand exporteren naar een applicatie die met XML werkt. Export per toegevoegd/gewijzigd record Met de module XML-export kunt u nieuwe gegevens en wijzigingen in de stamgegevens (tabellen) van een administratie automatisch laten uitschrijven naar XML-berichten. De XML-berichten kunnen vervolgens (in)gelezen worden door externe software applicaties. U bepaalt zelf van welke tabellen er XML-berichten worden uitgeschreven bij toevoegingen of wijzigingen. Voor de ontwikkelaars van externe software zijn de XML-schema s van alle tabellen beschikbaar waarin de ontwerpen van de imuis XML-berichten en bestanden zijn vastgelegd. Exporteren van stamgegevens in XML-formaat. Volledige tabellen exporteren. Vrije selectie van te exporteren tabellen. Alleen nieuwe en gewijzigde stamgegevens exporteren. Ontwerp imuis XML beschikbaar voor ontwikkelaars. 33

34 Rapportages, conversies Basis en koppelingen financieel Externe rapportages en conversies De module Externe rapportages en conversies maakt het mogelijk om imuis te koppelen aan diverse jaarrapportage- en fiscale softwarepakketten. Ook kunt u moeiteloos complete administraties van andere pakketten converteren naar imuis administraties. Kijk voor meer informatie op Eenvoudig brieven maken en adressen uitwisselen. Office Koppeling Het programma Correspondentie geeft u de basis voor een eenvoudig, praktisch en kostenbesparend systeem. Met deze module wordt een koppeling verzorgd tussen uw boekhouding, het tekstverwerkingspakket Microsoft Word, Microsoft Outlook en het Windows Adresboek. Met het programma Correspondentie maakt u een directe koppeling met Word zonder dat er een conversie of export aan te pas komt. U kunt, terwijl u bijvoorbeeld in Word aan het werk bent, direct over uw debiteur- of crediteurgegevens beschikken en deze optimaal integreren in een brief of document. Zo heeft u altijd het juiste postadres van uw klanten bij de hand. Met het programma Relaties uitwisselen heeft u de mogelijkheid om alle adressen uit de administratie in uw Outlook (Express) adresboek te importeren. Zo heeft u altijd het juiste adres van uw klanten bij de hand. Microsoft Exchange Via de module Office Koppeling is imuis te koppelen aan Microsoft Exchange. Microsoft Exchange geeft mogelijkheden voor een bedrijf om te werken met gezamenlijke agenda s, adresboeken en . Door van deze mogelijkheden gebruik te maken kunt u in Outlook beschikken over de medewerkers, contactpersonen, prospects, crediteuren en debiteuren uit imuis. 34

35 Basis Voordelen financieel Voordelen van op een rij imuis kent een uniform toetsengebruik. Handig, want als u één programma kunt bedienen, kunt u ze allemaal bedienen. Aan de rapportage is veel zorg besteed. De datum, administratienaam, gebruiker, het bladnummer, een tekstregel in de vorm van een watermerk en dergelijke staan altijd op dezelfde plaats. Opgegeven selecties zijn ook zichtbaar op het rapport. Nummer en naam van de administratie waarin u werkt staan op ieder scherm. imuis biedt een volledige controle op de invoer van stamgegevens: de gegevens van debiteuren, grootboekrekeningen en dergelijke kunnen ten allen tijde aangevuld en gewijzigd worden. Van al deze wijzigingen wordt een historie bijgehouden. Het programma Boeken van imuis is voorzien van een grote hoeveelheid controles, waardoor de kans op fouten aanzienlijk verkleind wordt. Werken met imuis is snel, plezierig en vooral eenvoudig! Probeer het zelf! Bekijk de demo op Tot slot Deze brochure biedt u informatie over de mogelijkheden van imuis Basis financieel en de aanvullende modules. Het pakket bestaat uit een combinatie van geavanceerde techniek en doordachte functionaliteit. Dit alles gebaseerd op jarenlange ervaring van MUIS Software met het ontwikkelen van professionele administratieve software. Mocht u nog vragen hebben naar aanleiding van deze brochure, neemt u dan gerust contact met ons op via telefoonnummer of stuur een naar [email protected]. Wij helpen u graag op weg om uw financiële administratie helder vorm te geven. Niet voor niets zijn wij gespitst op úw cijfers! Technische specificaties kunnen zonder aankondiging aan wijzigingen onderhevig zijn. 35

36 MUIS Software Rijksstraatweg LB Heemskerk Telefoon: (0251) Telefax: (0251) Internet: