De Kocon Internet Portal regelt de uitwisseling van gegevens tussen uw website en Kocon. Het volgende schema laat zien hoe dat werkt.

Transcriptie

1 Wat is de Kocon Internet Portal De Kocon Internet Portal is een mogelijkheid om gegevens die u over verzorgers in Kocon bewaart via internet met anderen te delen. Zoals u uw gegevens van uw bankrekening kan raadplegen via internet, kan ook informatie uit Kocon worden ingezien. En, net zoals bij uw bank, doet men dat in de regel vanuit een exclusief en beveiligd deel van de website. Maar de Kocon Internet Portal biedt ook de mogelijkheid om gegevens aan te passen en terug te geven aan Kocon, b.v. een adreswijziging. Hoe werkt de Kocon Internet Portal De Kocon Internet Portal regelt de uitwisseling van gegevens tussen uw website en Kocon. Het volgende schema laat zien hoe dat werkt. ouders planner / grafische voorkant website Kocon technische achterkant informatie informatie HHB Webportal vraag-antwoord database Kocon database U kunt hiervoor gewoon uw bestaande website gebruiken. Uw website-bouwer moet daarin dan wel iets aanpassen. De Kocon Internet Portal voorziet erin dat dit voor u geruisloos verloopt door actieve ondersteuning van uw website-bouwer door specialisten van Kocon. U moet alleen bepalen welke informatie u via uw website wilt ontsluiten en hoe dit qua vormgeving gepresenteerd moet worden. NB Ondanks de aangeboden hulp, heeft de ervaring inmiddels uitgewezen dat niet alle web-ontwikkelaars erin slagen om de technische achterkant van de website te maken; speciaal hiervoor zijn z.g. website developers prefab kits ontwikkeld (zie bijlage voor meer informatie!). 1

2 Onderstaande screen print laat d.m.v. een voorbeeld website zien hoe NAW-gegevens van een klant opgeroepen en gepresenteerd kunnen worden. U kunt kiezen uit een grote hoeveelheid gegevens uit Kocon die u via uw website beschikbaar wilt stellen. Het is raadzaam om daar goed over na te denken. Maar vooral ook over de gegevens die u door anderen wilt laten wijzigen en toevoegen. De Kocon Internet Portal biedt de mogelijkheid om gewijzigde gegevens eerst te bewaren in een autorisatiescherm (zie onderstaande screenprint). Na een goedkeuring van iemand van uw organisatie kunnen ze dan definitief worden toegelaten in Kocon. 2

3 Wat Kan je met de Kocon Internet Portal Met de Kocon Internet Portal kan heel veel van de informatie die in Kocon bewaard wordt via de website uitgewisseld worden. Wij beperken ons nu tot een paar voor de hand liggende voorbeelden, om aan het einde een samengevatte opsomming te geven van de functies die via de website beschikbaar gesteld kunnen worden. In de screenprints op deze pagina is te zien hoe een verzorger de wachtlijstgegevens en vervolgens de plaatsingen van zijn kind kan oproepen en inzien 3

4 In de onderstaande screenprint is te zien hoe een ouder een overzicht kan krijgen van zijn facturen en de betalingen die daarop gedaan zijn En de factuur in de oorspronkelijk opmaak is slechts één klik verder. 4

5 Voor de volledigheid merken wij op dat u zelf bepaald hoe het er allemaal uit komt te zien. De manier waarop het hier is gepresenteerd is slechts een voorbeeld. De vorige voorbeelden gingen vooral over informatie geven. Het volgende voorbeeld laat zien hoe een ouder zijn adres zelf kan aanpassen. Ten slotte laten we zien hoe ouders zich via de website kunnen inschrijven. Deze inschrijving kan zonder enige handling in Kocon worden ingelezen. 5

6 Samenvattend komen de volgende informatiegroepen in aanmerking om via uw website uitgewisseld te worden: - Stamgegevens verzorgers - Stamgegevens kinderen - Wachtlijstgegevens kinderen - Plaatsingsgegevens kinderen - Extra dagdelen en afwezigheid - Factuurgegevens - Bezettingsinformatie groepen/locaties Zouden uw wensen niet door deze standaardmogelijkheden worden gedekt, dan kunnen altijd nog op uw verzoek gegevens aan dit lijstje worden toegevoegd. Wat zijn de voordelen van de Kocon Internet Portal De voordelen van de Kocon Internet Portal kan men vinden op drie terreinen. Uw klant gaat uw internet portal waarderen omdat hem dat de mogelijkheid geeft om veel informatie die hem direct aangaat te krijgen op het moment en op de plaats die hem uitkomt. Tot nu toe is hij daarvoor afhankelijk van hulp van uw medewerkers en dus ook van hun bereikbaarheid. Uw personeel gaat de internet portal waarderen vanwege het vele routinematige werk dat hen uit handen wordt genomen. Denk maar eens aan klanten die zelf adreswijzigingen doorvoeren, inschrijfformulieren die niet meer ingevoerd hoeven worden etc. En, heeft u er wel eens aan gedacht hoe veel werk er wegvalt als u facturen digitaal op de webportal stuurt; geen printen, vouwen, couverteren en frankeren meer! Uw portemonnaie gaat de internet portal vooral waarderen door het enorme potentieel aan besparingen op operationele kosten. U kunt bijvoorbeeld op de directe digitale verwerking van 100 inschrijfformulieren ca. 333 besparen. Vermenigvuldig deze honderd met het aantal dat bij u actueel is en wat moeten wij u nog meer vertellen? 6

7 Bijlage: Website developers prefab kit Wat is het Een website developers prefab kit kunt u zien als een kant-en-klare inbouw motor voor uw website (de technische achterkant ). Deze motor draagt zorg voor de correcte verwerking van alle informatieverkeer van en naar Kocon voor uw website. Uw eigen website ontwikkelaar kan zich hierdoor volledig concentreren op de grafische vormgeving van uw website. Hij hoeft slechts nog de bedieningsinstrumenten (schermen en velden) te ontwerpen en deze te linken aan de motor. De kits zijn ontwikkeld in nauwe samenwerking met een ervaren webontwikkelaar en HHB staat daarom garant voor de goede werking van de software. Zodoende kunt u uzelf en uw website ontwikkelaar veel tijd en zorgen besparen. Website developers prefab kits komen vooralsnog in drie varianten. Hierna wordt per variant aangegeven welke functies die behelst. 1 Website developers prefab kit basis Functies voor nieuwe ouders/verzorgers: - Inschrijven - Optionele -bevestiging van de inschrijving zowel naar de ouder als naar de organisatie* Functies voor bestaande ouders/verzorgers: - Aanmelden - Aanvragen gebruikersnaam en wachtwoord - Doorgeven adres indien nog niet in Kocon ingevoerd (benodigd voor gebruikersnaam) - Aanvragen wijziging bestaande kinderen / inschrijven nieuwe kinderen - Optionele -bevestiging van de inschrijving zowel naar de ouder als naar de organisatie* - Adres wijzigen - Inzien wachtlijst en plaatsingsgegevens Functies voor beheerders: - Beheren en toekennen van gebruikersnamen en wachtwoorden - Synchroniseren van vestigingsgegevens tussen Kocon en website i.v.m vestigingskeuze in inschrijfformulier - Diverse instellingen voor inschrijfformulieren en s - Alarmerings- s indien de Kocon-connectie of de database niet actief/bereikbaar is* Functies m.b.t. inschrijvingen (KDV/PSZ): - Inschrijvingen KDV en PSZ direct naar de autorisatiescherm van Kocon - Instellen extra opties voor KDV/PSZ m.b.t. vrije veld van de wachtlijst - Mogelijkheid voor 2 e keuze (maakt een tweede wachtlijst aan) - Vestigingselectie via regio s, stad, of 1 lijst met alle vestigingen* 7

8 2 Website developers prefab kit BSO - Inschrijvingen BSO direct naar autorisatiescherm van Kocon - Koppeling van scholen aan locaties voor sturing bij keuze locatie* - Selectie van meerdere vestigingen per school* - Maximaal 5 vrij te definiëren wachtlijsten voor b.v. voor-, tussen- en naschoolse 3 Website developers prefab kit extra - Mutaties online beheren (aanpassen, verwijderen) en doorvoeren naar autorisatiescherm van Kocon - Beheer door meerdere beheerders (vergrendeling van geopende mutaties)* - Bevestiging door ouder van inschrijvingen en (adres)wijzigingen m.b.v. een code uit de bevestigingsmail van de organisatie* * Dit zijn functies binnen de website; d.w.z. dat zij geen relatie hebben met functies uit Kocon In de planning staat ook de ontwikkeling van een prefab kit in relatie tot de BSO Activiteitenplanning. Specificaties van deze kit zijn helaas op dit moment nog niet beschikbaar. 8