Prestatie-proposalmanagement

Transcriptie

1 Prestatie-proposalmanagement Janneke Orriëns Prestatie-proposalmanagement Sales (account management, business development) Een opportunity is bekend..dus we starten een het doel is een Bid Project / Contract met als onderdeel, het opleveren van een Proposal 1

2 Bids versus Proposals Proposalmanagement focust op het proposaldocument, om: je organisatie goed te positioneren bij de klant de opportunity dichter naar de opdracht te brengen proposalmanagementtechnieken om dit te bereiken Bidmanagement focust op: management van het proces, vanaf het moment dat een opportunity gekwalificeerd is tot en met gunning ervoor zorgen dat review- en approvalprocessen worden gevolgd managen van meerdere werkprocessen gedurende het proces, waaronder proposal management Proposal- en bidmanagement is niet: Sales ondersteunen om een opportunity te ontdekken het contract onderhandelen het presentatieteam leiden (of de interviews doen) Strategie ontwikkelen De 3 C s Customer PROPOSAL Competition Capability Waarom wij, waarom niet zij? Drie vier thema s 2

3 Customer - Doelstellingen Bron: Europese aanbesteding Hanzehogeschool Groningen Customer: Vorm een beeld bij de offerte-aanvraag o Organisatie Wat speelt er binnen deze organisatie: wat is hun boodschap & wat zijn de bedreigingen? o Deze opportunity Wat is de reden achter deze offerte-aanvraag? Bestaat er een noodzaak? Wat is de impact als dit niet doorgaat? o Op zoek naar de bron Stijl, proces, technisch of inkoop Waarom willen we graag samenwerken met deze klant? 3

4 Capability De Opdracht Bron: Europese aanbesteding Hanzehogeschool Groningen Capability Zoek de match tussen De Doelstellingen, De Opdracht en jouw unieke expertise De Doelstellingen en De Opdracht Unieke expertise Potentiële Problemen

5 Competition RAVA planning Jouw bedrijf Uitbuiten Afzwakken Concurrent 1 Afzwakken Uitbuiten Afzwakken Uitbuiten Niets doen Afzwakken Uitbuiten Zoek je discriminators 1 woord (die aantonen dat jij de expert bent!) Feature Aspect van je aanbieding (terms & conditions, prijs, maat, gewicht, kleur etc.) Advantage Feature van je aanbieding, wat in jou opinie, een voordeel (benefit) is voor de klant Differentiator Feature van je aanbieding die onderscheidend is (differs) van de concurrentie (USP - Unique Selling Proposition) Benefit Het resultaat voor de klant bij het gebruik of toepassen van jou feature Discriminator Differentiator in jouw oplossing, die naar mening van de klant, een voordeel geeft (benefit) (UBP - Unique Buying Proposition) 5

6 Een effectieve strategie Brengt meer dan de basis o diensten o resources (kennis/vaardigheden, uitrusting, etc.) o (financiële) eisen, (kwaliteits-)certificaten en creëert echte meerwaarde o toont je expertise o onderbouwt door de kansen die alleen jouw bedrijf kan bieden o en onderscheidt je van de concurrentie To be persuasive, we must be believable. To be believable, we must be credible. To be credible, we must be truthful. Edward R. Murrow

7 Storyboarding vertaal je strategie naar de aanbieding Waarom storyboarding? Elk onderdeel wordt geëvalueerd door de klant ~ Elk onderdeel biedt de kans om jouw meerwaarde aan de klant te presenteren. ~ Binnen elk onderdeel, loop je het risico je meerwaarde te ontkrachten of niet te voldoen aan de vraag. ~ Elk antwoord of uitspraak binnen je aanbieding moet doordacht zijn. 7

8 Prestatie-storyboarding? Mark Twain ontving ooit het volgende telegram van zijn uitgever: NEED 2-PAGE SHORT STORY TWO DAYS. Zijn antwoord: NO CAN DO 2 PAGES TWO DAYS. CAN DO 30 PAGES TWO DAYS. NEED 30 DAYS DO 2 PAGES. 8

9 Stel vragen over vragen voordat je gaat schrijven Waarom is dit een risico? Ligt dit risico echt buiten onze invloedssfeer? Kunnen we onze oplossing SMART maken? Wat gebeurt er als we dit niet doen? Kunnen onze concurrenten dit ook? Welke differentiator kunnen we introduceren? Wat nog meer? Wat nog meer? Inhoud op hoofdlijnen sectie 1. Risk assessment 2. Value Added Plan 3. Scope 4. Planning kernboodschappen eigenaar # woorden/ pagina s afbeeldingen Expert, Ervaring project, fusie (bij concurrent), Pieter Hogere klanttevredenheid door voorraad houden, Concurrentie fusie Projectdoelstellingen HH, KPI s klanttevredenheid, indirecte kosten Pieter 2 pagina s n.v.t. Menno 2 pagina s n.v.t. Johan 1 pagina 1 afbeelding Heldere mijlpalen, ruimte voor bijsturen, realistisch Annette 1 pagina n.v.t. 9

10 De klant biedt weinig structuur, dus die moet je zelf creëren 1. SMART of MAGIE 2. Minto s pyramide-principe Optie 1: SMART of MAGIE SMART S: Specifiek MAGIE M: Meetbaar en eenduidig bespreekbaar M: Meetbaar A: Acceptabel, want haalbaar A: Ambitieus G: Gecommuniceerd met betrokkenen R: Realistisch I: Inspirerend, want uitdagend T: Tijdsgebonden E: Enthousiasmerend en engagerend 10

11 Optie 2: Minto s pyramide principe kernboodschap Waarom zo? Hoe? So what? Situatie Complicatie Antwoord Waarom? Uitputtend en zonder overlap Bron: Barbara Minto, The Minto Pyramid Principle Minto International, London, Voorbeeld: Brief van een vriendin Beste Annette, Herinner je je afgelopen zaterdag toen ik in het park aan het spelen was met mijn vriend en dat jij naar ons toe kwam; hij vertelde me, dat toen ik me omkeerde, jij hem kuste!? En ook, op zondag wanneer je naar mijn huis kwam en mijn moeder een broodje tonijnsalade voor de lunch maakt en jij zei: Bah! Dat is de meest vieze salade die ik ooit heb gegeten!? En gisteren, toen mijn kat langs je been liep, gaf je haar een trap en dreigde je dat je je hond Monster op haar af zou sturen? Om al deze redenen, haat ik je, en wil ik niet meer je vriendin zijn. Margriet 11

12 Zou dit niet veel duidelijker zijn? kernboodschap Beste Annette, IK HAAT JE. Hier zijn mijn redenen: 1. Je hebt geprobeerd mijn vriendje te stelen. 2. Je hebt mijn moeder beledigd. 3. Je hebt mijn kat bang gemaakt. onderbouwing Het Pyramide-principe samengevat 1. Kernboodschap: Benoem eerst de kernboodschap, voordat je in detail gaat 2. Vragen: Stel vragen voor je antwoorden geeft (zelfs als is dat alleen in gedachten) 3. Pyramide: Gebruik een vraag/antwoordproces volgens de pyramide-structuur 12

13 De filosofen over prestatieproposalmanagement Het grootste gevaar is niet dat we onze doelen te hoog stellen en niet behalen, maar dat we ze te laag stellen en wel behalen. Tactiek is niet je man uitschakelen of zo. Nee, het is weten waar je mee bezig bent. Michelangelo Johan Cruijff Het geheim van niet te boeien is uitvoerig te zijn. Voltaire Keep in touch! 13

14 14