Best Value Procurement Prestatieinkoop. Een introductie

Transcriptie

1 Best Value Procurement Prestatieinkoop Een introductie Hans Spitsbaard Breda, 17 januari 2013

5 5

6 VAN KOSTENREDUCTIE NAAR WAARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING 1. Concurrentiestellen is de meest favoriete inkooptechniek 2. Het bundelen van inkoopvolume is de meest favoriete sourcingstrategie 3. Sourcing modellen ziet men niet meer als middel maar als doel 4. Betalingstermijnen worden opgerekt en bij betaling wordt een betalingskorting ingehouden 5. Inkopers hebben een dominante focus op inkoopbesparingen 6 VAN KOSTENREDUCTIE NAAR W AARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING (C) 2012 PBSRG / SCENTER

7 VAN KOSTENREDUCTIE NAAR WAARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING Andere voorbeelden van doorgeschoten inkoopenthousiasme Thuiszorg Schoonmaak. Gehandicaptenvervoer Contract catering Streekvervoer Uitzendwereld In tal van sectoren sprake van uitholling van marges en kwaliteit van werk 7 VAN KOSTENREDUCTIE NAAR W AARDECREATIE IN INKOOP: AANLEIDING (C) 2012 PBSRG / SCENTER

8 Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients SUPPLY CHAIN: WE WERKEN IN SILO S 30 K Foot level Technical Details 8 SUPPLY CHAIN: W E W ERKEN IN SILO S (C) 2012 PBSRG / SCENTER

9 HET PROBLEEM IS NIET HET AANBESTEDEN MAAR DE WIJZE WAAROP ER AANBESTEED WORDT!!

11 H E T K A N E N M O E T A N D E R S

12 W I E W E E T B E T E R H O E D E K L U S G E D A A N M O E T W O R D E N, D E L E V E R A N C I E R O F D E K L A N T?

13 W I E Z O U E R D A N E I G E N L I J K M E E R M O E T E N P R AT E N E N W I E Z O U E R M E E R M O E T E N L U I S T E R E N?

17 H O E H E R K E N N E N W E E E N G O E D E G I D S?

18 HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (HET BEKLIMMEN VAN EEN BERG ) Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Scenario B Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen 18 HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (C) 2012 PBSRG / SCENTER

20 INVLOED BEPALEN VAN MINIMALE STANDAARD De maximale prestatie die ik ga leveren Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens 20 INVLOED BEPALEN VAN MINIMALE STANDAARD (C) 2012 PBSRG / SCEN TER

23 D E M E T H O D I E K VA N P R E S TAT I E I N K O O P

25 DOMINANTIE IN SCORES Dominant Matig tot Neutraal Redelijk tot Dominant Slecht slecht goed Goed De scores moet opdrachtgever kunnen beargumenteren op basis van dominante verifieerbare informatie! 25 DOMINANTIE IN SCORES (C) 2012 PBSRG / SCENTER

26 GUNNINGSPROCES Voorbereiding Ontvangst inschrijvingen door leveranciers Prijs RAVA-plan Aanbodscope Planning Fase 1 Gunningsproces Beoordeling van - RAVA-plan (één beoordelingscijfer) - Scope - Planning Puntentotaal van elke inschrijver in fase 1 Fase 2 Schifting inschrijvingen op basis van minimum aantal beoordelingspunten in fase 1 Uitnodigen inschrijvers voor interviews Uitsluiten inschrijvers beneden minimumeis Fase 3 Interviews met sleutelpersonen Fase 4 Gunnen op waarde Ranking inschrijvers die voldoen aan minimumeis op basis van: Prijs RAVA-plan Aanbodscope Planning Interviews Pre award fase Uitvoering 26 GUNNINGSPROCES (C) 2012 PBSRG / SCENTER

28 BEOORDELING VAN KWALITEITSPLANNEN Criteria Aandachtspunten Doelstelling Opdrachtgever Risico- en kansendossier (kwaliteitscriterium) Aanbodscope (kwaliteitscriterium) Planning (kwaliteitscriterium) - Identificatie belangrijke risico s Opdrachtgever en identificatie belangrijke risico s Opdrachtnemer en identificatie kansen - Identificatie effectieve beheersmaatregelen - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Passend binnen de doelstellingen en randvoorwaarden (kaders) van de Dienstverlening - Visie op en aanpak van uitvoering van de Dienstverlening - Identificatie belangrijkste activiteiten inzake uitvoering Dienstverlening met onderscheid: o activiteiten voor Opdrachtnemer en o activiteiten voor Aanbesteder - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Identificatie van: o activiteiten o kritieke pad o mijlpalen - Consistentie met het ingediende risicoen kansendossier Risico s die gealloceerd zijn bij Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont met het risicoen kansendossier aan dat hij de scope van de Dienstverlening (en de daarmee samenhangende risico s) doorgrondt en beheerst en kansen maximaliseert om waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de Dienstverlening voorbij de aanbodscope Inschrijver toont met het scope-document (Aanbodscope) aan hoe hij de Dienstverlening voor de Opdrachtgever vormgeeft ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de doelstellingen van de Dienstverlening van Aanbesteder kan realiseren Inschrijver toont met een realistische planning aan dat Dienstverlening op 11 december 2011 volledig is geïmplementeerd. 28 BEOORDELING VAN KW ALITEITSPLANNEN (C) 2012 PBSRG / SCENTER

30 VOORBEELDEN R I S I C O : V E R G U N N I N G I S N I E T T I J D I G V E R K R E G E N 1. Plan inschrijver 1 We gaan direct na gunning met de opdrachtgever en de stakeholders om tafel zitten. We schrijven op basis van dat overleg een notitie die we vervolgens gaan bespreken. Doelstelling is om samen een beeld te hebben van de taak die voorligt. 2. Plan inschrijver 2 Uit onze analyse van de vergunningen en de referentiefasering blijkt dat de kapvergunning in de gemeente Wageningen kritiek is. We zullen in onze fasering aan de zuidzijde van het werk starten, waardoor 3 maanden extra tijd is om de kapvergunning te verkrijgen. 30 VOORBEELDEN (C) 2012 PBSRG / SCENTER

34 BEOORDELINGSMECHANISME Consensus score per criterium Proposal Contracting Officer Prijs RAVA Plan, Scope & planning Leden van het beoordelend comité 34 BEOORDELINGSMECHANISME (C) 2012 PBSRG / SCENTER

36

37 MEER INFORMATIE?

38 E e n p r a k t i j k v o o r b e e l d O n d e r h o u d t r a m s ( 8 j a r i g c o n t r a c t )

40 DE TOP VAN DE BERG.. 1. Bestuur Regio Utrecht (BRU) zoekt een prestatiegerichte contractpartij die het wagenpark van de sneltram Utrecht- Nieuwegein/IJsselstein (SUNIJ) zodanig onderhoudt dat er voldoende trams beschikbaar zijn en blijven om de SUNIJdienstregeling, gedurende de looptijd van de Overeenkomst, veilig uit te voeren, waarbij procesoptimalisatie leidt tot forse kostenverlaging voor BRU en er een hoog serviceniveau geleverd wordt dat inzichtelijk is voor BRU. 2. BRU is en blijft eigenaar van het onderhoudsconcept 40 PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

41 VRAAGSCOPE De Dienstverlening betreft in ieder geval, maar niet per definitie beperkt tot, het regulier periodiek onderhoud, reparaties en revisies van 27 hoge vloer gelede trams (SIGtrams) en 18 Spitstrams Prestatieniveau is beter dan het huidige prestatieniveau en te allen tijde inzichtelijk voor BRU Onzekerheden worden vroegtijdig succesvol gemanaged Bovengemiddelde aandacht voor veilig werken 41 PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

42 WERKZAAMHEDEN (in ieder geval) Uitvoeren van het voorgeschreven preventief periodiek onderhoud, Managen en uitvoeren van voorgeschreven revisies van bepaalde hoofdonderdelen Herstellen van voertuigdefecten die zich voordoen gedurende exploitatie, repareren van schade door vandalisme, ongevallen in het verkeer, ongevallen op het spoorbaanvak Voorkomende rangeerwerkzaamheden, uitvoeren van testritten, afslepen defecte voertuigen Afhandelen en optreden bij calamiteiten (techniek) i.s.m. calamiteitendienst vervoerder Magazijnbeheer inclusief beheer van hoofdonderdelen, handling van alle onderdelen en wisseldelen, inclusief reparatie en aanschaf Beheer (eigen) werkinstructies Voorstellen doen voor optimalisatie van voorgeschreven onderhoud en revisies Verzorgen van periodieke managementrapportages over geleverde onderhoudsprestatie Leveren van belangrijke bijdrage aan de totstandkoming van een Veiligheidszorgsysteem voor rollend materieel 42 PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

46 BEOORDELING VAN KWALITEITSPLANNEN Criteria Aandachtspunten Doelstelling Opdrachtgever Risico- en kansendossier (kwaliteitscriterium) Aanbodscope (kwaliteitscriterium) Planning (kwaliteitscriterium) - Identificatie belangrijke risico s Opdrachtgever en identificatie belangrijke risico s Opdrachtnemer en identificatie kansen - Identificatie effectieve beheersmaatregelen - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Passend binnen de doelstellingen en randvoorwaarden (kaders) van de Dienstverlening - Visie op en aanpak van uitvoering van de Dienstverlening - Identificatie belangrijkste activiteiten inzake uitvoering Dienstverlening met onderscheid: o activiteiten voor Opdrachtnemer en o activiteiten voor Aanbesteder - SMART omschreven - Ambitie en commitment - Identificatie van: o activiteiten o kritieke pad o mijlpalen - Consistentie met het ingediende risicoen kansendossier Risico s die gealloceerd zijn bij Opdrachtgever minimaliseren t.b.v. het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont met het risicoen kansendossier aan dat hij de scope van de Dienstverlening (en de daarmee samenhangende risico s) doorgrondt en beheerst en kansen maximaliseert om waarde toe te voegen aan de doelstellingen van de Dienstverlening voorbij de aanbodscope Inschrijver toont met het scope-document (Aanbodscope) aan hoe hij de Dienstverlening voor de Opdrachtgever vormgeeft ten behoeve van het realiseren van de doelstellingen van de Dienstverlening Inschrijver toont aan dat hij de opdracht doorgrondt en met zijn oplossingsrichting de doelstellingen van de Dienstverlening van Aanbesteder kan realiseren Inschrijver toont met een realistische planning aan dat Dienstverlening op 11 december 2011 volledig is geïmplementeerd. 46 PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

48 GUNNINGSPROCES (OPENBARE PROCEDURE) Voorbereiding Ontvangst inschrijvingen door leveranciers (iedereen mag inschrijven) Prijs RAVA-plan Aanbodscope Transitie- Planning Fase 1 Beoordeling van - RAVA-plan (één beoordelingscijfer) - Scope - Transitieplanning Puntentotaal van elke inschrijver in fase 1 Gunningsproces Fase 2 Schifting inschrijvingen op basis van minimum aantal beoordelingspunten in fase 1 Uitnodigen inschrijvers voor interviews Uitsluiten inschrijvers beneden minimumeis Fase 3 Interviews met sleutelpersonen Fase 4 Punten toekennen aan prijs Ranking inschrijvers die voldoen aan minimumeis op basis van: Prijs RAVA-plan Aanbodscope Transitieplanning Interviews Pre award fase Uitvoering 48 PRAKTIJKVOORBEELD (C) 2012 PBSRG / SCENTER

50 PLANNING activiteit startdatum einddatum Publicatie aankondiging opdracht dinsdag 26 april 2011 Marktinformatiebijeenkomst 1 dinsdag 17 mei 2011 (13:00-17:00 uur) Locatiebezoek woensdag 1 juni 2011 (09:00-12:00) Marktinformatiebijeenkomst 2 woensdag 1 juni 2011 (14:00-17:00 uur) Nadere inlichtingen/stellen van vragen woensdag 18 mei 2011 woensdag 8 juni 2011 Uiterste datum van inschrijving donderdag 7 juli 2011 (vóór 14:00 uur) Beoordeling plannen in inschrijvingen maandag 11 juli 2011 woensdag 13 juli 2011 Interviews maandag 25 juli 2011 vrijdag 29 juli 2011 Voornemen tot gunning (inclusief Alcateltermijn) donderdag 4 augustus 2011 maandag 22 augustus 2011 Pre-awardfase d onderdag 4 augustus 2011 donderdag 15 september 2011 Definitieve gunning donderdag 15 september 2011 donderdag 15 september 2011 Transitiefase donderdag 15 september 2011 zondag 11 december PRAKTIJKVOORBEELD C) 2012 PBSRG / SCENTER

52 52

53 53

54 54

55 55

56

57 57

58 58