Best Value in een notendop. Wiebe Witteveen 1 december 2016

Transcriptie

1 Best Value in een notendop Wiebe Witteveen 1 december 2016

2

3 Supply Chain: We werken in silo s 30 K Foot level Planning / Programming Designer Contracting Contractors Suppliers Clients Technical Details

4 Het probleem is niet het aanbesteden (of inkopen) maar de wijze waarop er aanbesteed/ingekocht wordt!!

5 Prestatie inkoop/best value procurement 98% op tijd, volgens budget en tevreden klant 5% toename van winst bij de leveranciers hoge kwaliteit en lage prijs gaan hand-in-hand validiteit onderzoek sinds projecten $4.4 miljard Diensten & Bouw

6 Wie weet beter hoe de klus gedaan moet worden, de leverancier of de klant?

7 Wie zou er dan eigenlijk meer moeten praten en wie zou er meer moeten luisteren?

8 Micro-management

9 Transitie Managen Reguleren Controleren Observeren Luisteren Afstemmen vinden van een expert binnen plafondbedrag verantwoordelijkheid neerleggen waar hij hoort de expert zijn werk laten doen

10 INVLOED VAN BEPALEN MINIMALE STANDAARD De maximale prestatie die ik ga leveren Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 4 Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens 1

11 EMVI: zware weging op kwaliteit prijs kwaliteit prestatie-onderbouwing (15% van het plafondbedrag) risicodossier (15% van het plafondbedrag) kansendossier (15% van het plafondbedrag) interviews met sleutelfunctionarissen (25% van het plafondbedrag)

12 Het proces

13 Het gaat om de uitvoering!!!!

14 Misverstand: Best Value maakt het project duurder Prijs van de winnaar Laagste prijs na laagste prijs na laagste prijs 3 5 Kwaliteitspositie van de winnaar 3e 2e 1e 100% van de winnaars bij Best Value-projecten zitten in de prijs top 3 En: de winnaar heeft in 12 projecten tevens de laagste prijs!! (=43%) de winnaar heeft in 20 projecten de laagste of de 1-na-laagste prijs (=71%) Bron: projecten Van de Rijt & Witteveen

15 Prestatie-inkoop=> differentieert de aanbieders/aanbiedingen maakt gebruik van experts (hoef je niets te vertellen) geen beloftes, maar verifieerbare prestatiemeting risico s managen vooruit gepland (en gekeken) proactief laat de aanbieder vertellen wat die gaat doen inspanning begint laag inkoop is procesbegeleider

16 Het proces stap-voor-stap

17 Complex IT project Cataract surgery Food Services Fasttrack 800M Parking Garage 55M Airport, 100M Supplies of routine products Construction works Super complex 17 Bio repository Maintenance 8 year contract

18 Taal van metrics Simpel: vereist geen diepe technische expertise om te kunnen begrijpen Non-biased / objectief Relevant, specifiek and vergelijkend. Ondersteund door gedocumenteerde prestaties. Voorspellend voor toekomstige prestaties.

19 Tripadvisor

20 Dominante informatie Scenario 1 Scenario

21 Lessen vanuit opdrachtgeverskant kies zorgvuldig het eerste project besteed veel aandacht aan opleiding interne team besteed (heel) veel aandacht aan het beoogde projectresultaat ga niet lopen rommelen in/aan de criteria belang van huidige baseline bij dienstverlening houd continu het begrip dominante informatie voor ogen zorg voor voldoende tijd om het inkoopproject te doorlopen probeer niet de details van het project in te duiken

22 Lessen vanuit inschrijverskant de meeste aanbieders vinden BVP prettig om mee te werken het blijkt lastig om de inschrijving met verifieerbare performanceinformatie te onderbouwen goede inschrijvers begrijpen het belang van kwalitatief goede sleutelfunctionarissen in de helft van de gevallen heeft de beste inschrijver ook de laagste prijs de minder goede aanbieders vragen om heel veel detailinformatie rondom het project een aantal inschrijvers ziet BVP als een inkooptrucje en zoekt een manier om de tender te winnen 22

23 Meer info?