PIANOo congres 27 mei EMVI: weten wat je wilt, is krijgen wat je wilt!

Transcriptie

1 PIANOo congres 27 mei 2010

2 I: T: +31 (0)

3 Ronald Vroom Senior adviseur Specialisaties Vision, Governance, Procurement Cliënten Overheid (Rijk, Gemeente, Provincie) Zorg Onderwijs

4 Vraagt u zich bij aanbestedingen nooit af: Heb ik nu gekregen wat ik wilde? Wist ik vooraf wel wat ik wilde? Wist de markt wat ik wilde? Hoe ga ik in het vervolg krijgen wat ik echt wil?

5 Economisch Meest Voordelige Inschrijving Gunnen op basis van criteria die verband houden met het voorwerp van de overheidsopdracht Prijs moet/kan één van die criteria zijn Criteria kennen relatieve gewichten of volgorde van belangrijkheid Enige andere mogelijkheid: laagste prijs

6 Criteria Geven voor u belangrijke (kwaliteits)aspecten aan Bieden voldoende onderscheid tussen inschrijvingen Zijn objectief, transparant en niet discriminerend Zijn met de inschrijvingsprijs worden verbonden

7 Voorbeelden van criteria Functionaliteit (gebruiksmogelijkheden, features) Prestatie (snelheid, capaciteit, etc.) Samenwerking (levering, risicospreiding, support) Duurzaamheid

8 Aandachtspunten bij criteria Koppeling met de organisatiedoelen Haalbaarheid in de markt Criteria zien op de opdracht en niet op de leverancier Als prijs echt het belangrijkste is (>60%): nadenken!

9 Waardering van de invulling van de criteria Minimale kwaliteit : Programma van Eisen (ja/nee) Alleen extra kwaliteit wordt dus gewaardeerd! Meest voorkomend: score op de wensen in punten Prijs: in de meeste gevallen vertaald naar punten

10 Mogelijke waarderingen Beschikbaarheid : 99%=0 pt., 99,5%=5 pt., > 99,9% =10 pt. Punten door team(s) van deskundigen Scores door gebruikerspanel Punten op basis van subjectieve methodes

11 Krijgt u zo wat u wilt?

12 Praktijkervaringen: Nummer 2 is duurder maar biedt veel meer kwaliteit! Hoge kwaliteit maar boven budget, hoe leg je dat uit? Lage scores op voor u belangrijke criteria Deze winnaar was niet verwacht en is niet gewenst

13 Aanbesteding IT op basis van EMVI, prijs 35% Functionaliteit, punten op basis van scores wensen Prestatie, punten op basis van scores wensen Planning, scores door beoordelingsteams Prijs krijgt (laagste prijs/inschrijvingsprijs)*35 punten

14 Uitgangssituatie Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijvingsprijs Punten voor Prijs 35,00 31,82 20,00 Punten voor Functionaliteit 11,00 9,00 12,00 Punten voor Prestatie 15,00 16,00 20,00 Punten voor Planning 14,50 17,83 22,33 75,50 74,65 74,33 Inschrijver A valt af Inschrijver A Inschrijver B Inschrijver C Inschrijvingsprijs Punten voor Prijs 35,00 31,82 22,00 Punten voor Functionaliteit 11,00 9,00 12,00 Punten voor Prestatie 15,00 16,00 20,00 Punten voor Planning 14,50 17,83 22,33 75,50 74,65 76,33

15 15

16 Nadelen klassieke EMVI Mogelijk ongewenste winnaar bij groot prijsverschil Afvallen inschrijvers kan de rangorde veranderen Strategisch inschrijven kan aantrekkelijk zijn Uitkomst kan ook voor de markt een verrassing zijn

17 Wist u vooraf wat u wilde?

18 Wist de markt vooraf wat u wilde?

19 Van klassieke EMVI naar Gunnen Op Waarde Ook de bouw stelde zichzelf de hier gestelde vragen In de bouw werd steeds meer op EMVI gegund Nieuwe bouw- en contractsvormen deden hun intree CROW ontwikkelde Gunnen Op Waarde

20 Wat is dan Gunnen Op Waarde Vooraf bepalen wat de extra kwaliteit je waard is Waarde van de geboden extra kwaliteit bepalen Inschrijvingsprijs verminderen met geboden meerwaarde De laagste evaluatieprijs wint

21 Hoe bepaal je de geboden meerwaarde? Per criterium een maximaal te behalen meerwaarde Scores leiden tot een rapportcijfer 6-10 per criterium Rapportcijfer bepaalt de meerwaarde per criterium Meerwaarden van alle criteria worden opgeteld

22 Inschrijver , , ,00 Inschrijver , , ,00 Kwaliteit Functionaliteit Gebruikerstest Kwaliteit Functionaliteit Gebruikerstest Totaal behaalde punten Totaal behaalde punten Max. score: Max. score: score 8,8 9,4 8,5 score 9,6 9,4 9,2 meerwaarde , , ,38 meerwaarde , , ,19 Totale meerwaarde ,88 Totale meerwaarde ,91 Inschrijving ,00 Inschrijving ,98 Evaluatieprijs ,12 Evaluatieprijs ,07 Inschrijver , , ,00 Inschrijver , , ,00 Kwaliteit Functionaliteit Gebruikerstest Kwaliteit Functionaliteit Gebruikerstest Totaal behaalde punten Totaal behaalde punten Max. score: Max. score: score 9,8 8,7 9,0 score 10,0 10,0 10,0 meerwaarde , , ,24 meerwaarde , , ,00 Totale meerwaarde ,55 Totale meerwaarde ,00 Inschrijving ,50 Inschrijving ,00 Evaluatieprijs ,95 Evaluatieprijs ,00

23 Hoe bepaal je de waarde? De aard van de gevraagde kwaliteit is leidend De waarde van harde kwaliteit is objectief en meetbaar! De waarde van zachte kwaliteit is subjectief en beoordeelbaar! Waarde is een conceptueel begrip!

24 Kenmerken Gunnen Op Waarde Waarde van de extra kwaliteit wordt vooraf bepaald Waarde van de extra kwaliteit is in de markt bekend Alle criteria worden teruggerekend naar Euro s Geboden meerwaarde vermindert inschrijvingsprijs

25 Voordelen Gunnen Op Waarde Geen relatieve beoordelingen! Er wordt vooraf bepaald wat kwaliteit waard is De markt heeft inzicht in wat u echt belangrijk vindt De winnende inschrijver levert meeste kwaliteit/

26 Toegevoegde waarde Gunnen Op Waarde Vertrouwen dat de beste aanbieding wint Beter verkoopbare inschrijvingen De markt kan haar scoringskans beter inschatten Inkoop kan haar rol en positie verstevigen!

27 Aandachtspunten Gunnen Op Waarde Koppeling tussen inschrijvingsprijs en kwaliteit Koppeling tussen prijsmodel en waarde Volwassenheid interne klant Volwassenheid inkooporganisatie

28 Gunnen Op Waarde bij Raamovereenkomsten Extra kwaliteit vragen in de wijze van uitvoeren In de minicompetities mogelijk te veel werk Gunnen Op Waarde: geen relatieve beoordelingen!

29 Gunnen Op Waarde bij Concessies Bij concessies betaalt de inschrijver soms een prijs Verband tussen waarde en prijs is er niet altijd Toepassing lijkt mij lastig Wat vindt u?

30 Gunnen op waarde: hoe bepaal je de waarde? De aard van de gevraagde kwaliteit bepaalt grotendeels de aanpak Hoe goed is kwaliteit in geld uit te drukken? Alles is in geld uit te drukken, maar hoeveel tijd en geld is het je waard? Het gaat om de kwaliteit die bovenop de minimumeisen wordt geboden! Kwaliteit is direct in geld uit te drukken Vooral bij technische en kwalitatieve wensen Beschikbaarheid, grotere monitor, stillere PC, Groenere oplossing Er is een directe relatie tussen waarde en prijs van de extra kwaliteit Het is mogelijk interne kosten van extra kwaliteit in te schatten Leveranciers kunnen zich onderscheiden (niet overvragen) Kwaliteit is lastig in geld uit te drukken Vooral bij gevoelsmatige en subjectieve wensen Partnership, Governance Koppeling tussen kwaliteit en geld vraagt meer en onbekende denkstappen

31 Gunnen op waarde: hoe bepaal je de waarde? /2 Kwaliteit is direct in geld uit te drukken Bepaal de (verwachte) kosten van de invulling(en) van iedere wens Vraag de interne opdrachtgever wat de invulling(en) hem nu echt waard zijn Bepaal de scores voor de invullingen van de wensen Voorbeeld: Beschikbaarheid Minimumeis is 95%, wensen van 98% en 99% 98% kost in de markt extra, 99% kost extra Interne maatregelen voor 98% en 99% kosten resp extra Waarde van de maximale kwaliteit zou hier zijn Eventueel tussenliggende wensen in Euro s uitdrukken Controlevraag: hoe kan een leverancier zich hier onderscheiden? Leverancier die door schaalvoordelen 99% levert voor scoort hier! Aandachtspunten Een goede marktkennis en intern kostenbesef zijn essentieel Binnen ieder subgunningscriterium moet ieder punt evenveel Euro s waard zijn

32 Gunnen op waarde: hoe bepaal je de waarde? /3 Kwaliteit is lastig in geld uit te drukken Bepaal wat de maximale kwaliteit per subgunningscriterium je waard is Bepaal de scores in punten voor de invullingen van de wensen Let er op dat per subgunningscriterium alle punten evenveel euro s waard zijn! Voorbeeld: het subgunningscriterium Projectmanagement Schat in wat je maximaal uit de markt kunt verwachten en wat dat zou kosten Stel je weet dat in de markt goed (een 6 ) projectmanagement kost Zelf een projectmanager inhuren kost bijvoorbeeld Waarde van de maximale kwaliteit zou hier zijn Controlevraag: hoe kan een leverancier zich hier onderscheiden? Leverancier die top-projectmanagement levert voor scoort hier! Verdeel de over de scores van de wensen bij Projectmanagement Aandachtspunten Een goede marktkennis en intern kostenbesef zijn essentieel Binnen ieder subgunningscriterium moet ieder punt evenveel Euro s waard zijn