De mindset van een inschrijver

Transcriptie

1 Best Value Procurement / Prestatieinkoop De mindset van een inschrijver Sicco Santema

2 NOOT DEZE PRESENTATIE IS UITSLUITEND BEDOELD ALS INFORMATIEF EN ILLUSTRATIEF DOCUMENT NAAST DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD. ALLEEN DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD IS BINDEND

3 Agenda Klassieke aanpak Hoe werkt het? Waar is het toegepast? Samenvatting, conclusies

4 HET PROBLEEM 4 HET PROBLEEM

5

6 MICRO-MANAGEMENT 6

7 TRADITIONAL WAY OF THINKING 7 change order

8 HET KAN EN MOET ANDERS

9 TRANSITIE Managen Reguleren Controleren Observeren Luisteren Afstemmen Vinden van een expert binnen plafondbedrag Verantwoordelijkheid neerleggen waar hij hoort De expert zijn werk laten doen 9 TRANSITIE

10 WIE WEET BETER HOE DE KLUS GEDAAN MOET WORDEN, DE LEVERANCIER OF DE KLANT?

11 HET GEBRUIK VAN EXPERTISE! (HET BEKLIMMEN VAN EEN BERG ) Scenario A Huur een bergbeklimmer in en: Vertel hem hoe hij de berg moet beklimmen en welke gereedschappen hij moet gebruiken Vertel hem dat je een betere manier hebt om de berg te beklimmen Vertel hem hoe hij zijn team moet samenstellen Vertel hem dat het best sneller kan Scenario B Huur een zeer kundige bergbeklimmer in en laat je naar de top leiden Vertel hem dat het goedkoper kan Huur anderen in om de bergbeklimmer te vertellen hoe hij moet bergbeklimmen 11

12 HERSENCHIRURG Blijft u wakker tijdens de operatie? 12

13 DE METHODE

14 HET PROCES 14 HET PROCES

15 DOMINANTE INFORMATIE Scenario 1 Scenario In welk scenario is het gemakkelijker een groene aanbieder te kiezen? 15

16 Dominant Matig tot Neutraal Redelijk tot Dominant Slecht slecht goed Goed De scores moet opdrachtgever kunnen beargumenteren! 16

17 FASE 2: INSCHRIJVEN & BEOORDELEN 17 de methode

18 Prestatie-informatie moet dominant zijn niet weerlegbaar / niet betwistbaar verifieerbaar accuraat metingen in termen van getallen, percentages, of tijd hoge prestatie vertaling naar het huidige project 2013 ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

19 FASE 2: INSCHRIJVEN & BEOORDELEN ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

20 Ik en zij Wij Risico s Risico s Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer Binnen de eigen invloedssfeer Buiten de eigen invloedssfeer 20

21 FASE 2: INSCHRIJVEN & BEOORDELEN 21

22 INTERVIEWS 22

23 INTERVIEWS: DOMINANTE VERSCHILLEN? Waarom bent juist ú als projectleider binnen uw organisatie aangesteld? 1. De projectleider van leverancier A vertelde: ik heb geen idee waar dit project over gaat. Ik ben gisteren gebeld om vandaag het interview te doen. Normaal gesproken word ik pas betrokken als we de klus gewonnen hebben. Mag ik onze aanbieding even bekijken? 2. De projectleider van leverancier B: ik heb meerdere projecten langs het spoor gedaan. Ik heb soortgelijke projecten als dit project gedaan in Vught en in Heerlen gedaan. Beide projecten zijn binnen de planning opgeleverd. 23

24 VEELGEMAAKT OPMERKINGEN/VRAGEN 1. Onze mensen zijn helemaal niet gewend om geïnterviewd te worden.ze kunnen zichzelf niet goed presenteren 2. Maar wat als een leverancier iemand stuurt die hele mooie praatjes kan houden, maar helemaal geen ervaring heeft in dit type werk? 3. Wat als een aanbieder iemand stuurt die alles uit zijn hoofd heeft geleerd, maar geen ervaring heeft? 24

25 MISVERSTAND: BEST VALUE MAAKT HET PROJECT DUURDER Prijs van de winnaar Laagste prijs na laagste prijs na laagste prijs 3 5 Kwaliteitspositie van de winnaar 3e 2e 1e 100% van de winnaars bij Best Value projecten zitten in de prijs top 3 En: de winnaar heeft in 12 projecten tevens de laagste prijs!! (=43%) de winnaar heeft in 20 projecten de laagste of de 1-na-laagste prijs (=71%) Bron: projecten Van de Rijt & Witteveen 25

26 26

27 DE CONCRETISERINGSFASE Stelt de (beoogde) opdrachtnemer in staat proactief te handelen in plaats van reactief De (beoogde) opdrachtnemer geeft aan wat hij precies gaat leveren De (beoogde) opdrachtnemer kan aangeven wat hij op welk moment van de opdrachtgever verwacht en hem daarop aanspreken Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de kans om verrassingen richting de opdrachtgever te minimaliseren Het geeft de (beoogde) opdrachtnemer de tijd om de opdracht van A tot Z te plannen, inclusief alle details 27 CONCRETISERING

28 28

29 CONCLUSIES

30 Conclusies De aanbieders zijn de experts Minimaliseren van specificaties en voorschriften door OG Differentiatie tussen aanbieders / aanbiedingen Beperken van transactiekosten Tijdens gunningsfase vragen naar hoofdlijnen, details volgen later in pre-award fase Gericht op het minimaliseren van risico s Het contract wordt door de ON geschreven

31 SUPPLY&CHAIN:&WE&WERKEN&IN&SILO S& 30#K#Foot#level# De business Juridische zaken Inkoop Contractmanagement Aanbieders Klanten/gebruikers Technical#Details# 31 silo s

32 BEKLIMMING VAN DE BERG 32