Best Value Procurement Een sterke inschrijving maken. Leon Laureij

Transcriptie

1 Best Value Procurement Een sterke inschrijving maken Leon Laureij Anna Paulowna, 7 september 2015

2 NOOT DEZE PRESENTATIE IS UITSLUITEND INFORMATIEF EN ILLUSTRATIEF ALLEEN DE INSCHRIJVINGSLEIDRAAD IS BINDEND

3

4 BEST VALUE PROCUREMENT Best Value opfrisser Inschrijvingscasus Argumentatie van BVP ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

5 BEST VALUE OPFRISSER

6 BEKLIMMING VAN DE BERG ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

7 MINIMALISEREN VAN RISICO S VANAF HET BEGIN Gebruik van informatie en logica Zorgverlening Tijd Risico Risico Risico Minimaliseren vanaf het begin, door risico s te monitoren ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

8 GEBRUIK VAN DOMINANTE INFORMATIE ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

9 Risico Risico INVLOED VAN BEPALEN MINIMALE EISEN DOOR OPDRACHTGEVER De maximale prestatie die ik ga leveren Hoog Laag Hoog Laag Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Inschrijver 1 Inschrijver 2 Inschrijver 3 Prestatie Inschrijver 4 Prestatie Inschrijver 4 Laag Hoog Laag Hoog Het minimale kwaliteitsniveau dat ik wens ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

10 HET PROCES ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

11 FASE 2: INSCHRIJVEN & BEOORDELEN ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

12 INSCHRIJVINGSCASUS

13 PRESTATIE-ONDERBOUWING 2 A4 Inhoud: Welke prestatie gaat ON leveren? Wat maakt dat ON de opdracht adequaat uit kan voeren/ de opdrachtdoelstelling kan realiseren; Met welke verifieerbare prestatie-informatie onderbouwt ON dit, eventueel geïllustreerd met (anonieme) voorbeelden PRESTATIE ONDERBOUWING Graag hier een overzicht van de onderbouwing waarom u in staat bent de doelstelling van deze opdracht te realiseren. De belangrijkste items voor het realiseren van de opdrachtdoelstelling boven aan.! - hier ALLEEN de zaken die ON zelf goed beheerst. ON heeft op deze onderwerpen geen enkel risico! Bewering 1 Onderbouwing van de bewering met prestatieinformatie ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

14 RISICODOSSIER 2 A4 Inhoud: waarom een risico een belangrijk risico is (bedreiging projectdoelstellingen) hoe het risico wordt gemitigeerd hoe het mitigeren van het risico wordt gemeten waarom de mitigerende maatregel gaat werken, onderbouwd met dominante prestatieinformatie en wat ON gaat doen als de beoogde beheersmaatregel niet voldoende is Zo SMART mogelijk! - Het is niet de bedoeling dat ON hier risico s die eigenlijk bij de opdrachtgever liggen overneemt RISICODOSSIER Graag hier de geïdentificeerde risico s prioriteren (de grootste / belangrijkste risico s eerst); inclusief de beheersmaatregelen (zo SMART mogelijk) en met onderbouwing van de effectiviteit met performance informatie Belangrijkste belemmeringen (van buitenaf) voor het realiseren van de doelstelling Risico 1 Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing effectiviteit maatregel Risico Waarom is dit een risico? Beheersmaatregel Onderbouwing effectiviteit maatregel ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

15 KANSENDOSSIER In het kansendossier dienen de kansen te worden geïdentificeerd (toegevoegde waarde opties). Bijvoorbeeld: Het overnemen van risico s die eigenlijk bij de opdrachtgever liggen (als dit juridisch kan) De extra s die voorbij de directe scope van de opdracht liggen KANSENDOSSIER Graag hier extra opties beschrijven. Op welke wijze dragen deze extra bij aan het realiseren van de opdracht en de doelstellingen? Onderbouwd met performance informatie. De belangrijkste kansen boven aan. Kans 1 Op welke wijze draagt deze kans extra bij aan het realiseren van de doelstelling? 2 A4 Onderbouwing! - Opdrachtdoelstellingen dienen zónder de aangeboden kansen ook gerealiseerd te worden Eventueel impact op kosten Impact op proces ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

16 INSCHRIJVINGSCASUS WAS-SERVICE Vraagscope Het verzorgen van een kledingwas-service voor een gezin van 4 personen (2 ouders, 2 kinderen). De kinderen zijn een jongen van 15 en een meisje van 9 jaar oud. Van de toeleverancier wordt tenminste verwacht dat deze de kledingmanden in het huis (in totaal 3) leeghaalt. Met de door het gezin geleverde wasmachine, droger, wasmiddel en wasverzachter moet de was worden gedaan om ervoor te zorgen dat er wekelijks voldoende schone en gevouwen kleren voor iedereen in de kast ligt. Doelstelling: geen gedoe met de was ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

17 FASE 2: BEOORDELINGEN ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

18 BEOORDELINGSPROCES Beoordelaars ontvangen alleen (anonieme) Prestatie-onderbouwingen, Risico- en Kansendossiers Niet: de ingediende prijzen Leden beoordelen de ingediende eerst stukken individueel Dan volgt consensus score ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

19 BEOORDELEN VOLGENS BVP Dominant Matig tot Neutraal Redelijk tot Dominant Slecht slecht goed Goed De opdrachtgever moet de scores kunnen beargumenteren ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

20 FASE 2: DE INTERVIEWS ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

21 INTERVIEWS ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

22 INTERVIEWS: DOMINANTE VERSCHILLEN? Waarom bent juist ú als projectleider binnen uw organisatie aangesteld? 1. De projectleider van leverancier A vertelde: ik heb geen idee waar dit project over gaat. Ik ben gisteren gebeld om vandaag het interview te doen. Normaal gesproken word ik pas betrokken als we de klus gewonnen hebben. Mag ik onze aanbieding even bekijken? 2. De projectleider van leverancier B: ik heb meerdere projecten langs het spoor gedaan. Ik heb soortgelijke projecten als dit project gedaan in Vught en in Heerlen gedaan. Beide projecten zijn binnen de planning opgeleverd ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

23 ARGUMENTATIE VAN BVP

24

25

26

27 ARGUMENTATIELEER: DE BASICS Observatie Stelling Rechtvaardiging Onderbouwing SCENTER

28 ARGUMENTATIELEER: DE BASICS Socrates is a man Socrates is mortal All men are mortal? SCENTER

29 Jij hebt rotte vis gegeten Jij gaat ziek worden Die vis die tijdens lunch werd geserveerd stonk ontzettend Ik zag dat je die vis bestelde en ook op at Van het eten van rotte vis word je ziek Dit is waar bevonden in 95,6% van de 250 gevallen geobserveerd in een experimentele studie De studie is in 2012 gepubliceerd door wetenschappers van de Wageningen Universiteit SCENTER

30 ARGUMENTATIESTRUCTUUR PRESTATIEONDERBOUWING HOE ga je dat presteren? Aanpak Prestatiebewering WAT ga je presteren? HOE WEET JE dit over deze aanpak? Bewijs Rechtvaardiging WAAROM ga je het zo presteren? HOE weet je dat? Bewijs Bewijs HOE WEET JE dat het zo werkt? SCENTER Bewijs HOE weet je dat?

31 ARGUMENTATIESTRUCTUUR PRESTATIEONDERBOUWING Aanpak Prestatiebewering Bewijs Rechtvaardiging Bewijs Bewijs SCENTER Bewijs

32 INSCHRIJVINGSCASUS WAS-SERVICE Vraagscope Het verzorgen van een kledingwas-service voor een gezin van 4 personen (2 ouders, 2 kinderen). De kinderen zijn een jongen van 15 en een meisje van 9 jaar oud. Van de toeleverancier wordt tenminste verwacht dat deze de kledingmanden in het huis (in totaal 3) leeghaalt. Met de door het gezin geleverde wasmachine, droger, wasmiddel en wasverzachter moet de was worden gedaan om ervoor te zorgen dat er wekelijks voldoende schone en gevouwen kleren voor iedereen in de kast ligt. Doelstelling: geen gedoe met de was ARIZONA STATE UNIVERSITY / PBSRG / SCENTER

33 De door u aangegeven vlekken zal ik met een speciaal antivlekkenmiddel in handwas behandelen Argumentatiestructuur Prestatieonderbouwing Ik kan 90% van alle veelvoorkomende vlekken uit uw kleding verwijderen Dit antivlekkenmiddel werkt het beste in de handwas SCENTER Ik zal de handwas doen terwijl de wasmachine aanstaat voor de overige was Dit antivlekkenmiddel werkt juist goed tegen veelvoorkomende vlekken in huishoudens met kinderen Klant X beweerde: Hij kon altijd alle vlekken uit de kleding van mijn kinderen verwijderen, zelfs de meest hardnekkige zoals verfvlekken De afgelopen 3 jaar kon ik zo 9 uit 10 vlekken verwijderen uit de kleding van mijn 15 wekelijkse klanten

34 PRESTATIEONDERBOUWING VOORBEELD SCENTER

35 Als er alleen nog maar wasmiddel over is voor 2 wasbeurten, laat ik een memo voor u achter in de keuken Argumentatiestructuur Risicodossier mitigatie Het door u geleverde wasmiddel is op Dit is een risico omdat wasmiddel aanwezig moet zijn om de was goed te kunnen doen Wasmiddel voor 2 wasbeurten is gelijk aan circa 4 cups 35 De memo s schrijf ik op post-its die ik gemakkelijk telkens zelf kan meenemen 2015 SCENTER De memo herinnert u er tijdig aan om nieuw wasmiddel te kopen voordat het werkelijk op is Door deze beheersmaatregel heb ik de afgelopen 3 jaar altijd voldoende wasmiddel aangetroffen bij mijn 15 wekelijkse klanten Klant Y zei: Hij denkt ook goed met mij mee: hij herinnerde mij bijvoorbeeld steeds op tijd om nieuw wasmiddel te kopen

36 RISICODOSSIER VOORBEELD SCENTER

37 PRESTATIEONDERBOUWING VOORBEELD SCENTER

38 Aanpak: HOE ga je dat presteren? Argumenta*estructuur Presta*eonderbouwing Prestatiebewering # : WAT ga je presteren? Rechtvaardiging: WAAROM ga je het zo presteren? Bewijs: HOE WEET JE dat het zo werkt? Bewijs: HOE weet je dat?

39 Beheersmaatregel: HOE ga je dat risico mitigeren? Argumenta*estructuur Risicodossier mi%ga%e Rechtvaardiging: WAAROM ga je het risico zo mitigeren? (relateer aan doelstellingen) Risico # : WAT is het risico? Uitleg: WAAROM is dit een risico? (rel. doelstellingen) Bewijs: HOE WEET JE dat het zo werkt? Bewijs: HOE weet je dat?

40 Aanpak: HOE ga je dat extra presteren? Argumenta*estructuur Kansendossier Kans # : WAT stel je voor extra te gaan presteren? Rechtvaardiging: WAAROM zou deze kans extra bijdragen aan het realiseren van de doelstelling? Bewijs: HOE WEET JE dat het zo werkt? Bewijs: HOE weet je dat?

41 MEER INFO? SCENTER