Innovatie uit de markt d.m.v. Best Value Procurement

Transcriptie

1 Innovatie uit de markt d.m.v. Best Value Procurement Pilotproject Energietransitie Fietsverbinding Vlietpolderplein Marian van Aacken Projectmanager Wegenproject Westland Cindy de Groot strategisch inkoper

2 Indeling Filmpje Achtergrond project Uitleg BVP Vervolg project Vragen en casus Evaluatie BVP

3 RTL 7 item: Provincie Zuid-Holland past voor het eerst in Nederland asfalt met antivries toe.

4 WEGENPROJECT WESTLAND: DE SNELBINDER

5 DE SNELBINDER

6 DE SNELBINDER: KANS! Bijzonder object Energietransitie Mobiliteit Groot brugdek boven maaiveld is meer vatbaar voor vorst Duurzaam wegbeheer Restwarmte kassen en transformatiestation

7 START PILOTPROJECT Hoe benutten we de kennis en innovatie uit de markt, zodat we de meeste waarde voor de beste prijs krijgen?

8 Wat is hier gebeurd?

9 Beklimming van een berg

10 Beste Value Procurement (BVP) is een inkoopbenadering / gedachtengoed) waarbij op basis van een vraagformulering (= vraagscope + projectdoelstellingen) gezocht wordt naar: de beste marktpartij die binnen de financiële mogelijkheden de hoogst toegevoegde waarde biedt; met een maximale reductie van risico s en een maximale benutting van kansen. Het vinden van de Expert..

11 de gebeurtenis Pijlers Best Value geen controle winwin geen silo s transparant

12 Waar gaat Best Value van uit? Gezond verstand Logica Natuurwetten Faciliteren in plaats van managen, controleren en sturen en eerst denken, dan doen

13 Best Value aanpak Heldere doelen Het vinden en gebruik maken van de expert (dus loslaten) Minimaliseren van risico s (niet verplaatsen) Minimaliseren van beslissingen Opdrachtnemer heeft de leiding Externe risico s voor OG, beheersing door ON Meten van prestaties

14 Wanneer Best Value? Wanneer niet? Afhankelijk van o.a.: Onderscheidend vermogen (mogelijk of niet?) De mate waarin functioneel wordt uitgevraagd? De complexiteit. Risico s (veel, beheersbaar, etc..) Stakeholders (veel, diverse belangen, traditionele inslag of niet? Etc..) Wat voor markt is het? (zijn ze er klaar voor of juist niet, wil de markt het graag, voldoende concurrentie)

15 Randvoorwaarden toepassen BVP - Team samenstelling (multidiciplinair qua ervaring, intern, extern, etc..) - Akkoord van intern opdrachtgever - Draagvlak binnen de eigen organisatie (+ begrip wat Best Value inhoudt, zowel tijdens voorbereiding als tijdens aanbesteding en uitvoering)

16 AANBESTEDING Best Value Procurement

17 Informatie vanuit PZH - Vraagscope - Projectdoelstellingen - Bijbehorende eisen en voorwaarden - Plafondprijs (gegeven het beschikbare budget OG) - Alle informatie die beschikbaar is leveren we mee (rapporten, onderzoeken etc..) - Aankondiging (voorzien van bovenstaande zaken) - Marktbijeenkomst (2x)

18 Project hoofddoelstelling Snelbinder Het realiseren van een wegdek op fietsverbinding De Snelbinder en de opgangen daarnaartoe, dat meer duurzaam is ten opzichte van traditionele weginfrastructuur en dat past binnen het Uitvoeringsprogramma Energietransitie Mobiliteit van de provincie Zuid-Holland

19 Subdoelstellingen Snelbinder Er wordt gestreefd naar een oplossing die: Leidt tot verlaging van de Total Cost of Ownership (afgekort TCO) over een periode van 80 jaar bij toepassing op brede schaal binnen de Provincie (weginfrastructuur areaal: 500 kilometer wegen en 280 kilometer fietspaden) Zorgt voor een verhoging van de gebruiksveiligheid en zorgt voor vergroting van de beschikbaarheid (te denken valt aan: tijdens winterse omstandigheden en door minder onderhoud) De hinder voor de weggebruikers als gevolg van de werkzaamheden tot een minimum beperkt en de werkzaamheden die hinder voor de weggebruikers opleveren in een zo kort mogelijk tijdsbestek gerealiseerd kan worden. Zorgen voor kennisontwikkeling met betrekking tot de oplossing en het breder kunnen toepassen en delen van deze kennis en de opgedane ervaringen intern (Provincie) en extern (kennisinstellingen).

20 Eisen en wensen snelbinder Wat wel/niet tot opdrachtscope behoort Kritische succesfactoren Eisen meegegeven

21 Informatie vanuit Opdrachtnemer - Inschrijfsom (onder gestelde plafondprijs) - Aanbodscope voorzien van prestatie onderbouwing en verwerkt in inschrijfsom (hoe gaan ze aan onze doelstellingen voldoen?) max 2 A4 - Risico dossier (verwerkt in inschrijfsom) max 2 A4 - Kansen dossier (niet verwerkt in inschrijfsom, zijn extra kosten) max 2 A4 - Planning (wordt niet beoordeeld) ca 1 A3 Aanmelding bestaat dus uit maximaal 6 A4tjes

22 AANBESTEDING Best Value Procurement

23 Beoordeling aanmelding inschrijving? Op basis van dominante informatie: Iedereen kan het begrijpen Iedereen is in staat het verschil te zien. Er hoeft geen beslissing te worden genomen ( nobrainer ) Erg makkelijk om de aankoop keuze te verantwoorden

24 Dominante informatie (1) Welke is het meest groen? Scenario 1

25 Dominante informatie (2) Welke is het meest groen? Scenario 2

26 Interviews Gesprekken met sleutelfunctionarissen Doorgronden ze de opdracht en inschrijving? Commiteren ze zich aan de opdracht? Spreken ze ambitie uit? Zijn ze in staat opdracht goed te managen?

27 AANBESTEDING Best Value Procurement

28 Concretiseringsfase Voornemen tot gunnen pas na afronding concretisering fase! Fase waarin, de Inschrijver die is aangewezen als beste Inschrijver (beoogd opdrachtnemer), zijn Inschrijving nader dient te onderbouwen en te concretiseren. (Hoe gaat hij de klus klaren?) Tevens dient de inschrijver de fase na gunning voor te bereiden. Op basis van deze informatie zal de Aanbesteder verifiëren of de Inschrijving voldoet aan de eisen en verwachtingen (die de beoogd Opdrachtnemer met zijn Inschrijving heeft gewekt). Tijdens deze fase stelt de ON het contract op. Bij voldoende duidelijkheid wordt dit contract ondertekend. Daarna volgt de uitvoering!

29 Aandachtspunten Met name in de concretisering en uitvoering fase: - Projectbeheersing (wie levert wat; verificatie plan, toets & acceptatie plan, projectmanagement plan, contractbeheersplan?) - betalingsschema (wanneer vinden we iets goed > toets en acceptatie> betaling, wie bepaalt mijlpalen?) Per project zal er verschil zitten in ruimte die we laten aan de markt.

30 RESULTAAT Innovatief duurzaam asfalt met antivries

31 RESULTAAT Innovatief duurzaam asfalt met antivries

32 RESULTAAT Innovatief duurzaam asfalt met antivries

33 RESULTAAT Innovatief duurzaam asfalt met antivries T.o.v. traditioneel asfalt:

34 RESULTAAT Innovatief duurzaam asfalt met antivries Uitvoering binnen 4 nachtafsluitingen. Eenvoudig breed toepasbaar binnen provincie en daarbuiten. 10-jarig monitoringsprogramma inclusief in en externe workshops. Oplossing 40% goedkoper dan andere aangeboden oplossingen (en budget) Oplossing 50% sneller gerealiseerd dan oplossing provincie Provincie is 10 jaar ontzorgd voor beheer&onderhoud

35 UITVOERING Innovatief duurzaam asfalt met antivries

36 Oefenen met Best Value: Dominante informatie Vraag: Maak van onderstaande tekst een duidelijke tekst. Uit een groot aantal onderzoeken naar de begrijpelijkheid en het acceptatieniveau van verschillende soorten teksten, waaronder zakelijke briefteksten en waaraan diverse doelgroepen hebben deelgenomen, kan in het algemeen geconcludeerd worden dat het algemene publiek, waarbij geen onderscheid wordt gemaakt naar leeftijd en sociale klasse, zinnen van niet meer dan vijftien woorden niet alleen beter kunnen begrijpen, maar ook eerder als acceptabel ervaren.

37 Oefenen met Best Value: Dominante informatie Antwoord Uit onderzoek blijkt dat zinnen van maximaal 15 woorden voor de meeste lezers begrijpelijker zijn..

38 Oefenen met Best Value: Prestatie onderbouwing Je wil een complex project ( 15 miljoen) realiseren in een binnenstedelijk gebied met zo min mogelijk hinder voor de omgeving. Op de volgende sheet zie je 2 aanbiedingen. Wie kies je? En waarom?

39 Oefenen met best value: Prestatie onderbouwing Prestatie informatie 1: Onze projectmanager heeft ruime ervaring met complexe projecten in binnenstedelijk gebied. Prestatie informatie 2: Onze projectmanager heeft in de afgelopen 10 jaar 3 projecten gerealiseerd met een omvang van 5, 8 en 20 miljoen euro in de binnenstad van Utrecht, Delft en Rotterdam. Daarvan heeft hij er 2 op tijd en binnen budget gerealiseerd. Hij scoort gemiddeld een 8,5 in de tevredenheids-verklaringen van opdrachtgevers. De hinderbeleving van de omgeving scoort gemiddeld een 8 op schaal van 1 (veel hinder) tot 10 (weinig hinder) in de gehouden enquêtes in de projectomgeving.

40 Wat levert Best Value op? Betere prestaties voor lagere kosten (en meer winst) Energie Afgeleiden: Best beschikbare opdrachtnemer Minder meerwerk, minder faalkosten, minder vertraging

41 Voorwaarden voor succes Loslaten van opdrachtgever Tonen van vakmanschap door opdrachtnemer en transparant maken van zijn prestaties Voldoende tijd Experts inhuren

42 Faalfactoren Faalfactoren Best Value Projecten Onvoldoende Overige factoren monitoring Rollen en verantwoordelijkh eden onduidelijk Wederzijds vertrouwen Onvoldoende of niet de juiste mensen betrokken Onrealistisch tijdspad Doelen niet Helder ("scope Commitment creep") & Leiderschap Basis bron: PMI

43 Aanpak Duurzaam GWW Inkoop visie Markt benadering Aanbesteden (varianten) Toetsen & bewaken Initiatief fase Plan fase Schets ontwerp Definitief ontwerp Voorbereiding Realisatie Exploitatie Sloop INKOPEN SPECIFICEREN Duurzaamheidsambities Program van eisen & wensen Criteria Top-eisen Criteria DO Criteria Bestek Criteria realisatie

44 Voorkomen

45 Bedankt voor jullie aandacht Marian van Aacken - m.van.aacken@pzh.nl - Projectmanager Wegenproject Westland Cindy de Groot- cp.de.groot@pzh.nl Strategisch inkoper