Bericht via mail versturen vanuit website

Transcriptie

1 Bericht via mail versturen vanuit website Voor het versturen van een vanuit de website gebruiken we een plugin die dit jaar van naam is veranderd; Mailpoet (was voorheen Wysija). Deze plugin maakt het mogelijk om een bestaand bericht of een pagina te versturen onder geregistreerde gebruikers. Voor Montessorischool Zuid hebben we meerdere groepen geregistreerde gebruikers (volgorde van meeste rechten tot minste rechten): 1. Beheerder/administrator Beheerders van de website. Op het moment zijn dit Baukje (2x ivm adres zuid.nl), Maurice, Marieke en ICT = Glenn 2. Redacteur/Editor Teamleden die ook berichten mogen publiceren. Op het moment alleen Marjo Wagter en Glenn (test account) 3. Auteur/Author Dit zijn teamleden van Montessorischool Zuid 4. Schrijver/Contributor Dit zijn rollen bedoeld voor ouders om extra mogelijkheden te geven om bijv. inschrijfformulieren te regelen zoals schoolvoetbal, avond4daagse etc 5. Abonnee/Subscriber Dit zijn ouders en externe personen (NSO Kraaiennest, MR) Om een nieuwsbrief te sturen naar alle geregistreerde gebruikers ga je als volgt te werk. Dit document gaat ervan uit dat er al een bestaand bericht is geplaatst op de website zodat deze rondg d gaat worden. Het is ook mogelijk om een bericht uit Word te plakken tijdens de wizard van de Mailpoet plugin, zodat iedere mail is te versturen die je maar wilt. Het maakt niet uit welke methode; staan er tabellen in het document dan is plakken vanuit Word handiger. Stap 1 Mailpoet plugin Ga naar de Mailpoet plugin

2 Stap 2 Creëer of dupliceer een bestaande nieuwsbrief Het voordeel van een bestaande dupliceren is dat de template qua kleuren direct gelijk is, dus dupliceren heeft bijna altijd de voorkeur. Ik beschrijf hieronder de dupliceer stap. Het is uiteraard ook mogelijk om later verder te gaan met een nog niet verzonden nieuwsbrief: Stap 3 Na dupliceren pas de titel aan Het gaat altijd om een standaard nieuwsbrief, onderwerpregel aanpassen naar de nieuwe wens.

3 Bij lijsten geef je aan naar welke gebruikerslijst deze mail moet worden gestuurd. Wij gebruiker er maar één op dit moment en dat zijn gewoonweg alle geregistreerde gebruikers. Stap 4 Verwijder de bestaande tekstblokken en afbeeldingsblokken Aangezien je een kopie hebt gemaakt van een eerdere mailverzending, moet eerst de bestaande inhoud worden verwijderd. Dit doe je door op de kruisjes te klikken als je met je muis over de teksten en afbeeldingen gaat (zoals hieronder in het voorbeeld). Uiteindelijk houd je alleen nog maar de kop en voet opmaak over:

4 Stap 5 Plaatsen inhoud Vervolgens is het mogelijk om bijvoorbeeld een bestaand Wordpress/Website bericht te plaatsen in het inhoudgedeelte. Dit werkt via drap&drop (slepen en loslaten).

5 Je ziet vervolgens een popup waar je moet kiezen welk bestaand bericht moet worden ingevoegd:

6 Stap 5b Nieuwe inhoud (niet obv bestaand bericht) Het is ook mogelijk om een volledig nieuwe tekst/inhoud te maken in de mail. Sleep dan het kopje Titels & tekst naar het inhoudsgedeelte zoals hieronder aangegeven. Vervolgens kun je tekst typen of plakken vanuit bijvoorbeeld een Word document:

7 Stap 6 Bericht controleren en aanpassen Vervolgens staat het volledige bericht in de nieuwsbrief. Controleer nu of wel alles juist is overgenomen. Met name tabellen worden niet juist meegenomen. Deze zijn handiger via copy past vanuit Word (desnoods via een tussenstap = eerst kopieren uit het bericht op de pagina, dan naar de nieuwsbrief en daar plakken). Stap 6 Test bericht verzenden naar jezelf Als het bericht klaar is kun je een test bericht versturen naar jezelf om te zien of deze ook goed aankomt in de mailbox. Stap 7 Verstuur nieuwsbrief naar alle gebruikers Je bent nu klaar om te verzenden. In de laatste stap staat nogmaals het onderwerp en afzender, deze mogen allemaal blijven staan. Je kunt ook een verzending inplannen via het vinkje Plannen. Vervolgens verzenden. De mails worden nu binnen het uur in batches verstuurd.

8 Stap 8 Statistieken De plugin geeft ook nog wat statistieken over hoeveel zo n mail nou wordt gelezen/geopend etc. Dit is zeker niet 100% nauwkeurig (aangezien mensen vanuit privacy overweging terugkoppellinks blokkeren in hun mailbox/browser), maar het geeft toch een beeld hoeveel ouders nu daadwerkelijk naar deze mails kijken.