Skype voor Bedrijven telefonische en onlinevergaderingen

Transcriptie

1 KLANTEN- EN SERVICECENTRUM ICTS Skype voor Bedrijven telefonische en onlinevergaderingen Geïntegreerde communicatiecliënt voor spraak, vergaderingen en chatberichten Greet Schoovaerts november 2015

2

3 Inhoud 1 Inleiding Plannen van een onlinevergadering Opties voor de vergadering instellen Categorie Machtigingen (Permissions) Categorie Telefoon (Phone) Categorie Taal van uitnodiging Deelnemen aan een geplande onlinevergadering Deelnemen vanaf een computer met Skype voor Bedrijven Deelnemen vanaf een computer zonder Skype voor Bedrijven Ondersteunde browsers en besturingssystemen Aandachtspunten randapparatuur Hoe deelnemen? Mogelijke problemen Deelnemen per telefoon aan een onlinevergadering Deelnemen als leider Deelnemen als deelnemer De pincode voor inbelvergaderingen instellen Een vergadering vanuit Skype voor Bedrijven leiden als presentator Vergaderopties tijdens de vergadering wijzigen Deelnemers beheren Deelnemerslijst weergeven of verbergen Deelnemers dempen of de demping opheffen Bevoegdheden voor presentatoren of aanwezigen wijzigen Personen in de lobby toelaten of weigeren De vergadering beëindigen en afsluiten Starten van een ongeplande telefonische vergadering Delen en samenwerken Werken met vergaderingsinhoud Inhoud vóór de vergadering uploaden of voorbereiden Reeds geüploade vergaderingsinhoud weergeven Wijzigen wie toegang heeft tot vergaderingsinhoud Wijzigen wie bijlagen kan weergeven en opslaan Video in een vergadering Video toevoegen aan de vergadering De weergaven in een vergadering Videobesturingselementen gebruiken Uw bureaublad of een programma delen PowerPoint-presentatie delen PowerPoint-presentatie uploaden en geven Bepalen wat anderen kunnen zien terwijl u presenteert Van presentator wisselen tijdens een presentatie De weergave van de presentatie stopzetten Whiteboard delen INHOUD 3

4 6.6 Peiling uitvoeren in een Skype-vergadering Vraag en antwoord (Q & A) Vraag en antwoord starten Q&A Manager gebruiken als deelnemer Notities nemen met OneNote in een Skype-vergadering Notities vooraf toevoegen aan het Skype-vergaderverzoek Notities toevoegen tijdens een Skype-vergadering Hoe werken gedeelde notities? Vergadering opnemen en de opname bekijken en/of beluisteren Vergadering opnemen Opname afspelen en delen Apparatuur voor online vergaderen INHOUD

5 1 Inleiding De termen telefonische en onlinevergadering (conference call) worden in deze cursus door mekaar gebruikt. Een telefonische vergadering is immers een onlinevergadering en vice versa. De andere mogelijkheden van Skype voor Bedrijven worden besproken in de basiscursus: Meer info over Skype voor Bedrijven: Het Skype voor Bedrijven-project aan de KU Leuven: Algemene info op de website van Microsoft: (Nederlands) (Engels) INLEIDING 5

6

7 2 Plannen van een onlinevergadering U kunt een onlinevergadering plannen in Microsoft Outlook door gebruik te maken van de invoegtoepassing voor onlinevergaderingen voor Microsoft Skype voor Bedrijven. Deze invoegtoepassing wordt automatisch geïnstalleerd bij de installatie van Skype voor Bedrijven. 1. Klik in de Agenda (Calendar) van Outlook 2013, op het tabblad Start op Nieuwe Skype-vergadering (New Skype Meeting). of Selecteer in het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven de contactpersonen die u wilt uitnodigen. Klik vervolgens met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde contactpersonen en klik op Een vergadering plannen (Schedule a Meeting). Klik in het vergaderverzoek in Outlook op de knop Skype-vergadering (Skype Meeting). 2. Voer de namen in van de deelnemers in het vakje Aan (To) als u via Outlook de vergadering plant. Plant u de vergadering vanuit Skype voor Bedrijven, dan zijn de namen reeds ingevuld. Typ het onderwerp, bepaal de locatie, stel begin- en eindtijd in. In de hoofdtekst van het vergaderverzoek kunt u meer info over de vergadering typen. Let op: wijzig niets aan de bestaande tekst. 3. Via de knop Planningsassistent (Scheduling Assistant) kunt u nagaan of iedereen beschikbaar is op het door u gekozen tijdstip. 4. Via de knop Opties voor vergadering (Meeting Options) kunt u de opties wijzigen. De standaardoptie is het meest geschikt voor kleine telefonische vergaderingen of samenwerkingssessies met personen binnen uw organisatie. Als u een onlinevergadering plant met personen buiten uw organisatie of meer dan 40 personen wilt uitnodigen, kunt u de eerste optie kiezen en instellingen bepalen PLANNEN VAN EEN ONLINEVERGADERING 7

8 zoals wie er moet wachten in de lobby (online wachtruimte) alvorens te worden toegelaten tot de vergadering en wie er de bevoegdheden van presentator krijgt. Meer info: zie 2.1 Opties voor de vergadering instellen. 5. Klik op de knop Verzenden (Send). 2.1 Opties voor de vergadering instellen Categorie Machtigingen (Permissions) 1. In de categorie Machtigingen (Permissions) kunt u de opties enkel aanpassen als u kiest voor Een nieuwe vergaderruimte (ik beheer machtigingen) (A new meeting space (I control permissions)). 2. Onder Deze mensen hoeven niet in de lobby te wachten (These people don t have to wait in the lobby) hebt u volgende keuzes. Bellers krijgen direct toegang (Callers get in directly): personen die met een telefoon inbellen, brengen onmiddellijk een verbinding met de vergadering tot stand. 8 PLANNEN VAN EEN ONLINEVERGADERING

9 Aankondigen wanneer mensen inbellen of zich afmelden (Announce when people enter or leave): iedereen kan de namen horen van de mensen die tot de vergadering worden toegelaten of die de vergadering verlaten. Dit wordt niet aanbevolen voor grote vergaderingen. 3. Onder Wie is een presentator (Who s a presenter) kiest u wie presentator is. Alleen presentatoren kunnen hun bureaublad en toepassingen delen, bestanden presenteren en vergaderopties beheren bv. personen toelaten tot de vergadering. Via de knop Kies presentatoren (Choose presenters) kunt u desgewenst de presentatoren instellen. 4. Onder Wilt u deelneming beperken? (Do you want to limit participation?) kunt u de gewenste opties in- of uitschakelen. Het kan interessant zijn om deze opties in te schakelen voor vergaderingen met meer dan 20 deelnemers Categorie Telefoon (Phone) PLANNEN VAN EEN ONLINEVERGADERING 9

10 In deze categorie kunt u instellen vanaf waar de meeste personen zullen inbellen. In principe kan dit helpen om kosten te besparen voor langeafstandsgesprekken als u zich bv. in het buitenland bevindt. Op dit moment zijn hier echter geen keuzes mogelijk, u belt steeds in vanaf Heverlee. De link om uw pincode te verkrijgen hebt u enkel nodig als u als leider per telefoon deelneemt aan een telefonische vergadering (zie Deelnemen als leider) Categorie Taal van uitnodiging Afhankelijk van de talen die voor de gebruikersinterface geïnstalleerd zijn, hebt u in het linkergedeelte de mogelijkheid om de Taal van uitnodiging te kiezen. Wanneer u Nederlands gebruikt als taal voor uitnodigingen, ontvangt iedereen het verzoek in het Nederlands, ook als ze in een andere taal werken. 10 PLANNEN VAN EEN ONLINEVERGADERING

11 3 Deelnemen aan een geplande onlinevergadering 3.1 Deelnemen vanaf een computer met Skype voor Bedrijven 1. Open in de Agenda (Calendar) van Outlook de vergadering waaraan u wilt deelnemen. 2. Zowel organisator als deelnemer klikken in het vergaderverzoek op Deelnemen aan Skype vergadering (Join Skype meeting). Opmerking Als er een herinnering is ingesteld, kunt u bij het verschijnen hiervan ook klikken op de knop Online deelnemen (Join Online). 3.2 Deelnemen vanaf een computer zonder Skype voor Bedrijven Als u bent uitgenodigd voor een onlinevergadering en Skype voor Bedrijven is niet geïnstalleerd op uw computer (Windows of Mac), dan kunt u aan de vergadering deelnemen via Microsoft Skype voor Bedrijven Web App. U hoeft hiervoor niets te downloaden. Via de Web App voor Skype voor Bedrijven neemt u via een browser deel aan Skype voor Bedrijven-vergaderingen. U kunt geen vergaderingen plannen vanuit Skype voor Bedrijven Web App, maar alleen deelnemen aan Skype voor Bedrijven-vergaderingen die zijn gepland met Microsoft Outlook Ondersteunde browsers en besturingssystemen De meest gangbare combinaties worden ondersteund. Browsers Internet Explorer Firefox Safari Chrome Besturingssysteem Windows Mac OS X Een gedetailleerd overzicht vindt u op Aandachtspunten randapparatuur Het gebruik van de juiste randapparatuur is zeer belangrijk om een goede ervaring tijdens de onlinevergadering te garanderen. DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING 11

12 Hou daarom zeker rekening met volgende aandachtspunten: Gebruik, indien mogelijk, een headset met microfoon. Als u de interne microfoon van uw laptop gebruikt: o zoek een zo rustig mogelijke locatie; o test dit op voorhand om te kijken of de geluidskwaliteit aanvaardbaar is voor uw gesprekspartner. Zorg dat u zo weinig mogelijk (liefst geen) tegenlicht hebt bij het gebruik van een webcam. Verbind uw computer via een kabel met het netwerk. Tip Probeer steeds een testmoment met de organisator te plannen om te controleren of alle randapparatuur goed werkt! Hoe deelnemen? Opgelet De schermen kunnen licht verschillen naargelang de gebruikte browser. 1. Klik in de uitnodiging voor een vergadering op de koppeling Deelnemen aan Skypevergadering (Join Skype meeting). De vergadering zal opstarten in uw standaardbrowser. Dit kan tot twee minuten duren. 2. Typ uw naam in het tekstvak, zorg dat Invoegtoepassing Skype voor Bedrijven Web App installeren (Install Skype for Business Web App) zeker is aangevinkt en klik op Deelnemen aan de bespreking (Join the meeting). 3. Nu kunt u de plug-in voor audio en video installeren (dit vereist geen extra rechten). In Internet Explorer klikt u op Uitvoeren als volgend bericht verschijnt: of volg de instructies van uw browser voor het installeren en uitvoeren van de invoegtoepassing. Na de installatie start de onlinevergadering automatisch op. Als dit niet het geval is kunt u opnieuw op Deelnemen aan Skype-vergadering (Join Skype meeting) klikken in de uitnodiging. Na de installatie start de onlinevergadering automatisch op. Als dit niet het geval is 12 DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING

13 kunt u opnieuw op Deelnemen aan Skype-vergadering (Join Skype meeting) klikken in de uitnodiging. 4. Tenslotte geeft u de invoegtoepassing Skype voor Bedrijven Web App toestemming om uw audio- en videoapparaten te gebruiken. Afhankelijk van de opties die de organisator van de vergadering heeft ingesteld, gaat u direct naar de vergadering of moet u wachten in de lobby van de vergadering totdat u door de organisator of een presentator wordt toegelaten. Eens u zich in de vergadering bevindt, kunt u alle functies van de Skype voor Bedrijven Web App-vergaderruimte gebruiken. Meer uitleg over Skype voor Bedrijven Web App: zie nl/article/deelnemen-aan-een-skype-vergadering-met-skype-voor-bedrijven-web-app- 4828ad18-ed21-422a-a870-94d676d4b72a Mogelijke problemen Plug-in geblokkeerd Afhankelijk van de instellingen blokkeren sommige browsers standaard alle plug-ins. Meestal wordt dit zichtbaar gemaakt in de adresbalk. De manier waarop dit getoond wordt is afhankelijk van de gebruikte browser en het besturingssysteem De Skype voor Bedrijven client is geïnstalleerd, maar niet geconfigureerd. Hij start steeds op als ik klik op Deelnemen aan Skype-vergadering (Join Skype Meeting). Dit kunt u vermijden door de link in de uitnodiging te kopiëren, deze in de browser te plakken en er?sl=1 achter te typen. U kunt de link kopiëren via de rechtermuisknop: Voorbeeld gekopieerde link: Voorbeeld aangepaste link. DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING 13

14 3.3 Deelnemen per telefoon aan een onlinevergadering U kunt verbinding maken met een telefonische vergadering van Microsoft Skype voor Bedrijven of met het audiogedeelte van een onlinevergadering door in te bellen. U kunt inbellen als deelnemer of als leider (presentator) van de telefonische vergadering. Zowel leiders als deelnemers kunnen DTMF-opdrachten (Dual-tone Multifrequency) gebruiken tijdens de vergadering. DTMF-opdrachten zijn toetskeuzecodes die u invoert via de telefoontoetsen Deelnemen als leider Naast het inbelnummer en de vergader-id moet u de pincode voor inbelvergaderingen instellen (zie De pincode voor inbelvergaderingen instellen) en noteren om als leider deel te nemen aan een telefonische vergadering. Nadat u met de vergadering bent verbonden, kunt u vergaderingsaudio en andere opties beheren via DTMF-opdrachten. 1. Open het vergaderingsverzoek en noteer de inbelnummers en vergadering-id die onder Deelnemen via telefoon (Join by Phone) worden weergegeven. 2. Kies een van de weergegeven nummers (Nederlandstalige of Engelstalige computerstem) en voer de vergadering-id gevolgd door het hekje (#) in wanneer u hierom wordt gevraagd. 3. Voer een van de volgende handelingen uit: o Als u de vergadering hebt gepland, drukt u op het sterretje (*) wanneer u de prompt hoort en voert u de pincode in. o Als u niet de organisator van de vergadering bent, wacht u totdat u de vraag 'Druk nogmaals op het sterretje als u bent aangewezen als leider van de vergadering' hoort. Vervolgens drukt u op het sterretje (*) en voert u uw telefoonnummer en pincode in wanneer u hierom wordt gevraagd. U hoort 'U neemt nu als leider deel aan de vergadering' en wordt verbonden met de vergadering. Opmerking Als u in de wachtstand wordt geplaatst of wordt gevraagd om uw naam in te spreken, bent u niet geverifieerd als leider van de vergadering. Hang op en probeer opnieuw deel te nemen aan de telefonische vergadering. 4. Beheer deelnemers, audio en de lobby tijdens de vergadering met behulp van de DTMF-opdrachten (toetskeuzecodes die u invoert via de telefoontoetsen) die in onderstaande tabel worden weergegeven. Deze opdrachten kunnen variëren afhankelijk van uw netwerkconfiguratie of locatie. 14 DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING

15 3.3.2 Deelnemen als deelnemer Voor deelname aan de meeste telefonische vergaderingen van Skype voor Bedrijven hoeft u alleen maar in te bellen en uw naam in te spreken. Nadat u bent verbonden met de vergadering, kunt u uw lijn dempen of een lijst met personen in de vergadering beluisteren met behulp van DTMF-opdrachten (toetskeuzecodes die u invoert via de telefoontoetsen). 1. Open het vergaderingsverzoek en noteer de inbelnummers en vergadering-id die onder Deelnemen via telefoon (Join by Phone) worden weergegeven. 2. Kies een van de weergegeven nummers en voer de vergadering-id gevolgd door het hekje (#) in wanneer u hierom wordt gevraagd. 3. Wacht enkele seconden nadat u de prompt hoort die begint met 'Als u de leider bent...'. 4. Voer een van de volgende handelingen uit als de vergadering is beveiligd (beperkt tot specifieke deelnemers): o Voer uw zakelijke telefoon- of toestelnummer in en voer de pincode voor inbelvergaderingen in wanneer u hierom wordt gevraagd. o Wacht totdat de leider u toelaat tot de vergadering. 5. Spreek uw naam in wanneer u hierom wordt gevraagd en druk op het hekje (#). In de volgende situaties wordt u in de wachtstand geplaatst voordat u wordt verbonden met de vergadering: o De leider neemt nog niet deel aan de vergadering. o De vergadering is beveiligd en u hebt in stap 4 hierboven ervoor gekozen om niet uw toestelnummer en pincode in te voeren, maar in de lobby te wachten. De volgende tabel bevat de DTMF-opdrachten waarover deelnemers gedurende een telefonische vergadering beschikken om de lijn te dempen of een deelnemerslijst af te luisteren: DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING 15

16 3.3.3 De pincode voor inbelvergaderingen instellen U moet de pincode voor inbelvergaderingen gebruiken als u wilt deelnemen als leider van de telefonische vergadering. U stelt één keer een pincode in en die wordt dan gebruikt voor elke vergadering die u vanaf dan leidt. Als deelnemer aan een telefonische vergadering kunt u ook de pincode voor inbelvergaderingen en uw zakelijke telefoonnummer gebruiken om te worden toegelaten tot beveiligde vergaderingen (vergaderingen die zijn beperkt tot specifieke deelnemers) zonder in de lobby te wachten. Ga als volgt te werk om de pincode voor inbelvergaderingen in te stellen of te wijzigen: 1. Klik in het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven op de pijl van de knop Opties (Options) Wijs Extra (Tools) aan en klik op Instellingen voor inbelvergadering (Dial-in Conferencing Settings). of Klik in het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven op de knop Telefoon (Phone) en klik op de knop Pin (Pin) of ga in uw browser naar: 2. Klik op de webpagina die verschijnt op Aanmelden (Sign in). 16 DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING

17 3. Kies uw voorkeurstaal, voer zo nodig uw netwerkreferenties in en klik op Aanmelden. 4. Klik, indien nodig, op Stel uw pincode opnieuw in. 5. Lees de vereisten voor pincodes, voer de nieuwe pincode in en bevestig deze. Noteer de pincode op een veilige plaats. 6. Klik op OK. DEELNEMEN AAN EEN GEPLANDE ONLINEVERGADERING 17

18

19 4 Een vergadering vanuit Skype voor Bedrijven leiden als presentator 4.1 Vergaderopties tijdens de vergadering wijzigen Tijdens een onlinevergadering of een telefonische vergadering kunt u de opties voor toegang en de presentator wijzigen voor personen die nog niet aan de vergadering deelnemen. U kunt ook de manier wijzigen waarop interactie tussen de deelnemers en de inhoud van de vergadering plaatsvindt. 1. Klik in het venster voor vergaderingen of groepsgesprekken rechts onderaan op de knop Meer Opties (More options) en klik op Vergaderingsopties voor Skype (Skype Meeting Options). 2. Wijzig de vergaderopties naar wens. Meer info: zie , en hieronder. 3. Klik op OK om de wijzigingen op te slaan. EEN VERGADERING VANUIT SKYPE VOOR BEDRIJVEN LEIDEN ALS PRESENTATOR 19

20 Opties voor toegang instellen De toegangsopties bepalen welke deelnemers in de lobby (online wachtruimte) moeten wachten voordat ze door een presentator worden toegelaten. Meer info: zie Categorie Machtigingen (Permissions) Opties voor de presentator instellen Met de opties voor presentator bepaalt u welke deelnemers automatisch de bevoegdheden van presentator krijgen toegewezen wanneer zij deelnemen aan de vergadering. Presentators kunnen inhoud voor vergaderingen met anderen delen of uploaden, toestemming vragen om inhoud te wijzigen die door anderen wordt gedeeld, opties voor de vergadering instellen, anderen hoorbaar of niet-hoorbaar maken en iemand die in de lobby wacht, toelaten. De organisator van een vergadering is automatisch een presentator. Meer info: zie Categorie Machtigingen (Permissions) Opties voor het toevoegen van aantekeningen Standaard kunnen alleen presentatoren aantekeningen maken in een PowerPointpresentatie maar u kunt ook kiezen dat Iedereen (Everyone) of Niemand (No one) aantekeningen kan maken Opties voor het bekijken van inhoud Gebruik deze optie als deelnemers zelfstandig de presentatie moeten kunnen bekijken, zonder dat uw vergadering wordt verstoord. Dit is ook handig voor andere presentatoren die misschien alvast naar een dia willen gaan die zij zullen presenteren. Standaard kunnen enkel presentatoren privé door dia s bladeren maar u kunt ook kiezen dat Iedereen (Everyone) of Niemand (No one) dit kan. Opmerking Deze optie is alleen van toepassing op PowerPoint-dia s, het whiteboard en pollpagina s. Gedeelde bureaubladen of programma's kunnen niet privé worden bekeken. 4.2 Deelnemers beheren Deelnemerslijst weergeven of verbergen U kunt het best de deelnemerslijst blijven weergeven tijdens de vergadering zodat u kunt bijhouden wie aanwezig is, wie aan het woord is en wie mogelijk problemen heeft met audio of delen. U kunt de deelnemerslijst echter verbergen als u een lang chatgesprek wilt weergeven. Klik links bovenaan in het vergadervenster op de knop Lijst van deelnemers openen (Open Participant List) 20 EEN VERGADERING VANUIT SKYPE VOOR BEDRIJVEN LEIDEN ALS PRESENTATOR

21 4.2.2 Deelnemers dempen of de demping opheffen Voer een van de volgende handelingen uit: Eén of meer personen dempen of de demping opheffen: klik met de rechtermuisknop op de naam of namen in de deelnemerslijst en klik op Dempen (Mute) of Dempen opheffen (Unmute). Iedereen in de vergadering dempen: klik in de deelnemerslijst onderaan op de knop Acties van deelnemers (Participant Actions) en klik op Publiek dempen (Mute Audience). Gebruik deze optie in een grote vergadering wanneer te veel ongedempte deelnemers audio-interferentie veroorzaken Bevoegdheden voor presentatoren of aanwezigen wijzigen Voer een van de volgende handelingen uit: Klik in de deelnemerslijst met de rechtermuisknop op een of meer deelnemers en klik op Instellen als presentator (Make a Presenter) of Instellen als aanwezige (Make an Attendee), zoals van toepassing. Klik in de deelnemerslijst op de knop Acties van deelnemers (Participant Actions) en klik op Iedereen deelnemer (Everyone an Attendee). Kies deze optie wanneer er zoveel presentatoren zijn dat de vergadering niet soepel meer verloopt Personen in de lobby toelaten of weigeren Voer in de deelnemerslijst een van de volgende handelingen uit: Klik onder Lobby op Allen toelaten (Admit All) of Allen weigeren (Deny All). Klik naast de naam van iedere persoon op Toelaten (Admit) of Weigeren (Deny), zoals van toepassing. 4.3 De vergadering beëindigen en afsluiten 1. Klik in het vergadervenster op de knop Meer opties (People Options) 2. Klik op Vergadering beëindigen (End Meeting) en klik op OK. Opmerking De deelnemers kunnen de vergadering verlaten door het vergadervenster te sluiten. EEN VERGADERING VANUIT SKYPE VOOR BEDRIJVEN LEIDEN ALS PRESENTATOR 21

22

23 5 Starten van een ongeplande telefonische vergadering 1. Klik in het hoofdvenster van Skype voor Bedrijven op het pijltje van de knop Opties (Options), klik op Nu vergaderen (Meet Now) en klik op OK. 2. Klik in het vergadervenster op de knop Meer mensen uitnodigen (Invite more of People) en selecteer de gewenste contactpersonen of typ het telefoonnummer van de persoon met wie u een vergadering wilt starten. 1. Selecteer de contactpersonen (met Ctrl of Shift) in het hoofdvenster van Lync. 2. Klik met de rechtermuisknop op één van de geselecteerde contactpersonen. 3. Selecteer Telefonische vergadering starten (Start a Conference Call) en selecteer Skype voor Bedrijven-oproep (Skype for Business Call). STARTEN VAN EEN ONGEPLANDE TELEFONISCHE VERGADERING 23

24

25 6 Delen en samenwerken 6.1 Werken met vergaderingsinhoud Als u presenteert, kunt u werken met PowerPoint-presentaties, whiteboards, vergaderingspeilingen en Q & A (vraag en antwoord). Wanneer u een programma of het bureaublad deelt, kunnen alle overige aanwezigen in de vergadering zien wat u deelt Inhoud vóór de vergadering uploaden of voorbereiden 1. Open vóór de vergadering in de Agenda (Calendar) van Outlook de uitnodiging voor een geplande vergadering en klik op Deelnemen aan Skype-vergadering (Join Skype meeting). 2. Voer in het vergadervenster een of beide van de volgende handelingen uit: o o Een PowerPoint-presentatie uploaden: 1) Klik op het presentatiepictogram 2) Klik op PowerPoint-bestanden presenteren (Present PowerPoint Files). 3) Selecteer het bestand en klik op Openen (Open). Meer uitleg: zie 6.4 PowerPoint-presentatie delen. Bijlagen toevoegen: 1) Klik op het presentatiepictogram 2) Klik op Bijlagen toevoegen (Add Attachments). 3) Selecteer het bestand dat u wilt toevoegen en klik op Openen (Open). Opmerking Een snelle manier om een bijlage toe te voegen, is als volgt: 1. Klik in het vergadervenster op de knop om te chatten 2. Sleep het bestand dat u als bijlage wilt toevoegen in dit chatvenster en druk Enter Reeds geüploade vergaderingsinhoud weergeven 1. Klik het vergadervenster op het presentatiepictogram 2. Klik op Presenteerbare inhoud beheren (Manage Presentable Content) en klik op de inhoud die u wilt weergeven. DELEN EN SAMENWERKEN 25

26 6.1.3 Wijzigen wie toegang heeft tot vergaderingsinhoud Standaard hebben alleen presentatoren uitgebreide toegang tot vergaderingsinhoud. Ga als volgt te werk als u dit wilt wijzigen: 1. Klik op het presentatiepictogram 2. Klik op Presenteerbare inhoud beheren (Manage Presentable Content). 3. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) van het item dat u wilt wijzigen. 4. Klik op Organisator (Organizer), Presentatoren (Presenters) of Iedereen (Everyone) Wijzigen wie bijlagen kan weergeven en opslaan Standaard kan iedereen in de vergadering vergaderingsbijlagen opslaan en weergeven. Ga als volgt te werk als u dit wilt wijzigen: 1. Klik op het presentatiepictogram 2. Klik op Bijlagen beheren (Manage Attachments). 3. Klik op de knop Machtigingen (Permissions) van de gewenste bijlage. 4. Klik op Organisator (Organizer), Presentatoren (Presenters) of Iedereen (Everyone). 6.2 Video in een vergadering Video toevoegen aan de vergadering Klik in het vergadervenster op de knop Video Voordat u uw video start, kunt u uw eigen videovoorbeeld zien. 26 DELEN EN SAMENWERKEN

27 Opmerking Mogelijk heeft de organisator van de vergadering de video voor de deelnemers geblokkeerd. Dit kan bij het plannen van de vergadering in de opties voor de vergadering. Zie Categorie Machtigingen (Permissions). Als presentator van de vergadering kunt u ook tijdens de vergadering het verzenden van video's toestaan of blokkeren: 1. Klik bovenaan links op de knop en vervolgens onderaan op 2. Klik op Geen video voor deelnemers (No Attendee Video). Hiermee stelt u in dat alleen presentatoren video mogen delen. Met de optie Namen verbergen (Hide Names) kunt u de namen van personen onder hun foto of video in de galerie verbergen De weergaven in een vergadering Afhankelijk van het type vergadering kunt u een specifieke weergave selecteren voor inhoud, presentatoren of deelnemers. Klik in het vergadervenster op en klik op de knop Indeling selecteren (Pick a layout) In de Galerieweergave (Gallery View) worden alle foto's of video's van deelnemers weergegeven, plus de inhoud van de vergadering. In de Sprekerweergave (Speaker View) ziet u alleen de video of foto van de presentator(en) rechtsonder in het vergadervenster, plus de inhoud van de vergadering. De Presentatieweergave (Presentation View) bevat alleen de inhoud van de vergadering. De deelnemers zijn niet zichtbaar. In de Compacte weergave (Compact View) ziet u alleen de foto's van de deelnemers, plus de inhoud van de vergadering. Plaats de muisaanwijzer op een foto als u de contactgegevens wilt zien. DELEN EN SAMENWERKEN 27

28 In de Galerieweergave (Gallery View) ziet u automatisch iedereen die deelneemt aan de videovergadering. Als er geen video beschikbaar is, wordt een foto van de spreker weergegeven. Met de besturingselementen in de galerie kunt u de namen van deelnemers bekijken en actieve sprekers identificeren. In de galerie ziet u altijd wie de meest relevante deelnemers aan de vergadering zijn, omdat de focus wordt ingesteld op de video van de dominante spreker in de rij met personen die staan, terwijl voor de minder actieve deelnemers foto's worden weergegeven in de rijen met personen die zitten. Als aan een videovergadering meer dan vijf personen deelnemen, worden in de bovenste rij de videovensters van de vijf meest actieve deelnemers weergegeven en uw eigen video (als er geen video beschikbaar is voor bepaalde deelnemers, ziet u hun foto). Daaronder ziet u foto's van de andere deelnemers. De blauwe balk onder de video toont aan wie er momenteel spreekt. Als iemand gedempt is, ziet u een overeenkomstig pictogram links bovenaan de video/foto van de persoon Videobesturingselementen gebruiken Als u het videovenster buiten de vergadering wilt zien, klikt u op de knop Videogallerij weergeven (Pop out the video gallery) Om terug te keren naar de normale weergave, klikt u op Videogallerij verbergen (Pop in the video gallery) U kunt instellen dat een of meer deelnemers altijd zichtbaar zijn in de bovenste rij bv. als u vooral geïnteresseerd bent in de reactie van bepaalde deelnemers. Hiervoor plaatst u de muisaanwijzer op de foto van een persoon en klikt u daarboven op Vastmaken (Pin). Op dezelfde manier kunt u nadien Losmaken (Unpin) kiezen. Bent u de presentator en wilt u dat de video/foto van iedereen uitgeschakeld wordt, behalve van één iemand, dan klikt u met de rechtermuisknop op de deelnemer en kiest u De videospotlight vergrendelen (Lock the Video Spotlight). Op dezelfde manier kunt u deze ook ontgrendelen. 6.3 Uw bureaublad of een programma delen Tijdens een gesprek of onlinevergadering van Lync 2013 kunt u uw scherm aan iedereen in het gesprek of de vergadering laten zien. U kunt uw bureaublad laten zien of u kunt er ook voor kiezen slechts één programma weer te geven. Wanneer u uw bureaublad of een programma deelt, bent u de enige persoon die de controle hierover heeft. U kunt anderen de mogelijkheid bieden om te navigeren op uw bureaublad en wijzigingen aan te brengen met hun eigen muis en toetsenbord. Het bureaublad delen en een programma delen komen aan bod in de basiscursus: zie 28 DELEN EN SAMENWERKEN

29 6.4 PowerPoint-presentatie delen U kunt in een vergadering een PowerPoint-presentatie geven. Niemand kan dan de inhoud die u presenteert bewerken maar u kunt instellen wat de deelnemers kunnen zien en wie aantekeningen kan toevoegen aan de presentatie PowerPoint-presentatie uploaden en geven 1. Wilt u een PowerPoint-bestand uploaden voorafgaand aan een geplande vergadering, open dan eerst uw vergadering vanuit Outlook door in de uitnodiging te klikken op de koppeling Deelnemen aan Skype-vergadering (Join Skype Meeting). Klik op het presentatiepictogram en klik vervolgens op PowerPoint-bestanden presenteren (Present PowerPoint Files). 2. Selecteer het bestand en klik op Openen (Open). Wanneer het bestand is geüpload worden de dia's weergegeven Bepalen wat anderen kunnen zien terwijl u presenteert Als u niet wilt dat deelnemers vooruit kijken in de presentatie, kunt u hen aan uw weergave vergrendelen. De andere presentatoren kunnen echter nog steeds verderop in de presentatie kijken. 1. Klik in het vergadervenster op de knop Meer opties (More Options) en klik op Vergaderingsopties voor Skype (Skype Meeting Options). 2. Klik onder Wie kan zelf inhoud bekijken (Who can look at content on their own) op Alleen presentatoren (Presenters Only) Van presentator wisselen tijdens een presentatie Presentatoren kunnen tijdens een vergadering om de beurt PowerPoint-dia's tonen. Terwijl een persoon presenteert, kan een andere presentator naar een specifieke locatie in de presentatie gaan of zelfs een afzonderlijk bestand openen en vervolgens beginnen met presenteren Voorbereidingen maken voor het werken met meerdere presentatoren 1. Klik in het vergadervenster op de knop Meer opties (More Options) en klik op Vergaderingsopties voor Skype (Skype Meeting Options). 2. Ga na dat onder Wie is een presentator (Who is a presenter) de gewenste optie is geselecteerd: DELEN EN SAMENWERKEN 29

30 Privé bekijken of Overnemen als presentator Presentatoren kunnen tijdens een vergadering om de beurt dia's presenteren. Terwijl een persoon aan het presenteren is, kan een andere persoon naar een specifieke dia gaan en vervolgens teruggaan naar de huidige weergave. 1. Voor het privé bekijken van dia's klikt u op de pijltjes Volgende en Vorige om u door de dia's te verplaatsen. U onderbreekt de vergadering dan niet en er wordt een melding weergegeven dat u de presentatie privé bekijkt. 2. Als u terug wilt gaan naar de huidige weergave, klikt u op Terug naar weergave van presentator (Return to Presenter s View) om uw weergave te synchroniseren met de actieve presentator. 3. Als u wilt presenteren, klikt u op Overnemen als presentator (Take Over as Presenter) om de besturing van de presentatie over te nemen. Wees u ervan bewust dat de vergadering automatisch wordt overgeschakeld naar uw weergave De weergave van de presentatie stopzetten Klik in het midden bovenaan van het vergadervenster op de knop Presentatie stoppen (Stop Presenting) 6.5 Whiteboard delen Een whiteboard is een lege pagina voor notities, tekeningen of geïmporteerde afbeeldingen die door alle deelnemers van de vergadering samen kan worden gebruikt. Wanneer de sessie is beëindigd, kunt u het resultaat van de samenwerking opslaan. U moet de presentator van een vergadering zijn om een whiteboard te kunnen openen. Alle deelnemers (presentatoren en aanwezigen) aan de vergadering kunnen op het whiteboard werken. 1. Klik in het vergadervenster op het presentatiepictogram, klik op Meer (More) en klik op Whiteboard (Whiteboard). Er wordt een leeg whiteboard geopend in het rechterdeelvenster van het vergadervenster. Alle deelnemers zien dit whiteboard. 2. Gebruik de hulpmiddelen voor aantekeningen in het whiteboard om te schrijven of te tekenen op het whiteboard: 30 DELEN EN SAMENWERKEN

31 Er kunnen verschillende deelnemers aan de vergadering tegelijk op het whiteboard werken, maar elk hulpmiddel kan slechts door één persoon tegelijk worden gebruikt. Laserpointer gebruiken (een gekleurde stip met uw naam als label): houd de muisknop ingedrukt en beweeg over het scherm. Tekst toevoegen: klik en typ de tekst; u kunt kleur, lettertype en grootte kiezen via het pijltje naast de knop. Tekenen met de pen: klik op het pijltje Markeerstift gebruiken: klik op het pijltje Gom gebruiken: en maak de gewenste keuze. en maak de gewenste keuze. klik op deze knop en klik vervolgens op de aantekening die u wilt wissen. Stempel toevoegen (, of ) klik op het pijltje Lijn of vorm invoegen: en maak de gewenste keuze. selecteer de gewenste kleur, lijn of vorm en klik en sleep om deze te tekenen. Afbeeldingsbestand invoegen: klik op deze knop en selecteer de gewenste afbeelding. Aantekeningen verwijderen: selecteer de te verwijderen aantekening en klik op deze knop. Meer opties gebruiken: klik op deze knop en kies het gewenste zoals ongedaan maken, knippen, kopiëren, plakken, alle aantekeningen verwijderen enz. Via deze weg kunt u de aantekeningen ook opslaan: kies Opslaan als (Save as) en selecteer de gewenste locatie; het bestand kan worden bewaard als.xps of.png. DELEN EN SAMENWERKEN 31

32 Opmerkingen Als een presentator een ander whiteboard opent of een andere deelactiviteit start, wordt dit whiteboard automatisch gesloten. Het blijft echter wel beschikbaar in de inhoudslijst voor gebruik later in de vergadering. De hulpmiddelen voor aantekeningen zijn alleen beschikbaar voor inhoud die u presenteert. Als u het bureaublad of een programma deelt, moeten anderen toestemming vragen voordat ze wijzigingen kunnen aanbrengen in de gedeelde inhoud. 6.6 Peiling uitvoeren in een Skype-vergadering Een peiling in Skype voor Bedrijven bestaat uit één vraag en maximaal zeven mogelijke keuzen. Via een peiling kunt u snel informatie of de voorkeuren van deelnemers aan een vergadering verzamelen. Een vergadering kan een groot aantal peilingen bevatten. Er kan echter slechts één peiling per keer worden weergegeven die zichtbaar is voor alle deelnemers aan een vergadering. Alleen presentatoren van vergaderingen kunnen peilingen maken en beheren. Als u nog geen presentator bent, kan de organisator van de vergadering of een andere presentator hiervoor zorgen. 1. Klik in het vergadervenster op het presentatiepictogram, klik op Meer (More) en klik op Peiling (Poll). 2. Typ een naam voor de peiling, typ uw vraag en maximum zeven mogelijke antwoorden. 32 DELEN EN SAMENWERKEN

33 3. Klik op Maken (Create). De peilingpagina wordt geopend in de vergadering en de resultaten worden aan iedereen getoond nadat de deelnemers een optie hebben geselecteerd. 4. Klik links onderaan op Poll-acties (Poll Actions) om de peiling te beheren, zoals het openen, sluiten, bewerken, weergeven of verbergen van resultaten. 5. Als u klaar bent, klikt u op Presentatie stoppen (Stop Presenting) bovenaan de vergaderruimte. 6. Als u een peilingpagina wilt verwijderen, klikt u op het presentatiepictogram, vervolgens klikt u op Presenteerbare inhoud beheren (Manage Presentable Content) en tenslotte op de knop Verwijderen (Delete) naast de peiling. 6.7 Vraag en antwoord (Q & A) Vraag en antwoord biedt een gestructureerde omgeving voor het beantwoorden van vragen tijdens een vergadering. Deze functie is met name handig in grote vergaderingen DELEN EN SAMENWERKEN 33

34 waarin de ene presentator vragen beantwoordt, terwijl een andere presentator inhoud presenteert. Deelnemers kunnen vragen stellen, maar alleen presentatoren kunnen antwoord geven Vraag en antwoord starten Iedere presentator van een vergadering kan Vraag en antwoord starten en vragen beantwoorden. 1. Klik in het vergadervenster op het presentatiepictogram, klik op Meer (More) en klik op Vragen en Antwoorden (Q & A). Als er geen andere inhoud wordt gepresenteerd, wordt het inhoudspodium geopend en wordt Vraag en antwoord weergegeven voor alle deelnemers. Als er andere inhoud wordt getoond, wordt Q&A als een nieuw tabblad weergegeven naast het tabblad Presentatie (Presentation). Chatberichten worden automatisch uitgeschakeld totdat u Vraag en antwoord afsluit. 2. Als iemand een vraag stelt, kan elke presentator op Beantwoorden (Answer) klikken en een reactie typen. Met Enter wordt het antwoord weergegeven. Als een vraag wordt gesteld terwijl u inhoud presenteert, ziet u een melding van de nieuwe vraag. U kunt op elk gewenst moment op het tabblad Q&A klikken om de vraag te beantwoorden. Daarna gaat u terug naar het tabblad Presentatie (Presentation) om de presentatie te vervolgen. 3. Als u een antwoord typt en van gedachten verandert, klikt u op Annuleren (Cancel) om de vraag later te beantwoorden of een andere presentator de vraag te laten afhandelen. 4. Klik op het tabblad Onbeantwoord (Unanswered) om alleen de vragen weer te geven die nog niet zijn beantwoord. 5. Klik aan het einde van de sessie op Vragen en antwoorden beëindigen (Stop Q&A). Als er wordt gevraagd of u chatberichten wilt inschakelen, klikt u op Alle chatberichten voor vergadering toestaan (Allow All Meeting IM). Klik op X in de melding om chatberichten uitgeschakeld te laten. 6. U kunt een opname van de vraag- en antwoordsessie opslaan door op Opslaan als (Save as) te klikken, een naam te typen en het bestand op uw computer op te slaan. 34 DELEN EN SAMENWERKEN

35 De vraag- en antwoordsessie wordt in Kladblok opgeslagen en bevat de vragen, antwoorden, timestamps en namen van genodigden en presentatoren die aan de sessie hebben deelgenomen Q&A Manager gebruiken als deelnemer Wanneer de Vraag en antwoord-sessie wordt gedeeld door een presentator, kunnen alle deelnemers aan de vergadering de vragen zien en zelf vragen stellen. U kunt op elk moment tijdens de vergadering schakelen tussen de tabbladen Q&A en Presentatie (Presentation). 1. Typ een vraag in het vak Stel een vraag (Ask a question). 2. Als de vraag is beantwoord, ziet u het antwoord onder de vraag. 3. Als u alleen uw eigen vragen wilt zien, klikt u bovenaan op de tab Mijn vragen (My questions). 4. U kunt een lokale kopie van de vragen en antwoorden bewaren door te klikken op Opslaan als (Save as ) en een locatie op uw computer te kiezen. 6.8 Notities nemen met OneNote in een Skype-vergadering Doorgaans moet u notities voor een vergadering maken. In Skype voor Bedrijven kunt u tijdens het plannen van de vergadering of terwijl u zich in de vergaderruimte bevindt, persoonlijke notities maken of gedeelde notities toevoegen die u gezamenlijk kunt bewerken met deelnemers. U kunt zelfs een bestand toevoegen aan de notities. Hierdoor kunt u de informatie vóór de vergadering aan de deelnemers verstrekken, zodat zij de gegevens vooraf kunnen controleren en voorbereiden Notities vooraf toevoegen aan het Skype-vergaderverzoek Als u notities toevoegt aan het vergaderverzoek, beschikt u over alle benodigde informatie voordat de vergadering begint. Daarnaast hebben uw genodigden de mogelijkheid om deze te bekijken en bewerken zodat tijdens de vergadering tijd wordt bespaard. Wanneer u uw Skype-vergadering instelt in Outlook: 1. Klik in het vergaderverzoek in het lint op de knop Notities bij vergadering (Meeting Notes) 2. Kies een van de volgende opties: DELEN EN SAMENWERKEN 35

36 o o Met Notities delen met de vergadering (Share notes with the meeting) worden gedeelde notities toegevoegd aan het vergaderverzoek. Uw genodigden kunnen op Notities bij vergadering weergeven (Show meeting notes) in het vergaderverzoek klikken om notities in OneNote te openen zodat ze deze kunnen weergeven of bewerken. Met Zelf notities maken (Take notes on your own) worden uw persoonlijke notities toegevoegd aan de vergadering zonder dat anderen deze kunnen bekijken Notities toevoegen tijdens een Skype-vergadering 1. Klik in het vergadervenster op het presentatiepictogram 2. Klik op Mijn notities (My Notes) om persoonlijke notities op uw computer te maken. of Klik op Gedeelde notities (Shared Notes) en selecteer de pagina of sectie waar u de notities wilt toevoegen. 3. De geselecteerde pagina wordt verankerd op uw bureaublad en deelnemers ontvangen in de vergadering een melding over het notitieblok Hoe werken gedeelde notities? Gedeelde notities moeten zich op een toegankelijke locatie bevinden, zoals OneDrive of SharePoint, en personen moeten zijn gemachtigd om de notities te kunnen openen en bewerken. U hoeft niet het volledige notitieblok te delen, alleen de gewenste pagina. Wanneer u de notitiekiezer opent, kunt u alleen de gedeelde notitieblokken kiezen die eerder zijn geopend op uw computer. Als u geen notitieblok hebt, klikt u op Nieuw notitieblok (New Notebook) om er een te maken. Als u een sectie in plaats van een pagina selecteert, kunt u een lege pagina in die sectie maken. U kunt ook zoeken naar een pagina in het zoekvak. 36 DELEN EN SAMENWERKEN

37 6.9 Vergadering opnemen en de opname bekijken en/of beluisteren Elke presentator kan een vergadering opnemen en opslaan. De deelnemers zien een melding dat de vergadering wordt opgenomen Vergadering opnemen 1. Klik in het vergadervenster uiterst rechts onderaan op de knop Meer opties (More Options) 2. Klik op Opname starten (Start Recording). Als de optie voor opnemen grijs wordt weergegeven, is uw audioapparaat mogelijk niet aangesloten. Klik op het telefoon-/microfoonpictogram en probeer het opnieuw. De pauze- en stop-knop zijn beschikbaar onderaan in het vergadervenster. Als u wilt zien wie er nog meer opneemt, wijst u de rode opnameknop rechts aan. 3. Klik op de stop-knop om de opname te stoppen. De opname wordt automatisch opgeslagen in de indeling MP4. bovenaan Opname afspelen en delen Wanneer uw opname is verwerkt, kunt u deze afspelen of naar anderen versturen. U ziet een bericht van Skype als de opname klaar is. Klik op het bericht om Opnamebeheer (Recording Manager) te openen. Als u het bericht hebt gemist, klikt u in het hoofdvenster van Skype op het pijltje rechts van de knop Opties (Options) en kiest u Extra (Tools) en vervolgens Opnamebeheer (Recording Manager). Ga als volgt te werk in het venster Opnamebeheer: Klik op uw opname om deze te markeren en klik rechts in het venster op Afspelen (Play). U kunt hier ook de naam wijzigen of uw opname verwijderen. Als u de opname met anderen wilt delen, klikt u op Bladeren (Browse) om de opname te selecteren en kopieert u het bestand om het op een gedeelde locatie te plaatsen, zoals OneDrive of een interne SharePoint-site. Opnamen worden opgeslagen in de map die is ingesteld in de Skype-Opties/categorie Opnamen (Recording): DELEN EN SAMENWERKEN 37

38 38 DELEN EN SAMENWERKEN

39 7 Apparatuur voor online vergaderen Er is aan de KU Leuven een breed gamma aan apparatuur om deel te nemen aan online vergaderingen. Afhankelijk of u alleen of in groep wilt deelnemen en of u ook met andere systemen wilt kunnen koppelen raden we verschillende toestellen aan. Meer uitleg en een overzicht van de toestellen vindt u terug op APPARATUUR VOOR ONLINE VERGADEREN 39

40 DIENSTEN ALGEMEEN BEHEER DIRECTIE ICTS W. de Croylaan 52 B bus HEVERLEE, BELGIË tel icts@kuleuven.be