Verkorte handleiding (deelnemer)

Transcriptie

1 Verkorte handleiding (deelnemer) ConferenceCard - Webconferencing Deelnemen aan een webconferentie met de ConferenceCard is heel eenvoudig. Het gebruik van webconferencing is bijzonder gebruiksvriendelijk. De meeste functies spreken voor zich. In deze verkorte handleiding geven wij u informatie over het deelnemen aan een webconferentie en de belangrijkste functionaliteiten die u als deelnemer heeft binnen webconferencing. Deelnemen aan een webconferentie Van de organisator van de webconferentie heeft u een uitnodiging ontvangen. In de uitnodiging vindt u een inbelnummer en toegangscode voor het audiogedeelte en een toegangscode voor het webgedeelte. U begint met het starten van het audiogedeelte: 1. U belt op het afgesproken tijdstip het inbelnummer. 2. Toets de deelnemer audio toegangscode in en sluit af met een #. 3. De vergadering start zodra de voorzitter aanwezig is. Tot die tijd staat u als deelnemer in de wachtstand (u hoort muziek). Vervolgens start u het webgedeelte: 1. U gaat naar de website die op uw ConferenceCard staat. 2. Toets rechtsboven op het scherm de deelnemer web toegangscode in. 3. Vervolgens ziet u onderstaand scherm. U toetst uw naam in en u klikt op Volgende. Met de door u ingetoetste naam bent u zichtbaar in het deelnemersoverzicht. Uw naam Uw inbelnummer Toegangscode deelnemers Uw toegangscode

2 4. Vervolgens klikt u twee keer op Uitvoeren. De vergadering start zodra de voorzitter aanwezig is. Tot die tijd blijft u als deelnemer in de virtuele wachtruimte. Zodra de voorzitter aanwezig is, verschijnt aan de rechterkant van uw scherm het webconferencing Bedieningspaneel. Als deelnemer start u in de Watch-modus, dat wil zeggen u ziet in het venster het beeldscherm van de voorzitter of van een andere deelnemer. Functies van het webconferencing Bedieningspaneel Op het in- en uitklapbare Bedieningspaneel ziet u een clip. Met de clip kunt u het Bedieningspaneel verbergen en weer te voorschijn laten komen. Door het Bedieningspaneel te verbergen kunt u zich volledig concentreren op het document, de presentatie of de webpagina die de voorzitter met u wilt delen. De clip blijft gedurende de sessie altijd in beeld. Zo kunt u altijd met één muisklik terug naar het Bedieningspaneel. In het Bedieningspaneel vindt u verschillende zogenaamde laden, die kunnen worden geopend en gesloten. De lades van het Bedieningspaneel kunnen via drag & drop uit het Bedieningspaneel worden genomen en naar wens op het beeldscherm worden gepositioneerd en ingedeeld. In de lade Sessie ziet u een overzicht van de deelnemers. Naast uzelf ziet u hier de naam van de voorzitter en de namen van de overige deelnemers staan. Verder ziet u: de status van de beeldschermoverdracht naar de sessiepartners (grijs/gestreept onvolledig/in kleur gereduceerd). wie zijn of haar beeldscherm toont (Show-Modus) uzelf, de voorzitter of een andere deelnemer. wie het afstandsbedieningsrecht voor het overgedragen beeldscherm heeft. van wie het spraak- en videosignaal wordt overgedragen. Verschillende acties die u kunt kiezen, bijv. Emoticons gebruiken, om de andere sessiedeelnemers over uw stemming, uw status of uw behoeften te informeren. Uw weergegeven naam aanpassen. Als u uw weergeven naam in de deelnemerslijst wilt veranderen, dubbelklikt u op uw naam in de lade Sessie. U kunt nu de weergegeven naam bewerken. Opmerking: Het recht van beeldschermoverdracht, het afstandsbedienings-recht en het spraakrecht wordt uitsluitend door de voorzitter toegekend. Benoemd worden als co-voorzitter

3 De voorzitter kan een deelnemer tot co-voorzitter benoemen. Dat betekent dat u als deelnemer de voorzittersrol overneemt. Als co-voorzitter beschikt u over alle noodzakelijke rechten. U kunt: 1. Beslissen wie zien beeldscherm laat zien. 2. De video-overdracht van afzonderlijke of alle deelnemers besturen. 3. Deelnemers uit de sessie verwijderen. 4. De sessie blokkeren zodat geen ongewenste deelnemers kunnen deelnemen. Ad 1. Kies in het bovenste dropdown menu in de lade Sessie de sessiepartner, waarvan het beeldscherm moet worden getoond. Zodra de deelnemer met de beeldschermoverdracht heeft ingestemd, zien alle sessiedeelnemers het over te dragen beeldscherm in het webconferencing venster. Ad 2. Via de deelnemerslijst kunt u de video-overdracht van de sessiedeelnemers besturen en bewaken. Klik op het video-icoon van een sessiedeelnemer (voorzitter of deelnemer), om de video-overdracht te verbieden (doorgestreept) of toe te staan. Ad 3. Om een deelnemer uit de sessie te verwijderen, klikt u op de pijl naast de deelnemer en kiest u in het menu Verwijderen. Ad 4. Wanneer u de sessie wilt blokkeren, zodat er geen andere deelnemers meer binnen kunnen komen, klikt u op de knop rechtsboven in de lade Sessie. Om de sessie weer vrij te geven, klikt u opnieuw op de knop. Het weergaverecht krijgen van de voorzitter Als de voorzitter u het weergaverecht geeft verschijnt de vraag of u uw beeldscherm wilt delen met de andere deelnemers. In de lade Applicatie selectie ziet u in het bovenste deel een overzicht van de op dat moment geopende applicaties op uw computer. Hier kunt u aanvinken welke applicaties en beeldschermelementen u wilt delen met de andere deelnemers. Door de lade Monitor te openen kunt u de overdracht van uw beeldscherm aan de andere deelnemers controleren. Hierin ziet u wat de andere deelnemers op hun scherm zien.

4

5 Een webcam gebruiken Via de in webconferencing geïntegreerde videofunctie kunt u webcam video's van de deelnemers zien en uw eigen video overdracht activeren en configureren. Daarvoor staan in het Bedieningspaneel de beide lades Video en Mijn video ter beschikking. De lade Video toont tot maximaal zes videobeelden tegelijkertijd. Video overdracht vindt alleen met uw toestemming plaats. Voordat u dit heeft bevestigd, kan geen enkele andere deelnemer uw video zien. Voorwaarden voor de video overdracht Voor de video overdracht heeft u een webcam nodig. Het verdient aanbeveling voor het begin van de sessie te testen, of de webcam correct op uw computer is aangesloten en correct is geconfigureerd. Wanneer u niet over een webcam beschikt, kunt u ook een foto (bestandsformaat.bmp of.jpg) of een video (bestandsformaat.avi of.mpeg) laten weergeven. Voor het activeren van de video overdracht zijn de volgende situaties mogelijk: Op uw computer is een webcam aangesloten. Klik in de lade Mijn video op on, om de overdracht te activeren. Op uw computer is geen webcam aangesloten. Klik op de pijl linksonder in de lade. Kies Foto of Video, om in plaats van een webcam beeld een foto- of videobestand over te dragen. Functies in de lade Mijn video In de lade Mijn video kunt u: de video overdracht met on/off op iedere willekeurig moment uitschakelen en weer inschakelen, wanneer er een vrij videokanaal ter beschikking is en de voorzitter de overdracht toestaat. Via het menu linksonder een andere videobron kiezen. Bij de video overdracht van een webcam de overdracht met de pauze en de play knop onderbreken en voortzetten. De kwaliteit van het webcam beeld veranderen. Door te kiezen voor een lagere kwaliteit kan de video overdracht worden verbeterd. Functies in de lade video In de lade Video ziet u de videobeelden van andere deelnemers. Afhankelijk van hoeveel deelnemers hun videobeeld overdragen, geeft webconferencing deze in de lade Video groter of kleiner weer. Wanneer u met de muis naar een video gaat, kunt u de volgende functies gebruiken:

6 Naam van de deelnemer weergeven Videobeeld verkleinen en vergroten Video overdracht van de sessiedeelnemers lokaal bij u pauzeren Andere functies van het webconferencing Bedieningspaneel De overige laden van het webconferencing Bedieningspaneel zijn: Telefonische conferentie Hier vindt u de toegangsgegevens van de parallel lopende telefonische vergadering. Handig als u eerst bent ingelogd in het webgedeelte. De toegangsgegevens van het audio deel heeft u dan direct bij de hand in webconferencing. Chat Tekstberichten die u aan alle of slechts aan geselecteerde deelnemers verzenden. Bij nieuwe berichten knippert de lade. Whiteboard Met verschillende tools op het beeldscherm tekenen en markeren - met verschillende kleuren voor iedere sessiedeelnemer. Er staan twee modi ter beschikking: De screenshot-modus (beeldscherm wordt bevroren) en de live-modus (beeldschermoverdracht actief zonder beperkingen). Gegevensoverdracht Documenten en bestanden uitwisselen met andere deelnemers. Favorieten Koppelingen maken voor snelle toegang tot bestanden. Notities Notities tijdens de sessie vasthouden. Enquête Spontane rondvragen of omvangrijke enquêtes opstellen.

7 Sessie beëindigen Voor het afsluiten van de sessie klikt u op het sluiten-kruis in het webconferencing venster. Meer weten? Wilt u meer informatie over de mogelijkheden van webconferencing met de ConferenceCard? In de uitgebreide handleiding vindt u informatie en uitleg over alle functionaliteiten. KPN organiseert regelmatig on-line instructies voor Webconferencing met de ConferenceCard. Kijk hiervoor op ons Webinar programma op. Veel plezier bij Webconferencing met de ConferenceCard!