Handleiding WebEx. Een webconsult, wat nu?

Transcriptie

1 Handleiding WebEx Een webconsult, wat nu? U bent aangemeld voor erfelijkheidsvoorlichting en -onderzoek bij de afdeling Klinische Genetica van het UMCG. Het webconsult zal met het internetsysteem WebEx plaatsvinden. In deze handleiding kunt u lezen hoe u zich goed kunt voorbereiden op uw webconsult. Wij vragen u om de gehele inhoud (het deel over uw te gebruiken apparaat) van deze handleiding ruim voor de tijd van uw afspraak te lezen. Zo weet u zeker dat u goed bent voorbereid op het moment van uw afspraak. Voor uw afspraak zal er nog een test plaatsvinden met een medewerker van het UMCG. De datum waarop dit zal zijn heeft u in een mail doorgekregen.

2 Inhoud WebEx installeren op de PC of op een Mac 3 Zorgen dat u goed hoor- en zichtbaar bent 6 Gedeelde bestanden/folders opslaan 8 WebEx installeren op de tablet 11 Deelnemen aan een consult 13 WebEx installeren op de ipad 16 Deelnemen aan een consult 18 Allereerst wordt er uitgelegd hoe u WebEx gebruikt op de PC, laptop of een Mac. Indien u er voor kiest om het webconsult via uw Android tablet te doen, blader dan door naar blz. 10, gaat u een Apple ipad gebruiken, blader dan naar blz. 15. De stappen die op verschillende momenten voor en tijdens uw (test-)afspraak uitgevoerd kunnen worden zijn: - Op de computer: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz o Tijdens de afspraak: de stappen op blz Op de tablet: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz o Tijdens de afspraak: de stappen op blz Op de Apple ipad: o Vooraf aan de afspraak: de stappen op blz o Tijdens de afspraak: de stappen op blz

3 Handleiding WebEx op de PC/Laptop/Mac WebEx installeren op de PC Voer onderstaande stappen uit ruim voor de datum van uw (test-)afspraak. Indien blijkt dat het programma niet werkt kunt u nog contact met ons opnemen om eventuele problemen op te lossen. 1. Ga naar 2. Voer uw naam en adres in en klik op de grote groene knop met de tekst: Test a meeting 3. Uw computer zal nu de installatie van WebEx starten. Hoe dit precies gaat, hangt van uw webbrowser af. Hieronder worden de installatie procedures van Internet Explorer en Google Chrome besproken. Bij andere browsers zal dit vergelijkbaar gaan. Begin bij de uitleg die bij uw internet-browser past. Aan het eind van de volgende pagina wordt dit proces voor de Mac uitgelegd! Internet Explorer: (Soms verschijnt er bovenin het scherm een gele balk met een melding. Klik erop en klik dan op Toestaan of Uitvoeren ) 1. Klik op Installeren onderin het scherm 2. Er komt een pop-up tevoorschijn, klik op Installeren 3

4 Google Chrome: 1. Klik op de groene knop WebEx toevoegen aan Chrome of Add WebEx to Chrome 2. Er komt een pop-up tevoorschijn. Klik op Toevoegen of Extensie toevoegen 3. Klik onderin het scherm op de download (zoals aangegeven in de instructies in het midden van het scherm.) 4. Klik op Uitvoeren APPLE/MAC 1. Na het klikken op de Test a meeting knop verschijnt een vraag of u het bestand wilt openen; klik op Bestand opslaan 2. Uw Mac zal nu de installatie van WebEx starten. Volg de stappen in het installatieprogramma door op Ga door en Installeer te klikken. Nu wordt WebEx gestart en is het klaar voor gebruik. De gestarte test vergadering kunt u weer afsluiten door op het kruisje helemaal rechtsboven in het scherm te klikken, en vervolgens op Vergadering beëindigen. 4

5 De volgende stappen kunnen 15 minuten voor het tijdstip van de afspraak uitgevoerd worden: 4. U hebt een ontvangen voor een afspraak voor een webconsult. Klik onderin de mail op de blauwe tekst Deelnemen aan WebEx-vergadering waarmee u deel kunt nemen aan het consult. 5. U komt in een UMCG overzichtsscherm, waarin u gevraagd wordt om uw naam en adres. De naam die u invoert zal getoond worden bij uw video consult. Een volgende keer is geen extra invoer nodig en kunt u direct kiezen voor Deelnemen. 6. Klik op Deelnemen. Indien juist geïnstalleerd, zal WebEx nu starten. 5

6 Zorgen dat u goed hoor- en zichtbaar bent GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON! 1. Start WebEx d.m.v. de link in uw mail 2. In het midden van het scherm zal een pop-up tevoorschijn komen met onderstaande vraag. Klik op Ja. 3. Vervolgens kan er een menu openen zoals op de onderstaande afbeelding staat. Als u begint te praten, zullen de grijze blokjes onder Microfoon blauw worden. Klik op OK. 4. Indien onderstaande melding verschijnt, klik op Dempen oph (= dempen opheffen). Onderstaande knop zal dan groen worden: Pas als de knop groen is, met de tekst Verbonden met audio dan kan de arts u horen. 6

7 5. Indien de volgende melding verschijnt, klik op Toch verbinding maken. 6. Als alles is ingesteld zullen onder het camera-beeld van u en uw arts, uw beide namen verschijnen. Daarachter staan zowel een groen video-icoon, en een grijs microfoon (dempen)-icoon. Dit is juist. Zolang het video-icoon grijs is, staat uw webcam niet aan, en als uw microfoon (dempen)- icoon rood is, staat uw microfoon niet aan. Zoals het moet zijn: 7

8 Gedeelde bestanden/folders opslaan Indien uw counselor een bestand of folder met u gedeeld hebt kunt u deze opslaan. 1. Een gedeeld bestand zal verschijnen als tabblad bovenin het scherm: 2. Indien u dit bestand wilt opslaan, klikt u rechtsbovenin achtereenvolgens op: Bestand Opslaan als Document 3. In het geopende scherm kunt u kiezen waar u het bestand op wilt slaan. BELANGRIJK: kies bij de keuzelijst Opslaan als het bestandsformaat: Portable Document Format (*.pdf). Klik daarna op Opslaan 8

9 Deelnemen aan het consult, samengevat Nu alle stappen doorlopen zijn, bent u goed voorbereid en hoeft u op het moment van de afspraak alleen nog maar de volgende stappen te doorlopen (deze zijn al eerder besproken): 1. U hebt een ontvangen voor een afspraak voor een webconsult. Klik op de blauwe tekst Deelnemen aan WebEx-vergadering. 2. Klik op Deelnemen. WebEx start zich 3. Er wordt gevraagd of u wilt deelnemen aan de geïntegreerde spraakconferentie, klik op Ja 4. Er opent zich een klein testvenster voor uw microfoon en geluid, klik op OK 5. Indien uw video nog niet gestart is; klik dan op het video icoon rechts in beeld naast uw naam. Indien de volgende melding verschijnt, betekent dat, dat de counselor zich nog niet in de gespreksruimte bevindt. U kunt nu wachten. 9

10 Handleiding WebEx Android Tablet Webconsulten In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u WebEx gebruikt met een Android tablet. 10

11 WebEx installeren op de tablet Om te beginnen moet WebEx geïnstalleerd worden op een Android tablet. LET OP: verschillende tablets draaien op het besturingssysteem Android. In grote lijnen zal deze handleiding aangeven wat u moet doen, maar per tablet kan het uiterlijk enigszins verschillen. Pin uzelf niet vast op kleuren of lay out van de schermen die in deze handleiding worden weergegeven, bij u kan het enigszins afwijken. Ga af op wat uw kennis van uw eigen apparaat zegt. 1. Open de Play-Store door te klikken op dit icoon: 2. Klik op het zoek icoon rechts bovenin, en vul Webex in in de zoekbalk die verschijnt. 3. Kies de (gratis) versie met de naam Cisco Webex Meetings, klik op Gratis of Installeer (afh. van uw tablet) en accepteer de voorwaarden. 4. Indien er om een wachtwoord gevraagd wordt, vul uw google/play store wachtwoord in. 5. Na het downloaden; kies Open en de app wordt geopend. 11

12 6. Onderstaande pop-up over servicevoorwaarden verschijnt. Klik op Ik ga akkoord. 7. Bij de eerste keer openen verschijnen er een aantal help-bladzijden over het gebruik van WebEx. Klik onderaan op Overslaan. 8. Sluit WebEx af (d.m.v. de Home button). Na installatie is de Webex-applicatie terug te vinden via het volgende icoon: 12

13 Deelnemen aan een consult Zet ruim voor het afgesproken tijdstip van de afspraak met uw counselor uw ipad aan en zoek de mail met de afspraakbevestiging. Hierin staat de link naar de juiste gespreksruimte. GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON NB: Steeds als een vraag komt als WebEx wil toegang tot de telefoon/camera/microfoon kies OK 1. Open de afspraakbevestiging (mail) van uw counselor. Onderaan deze mail staat de link naar de juiste gespreksruimte. 1. Klik op Deelnemen aan WebEx-vergadering in de waarmee u deel kunt nemen aan een video consult. Zie bovenstaande afbeelding. NB: Als u op uw tablet nog geen Webex app had geïnstalleerd, gaat u automatisch naar de Play store om deze te installeren. Deze installatie is eenmalig, zie het onderdeel installatie WebEx. 2. Mogelijk krijgt u een scherm in beeld waar wordt gevraagd naar Naam en adres. Vult u hier uw naam in (deze komt in beeld tijdens het webconsult) en uw adres en klik op OK. Nu komt de tekst Bezig met verbinding te maken met de vergadering. 3. Indien er een pop-up komt met de tekst Verbinden met audio, kies Verb. maken via internet. 13

14 4. Klik op het videopictogram ( ) en kies Mijn video starten. 5. Vaak gebeurt het dat daarna de volgende tekst verschijnt: Uw microfoon is gedempt. Ook kan het zijn dat de tekst niet verschijnt, maar de microfoon wel uit staat. In dat geval staat er een streepje door het microfoon pictogram. De counselor kan u dan nog niet horen. Klik op het audiopictogram ( ) om uw microfoon aan te zetten, en kies Gesprek dempen ongedaan maken of Verbinding maken via audio of iets anders met dezelfde betekenis. Nu bent u klaar voor de afspraak. 6. Dubbelklik op de video van uw counselor om hem/haar in volledig beeld te zien. OPMERKING Helaas is het nog niet mogelijk om gedeelde bestanden/folders op te slaan op uw tablet. Vraag uw arts daarom of hij/zij een eventueel gedeeld bestand achteraf naar u wil mailen, zodat u het later nog eens kunt bekijken. 14

15 Handleiding WebEx Apple ipad Webconsulten In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u WebEx gebruikt met een Apple ipad. 15

16 WebEx installeren op de ipad Om te beginnen moet WebEx geïnstalleerd worden op de ipad. NB: Steeds als een vraag komt als WebEx wil toegang tot de telefoon/camera/microfoon kies OK 1. Open de App-Store door te klikken op dit icoon: 2. Zoek op Webex in de zoekbalk rechts bovenin. 3. Kies de (gratis) versie met de naam Cisco Webex Meetings, klik op Download en daarna op Installeer. 4. Indien er om een wachtwoord gevraagd wordt, type uw Apple wachtwoord. 5. Kies Open en de app wordt geopend 16

17 6. Onderstaande pop-up over servicevoorwaarden verschijnt. Klik op Ik ga akkoord. 7. Bij de eerste keer openen verschijnen er een aantal help-bladzijden over het gebruik van WebEx. Klik onderaan op Overslaan. 8. Sluit WebEx af door middel van de Home button (ronde knop op uw ipad). Na installatie is de Webex-applicatie terug te vinden via het volgende icoon: 17

18 Deelnemen aan een consult Zet ruim voor het afgesproken tijdstip van de afspraak met uw counselor uw ipad aan en zoek de mail met de afspraakbevestiging. Hierin staat de link naar de juiste gespreksruimte. GEBRUIK ALTIJD EEN HEADSET MET MICROFOON 2. Open de afspraakbevestiging (mail) van uw counselor. Onderaan deze mail staat de link naar de juiste gespreksruimte. 3. Klik op Deelnemen aan WebEx-vergadering in de waarmee u deel kunt nemen aan een video consult. Zie bovenstaande afbeelding. NB: Als u op uw ipad nog geen Webex app had geïnstalleerd, gaat u automatisch naar de App store om deze te installeren. Deze installatie is eenmalig, zie het onderdeel installatie WebEx. 4. Mogelijk krijgt u een scherm in beeld waar wordt gevraagd naar Naam en adres. Vult u hier uw naam in (deze komt in beeld tijdens het webconsult) en uw adres. 18

19 Nu komt de tekst Bezig met verbinding te maken met de vergadering. 5. Indien er een pop-up verschijnt met de tekst Verbinden met audio, kies Verb. maken via internet. 6. Klik op het videopictogram ( ) en kies Mijn video starten. 7. Vaak gebeurt het dat daarna de volgende tekst verschijnt: Uw microfoon is gedempt. Ook kan het zijn dat de tekst niet verschijnt, maar de microfoon wel uit staat. In dat geval staat er een streepje door het microfoon pictogram. De counselor kan u dan nog niet horen. Klik op het audiopictogram ( ) om uw microfoon aan te zetten, en kies Gesprek dempen ongedaan maken Nu bent u klaar voor de afspraak. 8. Dubbelklik op de video van uw counselor om hem/haar in volledig beeld te zien. OPMERKING Helaas is het nog niet mogelijk om gedeelde bestanden/folders op te slaan op uw tablet. Vraag uw arts daarom of hij/zij een eventueel gedeeld bestand achteraf naar u wil mailen, zodat u het later nog eens kunt bekijken. 19