Agenda Seniorenconvent woensdag 11 juni 2014, aanvang uur in de Zeezaal.

Transcriptie

1 Agenda Contact Frits Kas T f.kas@pzh.nl Vergaderplaats Zeezaal Vergaderdatum Tijdstip uur uur Aan de leden van het Seniorenconvent Ons kenmerk Bijlagen div. Onderwerp Agenda Seniorenconvent woensdag, aanvang uur in de Zeezaal uur 1. Opening en mededelingen (bijlage) Berichten van verhindering: pm Ter informatie is een brief aan PS bijgevoegd over loonheffing ict- en internetvergoedingen naar aanleiding van een onderzoek van de belastingdienst bij de Provincie. De brief zal na deze vergadering worden verstuurd. De leden Maijer en Van Assendelft nemen afscheid in de PS-vergadering van 25 juni a.s. Zoals te doen gebruikelijk zal de cdk hen kort toespreken waarna beide leden de mogelijkheid krijgen om daar kort op te antwoorden. De nieuwe leden worden naar verwaqchting in de PSvergadering van 9 juli geïnstalleerd. Met het vertrek van mw. Maeijer valt het lidmaatschap voor het IPO-bestuur. De fracties wordt gevraagd op welke wijze de vacature kan worden ingevuld. 2. Verslag van het Seniorenconvent en actiepuntenlijst van 12 maart 2014 (bijlage) Het verslag en de actiepuntenlijst van 12 maart 2014 vaststellen. 3. Mededelingen en afspraken vergaderingen Seniorenconvent 26 maart, 23 april en 28 mei Conform afspraak worden de besluiten uit de korte seniorenconventoverleggen voorafgaand aan de PS-vergaderingen, opgenomen in de agenda van het reguliere seniorenconvent. Het nieuwe schema voor de tweemaandelijkse overleggen van het seniorenconvent wordt nog vóór de zomer verspreid. 26 maart 2014 De cdk meldt dat hij tijdens PS van 23 april afwezig is i.v.m. verplichtingen Koninklijk Huis. Op 3 september wordt er op initiatief van GS een bijeenkomst georganiseerd voor (nieuwe) raadsleden. Via de fractievoorzitters worden Statenleden opgeroepen zich aan te melden om mee te denken over de opzet en inhoud van de bijeenkomst. De plv. griffier meldt dat er twee WOB verzoeken zijn afgewikkeld (van de persdienst over buitenlandse (werk)bezoeken van PS en van RTL nieuws over fractiebestedingen). 1 / 5

2 De griffier meldt dat statenleden zich nog kunnen aanmelden voor het bezoek aan de Eerste Kamer op 3 april april 2014 Behandeling kadernota: afgesproken wordt dat de fracties zelf bepalen of zij bij het onderwerp kadernota algemene beschouwingen willen houden. Daarnaast wordt afgesproken bij de behandeling van de kadernota de vaste sprekersvolgorde te hanteren (grootste oppositie, grootste coalitie etc.) Op 26 maart 2014 heeft een afsluitende bijeenkomst met de fractiemedewerkers plaatsgevonden waar alle openstaande vragen op het gebied van ICT ondersteuning zijn doorgesproken en beantwoord. Ongemakken die op de werkplekken van de fractiemedewerkers konden worden verholpen, zijn inmiddels door medewerkers van de afdeling I&A opgelost. De griffier meldt dat leden van de voormalige Vertrouwenscommissie in aanmerking kunnen komen voor een extra vergoeding. Leden die hiervan gebruik willen maken kunnen dit melden aan de (plv.) griffier. De heer Vermeulen (VVD) vraagt aandacht voor de wijze van besluitvorming in de commissies over werkbezoeken en presentaties. 28 mei 2014 In verband met de vorming van de fractie Jansen/Brands, is een nieuwe zaalindeling van de Statenzaal gemaakt. N.a.v. merkt de heer Vermeulen (VVD) op wat breder van gedachten te willen wisselen over de (systematiek van de) spreektijdentabel. Het Seniorenconvent zal geen gebruik maken van de uitnodiging van ProDemos om op 13 september 2014 deel te nemen aan de Dag van de Democratie. De griffier meldt dat de Facilitaire Dienst de verbouwing van C1 rond de komende verkiezingen heeft gepland. Dit is ongewenst. Het Seniorenconvent stemt in met het voorstel om e.e.a. rond het zomerreces 2015 te laten plaatsvinden. Van gedeputeerde Van der Sande is een brief ontvangen dat hij voornemens is een nieuwe nevenfunctie te aanvaarden en een nevenfunctie te beëindigen. Het Seniorenconvent heeft geen bezwaar. De griffier meldt dat hij na het zomerreces weer een rondje langs de fracties zal maken. Op 3 september is de bijeenkomst voor nieuwe gemeenteraadsleden. De bijeenkomst wordt bijgewoond door de minister van BZK. Het voortgangsgesprek met de cdk vindt plaats op 2 juli De heer Hillebrand verzoekt het (informele) overleg voorafgaand aan PS te beperken tot de voorbereiding op de PS vergadering. N.a.v. wordt opgemerkt dat er behoefte is om als Seniorenconvent frequenter (eens per twee maanden i.p.v. per kwartaal) bij elkaar te komen. Hiervoor zullen zoals te doen gebruikelijk een uitnodiging, agenda en een verslag worden rondgestuurd. De griffie stuurt een aangepaste vergaderplanning rond. De griffie bereidt voor de volgende reguliere vergadering van het Seniorenconvent twee notities voor over respectievelijk de openstelling van het provinciehuis voor vergaderingen buiten de maandag- en woensdagavond en de mogelijkheid voor het koppelen van de OVfietsabonnementen aan de NS Businesscard. Kennisnemen van de mededelingen en de gemaakte afspraken vaststellen. 2 /3

3 4a. 4b Memo voorbereiding nieuwe Statenperiode/verkiezingen (bijlage) Gedachtenwisseling werkwijze Provinciale Staten Ad a) Naar aanleiding van de bespreking op 12 maart 2014 over voorbereiding op de nieuwe statenperiode, heeft u de griffie gevraagd de voorstellen nader uit te werken en te voorzien van een kostenraming. Dit memo is bijgevoegd. Ad b) De cdk heeft aangegeven met de fractievoorzitters van gedachten te willen wisselen over de werkwijze van Provinciale Staten mede gebaseerd op zijn ervaringen van het eerste half jaar. Die discussie kan aansluiten bij de discussie over het 100 dagen-memo van de griffier die nog moet worden afgerond. Voorgesteld wordt om in september dit in samenhang te bespreken op een externe locatie. Concreet: op een middag vanaf ca uur met aansluitend een borrel/diner. Daarbij wordt voorgesteld om de bijeenkomst te starten met het seniorenconvent en aan het einde van de middag de leden van het presidium uit te nodigen om met hen de uitkomst van de discussie te delen en daarna gezamenlijk een hapje te eten. Indien het overleg hiermee akkoord gaat, wordt voorgesteld dat de fractievoorzitters vóór het zomerreces (uiterlijk 9 juli a.s.) gespreksthema s kunnen aanleveren ten behoeve van de discussie. 1. Instemmen met de beschreven activiteiten nieuwe statenperiode/verkiezingen en de bijbehorende raming van de kosten. 2. De notitie aan GS aanbieden met het verzoek de raming van de kosten in de begroting 2015 te verwerken. 3. Een datum afspreken in september voor een discussie over de werkwijze van PS, en gespreksthema s hiervoor te inventariseren. 5. Wijziging verordening ambtelijke bijstand (bijlage) De gewijzigde verordening is besproken in het seniorenconvent van 11 maart jl. Dat stuk is nogmaals bijgevoegd. Afgesproken is om een bestuurlijke reactie van GS te vragen en die te betrekken bij de afrondende bespreking in het seniorenconvent. GS heeft de ontwerpverordening inmiddels besproken en zal haar reactie via de cdk ter vergadering inbrengen. Mocht die reactie leiden tot veel vragen of debat, wordt voorgesteld dat (een delegatie van) het seniorenconvent hierover in gesprek gaat met GS alvorens het stuk wordt doorgeleid naar de commissie/ps. reactie GS betrekken bij de discussie, en bepalen of nader vooroverleg tussen GS en PS gewenst is. 6. Fractieverantwoordingen 2013 (nazending) Conform bestaande werkwijze heeft het seniorenconvent besloten dat de controle op de fractieverantwoordingen over het kalenderjaar 2013 door de externe accountant (PWC) zou worden uitgevoerd. De accountant heeft deze week laten weten dat de uitvoering van het onderzoek is vertraagd. Het rapport zal zsm worden nagezonden. 3 /3

4 PS hebben eerder besloten om één keer per Statenperiode de externe accountant te laten kijken naar de fractieverantwoordingen, mede gelet op de kosten van het onderzoek in relatie tot de omvang van het te onderzoeken budget. De overige jaren vindt een check plaats door de griffie. De jaarlijkse check door de griffie is weliswaar kwalitatief op orde, maar vanuit de controlesystematiek ligt deze werkwijze minder voor de hand; de relatie tussen PS en de externe accountant is immers een andere dan die tussen PS en de griffie). De griffier geeft u derhalve in overweging om die keuze bij aanvang van de volgende Statenperiode aan de orde te stellen. 1. Instemmen met de aanbevelingen n.a.v. de controle op de fractieverantwoordingen. 2. De fracties décharge verlenen voor het gevoerde financiële beheer. 3. Bij aanvang van de volgende Statenperiode expliciet een keuze te maken over de frequentie van het onderzoek door een externe accountant van de fractieverantwoordingen. 7 Bijeenkomst over integriteit In het laatste seniorenconvent is afgesproken dat deze Statenperiode nog een bijeenkomst zou worden gehouden over integriteit. Er resteert nog een beperkte tijd van deze Statenperiode tot aan de Statenverkiezingen van 19 maart a.s. Verder is met betrekking tot integriteit recentelijk kort gesproken over de rol van politieke partijen bij de nieuwe lichting volksvertegenwoordigers/bestuurders. De idee is nu om beide zaken aan elkaar te koppelen, en een sessie te beleggen voor zittende Statenleden en beoogde Statenleden over integriteit in het openbaar bestuur, en meer in het bijzonder in de rol als (beoogd) Statenlid. De zittende Statenleden kunnen dan putten uit hun eigen ervaring en dat spiegelen aan beoogde Statenleden die deze ervaring niet hebben en daar met een andere bril naar zullen kijken. Het programma kan bestaan uit een korte inleiding door een aansprekende ervaringsdeskundige op het terrein van integriteit, gevolgd door discussie over stellingen met betrekking tot zaken als belangenverstrengeling, nevenfuncties, declaratiegedrag, omgang met vertrouwelijke informatie etc. De sessie zou in de avonduren kunnen plaatsvinden op het Provinciehuis van ca opzet bespreken. 8 Facilitaire zaken: a) openingstijden Provinciehuis b) gebruik NS-bussinesscard (bijlage) Ad a) In aanloop naar de verkiezingen in 2011 is afgesproken dat fracties de mogelijkheid werd geboden om ook te vergaderen in het Provinciehuis op dinsdag en donderdagavond - naast de reguliere maandag- en woensdagavonden. Mits tijdig aangevraagd (een week van tevoren) was het Provinciehuis in die periode ook open op dinsdag- en donderdag avond tot uiterlijk uur. Bij de griffie is de vraag neergelegd of die faciliteit in ieder geval in aanloop naar de komende Statenverkiezingen wederom kan worden aangeboden. Dit zal extra kosten met zich brengen. Die kunnen beperkt worden als het primair gaat om het openstellen van het Provinciehuis. Het gaat 4 /3

5 dan om vergaderingen die in de fractiekamers of vergaderzalen plaatsvinden waarbij geen (uitgebreide) faciliteiten nodig zijn zoals het openstellen van het restaurant. Het overleg wordt gevraagd om de wensen op dit punt aan te geven. Ad b) Een Statenlid heeft gevraagd om de gebruiksmogelijkheden van de nieuwe NSbusinesscard uit te breiden waardoor het mogelijk wordt om hiermee ook OV-fietsen te huren. Een kort memo hierover is bijgevoegd. memo bespreken en een uitspraak doen over het verzoek. 9 Kwaliteit webcastuitzendingen De kwaliteit en stabiliteit van de webcastuitzendingen laat nog te wensen over. In het voorjaar heeft hierover een gesprek plaatsgevonden tussen de griffie, de afdeling I&A en de directeur van Notubizz waarin afspraken zijn gemaakt over de kwaliteitsverbetering. Deze hebben echter nog niet geleid tot voldoende verbetering. De afgelopen weken is gesproken hoe de kwaliteit van de webcast structureel kan worden verbeterd. Een memo hierover is nog in bewerking. Voor een oplossing is vóór de zomer besluitvorming gewenst zodat deze kan worden geïntegreerd in het nieuwe SIS dat momenteel wordt uitgewerkt. De kwaliteit van de webcast staat verder los van de het project vernieuwing SIS. Omdat na afloop van de PS-vergadering van 25 juni een extra bijeenkomst is gepland met de fractievoorzitters, wordt voorgesteld het memo aan de agenda van dat extra overleg toe te voegen. na afloop van de PS-vergadering van 25 juni a.s. het memo inzake het webcasten bespreken. 10 Nieuws uit de Statengriffie (mondeling) Op 12 juni 2014 vindt in Middelburg de landelijke griffiedag plaats. De griffie is dan beperkt bereikbaar. De besluitenlijsten van de commissies die op 11 juni vergaderd hebben, worden op 13 juni of 16 juni verspreid. 11 Rondvraag en sluiting 5 /3