ALL-CRM AC-Eventmanager Gebruikershandleiding

Transcriptie

1 ALL-CRM AC-Eventmanager Gebruikershandleiding Auteur: G.van Boxtel Datum: Versie: v1.0 Reference: 2015, All-CRM

2 1. Inhoudsopgave 1. Inhoudsopgave 2 2. Document geschiedenis 4 3. Disclaimer & Legal 5 4. Inleiding 6 5. Eerste gebruik Eventmanager Aanmelden Overzicht van beschikbare applicaties Licentie aanvraag Licentie aanvraag, intro Licentie aanvraag, Voorwaarden Licentie aanvraag, Bedrijfs en contact gegevens Licentie aanvraag, Statistiek en bevestiging Inrichting van de schermen Lijst van bewerkbare schermen Bewerken van de labels van een scherm Event manager, Basis instellingen Submenu New Basis gegevens instellen 19 6 Aanmaken van een evenement Aanmaken nieuw evenement Projecten Appointment Preview NAW gegevens Evenement dagen Afspraken / Taken Interesses Reload Export Files Error page Help 37 7 Template /Sjabloon HTML tag Head tag Body tag Verborgen velden Template variabele {EVENT} Table tag Template variabelen {IF: =TRUE} en { ADDRESS} Template variabele {IF: =FALSE} Template variabele {IF:EVENTDATE=TRUE} en {EVENTDATE} Template variabele {IF:EVENTDATE=FALSE} en {EVENTDATE} Template variabele {IF:SPEEDDATES=TRUE} en {SPEEDDATES} Template variabele {IF:INTERESTS=TRUE} en {INTERESTS} Opmerkingen Verzenden 50 Date: V 1.1 page 2 of 50

3 Date: V 1.1 page 3 of 50

4 2. Document geschiedenis Versie Datum Auteur Aanpassingen G.v Boxtel Initial version G.v Boxtel Revisie naar aanleiding van redigeren. Date: V 1.1 page 4 of 50

5 3. Disclaimer & Legal Alhoewel dit document met de grootste zorg is samengesteld kan het fouten bevatten of incompleet zijn. Er kunnen geen rechten aan dit document worden ontleend. De inhoud van dit document is vertrouwelijk van aard. Het wordt onder de nadrukkelijke voorwaarde van non-disclosure ter beschikking gesteld. The disclosed information is the (intellectual) property of All-CRM copying it or using it in any way other than the intended purpose of cooperation is a breach of copyrights and the agreement under which this document has been supplied. All rights reserved 2015 All-CRM. Date: V 1.1 page 5 of 50

6 4. Inleiding Met behulp van AC-Eventmanager kunnen (antwoord) formulieren op websites worden beheerd. De ingevulde formulieren worden automatisch verwerkt in SuperOffice en indien gewenst worden acties (taken) uitgezet voor opvolging. Deze functionaliteit kan ondermeer worden gebruikt voor het organiseren van evenementen. Op een speciale web pagina kan de potentiële bezoeker van het evenement zijn / haar gegevens invullen en de voorkeuren aangeven. Bijvoorbeeld, aangegeven bij een meerdaags evenement op welke dag hij, zij komt. Tevens kan worden aangegeven of de bezoeker graag aanvullende informatie ontvangt. Dit wordt vastgelegd door middel van taken en of agenda afspraken. Ook kan de bezoeker die het web formulier invult aangeven of hij / zij in het bijzonder is geïnteresseerd in bepaalde onderwerpen (interesses). De verwerkingssoftware is voorzien van een uitgebreide set controles, - zoals het invullen door automatische verwerkingssoftware (robots) - De ingevoerde informatie wordt gecontroleerd op correctheid. * voldoet het opgegeven mail adres aan de daarvoor geldende syntax? * Bestaat het telefoonnummer uit nummers en enkele bijzondere tekens. - Komen de ingevoerde gegevens overeen met een bestaande relatie? - Komen de ingevoerde gegevens overeen met een contactpersoon? Indien dit het geval is wordt natuurlijk geen nieuwe kaarten aangemaakt maar wordt de ingevoerde informatie gekoppeld aan de bestaande kaart(en). De AC-Eventmanager App is een (web)applicatie die zowel op een standaard werkstation als ook op een tablet kan worden gebruikt. De minimale gewenste resolutie bedraagt 1024 * 768 px. (All-CRM heeft een native app voor Android beschikbaar deze kan op verzoek worden verkregen.) De handleiding gaat er vanuit dat de applicatie nog nooit is gebruikt. Het beschrijft daarom het volledige proces van eerste gebruik tot het aanmaken van Events. Zoals al aangegeven kan de applicatie zowel op een normale werkplek (PC) worden gebruikt als op een tablet. In de handleiding wordt een tablet gebruikt. Date: V 1.1 page 6 of 50

7 5. Eerste gebruik Eventmanager 5.1 Aanmelden De AC-Eventmanager app maakt onderdeel uit van AC-ReportingStudio. Start daarom de URL op waarmee AC-ReportingStudio wordt gestart. Nu wordt het navolgende scherm getoond: In dit scherm wordt het wachtwoord en de gebruikersnaam ingevoerd. De gebruikersnaam komt overeen met de naam die wordt gebruikt in SuperOffice. Het wachtwoord staat los van SuperOffice en hoeft daarom niet hetzelfde te zijn als in SuperOffice. De systeem beheerder kan dit wachtwoord instellen in AC-ACC (Application control Centre). Klik na het invullen van deze gegevens op Login of Aanmelden om een overzicht van alle beschikbare applicaties te krijgen. Date: V 1.1 page 7 of 50

8 5.2 Overzicht van beschikbare applicaties In het hoofdscherm van AC-ReportingStudio wordt de navolgende lijst van beschikbare apps getoond. Klik op een van de namen om de betreffende app te starten. In deze handleiding is dit de Event Manager. Klik daarom op Event Manager Noot: De layout van de schermen is op een werkstation anders dan op de tablet. Dit omdat een werkstation meer ruimte heeft om informatie te tonen. Date: V 1.1 page 8 of 50

9 5.3 Licentie aanvraag Voor bijna alle app s moet een geldige licentie beschikbaar zijn om de betreffende app te kunnen gebruiken. In de navolgende paragraven wordt de aanvraag van de licentie beschreven. LET OP: Het aanvragen van een licentie kan betekenen dat financiële verplichtingen worden aangegaan Licentie aanvraag, intro Omdat de applicatie voor de eerste keer wordt gestart wordt het licentie scherm getoond. In het eerste scherm staat algemene informatie met betrekking tot de aan te vragen licentie. Klik op Click here to request a license online om het aanvraag process te starten. Het aanvragen van een licentie voor dit product heeft tot gevolg dat FINANCIELE VERPLICHTINGEN WORDEN AANGEGAAN. Date: V 1.1 page 9 of 50

10 5.3.2 Licentie aanvraag, Voorwaarden In het nu volgende scherm worden de licentie voorwaarden getoond. Deze voorwaarden beschrijven de rechten en verplichtingen die over en weer worden aangegaan. Lees deze voorwaarden zorgvuldig voordat door op I accept the terms wordt aangeklikt en op Continue wordt geklikt. Date: V 1.1 page 10 of 50

11 5.3.3 Licentie aanvraag, Bedrijfs en contact gegevens In het navolgende scherm kunnen de contactgegevens worden ingevuld. De bedrijfsgegevens worden automatisch ingevuld. (en kunnen ook niet worden gewijzigd.) Het bovenste deel van het scherm moet worden aangevuld. Dit deel van het scherm kan (gedeeltelijk) zijn ingevuld. De informatie is dan beschikbaar uit vorige aanvragen. Klik op Continue om de volgende pagina te openen. Date: V 1.1 page 11 of 50

12 5.3.4 Licentie aanvraag, Statistiek en bevestiging Op de laatste pagina voor de aanvraag wordt gevraagd op welke wijze kennis is genomen van de app. Deze informatie wordt puur voor statistische bewerkingen gebruikt. Geef aan op welke wijze kennis is genomen van de app, en klik op Continue om de aanvraag te bevestigen en de licentie (met al haar rechten en plichten) te verkrijgen. Ter bevestiging wordt het navolgende scherm getoond: Klik op Menu (links onder in het scherm) om naar het hoofdmenu te gaan. Date: V 1.1 page 12 of 50

13 5.4 Inrichting van de schermen De teksten kunnen voor een aantal (vaste schermen) worden aangepast. Om de teksten aan te passen wordt vanuit het hoofdmenu het onderdeel AC-ACC Web gestart. Nu wordt een nieuwe pagina getoond met daarin 3 opties: Klik op de optie Label replacement om de labels op de verschillende schermen aan te passen. Door op deze knop te klikken wordt een nieuw scherm geopend met daarin een lijst van alle schermen waarvoor de labels kunnen worden aangepast. Date: V 1.1 page 13 of 50

14 5.4.1 Lijst van bewerkbare schermen (Het kan zijn dat de lijst in het voorbeeld hierna niet overeenkomt met de lijst die op het scherm wordt getoond.) Klik op de schermnaam in de lijst waarvoor de namen van de labels moeten worden aangepast. Date: V 1.1 page 14 of 50

15 5.4.2 Bewerken van de labels van een scherm Nu wordt een voorbeeld van het scherm getoond, zoals in het voorbeeld hierna: Zoals te zien is gekozen voor uc_project. In het rechterdeel van het scherm wordt een voorbeeld van het Projectscherm getoond. Daarachter staat een kolom waarin de gewenste omschrijvingen voor de labels kunnen worden geplaatst. Deze vervangende labels worden vastgelegd door op de knop Update Labels te klikken. Let op: indien voor het vervangen van de labels wordt gekozen dan moeten alle labels worden ingevuld. Het dus is niet zo dat de labels waarvoor geen vervangende tekst is opgegeven worden gevuld met de originele tekst. Let op: Het kan zijn dat een scherm in meerdere app s wordt gebruikt. De labelvervanging geldt voor alle plaatsen waar het betreffende scherm is gebruikt. Om de lijstnaam te achterhalen van een scherm in de applicatie worden de volgende handelingen verricht (Kan alleen in een PC omgeving). - Open de applicatie en ga naar het scherm waarvan de teksten moeten worden aangepast. - Klik met rechts ergens in het scherm (in de buurt van de labels). Nu wordt een submenu geopend met onderaan de optie Eigenschappen of Properties. Date: V 1.1 page 15 of 50

16 - Nu wordt het navolgende scherm getoond, Achter de tekst Address (URL) staat de naam van het betreffende scherm (in het voorbeeld uc_contact.aspx). Date: V 1.1 page 16 of 50

17 5.5 Event manager, Basis instellingen De app Event manager kent een aantal instellingen die per evenement moeten worden ingesteld (afhankelijk van het evenement), en instellingen die over alle evenementen gelden. Deze laatste (die hier worden beschreven) hebben betrekking op het aanmaken van relaties en contactpersonen in SuperOffice en de acties die moeten worden uitgevoerd naar aanleiding van het toevoegen van een relatie en contactpersoon in SuperOffice. Klik op Event Manager en klik op een van de bestaande Events binnen de app. (Of maak er een aan.) Klik in het hoofdscherm op de knop New (rechts in het hoofdmenu). Date: V 1.1 page 17 of 50

18 5.5.1 Submenu New Door op de knop New te klikken wordt het navolgende scherm getoond: Noot: De teksten op dit scherm kunnen worden aangepast (door label replacement) en kunnen dus afwijken van bovenstaande. In dit scherm kunnen de instellingen worden aangemaakt die worden gebruikt indien - een nieuwe relatie wordt aangemaakt, - Een nieuw project wordt aangemaakt omdat een nieuwe relatie is aangemaakt. (Dit project is gekoppeld aan de nieuwe relatie.) - Een nieuw projectlid wordt toegevoegd aan een project (dit kan zijn aan een project dat is aangemaakt voor een nieuwe relatie of omdat het projectlid als bezoeker aan een evenement is toegevoegd.) - Een nieuwe afspraak / taak wordt aangemaakt omdat er een nieuwe relatie is aangemaakt. Deze afspraak / taak is gekoppeld aan zowel het nieuwe project als de relatie. Date: V 1.1 page 18 of 50

19 5.5.2 Basis gegevens instellen Als voorbeeld is het aanmaken van een nieuwe relatie genomen. De andere schermen werken op een soortgelijke wijze: Vul de gevraagde informatie in en klik op Save om de wijzigingen vast te leggen. Er wordt maar een beperkt aantal gegevens gevraagd omdat de overige noodzakelijke informatie van het ingevulde formulier wordt verkregen. Date: V 1.1 page 19 of 50

20 6 Aanmaken van een evenement Als het voorbereidende werk is gedaan kan een evenement worden aangemaakt. Hierna worden de stappen aangegeven die moeten worden doorlopen om het evenement aan te maken. Als resultaat van de werkzaamheden worden een invul formulier gegenereerd dat op de website kan worden geplaatst. Waar van toepassing wordt direct aangegeven waar de ingevoerde informatie op dit formulier wordt getoond. 6.1 Aanmaken nieuw evenement Een nieuw evenement wordt aangemaakt door op de tekst Add new Event te klikken in de lijst in het linker deel van het scherm. Nu wordt het onderstaande scherm getoond: Noot: In dit scherm is label replacement toegepast. In dit scherm moet de volgende informatie worden ingevuld: - Naam. De naam van het evenement (regel2) De naam wordt getoond in de lijst met evenementen. Daarnaast wordt de naam gebruikt als titel boven het invul formulier op de website. - Omschrijving. De omschrijving is puur voor intern gebruik en wordt nergens getoond. Hier kunnen aantekeningen of notities worden geplaatst. - Verantwoordelijke Associate. Standaard wordt de associate getoond welke verantwoordelijk is voor het betreffende evenement. Des gewenst kan een andere associate worden gekozen. Deze associate wordt verantwoordelijke voor alle contacten, projecten en activiteiten die worden aangemaakt in het kader van het event. - Landingspagina. De hier opgegeven url wordt gebruikt om de bezoeker na het invullen van het webformulier naar toe door te sturen. Normaal zal dit een bevestiging of bedank pagina zijn. Date: V 1.1 page 20 of 50

21 LET OP: hier moet een volledige url staan dus met en de rest. - Error pagina. Er zijn een aantal opties. o Hier wordt een volledige url ingevoerd (dus met en de rest). De bezoeker die een fout heeft gemaakt met het invullen van de gegevens wordt doorgestuurd naar de opgegeven pagina. o Hier wordt niets ingevuld. Nu wordt of de standaard foutmeldingspagina geladen of een eigen pagina die is aangemaakt in het menu Err.Page Naast de invulbare velden zijn er ook enkele vooringevulde velden. - Evenement nr. In dit veld bevat na opslaan van de gegevens, het evenement nummer waaronder het evenement binnen de App en SuperOffice bekend is. Dit nummer wordt oa gebruikt in de URL om de invulpagina op te roepen. - Startdatum. Datum waarop het evenement is aangemaakt. - Gestart door. De medewerker die het evenement heeft aangemaakt. - Bijgewerkt op. Datum waarop deze pagina voor het laatst is bijgewerkt. - Bijgewerkt door. De medewerker die deze pagina voor het laatst heeft gewijzigd. De gegevens worden opgeslagen door op de knop Save te klikken. (Onderaan het scherm.) Indien gewenst kan een evenement worden verwijderd door op de knop Delete te klikken. Het wordt afgeraden om gebruikte evenementen te verwijderen. Dit is ook niet nodig omdat een onbeperkt aantal evenementen op het systeem kan worden bewaard. Hierna is een voorbeeld van een ingevulde pagina gegeven: Date: V 1.1 page 21 of 50

22 6.2 Projecten De app gaat er vanuit dat voor een evenement minimaal 1 project is aangemaakt. Dit project wordt gebruikt om het evenement te managen en om de bezoekers als projectlid aan het evenement te koppelen. Ook eventuele activiteiten en agenda afspraken worden aan dit project gekoppeld. Wordt gebruik gemaakt van meerdaagse evenementen dan wordt per evenementdag een project aangemaakt. De bezoeker (van het webformulier) kan dan selecteren welke dag hij / zij komt. Alle informatie wordt automatisch aan het aan die dag gelinkte project gekoppeld. Hierna is een voorbeeld van dit scherm gegeven: Nieuwe projecten (in relatie tot het evenement) worden toegevoegd door deze uit de lijst te selecteren en daarna op de knop Add te klikken. Om te voorkomen dat de lijst veel te lang is kan (een deel van) de projectnaam worden ingevoerd achter Project:. Door op de knop Search te klikken wordt de lijst geladen met alle projecten die voldoen aan de opgegeven naam. In het webformulier worden de projectdagen getoond in volgorde van toevoegen, dus op volgorde zoals in dit scherm getoond. De volgorde kan alleen worden gewijzigd door projecten uit deze lijst te verwijderen (via de knop Delete ) en opnieuw toe te voegen. Er moet minimaal 1 project aan het event worden gekoppeld. Indien er slechts een project wordt gekoppeld dan zal op het formulier geen keuze voor de gewenste dag worden getoond. (Er is dan immers geen keuze.) Als een event meerdere dagen beslaat dan wordt als datum de einddatum van het project getoond in het web formulier. Date: V 1.1 page 22 of 50

23 6.3 Appointment Voor de bezoekers van een evenement kunnen afspraken worden gepland met medewerkers. De bezoeker van het evenement kan op het web formulier aangeven met welke medewerkers hij/ zij graag een afspraak wil maken. Dit wordt door de bezoeker gedaan door het plaatsen van vinkjes bij de gewenste opties. Hierna is een voorbeeld van dit scherm gegeven: Er is al op de knop Add geklikt om een nieuwe afspraak optie aan te maken. Het invullen van het scherm wijst zichzelf. Bijzonderheden zijn: - CreateApp01, dit is de interne code voor de afspraak / taak. - Op web form:, de tekst die hierachter wordt ingevoerd wordt op het webformulier getoond. Indien de tekst begint met HIDDEN dan wordt de afspraak niet in het web formulier getoond, maar wordt voor iedereen die het web formulier invult de betreffende afspraak gemaakt. - In principe kan een onbeperkt aantal afspraken worden aangemaakt. - De afspraken op het webformulier staan in de zelfde volgorde als in dit scherm. Het is niet mogelijk om de afspraken onderling te verschuiven, behalve door een afspraak te verwijderen en opnieuw toe te voegen. Hierna is een voorbeeld van een ingevuld scherm weergegeven: Date: V 1.1 page 23 of 50

24 Date: V 1.1 page 24 of 50

25 6.4 Iterests In SuperOffice is het mogelijk om bepaalde interesses te koppelen aan contactpersonen. Het is mogelijk om de bezoeker op het webformulier zijn / haar interesses te laten aanvullen. De interesses waaruit kan worden gekozen worden in dit scherm aangegeven. Hierna is een voorbeeld van het scherm weergegeven: Nieuwe interesses worden toegevoegd door de betreffende interesse uit de lijst te selecteren, eventueel de naam aan te passen (in de tekst box) en vervolgens op Add te klikken. De omschrijving zoals in de tekstbox staat wordt getoond op het webformulier. Het is dus mogelijk om de interne naam aan te passen. Bij het toevoegen van een nieuwe interesse wordt automatisch de naam in het tekstveld geplaatst. Deze tekst (die wordt getoond op het webformulier) kan worden aangepast. Het ingevulde scherm kan er als volgt uitzien: Date: V 1.1 page 25 of 50

26 Date: V 1.1 page 26 of 50

27 6.5 Preview Event Manager maakt op basis van de instellingen die zijn ingegeven een webformulier. In dit formulier staan alle opties en mogelijkheden die zijn aangemaakt voor het betreffende event. Noot: De opmaak van de preview pagina (en ook van het webformulier, als dit dynamisch wordt aangemaakt) wordt geregeld met een template / sjabloon. Deze template wordt in een apart hoofdstuk beschreven. Een voorbeeld van het formulier is hierna gegeven: Dit formulier kan worden gebruikt om de ingevulde gegevens van het event te testen en te controleren. Daarnaast kan het als basis voor een webformulier worden gebruikt, dat door de bezoekers van de website wordt ingevuld. De verschillende onderdelen van het formulier worden hierna toegelicht. Date: V 1.1 page 27 of 50

28 6.5.1 NAW gegevens De naam adres en woonplaats gegevens staan in het omkaderde gedeelte van het scherm: Indien de bezoeker van het web formulier via een mailing is benaderd en ook via de betreffende mail naar deze pagina is gegaan dan is het niet nodig dat hij / zij alle gegevens opnieuw invult. De betreffende onderdelen (omkaderd in bovenstaande scherm) worden dan niet getoond. Dit kan worden getest door in het onderste kader een geldig (en in het systeem voorkomend) adres in te vullen, gevolgd door klikken op Reload. De tekst in dit scherm is engels, en niet opgemaakt. Beide kunnen desgewenst eenvoudig worden aangepast. In een volgende paragraaf wordt aangegeven op welke wijze de opmaak en de teksten kunnen worden aangepast. Het is ook mogelijk om het aantal velden in dit deel naar eigen inzicht uit te breiden of juist te beperken. Er worden een aantal controles uitgevoerd op de ingevoerde gegevens. Er zijn verplichte velden (Hier aangegeven met een X.) Deze moeten worden ingevuld. Daarnaast zijn er een aantal velden die niet verplicht zijn, maar waarvan de informatie als ze zijn ingevuld aan een bepaald formaat moet voldoen. Dit zijn: - Title Mag geen cijfers bevatten - Zip Minimaal 4 cijfers - Phone Minimaal 9 cijfers. Geen letters wel de - + en spatie - Mobile Minimaal 9 cijfers. Geen letters wel de - + en spatie - Voldoen aan het formaat voor (Dus letters. letters) Date: V 1.1 page 28 of 50

29 6.5.2 Evenement dagen Indien het evenement zich over meerdere dagen afspeelt zal de bezoeker op het webformulier worden gevraagd om een datum op te geven waarop hij / zij het evenement zal bezoeken. Deze datum wordt tevens gebruikt om eventuele afspraken op te plannen. In het voorbeeld is dit gedeelte met een kader aangegeven: Zoals al is aangegeven worden de einddatums van de respectievelijke projecten gebruikt. Het programma zal de datums tonen op volgorde van toevoegen (en dus niet op datum!) Noot: indien het een eendaags evenement betreft (en dus een project is opgevoerd als event project) zal dit deel niet worden getoond. Date: V 1.1 page 29 of 50

30 6.5.3 Afspraken / Taken Aan een bezoek van op het evenement kunnen afspraken en of taken worden gekoppeld. De bezoeker die het formulier invult kan tijdens het invullen aangeven dat hij graag een of meer afspraken wil maken met de medewerkers. Dit kan hij / zij doen in het gedeelte van de pagina dat omkaderd is. Zie onderstaande voorbeeld: De bezoeker geeft door middel van het plaatsen van vinkjes aan welke afspraken hij / zij wil maken. Het is niet verplicht om afspraken te maken. Het is evenmin verplicht om de mogelijkheid tot het maken van afspraken aan te bieden. Als in het betreffende tabblad geen Appointments zijn toegevoegd zal dit deel van de pagina niet worden getoond. Als de bezoeker aangeeft dat hij / zij een of meer afspraken wil maken, dan wordt het eventuele commentaar dat de bezoeker in het betreffende veld invult (Niet zichtbaar in het bovenstaande voorbeeld) bij de afspraak in het opmerkingen veld geplaatst. Date: V 1.1 page 30 of 50

31 6.5.4 Interesses Indien gewenst kan aan de bezoeker van het formulier de mogelijkheid worden geboden om een of meer interesses aan te geven. Dit kan in het omcirkelde blok. In principe kunnen oneindig veel interesses worden aangeboden. De bezoeker kan alleen nieuwe (en bestaande) interesses aangeven. Bestaande interesses kunnen niet worden verwijderd. Date: V 1.1 page 31 of 50

32 6.5.5 Reload De app kan onderscheid maken tussen spontane bezoekers die het webformulier invullen en bezoekers die zijn uitgenodigd door het sturen van een mail. Door het aanklikken van de knop Preview wordt de spontane bezoeker gesimuleerd. Het is ook mogelijk om een bezoeker te simuleren, die door het klikken op een link in n mailing, naar het webformulier is geleid. Dit wordt gedaan door een in SuperOffice voorkomend adres in te typen (in het veld voor de knop Reload ), en daarna te klikken op de knop Reload. Date: V 1.1 page 32 of 50

33 6.5.5 Export Er zijn 2 werkwijzen om het webformulier te tonen aan de website bezoeker. Genereren door AC-Eventmanager De App kan op basis van de ingevoerde gegevens (en een template) dynamisch het webformulier genereren en tonen aan de gebruiker. Dit is de standaard werkwijze. Alleen de url moet in dit geval worden doorgegeven. De URL bevat de volgende onderdelen: 1. Het publieke adres naar de website waarin AC-ReportingStudio wordt gehost. 2. De publieke Inimap (Dit is een speciale map / folder met configuratie instellingen waarin is aangegeven dat deze niet door alle App s te gebruiken is) 3. Het Event ID. Dit is te vinden onder tab Info en staat in dit scherm op de bovenste regel. 4. Eventueel het adres van degene die wordt uitgenodigd om het webformulier in te vullen. Kan ook leeg worden gelaten. De gegevens die moeten worden ingevuld onder 1 en 2 zijn gegevens die nooit veranderen en die bekend zijn bij de systeem beheerder. Kopiëren van de pagina en plaatsen in een website De webpagina met het formulier kan ook op een andere website worden geplaatst en van daaruit worden getoond. Door op de knop Export te klikken (zie afbeelding hiervoor) wordt een pagina getoond met daarin alle informatie die nodig is om de pagina op een website te kunnen plaatsen. Een voorbeeld is hierna weergegeven. Zoals al eerder is aangegeven, is de getoonde informatie gebaseerd op een template / sjabloon. De uitleg over deze template is in een apart hoofdstuk te vinden. Date: V 1.1 page 33 of 50

34 6.6 Files De inhoud van alle ingevulde formulieren worden bewaard in 2 voor dit doel aangemaakte mappen. In de ene staan alle formulieren die normaal konden worden verwerkt, en een voor de niet goed verwerkte formulieren. Naast de inhoud van het formulier wordt een 2 de document aangemaakt. Hierin is de verwerking van elke ingevuld formulier terug te vinden. Beide documenten zijn in eerste instantie bedoelt om te kunnen nazoeken in geval van problemen met de verwerking waarom formulieren niet zijn verwerkt. Ze bevatten dan ook veel technische informatie. Een voorbeeld van het scherm is hierna gegeven. Date: V 1.1 page 34 of 50

35 6.7 Error page Indien de gegevens op het webformulier niet volledig zijn ingevuld of er herkenbare fouten zijn gemaakt bij het invullen dan wordt een fout pagina getoond. Afhankelijk van de instellingen zijn er 3 vormen van foutpagina s mogelijk: a. Standaard foutpagina Standaard laat AC_Eventmanager de volgende foutpagina zien: b. Eigen teksten Indien op het tabblad Err. Page een eigen tekst wordt opgegeven, dan zal deze tekst worden getoond. (In plaats van de standaard teksten.) Er zijn 2 marco s die aan de tekst kunnen worden toegevoegd: {ERROR} Deze laat de omschrijving van de fout in de engelse taal zien {ERRORNL} Deze doet het zelfde maar dan in het nederlands Date: V 1.1 page 35 of 50

36 Het resultaat is: c. Eigen foutpagina Het is ook mogelijk om een geheel eigen fout pagina te maken. De URL naar deze pagina kan worden opgegeven in het tabblad INFO en wel op de onderste regel in dit scherm (Error pagina) Date: V 1.1 page 36 of 50

37 6.8 Help Door op deze knop te klikken worden deze pagina s met uitleg getoond. Date: V 1.1 page 37 of 50

38 7 Template /Sjabloon Het webformulier dat in Preview en vanaf de website wordt getoond is gebaseerd op een template / sjabloon. Door deze template aan te passen kan het webformulier geheel naar wens worden geconfigureerd. In principe zijn template en sjabloon voor dit gebruik twee begrippen die hetzelfde betekenen. Daarom wordt in dit hoofdstuk template gebruikt. Hierna wordt aangegeven op welke wijze de template is opgebouwd en kan worden aangepast. 7.1 HTML tag In de template komen de <html> en </html> tags niet voor. Deze worden automatisch aan het webformulier toegevoegd. (Overigens is het geen probleem als ze wel voorkomen. Ze worden bij de verwerking automatisch vervangen.) Date: V 1.1 page 38 of 50

39 7.2 Head tag Hierna is dit deel van de template weergegeven. <head> <title>sample of a webform than can be processed with the All-CRM software</title> <link rel="stylesheet" type="text/css" href="ac-stylesheet.css" /> <!-- --> </head> READ THIS CAREFULLY: - Check the HIDDEN INPUT "IniMap" Make sure that it is filled and points to the PUBLIC subfolder - Check the "form action". Does it points to the correct location? - Check the HIDDEN INPUT "EventId" Make sure that the ID has a corresponding ID in the webmanager ReportingWeb/General_Contact_FillForm.aspx?IniMap=Ini_File_IETS&EventId=ACEM In principe is dit standard HTML zonder bijzondere aanpassingen. Op het moment dat de template wordt gegenereerd (als voorbeeld) wordt standaard de ALL-CRM StyleSheet aan de template gekoppeld. De verwijzing naar deze Style-Sheet kan zonder problemen worden vervangen door een verwijzing naar een eigen Style-Sheet. Daarnaast staan er enkele waarschuwingen die betrekking hebben op het volgende blok. Date: V 1.1 page 39 of 50

40 7.3 Body tag De tag Body omvat een aantal van elkaar te onderscheiden onderdelen. Deze worden hierna in volgorde van voorkomen beschreven Verborgen velden De verborgen velden worden gebruikt om het programma aan te sturen. De verschillende verborgen velden hebben allemaal een eigen functie, die hierna wordt beschreven. In het voorbeeld zijn de onderdelen voorzien van nummers. In werkelijkheid staan deze nummers er niet. <body class="lblnormal" > 1. <form action="general_contact_webform.aspx" method="post"> 2. <input type="hidden" name="inimap" value="ini_file_iets" /> 3. <input type="hidden" name="landingpageid" value="general_contact_webform.aspx" /> 4. <input type="hidden" name="associateid" value="785" /> 5. <input type="hidden" name="create_contact" value="useuserpreference" /> <input type="hidden" name="create_contactproject" value="useuserpreference" /> <input type="hidden" name="create_contactprojmember" value="useuserpreference" /> <input type="hidden" name="create_contactappointment" value="useuserpreference" /> <input type="hidden" name="create_person" value="useuserpreference" /> 6. <input type="hidden" name="contact_name" value="=person_lastname" /> <input type="hidden" name="contact_department" value="=person_city" /> <input type="hidden" name="contact_realaddress" value="=person_address" /> <input type="hidden" name="contact_realzip" value="=person_zip" /> <input type="hidden" name="contact_realcity" value="=person_city" /> <input type="hidden" name="contact_postaddress" value="=person_address" /> <input type="hidden" name="contact_postzip" value="=person_zip" /> <input type="hidden" name="contact_postcity" value="=person_city" /> <input type="hidden" name="contact_phone" value="=person_phone" /> <input type="hidden" name="contact_ " value="=person_ " /> 1. Hier wordt de url opgegeven naar de verwerkingspagina. Wat in het voorbeeld is opgegeven is correct mits het invul scherm dynamisch wordt gegenereerd. Indien gebruik wordt gemaakt van een formulier dat op een andere server wordt gehost dan dient hier een volledig path naar de verwerkingspagina te staan. 2. In AC-ReportingStudio wordt gebruik gemaakt van submappen waarin de configuratie van het systeem staat. Er worden 2 configuratie mappen gebruikt. Een voor intern gebruik en een voor publiekelijk gebruik. Hier moet de publiekelijke map worden opgegeven. 3. De LandingsPageID wordt voor deze toepassing niet gebruikt. 4. De AssociateID wordt voor deze toepassing niet gebruikt. 5. In dit blok wordt ingesteld voor welke objecten (klanten, contactpersonen, projecten enz) registraties in SuperOffice moeten plaatsvinden, en welke methodiek hiervoor moet worden gebruikt. De in het voorbeeld ingestelde waarden zijn correct en dienen niet te worden aangepast. Date: V 1.1 page 40 of 50

41 6. Omdat zowel de NAW gegevens voor relaties en contactpersonen worden vastgelegd, kan het zijn dat de bezoeker in het webformulier veel dezelfde informatie moet invoeren. Om dit te voorkomen is dit blok beschikbaar. Hierin wordt aangegeven elke gegevens uit de NAW gegevens moeten worden overgenomen in de gespecificeerde verborgen velden. Hierna is een voorbeeld gegeven: <input type="hidden" name="contact_name" value="=person_lastname" /> Deze regel bevat de opdracht om het veld Contact_Name te vullen met de informatie die is ingevoerd in het veld Person_Lastname. Date: V 1.1 page 41 of 50

42 7.3.2 Template variabele {EVENT} De Template variabele bevat de volgende constructie in de template: <b><u>{event} </u></b> De werking laat zich het beste verklaren aan de hand van het op basis van de template gegenereerde stukje HTML: <b><u> </u></b> <input type="hidden" name="eventid" value="acem " /> voorbeeld voor handleiding Uit het voorbeeld hierboven blijkt duidelijk dat een verborgen regel wordt toegevoegd waarin het Event_ID in wordt bewaard. Dit ID is nodig om de verschillende formulieren te koppelen aan de instellingen die per Event worden opgegeven. Daarnaast wordt de naam van het Event als naam boven de Webpagina geplaatst zodat voor de bezoeker duidelijk is waarvoor hij / zij het formulier invuld Table tag De voorbeeld template maakt gebruik van een tabel om de verschillende blokjes op het scherm uit te lijnen en te groeperen. In principe kan ook zonder tabel worden gewerkt. <table border="0"> <tr> </tr> Date: V 1.1 page 42 of 50

43 7.3.4 Template variabelen {IF: =TRUE} en { ADDRESS} Het programma dat van de template het uiteindelijke webformulier maakt kan afhankelijk van de aanvraag en instellingen blokken tonen of verbergen. De Template variabele {IF: =TRUE} is een voorbeeld van een dergelijke variabele. Indien bij de aanroep van het webformulier een geldig en in SuperOffice voorkomend E- mail adres wordt opgegeven zal het blok tussen {IF: =TRUE} en {END: =TRUE} in het webformulier worden opgenomen. Als geen geldig adres wordt opgegeven dan wordt het hierna getoonde blok verborgen. {IF: =TRUE} <tr> <input type="hidden" name="person_ " value="{ address}" /> <input type="hidden" name="required" value="eventid,person_ " /> </tr> {END: =TRUE} In het voorbeeld zijn ook 2 template variabelen opgenomen. - { ADDRES} zorgt ervoor dat het veld Person_ met de in de aanroep mee gegeven adres wordt gevuld. - Required geeft aan het programma door welke van de velden moeten zijn ingevuld. In dit voorbeeld dus het Person adres en het eventid. Date: V 1.1 page 43 of 50

44 7.3.5 Template variabele {IF: =FALSE} Dit is de tegenhanger van de template variabele {IF: =TRUE}. Het laat het blokt tussen {IF: =FALSE} en {END: =FALSE} staan indien geen of geen geldig E- mail adres is meegegeven. {IF: =FALSE} <tr> <td width="200px"> <td width="400px"> <input type="hidden" name="myname" /> <input type="hidden" name="required" value="eventid,person_firstname,person_lastname,person_phone,person_ " /> </tr> <tr> <input type="text" class="txtnormal" style="width:400px;" name="person_ " value="" /> X </tr> {END: =FALSE} In het blok is ook het verborgen veld Required meegenomen. Omdat hier meer verplichte velden zijn die moeten worden ingevoerd, is ook de lijst hier langer. Date: V 1.1 page 44 of 50

45 7.3.6 Template variabele {IF:EVENTDATE=TRUE} en {EVENTDATE} Een evenement kan op 1 of meer dagen worden georganiseerd. Indien een evenement zich over meerdere dagen afspeelt wordt het blok tussen {IF:EVENTDATE=TRUE} en {END:EVENTDATE=TRUE} getoond en kan de bezoeker van het webformulier de gewenste dag aanvinken. Hierna wordt eerst de code in de template getoond en daarna het formulier zoals dit aan de bezoeker van het webformulier. {IF:EVENTDATE=TRUE} <tr> <td valign="top"> Voor welke datum wilt u zich aanmelden? {EVENTDATE} <br /> </tr> {END:EVENTDATE=TRUE} Bij het tonen aan de bezoeker wordt de template variabele {EVENTDATE} gevuld en wordt de pagina als volgt: <tr> <td valign="top"> Voor welke datum wilt u zich aanmelden? <input name="subevent" type="radio" value="project01" /> <br /> <!--ITEMS FOUND--> <input type="hidden" name="required" value=",subevent," /> <input name="subevent" type="radio" value="project02" /> <br /> <!--ITEMS FOUND--> <input name="subevent" type="radio" value="project03" /> <br /> <!--ITEMS FOUND--> <br /> </tr> De getoonde datums zijn afkomstig van de geselecteerde projecten (eindatum) in het setup deel van het Event. Date: V 1.1 page 45 of 50

46 7.3.6 Template variabele {IF:EVENTDATE=FALSE} en {EVENTDATE} Dit is de tegenhanger van de vorige template variabele, en het blok blijft nu staan, indien het evenement zich op 1 dag afspeelt. Een voorbeeld van de template met dit deel is hierna weergegeven: {IF:EVENTDATE=FALSE} <tr> <td valign="top"> {EVENTDATE} </tr> {END:EVENTDATE=FALSE} Ook hier heeft de template variabele {EVENTDATE} een belangrijke functie, al is de inhoud nu anders dan in het vorige voorbeeld: <tr> <td valign="top"> <input type="hidden" name="subevent" value="project01" /> </tr> De functie van bovenstaande blok is dat het eerste project altijd is geselecteerd, in het voorgaande voorbeeld moest de bezoeker van het webformulier een keuze maken. Bij een enkele optie heeft dit geen zin, daarom wordt de keuze optie hier verborgen. Date: V 1.1 page 46 of 50

47 7.3.7 Template variabele {IF:SPEEDDATES=TRUE} en {SPEEDDATES} Dit blok wordt getoond als in de event setup is aangegeven dat de bezoeker een of meer afspraken kan maken met medewerkers (of iets dergelijks) tijdens het event. De afspraak soorten en de opties m.b.t. de afspraken die worden aangeboden worden ingesteld in de Event setup. De bezoeker kan alleen aangeven of hij / zij een afspraak van een bepaald type wil maken of niet. Het aantal opties m.b.t. de afspraken is in principe onbeperkt. Het blok ziet er in de template als volgt uit: {IF:SPEEDDATES=TRUE} <tr> <td valign="top"> Afspraken? {SPEEDDATES} <br /> </tr> {END:SPEEDDATES=TRUE} De template variabele {SPEEDDATES} zal de beschikbare afspraak opties invullen en tonen, zodat het eindresultaat als volgt wordt: <tr> <td valign="top"> Afspraken? <input name="createapp01" type="checkbox" value="1" /> Afspraak met Architect <br /> <!--ITEMS FOUND--> <input type="hidden" name="createapp02" value="1" /> <br /> </tr> In het voorbeeld zijn 2 verschillende afspraken getoond. De eerste is een afspraak die op het scherm van de bezoeker van het webformulier wordt getoond en die de bezoeker ook bewust moet aanvinken om een afspraak te maken. De tweede is een verborgen afspraak die altijd aanstaat. Dit betekend dat de bezoeker dus bij het indienen van het formulier altijd ook voor de tweede afspraak kiest. (Dit wordt bij de setup geregeld door voor de omschrijving, onderste regel, het woord HIDDEN te plaatsen.) Date: V 1.1 page 47 of 50

48 7.3.8 Template variabele {IF:INTERESTS=TRUE} en {INTERESTS} Het is mogelijk om de bezoeker van het webformulier direct die onderwerpen te laten aanvinken waar hij / zij belangstelling voor heeft. Dit wordt geregeld in het blok: {IF:INTERESTS=TRUE} <tr> <td valign="top"> Belangstelling voor: {INTERESTS} <br /> </tr> {END:INTERESTS=TRUE} Natuurlijk wordt dit blok alleen getoond als deze optie is ingericht in het setup deel van Eventmanager. Indien dit is ingericht wordt tijdens de presentatie bovenstaand blok getoond en wordt direct de template variabele vervangen door de noodzakelijke informatie, zodat het totale blok er als volgt uitziet: <tr> <td valign="top"> Belangstelling voor: <input name="interest01" type="checkbox" value="reserve 1" /> Reserve 1 <br /> <!--ITEMS FOUND--> <input name="interest02" type="checkbox" value="reserve 3" /> Reserve 3 <br /> <!--ITEMS FOUND--> <input name="interest03" type="checkbox" value="reserve 2" /> Reserve 2 <br /> <!--ITEMS FOUND--> <br /> </tr> Date: V 1.1 page 48 of 50

49 7.3.9 Opmerkingen Dit is recht toe recht aan html. <tr> <td valign="2"> Opmerkingen: <td colspan="2"> <textarea name="projmemberinfo" cols="50" rows="6"></textarea> </tr> Hoewel het in de praktijk niet zal worden gebruikt kan dit blok tot in het oneindige worden herhaald door achter de naam ProjMemberInfo een volgnummer te plaatsen. De tekst wordt bij de projectleden in het opmerkingen veld geplaatst, vandaar de naam, en bij alle afspraken die de bezoeker van het webformulier heeft gemaakt. Date: V 1.1 page 49 of 50

50 Verzenden De verzendknop is eveneens standaard html: <tr> <input value="verstuur" type="submit" /> </tr> </table> </form> </body> Noot: In het bovenstaande voorbeeld is tevens het einde van het formulier en het pagina einde opgenomen. Date: V 1.1 page 50 of 50