Visie / Scope Document

Transcriptie

1 Projectteam 6 Faculteit Natuur en Techniek Hogeschool Utrecht Projectleider: Hans Allis, hans.allis@student.hu.nl Visie / Scope Document Project "Web Essentials" 5 juni 2009 Analist: Wesley van Vliet Versie 6.1.2

2 Pagina 1 Inleiding In het Visie / Scope document staat de visie beschreven van m.b.t. het project. Er word onder andere besproken welke functionaliteiten er in het eindproduct aanwezig zullen zijn, welke prioriteit deze functionaliteit hebben binnen de scope en wanneer aan de verschillende functionaliteiten gewerkt zal worden. Verder wordt de scope van het project besproken zodat meteen duidelijk wordt wat er wel en niet binnen de grenzen van het project valt.

3 Pagina 2 Inhoudsopgave Inleiding... 1 Inhoudsopgave... 2 II. Versiebeheer Visie Belangrijkste functionaliteiten Aannames en afhankelijkheid Eindproduct Workflows... 5 N.B. De processen en keuzemomenten in een grijsvlak vallen binnen onze scope.2.1 Afstudeerprocedure ICT Afstudeerprocedure ICT Stageprocedure ICT Afstudeerprocedure ILC Stageprocedure ILC Scope Scope huidige cyclus Scope komende cycli Beperkingen en Uitsluitingen Persona s Docentbegeleider Stage Acquisiteur Use Case Diagram Student Docentbegeleider Bedrijfsbegeleider Stagecoördinator Administratie Use Cases Afhankelijkheidsdiagram Release Planning Changelog...30 Bijlage I - Interviews...31 Dhr. Rob van der Pols (voormalig) Docentbegeleider Dhr. Peter van Rooijen Docentbegeleider Dhr. Robert Jan Veldman - Institute for Life Sciences and Chemistry... 34

4 Pagina 3 II. Versiebeheer Auteur Reden van verandering Datum Versienummer Peter Mols, Hans Allis, Armin Ghassemi, Gerben Strien, Max Gramsma en Wesley van Vliet. Start document 9 maart Wesley van Vliet. Workflows toevoegen 17 maart Wesley van Vliet Start versie 2 28 maart Wesley van Vliet Start versie 3 14 april Peter Mols, Hans Allis, Armin Ghassemi, Gerben Strien, Max Gramsma en Wesley van Vliet. Usecases en afhankelijkheidsdiagram aangepast 15 april Wesley van Vliet Start versie 4 21 april Wesley van Vliet & Gerben Strien Workflows aangepast, scope toegevoegd. 4 mei Wesley van Vliet Afronding versie 4 7 mei Wesley van Vliet Start versie 5 12 mei Wesley van Vliet Release Planning aangepast 12 mei Wesley van Vliet Start Versie 6 15 mei Wesley van Vliet Veranderingen usecases 20 mei Wesley van Vliet Wesley van Vliet Veranderingen Use Case Diagram Veranderingen Afhankelijkheidsdiagram 28 mei mei Wesley van Vliet Scope bij workflows 2 juni Wesley van Vliet Inleiding en bijlagen 3 juni Wesley van Vliet Usecases aangepast 4 juni Wesley van Vliet Cyclus 6 afgerond 5 juni Tabel 1: Informatie omtrent de verschillende versies van dit document.

5 Pagina 4 1. Visie Het is de bedoeling dat er een systeem komt om het stage- / afstudeerproces te automatiseren. In het systeem is het mogelijk om studenten, stagebedrijven en docent begeleiders aan elkaar te koppelen zodat deze relaties in een database terug te vinden zijn. Bij het realiseren van het systeem beperken we ons tot het maken van een frontend voor SugarCRM. 1.2 Belangrijkste functionaliteiten Het hoofddoel van het systeem is om het registreren van de betrokken partijen betreffende de stage van een student vast te leggen. De volgende functies zijn daarom het meest belangrijk en moeten volgens ons in ieder geval in het systeem komen: - Gebruikers toevoegen; - Stagebedrijven toevoegen; - Het koppelen van Studenten, bedrijven en Docentbegeleiders aan stage; - Een overzicht van de studenten per docentbegeleider. De hierboven genoemde functies zijn echter alleen de hoofdfuncties, voor een completere lijst met functies inclusief de prioriteit zie hoofdstuk 7 - Usecases. 1.3 Aannames en afhankelijkheid Voor het volledig slagen van dit project zijn wij afhankelijk van een aantal factoren. Ondanks dat wij ervan overtuigd zijn dat het wegvallen van deze factoren geen rol van betekenis zal spelen is het toch zaak deze te noemen zodat hier in een dergelijke situatie rekening meegehouden kan worden: - Er word door ons zelf een server beschikbaar gesteld met voldoende ruimte en een MySQL database waarop SugarCRM is geïnstalleerd. 1.4 Eindproduct Het toekomstige systeem zal niet alleen bestaan uit de frontend met SugarCRM die ontwikkeld word door team 6 maar zal ook voorzien zijn van een Document Management System. Het systeem wordt op dit moment ontwikkeld met een eigen gebruikersdatabase, het is echter de bedoeling dat het eindproduct de gebruikersgegevens uit de bestaande Active Directory haalt. De huidige Active Directory wordt op dit moment ook gebruikt door bijvoorbeeld SharePoint en Osiris op deze manier is er sprake van een consistente database met gebruikersgegevens.

6 Pagina 5 2. Workflows De workflows zijn door ons opgesteld aan de hand van de afstudeer- en stageleidraden van de faculteiten Natuur en Techniek en Life, Sciences and Chemistry en m.b.v. de interviews. De workflows hebben zowel betrekking op de huidige situatie als op de gewenste situatie. De vijf kolommen zijn de actoren (rollen) die u weer terug kunt vinden in bijvoorbeeld de usecase omschrijvingen. Legenda Proces Keuzemoment (sub)procedure die gedetailleerd uitgewerkt is. N.B. De processen en keuzemomenten in een grijsvlak vallen binnen onze scope.

7 Pagina Afstudeerprocedure ICT Onderstaande workflows laten de afstudeerprocedure zien van de Faculteit Natuur en Techniek. Afbeelding 1: Workflow Procedure Afstuderen ICT[1/3]

8 Pagina 7 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure GOEDKEURING AFSTUDEERBEDRIJF zoals deze op pagina 6 te zien is. Afbeelding 2: Workflow Uitbreiding Procedure Goedkeuring Afstudeerbedrijf ICT [2/3]

9 Pagina 8 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure GOEDKEURING BEOORDELING zoals deze op pagina 6 te zien is. Afbeelding 3: Workflow Uitbreiding Procedure Beoordeling ICT [3/3]

10 Pagina Stageprocedure ICT Onderstaande workflows laten de stageprocedure zien van de Faculteit Natuur en Techniek. Afbeelding 4: Workflow Procedure Stage ICT [1/4]

11 Pagina 10 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure GOEDKEURING STAGEPLAATS zoals deze op pagina 9 te zien is. Afbeelding 5: Workflow Uitbreiding Procedure Goedkeuring Stageplaats ICT [2/4]

12 Pagina 11 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure WEEKSTATEN zoals deze op pagina 9 te zien is. Afbeelding 6: Workflow Uitbreiding Procedure Weekstaten ICT [3/4]

13 Pagina 12 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure BEOORDELING zoals deze op pagina 9 te zien is. Afbeelding 7: Workflow Uitbreiding Procedure Beoordeling ICT [4/4]

14 Pagina Afstudeerprocedure ILC Onderstaande workflows laten de afstudeerprocedure zien van de Faculteit Life, Sciences and Chemistry Afbeelding 8: Workflow Procedure Afstuderen ILC [1/3]

15 Pagina 14 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure GOEDKEURING AFSTUDEERBEDRIJF zoals deze op pagina 13 te zien is. Afbeelding 10: Workflow Uitbreiding Goedkeuring Afstudeerbedrijf ILC [2/3]

16 Pagina 15 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure BEOORDELING zoals deze op pagina 6 te zien is. Afbeelding 9: Workflow Uitbreiding Procedure Beoordeling ILC [3/3]

17 Pagina Stageprocedure ILC Onderstaande workflows laten de stageprocedure zien van de Faculteit Life, Sciences and Chemistry. Afbeelding 11: Workflow Procedure Stage ILC [1/4]

18 Pagina 17 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure GOEDKEURING STAGEPLAATS zoals deze op pagina 16 te zien is. Afbeelding 12: Workflow Uitbreiding Procedure Goedkeuring Stageplaats ILC [2/4]

19 Pagina 18 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure WEEKSTATEN zoals deze op pagina 16 te zien is. Afbeelding 13: Workflow Uitbreiding Procedure Weekstaten ILC [3/4]

20 Pagina 19 Hieronder vind u een aparte Workflow, een uitbreiding van de Sub-Procedure BEOORDELING zoals deze op pagina 16 te zien is. Afbeelding 14: Workflow Uitbreiding Procedure Beoordeling ILC [4/4]

21 Pagina Scope Zoals eerder aangegeven is alleen verantwoordelijk voor het ontwikkelen van de frontend. Een ander onderdeel van het systeem is het zogenaamde Document Management System dat is bedoeld voor het uploaden, bewerken en archiveren van documenten betreffende de stage of het afstuderen. 3.1 Scope huidige cyclus Binnen de scope van de huidige release vallen de volgende 2 functies: - Seriebrieven Versturen; - Notities tijdens stage; - Koppelen stage / docentbegeleider 2 e student; - Bedrijfsbegeleiders toevoegen / wijzigen; - Overzichten bekijken. kan tijdens deze fase alleen afgerekend worden op bovengenoemde functies. Overige functies, waaronder de eerder genoemde belangrijkste functies, komen aan bod in de volgende cycli. 3.2 Scope komende cycli Het is voor ons het meest belangrijk dat eerst de belangrijkste functies aan bod komen en daarna pas de overige functies. Het is om deze reden denkbaar dat in de volgende cyclus de volgende functies terug te vinden zijn: - Contactmomenten Afspreken; - Geautomatiseerd mailen / reminders. Mocht er tussentijds onverhoopt iets mis gaan tijdens een cyclus dan wordt er ter plekke beslist welke functies hieronder moeten lijden. De andere kant op werkt het overigens op dezelfde manier, als de mogelijkheid zich er tijdens een cyclus voor leent wordt er beslist welke extra functionaliteit er in die cyclus opgenomen wordt. De originele functies van die cyclus hebben echter de hogere prioriteit. 3.3 Beperkingen en Uitsluitingen - In het geheel, het document management system; - De koppeling tussen het bestaande systeem (SharePoint, Osiris) en het nieuwe systeem.

22 Pagina Persona s Aan de hand van de interviews, de workflows en de verschillende rollen zijn wij tot de volgende persona s gekomen. Persona s worden opgesteld om een grotere groep (bijvoorbeeld de docentbegeleiders) duidelijk in kaart te brengen. Door een Persona op te stellen is er meteen een juiste indruk van de gehele groep. 4.1 Docentbegeleider Persona Docentbegeleider Algemene informatie Naam: Do van Centbegeleider Leeftijd: 45 Functie: docent gedistribueerde systemen Detail informatie Mevr. van Centbegeleider gaf eigenlijk vrijwel meteen aan dat zij zeer tevreden was over het Lotus Notes systeem. Het enige probleem met dit programma was dat er geen koppeling was met Osiris/SharePoint. Op dit moment houdt zij alles zelf bij op papier met behulp van een Excel format. Het feit dat mevr. van Centbegeleider alles nu handmatig moet doen irriteert haar mateloos. 4.2 Stage Acquisiteur Persona Stage acquisiteur Algemene informatie Naam: Stan de Geleider Leeftijd: 38 Functie omschrijving: Het begeleiden van studenten tijdens het zoeken naar een geschikte stageplaats. Detail informatie Stan begeleidt al 5 jaar studenten bij het zoeken naar een stageplaats. Hij heeft in de loop der jaren multomappen gevuld met contactgegevens en stageopdrachten van stagebedrijven. Als een student een stageplaats zoekt, dan gaat hij samen met de hem deze mappen doorspitten op zoek naar opdracht die de student aanspreekt. Vervolgens neemt Stan contact op met het stagebedrijf voor het eerste contact en regelt een kennismakingsgesprek voor de student. Stan zou graag een computersysteem willen hebben waar hij alle opdrachten en stagebedrijven in kan zetten zodat het zoeken naar een opdracht makkelijker en sneller kan gebeuren. Het huidige begeleidingstraject van de student tijdens te stage vindt hij goed genoeg. En vind het niet nodig om dit proces te automatiseren.

23 Pagina 22 5 Use Case Diagram Onderstaande diagrammen geven een weergave van de functionaliteiten per actor (rol). De volgende actoren zijn hierin opgenomen: Student; Docentbegeleider; Bedrijfsbegeleider; Stagecoördinator; Administratie. Er is geen sprake van prioriteiten op basis van de actor voor de prioriteiten per functie zie hoofdstuk 8, het afhankelijkheidsdiagram. 5.1 Student 5.2 Docentbegeleider

24 Pagina Bedrijfsbegeleider 5.4 Stagecoördinator 5.5 Administratie

25 Pagina Use Cases Onderstaand zijn de functies te vinden. Per functie is aangegeven welke prioriteit deze heeft, welke actoren deze functie uitvoeren en voor elke functie is een aparte tabel gecreëerd om het overzichtelijk te houden. Wij zijn tot deze functies gekomen op basis van de workflows en na een gesprek met de klant. Toelichting omtrent prioriteiten De prioriteiten worden bepaald op een schaal van 1-4 waar 1 de hoogste prioriteit heeft. Must Have - 1 Should Have - 2 Could have - 3 Would Like to Have - 4 Use Cases Deel 1 Versie 1.1 Auteur: Max Gramsma, Armin Ghassemi, Wesley van Vliet Inloggen Student, Docent, Stagecoördinator, bedrijfsbegeleider, administratie Must have Hiermee kunnen gebruikers inloggen op het systeem. De gebruiker krijgt rechten toegekend, waardoor hij/zij gebruik kan maken van bepaalde functies. Gebruikers toevoegen / wijzigen (Medewerker / Student / Bedrijfsbegeleider) administratie Must have Hiermee kunnen de verschillende gebruikers(administratie, stagecoördinator, bedrijfsbegeleider, docentbegeleider of student) worden toegevoegd. Dit zal eerst via één functie gebeuren waarbij een aantal basisgegevens worden toegevoegd. In een volgende cyclus zal dit worden uitgebreid zodat er, per gebruikerstype, verschillende gegevens kunnen worden geregistreerd. Stage toevoegen Studenten, Administratie Must have Hiermee worden stages toegevoegd aan het systeem. Stagebedrijf toevoegen /wijzigen Stagecoördinator, administratie Must have Hiermee wordt de NAW gegevens vastgelegd van een stagebedrijf. Aan dit stagebedrijf kunnen vervolgens bedrijfsbegeleiders gekoppeld worden. Overzicht Studenten per docentbegeleider Docent Must have Hier kan een docentbegeleider zien welke studenten hij op dit moment begeleid. Door op één van de namen te klikken zal hij overige informatie bekijken van de betreffende student.

26 Pagina 25 Koppelen Stage / Student Stagecoördinator, Administratie Must have Hiermee wordt een student aan een bedrijfsbegeleider gekoppeld, en daardoor dus aan een stagebedrijf. Koppelen Stage / Docentbegeleider Stagecoördinator, Administratie Must have Hiermee wordt een student aan een docentbegeleider gekoppeld. Bij het indienen van documenten door studenten zijn deze vervolgens te bekijken door de docentbegeleider. Koppelen Stage / Docentbegeleider 2 e student Stagecoördinator, Administratie Must have In het geval van een duo stage kan hiermee de 2 e student aan een andere docentbegeleider gekoppeld worden. Notities tijdens stage Stagecoördinator, Administratie, docentbegeleider. Must have De mogelijkheid om notities toe te voegen aan een stage zodat deze in een later stadium opgevraagd kunnen worden. Seriebrieven versturen Administratie Must have Dit biedt de mogelijkheid om een standaardbrief op te stellen voor een vooraf bepaalde selectie van gebruikers. Koppelen Stage / Bedrijf Stagecoördinator, Administratie Must have Hiermee wordt een bedrijfsbegeleider aan een bedrijf gekoppeld. Overzichten bekijken (stages, stages per docentbegeleider, stagebedrijven, studenten) Student, Docent, Stagecoördinator, Bedrijfsbegeleider, Administratie Could have Dit is een algemene pagina voor elk actor. Hierin krijgen ze informatie zoals relaties die voor hen van belang is weergeven. Geautomatiseerd mailen / reminders Student, Docent, Stagecoördinator, Bedrijfsbegeleider Could have Hiermee kunnen de betreffende actoren g d worden als iets gedaan moet worden of als iets te laat dreigt te worden.

27 Pagina 26 Stage Opdracht indienen Student Should have Hiermee kan een student zijn voorstel voor een stageopdracht indienen bij de stagecoördinator. Hier zullen in ieder geval de NAW-gegevens van het stagebedrijf en een opdrachtomschrijving moeten worden ingevoerd. Stage Opdracht goedkeuren Docent, Stagecoördinator Should have Hiermee kan een Docent en een Stagecoördinator het door de student ingeleverde stage opdracht goedkeuren. Studentgegevens uit AD (Active Directory) Administratie Would like to have Hiermee kan de administratie de gegevens van een student uit een Active directory halen. Contactmomenten Afspreken Docent Should have Hiermee kan de docent de contact momenten (datum) met de stagebegeleider en student vastleggen. Bedrijfsbegeleider toevoegen Administratie Must have Hiermee worden bedrijfsbegeleiders toegevoegd aan het systeem.

28 Pagina Afhankelijkheidsdiagram In onderstaand afhankelijkheidsdiagram diagram wordt aangegeven in welke volgorde bepaalde functies uitgevoerd kunnen worden. De functie Gebruikers toevoegen kan bijvoorbeeld pas plaatsvinden als de functie Inloggen reeds heeft plaatsgevonden. De functies Studentgegevens uit de AD en Overzichten bekijken staan lost van het geheel.

29 Pagina Release Planning Hieronder is de release planning te vinden met daarin de functies die per cyclus opgeleverd worden. De release planning wordt aan het eind van elke cyclus gecontroleerd en, indien nodig, herzien zodat wij een vlotte afhandeling van de cycli kunnen garanderen. Cyclus 1 Functies: - Inloggen; - Gebruikers toevoegen (1/2). Deliverables: - PID v1; - Visie / Scope Document v1; - Functioneel Ontwerp v1; - Technisch Ontwerp v1; - Whitebox & Blackbox tests v1; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v1. Status: Afgerond Cyclus 2 Functies: - Gebruikers toevoegen (2/2); - Stagebedrijven toevoegen. Deliverables: - PID v2; - Visie / Scope Document v2; - Functioneel Ontwerp v2; - Technisch Ontwerp v2; - Whitebox & Blackbox tests v2; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v2; Status: Afgerond Cyclus 3 Functies: - Koppelen stage met studenten / docent begeleiders / bedrijfsbegeleiders; - Standaardiseren van Model- en Controllerlaag. Deliverables: - PID v3; - Visie / Scope Document v3; - Functioneel Ontwerp v3; - Technisch Ontwerp v3; - Whitebox & Blackbox tests v3; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v3; Status: Afgerond Cyclus 4 Functies: - Bewerken studenten / docenten / bedrijfsbegeleiders en stages. - Studentgegevens uit AD. Deliverables: - PID v4; - Visie / Scope Document v4; - Functioneel Ontwerp v4; - Technisch Ontwerp v4; - Whitebox & Blackbox tests v4; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v4; Status: Afgerond

30 Pagina 29 Cyclus 5 Functies: - Bedrijfsbegeleiders toevoegen / wijzigen; - Notities tijdens stage; Deliverables: - PID v5; - Visie / Scope Document v5; - Functioneel Ontwerp v5; - Technisch Ontwerp v5; - Whitebox & Blackbox tests v5; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v5; Status: Afgerond Cyclus 6 Functies: - Koppelen stage / docentbegeleider (2 e student); - Seriebrieven versturen; - Overzichten weergeven. Deliverables: - PID v6; - Visie / Scope Document v6; - Functioneel Ontwerp v6; - Technisch Ontwerp v6; - Whitebox & Blackbox tests v6; - Bovengenoemde functies. - End Stage Report v6; Status: In Ontwikkeling Cyclus 7 Functies: - Contactmomenten Afspreken; - Geautomatiseerd mailen / reminders. Deliverables: - PID v7; - Visie / Scope Document v7; - Functioneel Ontwerp v7; - Technisch Ontwerp v7; - Whitebox & Blackbox tests v7; - Bovengenoemde functie. - End Stage Report v7; Status: In afwachting

31 Pagina Changelog 17 maart 2009: Workflows toegevoegd. 28 maart 2009: Indeling van het document aangepast n.a.v. commentaar Dhr. Jongman. 31 maart 2009: Inleidende teksten toegevoegd aan hoofdstukken. 3 april 2009: Afhankelijkheidsdiagram aangepast, letters vervangen door usecase namen. 11 april 2009: Tabellen bij usecase omschrijvingen gecreëerd. 14 april 2009: begonnen met versie april 2009: Usecases heringedeeld en aangepast. 15 april 2009: Afhankelijkheidsdiagram aangepast. 21 april 2009: begonnen met versie 4. 4 mei 2009: Scope aan Workflows toegevoegd. 12 mei 2009: begonnen met versie mei 2009: Release planning aangepast. 15 mei 2009: Begonnen met versie mei 2009: Veranderingen aan Usecases aangebracht 28 mei 2009: Veranderingen aan Use Case Diagram aangebracht 29 mei 2009: Veranderingen aan Afhankelijkheidsdiadram aangebracht 2 juni 2009: Scope toegevoegd aan workflows 3 juni 2009: Inleiding toegevoegd en interviews verplaatst naar bijlagen. 4 juni 2009: Usecases aangepast waar nodig. 5 juni 2009: afronding cyclus 6.

32 Pagina 31 Bijlage I - Interviews Hieronder zijn de uitwerkingen te vinden van de verschillende interviews die wij hebben gehad met betrokkenen van het project. Dhr. Rob van der Pols (voormalig) Docentbegeleider Interviewers: Gerben Strien, Wesley van Vliet en Max Gramsma Geïnterviewde: Dhr. Rob. van der Pols Locatie: Nijenoord 1, D Datum: Dhr. van der Pols is docent Engels en heeft een aantal jaar afstudeerders en stagelopers begeleid. Hij was de eerste die wij hebben geïnterviewd, wij hoopte hiermee een beter beeld te krijgen over hoe het proces verloopt vanaf de kant van de docentbegeleiders. Stappen stageproces voor docentbegeleiders Toewijzen student. De docentbegeleider krijgt een standaardformulier met basisgegevens zoals de naam van de student, de NAW gegevens van het bedrijf en een korte omschrijving van de opdracht. De docent moet zelf op zoek naar meer informatie over de student, bijvoorbeeld via Osiris en SharePoint. Eerste bezoek aan het bedrijf. Tijdens het eerste bezoek analyseert de docentbegeleider de stageplek, de stagebegeleider en het functioneren van de student. De opdracht wordt nog eens goed besproken zodat voor zowel voor de docentbegeleider als voor de student duidelijk is wat er verwacht wordt. Tussentijds contact opnemen. Als de docentbegeleider constateert dat het niet zo goed gaat kan er besloten worden om tussendoor nog eens langs te gaan met het bedrijf. De situatie wordt besproken met alle betrokken partijen en er wordt een beslissing genomen betreffende het vervolg van de stage. Opmerkingen Handtekeningen mogen ook digitaal (d.m.v. een vinkje) zijn in het programma. Dit geld niet voor de eindbeoordeling. Het liefst geen harde regels zoals bij 2 maal iets niet ingeleverd voor een bepaalde datum, dat het systeem het dan automatisch afkeurt. Het kan echter wel handig zijn dat er een warning komt zodra iets niet op tijd is ingeleverd.

33 Gewenste functies: Dhr. van de Pols noemde nog de volgende 2 functies die hij wel handig zou vinden in het programma. Visie / Scope Document Pagina 32 - Met 1 knop (of geheel automatisch) herinnering mails kunnen sturen naar studenten (voor inleveren verslagen etc.) - Format maken voor verslag(docenten) bij eerste bezoek aan bedrijf. De volgende punten kunnen hier bijvoorbeeld in genoemd staan. o Opdracht bespreken, o Inschatting medewerking van het bedrijf o Welke andere dingen er gedaan moeten worden naast de opdracht. De docent zou ook een automatische herinnering kunnen krijgen na x aantal weken. - In het geval van een tussentijdse evaluatie of telefoongesprekken kan de docent beslissen dat dit gedocumenteerd moet worden. Het lijkt Dhr. Van der Pols wel handig als ook hiervoor een functie in het systeem zit. Andere interessante personen Dhr. van de Pols noemde ook de volgende 2 namen om contact mee op te nemen. - Administratie Mevr. Camue Informatie over Lotus Notes - Dhr. Schmeltz Aantallen (stagelopers/afstudeerders).

34 Pagina 33 Dhr. Peter van Rooijen Docentbegeleider Interviewers: Max Gramsma, Gerben Strien Locatie: Nijenoord 1, D2 Datum: 4 maart 2009 Peter van Rooijen is werkzaam bij de Hogeschool Utrecht faculteit Natuur en Techniek als wiskunde leraar. Hij heeft beide afstudeerders als stagiaires begeleid. Vorig systeem: Lotus Notes Momenteel is er geen digitaal informatiesysteem in gebruik. Dit komt omdat het vorige systeem hoewel qua functionaliteit prima in orde was helaas niet meer compatibel was met het nieuwe systeem namelijk SharePoint en Osiris. Voor het vorige systeem werd het stand-alone systeem Lotus Notes gebruikt. Dhr. van Rooijen heeft ook hier mee gewerkt en heeft dan ook gezegd dat dit systeem handig was en in ieder geval handiger dan geen (digitaal)systeem wat dus nu het geval is. Functionaliteit Dhr. van Rooijen heeft ons verteld over een aantal handige functies binnen het systeem die hij graag weer terugziet in het nieuwe systeem. Het studentenoverzicht waarbij verdere studenteninformatie is op te vragen per student. Deze informatie stond in pdf formaat. Daarnaast konden studenten ook zelf verslagen uploaden. Dit is een stuk gemakkelijker voor de student dan om het via de post op te sturen. Als de student iets heeft geupload dan kreeg de begeleider een notificatie hiervan. Daarnaast was er ook een goede ondersteuning voor werkstaten. Deze dienen maandelijks door de stagiaires te worden opgestuurd. Of te wel veel documentatie en voor de begeleider is een duidelijk overzicht dan weer handig. Ook dit ontbrak bij Lotus Notes niet. Daarnaast was er een makkelijke wijzig functie zodat de begeleider aanpassingen konden maken in de werkstaten voor op- en aanmerkingen en dergelijke. En via een checkbox kon de begeleider de werkstaten goedkeuren. Gewenste functionaliteit nieuwe systeem Track changes (zoals in Word) Uploaden van documenten zoals de werkstaten. Beide student als docent hebben toegang tot de documenten. Beoordeling zo flexibel mogelijk. Datums vastleggen van de bezoeken van de begeleiders en mogelijk ook de reiskosten die gemaakt zijn om de stagiaires te bezoeken. Print functie voor formulieren. Track changes zal vooral handig zijn omdat ook de begeleider misschien wel de documenten wijzigt om bijvoorbeeld opmerkingen toe te voegen. De student kan dan gemakkelijk de aanpassingen vinden. Zoals eerder genoemd is het voor de student een stuk makkelijker als hij/zij zijn documentatie wat voornamelijk uit werkstaten bestaat via het systeem kan uploaden.

35 Pagina 34 Dhr. Robert Jan Veldman - Institute for Life Sciences and Chemistry Interviewers: Peter Mols, Armin Ghassemi, Hans Allis Geïnterviewde: Dhr. Robert Jan Veldman Locatie: F.C. Donderstraat 65, Utrecht Datum: Robert Jan Veldman is docent aan het instituut voor Life Sciences & Chemistry (ILC), wat onderdeel is van de FNT. Hij is één van de stagecoördinatoren aan het instituut en richt zich vooral op degenen die stage lopen in Nederland. Bij het ILC lopen studenten een stage van 5 maanden in het 3 e jaar van de studie en een afstudeerstage van 6 maanden in het laatste jaar van de studie. Tijdens een stage zijn er drie terugkomdagen. Voor de studierichting moleculair bioloog zijn er jaarlijks zo n 80 studenten, voor de richting microbioloog zijn dat er 40 en voor de richting dierkundige zijn dat er 20. Het is bij het ILC gebruikelijk, dat het instituut stage- en afstudeerplaatsen verzamelt en studenten begeleidt bij de keuze van een stage- of afstudeerplaats. Het eerste contact met een bedrijf wordt altijd door een medewerker van het instituut gelegd, omdat ze graag zorgvuldig met hun contacten omgaan. Voor dit werk zijn drie acquisiteurs bezig welke een administratie beheren, die deels op papier in ordners wordt bijgehouden, maar voor een groot deel ook uit het hoofd wordt gevoerd. De afhankelijkheid van deze acquisiteurs is daardoor behoorlijk groot. De administratie die gevoerd wordt is behoorlijk en er zou veel gewonnen kunnen worden met automatisering daarvan. Er worden vele honderden bedrijven in de administratie bijgehouden met nog meer stage- en afstudeerplaatsen. Van ieder bedrijf wordt bijgehouden wie de contactpersonen zijn, maar ook met welke technieken zij werken en het soort opdrachten dat ze beschikbaar hebben. Daarnaast wordt een historie bijgehouden, zodat navraag bij voorgaande stagiaires mogelijk is en de ervaringen van die studenten beschikbaar blijven. In het totale proces heeft Robert Jan een tweetal zaken beschreven die met regelmaat problemen opleveren. Bij de aanvang van een stage- of afstudeertraject is het vaak lastig de daadwerkelijke bedrijfsbegeleider vast te stellen, doordat dat vaak een ander is dan de contactpersoon. Het zou handig zijn dit op een eenvoudige manier door te kunnen geven en inzichtelijk te maken voor alle betrokken partijen. Daarnaast gebeurt het een enkele keer dat het contact met het bedrijf in de aanloop naar de stage verkeerd loopt, doordat de student of de acquisiteur erop rekenen dat de ander bijvoorbeeld een bevestiging of afzegging voor een afspraak verstuurd heeft. Een van de punten waar wij als projectgroep op kunnen letten, zijn de mogelijke wens om de interface in meerdere talen beschikbaar te stellen. Doordat er regelmatig stagiairs en afstudeerders in het buitenland zitten, kan het voor hun bedrijfsbegeleider handig zijn in de interface in een andere taal te krijgen. Een ander punt is, dat Robert Jan het niet handig acht om beoordelingen van stages en afstudeeropdrachten in het te ontwikkelen systeem vast te leggen. Hij verwacht dat begeleiders het niet de moeite vinden om dat dubbele werk te doen.