Informatiemiddag Europese e-facturatie norm voor verzenders en ontvangers Kasteel Groeneveld, 17 mei Dagvoorzitter Kornelis Drijfhout, PIANOo

Transcriptie

1 Informatiemiddag Europese e-facturatie norm voor verzenders en ontvangers Kasteel Groeneveld, 17 mei 2017 Dagvoorzitter Kornelis Drijfhout, PIANOo 1

2 Naar elektronisch factureren in 2020: een korte inleiding Kornelis Drijfhout, PIANOo 2

3 Voorblad EN (pre-publicatie) 3

4 4

5 5

6 Naar elektronisch factureren in 2020 Business to Government Rijksoverheid ( ) Provincies Waterschappen Gemeenten Academisch ziekenhuizen Cultuurinstellingen Onderwijsinstellingen Speciale sector bedrijven Universiteiten Veiligheidsregio s Zorginstelling Overige publiekrechtelijke instellingen Government to Government Business to Business 6

7 0. Agenda Tijd Item Spreker Org. 13:35 Naar elektronisch factureren in 2020: een korte inleiding 13:45 De impact van de nieuwe Europese basisfactuur op uw business 14:30 Wanneer u een uitbreiding op de basisfactuur wil 15:00 koffiepauze 15:20 De impact van de Europese syntaxen UBL en UN/CEFACT op uw business 15:50 Infrastructuren voor transmissie van e-facturen 16:15 Hoe migreert u naar de uitwisseling van kernfacturen? 16:35 Vraag en antwoordsessie Kornelis Drijfhout Fred van Blommestein Michiel Stornebrink Fred van Blommestein Rik Ribbers Fred van Blommestein PIANOo Flowcanto TNO Flowcanto SIDN Flowcanto 16:45 Netwerkborrel 7

8 Vragen?

9 De impact van de nieuwe Europese basisfactuur op uw business Fred van Blommestein, Flowcanto 9

10 Aanleiding De Europese Commissie schat dat elektronisch factureren EU-breed jaarlijks 40 miljard aan besparingen oplevert Oktober 2013: European Multi-Stakeholder Forum on Electronic Invoicing adviseert over gebruik semantisch model e-factuur April 2014: Richtlijn 2014/55/EU van EP Aanbestedende diensten moeten e-facturen kunnen verwerken Volgens semantische EN norm, en bijhorende mappings Uiterlijk november 2018 in werking CEN is gevraagd de norm te ontwikkelen De richtlijn wordt nu omgezet in Nederlandse wetgeving Mei 2017: De Europese Norm EN is gereed Medio 2017: publicatie van de Europese Norm Eind 2018: Inwerkingtreding verplichting 10

11 Wat betekent dit? Bedrijven hebben het recht om e-facturen aan overheden te sturen Overheden zijn verplicht deze e-facturen te ontvangen en verwerken Als ze voldoen aan de norm Als ze zijn uitgedrukt in één van de geselecteerde syntaxen Verzenders van facturen kiezen de syntax en maken een keuze uit optionele elementen Ontvangers van facturen (in ieder geval overheden) moeten álle syntaxen en álle optionele elementen ondersteunen Al dan niet via een dienstverlener Leveranciers kunnen worden verplicht hun facturen elektronisch te sturen (zoals bij het Rijk) 11

12 Varianten Basisfactuur all contracting authorities and contracting entities in the EU will be obliged to receive and process an e-invoice as long as it contains all of the core elements of an invoice defined in the European standard Gebruikerspecificaties (CIUS) Inperking van de basis per land of (groep) ontvanger(s) Extensies (per sector of voor bijzondere omstandigheden) Uitbreiding van de basis bilateraal of sectorgewijs overeen te komen 12

13 De basisfactuur Ontworpen met een beperkt aantal processen in gedachten: Invoicing of deliveries of goods and services against purchase orders, based on a contract; Invoicing deliveries of goods and services based on a contract; Invoicing the delivery of an incidental purchase order; Pre-payment; Spot payment; Payment in advance of delivery; Invoices with references to a despatch advice; Invoices with references to a despatch advice and a receiving advice; Credit notes or invoices with negative amounts, issued for a variety of reasons including the return of empty packaging; Corrective invoicing (cancellation/correction of an invoice); Partial and final invoicing; Self billing. Andere processen kunnen ook worden ondersteund 13

14 Structuur EN Process modellen Factuurfuncties (requirements) Semantisch model 14

15 Semantisch model Ongeveer 160 elementen in 33 groepen Ong. 25 verplichte elementen Van ieder element: Naam Definitie Cardinaliteit (verplicht/optioneel/herhalend) Datatype 4 datatypen: datum, nummer, tekst, binair 15

16 Elementen 16

17 Principes Kernfactuur is niet sector-specifiek Kernfactuur moet kunnen worden verwerkt door standaard administratieve software Eén order/levering per factuur leidt tot gemakkelijker verwerking maar ook tot splitsing van facturen Sector-specifieke informatie kan worden opgenomen: in bijlagen of in vrije tekst in sector-specifieke extensies 17

18 Kenmerken van de basisfactuur Eén order, één levering per factuur Creditnota s of negatieve facturen (beide zijn toegestaan) BTW en niet-btw belastingen Stamgegevens in de factuur zelf PDF bijlage is mogelijk Betaalmethoden: overschrijving, credit card, incasso Vooruitbetalingen Datatypes en codes Geen subregels 18

19 Eén order, één levering per factuur Gemakkelijker verwerking Automatische controle Bij dispuut wordt betaling van slechts één levering opgeschort Periodieke facturering blijft mogelijk Geen verwijzing naar individuele leveringen 19

20 Eén order, één levering per factuur Dienstverleners zouden verzamelfactuur kunnen opknippen, maar: Hoe met factuurnummering om te gaan? Eén factuur leidt dan tot meer betalingen Hoe te crediteren bij fouten? 20

21 Eisen belastingdienst Juridische naam en adres van afnemer en leverancier BTW- en KvK nummer van de leverancier Datum waarop de factuur is uitgereikt Factuurnummer De aard van de goederen of diensten Hoeveelheid en prijs van de goederen of de omvang van de diensten Datum waarop de goederen of diensten zijn geleverd Bedrag exclusief btw BTW-tarief BTW-bedrag 21

22 Bijzondere situaties Deelfacturen BTW verlegd G-rekening Continue levering Goederenidentificatie Verschillend factuur- en leveradres Betalingskorting / boete Kortingen / toeslagen 22

23 Procesintegratie (1) De factuur is (bijna) het sluitstuk van de transactie Automatisering van catalogi en orders kan veel meer opleveren UBL-Berichten zijn voorhanden Digi-inkoop integreert bestellen en factureren voor de Rijksoverheid Welke software ondersteunt elektronisch bestellen? 23

24 Procesintegratie (2) De volgende stap is elektronisch aanbesteden Binnen CEN worden alle aanbestedingsdocumenten gestandaardiseerd Ze worden gerepresenteerd in UBL Catalogi vormen de schakel tussen aanbesteden en bestellen/leveren/factureren 24

25 Vragen?

26 Wanneer u een uitbreiding op de basisfactuur wil Michiel Stornebrink, TNO 26

27 27

28 28

29 29

30 FBI-check Factureren Factureren Verplichte informatie vanuit wet- en regelwetgeving Noodzakelijke informatie om factuur te kunnen boeken Betalen Noodzakelijke informatie om factuur te betalen en betaalbaar te stellen Betalen Factuur informatie Informeren Informeren Alle overige informatie. Stel uzelf hierbij de volgende vragen: Waarom staat deze informatie op mijn (papieren) factuur? Is dat nog steeds nodig? Vragen mijn klanten er naar en waarvoor? Moet de informatie in een gestructureerd formaat aangeleverd worden? Of volstaat een note? Kan deze informatie ook via een ander kanaal verstrekt worden? FBI: Dank aan Hans Hodes (KPN) voor ezelsbruggetje 30

31 Core invoice vs extensies Geen mapping wel nodig? Extensie proces Business mapping EN Core invoice EN16931 Part 2 & 3 Syntax Bindings 31

32 Opbouw van de norm Core invoice Part 4 Guidelines at transmission level Part 1: Semantic data model EN CIUS Core Invoice Usage Specifications Part 2 & 3: Syntax binding lists, methodology and bindings itself Syntax bindings UBL binding UN/CEFACT binding Part 5: Guidelines for sector or country extensions Extensions Core invoice extensions Non-core / sector extensions 32

33 CIUS & Extensions 2 methoden voor flexibiliteit EN EN CIUS Core Invoice Usage Specification (CIUS) Additional constraints regarding: Business terms (= elements) Cardinality constraints Codes and identifiers Business rules Zie section 7 van EN Extensions Additional information: Business terms Codes and identifiers Business rules Zie EN

34 Twee voorbeelden Standaardisatie uitzendsector SETU Invoice 2.0 Inperking (CIUS) én uitbreiding (extension) op EN e-facturatie initiatief energie sector Energie efactuur v2.0 Simplerinvoicing v1.1 + energie extension 34

35 Stappenplan extensies FBI-check Ik kan bepaalde informatie niet kwijt op mijn e-factuur Samenwerkingsverband afstemming (generieke) extensies Mogelijke taak voor CEN/NEN Nog niet ingericht Extension registry In gestructureerd formaat? ja Core invoice info? nee Bestaat er al een sector extensie? nee nee ja ja Neem contact op met BSP/standaardisatie orgaan Contact sector body Initieer extensie Opties: * Bijlage (pdf) * Notitie veld Change process standaard Change process of sector body Extensie opstellen Extensie gewijzigd? ja Registreer extensie nee 35

36 Tot slot: sector extensies & SI Wanneer SI-UBL straks compliant is met de EN, dan kunnen ontwikkelde sector extensies óók eenvoudig i.c.m. SI worden gebruikt. 36

37 Takeaway Bepaal of u écht een extensie nodig heeft Bedenk: over veel (bijzondere) situaties is al nagedacht Stem het gebruik van de extensie af met uw leverancier/klant Zonder implementatie aan de andere kant wordt Zorg voor borging van de extensie In beheer bij sector-/standaardisatie organisatie Registreer de extensie 37

38 Vragen?

39 De impact van de Europese syntaxen UBL en UN/CEFACT op uw business Fred van Blommestein, Flowcanto 39

40 Syntax Wijze waarop semantische elementen worden uitgedrukt in XML Historie: verschillende standaard families Veel sectoren werken met berichten van UN/CEFACT (of Edifact: non XML) UBL was short-cut omdat UN/CEFACT proces te traag verliep OHNL en SimplerInvoicing zijn UBL implementaties 40

41 Vertaling De mapping van het semantisch model naar zowel UBL als UN/CEFACT is volledig Vertaling tussen UBL en UN/CEFACT is daarom een technische kwestie Dienstverleners kunnen die vertaling verrichten 41

42 Verantwoordelijkheid Overheidsinstanties zijn verplicht beide syntaxen te ondersteunen Evt. vertaling valt dus onder de verantwoordelijkheid van de ontvangende partij De oorspronkelijke verstuurde (bijv. UN/CEFACT) factuur valt onder de bewaarplicht Hoe spelen dienstverleners daarop in? 42

43 Twee mogelijke configuraties Leverancier 1 ERP pakket Leverancier 2 Leverancier 1 Leverancier 2 1. Native ondersteuning Dienstverlener 2. Vertaling ERP pakket 43

44 Legacy De Nederlandse (rijks-)overheid heeft OHNL geïmplementeerd (UBL) SimplerInvoicing is eveneens gebaseerd op UBL Sommige bedrijfssectoren (Land- en tuinbouw, Bouw, Transport, Levensmiddelen, DHZ, Zorg) gebruiken UN/CEFACT Het is nog onduidelijk wat het gebruik van UN/CEFACT voor facturen naar overheden zal zijn in Nederland 44

45 Twee mogelijke configuraties Leverancier 1 ERP pakket Leverancier 2 Leverancier 1 Leverancier 2 1. Native ondersteuning Dienstverlener 2. Vertaling ERP pakket 45

46 Buitenland (1) Scandinavië, Spanje, Belgie, Polen en veel andere landen implementeren UBL (Peppol) Veel landen gebruiken een centrale overheids-hub (vergelijk Digipoort) Sommige landen laten alle (ook B2B) facturen via de overheid (Belastingdienst) lopen 46

47 Buitenland (2) Duitsland en Frankrijk zetten in op ZUGFeRD/Factur-X ZUGFeRD/Factur-X is een standaard basisfactuur In UN/CEFACT syntax Verpakt in een door mens en machine leesbare PDF Verstuurd per Dienstverleners moeten interoperabiliteit creëren tussen ZUGFeRD/Factur-X en SimplerInvoicing/PEPPOL 47

48 Vragen?

49 Infrastructuren voor transmissie van e- facturen Rik Ribbers, SIDN 49

50 Agenda Simplerinvoicing in 1 minuut E-facturatie via Betrouwbaarheid van E- facturatie via het PEPPOL netwerk 4 corner model AS2 protocol Betrouwbaarheid van het PEPPOL netwerk

51 Niet omdat het moet. Maar omdat het kan! e-factureren zo simpel maken dat het makkelijker is dan papier en pdf

52

53

54 Wat is e-factureren? Over het internet ERP software Inkoop software

55 Het afsprakenstelsel Simplerinvoicing ERP software Afspraken stelsel Inkoop software 1) Standaard voor een e-factuur (in UBL) 2) Protocol voor transport (Vrij of PEPPOL) 3) Afspraken over veiligheid en betrouwbaarheid

56 E-factureren via

57

58 Over Spammers misbruiken domeinnaam in afzender Phishers doen zich gemakkelijk voor als iemand anders in transit kan eenvoudig worden afgeluisterd Dit alles gebeurt op grote schaal!

59 Voor standaard is het niet mogelijk om garanties te geven over de authenticiteit en integriteit van de verzender en het bericht 59

60 Voor een standaard met een factuur is het niet mogelijk om garanties te geven over de authenticiteit en integriteit van de leverancier verzender en de factuur het bericht 60

61 Garanties zijn wel mogelijk met DNSSEC, DANE, SPF DKIM en STARTTLS Staan ook op de pas toe of leg uit lijst van de overheid PGP/SMIME Wordt vooral toegepast voor persoonlijke mail en niet bij machine to machine

62 Nadelen Gebruikersvriendelijkheid Onderhoud op sleutels en certificaten Complexe configuratie Zichtbaarheid voor de eindgebruiker Voor ontvangende mail extra controles nodig voor authenticiteit van verzender en bericht 62

63 E-factureren via het PEPPOL netwerk

64 Het 4-corner model Verzender Trading Entity Ontvanger Trading Entity ERP / e- facturatie SW Access Point Invoice (AS/2) ERP / e- facturatie SW Access Point

65 Voordelen van het 4-corner model van PEPPOL Geen afhankelijkheid van 1 centrale dienst(verlener) 1 keer aansluiten daarna is iedere aangesloten partij bereikbaar (binnen de EU) Het PEPPOL netwerk is: Operationeel Gebruikersvriendelijk Bewezen interoperabel Brede steun in Europa Dé manier om elektronische documenten uit te wisselen

66 Integriteit van E factureren in het PEPPOL netwerk Het AS2 protocol

67 AS2 protocol voor integriteit van een e-factuur (1/4) SI-UBL? <xml> <Invoice> </Invoice> <xml> <SBDH> <Header> </Header> <Data> <Invoice> </Invoice> </Data> </SBDH>

68 AS2 protocol voor integriteit van een e-factuur (2/4) SI-UBL SML/SMP Het Telefoonboek

69 AS2 protocol voor integriteit van een e-factuur (3/4) Prive Certificaat Verzender Publiek Certificaat Verzender Publiek Certificaat Ontvanger A286D976BF3E58D9D671E37CBCF7C Content-Type: application/x-pkcs7-signature; name="smime.p7s" Content-Transfer-Encoding: base64 Content-Disposition: attachment; filename="smime.p7s" MIIB6gYJKoZIhvcNAQcCoIIB2zCCAdcCAQExCzAJBgUrDgMCGgUAMAsGCSqGSIb3 DQEHATGCAbYwggGyAgEBMIGcMIGOMQswCQYDVQQGEwJVUzEOMAwGA1UECBMFVGV4 YXMxFDASBgNVBAcTC1NhbiBBbnRvbmlvMQ0wCwYDVQQKEwRVVFNBMQswCQYDVQQL EwJDUzEXMBUGA1UEAxMOYWkuY3MudXRzYS5lZHUxJDAiBgkqhkiG9w0BCQEWFWp1 bglldebhas5jcy51dhnhlmvkdqijamvyapgmawbkmakgbssoawiabqcggbewgayj KoZIhvcNAQkDMQsGCSqGSIb3DQEHATAcBgkqhkiG9w0BCQUxDxcNMDcwMjEyMjI1 ODU4WjAjBgkqhkiG9w0BCQQxFgQUdBfDe/KmnhmYA9DILxfq/zKlvwEwUgYJKoZI hvcnaqkpmuuwqzakbggqhkig9w0dbzaobggqhkig9w0dagicaiawdqyikozihvcn AwICAUAwBwYFKw4DAgcwDQYIKoZIhvcNAwICASgwDQYJKoZIhvcNAQEBBQAEQFbJ +8cZivvgvrjj8l1QbK2o7gWdWBM9yav6NJR2eBVj3hKGaKQ+7JNbygcqtVcMDIo1 jspszas33bvhocwgoqs= A286D976BF3E58D9D671E37CBCF7C--

70 AS2 protocol voor integriteit van een e-factuur (4/4) MDN MDN Tranport over een beveiligde lijn (https)

71 Betrouwbaarheid van het PEPPOL netwerk PEPPOL netwerk zorgt voor: Integriteit van de factuur tijdens transport tussen accesspoints Incluis aflevergaranties d.m.v. ontvangstbevestiging Garanties over authenticiteit van de verzender Simplerinvoicing zorgt (bij SI-FULL) daar boven op voor: Garanties over de integriteit van transport tussen Trading Entity en Service Provider.

72 Vragen?

73 Hoe migreert u naar de uitwisseling van kernfacturen? Fred van Blommestein, Flowcanto 73

74 Migreren naar elektronisch factureren Van papier/pdf naar elektronisch Van scan/herken naar elektronisch Van OHNL/SI naar EN

75 Van papier naar elektronisch De software moet ontvangst van XML facturen mogelijk maken 75

76 Van scan/herken naar elektronisch Goedkeuring niet op basis van PDF-image, maar met schermen van het eigen systeem of een externe workflow applicatie Dienstverleners kunnen hierop inspelen 76

77 Van OHNL/SI naar EN EN bevat voor 90% dezelfde velden als OHNL en SimplerInvoicing, het komt dus neer op versiemigratie Administratieve software dient de nieuwe versie te ondersteunen Enkele functionele afwijkingen (bijv. één order per factuur) Veel kleine technische verschillen (veldlengten, codes) 77

78 Vertaling OHNL/SI naar EN Verricht zo snel mogelijk een impact analyse Duivel zit in de details EN specificeert geen veldlengten (en alleen voor bedragen aantal decimalen) EN hanteert andere codelijsten Integriteitsregels verschillen 78

79 Vragen?

80 Vraag en antwoordsessie Kornelis Drijfhout, PIANOo 80

81 Einde Dank voor uw aandacht en bijdrage! Na afloop van beide informatiebijeenkomsten worden de presentaties van deze evenementen gepubliceerd. Voor nu nodigen wij u uit voor de netwerkborrel! Mocht u nog vragen hebben: jaap.vandermarel@nen.nl,