Naam Functie / bedrijf Aanwezigheid

Transcriptie

1 COMMISSIE Stuurgroep SMeF NEN KID Postbus GB Delft SECRETARIS Jaap van der Marel Vlinderweg AX Delft VERGADERINGNUMMER 5 AANVANG 13:00 EINDTIJD 15:00 (015) [email protected] Nederlands Normalisatie-instituut VERGADER PLAATS NEN, Delft Presentielijst Naam Functie / bedrijf Aanwezigheid Antoine van de Kamp Centric Aanwezig Dennis Krukkert TNO Aanwezig Edwin Tierlier Min. van Binnenlandse Zaken Aanwezig Ellen van Eck Randstad Afwezig Erwin Wulterkens Min. van Binnenlandse Zaken Agendalid Erwin Folmer Kadaster, voorzitter Aanwezig Frank Jacobse NUON Afwezig Fred van Blommestein Flowcanto Aanwezig Ger van Os Ministerie van SZW (+Financiën en VWS) Afwezig Hans Hodes KPN Aanwezig Harry Schmeitz Frugicom Afwezig Jaap van der Marel NEN, secretaris Aanwezig

2 Jaap Jan Nienhuis SIDN Afwezig Jan Julianus Min. van Economische Zaken Aanwezig Joppe Duindam Bouwend Nederland/Ketenstandaard Bouw en Installatie Afwezig Jos van der Heiden Logius Agendalid 2/8 Michiel Stornebrink TNO Aanwezig Rien Wabeke Sales in de Bouw Agendalid Rik Ribbers SIDN Aanwezig Rogier de Boer Min. van Economische Zaken Afwezig Sjaak Groeneveld Min. van Infrastructuur en Milieu Afwezig 1 Welkom en opening De voorzitter, Erwin Folmer, opent de bijeenkomst. De secretaris, Jaap van der Marel, neemt het ledenbestand door. Jaap Jan Nienhuis heeft per 1 januari 2017 een nieuwe baan en wordt per direct vervangen door Rik Ribbers. Er volgt een voorstelronde. De secretaris meldt dat SMeF 2.0 sinds 15 november 2016 is opgenomen op de lijst van "pas toe of leg uit"-standaarden. Hij herinnert de leden eraan waarom de aanvraag op deze lijst te komen is ontstaan. Deze status betekent dat overheden en semi-overheden deze standaard nu verplicht moeten toepassen. Daarnaast heeft de samenwerking NEN/TNO het predicaat ontvangen van "uitstekend beheerproces" voor het beheer van de Stuur- en Werkgroep. Dit betekent dat volgende versies van SMeF nog steeds aangemeld moeten worden maar dat bij kleine wijzigingen het Forum Standaardisatie kan beslissen deze zonder uitgebreide procedure door te voeren. Meer gedetailleerde informatie kunt u vinden in slides 7 en 8 van document N002. De voorzitter feliciteert allen met het behalen van dit uitstekende resultaat.

3 De secretaris stelt, in samenwerking met de voorzitter en de inhoudelijk beheerder, een nieuwsbericht op en stuurt deze door naar de Stuurgroep met het verzoek voor feedback. Tevens contacteert hij Bureau Forum Standaardisatie om te bespreken hoe dit nieuws gecommuniceerd kan worden. Hierbij vraagt hij eveneens het verslag op dat tijdens de procedure is gemaakt. Hiermee kan de Stuurgroep inzicht krijgen in de positie van mede-overheden ten aanzien van SMeF (5/1/1). 3/8 2 Vaststellen agenda De voorzitter stelt voor een agendapunt "Conformance of "Hoe te voldoen aan SMeF"" toe te voegen als nieuw agendapunt 4. Alle andere items verschuiven. De agenda wordt goedgekeurd met deze wijzigingen. 3 Verslag vorige vergadering d.d (ter goedkeuring) en status actiepunten Het verslag van de vorige bijeenkomst is goedgekeurd. De secretaris neemt de openstaande actiepunten door. 4/5/1: Henk Zwinkels heeft aangegeven dat er in de bloemen- en plantenbranche gebruik gemaakt wordt van e-facturatie. Er is geen sectorspecifieke e-factuur. De voorzitter neemt contact op met Frugicom met de vraag waar hun belang in SMeF zit zonder specifiek factuurbericht. 4/5/3: De notitie over mapping wordt aangepast nadat er goedkeuring is verkregen van mappings die op de agenda staan. Vervolgens moeten de besturen van relevante organisaties op de hoogte gebracht worden van de notitie. 4 Conformance of "Hoe te voldoen aan SMeF" De inhoudelijk beheerder, Michiel Stornebrink, licht conformance toe aan de hand van document SMeF_NEN_N16_012 dat eerder aan de leden gecommuniceerd was. De leden vinden het visuele overzicht op pagina 2 van dit document zeer verhelderend. Het maakt een onderscheid in de verzendende en ontvangende kant alsmede de niveaus van conformance. Het beantwoordt vragen die in de markt zouden kunnen leven. Het zou daarom op de website gepresenteerd moeten worden (5/4/1).

4 De titel van het document moet aangepast worden in "Hoe te voldoen aan SmeF". Een aangepaste versie wordt ter kennisgeving naar de Stuurgroepleden gestuurd (5/4/2). 4/8 5 Mappings voortgangsupdate en planning De inhoudelijk beheerder informeert over lopende zaken: Er bestaat in de incasso branche een gestandaardiseerd formaat e-factuur die tussen CJIB en diens leveranciers wordt gebruikt. Een mapping zou in kaart kunnen brengen in hoeverre zij aan SMeF voldoen. Voorwaarde is dat eerst onderzocht dient te worden hoe belangrijk de groep is door te kijken naar de grootte van het totaal van inkomende en uitgaande stromen (5/5/1). Het SCOBDO (Semantic Conversion of Business Documents) project biedt een relevante plek om SMeF mappings in te brengen. Fred van Blommestein en Michiel Stornebrink moeten de mogelijkheden verder bespreken (5/5/2). 6 Mappings ter goedkeuring 1) SMeF 2.0 OHNL 1.9 2) SMeF 2.0 Standaard Energie efactuur ) SMeF 2.0 Sales factuur 2.0 (Sales in de bouw) 4) SMeF 2.0 Simplerinvoicing 1.1 Na bespreking van agendapunt 4 over "Hoe te voldoen aan SmeF" blijkt dat alle mappings kleine aanpassingen dienen te krijgen. Aangezien deze conclusie tot stand komt door voortschrijdend inzicht is besloten alle hierboven genoemde mappings goed te keuren en te bestempelen als "voldoen aan SMeF". Beheerders krijgen een jaar de tijd om de mappings volledig op orde te brengen (5/6/1). 7 Verkenning van de toekomst van de Stuurgroep De voorzitter presenteert de planning en de stappen van het proces om tot een toekomstvisie van de Stuurgroep te komen staat in het teken van de concretisering daarvan. Halverwege 2017 wordt een besluit genomen over de weg die ingeslagen wordt. In de 2 e helft van 2017 werkt de Stuurgroep het besluit uit. Vandaag worden mogelijke scenario's verkend. De voorzitter prioriteert het doel en de scope boven de organisatie en taken.

5 Een e-factuur is geen opzichzelf staand fenomeen. Zo is het afhankelijk van wet- en regelgeving die er directe of indirecte invloed op uitoefenen. Ook moet het geplaatst worden in de keten waarbinnen het een functie vervult, bijvoorbeeld de openbare inkoop (G2B). 5/8 In deze eerste verkennende discussie is de nadruk gelegd op de link tussen SMeF en de Europese norm(en) die voortvloeien uit de Richtlijn 2014/55/EU. De volgende vragen rijzen: Wat is de status van SMeF bij de publicatie van de Europese normen? En wat betekent dat voor SMeF? Welke behoeften onstaan er in Nederland en in Europa nadat de normen gepubliceerd zijn en tijdens de implementatieperiode? (te denken valt aan gebruikersrichtlijnen, extensies, scenariobeschrijvingen en mappings) Wanneer deze behoeften duidelijk zijn geworden, wat is dan voor Nederlandse stakeholders het meest ideale traject dat gevolgd zou kunnen worden vanuit strategisch oogpunt? In minder belangrijke mate moet ook de link met elektronische inkoop en betalingen gemonitord worden. Zo wordt bijvoorbeeld de betalingsrichtlijn aangepast. Deze kan een impact hebben op de elektronische factuur. Aan de hand van bovenstaande werkt TNO scenario's uit voor de volgende Stuurgroep bijeenkomst (5/7/1). 8 Voorstel data bijeenkomsten Stuurgroep in 2017 De secretaris zet een datumenquête uit voor bijeenkomsten in 2017 (5/8/1). Hierbij houdt hij rekening met schoolvakanties. Er is afgesproken de locatie van bijeenkomsten te rouleren omdat Stuurgroepleden uit alle hoeken van het land komen. Sommigen zijn daardoor veel tijd kwijt aan reizen. 9 Wat verder ter tafel komt Edwin Tierlier meldt dat er binnenkort een artikel over e-facturatie verschijnt in een Nederlands dagblad. NB secretaris: dit artikel is op 14 december 2016 verschenen in het Financieel Dagblad met de titel "Toeleveranciers bezorgd over elektronisch factureren bij overheid".

6 Verder heeft DigiInkoop een brochure ontwikkeld voor leveranciers over verplicht e- factureren vanaf Edwin Tierlier zal beide documenten doorsturen naar de Stuurgroepleden (5/9/1). 6/8 Jan Julianus meldt dat het Ministerie van Economische Zaken aan NEN heeft gevraagd informatieve bijeenkomsten te organiseren voor Nederlandse belanghebbenden over de Europese norm EN Semantic data model of the core elements of an electronic invoice en bijbehorende documenten. Tijdens die bijeenkomsten worden de belangrijkste aandachtspunten gepresenteerd met een vertaalslag naar wat dit in de praktijk voor diverse doelgroepen betekent. De bijeenkomsten zouden in het vroege voorjaar van 2017 plaats moeten vinden. De secretaris meldt dat een aantal Europese normdocumenten binnenkort de laatste stemronde ingaat en dat de inhoud ervan min of meer vastligt: er zijn immers alleen nog maar redactionele aanpassingen geoorloofd in dat stadium. 10 Rondvraag en sluiting Er zijn geen vragen. De voorzitter sluit de vergadering.

7 Actiepuntenlijst (Open Acties) Vergadernummer /agendapunt / volgnummer Omschrijving Actiehouder Deadline 7/8 Status 4/5/1 Uitzoeken hoe er in Frugicom wordt gefactureerd 4/5/2 Uitzoeken manier van publiceren van mappings in combinatie met een inventarisatie van use cases Dennis Krukkert en Henk Zwinkels Michiel Stornebrink, Jaap Jan Nienhuis, Antoine van de Kamp In behandeling Open. 4/5/3 Notitie over mapping aanpassen en publiceren op de website 4/5/4 Resultaat actiepunten 4/5/2 en 4/5/3 per vaststellen 5/1/1 Opstellen nieuwsbericht over status SMeF (PTOLU) en beheerorganisaties. Contact opnemen met BFS over hoe dit te communiceren. Bij BFS verslag opvragen over PTOLU procedure. 5/4/1 Visueel overzicht in document over conformance statement publiceren op de website TNO In behandeling. Jaap van der Marel, Stuurgroepleden Open. Afhankelijk van afhandeling 4/5/2 en 4/5/3 Jaap van der Marel Open TNO Open 5/4/2 Aanpassen titel conformance document. Ter kennisgeving herziene versie naar de SG leden TNO; Jaap van der Marel Open

8 5/5/1 Belang mapping voor incasso branche onderzoeken TNO Open 8/8 5/6/1 Mappings aanpassen beheerders Open 5/71 Uitwerken toekomstscenario's TNO Tenminste 3 weken voor de volgende SG Open 5/8/1 Datumenquête uitvoeren Jaap van der Marel Open 5/9/1 Circuleren artikel in FD over e- facturatie en brochure DigiInkoop Edwin Tierlier Open Actiepuntenlijst (Gesloten Acties) Vergadernummer /agendapunt / volgnummer Omschrijving Actiehouder Deadline Status 4/1/1 Navraag doen bij Marc van Hilvoorde wie hem namens Logius zal opvolgen 4/4/1 Agenderen van een verkenning van de toekomst van de Stuurgroep in de bijeenkomst van 2 november /6/1 Notitie over compliance of conformance verder uitwerken en aan de SG voorleggen Jaap van der Marel Afgehandeld Jaap van der Marel Afgehandeld TNO Afgehandeld