herhuisvesting HH delfland

Transcriptie

1 herhuisvesting HH delfland Draaiboek vervolg 1/7

2 Draaiboek vervolg herhuisvestingsproces 14 april 2009 Werkgroep huisvesting /7

3 Intro Het Hoogheemraadschap Delfland (hierna te noemen Delfland) is één van de 27 waterschappen in Nederland. Delfland heeft 3 kerntaken: de zorg voor waterkering, waterbeheer en waterkwaliteit. Er is zowel een bestuurlijke als een ambtelijke organisatie, met aan het hoofd van de bestuurlijke organisatie de Dijkgraaf. Bij Delfland werken in totaal 550 ambtenaren, verspreid over zes vestigingen. Delfland wil zich blijven ontwikkelen als een slagvaardige, transparante en klantgeoriënteerde organisatie die met beide benen in de samenleving staat. Hierin speelt een eigentijdse huisvesting een belangrijke rol. Op dit moment oriënteert Delfland zich op de mogelijkheid om zich te herhuisvesten. In dit proces zijn inmiddels de eerste stappen gezet, met als belangrijkste resultaat een inventarisatie van de huidige huisvestingssituatie. Tevens is een aantal relevante beleidsdocumenten opgesteld die de koers van de organisatie uiteenzet (Strategienota, Communicatiebeleidsplan, ontwerp Waterbeheersplan ). Een tweede fase gaat nu in, waarin het herhuisvestingsproces verder wordt voorbereid. Met name om te komen tot verdere besluitvorming in het proces is het van belang dat antwoord gegeven kan worden op een aantal strategische vragen. In fase II wordt op een quick-scan wijze inzichtelijk gemaakt wat de consequenties zijn van het huisvestingsvraagstuk. Gewenst is inzicht in het werkproces van de verschillende afdelingen van Delfland en de consequenties daarvan voor de toekomstige huisvesting. Daarnaast is er behoefte aan een procesbeschrijving van het verdere traject naar herhuisvesting, met name hoe deze in besluitvorming kan worden verankerd (draaiboek). De uitkomsten van de quick-scan zijn onderverdeeld in twee notities: Resultaten fase II en Draaiboek vervolg. In deze notitie is het draaiboek voor het vervolg opgetekend. Dit vormt de aanvulling op de notitie Resultaten fase II. Eerst wordt kort ingegaan op de aanpak zoals die is gehanteerd voor het totale proces. Aanpak Het proces van herhuisvesting is in deze fase benaderd via een door TCN specifiek hiervoor ontwikkeld model. Dit model is hieronder weergegeven en bestaat uit 5 stappen. In de eerste 3 stappen vindt de planvorming van de herhuisvesting plaats. De vierde en vijfde stap staan in het teken van de uitvoering van de plannen. Planvorming Uitvoering Stap 1, het formuleren van het huisvestingsproduct, staat in het teken van het ideaal plaatje. Los van fysieke beperkingen wordt nagedacht over hoe de nieuwe organisatie het best gehuisvest zou kunnen worden. Zowel functioneel (organisatieschema, werkprocessen) als emotioneel (identiteit). Dit leidt tot een abstracte definitie van het product dat bij de organisatie past en als leidraad wordt gebruikt voor de vervolgstappen. In stap 2 worden vervolgens de contextuele randvoorwaarden opgesteld waarmee in de herhuisvesting rekening gehouden dient te worden, zowel op organisatie-, als op gebouw- en op locatieniveau. Op het niveau van het gebouw 3/7

4 gaat het dan in de eerste plaats om de vaststelling of het huidige pand (panden) behouden moet(en) blijven of dat per definitie een nieuw gebouw wenselijk is. Alle technische eisen worden geïnventariseerd en geprioriteerd. Vervolgens worden de randvoorwaarden opgesteld die de locatie moeten definiëren (vestigingseisen). Stap 3 vormt dan de confrontatie tussen het product en de context, resulterend in het huisvestingsconcept. Dit is een op maat gemaakt product, opgetekend in een helder en eenduidig programma van eisen (PvE). Het product wordt met andere woorden in het beoogde gebouw ingepast. In het PvE wordt in detail op technisch, functioneel, economisch en ontwerp niveau beschreven hoe het beoogde gebouw dient te worden gebouwd, dan wel verbouwd. Hiermee is de basis gelegd voor de uitvoering. In stap 4 wordt vervolgens het bouw- of verbouwproces ingezet. Hiervoor wordt een organisatie ingericht die volgens een vooraf opgestelde begroting en planning te werk gaat. Stap 5 staat in het teken van het bewaken en onderhouden/beheren van het gerealiseerde huisvestingsconcept zoals dat in stap 3 is opgesteld. In fase II zijn vooralsnog alleen werkzaamheden verricht voor stap 1 en 2 uit het proces. Om volledig te zijn dienen er om tot een huisvestingsconcept te komen nog aanvullende werkzaamheden te worden verricht. Gezien het quick-scan niveau van de uitgevoerde opdracht in fase II, staat de beschrijving van het vervolgproces in het teken van de benodigde werkzaamheden in het planvormingstraject (stap 1 t/m 3). De werkzaamheden in het uitvoeringstraject (stap 4 t/m 5) kunnen op dit moment niet ingevuld worden, vanwege nog te nemen strategische keuzes in de planvorming. Hieronder zal per stap worden aangegeven welke werkzaamheden nog moeten worden opgepakt. Vervolg Vooraf dient te worden opgemerkt dat de urgentie en doelstelling(en) voor herhuisvesting voor de gehele organisatie duidelijk moeten zijn en gedragen worden. Communicatie hierover is dan ook de eerste te nemen stap. Vervolgens kunnen de ontbrekende delen uit de verschillende stappen worden ingevuld. Daarnaast kan worden vastgesteld dat de richting die is ingezet met het voorkeursmodel nader onderbouwd zal moeten worden in het product- en contextboek. 1. Productboek In het kader van deze opdracht is een productboek-light opgesteld op basis van de volgende werkzaamheden: Definiëren van de voor herhuisvesting belangrijke doelen, afgeleid van de kernwaarden/missie van HH Delfland; Bepalen van de urgentie van herhuisvesting aan de hand van de gedefinieerde doelen; Op basis van interviews en beleidsstukken is het werkproces van Delfland in beeld gebracht en is een inschatting gemaakt van de toekomstige organisatie van Delfland. Om een volledig productboek samen te stellen, waarin het toekomstig huisvestingsproduct en de identiteit is vastgelegd, zijn de volgende aanvullende werkzaamheden van belang: Definiëren van de voor herhuisvesting belangrijke kernwaarden van de organisatie. Op dit moment is er nog geen eenduidig beeld van wie Delfland wil zijn in de toekomst, tot uiting komend in een beperkt aantal kernwaarden. Voor het profileren van de organisatie via huisvesting is het van belang dat er herkenbare en eenduidige kernwaarden worden gedefinieerd. Kernwaarden zijn vaak containerbegrippen die vragen om een meer specifieke, op de organisatie van toepassing zijnde toelichting. Definiëren van het huisvestingsproduct. Het huisvestingsproduct typeert de organisatie en geeft aan welk type gebruik van de huisvesting centraal staat. Zo functioneert een back-office organisatie anders dan een front-office organisatie. Andere typeringen zijn netwerk organisatie of hoofdkantoor. Een goede definitie van het huisvestingsproduct is van groot belang, omdat dit het vertrekpunt vormt voor inrichting, locatie en gebruik. Ten behoeve van het nieuwe huisvestingsproduct is het van belang om statistieken uit de organisatie te verzamelen die het gebruik van de huisvesting duiden. Dan gaat het om de mate waarin bepaalde ruimtes gebruikt worden, de mate waarin werkplekken bezet zijn, verhouding in gebruik tussen de verschillende bezoekers van de huisvesting, reisgedrag van werknemers tijdens kantooruren. Verdieping van de organisatieanalyse naar het niveau van een toekomstig werkconcept. Al in het productboek moet duidelijk worden bepaald op welke manier de gebruikers van het nieuwe onderkomen gaan werken. Dit wordt mede ingegeven door de gedefinieerde kernwaarden van de organisatie. Zo kan de kernwaarde transparantie worden doorvertaald naar bijvoorbeeld een open werkvloer (kantoortuin). De manier van werken moet ook worden geduid, bijvoorbeeld flexwerken versus vaste werkplekken. De consequenties hiervan dienen op hoofdlijnen in het productboek te worden benoemd, bijvoorbeeld de noodzaak tot wireless werken. Vertaling van de kernwaarden naar inrichtingsprincipes voor nieuwe huisvesting. Op basis van de kernwaarden worden richtlijnen gedefinieerd voor sfeer, materiaal en kleur in het nieuwe onderkomen. Dit wordt tot uiting gebracht met moodboards. 4/7

5 Voor het samenstellen van het productboek is het optuigen van een goed communicatieproces essentieel. De gehele organisatie moet zich herkennen in de kernwaarden en de vertaling daarvan in de richtlijnen voor de organisatie. Er moeten bijvoorbeeld momenten zijn waarop de achterban betrokken en geïnformeerd wordt. Ook dient er een duidelijke projectorganisatie ingericht te worden, waarin naast de werkgroep vaak ook een klankbordgroep en een stuurgroep wordt opgenomen. 2. Contextboek In het kader van deze opdracht is een conceptboek-light opgesteld op basis van de volgende werkzaamheden: Verkenning van de globale randvoorwaarden voor gebouw en locatie. Om te komen tot een volledig contextboek dienen er nog de nodige werkzaamheden te worden uitgevoerd. In feite moeten alle bestaande randvoorwaarden die van belang zijn in kaart worden gebracht. Bij fysieke randvoorwaarden moet bijvoorbeeld worden bepaald in hoeverre de bestaande huisvesting, inclusief alle (bouw)technische eisen, onderdeel moet zijn van één van de mogelijke scenario s. Vanuit beleid dienen alle randvoorwaarden die voor de organisatie van toepassing zijn en betrekking kunnen hebben op huisvesting in beeld zijn gebracht. Zo kunnen er bijvoorbeeld richtlijnen zijn opgesteld voor duurzaam bouwen. Als het gaat om markttechnische randvoorwaarden dan is het van belang dat inzicht ontstaat in wat kansen en beperkingen in de markt zijn om een nieuwe huisvesting te realiseren. Daarvoor moet in elk geval in beeld worden gebracht wat het aanbod in de zoekregio is dat voldoet aan de fysieke randvoorwaarden. De volgende werkzaamheden zijn ten behoeve van een volledig contextboek belangrijk om nog uit te voeren: Verdieping van de gebouw en locatie-eisen. Voor de verschillende sectoren binnen Delfland zal nadrukkelijker in beeld moeten worden gebracht welke randvoorwaarden belangrijk zijn voor gebouw en locatie. De gebouweisen hebben zowel betrekking op het exterieur als de interieur. Richtlijnen voor presentatie en oriëntatie van gebouw dienen zo vroeg mogelijk in kaart te worden gebracht (architectuur). Ten aanzien van het interieur moeten randvoorwaarden worden geformuleerd voor bijvoorbeeld ICT, mede afhankelijk van het vastgestelde werkconcept. Ook eisen ten aanzien van klimaat zijn belangrijke randvoorwaarden. Als het gaat om locatie-eisen moet duidelijk worden binnen welke zoekregio gezocht gaat worden naar nieuwe huisvesting. Naast de geformuleerde praktische eisen aan de locatie (parkeren, bereikbaarheid etc.) zal in kaart moeten worden gebracht wat de consequenties zijn van een locatie voor het woon-werk verkeer van het personeel. Hiervoor zal een goede analyse moeten worden gemaakt van reistijden. Inventarisatie overige randvoorwaarden. Er kunnen behalve meer praktische eisen aan gebouw en locatie ook belangrijke meer algemene randvoorwaarden zijn die van invloed zijn op latere keuzes. Dit kunnen ambities zijn van het bestuur of de directie van de organisatie op het vlak van maatschappelijk bewustzijn, kosten, imago of persoonlijke voorkeuren. Deze dienen geïnventariseerd te worden binnen de organisatie. Verkenning thematische clustering. In het specifieke geval van Delfland is het belangrijk om een nadere verkenning uit te voeren van de haalbaarheid van een thematisch huisvestingscluster. Zowel qua partijen die daar synergie van ondervinden, als van de fysieke mogelijkheden om dit te doen. De voorzet hiervoor is in de notitie Resultaten fase II al gegeven. Relevant aanbod. Op basis van de hiervoor vastgelegde randvoorwaarden kan nu het relevante aanbod aan potentiële gebouwen in beeld worden gebracht binnen de zoekregio. Uitgaande van de behoefte om de herhuisvesting in bestaande bouw te realiseren. Hiervoor wordt een opdracht uitgezet bij een makelaar. In het geval van nieuwbouw zullen alleen locaties in beeld moeten worden gebracht. Om uiteindelijk te kunnen kiezen is het van belang dat er duidelijke criteria opgesteld zijn in volgorde van belang. Aan de hand van deze criteria wordt via een longlist naar een shortlist van potentiële gebouwen/locaties gewerkt. 3. Conceptboek Het Conceptboek komt tot stand door de richtlijnen uit het Productboek toe te passen op de te betrekken huisvesting uit het Contextboek. Dat kan de bestaande huisvesting zijn die daarop aangepast moet worden, het kan ook nieuwe huisvesting zijn, bestaande bouw dan wel nieuwbouw. De inpasbaarheid van het globale programma wordt vervolgens mede aan de hand van massastudies in de geïnventariseerde objecten onderzocht. Mogelijk vindt bijstelling van de gebouwselectie plaats. Op basis van de bovenstaande gegevens wordt een definitieve keuze voor een locatie/gebouw/ruimte gemaakt. In het kader van deze opdracht zijn er nog geen werkzaamheden uitgevoerd ten behoeve van het Contextboek. De werkzaamheden voor deze stap bestaan uit het opstellen van: 5/7

6 Een gedetailleerd functioneel programma in termen van onder meer (de verhouding en relaties/synergieën tussen) vaste en flexibele werkplekken, entree, meeting rooms, catering, auditorium, sanitaire ruimten en buitenruimten; Een ruimtelijk programma dat de bovengenoemde functies kwantificeert in aantallen en metrages en de onderlinge afhankelijkheden en synergieën inzichtelijk maakt; Een ontwerp: uitwerking van het programma naar een ruimtelijk ontwerp als een weergave van de beoogde ingrediënten en principes voor het nieuwe interieur in schetsmatig uitgewerkte plattegronden, aanzichten en ruimtelijke impressies, inclusief beoogde principes voor materiaal en kleurgebruik, meubelen en verlichting. Het Conceptboek vormt de basis om het huisvestingsconcept daadwerkelijk te kunnen implementeren in de Projectfase. De beschrijving van deze fase valt buiten de scope van dit draaiboek, aangezien er op dit moment onvoldoende keuzes zijn gemaakt in de voorgaande stappen van planvorming. 6/7

7 TCN Concepts TCN Keulsekade 189 Postbus GV Utrecht Nederland T +31 (0) F +31 (0) E jakob.sutmuller@tcnpp.com 7/7