NEN :2017 Conditiemeting gebouwde omgeving

Transcriptie

1 NEN :2017 Conditiemeting gebouwde omgeving Instrument als bouwsteen voor onderhoudsmanagement in relatie tot risicobeheersing

2 Vindt u het lastig om te bepalen welke technische installaties echt kritisch zijn voor uw primair proces? Zou het niet mooi zijn wanneer u alleen onderhoud verricht aan gebouwdelen en installaties die echt belangrijk zijn? Vraagt u zich wel eens af hoe u het onderhoud aan uw technische installaties eenduidig aan een marktpartij kan uitbesteden? Conditiemeting en conditiescores volgens NEN 2767: wat is dat ook alweer?

3 Relevantie voor het werkveld Conditie, gebruikskwaliteit, maatschappelijke kwaliteit, locatie, flexibiliteit en risico's bij uitval zijn invloedsfactoren voor vastgoedbeheer en beleid. Conditiemeting is daarmee een hulpmiddel waarvan de uitkomsten helpen bij het maken van keuzes in onder meer risicogedreven onderhoud. NEN is een methode om deze conditie van gebouw- en installatiedelen (en civiele kunstwerken) op een objectieve en eenduidige wijze vast te leggen. In deze whitepaper wordt uitgelegd waarvoor de norm is in te zetten als instrument voor onderhoudsmanagement in relatie tot risicobeheersing, bij professioneel asset- en facility management. Met de NEN is de technische staat van de assets te monitoren op management- en uitvoeringsniveau. Dat helpt bij de beheersing van onderhoudsprestaties en -kosten op korte en lange termijn. Het inzicht dat vastgoedeigenaren en gebruikers (en infraproviders) met conditiemeting van hun assets volgens deze norm wordt geboden, stelt hen in staat betere beslissingen te nemen met betrekking tot het beheer en onderhoud van hun portefeuille. Daarnaast kan deze norm dienen als een toetsingsinstrument en prestatie-indicator voor de door vastgoedbeheerders (infrabeheerders) en onderhoudsaannemers geleverde prestaties. De norm lijkt iets minder geschikt voor installaties, wegen en waterwegen. De norm is daarmee van waarde in de volgende situaties: Doorvertaling van beleid naar onderhoudsmaatregelen op bouwdeelniveau en daarmee een verbinding tussen management en uitvoering. Het opdelen van de assets als basis voor risico- en kritikaliteitsanalyses. Het meten en controleren van de onderhouds- en duurzaamheidscondities van vastgoedportefeuilles en civiele kunstwerken. Het opstellen en optimaliseren van meerjaren-onderhoudsprognoses door kosten, kwaliteit en risico s tegen elkaar af te wegen. Het verdelen van het onderhoudsbudget door risicoafweging en prioritering. Het op gang brengen en vergemakkelijken van de communicatie over vastgoedbeleid, gewenste technische staat en huidige technische staat van het vastgoed. Het opstellen van resultaatgerichte onderhoudscontracten en het inrichten van prestatie-indicatoren. Het overdragen van verantwoordelijkheden bij aanvang of beëindiging van resultaatgerichte onderhoudscontracten.

4 Doelgroep/gebruikers De NEN 2767-reeks is bedoeld voor eigenaren, vastgoedvermogensbeheerders, financiers, beheerders, huurders en gebruikers van objecten in de gebouwde omgeving, zowel intern als in relatie tot hun adviseurs, ingenieurs, inspecteurs, aannemers, installateurs en onderhoudsbedrijven. Te denken valt aan rijksoverheden, provincies, gemeenten, waterschappen en drinkwaterbedrijven, havenbedrijven en luchthavens, alsmede particuliere eigenaren, verenigingen van eigenaren, woningcorporaties en beleggers. En daarmee dus ook facility managers en assetmanagers in de rol van eigenaar, beheerder en/of gebruiker van vastgoed. Doelstelling NEN 2767 heeft de volgende doelstellingen: NEN 2767-reeks schept uniformiteit in de conditiescore per bouwdeel door middel van het toekennen van een waarde, die de technische toestand van het bouwdeel uitdrukt. Deze waarde is een combinatie van ernst, omvang en intensiteit van een gebrek. NEN 2767 brengt inzicht en eenheid in de soorten gebreken zoals roest, slijtage of vervuiling op basis van de parameter ernst en maakt daarmee de actuele kwaliteit van vastgoed of kunstwerken onderling vergelijkbaar. NEN 2767 classificeert de aangetroffen gebreken en ondersteunt bij de prioriteitsstelling: een rangorde aanbrengen op basis van technische en esthetische kwaliteit in de noodzaak van herstel van de aangetroffen gebreken. NEN 2767 is een hulpmiddel voor toetsing, sturing en uitvoering voor organisatieonderdelen die gericht zijn op beheer en onderhoud. Een belangrijk onderdeel van deze methode vormen de standaard gebrekenlijsten (NEN ). Deze gebrekenlijsten zijn volgens een vast raamwerk opgezet en geven mogelijke gebreken aan een bouw- of installatie- of infradeel, met de bijbehorende ernst en intensiteit van deze gebreken.

5 Prioritering en kwantificering van risico s Om kapitaalgoederen optimaal te laten renderen voor de gebruiker/eigenaar is het zaak om naast een optimale aanwending en aanpassing van de assets voor de bedrijfsvoering ook de kosten van de instandhouding van de assets te optimaliseren in relatie tot de maximaal aanvaarde risico s. Om deze optimalisatie van kosten voor de instandhouding van de assets te realiseren, is over de te onderhouden gebouwen of civiele kunstwerken betekenis gevende informatie nodig. Zo kan door gebruik te maken van risicoparameters het beschikbare onderhoudsbudget beter worden ingezet. Professionele eigenaren, beheerders en gebruikers van vastgoed zullen behoefte hebben aan een onderhoudsbeleid dat bijdraagt aan de beheersing van risico s die leiden tot het niet of niet adequaat functioneren van bouwdelen, gebouwen of assetgroepen. Daartoe is het van belang dat eigenaren en gebruikers aangeven welke risico s zij aanvaardbaar achten. Vervolgens dient de samenhang van de objecten en hun functies te worden beschreven in een functionele en fysieke decompositie. Dan moeten per onderdeel de risico s, die zich voor kunnen doen, worden geïdentificeerd en beoordeeld. De huidige conditie van onderdelen, op basis van bijvoorbeeld NEN2767, is hiervoor mede input. Deze decompositie zou zich om redenen van kosten en uitvoerbaarheid kunnen beperken tot de meest kritische assetgroepen. Hierna kan worden nagegaan of de risico s, die als onacceptabel hoog worden beoordeeld, door middel van het plegen van onderhoud kunnen worden gemitigeerd. Dit kan bijvoorbeeld aan de hand van een failure mode effect & criticality analysis (FMECA), wat een risico-register voor de te onderhouden objecten kan opleveren. Onderhoudsconcepten Onaanvaardbare risico s zullen uiteraard teruggebracht moeten worden tot een aanvaardbaar niveau. Dat kan worden bereikt met verschillende onderhoudsconcepten. Aanvaardbare risico s kunnen worden onderhouden volgens het storingsafhankelijke onderhoud (SAO) en defect afhankelijk onderhoud (DAO). Onaanvaardbare risico s als gevolg van een falend asset(systeem) kunnen vragen om preventieve onderhoudsconcepten, zoals toestandsafhankelijk onderhoud (TAO), gebruiksduur gerelateerd onderhoud (GAO) of test-geïndiceerd onderhoud (FFM van failure finding maintenance). Toepassing van deze onderhoudsconcepten leidt tot concrete onderhoudsmaatregelen voor een asset (systeem), waarbij aangegeven de frequenties of de wijze waarop de frequentie wordt bepaald, en aard van de feitelijke ingrepen. Blijkt er geen manier te zijn om de onderhoudsbehoefte te voorspellen van een voor de core business kritische asset, dan moet deze worden vervangen. Zie voor een schematische selectie van onderhoudsconcepten figuur 1 op de volgende pagina.

6 Falen systeem of component Is het Risico acceptabel volgens de risico matrix SAO Nee Is er een storingsvoorspellende grootheid Nee Kan falen adequaat worden voorspeld TAO Is het falen tijdsduur of gebruiksduur afhankelijk Nee Spreiding storingsinterval klein GAO Is het ontwerp te modificeren Modificatie Nee Criteria herbezien of afscheid nemen van betreffend systeem of component Figuur 1. Indicatoren toestand of gebruik identificeren, om falen te voorkomen en onderhoudsconcept te selecteren Om de feitelijke ingrepen vast te kunnen stellen, is het nodig de huidige conditie te kennen. Daartoe geeft de inspecteur tijdens een inspectie de gebreken en de kenmerken (ernst, omvang, intensiteit) ervan per bouwdeel aan. Hieruit volgt een conditiescore voor het bouwdeel. Dat biedt de mogelijkheid om tijdig indicatoren ten aanzien van toestand of gebruik te identificeren, teneinde falen te voorkomen, zoals toegelicht in figuur 1.

7 Daarnaast kan de inspecteur aangeven wat de gevolgen op termijn zijn, als een gebrek niet wordt verholpen. In de NEN zijn een aantal aspecten benoemd: Veiligheid en gezondheid Cultuurhistorische waarde Gebruik en bedrijfsproces Technische vervolgschade Toename klachtenonderhoud Beleving/esthetica Risico-prioriteitsstellingsmatrix In de praktijk kunnen ook andere aspecten worden toegevoegd, zoals de invloed van het gebrek op de beveiliging van het object, de betrouwbaarheid, de beschikbaarheid, de onderhoudbaarheid, de veiligheid, de beveiliging, de gezondheid, de duurzaamheid, het economisch belang of overig beleid. Dit kan leiden tot een ingevulde risico-prioriteitsstellingsmatrix, bijvoorbeeld zoals samengesteld conform figuur 2. Bij deze matrix zijn de te beoordelen prioriteiten en aspecten vrij te kiezen, evenals het schaalniveau van het object (van gebouwdeel tot vastgoedportefeuille). De matrix biedt de mogelijkheid de impact aan te geven van het niet oplossen van gebreken op een negenpuntenschaal van laag risico (9) tot hoog risico (1). Dat effect kan worden uitgedrukt in een driepuntschaal, waarbij onderscheid wordt gemaakt tussen een gering effect (1), een matig effect (2) en sterk effect (3). Figuur 2. Voorbeeld van een risico-prioriteitsstellingsmatrix onderhoud op basis van NEN2767:2017

8 Zo kunnen de onderhoudsprioriteiten binnen één vastgoedportefeuille bij een monumentaal gebouw nadrukkelijk anders zijn dan bij een eigentijds kantoorgebouw. Per gebouw kan een specifieke risicoparameter worden opgesteld, wat kan leiden tot een beter doordachte en geobjectiveerde inzet van het beschikbare onderhoudsbudget. Zo worden voor de verschillende schillen van een ziekenhuis onderscheiden risico-parameters ingericht. Dezelfde geconstateerde gebreken rond het falen van bouw- of installatiedelen hebben op de hotfloor immers een geheel andere impact dan op een beddenhuis of een kantoorvleugel. Zo stelt een drinkwaterbedrijf andere prioriteiten dan een spoorwegbeheerder, en kent een chemische fabriek andere risico s dan een woningcorporatie. Overigens, niet alle assetgroepen zijn bij falen kritisch voor de organisatie in het bereiken van haar doelen. Daarom is het sterk aan te bevelen gedetailleerde failure mode effect & criticality analysis te bepreken tot de kritieke assetgroepen van een facility. Zo zijn voor een ziekenhuis zo n 20 assetgroepen (systemen) kritisch te duiden, omdat bij uitval van deze systemen het ziekenhuis haar doelen niet meer kan bereiken. Het getuigt dan ook van realiteitszin om uitwerking van risico-gedreven onderhoudsconcepten te beperken tot die assetgroepen waarvoor het echt zinvol is. Van grof naar fijn dus en concentreren op de meest kritische assets. Bij functiewijziging van gebouwen dient men extra alert te zijn op aanpassingen van het onderhoudsregiem, met het oog op de bij de nieuwe functie benodigde bedrijfszekerheid. Wanneer bijvoorbeeld een kantoor wordt herbestemd tot huisvesting voor een bloedbank is het noodzakelijk om opnieuw een risicoanalyse uit te voeren, die zal leiden tot een gewijzigd onderhoudsconcept (voorbeeld uit de praktijk). Verschijningsvormen van het eindproduct Onderhoudsprognoses De aldus uitgevoerde en gerapporteerde conditiemetingen volgens NEN 2767 vormen een prima input voor een vertaling naar praktische, op het belang van de organisatie afgestemde meerjaren-onderhoudsprognoses. Dit zijn de zogenaamde MJOP s, waaruit per jaar onderhoudsactiviteiten kunnen worden geïdentificeerd en samengebracht tot een onderhoudsjaarplan (OJP). Deze prognoses kunnen op een professionele wijze worden gecombineerd met organisatie-specifieke elementen. Onderhoudsprognoses in combinatie met duurzaamheid Door onderhouds- en duurzaamheidsmaatregelen te combineren, is synergie te bereiken in het beperken van kosten voor de eigenaar en overlast voor bewoners. Daartoe is het verstandig tijdens de inspecties en prognoses gericht op onderhoud, de verduurzamingsmogelijkheden gericht mee te nemen. Dat leidt tot duurzame meerjaren-onderhoudsprogramma s (DMOP).

9 Een methode waarbij verduurzamingsprogramma s voor vastgoedportefeuilles door efficiënte schouw en prioritering kunnen worden opgesteld en desgewenst ingekocht en gerealiseerd, is de FastLane-aanpak. Energieprestatieadvies voor de utiliteitsbouw (EPA-U) leidt daarentegen uitsluitend tot een energielabel voor utiliteitsgebouwen dat laat zien hoe energiezuinig een gebouw is, zonder dat hierbij indicaties worden afgegeven ten aanzien van de onderhoudstoestand. Het energielabel is verplicht voor eigenaren van een utiliteitsgebouw (zoals kantoren, scholen en ziekenhuizen) bij verkoop, verhuur of oplevering. Onderhoudsprognoses in combinatie met gezondheid, veiligheid, beveiliging en milieuzorg Voor gebruiker-eigenaren en facility managers van kantoor- en andere verblijfsgebouwen is het te overwegen inspecties van de onderhoudstoestand te combineren met inspecties gericht op de aspecten gezondheid, veiligheid, beveiliging en milieu. Dit vraagt om vraagspecifieke bijscholing van technische inspecteur(s) en controle op de rapportage, waarbij veiligheidsdeskundigen, beveiligingsdeskundigen en milieudeskundigen borgen dat hun criteria hetzelfde inzicht opleveren als dat van de technische specialist die de inspectie uitvoert. Onderhoudsprognoses in combinatie met brandveiligheid, duurzaamheid en regelgeving Een voor het Rijksvastgoedbedrijf ontwikkelde combinatie van elementen, waarop geïnspecteerd en gerapporteerd kan worden, is de inspectiemethode op brandveiligheid, onderhoud, energie en inzicht in het voldoen aan regelgeving (compliance), die bekend staat als de BOEI-inspectie. Dit is een methode waarvoor men specifiek gecertificeerd dient te zijn alvorens deze te mogen toepassen. Ook hier zit dus het energieaspect in opgenomen. Afstemming doelen, beleid en uitvoering Kern blijft het kwantificeren van de degradatie van bouw-, installatie- of infradelen op basis van de geconstateerde gebreken, afgezet tegen eisen ten aanzien van het risico dat het bouwdeel haar functie niet meer naar behoren kan vervullen - volgens nader aangegeven prioriteiten. Dit vormt het hart van de toetsing en onderbouwing van het vastgoedbeleid van een organisatie, zoals zorgorganisaties, ziekenhuizen, fabrieken, woningcorporaties, overheden, beleggers in en CRE-organisaties, facility managers en gebruikers van vastgoed zoals kantoren, woningen, winkels en bedrijfspanden. Uiteindelijk leiden onderhoudsprogramma s tot de uitvoering van effectieve ingrepen volgens een (instandhoudings)plan; enerzijds het planmatig onderhoud en anderzijds voor aanvaardbare risico s het storings- en defectafhankelijk onderhoud. Tijdens de uitvoering dient de monteur na te gaan of de feitelijk aangetroffen situatie overeen komt met de vooraf ingeschatte risico s. In een ideale situatie koppelt hij zijn inzicht over de impact van het eventuele falen en de

10 timing van de maatregel terug, zodat het ingezette onderhoudsbeleid steeds beter wordt. Deze ideale afstemming tussen doelen, beleid en uitvoering wordt ook wel de lign of sight van assetmanagement genoemd. Tenslotte zij vermeld dat periodiek het onderhoudsbeleid dient te worden geëvalueerd. Hierbij gaat het om het vaststellen dat de functionele prestaties de gestelde eisen halen, de risico s binnen de vooraf aanvaarde begrenzingen blijven en de uitgaven binnen de vastgestelde budgetten blijven. Als dat niet het geval is, kan gekozen worden uit het bijstellen van prestatieeisen, risiconormen, onderhoudsbudgetten of de onderhoudsmaatregelen zelf. Wat nieuw is aan de versie 2017 Vanaf 2017 is de gewijzigde NEN van kracht. Deze vervangt de vorige versie NEN : C1:2013 nl. Ten opzichte van zijn voorganger zijn op een aantal punten wijzigingen aangebracht: De werking is uniform verbreed tot vastgoed en infrastructuur, iets dat onder meer voor gemeenten interessant kan zijn bij een integrale benadering van maatschappelijk vastgoed, openbare ruimte en infrastructuur. De conditiebepaling is verbeterd in geval zich meerdere gebreken tegelijkertijd voordoen. Definities van gebouwen, infra en bijbehorende installaties zijn aangescherpt en daarmee meer eenduidig. Er is ruimte gemaakt voor facultatieve inspecties en een verzorgingsscore met aanvullende inspecties, die ingezet kunnen worden in combinatie met de conditie-meting volgens deze norm. Er is ruimte voor de decompositie van de te onderhouden objecten, hun functies en de samenhang tussen deze objecten en functies naar fysieke samenhang, functionele samenhang en prestatie-eisen van de systemen en objecten (waaronder de technische staat en de hierna genoemde aspecten). Deze decompositie geeft eenduidigheid in de opzet van FMECA-analyses en aanverwante analyses. Er is ruimte gemaakt voor prioritering, decompositie, duiding van risico s en eisen aan de betrouwbaarheid, beschikbaarheid, onderhoudbaarheid, veiligheid, beveiliging, gezondheid, duurzaamheid, economisch belang en beleid, naar de eerste letters van de Engelse vertaling van deze termen, afgekort RAMSSHEEP: reliability, availability, maintainability, safety, security, health, environment, economics, politics. Momenteel wordt nog gewerkt aan de ontwikkeling van de aggregatiemethode, een gebrekendataset in deel 2, en duiding van het begrip verval (inschatting conditie op basis van veroudering).

11 Auteur: Rinus Vader, leading professional, met bijdragen van: François van Ekkendonk, consultant health, safety & environment Annemarie Kin, consultant assetmanagement Nico Pasker, bouwkundig adviseur Michiel Steltenpöhl, integraal vastgoedadviseur