Handleiding over het gebruik van het loonfiche program

Transcriptie

1 Handleiding over het gebruik van het loonfiche program Inhoud Voorwoord (blad 1) Rekening houden met volgende info bij het invullen van gegevens (blad 2) Eerste opstart van het program (blad 3-6) Beknopte uitleg van alle tabbladen van het program (blad 7) Gedetailleerde uitleg van alle tabbladen in dit program (blad 8-46) - Maandkalenders (blad 8-14) - Jan. (+) (blad 15) - Verlof (blad 16-20) - Pr. Verl. (Print verlof) (blad 21) - Printblad (blad 22-23) - Fietsvergoeding (blad 24) - Overz. in det. (Overzicht in detail) (blad 25) - Jaar Kal. (Jaar kalender) (blad 26) - Lonen Tot. (Lonen Totaal) (blad 27) - Info Invoeren (blad 28-40) - Forceren (blad 41) - Import (blad 42-45) - Datums (blad 46) - Hulp op afstand (blad 46) Excel (Office) configureren, om correct te werken met dit program (blad 47-54) Het lijkt logischer om dit vooraan deze handleiding te plaatsen, maar eenmaal alles is ingesteld hebt u dit niet meer nodig Voorwoord Dit program is een hulpmiddel om u loon & diensten bij te houden en/ of te plannen ( ik ben nog altijd bezig met aanpassingen, verbeteringen, toevoegingen en updates voor dit program te maken) Dit program heeft officieel niets te maken met De Lijn, ik heb alles zelf moeten uitpluizen Gezien de veel berekeningen & info, kunnen er nog foutjes in zitten Als er eentje gevonden/gemeld wordt, zoek ik direct een oplossing & maak ik een aangepaste versie van het program Als u alle gegevens correct invoert, dan zal dit program u loonfiche bijna tot op enkele centen na uitrekenen U kan heel gemakkelijk u verlof plannen U kan direct zien wat het gevolg is op u loon bij het nemen van (veel/weinig) verlof Hopelijk is deze uitleg goed genoeg, om u op weg te helpen bij het gebruiken van dit program Bij vragen en/of suggesties mag u altijd mailen Iets zoeken in deze handeling, maak dan gebruik van de zoek functie in u PDF reader (zo moet u niet alles doorlezen) - 1 -

2 Rekening houden met volgende info bij het invullen van gegevens - Bij het invullen van valuta waarden, moet je de punt op het numpad gebruiken voor het invoeren van het decimaalteken (Excel instelling) - Datum als volgt invullen: dag maand jaar (bv & ) - Tijd als volgt invullen: uur:min (bv 03:13 & 18:12) - Bij diensten waarvan het eind uur na middernacht valt, moet je de eind uren zo invoeren. middernacht => 24:00 01:35 => 25:35 05:00 => 29:00 - Bij diensten waarbij er een verschil is van meer dan 12 uur tussen begin & eind uur. Wordt er automatisch een verrekening gemaakt van de lopende rekening - Diensten aan 100%. In de maandkalender het dienst nr invullen op de gewenste T-, X- of rustdag. Deze word dan automatisch als een dienst aan 100% herkent - Bij ziekte ook de rustdagen op "ZI" zetten, (voor het juist uitrekenen carensdag en ziekendagen) - Als u ziek wordt tijdens het werk, dan moet je op die dag "ZI W" invoeren, (enkel de eerste dag, de rest gewoon "ZI"). Er is één uitzondering op deze regels. U wordt ziek op het werk en dit is tevens u laatste werkdag van u serie en het ziekenverlof is minder dan 14 dagen. Dan plaatst u op die eerste dag "ZI W" zoals anders, maar nu plaats u geen "ZI" op de volgende rustdag/dagen, u zet enkel vanaf de eerst werkdag terug "ZI". (dit is om te voorkomen dat u carensdag op een rustdag zou vallen ) - Personeel met vaste rustdagen maar zonder vaste dienstrooster, moeten voor elke werkdag zelf hun dienst nr invoeren. Dit doet u op het tabblad "Forceren" of door op het tabblad "Verlof" de knop "Forceren", enz.." te gebruiken, op het verkregen formulier dienst nr aanklikken en gewenste dienst invoeren, (bvb. Reserven, aubette personeel, u word gewaarschuwd bij het ingeven van u type dienstrooster) - Altijd goed nazien dat alles correct is ingevuld,voor je saved - 2 -

3 Eerste opstart van het program Program downloaden van mijn webspace Opslaan op pc, het liefst op u bureaublad (is het gemakkelijk terug te vinden voor later updates) Dubbel klikken op het program, om deze op te starten Dit program is een Excel sjabloon (.xlt), bij het opstarten maakt het een kopie van zichzelf met de zelfde naam met een 1 erachter (verlof.xlt => verlof 1.xls), later krijgt u de mogelijkheid om het te saven onder u naam & datum van eerste gebruik U krijgt nu een keuze menu U kiest welke optie u wenst te gebruiken OK klikken 1 Dit is een nieuwe versie van het program De locatie aanduiden waar de u huidige versie van het program staat Op openen klikken - 3 -

4 Aanvinken welke gegevens u wenst te importeren Individuele onderdelen aanvinken of alle gegevens kiezen, (deze zal automatisch alles aanvinken) Op importeren klikken Al u gekozen onderdelen worden geïmporteerd en aangeduid Op ja klikken om het program te saven op u bureaublad, met opgegeven naam. Op neen klikken als u later zelf de naam en/of locatie wilt bepalen - 4 -

5 2 Het is de start van een nieuw jaar Op deze manier kan u alle info van december vorig jaar importeren naar januari in dit program De locatie aanduiden waar de u program van vorig jaar staat Op openen klikken De gegevens worden geïmporteerd Op ja klikken om het program te saven op u bureaublad, met opgegeven naam. Op neen klikken als u later zelf de naam en/of locatie wilt bepalen - 5 -

6 3 Dit is de eerste keer dat ik dit program gebruik U hebt dit program nog nooit gebruikt, u moet met een blanco versie starten Naam & Voornaam invullen OK klikken Op ja klikken om het program te saven op u bureaublad, met opgegeven naam. Op neen klikken als u later zelf de naam en/of locatie wilt bepalen U krijgt volgende melding te zien OK klikken Het tabblad Info invoeren staat open Hier moet u alle blauw gekleurde knoppen opstarten en afhandelen (meer hierover verder in deze handleiding) De paarse gekleurde enkel indien van toepassing voor u Zie Info invoeren iets verder in deze handleiding - 6 -

7 Beknopte uitleg over alle tabbladen van het program Jan. => Dec. Jan. => Dec. Jan. (+) Verlof Pr. Verl. Printblad Fietsvergoeding Overz. in det. Jaar Kal. Lonen Tot. Info Invoeren Dit zijn de verlofkalenders en loonfiches van de betreffende maand (ik noem deze simpelweg maandkalender) Verlof aanvraag voor de maand januari van volgend jaar Hier kan u beknopt u verlof regeling zien, tevens ook om gegevens in maandkalenders aan te passen Hier kan u uw gekozen verlofdagen afdrukken, per type verlof of in chronologische volgorde Hier kan u elke maandkalender individueel afprinten Officieel document van De Lijn automatisch ingevuld (indien nodig) Hier kan u in detail alle genomen verlof, rustdagen, ziekte,enz. zien Hier kan u een jaarkalender in klein & A4-formaat afdrukken Hier krijgt u een totaal beeld van u jaarloon, als ook de berekening van u Eindejaarspremie & u Vakantiegeld Hier moeten alle gegevens ingevuld worden, om het program correct te laten werken Forceren Import Datums Hulp op afstand Hier kunnen personen zonder vaste rustdagen of dienstrooster, deze geleidelijk aanmaken Eveneens moeten hier wisselingen ingevoerd worden Hier kan u de reeds ingevoerde gegevens uit een vorige versie importeren, dienst uren importeren & exporteren Hier staan alle belangrijke datums van dit jaar in verschillende lijsten Bij eventuele problemen, kan u hier een kopie van u program maken en naar mij mailen - 7 -

8 Gedetailleerde uitleg over alle tabbladen in dit program Maandkalenders Vanaf nu betekend maandkalenders, de 12 tabbladen met afgekort maand aanduiding erop De maandkalender bestaat uit 3 delen: - bovenste deel => puntering fiche - middelste deel => beknopte overzicht toeslagen + genomen verlof - onderste deel => loonfiche Het bovenste deel ( punterings fiche) 1 & 21 Aan het kleur kan u zien welk soort verlof het best past bij deze dienst Rood dienst is groter dan 7:48 = WV, T x, CT02, CX02 Groen dienst is kleiner dan 7:48 = CV, AV, EV, HU, CV01, AV01, EV01, HU01 is enkel van toepassing voor personen in een vaste dienstrooster 2 Dag aanduiding Wit Weekdag Licht grijs Zaterdag Donker grijs Zondag Rood Feestdag Bruin Maandag na een feestdag op zondag 3 Datum aanduiding 4 Dienstrooster bestaande uit Dienst nr, Rustdagen, verlof, deze laatste kan je invoeren door de knop "Volle dag enz." op tabblad "Verlof" te gebruiken, of door deze manueel in te voeren (zie tabel "Invoer codes", correcte schrijfwijze respecteren) Als u een dienst invoert op een rustdag, dan zal het program deze herkenen als een 100% dienst 5, 7, 8 & 10 Hier word het overwerk ingevuld voor deze dag. 5 is voor deel1, 7 is na deel1, 8 is voor deel2, 10 is na deel2. Het is van belang dat overwerk op de juiste plaats word ingegeven, dit om het correct uitrekenen van nachtwerk te verzekeren. Overwerk zo ingeven 00:10 of 01:16-8 -

9 6 Hier zijn verschillende mogelijkheden van toepassing A Aanduiding van reserve diensten (aangepast aan reserve rooster 4-2, weken sys) B Aanduiding van verlof, ziekte & rustdagen C Aanduiding van Tc-diensten (nog te commanderen, zie TC diensten) D Aanduiding dienst uren E Aanduiding dienst uren gesplitste (zie punt 9) F Uren invoeren wordt getoond bij diensten waarvoor nog geen uren zijn ingevoerd 9 Hier staan de uren van deel 2 bij een gesplitste dienst, bij ziekte komt hier de soort ziekendag ( ziek op werk, 1e week enz.) 11 Dit is de totale duur van u uitgevoerde dienst (plus eventueel overwerk en/of stelplaatsverplaatsing, min eventuele inkorting diensten/of te laat op het werk) F Aanduiding Verplaatsing stelplaats (zie punt 24) G Amplitude vergoeding (dienst overbrugt meer dan 12 uur) 12 Uren nachtwerk 13 Uren nachtwerk na 24:00 14 Uren zaterdagdienst 15 Uren zondagdienst 16 Uren op feestdagen 17 Totaal van het aantal verlof uren dat u die dag hebt ingevoerd bij een gele achtergrondkleur met rode cijfers = uren van een volle dag verlof bij een gele achtergrondkleur met blauwe cijfers = uren die u die dag hebt ingekort bij een licht rode achtergrondkleur met zwarte cijfers = duur dienst te laat aangevangen bij een fel rode achtergrondkleur met witte cijfers = FOUTMELDING, u heb hoogstwaarschijnlijk een dubbele ingaven van verlof gedaan 18 Hier kunt u eender welke opmerking, nota, geheugensteuntje invullen 19 Is enkel van toepassing als u op het tabblad Info invoeren, Fiets vergoeding als ook Openbare Ontstentenis gekozen hebt. Hier moet u manueel ingeven als u met de auto of met de fiets naar het werk komt, zodat het program de correcte berekeningen kan maken i.v.m. u fietsvergoeding en openbare ontstentenis vergoeding. Door op de gewenste dag in het vakje te dubbelklikken, zal er eerst een fiets verschijnen. Als u nogmaals dubbelklikt in hetzelfde veld zal er een auto verschijnen, doet u dit nogmaals dan gaat u terug een blanco veldje hebben Het spreekt voor zich dat je deze enkel maar mag invullen op dagen dat u effectief hebt gewerkt 20 Hier kan u aangeven dat u een opleiding hebt gegeven, door op de gewenste dag in het vakje te dubbelklikken (deze zal dan groen kleuren). Er zal dan automatisch een vergoeding op u loonfiche bijkomen (dit is enkel van toepassing voor personen die geen lijnman zijn) 22 Hier krijgt u wat extra info, (bv opleiding => u hebt opleiding gekregen, 100% u hebt een extra dienst gedaan op een rustdag, ) - 9 -

10 23 Extra datum aanduiding, enkel om het gemakkelijker te maken om juiste datum te kiezen tijdens invoeren van data in de achterste kolommen (deze nemen dezelfde kleur aan als in kolom 6) 24 Dienst beschrijving (deze kan u ingeven tijdens het invoeren van de dienst uren ( zie pagina 18) 25 Bij het uitvoeren van een dienst in een andere stelplaats of aubette, moet u op de correcte dag de tijd invoeren die u krijgt voor 1 enkele rit naar de andere stelplaats of aubette Automatisch wordt deze verrekend bij u totale duur van de dienst en eventuele extra toeslagen. Voorbeeld verplaatsing, van Oostende naar Depanne voert u 1:00 in, van Depanne naar Knokke voert u 2:00 in, aubette in Middelkerke 0:20 U kan van 0:01 tot 3:00 invoeren 26 Hier kan u dagen verlof invullen waar u in overtal staat, op deze manier kan het program rekening houden met alle geplande verlof, en niet enkel met het toegestane verlof Groene achtergrond, alles ok Rode achtergrond, gekozen dag is een rustdag of u hebt al verlof ingevoerd Het middelste deel ( toeslagen + genomen verlof) 1 Berekening gepresteerde uren & normvermindering (idem loonfiche De Lijn) 2 Berekening lopen rekening (idem De Lijn) Enkel om aan te duiden, rode kleur => negatieve waarden blauwe kleur => positieve waarden 3 Beknopt overzicht van de verdiende toeslagen (overwerk, nachtwerk, zaterdagwerk, enz.) 4, 5, 6 & 7 Genomen verloven of andere afwezigheden

11 Het onderste deel linkere kant ( loonfiche) Bijna alle gegevens die hiervoor nodig zijn moeten worden ingevuld op het tabblad "Info Invoeren". 1 Is het bovenste deel van u loonfiche van De Lijn 2 Is het onderste deel van u loonfiche van De Lijn 3 Hier kan u eventuele aanpassingen maken aan de berekende fietsvergoeding & ontstentenis openbaar vervoer U kan ook de uren voor bloed of plasma ingeven 4 Hier kan u eventuele extra s invullen, bv treinticket, pc aankoop Eveneens fouten van De Lijn invoeren als ook rechtzettingen Indien nodig kan RSZ of BVH (bedrijfsvoorheffing) aanvinken Door markeren aan te vinken, worden de ingevulde waarde in deel 1 groen gemarkeerd, enkel om aan te duiden 5 Met deze knop kan u een kopie van u loonfiche kan laten printen

12 Het onderste deel rechtere kant ( snel loon vergelijking) Hier kan u op een eenvoudige en snel manier zien wat de gevolgen zullen zijn voor u lonen na het invoeren van verlofdagen en/of 100% diensten. Door gebruik te maken van de knop, worden al de loon gegevens vast gezet Nu kan u de gewenste aanpassingen invoeren, u krijgt automatisch het verschil in u loon te zien bij elke aanpassing die u maakt. Tabel opbouw - De lonen van de 3 maanden van het betreffend kwartaal - De loon totalen van de 4 kwartalen - Het totaal jaarloon - Het vakantiegeld die u het volgend jaar zal ontvangen - Het subtotaal van al het hierboven vermelde Als extra, wordt ook het belasting verschil getoond Nu kan u zien hoeveel extra belasting geld u aan DE STAAT doneert Hoe gaat u te werk Stap 1 Stap 2 U drukt op de knop Lonen vastzetten De tekst kleur en de tekst zelf van de knop is gewijzigd, Deze is nu rood van kleur en de tekst is Vast gezette lonen wissen De kolommen Herberekend Loon en Vastgezet Loon hebben nu de zelfde waarden

13 Stap3 U maakt nu de nodige aanpassingen maken In dit voorbeeld heb ik 3 dagen aan 100% ingevuld in de maand januari De blauw gekleurde waarden in de kolommen Herberekend loon & Loon verschil duiden op een verhoging van het loon De rood gekleurde waarden in de kolommen Herberekend loon & Loon verschil duiden op een verlaging van het loon De blauw gekleurde waarden in de kolommen Belasting verschil duiden op een verlaging van de belasting De rood gekleurde waarden in de kolommen Belasting verschil duiden op een verhoging van de belasting Eenvoudig gezegd blauw goed (meer loon of minder belasting), rood slecht (minder loon of meer belasting) Zoals u ziet in het voorbeeld kunnen aanpassing in januari gevolgen hebben tot in het 4 de kwartaal Als u klaar bent dan drukt u terug op de knop, de tabel wordt terug naar zijn originele staat gebracht (zoals het in stap 1 te zien is)

14 Invoer codes Om een volle dag aan te passen, moet je waar het dienst nr nu staat één van deze codes invoeren, met de knop "volle dag" (tabblad verlof) of handmatig (correcte schrijfwijze respecteren om fouten te vermijden)

15 Jan. (+) Hier kan u verlof voor de maand januari van volgend jaar invoeren U kan dit tabblad zichtbaar maken tijdens het invoeren van u gegevens op tabblad info invoeren (zie pagina 29 ) Dit tabblad ziet er nagenoeg hetzelfde uit als de maandkalenders, (maar deze is beperkter) U kan geen dienst uren invoeren, deze staan standaard op 7:48 U serie verloop wordt automatisch voorgezet op de door u aangegeven serie voor dit jaar Het invoeren van u verlof moet manueel gebeuren, wel nog altijd schrijfwijze respecteren

16 Verlof 1 Verlof planning voor???? in uren U verlof, wat u recht op hebt, wat reeds u genomen hebt en wat u nog resteert in uren. 2 Verlof planning voor???? in dagen U verlof, wat u recht op hebt, wat reeds u genomen hebt en wat u nog resteert in dagen. De verrekening naar dagen gebeurt telkens met de standaardwaarde van 7:48 uur = 1 dag 3 Berekening van diensten aan 100% en terugnames van CT02 & CX02 Berekening van gewerkte rustdagen (100% diensten), en terug te nemen dagen (CX02, CT02) 4 Berekening van de vrij te nemen Extra T- of Rustdagen CT02 & CX02 Het aantal nog vrij te nemen extra T-dagen, plus ook in welk kwartaal dit moet gebeuren. 5 Lopende rekening per kwartaal einde enkel zichtbaar bij positieve waarden 6 Totaal verdiende overuren 7 Verplicht te nemen verlofdagen in 1ste kwartaal Hier kan u gemakkelijk volgen hoeveel dagen u reeds genomen hebt en hoeveel u er nog moet plannen Voor knoppen 8 tot en met 14 moet eerst altijd een datum kiezen, gevolgd door gekozen functie Datum kiezen door te dubbel klikken op gewenste dag

17 8 Volle dag aanpassen verlof, dienstwijziging, ziekte, part time enz. invoeren Een volle dag aanpassen, bvb. een andere dienst, verlof invullen, ziekte invullen Gewenste verlof of andere kiezen, OK klikken Als u een verlof kiest waar u niet meer over genoeg uren beschikt, zal u een melding krijgen 9 Gemengd verlof nemen Hiermee kan u gemengd verlof invullen, bvb. u hebt een dienst van 8:00 = 6:16 CV & 1:28 AV & 0:16 HU Aanvinken welk verloven u wenst te nemen, automatisch zal u nog resterend verlof aangegeven worden Waar het dienst nr stond komt nu G V te staan (gemengd verlof) WV kan enkel aangevuld worden met AF02, hier komt WV+ te staan ipv G V Dit is noodzakelijk om het berekenen van het aantal genomen WV-dagen Als u een verlof kiest waar u niet meer over genoeg uren beschikt, zal u een melding krijgen 10 Dienst inkorten Hiermee kan u dienst inkorten, zowel voor als na u dienst, eveneens van toepassing op gesplitste diensten Bij een gesplitste dienst zal begin deel 2 & einde deel 2 automatisch geactiveerd worden Aanvinken welk verlof/verloven u wenst te nemen, automatisch zal u nog resterend verlof aangegeven worden. Aanpassen naar genomen uren

18 11 Dienst uren wijzigen Als u aangegeven hebt dat u in een serie zit, dan zal in de linkere bovenhoek de eerste dienst van u serie staan, de volgende maal zal u de volgende dienst gepresenteerd krijgen. Als u een andere dienst wenst te wijzigen dan kan u deze gewoon aanpassen Dan een keuze maken uit het type periode die u wenst te gebruiken Één enkel dag 1 periode 2 verschillende periodes 3 verschillende periodes Enz. tot 6 verschillende periodes OK Klikken Datum ingeven waarvoor u de dienst uren wenst in te voeren of te wijzigen. Ok klikken Naar gelang u keuze, worden er zoveel periodes vrijgegeven Bij iedere vrijgegeven periode een start en eind datum invoeren Bij een fout ingave krijgt u een melding OK klikken

19 1 keuze maken manier van invoeren Iedere dag kan verschillende uren hebben Zoals de titel zegt, voor iedere kan u verschillende uren invoeren. In de linkere bovenhoek staat maandag, als u op OK klikt worden de ingevoerde gegevens gesaved en zal het verspringen naar dinsdag. (zo voor heel de week en voor schoolverlofdagen) Enkel weekdagen dezelfde uren Hier zal u 1 maal de uren moeten ingeven voor de weekdagen, U zal enkel voor zater- zon- & feestdagen andere uren kunnen invoeren. Na eerste ingave en OK klik, zal het verspringen naar zaterdag. (gevolgd door zondag en dan feestdagen) Alle dagen dezelfde uren U moet maar 1 keer de uren ingeven, deze worden automatisch voor iedere dag ingevuld. 2 keuze maken werkdag of rustdag 3 keuze maken gesplitste dienst of niet Als u een gesplitste dienst wenst in te geven, gesplitst kiezen, automatisch zal deel 2 getoond worden 4 als u een TC dienst wenst in te geven, op knop Nog toe te kennen dienst klikken, de aanvang & einde zal automatisch op een standaard dienst uur ingevuld worden 5 indien gewenst, kan u hier een korte dienstbeschrijving of andere opmerking invoeren. BVB: 2 x KN, DP 68, 2 x 69 Speciaal vervoer Wissel met persoon X Enz 6 Aanvang & eind uur ingeven bij een gesplitste dienst, bij allebei de delen op OK klikken, en de wijziging wordt ingevoerd (er zitten verschillende controles ingebouwd zodat u niets verkeerd kan invoeren Gewone dienst Gesplitste dienst Te commanderen dienst

20 12 Te laat om u dienst te starten Om aan te geven dat u te laat op het werk was om u dienst aan te vangen Als u een gesplitste dienst hebt, dan zal u in beide delen u info kunnen ingeven De tijd dat u te laat was invoeren & op OK klikken 13 Diensten forceren Dienstnr's, T- en X-dagen forceren. Om zo u eigen dienstrooster te maken. Eenmaal dit gebeurd is kan u net als alle andere te werk gaan Dit kan u eveneens manueel doen op het tabblad Forceren 14 Invoer wissen (terug naar originele dienst) Bij een eventuele foute ingaven, kan je met deze knop de originele voorziene dienst terug zetten Gewoon een datum kiezen in de kalender, en alle wijzigingen op deze dag worden naar de standaard waarden gereset

21 Pr. Verlof (Print verlof) Hier kan u, al u gepland verlof zien 1 Dit blad is net zoals het verlof blad dat u van De Lijn krijgt, per verlof type gerangschikt 2 Dit is al u verlof chronologisch gerangschikt 3 Uw verlof gepland in de maand januari van het volgend jaar (wordt niet bij het totaal van u gepland verlof gerekend, is verlof van volgend jaar) 4 De rest van u verlof wordt hier getoond, als u meer 49 dagen verlof hebt aangevraagd (Dit blad is enkel zichtbaar, als u aan punt 3 of 4 voldoet) 5 Resterend verlof Beknopt overzicht van start & resterende uren verlof 6 Verlof in overtal (overtal = verlof die aangevraagd is maar nog niet toe gestaan is) Beknopt overzicht van u aangevraagd verlof, waar u in overtal staat 7 Totaal toegekend dagenverlof 8 Totaal aangevraagde dagen verlof (toegekende dagen + dagen in overtal) 9 Afdrukken per verlof soort Er wordt een kopie van het linkere deel geprint 10 Afdrukken in chronologische volgorde Er wordt een kopie van het midden deel geprint en van het rechter gedeelte als deze zichtbaar is

22 Printblad Hier kan u elke maandkalender individueel afdrukken Zo kan heel de familie u uren weten, en hebt u geheugensteuntjes (kolom opmerking) 1 Door op de knop Afdrukken te klikken, kan u een kopie printen van deze gegevens 2 Klikken op een maand naar keuze,dan worden de gegevens aangepast aan u selectie 3 Door op de knop Opmerkingen wissen te klikken, worden alle opmerkingen gewist (zo kan u zelf iets anders invullen) 4 Extra dagen invoeren voor huisvuil & PMD afhaling

23 U maakt u keuzes, op welke dagen de ophalingen gebeuren bij u in de buurt Klikt op OK Bij het kiezen van een maand (zie punt 2 hierboven) zal er automatisch in de kolom Extra, de woorden PMD en/of HV verschijnen HV (huisvuil) bruin achtergrond PMD blauw achtergrond

24 Fietsvergoeding Officieel document van De Lijn automatisch ingevuld (indien nodig) Klikken op een maand naar keuze,dan worden de gegevens aangepast aan u selectie Door op de knop Afdrukken te klikken, kan u een kopie printen van deze gegevens Door op de knop Lege Versie te klikken, krijgt u een blanco versie (enkel gegevens werknemer zijn ingevuld)

25 Overz. in det. (Overzicht in detail) Totaal overzicht van alle gewerkte, verlof, ziekte enz. uren/dagen U krijgt een overzicht per - maand - kwartaal - jaar Handig om te zoeken als u te veel verlof hebt gepland

26 Jaar Kal. (Jaar kalender) Beknop jaar overzicht van u diensten, rustdagen & gepland verlof Hier wordt hetzelfde kleurschema gebruikt als in de maandkalenders 1 Jaar kalender afdrukken (A4 Formaat) Handig om thuis uit te hangen 2 Jaar kalender afdrukken (mini formaat) Handig om mee te nemen in u portefeuille 3 Lege jaar kalender afdrukken enkel u rustdagen en eventuele PT-dagen (Part-time) worden getoond Handig voor het plannen van u verlof

27 Lonen Tot. ( Lonen totaal) 1 Totaal overzicht van de lonen voor???? Alle maand lonen + premies Groen gekleurd veld, is vakantie geld die u dit jaar zal ontvangen in mei, moet u ingeven in tabblad Info invoeren punt 1 (vind u terug in program van vorig jaar) 2 Berekening van het vakantiegeld????, te ontvangen in???? Berekening van het vakantie geld die u volgend jaar zal ontvangen 3 Berekening ven de eindejaarspremie????

28 Info invoeren Onderstaande gegevens allemaal invullen, om u program zo correct mogelijk te laten werken 1 Gegevens ingeven Alle tabbladen overlopen en invullen, hoe meer info u invult hoe correcter het program alles kan berekenen Info: Persoonlijk gegevens gebruiker Extra: Bloed/plasma donor Verlof in de maand januari volgend jaar tonen Verlof vorig jaar: aanvinken & invullen Berekeningen vorig jaar: kan u enkel invullen als u vorig jaar ook het program gebruikt hebt

29 Deeltijds : Keuze maken deeltijds % Ziek 31 dec. vorig jaar: bij keuze ja, kan u invullen de hoeveelste ziekte dag het was Nodig voor het berekenen van u loon januari als ook voor het aantal maaltijdcheques Info stelplaats: niet van toepassing voor stelplaatsen van de kust Na alle tabbladen te hebben overlopen en of ingevuld, op OK Klikken 2 Verlof & rust Verlof voor dit jaar, aanvinken & invullen OK klikken 3 Rust / Kwartaal Is voorlopig niet van toepassing

30 4 Info wordt automatisch weergeven na invullen punt 5 5 Hoofd dienstrooster Stelplaats kiezen, volgende klikken Hoofd dienstrooster kiezen, volgende klikken Dienst of rust dag ingeven die u op 1 januari moet uitvoeren, geen verloftype invoeren OK klikken 6 Half seizoen dienst Is enkel van toepassing voor reserven van Oostende, is hetzelfde als punt 5 (moet geen stelplaats kiezen)

31 7 Zomer seizoen diensten Keuze maken uit ja/nee Stelplaats kiezen Dienst rooster kiezen, volgende klikken Dienst of rust dag ingeven die u op de start van de zomer moet uitvoeren, geen verloftype invoeren OK klikken

32 8 Part-time dienstrooster Er zijn 2 soorten vensters mogelijk, is te zien wat u hoofd serie is Invullen welke dag u op 1 januari zal hebben LO & DA staat voor part-time dag, staat voor nr dag van de serie Invullen op welke dag in januari u eerst PT dag valt OK klikken OK klikken 9 Fiscale gegevens Maand kiezen waar verandering begint Op OK klikken Burgerlijke stand kiezen, op volgende klikken

33 Fiscale burgerlijke stand kiezen op volgende klikken Aantal kinderen invullen, op volgende klikken Extra verminderingen kiezen, op OK klikken 10 Vergoeding reinigen uniform 6 Maandelijkse vergoeding voor het reinigen van u uniform in januari OK klikken Het program zal automatisch alle index aanpassingen verrekenen voor juli

34 11 Lopende rekening limieten Hier kan u de max. uren van de lopende uren invullen Voor zowel de positieve als ook de negatieve lopende rekening OK klikken Alles boven de max. positief uren worden op het eind van het kwartaal uitbetaald. Alles boven de max. negatieve uren worden op het eind van het kwartaal kwijtgescholden 12 Uurloon U moet enkel maar de gewenste maand aanpassen, de volgende maanden worden automatisch aangepast. Op OK klikken 13 Werken op zaterdag Zelfde werking als punt Werken op zondag Zelfde werking als punt

35 15 Nachtwerk Zelfde werking als punt Nachtwerk na 24:00 Zelfde werking als punt Gesplitste dienst Zelfde werking als punt Syndicale bijdrage Zelfde werking als punt Afhouding pensioenfonds (Inhouding IBP De Lijn OFP) Zelfde werking als punt Maaltijd Checks Zelfde werking als punt 12 (enkel dat u hier 2 dingen moet invoeren) 21 Standaard maandwaarden Standplaats- of haardvergoeding A B C Standplaats- of haardvergoeding kiezen Maandvergoeding invoeren Vergoeding op overloon invoeren Op OK klikken Normaal gezien moet u dit enkel maar in het begin van een nieuw jaar doen, indien er een index aanpassing is zal deze automatisch berekend worden door het prog Er is één uitzondering op bovenstaande regel. Als in de loop van het jaar u gezinds situatie veranderd, Huwelijk, scheiding of de geboorte van u eerste kind. Dan moet u van SPV naar HV veranderen of omgekeerd, en de correcte maandbedragen invullen in desbetreffende maand dat de aanpassing dienst te gebeuren. Al de rest zal dan terug automatisch aan gepast worden

36 Enkel invullen indien van toepassing 22 Extra Bedrijfsvoorheffing Zelfde werking als punt Verzekering pakket U moet enkel maar de gewenste maand aanpassen, de volgende maanden worden niet aangepast Op OK klikken 24 Deeltijds % Als u een heel jaar deeltijds gaat werken, gelieve dit dan in te geven in punt 1 tabblad Deeltijds Hier is het als u maar enkel maanden deeltijds gaat werken Je moet hier u % part time invullen. Bvb 50% 75% 80% 0 invullen voor een maand verlof zonder wedde Je moet enkel maar de gewenste maand aanpassen, de volgende maanden worden automatisch aangepast Op OK klikken

37 25 Bruto zomer premie Bruto zomer premie invoeren & keuze maken over betaling Het program zal automatisch het netto bedrag uitreken en weergeven in de gekozen maanden Op OK klikken 26 Fiets vergoeding Zelfde werking als punt 12 (enkel dat u hier 2 dingen moet invoeren) 27 Opleiding geven Zelfde werking als punt Boetes & Gerechtskosten Zelfde werking als punt Ontstentenis Openbaar Vervoer Zelfde werking als punt

38 Verminderingen op bedrijfsvoorheffing & index aanpassing 30 Vlaamse forfaitaire vermindering van de bedrijfsvoorheffing Hier kan u een max. belastbaar bruto loon invoeren & de vermindering Is niet meer van toepassing 31 Bedrijfsvoorheffingvermindering voor lage & midden inkomens Zelfde werking als punt 12 (enkel dat u hier 2 dingen moet invoeren) 32 Extra eenmalige vermindering Zelfde werking als punt Spil Index aanpassing Zelfde werking als punt 23 Na het invoeren van een aanpassing, zal het program automatisch u uurloon, zater-, zon- en feestdag & nachtwerken enz. aanpassen aan de ingevoerde index aanpassing

39 Met volgende gedeelte kan je de gegevens aanpassen, als de berekenende bedragen in de maankalenders te veel zouden verschillen met de bedragen op u loonfiche. (sommige van deze berekeningen zijn zeer ingewikkeld en moeilijk te ontcijferen) 34 Bijzondere bijdrage RSZ aanpassing Zelfde werking als punt 23 Enkel indien nodig, de gewenste maand aanpassen. De gegevens worden automatisch in de correcte maandkalender ingevuld 35 Bedrijfsvoorheffing aanpassing Zelfde werking als punt 23 Enkel indien nodig, de gewenste maand aanpassen. De gegevens worden automatisch in de correcte maandkalender ingevuld 36 Standpl/haard aanpassing Zelfde werking als punt 23 Enkel indien nodig, de gewenste maand aanpassen. De gegevens worden automatisch in de correcte maandkalender ingevuld

40 37 Ziektedagen aanpassen Zelfde werking als punt 23 (enkel dat u hier 5 dingen kan invoeren) Enkel indien nodig, de gewenste maand aanpassen. De gegevens worden automatisch in de correcte maandkalender ingevuld

41 Forceren Dit is voor persoon zonder vast dienstrooster en/of rustdagen. bvb reserven Knokke, personen in 5/2 systeem in Oostende Op dit tabblad kan je u diensten forceren om zo u eigen dienstrooster vast te leggen, (personen met een vast dienstrooster doen dit door in het begin door hun hoofddienstrooster te kiezen). In de vakken naast de gewenste datum vult u, uw gekregen dienst nr of rustdag in. De geel gekleurde vakken zijn u rustdagen (dit dient enkel als hulp) De ingave mag enkel dienstnr's van 1 t.e.m. 999, T, X, Rust & Pt zijn, Bij een verkeerde ingave zal u een melding krijgen Hier moet u ook gewisselde diensten en rustdagen invoeren (als u dit in de maandkalenders zou doen, dan zou het program de diensten als 100% diensten aanzien)

42 Import 1 Is de datum waarop deze versie gemaakt is 2 Gegevens importeren uit een vorige versie Zie Eerste opstart van het program 1 Dit is een nieuwe versie van het program 3 Importeren van nieuwe dienst uren Deze dienst uren kan u downloaden van mijn webspace & saven op u pc De locatie aanduiden waar de file staat met de nieuwe dienst uren Op open klikken De uren van de diensten worden geïmporteerd

43 4 Exporteren van nieuwe dienst uren Na het invoeren van u nieuwe diensten in het program, op deze knop drukken Er zal volledig automatisch een nieuwe file aangemaakt worden (nieuwe diensten Stelplaats Seriesoort Datum Naam.xls). Deze zal op bureaublad gesaved worden Gewoon deze file mailen naar mij (plus nodige info), nr van de diensten en/of serienaam alsook begin en eind datums van ingevoerde diensten. Ik doe de nodige aanpassingen en post deze dan op mijn webspace 5 Google agenda updaten met CSV-file U kan hier een csv-file maken die u dan in u Google agenda kan importeren U kan kiezen voor hoeveel periodes u info wenst exporteren naar Google agenda, naar gelang u keuze worden er zoveel periodes aan de rechtere zijde vrijgegeven U krijgt de optie om een combinatie van u - rustdagen (T, X & PT-dagen), deze is vooral handig voor personen in het 13 weken systeem - verlofdagen ( WV, EV, AV CO02, CT02, HU enz...) - werkdagen (als u werkdagen aanvinkt, dan komt er een extra optie te voorschijn) - Wenst u de dienstbeschrijving in de Titel weer te geven? (zie 3 volgend foto s) - Wenst u de diensten in het hele dag deel i.p.v. in het uren deel te tonen? (net zoals de verlof en rustdagen in volgende 2 foto s) - Wenst u de diensten die nog niet voorzien zijn van uren te exporteren? (De reserve diensten vallen hier ook onder) deze komen dan in het hele dag deel te staan net zoals de verlof en rustdagen - in iedere periode de begin & einddatum opgeven en OK klikken Het CSV-bestand wordt op u bureaublad gesaved

44 U kan dan heel eenvoudig de data importeren in u Google Agenda Hieronder enkel YouTube links hoe u dit moet doen Enkel voorbeelden uit smartphone Met dienstbeschrijving in titel Zonder dienstbeschrijving in titel Detail van bepaalde dienst Hier word dus met 3 verschillende agenda s & kleuren gewerkt, is in een oog opslag te zien aan het kleur alleen al als het over een rust-, verlof- of werkdag gaat Zoals u in de middelste foto kan zien, worden verlofdagen net zoals rustdagen in het heel de dag deel geplaatst. De rechter foto is een afspraak in detail Zoals u kan zien onder Agenda: Diensten 2014, wordt hier u dienst beschrijving plus de dienstduur weergegeven (dienst duur wordt automatisch door prog berekent) Op dit scherm kan u indien gewenst alles bewerken Hier staat de herinnering standaard op 25 min voor de aanvangdienst (bij geluidsignaal vertrekken naar werk) U kan een extra herinnering toevoegen van bvb 60 min, en deze gebruiken als wekker bij vroege diensten Enkel dingen om mee rekening te houden Het is aangeraden om een nieuwe kalender (indien gewenst meerdere) te maken in u account Bij het importeren altijd goed opletten dat u in de correcte agenda importeert U moet de correct dag notitie hebben in Google agenda => 31/12/2013 (dag/maand/jaar, standaard staat deze op de Amerikaanse indeling maand/dag/jaar) Alle rust- & verlofdagen worden als Afspraak van een hele dag gemarkeerd Ik persoonlijk ga als volgt te werk Ik werk met 3 agenda s, voordeel hiervan is elk heeft zijn eigen kleur en zijn apart te importeren - Vaste rust dagen: deze kan u direct invoeren bij het starten van een nieuw prog, serie verloop is gekend Indien gewenst kan u deze in Google agenda zelf instellen op oneindige herhaling (zo zou u jaren van te voren u rustdagen kunnen zien om iets in de toekomst te plannen) - Verlofdagen: deze kan u invoeren na het plannen van u verlof in november - Werkdagen: deze worden maar geëxporteerd eenmaal u de uren effectief in u prog hebt ingevoerd

45 6 Uuroosters en/of loonberekening exporteren naar PDF versie U kan u uurrooster of u volledige maandkalenders naar een PDF file exporteren Deze wordt op u bureaublad gesaved 7 Importeren van nieuwe bedrijfsvoorheffing data Deze file kan u downloaden van mijn webspace & saven op u pc De locatie aanduiden waar de file staat met de nieuwe dienst uren Op open klikken De gegevens worden geïmporteerd 8 Info importeren uit een program van vorig jaar Zie Eerste opstart van het program 2 Het is de start van een nieuw jaar

46 Datums Hier ziet u alle feestdagen, schoolvakanties en andere belangrijke datums van dit jaar onderverdeeld in categorieën De datum zal een paarse achtergrond & rode letters hebben als het gelijk is aan vandaag Hulp op afstand Optie 1 TeamViewer Door gebruik te maken van Teamviewer kan ik van bij thuis u pc overnemen. Op deze manier kan ik helpen of leren werken met het program zonder dat u zich hoeft te verplaatsen Op onderstaande link kan u terecht voor de laatste versie van Teamviewer

47 Excel (Office) configureren, om correct te werken met dit program Eerst moet u even volgende punten nazien In u Office pakket moeten zowel Excel & Acces aanwezig zijn, anders zullen niet alle macro's & automatiseringen werken (Office 2003 wordt niet meer ondersteund) Office 2010 & 2013 extra invoegtoepassing installeren In Office 2007 is er standaard in Acces de invoegtoepassing Calandar geïnstalleerd. (zie blad 13 onderaan om een voorbeeld te zien van deze invoegtoepassing) Deze word door dit prog gebruikt om het invoeren van datums te vergemakkelijken, (geen verkeerde invoer mogelijk) In al hun wijsheid hebben ze bij Microsoft beslist om dit weg te laten vanaf Office 2010 (sarcastisch bedoeld) Als u het prog werkende wil krijgen in Office 2010 of 2013, moet u daarom één extra file copieren naar u pc en deze dan registreren in Windows. Ik heb ook een Bat-bestand gemaakt om het registeren in Windows te vergemakkelijken U kan deze files terug vinden op mijn site in de map Tools/Office 2010 U kan nu handmatig te werk gaan of mijn bat bestand gebruiken Handmatig De file Mscal.ocx downloaden, liefst naar bureaublad (gemakkelijkst terug te vinden) Deze dan kopiëren naar een map naar keuze (bv c:\office addon\) Registreren in Windows regsvr32 U map verwijzing \mscal.ocx,(u map verwijzing is dus in mijn voorbeeld c:\office addon\) dus u typt regsvr32 c:\office addon\mscal.ocx

48 Met behulp van bat bestand Beide files downloaden, liefst naar bureaublad (gemakkelijkst terug te vinden) De file Mscal.ocx kopiëren naar u Windows map (normaal c:\windows), Dan rechts klikken op officefix 2010 als adm uitvoeren.bat en als administrator uitvoeren kiezen

49 Aanpassing van beveiliging instelling van de macro's. Office 2007 Tabblad Ontwikkelaar zichtbaar maken Gewoon de stappen volgen zoals aangegeven in onderstaande foto's. En dan op OK klikken

50 Macro beveiliging instellen Gewoon de stappen volgen zoals aangegeven in onderstaande foto's. Dan keuze maken uit: Alle macro's uitschakelen, met melding (bij opstarten van deze file wordt er gevraagd of de macro's mogen worden opgestart) Alle macro's inschakelen (macro's starten automatisch op) OK klikken Excel afsluiten en herstarten, en de macro beveiliging is ingesteld

51 Office 2010 & 2013 Tabblad Ontwikkelaar zichtbaar maken Gewoon de stappen volgen zoals aangegeven in onderstaande foto's. En dan op OK klikken

52 Macro beveiliging instellen Gewoon de stappen volgen zoals aangegeven in onderstaande foto's. Dan keuze maken uit: Alle macro's uitschakelen, met melding (bij opstarten van deze file wordt er gevraagd of de macro's mogen worden opgestart) Alle macro's inschakelen (macro's starten automatisch op) OK klikken Excel afsluiten en herstarten, en de macro beveiliging is ingesteld

53 Beeldinstelling en beeldresolutie aanpassen Aanpassing van beeldinstelling in Office Voor personen die geen breedbeeldmonitor hebben, en die niet alles in de breedte kunnen zien. Office 2007 Foto's volgen en dan percentage kiezen, niet lager gaan dan 70% anders zullen de grote getallen vervangen worden door *********, en hier heb je niets aan

54 Aanpassing beeldscherm resolutie U kan ook proberen om u schermresolutie te verhogen, om zo een beter beeld overzicht in Excel te verkrijgen ( indien mogelijk natuurlijk). Op u bureaublad op de rechtermuisknop te drukken => Eigenschappen => Instellingen => Beeldschermresolutie => schuifbalk naar "meer" verschuiven & dan op "Toepassen" te klikken. Indien u niet alle tabbladen terzelfder tijd op u scherm kan zien, dan kan u deze verschuiven Met < en > verschuift u de tabbladen één voor één, met < en > gaat u direct naar het laatste tabblad in die richting