DESADV STAP - VOOR - STAP - GIDS

Transcriptie

1 DESADV STAP - VOOR - STAP - GIDS Hoe u verzendnota s en labels aanmaakt in uw BaswareONE portaal 1/11

2 Stap 1: het voorbereidende werk A. Account aanvullen. Om uw BaswareONE account in staat te stellen verzendnota s met SSCC-codes te genereren, dient u uw GS1-bedrijfsprefix en het initiële SSCC-reeksnummer toe te voegen via Account Zie pagina 4 voor meer info. B. Het produktbestand aanvullen (nodig voor automatische aanmaak van verzendnota) Account Stamgegevens Producten Voeg een nieuw product toe In het produktbestand, kan u per artikel aangeven welke ladingdrager (pallet, rollies,...) gebruikt wordt bij verzending naar de betrokken distributeur en hoeveel stuks van het artikel er maximaal op een ladingdrager kunnen worden geplaatst. Zo hoeft u die gegevens niet telkens manueel in te geven per verzending.daarnaast geeft u ook de omschrijving van uw produkt aan, gerelateerd aan de ean-code. Dit is belangrijk voor het correct weergeven van de orders. 2/11

3 Stap 2: de verzendnota (elektronische pakbon) aanmaken A. Automatische aanmaak (enkel van toepassing voor HOMOGENE ladingen: 1 produkt per ladingdrager). Na het eenmalige voorbereidende werk kunt u snel en eenvoudig een verzendnota (DESADV-bericht) aanmaken op basis van een bestelling (ORDERS-bericht). U selecteert Automatische aanmaak en het programma stelt zelf de verzendnota samen, met de gegevens waar het over beschikt. OPGELET: hiervoor dient uw produktbestand aangemaakt en up to date te zijn! B. Manuele aanmaak (enkel van toepassing voor HETEROGENE ladingen: méér dan 1 produkt per ladingdrager). Bij manuele aanmaak dient u per lading nog zelf het aantal items / ladingdrager in te vullen. Dit wordt gebruikt als u een ladingdrager vult met meer dan 1 verschillend produkt OF als u merkt dat een bepaald produkt niet leverbaar is (aantal 0). 3/11

4 Stap 3: het bericht verzenden Eens uw verzendnota is vervolledigd en er zich geen waarschuwingsboodschappen meer voordoen, kan u deze verzenden door op de knop Opslaan & Versturen te klikken. U krijgt dan een melding die zegt bezig met bericht te versturen. Eéns uw bericht is verstuurd, zal het systeem u automatisch naar de map Verzonden brengen. Hier kan u dan de labels afprinten (zie Stap 4). Stap 4: GS1-palletlabels printen Met één muisklik kunt u alle GS1-palletlabels van het verzendbericht afdrukken. U hebt daarvoor geen speciale barcodeprinter nodig. Een gewone kantoorprinter volstaat. Het is de vereiste dat u twee labels per ladingdrager afprint. 4/11

5 Stap 1: Het voorbereidende werk A. Uw profiel aanvullen Om uw BaswareONE account in staat te stellen automatisch SSCC-codes te genereren, dient u uw GS1-bedrijfsprefix en het initiële SSCC-reeksnummer aan uw profiel toe te voegen. Dit hoeft u maar één keer te doen. De invoervelden GS1-bedrijfsprefix en Reeksnummer vindt u in het tabblad Account 5/11

6 Opgelet: Hiervoor is een lidmaatschap vereist bij GS1 Nederland / België. U ontvangt vervolgens een bedrijfsnummer waarmee u naast artikelcodes en adrescodes ook SSCC s kunt aanmaken. Bedrijfsprefix België: Bedrijfsprefix Nederland: B. Het produktbestand aanvullen De software op BaswareONE kan automatisch een DESADV-bericht (verzendnota of elektronische pakbon) genereren op basis van een ORDERS-bericht. Let wel: dat is enkel mogelijk als de verzending uitsluitend bestaat uit ladingdragers die maar één artikel bevatten (homogeen). Is dat niet het geval, dan kunt u gebruik maken van de optie Manuele aanmaak. Om de automatische aanmaak van een verzendbericht mogelijk te maken, kunt u vooraf het produktbestand aanvullen met ladingdrager-gegevens. U gaat hiervoor naar het tabblad Account en klikt op Producten aan de linkerzijde. U kunt in het produktbestand per artikelcode (en eventueel per distributeur) aangeven met welk type pallet/ladingdrager (GTIN) de levering gebeurt. Verder kunt u het maximum aantal stuks van dit artikel per pallet bepalen. Op basis van deze gegevens zal de Basware-applicatie de artikelen zelf verdelen over de ladingdragers. Eerst worden de ladingdragers volledig met het maximum aantal stuks geladen. De laatste pallet bevat dan het resterende aantal stuks. 6/11

7 Stap 2: De verzendnota (elektronische pakbon) automatisch aanmaken De aanmaak van een DESADV (verzendnota of elektronische pakbon) op basis van een DESADV message is eenvoudig. U opent een order dat u kan terugvinden in de map Ontvangen. Wanneer u klikt op Maak verzendnota (SSCC) komt het volgende tevoorschijn: - - 7/11

8 - Manuele aanmaak Bij manuele aanmaak komt het onderstaande scherm tevoorschijn Zoals u kan zien op bovenstaande schermaanduiding dient u zelf het aantal paletten/ladingdragers toe te voegen door op het groene +-teken te klikken OPGELET: bij producten met verschillende houdbaarheidsdata: altijd de eerstkomende datum invullen! 8/11

9 Automatische aanmaak Uw BaswareONE account gaat zelf het verzendbericht opbouwen zoals eerder beschreven. Dit gebeurt stap per stap. KAN ENKEL INDIEN PRODUKTBESTAND IS AANGEVULD. Om automatisch een verzendbericht te genereren, klikt u dus op Automatische aanmaak en vervolgens op Volgende. U krijgt dan een nieuwe pagina te zien: Hierin kunt u aan de linkerkant aangeven hoeveel stuks van elk besteld artikel de levering bevat. Als het om een volledige levering gaat, kunt u de waarden gewoon ongewijzigd laten. Aan de rechterkant wordt weergegeven welk type ladingdrager wordt gebruikt en hoeveel stuks een pallet maximum bevat. 9/11

10 Stap 3: Het bericht verzenden Welke werkwijze u ook gekozen hebt (de manuele of automatische aanmaak), uiteindelijk komt u terecht in hetzelfde vertrouwde scherm met de gedetailleerde opmaak van het verzendbericht. Hier kunt u eventueel nog wijzigingen aanbrengen voor u het bericht verzendt. U kunt bijvoorbeeld nog pallets toevoegen of verwijderen, SSCC- of GTIN-codes wijzigen of lotnummers of houdbaarheidsdata ingeven. Klik op Opslaan & Versturen om het bericht te verzenden. Stap 4: GS1-palletlabels printen Met één klik op GS1-labels printen wordt voor elke ladingdrager in het verzendbericht een GS1- label afgedrukt. Er wordt een venster geopend met daarin een PDF-document. In dit document staat elk label op een aparte pagina. De labels kunnen met een gewone printer worden afgedrukt. U hebt met andere woorden geen speciale labelprinter nodig. 10/11

11 De palletlabels die door uw Basware account worden afgedrukt zien er als volgt uit: 11/11

12 OPGELET: Er is ook mogelijkheid om zelf aangemaakte SSCC-codes toe te voegen aan desadv. Hiervoor dient u de bestaande SSCC-codes (zie schermafdruk hieronder) te verwijderen en te vervangen door uw eigen-genereerde SSCC-codes. 12/11