Sourcingsstrategie generieke ICT-diensten binnen het Rijk. Auteurs: Hans Hendriks en Leon-Paul de Rouw m.m.v.

Transcriptie

1 MTOBR DGOBR DIR Contactpersoon L.P. de Rouw T Sourcingsstrategie generieke ICT-diensten binnen het Rijk Auteurs: Hans Hendriks en Leon-Paul de Rouw m.m.v. Jan-Willem Brock 1. Sourcing bij het Rijk: inleiding De context De organisatie van ICT binnen de rijksoverheid staat continu onder druk om haar bedrijfsvoering slimmer, praktischer en efficiënter in te richten. Steeds wordt gezocht naar manieren om verspilling en overschrijdingen te voorkomen. Hiertoe zijn al diverse maatregelen genomen zoals het verbeteren van de projectbeheersing, het verbeteren van de aansturing van het informatiemanagement (instellen van CIO s en directie Informatiseringsbeleid Rijk), uitvoeren van Gateways, afspraken over architectuur en standaarden, afspraken over portfoliomanagement (TK , ). Daarnaast worden binnen het plan Compacte Rijksdienst concrete stappen gezet om de beleidsondersteuning (=bedrijfsvoering) te stroomlijnen en de beleidsuitvoering (=uitvoering en toezicht) te ontdubbelen (TK 31490, 54). Het Kabinet wil dat de Rijksdienst zich meer concentreert op haar kernactiviteiten, ondersteund door een efficiënte en effectieve bedrijfsvoering (waaronder ICT). Om dat te bereiken worden een aantal concrete stappen gezet, gebaseerd op de uitgangspunten en principes bij de herindeling van taken: het terugdringen van het aantal datacenters binnen het Rijk (van 65 naar minder dan 10 binnen 4 jaar) het concentreren van de ICT van de Haagse kernen en aanpalende rijksorganisaties binnen één shared service organisatie het verder uitbreiden van de generieke I-diensten en producten ten behoeve van (latere) afname door rijksonderdelen. Onderdeel hiervan is het nemen van beslissingen ten aanzien van sourcing. Sourcing is het resultaat van het afwegingsproces om te bepalen door wie welke dienstverlening wordt geleverd: door de eigen organisatie, een ander departement, een shared service organisatie of een marktpartij. De inhoud van het afwegingsproces (richtlijnen, overwegingen enzovoort) noemen we de sourcingsstrategie. De sourcingsstrategie helpt om afgewogen keuzes te maken over welke diensten het Rijk zelf uitvoert, zij samen met de markt uitvoert of volledig uitbesteed aan de markt. In dit document wordt de sourcingsstrategie van het Rijk besproken. Daarmee wordt aangesloten op de in 2009 verschenen Bestuurlijke Handreiking. Pagina 1 van 17

2 De Bestuurlijke Handreiking is geschreven om departementen te helpen bij het formuleren van een afgewogen sourcingsstrategie en bij te dragen aan de ontwikkeling van een uniform begrippen kader. Wat is sourcing? Bij sourcing gaat het om de afweging tussen het zelf doen, samen doen met de markt en het uitbesteden van diensten aan anderen. Sourcing is een voortdurend/ periodiek proces van het afwegen en bepalen van de manier waarop uitvoering wordt gegeven aan de rijksbrede (generieke) ICT-dienstverlening. Antwoord moet worden gegeven op vragen als: Om welke (welk deel van de ) I-diensten gaat het; Wie is eigenaar en wie is opdrachtgever; Op welke wijze worden de diensten uitgevoerd (en welke alternatieven zijn er); Doen we het zelf, samen of brengen we het naar de markt; Welke condities worden gehanteerd (wat zijn de doelstellingen). Een zorgvuldige beantwoording van deze vragen maakt het mogelijk een stevige bijdrage te leveren aan de hiervoor genoemde ambities. Meer nog dan dat. Een effectieve sourcingstrategie draagt bij aan onder meer: Verlaging van de Total Cost of Ownership (TCO); Flexibilisering en innovatie; Concentratie op kerntaken; Kwaliteitsverbetering. De sourcingsstrategie generieke ICT diensten draagt bij aan de invulling en uitwerking aan de doelstellingen van de Compacte Rijksdienst voor de verdere opbouw van een rijksbrede infrastructuur voor de bedrijfsvoering, de verdere concentratie van de bedrijfsvoering bij de kerndepartementen en aanvullende mogelijkheden tot ontdubbeling tussen uitvoerings- en toezichtorganisaties. Waarop heeft de strategie betrekking De strategie heeft betrekking op de generieke ICT (diensten die alle onderdelen van het Rijk gebruiken). De strategie is ook goed toe te passen op gemeenschappelijke ICT-diensten (diensten die door een paar onderdelen van het Rijk gebruikt worden) Toepassing is zelfs aan te bevelen omdat daarmee gemeenschappelijke ICTdiensten kunnen uitgroeien tot generieke ICT-diensten (zwaan-kleef-aan effect). Daarmee richt deze strategie zich niet alleen op de huidige generieke ICT-dienten, maar ook op de toekomstige. Ook de overheid als geheel waar de Rijksdienst onderdeel van uit maakt - heeft generieke ICT-diensten (gebruikt binnen de hele overheid). Deze strategie richt zich op de ICT-diensten van het Rijk, maar laat onverlet dat het Rijk natuurlijk zo veel mogelijk gebruik maakt van de generieke ICT-diensten van de gehele overheid. Wat is de strategie van het Rijk De strategie biedt een algemeen richtinggevend kader dat gebruikt wordt om tot keuzes te komen waar het gaat om de vraag of we dingen zelf moeten doen, samen met de markt of door uitbesteding. De strategie kent de volgende onderdelen : 1. Uitgangspunten en principes: Dit zijn richtinggevende uitspraken over de wijze van organiseren van de generieke ICT-voorzieningen van het Rijk. Ze worden vertaald naar wegingsfactoren in het sourcingskader. De strategische speerpunten en principes worden de komende periode verder doorontwikkeld op basis van ervaring en nieuwe inzichten alsmede nieuwe beleidskeuzen. Strategische uitgangspunten worden ook wel speerpunten genoemd. Pagina 2 van 17

3 2. Het sourcingskader is een set van spelregels die borgt dat deze afwegingen reproduceerbaar genomen worden. Noem het een toets op basis waarvan voor iedere dienst bepaald wordt met welke variant de te bereiken doelstellingen bereikt worden. 3. De agenda. Toepassing van het kader op kavels leidt tot een uitspraak over de sourcing van dat kavel en deze wordt vastgelegd in de sourcingsagenda. Deze omvat niet alleen het gewenste eindresultaat, maar ook de stappen daar naar toe. De sourcingsagenda is daarmee ook richtinggevend. De sourcingsagenda is opgesteld op basis van de actuele situatie en gewenste sourcingsuitspraken op korte termijn. 4. Afspraken over de besturing van het sourcingsproces. Met bovengenoemde vier onderdelen kan het sourcingsproces professioneel bestuurd en transparant worden uitgevoerd. Dit leidt tot een helder overzicht van welke diensten zich in welke mate lenen voor welk soort sourcing (zelf doen, inbesteding, samenwerken met de markt, uitbesteding). Pagina 3 van 17

4 2. Strategische doelstellingen, sourcingsprincipes en besturing sourcing De uitgangspunten waar elk sourcingstraject van generieke ICT aan moet voldoen: Strategische sourcingsdoelstellingen Sourcingsprincipes Besturing sourcingstrajecten Strategische sourcingsdoelstellingen De strategische doelstellingen zijn richtinggevend voor elk sourcingstraject. Zij vloeien voort uit het kabinetsbeleid en zijn gebaseerd op de Compacte Rijksdienst. De doelstellingen zijn: Lagere kosten voor generieke ICT-diensten. De ICT-voorziening moet efficiënter worden. Een optimale sourcingskeuze is randvoorwaardelijk voor een optimale efficiëntie. Concentratie van de bedrijfsvoering. Zoals verwoord in de nota Compacte Rijksdienst wil het Rijk op die manier de komende jaren efficiëntie bereiken. Groeien van uitbesteden van taken naar afnemen van diensten op basis van behoefte. De norm is dat de Rijksdienst gaat werken met resultaatverplichting van betrokken ICT-diensten. En dat zij het totstandkomingsproces (cq. sturen op taken en inspanning) loslaat. Een eenduidig en transparant sourcingsproces. Sourcingstrajecten moeten vergelijkbaar worden uitgevoerd, zodat deze beter bestuurbaar worden en er beter geleerd kan worden van de trajecten en hergebruik wordt gestimuleerd. Professionele besturing van sourcing. Naast het gestandaardiseerde proces is ook een professionele besturing nodig om de sourcingstrajecten vergelijkbaar uit te voeren. Dit vergroot de kans op realisatie van de sourcingsdoelstellingen. De besturing wordt verderop in dit memo beschreven. ICT-diensten moeten sourcebaar zijn en niet behoren tot kerntaken. Kerntaken zijn gedefinieerd als taken binnen kritische bedrijfsprocessen die omwille van verschillende redenen (juridisch, politiek, wettelijk, kennis etc.) altijd in eigen beheer moeten worden uitgevoerd. De Rijksdienst moet weten welke (ICT-) taken zich lenen voor welke sourcingsvorm en aansluiten bij door de markt herkenbare normen. Optimale mix van overheid en markt. De Rijksdienst is zowel verantwoordelijk voor het optimaliseren van de eigen bedrijfsvoering als het stimuleren van de markt. Hiertoe moeten de taken optimaal worden verdeeld over de eigen organisatie en de markt. Door toepassing van de sourcingsstrategie zal duidelijk worden wat optimaal is. Marktverstoring mag dus niet optreden. Versterken innovatief vermogen. In sourcingstrajecten moet worden geborgd dat innovaties (sociaal, organisatorisch, technisch) niet worden beperkt maar juist inpasbaar zijn in de bestaande omgeving. Pagina 4 van 17

5 Sourcingsprincipes De sourcingsprincipes zijn een tactische vertaling van de sourcingsdoelstellingen. Om gezamenlijk te profiteren van de voordelen binnen het Rijk zal de rijksinfrastructuur vanuit het perspectief van één concern moeten worden georganiseerd. Daarom hanteert de Rijksdienst ook gezamenlijke sourcingsprincipes. De sourcingsprincipes vormen als het ware het spelreglement voor de rijksbrede sourcing. Ministeries conformeren zich aan deze principes. De rijksbrede sourcingsprincipes zijn: 1. Het Rijk maakt gebruik van bestaande en bewezen technologie. Hergebruik voordat wordt gekocht, koop voordat wordt gebouwd. 2. Onderaanneming door de ene aanbieder aan een andere aanbieder moet vooraf ter toetsing worden voorgelegd aan de opdrachtgever. Beoordeeld wordt of de onderaanneming consequenties heeft voor de gestelde eisen of voor het gebruik door de afnemers. 3. De overheid bewaakt de integriteit van de eigen rijksbrede infrastructuur. Daarom worden de volgende uitgangspunten gehanteerd: a. Binnen een architectuurdomein worden architectuurstandaarden gehanteerd (bijv. ERP). Producten en diensten voor zo n standaard kunnen door meerdere partijen worden geleverd. b. Het Rijk hanteert per sourcingkavel preferred suppliers. Feitelijke uitvoering kan - afhankelijk van de service - in meerdere handen liggen (onderaanneming). 4. Politieke/ bestuurlijke en juridische kaders (wet- en regelgeving) ten aanzien van sourcing zijn leidend. 5. Er ligt een business case ten grondslag aan de beslissing en deze wordt op basis van de stappen in het sourcingstraject herijkt. 6. Het Rijk kiest bij sourcing in principe voor (de facto) standaard producten en diensten en wijkt daarvan alleen af met maatwerk als daartoe zwaarwegende argumenten zijn (bijv. omdat nog geen marktoplossingen beschikbaar zijn) en alleen met goedkeuring van de CIO Rijk. Met andere woorden: de dienst of activiteit in het sourcingstraject moet sourcebaar zijn. 7. Eindgebruikers binnen de Rijksoverheid houden hun single point of contact (1-loket) voor hun vragen en worden door (andere) sourcing niet geconfronteerd met verschillende loketten voor verschillende generieke ICT-diensten. 8. Het Rijk neemt vooraf maatregelen om risico s te mitigeren die ontstaan door conflicten tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. 9. Indien een dienst potentieel generiek is, mag deze niet langdurig gesourced worden zonder mogelijkheid tot tussentijdse opzegging. 10. Het Rijk besteedt geen diensten uit voordat zij deze diensten beheerst. Besturing sourcingstrajecten Voor sourcingsvraagstukken wordt het Besturingsmodel Generieke ICT-diensten Rijk gevolgd. De uitgangspunten bevorderen een goede besturing van de sourcing van generieke ICT-diensten. De uitgangspunten zijn: De sturing op de sourcing van generieke ICT-diensten sluit aan bij de bestaande rijksbrede sturingsgremia en rijksbrede sturingsafspraken. Pagina 5 van 17

6 Binnen de Rijksdienst wordt professionele regie gevoerd op generieke ICT. Op strategisch niveau door de ICCIO en op tactisch niveau door het Tactisch Beraad Generieke ICT. Voor elke generieke dienst is één eigenaar bekend. Er zijn drie opties: 1. Het eigenaarschap van specifieke I-diensten ligt bij het desbetreffend departement. 2. Het eigenaarschap van gemeenschappelijke diensten ligt bij één van de deelnemende departementen, tenzij de verwachting is dat deze gemeenschappelijke dienst generiek wordt. In dat geval ligt het eigenaarschap bij BZK/DGOBR. 3. Het eigenaarschap van generieke ICT-diensten ligt bij BZK/DGOBR, tenzij er interdepartementaal afwijkende afspraken over zijn gemaakt. Voordat de aanbesteding start worden heldere afspraken gemaakt over onderaanneming van een ICT-dienstverlener aan een andere aanbieder en over vervolgsourcing. Alle gebundelde vraag m.b.t. ICT-diensten is vertaald naar corresponderende ICT-architectuurdomeinen. De EA-architectuur is vertaald naar corresponderende sourcingkavels. Alle ICT-sourcingkavels dekken alle vastgestelde ICT-architectuurdomeinen. Sturing op sourcing bewaakt de relatie tussen architectuur en sourcing. Het monitoren van de sourcingsagenda vindt plaats binnen de sturingsafspraken van de rijksbrede ICT en binnen de afspraken die zijn gemaakt in het kader van de Compacte Rijksdienst. Er is een gremium dat alle sourcingstrajecten/ processen volgt en hierover adviseert aan de ICCIO. Voor elk sourcingsstraject zijn de randvoorwaarden voor goed opdrachtgeverschap ingevuld: 1. Voorzieningen voor goed opdrachtgeverschap, bijvoorbeeld in een zogenaamde demand-supply organisatie (andere woorden: retained organization, regieorganisatie etc). Bij de start van een sourcingsstrategie ontstaat een opdracbtgever-opdrachtnemerrelatie die beheerst moet kunnen worden. 2. Sturen op resultaat (output) in plaats van op het totstandkomingsproces daarvan (throughput): naarmate de Rijksdienst meer uitvoerende taken uitbesteed wordt het minder belangrijk en ook minder goed mogelijk om precies te bepalen volgens welke methoden en met welke technieken leveranciers hun producten en diensten realiseren. 3. ICT moet altijd de beschikking hebben over adequate deskundigheid om de sourcingsafspraken te kunnen sturen (en beheersen). Denk bijvoorbeeld aan actief contractmanagement, materiedeskundigheid enzovoort. Een grote intensivering van regiekwaliteit en -kwantiteit is randvoorwaardelijk om de besturing te borgen, ongeacht welke keuzes in dit traject worden gemaakt 4. De generieke ICT-diensten van het Rijk moeten bekend, beschreven en ontkoppelbaar zijn (cq. sourcebaar zijn). Pagina 6 van 17

7 3. Sourcingskader Het Kabinet heeft de behoefte alle sourcingstrajecten binnen de Rijksoverheid transparant en beargumenteerd, op basis van solide overwegingen, te laten verlopen. Met een standaard aanpak worden ook het leereffect, vergelijkbaarheid van sourcingstrajecten, de reproduceerbaarheid en het bijstellen van de strategische uitgangspunten geborgd. Dit sourcingskader kan daarom worden beschouwd als een rijksbrede sourcingstoets. Er zijn in beginsel twee aanleidingen om het sourcingskader als toets uit te voeren. De eerste betreft bestaande diensten of activiteiten die (opnieuw) moeten worden aanbesteed. De tweede betreft diensten of activiteiten die op de sourcingsagenda zijn geplaatst. Elk sourcingstraject wordt getoetst aan de hand van de volgende stappen: 1. Beschrijf de behoefte van een sourcingstraject en onderliggende businesscase; 2. Richt de besturing in conform de uitgangspunten besturing van sourcingstrajecten; 3. Toets het voorgenomen sourcingsstraject aan de sourcingsuitgangspunten en sourcingsprincipes; 4. Maak een onderbouwde keuze voor de gewenste sourcingsvorm; 5. Start het migratie- of uitbestedingstraject conform de inkoopkaders. 1. Beschrijf de behoefte van een sourcingstraject en onderliggende businesscase Beschrijf de behoefte van een sourcingsstraject in een kavel en onderliggende businesscase. Neem in het sourcingstraject ook reviewmomenten op. Geef de beschrijving van de behoefte aan in termen van functionele (prestatie)eisen. Kavels zijn gebundelde (ICT-)diensten met een logische samenhang die op dezelfde wijze gesourced kunnen worden. Kavels kunnen bestuurlijk, op basis van technologie of marktstandaarden/best-practises tot stand komen. De enterprise architectuur Rijk is behulpzaam bij het vaststellen van kavels voor sourcingstrajecten. Voor de besluitvorming wordt onderscheid gemaakt tussen de diensten uit de Compacte Rijksdienst projecten 4 en 7, waarvoor al besloten is dat deze tot hetzelfde kavel behoren en een theoretische aanpak waarmee ook de andere diensten verkaveld kunnen worden. 2. Richt de besturing in conform de uitgangspunten besturing van sourcingstrajecten. Voor sourcingsvraagstukken wordt het Besturingsmodel Generieke ICT-diensten Rijk gehanteerd, aangevuld met bestuurlijke uitgangspunten (uit hoofdstuk 2.3). Maak helder hoe de besturing van het sourcingsstraject is vormgegeven in termen Pagina 7 van 17

8 van opdrachtgeverschap, eigenaarschap en regie. Projectorganisaties worden ingericht op basis van een geaccepteerde standaard projectmethodiek. 3. Toets het voorgenomen sourcingsstraject aan de sourcingsuitgangspunten en sourcingsprincipes De strategische doelstellingen en sourcingsprincipes zijn vertaald naar criteria die in ieder sourcingstraject gewogen moeten worden. Met deze weging wordt de prioriteit van de doelstellingen bepaald. De criteria voor optimale sourcingskeuze zijn gebaseerd op het kabinetsbeleid en de Nota Compacte Rijksdienst. De wegingsfactoren zijn: Efficiëntie (TCO) door optimale concentratie en consolidatie. Optimale prijs-/prestatieverhouding voor de langere termijn, met aandacht voor een kostenbesparing op de korte termijn. Het veranderpotentieel van de Rijksdienst (hoeveel kan er gelijktijdig veranderd worden) De snelheid van technologische ontwikkeling van de dienst en de mogelijkheid van de Rijksdienst om medewerkers met de juiste expertise hiervoor te betrekken. De eigen volwassenheid van opdrachtgeverschap en regie op de dienst. Plus de kwaliteit van het beschrijven van de behoefte en de (eventueel over te dragen) systemen. De mate van interne beheersing van de dienst. De afweging of met een dienst een kerntaak wordt ingevuld en de verwevenheid met het primair proces. De mate van beheersing van (veiligheids)risico s Politiek afbreukrisico Naleven van beveiligingsvoorschriften en gebruikerseisen 4. Maak een onderbouwde keuze voor de gewenste sourcingsvorm. De sourcingsvormen zijn te verdelen over drie assen: Samenwerkingsvorm, aantal leveranciers, geografisch. a. Samenwerkingsvorm Zelf doen (met eigen of ingehuurde inspanningsverplichte medewerkers) Samen doen (met de markt) Resultaatverplicht uitbesteden (laten doen) Bij al deze vormen zijn verschillende varianten mogelijk waarbij afzonderlijk wordt gekozen voor vorm (insourcing, co-sourcing als PPS, outsourcing, met eigen of externe medewerkers met verschillende contractvormen). b. Aantal Leveranciers Single sourcing en Multi sourcing c. Geografisch Oftewel de keuze van de locatie. In de markt wordt in het laatste geval vaak gesproken van: Pagina 8 van 17

9 - Global Outsourcing: het uitbesteden naar voornamelijk lage lonen landen. - Co-sourcing: joint-venture en publiek private samenwerkingen (PPS) - Onshore outsourcing: het uitbesteden binnen Nederland - Nearshoring: het uitbesteden naar nabijgelegen landen (EU) - Offshoring: uitbesteden buiten Europa Wanneer ook de levenscyclus wordt meegenomen worden ook nog onderkend: - Follow-up sourcing: heraanbesteden na de looptijd van het initiële contract - Backsourcing: het terug in eigen beheer nemen na een uitbesteding Met bovenstaande opsommingen wordt geen limitatieve lijst gegeven. Alle varianten tussen zelf doen met eigen personeel en de cloud (maximale variant van resultaatverplicht uitbesteden op een pay-per-use basis) zijn mogelijk. Overigens zijn niet alle varianten voor alle kavels mogelijk: smartphonedienstverlening uit de cloud is bijvoorbeeld niet mogelijk. 5. Start het migratie- of aanbestedingstraject conform de inkoopkaders Als voldaan is aan de eerste vier fasen, en daarmee de sourcingstoets leidt tot een positief advies, kan worden gestart met de migratie of aanbestedingstraject. In het laatste geval wordt het aanbestedingstraject uitgevoerd conform de inkoopkaders. In het boekje: Onderweg naar Sourcing, Bestuurlijke Handleiding Sourcing, wordt uitgebreid ingegaan op sourcingsvormen en de migratie of aanbestedingstrajecten. Tevens worden in het boekje handreikingen gedaan voor het invullen van het opdrachtgeverschap. Pagina 9 van 17

10 4. Sourcingsagenda De sourcingsagenda bevat in zijn algemeenheid de uitkomsten van het sourcingsproces. De diensten zijn gebundeld in kavels en getoetst aan de principes. Daarnaast zijn de verschillende factoren van het kader gewogen. De sourcingsagenda bevat zowel een einddoel per dienst als de noodzakelijke tussenstappen. De sourcingsagenda is in hoge mate een levend document. Er is echter op dit moment zeker geen sprake van een greenfield situatie. Er zijn natuurlijk ondanks het ontbreken van een rijksbrede sourcingsstrategie sourcingskeuzes gemaakt bij het Rijk. Ook liggen trajecten voor waarbij op korte termijn sourcingsuitspraken moeten worden gedaan. Daarom is de huidige sourcingsagenda samengesteld uit deze trajecten en en de concrete sourcingsvragen van CRD 4 en 7. De sourcingsagenda is opgenomen in onderstaande tabel. Hierbij zijn de diensten verdeeld naar de kavels uit bijlage 1. Het toepassen van het sourcingskader op de reeds gemaakte sourcingskeuzes kan leiden tot een aanpassing van onderstaande agenda. Tabel 1 Sourcingsagenda huidige trajecten Dienst Planning en prioriteit Streefwaarde voor wegingsfactoren Sourcings vorm Tussenstappen Kavel 1: Datacenters en hosting Datacenter en hosting CRD4 Kostenbesparing en effectiviteit Kavel 2: Werkplekken en kantoorautomatisering Multistrategy: - insourcing - outsourcing - co-sourcing Bundelen. ICT-werkplek diensten CRD7 Kostenbesparing en kostentranspara ntie KA-software DWR-implementatie Kostenbesparing door licentiebeheer Standaardisatie door compliancy Kavel 3: (web)applicatieservices Outsourcing (nearsourcing bij meerdere leveranciers) Zelf doen: licentiebeheer en sturen op compliancy Leveren van de dienst: outsourcing bij meerdere partijen. Insourcing n.v.t. Rijksportaal DWR Kostenbesparing En kosten transparatntie Applicatie Kostenbesparing diensten DMS en Samen doen Outsourcing van diensverlening Pagina 10 van 17

11 Applicatiedienst en ERP Aansluiten bij besluit MR 18 maart 2011 kostentranspara tntie door beperking in aantal (2 tot 3) Voorkomen marktverstoring Kostenbesparing en kostentranspara tntie door beperking in aantal (2 tot 3) Voorkomen marktverstoring Zelf invullen van kenniscentrum Outsourcing van diensverlening Zelf invullen van kenniscentrum Nb: In de MR van 18 maart is opgenomen ten aanzien van financiële administratieve systemen: Wanneer een departement een financieel wil vervangen, moet voortaan worden aangesloten op één van de bestaande financiële systemen binnen het Rijk./ DG Rijksbegroting faciliteert de samenwerking tussen departementen). Op termijn wordt voorzien in een zeer beperkt aantal clusters van financiële systemen met verschillende software leveranciers. Afhankelijkheid van één marktpartij wordt onwenselijk geacht. Kavel 4: Connectivity & identity Rijksnetwerk Infrastructuur (LAN) Effectiviteit: Kostenbesparing Kostentranspara ntie Eigen kennis Samen doen (co-sourcing) met outtasking van diensten Koppelingen en verbindingen Effectiviteit: Kostenbesparing Kostentranspara ntie Eigen kennis Samen doen (co-sourcing) met outtasking van diensten Identiteit en toegangbeheer 1 directory voor alle rijksmedewerkers 1 Identity- en accesomgeving (IAM) Kernactiviteit Veiligheidsissue Eigen kennis Zelf doen met outtasking van diensten. Kavel 5: Integrators Kavel 6: Expertise en capaciteit Adviesdiensten Raamcontracten Projectmanage ment Insourcing (iinterim) Pagina 11 van 17

12 5. Sturing op sourcing Zoals in de inleiding is geconstateerd is sourcing een voortdurend/periodiek proces van afwegen en bepalen van hoe taken in het licht van de actuele ontwikkelingen het beste belegd kunnen worden. Dit betekent dat bij het zoeken en invullen van de optimale mix tussen zelf doen, samen doen en uitbesteden (oftewel het afnemen van diensten van anderen) steeds moet worden gemonitord of de huidige uitgangspunten nog valide zijn. Hiertoe zal continu moeten worden vastgesteld of de huidige sourcingsbesluiten bijdragen aan de uitgangspunten van sourcing, sourcingsprincpes en besturing van sourcingstrajecten alsmede het (kabinets)beleid. Op dit moment is de werkelijkheid te complex en de omgeving te veel in beweging om volledige duidelijkheid te hebben over een optimale strategie. Ook valt nog weinig onder de noemer van generieke ICT. Al doende zal een rijksbreed portfolio generieke ICT moeten worden opgebouwd om het sourcingskader toe te passen en verder uit te bouwen. Het kader helpt om de juiste afwegingen te kunnen maken en vormt een leidraad om de gewenste beslissingen te kunnen nemen. Daarnaast worden ervaringen uit de huidige en nieuwe praktijk actief verzameld en vertaald naar best practices en nieuwe of aangepaste uitgangspunten. De essentie van deze afspraken is dat sourcingstrajecten transparant en conform uitgangspunten worden uitgevoerd en dat hier jaarlijks over wordt gerapporteerd aan de ICCIO. Dit pleit ervoor om goed invulling te geven aan het sturingsproces waarin actief de toepassing van het sourcingskader wordt bewaakt. Waarin de uitgangspunten en het sourcingskader verder worden verrijkt en uitgebouwd en waarin actief gestimuleerd wordt om het rijksbrede generieke ICT-portfolio te vergroten. Gedacht wordt aan het opstellen van afspraken waarmee actief het sourcingsproces binnen de Rijksoverheid wordt gevolgd en het sourcingskader (de sourcingstoets) verder wordt aangevuld en verbeterd. Eveneens kunnen dan afspraken worden gemaakt over periodieke rapportage. Dit moet verder worden uitgewerkt maar gedacht wordt aan: Ter ondersteuning van de ICCIO zou een gremium (bijvoorbeeld subcommissie Sourcing) kunnen worden ingesteld dat de sourcingstrajecten toetst aan de strategie. De samenstelling van een dergelijk gremium wordt vastgesteld door de CIO s. Vanuit een andere benadering ligt de verantwoordelijkheid bij DGOBR. Het gremium wordt geadviseerd door een sourcingsplatform (werknaam). Het sourcingsplatform bestaat uit een netwerk van sourcingsdeskundigen binnen het Rijk. Door DGOBR/DIR wordt een handboek (vgl ppm handboek) opgesteld waarin sourcingsprincipes en uitgangspunten zijn uitgewerkt met best practices en praktische handvatten. In dit handboek kan eveneens een leidraad worden opgenomen ten aanzien van de sourcingsvorm die uiteindelijk wordt gekozen. Elk departement is verplicht om ten aanzien van nieuwe sourcingstrajecten die betrekking hebben op generieke ICT dan wel ICT waarvan bekend is dat zij op termijn generiek wordt ter toetsing voor te leggen aan het eerder genoemde gremium. Specifieke richtlijnen ten aanzien van de criteria moeten nog worden Pagina 12 van 17

13 vastgesteld. Het genoemde gremium adviseert zowel de sourcingseigenaar als de CIO Rijk. Bij een geschil beslist de CIO-Rijk. Het gremium rapporteert over het resultaat van de toetsing aan de sourcingseigenaren en geeft de ICCIO periodiek een rapportage. De rapportage maakt uiteindelijk onderdeel uit van het bedrijfsvoeringsjaarverslag. Het gremium stelt ook elk jaar de sourcingsagenda vast. Pagina 13 van 17

14 6. Acties die voortvloeien uit de sourcingsstrategie en sourcingsagenda Concluderend leidt voorgaande uitvoering van de sourcingsstrategie tot twee soorten acties. Acties die voortvloeien uit het implementeren van de sourcingsstrategie en acties die voortvloeien uit de sourcingsagenda. Acties die voortvloeien uit de implementatie van de sourcingsstrategie Om de sourcingsstrategie te implementeren zijn diverse acties voorzien. a. Organiseer in 2011 een proces waarmee de ICCIO periodiek nieuwe generieke services kan herkennen en vaststellen. b. Implementeer in 2011 de sourcingsstrategie conform de uitgangspunten in hoofdstuk 5. c. Maak in 2011 duidelijk wat de organisatie is van de interne en externe ICTdienstverleners binnen het Rijk, voor zover hierin nog niet wordt voorzien door de andere activiteiten. Acties die voortvloeien uit de sourcingsagenda De activiteiten die moeten worden uitgevoerd om de sourcingsdoelstellingen te realiseren zijn onderdeel van de sourcingsagenda Deze kunnen worden ingedeeld naar vier groepen: 1. Acties die al zijn belegd binnen het lopende uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst 2. Acties die pas ingezet kunnen worden als bestaande afspraken en contracten expireren 3. Acties die al zijn belegd 4. Acties en nog moeten worden opgestart. De onderliggende acties zijn: a. Acties die al zijn belegd binnen het lopende uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst Sommige (delen) van de realisatie van sourcingsspeerpunten zijn al voorbereid binnen het programma Vernieuwing Rijksdienst en verder ontwikkeld in het uitvoeringsprogramma Compacte Rijksdienst. Binnen Compacte Rijksdienst zijn dit met name het uitvoeren van het sourcingstraject voor project 4 en project 7. b. Acties die pas ingezet kunnen worden als bestaande afspraken en contracten expireren Voor sommige werkplekdiensten en applicatiediensten zijn de interne en externe beheerders al bekend danwel zijn (of worden) contracten afgesloten die in lijn zijn met de beleidsmatige uitgangspunten. Deze dekken een deel van de maatregelen die voorzien zijn om de sourcingsdoelstellingen en daarmee de sourcingsspeerpunten te realiseren. Voor zover dit nog niet het geval is of wanneer er sprake is van afwijkende lopende contractafspraken worden zodra het kan nieuwe afspraken gemaakt in lijn met de rijksbrede sourcingsstrategie. c. Acties die al zijn belegd Geef binnen twee jaar invulling aan één directory voor alle rijksmedewerkers en één Identity- en accesomgeving (IAM). Benoem de aansluitvoorwaarden zodanig dat mogelijk dat alle ICT-dienstverleners (intern en extern) hiervan gebruik kunnen maken. Benoem de interne beheerder van deze service. Maak daarmee Rijkspas plateau 3 mogelijk. Afronding Rol het Rijksportaal, SWF en DWR werkplekservices in de komende twee jaar verder uit zodat iedereen binnen het Rijk is aangesloten. Laat hiertoe voor elke Pagina 14 van 17

15 Rijksorganisatie concrete afspraken maken over het tijdstip van overgang of indien niet wordt aangesloten helder worden vastgelegd welke zwaarwegende redenen hiervoor zijn. Afronding 2015 d. Acties die nog moeten worden opgestart. Benoem in 2011 de interne beheerder van aansluitvoorwaarden en interoperabiliteitseisen, werk uit en stel vast waarmee de samenhang tussen de ICT-diensten in de kavels kan worden geborgd. Formuleer binnen een half jaar het rijksbreed rijksnetwerkbeleid. Geef vervolgens invulling aan dit beleid zodat half 2012 sprake is van een logisch rijksbreed rijksnetwerk. Benoem de preffered suppliers en interne beheerder verantwoordelijk voor deze service. Breng het aantal ISP s binnen het Rijk verder terug conform project 7 van de CRD. Zoek in 2011 actief naar logische bundeling gebaseerd op een businesscase en start in 2012 vervolgens met de concentratie. Afronding Specificeer domeinen voor de DMS applicatiediensten en de ERP applicatiediensten. Richt voor deze applicatiediensten kenniscentra in en start met de concentratie in Afronding Pagina 15 van 17

16 Bijlage 1: Generieke ICT-diensten en kavels ICT-diensten zijn processen en activiteiten die de goede werking van ICT-systemen waarborgen en daarmee de processen en personen in de organisatie goed kunnen ondersteunen. Binnen de Rijksoverheid wordt onderscheid gemaakt tussen specifieke, gemeenschappelijke en generieke ICT-diensten. Hieronder volgt een samenvatting uit de definitie (zie definitie generieke infrastructuur besluit ICCIO 22 juni 2011). Specifieke ICT-diensten zijn diensten voor ICT-systemen die uniek zijn voor een bepaald primair proces en die niet (kunnen) worden gedeeld met andere onderdelen binnen het Rijk, bijvoorbeeld de huursubsidieverlening of asielaanvragen bij de IND. Gemeenschappelijke ICT-diensten verzorgen de werking van ICT-systemen die door meerdere partijen binnen het Rijk worden gedeeld maar die niet noodzakelijk voor anderen bruikbaar zijn. Voorbeeld: het gebruik van gezamenlijke administratiesystemen of subsidieverleningssystemen. Generieke ICT-diensten zijn diensten die door iedereen binnen het Rijk worden gebruikt. Denk bijvoorbeeld aan de DWR werkplek en het Rijksportaal, netwerk en telefonie. Grafisch kan dit als volgt zichtbaar worden gemaakt: Specifiek Specifiek Specifiek Specifiek Specifiek Specifiek Specifiek Gemeenschap-pelijk Gemeenschappelijk Gemeenschappelijk Andere overheden Generiek rijksdienst Generiek overheid De generieke ICT-diensten zijn gedefinieerd op basis van de Enterprise Architectuur en ingedeeld en gebundeld naar sourcingskavels: Infrastructurele diensten: binnen de infrastructurele diensten vallen hosting, storage, technisch applicatiemanagement, externe netwerken en beveiligingsmanagement en aansluitvoorwaarden t.b.v. interoperabiliteit. Hieronder valt bijvoorbeeld het rijksbreed netwerk, voorzieningen om authenticatie en toegang te organiseren, en de datacenters. Eindgebruikersdiensten: onder de eindgebruikersdiensten verstaan we werkplekautomatisering, help- en servicedesks, file, print en mailservers, Pagina 16 van 17

17 interne netwerken en break/fix services. DWR, het portaal, Kantoorautomatisering als tekenprogramma s, presentatiepakketten, DWR en HRM portaal vallen hieronder. Applicatieve diensten. Onder applicatieve diensten vallen diensten als ontwikkeling, functioneel applicatiebeheer en technisch applicatiebeheer. Dit betreft dan systemen als Document management systemen (DMS, Enterprise Resource Planning (ERP), HRM-systemen, databasesystemen enzovoort. Expertise- en adviesdiensten. Dit betreft dienstverlening vanuit specifieke expertises, zoals I-Interim Rijk, Gateway Reviewing en andere op aanvraag te leveren expertise of capaciteit. Deze generieke services worden aangeboden door interne en externe ICTaanbieders en moeten naadloos samengevoegd worden met de gemeenschappelijke en specifieke applicaties van de eindgebruikers. Immers, de eindgebruiker wil en mag niets merken van de technische inrichting van het rijksbrede ICT-landschap. De term die in de markt wordt gebruikt voor dergelijke integratiediensten is ITserviceproviders (ISP). Zij dragen zorg voor platformonafhankelijkheid en dat alle verschillende systemen feilloos samenwerken binnen hun servicedomein. Dit is weergegeven in de volgende figuur: Kavel 2 Kavel 3 Kavel 7 Unified Communications (telefonie, video, webcam, etc) ICT Werkplekdiensten Webservices Applicatiediensten DMS Expertise & capaciteit Kantoor automatisering Werkplekdiensten (vaste clients) Applicatiediensten ERP Werkplekken & Kantoorautomatisering Kavel 1 (web)applicatieservices Kavel 4 Kavel 5 Adviesdiensten (strategie, architectuur, Portfoliomanagement, etc.) Housing en hostingservice Virtual Servers Beheer Rijks Netwerkinfrastructuur Identiteits- en toegangsbeheer Projectmanagement Data opslag Telecommunicatie diensten. Ontwikkelen beheerdiensten Datacenter & hosting Kavel 6 Connectivity Identity Kennisdeling En opleiding (competence center) System Integrators Service Integrators Integrators Generiek rijksdienst Pagina 17 van 17