Onderwerp Reactie college rapport Rekeningencommissie jaarstukken 2011

Transcriptie

1 Gemeente Den Haag Retouradres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag de gemeenteraad Uw brief van Uw kenmerk Ons kenmerk rm BSD/ RIS Doorkiesnummer adres Aantal bijlagen Onderwerp Reactie college rapport Rekeningencommissie jaarstukken 2011 Datum 19 juni Inleiding De Rekeningencommissie (RC) heeft de gemeentelijke jaarrekening, het jaarverslag en de rekeningen van de gemeentelijke diensten over het jaar 2011 besproken. Eerst met de betrokken accountants, vervolgens ook met een aantal portefeuillehouders. Zij heeft hiervan verslag gedaan in haar Rapport van de Rekeningencommissie over het jaar De RC constateert dat de gemeente ook bij de jaarrekening 2011 een goedkeurende verklaring heeft ontvangen, zowel voor de getrouwheid als de rechtmatigheid. Hierbij constateert de RC dat het financieel beheer van de gemeente als geheel op orde is, vooral dankzij de vooruitgang die de diensten DSO en SZW in 2011 hebben geboekt. Het college deelt het belang van een goedkeurende verklaring, en stelt het op prijs dat de RC oog heeft voor de verdere verbeteringen die ook dit jaar weer zijn geboekt in het proces rond de jaarrekeningen. De RC merkt hierbij op dat terugval moet worden voorkomen, en verdere verbeteringen moeten worden opgepakt. Het college ondersteunt dit. In het rapport van de RC zijn de reacties en toezeggingen van de portefeuillehouders opgenomen. Daarnaast is een aantal opmerkingen, wensen en vragen van de RC nog niet of onvoldoende aan de orde gekomen in de besprekingen. Het college hecht er belang aan om op deze punten alsnog een reactie te formuleren. Dat doen we in deze raadsmededeling. 2. Belangrijkste verbeterpunten en ontwikkelingen inzake het financieel beheer Kwaliteitsbehoud financieel beheer De commissie stelt met genoegen vast dat de opgaande lijn in de kwaliteit van het financieel beheer zich in 2011 heeft doorgezet. Het is essentieel om deze lijn minimaal vast te houden, zeker in een tijd van recessie, bezuinigingen (ook op de financiële functie), reorganisaties en fusies. De RC heeft het college gevraagd hoe terugval in de kwaliteit voorkomen gaat worden en hoe de noodzakelijke verbeteringen in 2012 gerealiseerd gaan worden. Hierbij wil de RC blijven beschikken over de uitkomsten van de Hard Closures. Het college zal de RC onverminderd informeren over de uitkomsten van de eerste en de tweede HC, en hierbij expliciet aandacht besteden aan het op peil houden van het financieel beheer bij de diensten. Inlichtingen bij Postadres: Postbus 12600, 2500 DJ Den Haag Telefoon: Bezoekadres: Spui 70, Den Haag Internetadres:

2 BSD/ Investeringen: beheersing en verantwoording De RC constateert dat er bij de begroting sprake is van planningsoptimisme, waardoor in de jaarrekening op verschillende terreinen sprake is van onderbesteding en van een structurele, dienstoverstijgende problematiek die nog dit jaar moet worden opgelost. Het college onderkent dat sprake is van planningsoptimisme en zegt toe in 2012 te rapporteren over een herziening van de spelregels voor het begroten en beheersen van investeringen. De voorbereidingen hiervoor vindt momenteel plaats. Het verzoek van de RC om hierover een werkbespreking te organiseren met de wethouder FS zal hierbij worden betrokken. Bij het Meerjaren Investeringsplan merkt de RC op dat er in de beheersing en verantwoording sprake is van een verslechtering ten opzichte van Het college herkent zich niet in deze opmerking. Het percentage onderbesteding investeringen is gedaald van 57 procent naar 35 procent. De rapportage over deze onderbesteding is eenduidig aan Specifiek wil het college nog kort ingaan op het liquiditeitsoverschot dat is gebleken bij de jaarrekening. Op pagina 9 van het rapport constateert de RC dat er een rentenadeel is van 3 mln. Maatregelen om onderbesteding tegen te gaan moeten voorkomen dat in de toekomst te vroeg geld wordt opgenomen. De leningen uit eind 2010 die het rentenadeel over 2011 hebben veroorzaakt kunnen worden gebruikt voor de financiering van activa vanaf 2012, in plaats van nieuwe leningen. Alternatief is nog om de bestaande leningen vervroegd af te lossen. Te snelle en ongecoördineerde acties op dit punt met als doel de portefeuilles te verkleinen leiden mogelijk tot financiële ongunstige effecten. Het college ziet op dit moment in de portefeuille opgenomen leningen een flexibel deel van ca. 236 miljoen, waarvan mogelijk ca miljoen in aanmerking komt voor vervroegde aflossing (afkoop). In het licht van het bestaande liquiditeitsoverschot lijkt afkoop van leningen het overwegen waard, op een moment dat een dergelijke actie financieel gunstig is. Afkoop kost op basis van de huidige rentestanden tussen de 20 en 30 miljoen aan afkooprente op het totale leenbedrag van miljoen. Het is bij de huidige rentestanden daarom financieel gunstiger om niet af te kopen. Dit kan echter weer veranderen en wordt continue in de gaten gehouden. Als de rente gaat stijgen of andere omstandigheden wijzigen, zullen wij de mogelijke afkoop van leningen opnieuw bezien. Altijd zal in de afweging daartoe goed gekeken moeten worden naar de kosten-baten analyse van de beslissing. Een tweede punt van aandacht betreft de informatiebehoefte van de RC over bestuurlijk relevante projecten. Zoals de wethouder FS hierover reeds heeft toegezegd zal het college met de RC in overleg treden over de informatievoorziening. Het college zal hierbij nadere informatie verstrekken over de stand van zaken van het project Tramlijn 9. Ten slotte vraagt de RC aan het college om een nadere toelichting op de wijze waarop de dividenden van de gemeente worden begroot (uitgangspunten, afspraken, aannames, berekeningen). De raming van de dividenden is afhankelijk van de financiële situatie bij de betrokken instellingen, in combinatie met de verwachte resultaatontwikkeling. Dit wordt jaarlijks bezien en als input gebruikt bij de begroting. Iedere instelling moet hierbij op zijn eigen merites worden beschouwd, hiervoor hanteert het college geen generiek ramingsmodel. Bij de BNG is de dividendraming tevens afhankelijk van wet- en regelgeving (Basel III). Reserves De beheersing van de omvangrijke reservepositie van de gemeente van meer dan 1 miljard is onveranderd een belangrijk aandachtspunt van de RC. De RC noemt met name de reserve Grote Projecten, de reserve Assurantiën, de reserve Parkeren en de reserve Kapitaallasten. Het college deelt de aandacht van de RC voor deze reserves en zegt toe bij de begroting 2013 nadere informatie te verstekken over deze reserves, gecombineerd met het Doelmatigheidsonderzoek naar reserves. De reserve Assurantiën zal vrij komen te vallen doordat het risico dat deze reserve afdekt wordt opgenomen in het risicocumulatiemodel.

3 BSD/ De RC vraagt om de uitkomst van het onderzoek naar de reserve Kapitaallasten. Het jaarlijkse investeringsvoornemen op begrotingsbasis is circa 150 mln., terwijl de realisatie rond de 100 mln. per jaar ligt. In theorie is de vrijval nodig om de toekomstige lasten van alle investeringen te dekken. Tot nu toe is elk jaar sprake van vrijval van kapitaallasten. We gaan ervan uit dat ook in de toekomst sprake is van planningsoptimisme. Bovendien is het MIP structureel gedekt. Met andere woorden, de begrote kapitaallasten zijn eeuwig aanwezig. Dit betekent dat als een investering door vertraging een jaar later in gebruik wordt genomen, deze in de (verre) toekomst ook een jaar later hoeft te worden vervangen. Er ontstaat dan in de toekomst geen tekort aan kapitaallasten als gevolg van vertragingen nu. Dit leidt tot de conclusie dat de 45 mln., die is ontstaan door vertragingen in het verleden, kan vrijvallen. Zoals ook aangegeven op pagina 2 werkt het college aan een nieuwe set van spelregels om onderbesteding op investeringen tegen te gaan. De reserve Kapitaallasten zal hierin betrokken worden. Vervolgens vraagt de RC om de clustering van reserves bij de dienst DSO. Zoals de portefeuillehouder SVI heeft toegezegd zal hij hierover in overleg treden met de directie Financiën en de GAD. In de programmabegroting zal een nadere clustering zijn uitgewerkt. Risico's verbonden partijen De RC vraagt bij de verbonden partijen met name aandacht voor het project Vroondaal. Het college zegt een uitgebreide informatievoorziening over Vroondaal toe aan de commissie Ruimte. Daarnaast zal er, zoals de RC vraagt, periodiek overleg plaatsvinden tussen DSO, de GAD en de directie Financiën over de informatievoorziening vanuit de PPS Vroondaal. Jaarlijks bij de begroting (IpSO) ontvangt de raad, in het kader van 'Grip op grote projecten', een financiële update van het project. Recent heeft de commissie Ruimte een eerste voortgangsrapportage Vroondaal ontvangen, met daarbij het stedenbouwkundig kader van de nieuwe visie "Vroondaal Revisited". Financieel beheer DSO De RC stelt met genoegen vast dat het financieel beheer van DSO in 2011 in belangrijke mate is verbeterd. Toch heeft de RC nog een aantal aandachtspunten. Het college zegt toe om in de rapportage over de Hard Closures in te gaan op de voortgang van het financieel beheer van DSO. Verder heeft de portefeuillehouder SVI reeds toegezegd zijn uiterste best te doen de informatie over de Topindicatoren bij behandeling van de jaarstukken in de gemeenteraad beschikbaar te hebben. Inmiddels is de raad hierover geïnformeerd. Financieel beheer van (nieuwe organisatie van) SZW en HGR De RC stelt met genoegen vast dat het financieel beheer van de dienst SZW aanzienlijk is verbeterd. Hierbij vraagt de RC nog wel aandacht voor de vergroting van doelmatigheid tussen de diensten SZW en HGR. Het college zegt toe de RC op hoofdlijnen te informeren over de inrichting van de financiële functie, met expliciete betrokkenheid van de GAD. Financieel beheer DPZ De RC constateert dat DPZ op de goede weg is bij het op orde krijgen van het financieel beheer. Wel uit de RC zorgen over het verdere verbeterproces in combinatie met de eventuele toevoeging van andere bedrijfsonderdelen. Het college begrijpt deze zorg, en zal met een eventuele samenvoeging prudent omgaan. Leesbaarheid en inzichtelijkheid dienstjaarrekeningen Het college constateert met de RC dat de leesbaarheid en inzichtelijkheid van de dienstjaarrekeningen is verbeterd. Het college wil graag met de RC van gedachten wisselen hoe we dit bij de volgende jaarrekening nog verder door te ontwikkelen.

4 BSD/ Overige verbeterpunten en aandachtspunten inzake het beheersingsinstrumentarium en de verslaggeving Centrale Vastgoedorganisatie De RC vraagt de burgemeester als beheerportefeuillehouder van BSD toe te lichten hoe zijn (tijdelijke) verantwoordelijkheid voor de nieuw op te richten CVO zich verhoudt tot zijn positie als voorzitter van Raad en College. Op korte termijn zal het college de raad informeren over de oprichting van het CVO. Hieruit blijkt dat de bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de CVO bij de portefeuillehouder SVI ligt. Er is organisatorisch voor gekozen om dit tijdelijk onder te brengen bij de Bestuursdienst, in afwachting van de definitieve positionering. De burgemeester is weliswaar eindverantwoordelijk voor de dienst BSD, maar draagt door de portefeuilleverdeling geen directe bestuurlijke verantwoordelijkheid voor de CVO. Een dergelijke constructie is overigens niet ongebruikelijk. Er is geen één op één koppeling tussen diensten en portefeuillehouders. Frictiekosten bezuinigingen De RC mist heldere criteria voor declaratie van frictiekosten door diensten (waaronder HGR) ten laste van de concernbrede bestemmingsreserve frictiekosten en verzoekt het college maatregelen te nemen. Voor de declaratie van frictiekosten heeft het college de onderstaande criteria geformuleerd: De frictiekosten van 30 mln. zijn beschikbaar gesteld om de apparaatskostenbezuiniging van 48 mln. te realiseren. (apparaatskosten strekken zich verder dan alleen salariskosten). Er moet een duidelijke relatie te leggen zijn tussen de bezuiniging en de gedeclareerde frictiekosten. Deze relatie is zichtbaar in de verschillende taakstellingsplannen. Het budget is inzetbaar voor flankerende voorzieningen die passen binnen het sociaal beleidskader (SBK 2011). De frictiekosten zijn ook inzetbaar voor de verbetering van werkprocessen. Alleen daadwerkelijke frictiekosten mogen worden gedeclareerd. De GAD controleert de uitgaven van de frictiekosten. De RC vraagt het college het risico frictiekosten van gekorte gesubsidieerde culturele instellingen nader toe te lichten. Het college geeft aan dat dit vooral speelt in de sectoren cultuur, maatschappelijke ontwikkeling, volksgezondheid en zorg. Ruim de helft van de gekorte culturele instellingen is eigen risicodrager voor de werkeloosheidswet. Deze instellingen hebben naar verwachting onvoldoende middelen om deze verplichte uitkering te kunnen bekostigen, waarbij de gemeente deels door afspraken uit het verleden verantwoordelijk gehouden kan worden. Het risico wordt geschat op 26 miljoen. Hierbij is er nog geen rekening mee gehouden dat in de plannen van in het Lente-akkoord is opgenomen dat de werkgever de eerste 6 maanden de WW-uitkeringen dient te betalen. Het effect hiervan op de frictiekosten kan nog niet worden ingeschat. Daarnaast zijn er risico s vanwege de afwikkeling van arbeidscontracten en het afstoten van panden (leegstand, functiewisseling, aanvullende bewaking en verkoop onder boekwaarde). Dit risico is becijferd op 9 mln. De RC vraagt zich af of het risico op deze zogenaamde 'weglek rendabelen' voldoende wordt beheerst en waar dit tot uitdrukking komt in de begrotingen en jaarrekeningen. Dit werkt als volgt. De weglek rendabelen wordt in de programmabegroting structureel verwerkt. Voor 2012 en 2013 is de weglek lager dan begroot, deze vrijval staat vermeld in de Voorjaarsnota. Vanaf 2014 wordt het totaal beschikbare bedrag van 10 mln. ingevuld. De beschikbare 10 mln. is niet voldoende om het totale weglekeffect in de gemeente als gevolg van de bezuinigingen op te vangen. De financiële spelregels die hierbij gehanteerd worden leiden er toe dat het restant aan weglek opgevangen wordt binnen de inhoudelijke programma's, waarmee de portefeuillehouder verantwoordelijk is voor de beheersing van dit risico. Weglek rendabelen heeft betrekking op apparaatskosten gekoppeld aan specifieke beleidsterreinen verdeeld over de gehele begroting. Na de budgettaire verwerking bij de komende begroting zal de weglek als zodanig daarom ook niet meer terugkomen in begrotingen en jaarrekeningen.

5 BSD/ Prioriteiten IDC De RC verwacht van de portefeuillehouder VDMO dat de drie prioriteiten voor het financieel beheer van het IDC voortvarend worden afgewikkeld. Het college gaat al voortvarend aan de slag met het afwikkelen van deze prioriteiten. Met het inrichten van het LEAN-kwaliteitsmanagement bij IDC is inmiddels een substantieel aantal processen is gescreend en heringericht. Ook het kostprijsmodel is herijkt. Er is één dienstverleningsovereenkomst (DVO) voor het basispakket voor de gehele gemeente met daarin gestandaardiseerde producten en diensten en prestatie-indicatoren. Ten slotte heeft het IDC de benodigde afspraken gemaakt met het Fiscaal Advies Team. In 2012 is het horizontaal toezicht bij het IDC gereed. Integriteit Het college deelt de aandacht van de RC voor integriteitsgevoelige activiteiten bij de dienst DPZ. Daarom zal het college in de jaarrekening 2012 een volledige rapportage over dit onderwerp opnemen. Voorziening Graven De RC wil door het college worden geïnformeerd hoe wordt omgegaan met het feit dat de stand van de voorziening Graven ontoereikend is om structurele exploitatietekorten op te vangen. Het exploitatieverlies 2011 bedroeg 0,523 mln. Het negatief exploitatieresultaat wordt voor 0,140 mln. veroorzaakt door kosten met een incidenteel karakter. In de eerste helft van 2012 wordt onderzocht hoe de kosten van de bedrijfsvoering kunnen worden verlaagd. Tevens wordt een benchmarkonderzoek uitgevoerd naar de tarieven. Naar aanleiding van de uitkomsten van deze onderzoeken worden maatregelen genomen om de exploitatie financieel gezond te maken. 4. Overige opmerkingen en aanbevelingen De RC heeft geconstateerd dat een deel van de post van 14 mln. voor Inburgering als dekkingsmiddel wordt ingezet voor de Krachtwijken. Vooruitlopend op de afrekening met het Rijk kan de gemeente nog niet vrijelijk beschikken over deze middelen, toch is 1,7 mln. aangewend voor een Krachtwijkenproject. Het college heeft deze weloverwogen keuze gemaakt, omdat de afrekening van de GSB middelen inburgering in een vergevorderd stadium is. Aan het eind van 2012 wordt de definitieve afrekening verwacht. In de aanloop hier naartoe is hierover afstemming geweest met het Rijk waardoor het college de inschatting heeft kunnen maken dat tenminste een deel van de 14 mln. definitief toegekend zal worden. Hierdoor hebben wij het besluit genomen reeds invulling te geven aan deze middelen. Het alternatief zou zijn dat er op het specifieke Krachtwijkenproject zodanig bezuinigd moest worden dat de uitvoering in gevaar kwam. In het onaannemelijke geval dat de afrekening dusdanig negatief uitvalt dat de 1,7 mln. voor het Krachtwijkenproject in gevaar komt, zal dat binnen het programma Integratie en Krachtwijken opgevangen worden. Deze incidentele post betreft 4 procent van de totale omvang van dit programma, in combinatie met de zeer kleine verschijningskans acht het college dit risico aanvaardbaar. De RC vraagt voorts om de inschatting van eventuele risico's inzake ADO, ook al erkent de RC dat er op dit moment geen concrete signalen aan de orde zijn over specifieke risico's. De gemeente is op dit moment geen geldverstrekker aan N.V. ADO Den Haag. De gemeente is wel eigenaar van een groot gedeelte van het stadion. Dit gedeelte wordt door ADO gehuurd van de gemeente. Aan de huurovereenkomst met ADO is een recht van cessie gekoppeld. Dat betekent dat op het moment dat aan het begin van het voetbalseizoen de tv-gelden bij ADO binnen komen, de gemeente het recht heeft op deze inkomsten om daarvan de huur te innen. Daarmee is het risico op het mislopen van de begrote huurinkomsten geminimaliseerd. In de praktijk functioneert deze constructie al enige tijd naar behoren.

6 BSD/ De RC constateert dat de totale omvang van de bevindingen over de rechtmatigheid ruim 40 mln. is. Dit ligt hiermee ongeveer op ongeveer dezelfde hoogte als vorig jaar. Een groot deel hiervan heeft opnieuw betrekking op tekortkomingen bij de aanbestedingen (circa 10 mln.). De RC verwacht dat het college afdoende maatregelen neemt om deze tekortkoming zoveel mogelijk te voorkomen. In 2011 heeft het college veel aandacht besteed aan de tekortkomingen op rechtmatigheden, zoals vorig jaar is toegezegd door het college aan de Rekeningencommissie. Dit heeft er toe geleid dat op verschillende gemeente onderdelen sprake is geweest van een sterke daling van tekortkomingen. Zo is de onjuistheid bij de dienst Stadsbeheer gedaald van 6,5 mln. in 2009 naar 0,3 mln. in Een tweede effect van de verhoogde aandacht is dat er bij dienst Stedelijke Ontwikkeling een tekortkoming aan het licht is gekomen die al jaren speelde. Het ging hier om een bedrag van 6,3 mln. Het is niet mogelijk gebleken deze tekortkoming voor 2011 nog te herstellen, maar vanaf 2012 zal dit wel het geval zijn. Ten slotte had de dienst DPZ in 2011 grotendeels als gevolg van de fusie een tekortkoming op aanbestedingen van in totaal 2 mln. Dit had een incidenteel karakter en zal naar verwachting in 2012 niet meer voorkomen. Materieel zijn de tekortkomingen op aanbestedingen in 2011 dus niet significant lager dan in 2010, maar het college heeft hier in 2011 veel in geïnvesteerd, zodat deze daling vanaf 2012 wel zichtbaar zal zijn. Evenals vorig jaar constateert de RC dat de Bestuursdienst veel subsidies verstrekt. De RC roept het college op deze activiteiten uit doelmatigheidsoogpunt elders te beleggen, waarna de BSD zich kan focussen op 'bestuurstaken' (concerntaken). Het college geeft aan dat de bestuurstaken van de BSD onder meer de openbare orde en veiligheid omvatten, zoals het verlenen van vergunningen op dat beleidsterrein en het verstrekken van subsidies in het kader van openbare orde en veiligheid zoals het begeleiden van jongeren (jongerentrajecten) en keurmerk veilig ondernemen. Daarnaast is ook het beleidsterrein mediabeleid ondergebracht bij de BSD en worden daar eveneens, gekoppeld aan dat beleidsterrein subsidies verstrekt ter verbetering van het mediagebeuren van de stad Den Haag. Beleidsmatig zijn deze taken inherent verbonden met de bestuursdienst. Het college vindt evenwel de suggestie van de RC om de administratieve verwerking van subsidies elders te beleggen interessant om nader te bekijken. Dit past mogelijk bij andere gedachten om de doelmatigheid bij het financieel beheer te vergroten in het kader van de raadsmededeling "Ontkokering: gemeentelijke organisatie in transitie". 5. Nawoord college Het college hecht veel belang aan een goed financieel beheer bij de gemeente. Mede dankzij de vruchtbare samenwerking met de Rekeningencommissie hebben we in 2011 belangrijke stappen gezet. Dit heeft geleid tot een soepel jaarrekeningproces met een goedkeurende accountantsverklaring. Om het huidige niveau nog verder te verbeteren zullen we ook naar de toekomst toe veel aandacht besteden aan het financieel beheer. Het college heeft het vaste voornemen door te gaan op de ingeslagen weg. Daarom neemt ze de opmerkingen en aanbevelingen van de RC ter harte en wil de RC bedanken voor haar constructieve opstelling. Het college van burgemeester en wethouders, de secretaris, de locoburgemeester, Annet Bertram Marnix Norder