NIS Notarieel Informatie Systeem

Transcriptie

1 NIS UPDATE RELEASE Q NIS Notarieel Informatie Systeem Sportlaan 2h, 818 BE Heerde T (0578) , F (0578) info@vanbrug.nl

2 2014 Van Brug Software B.V. Niets uit deze opgave mag worden verveelvoudigd en/of openbaar gemaakt door middel van druk, fotokopie, microfilm, geluidsband, elektronica of op welke andere wijze ook en evenmin in een retrieval systeem worden opgeslagen zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van Van Brug Software B.V. Hoewel deze handleiding met zeer veel zorg is samengesteld, aanvaarden noch de auteur, noch Van Brug Software BV enige aansprakelijkheid voor enige schade ontstaan door eventuele fouten en/of onvolkomenheden in dit document. Voor vragen of opmerkingen betreffende deze of andere documentatie gaarne contact opnemen met: Van Brug Software B.V. Kantooradres: Sportlaan 2h, 8181 BE Heerde Postadres: Postbus 123, 8180 AC Heerde Tel.: (0578) Fax: (0578) Web: 2

3 Inhoudsopgave 1 Algemeen 4 2 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit KantoorCockpit CDR Uren KvK GBA-V Management overzichten Conviso IdScan ZakenCockpit CDR Alles rechercheren CCR ECH Expeditie Dataplaza 8 3 KIK-R/KIK-I KIK-R KIK-I 9 4 Zakenadministratie NP/NNP kaart Profit Aflijnen Opslaan in NIS Menu Office Q NP/NNP kaart Dataplaza in ZakenCockpit CDR Expeditie IdScan 11 Versie: Q

4 Algemeen 1 ALGEMEEN Dit document beschrijft de functionele uitbreidingen en verbeteringen in het Notarieel Informatie Systeem. Deze beschrijving is behalve voor de applicatiebeheerder van het kantoor, ook bestemd voor de gebruikers van het systeem om kennis nemen van de verbeteringen en de nieuwe mogelijkheden. Medewerkers van Van Brug Software B.V. zijn continue actief met het verbeteren van de kwaliteit en functionaliteit van de software. Dat deze activiteiten tevens worden beïnvloed door externe factoren, zoals veranderde procedures bij het Kadaster, wetswijzigingen en de ontwikkelingen bij Microsoft op gebied van databases en besturingssystemen, is evident. 4 Versie: Q

5 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit 2 KANTOORCOCKPIT/ZAKENCOCKPIT/PARTIJENCOCKPIT 2.1 KantoorCockpit CDR Op het startscherm in de KantoorCockpit bij [Openstaande akten] en bij het [Overzicht CAA] staat nu 10 kalenderdagen i.p.v. werkdagen. De knoppen [Exporteer naar PDF] en [Open aktekaart] blijven nu staan bij het Netrepertorium, indien één van de [Zoekopties netrepertorium] wordt gebruikt (5695). Onder het tabblad [Netrepertorium] worden nu ook altijd de velden [OVB kenmerk] en [OVB bedrag] gevuld (6342). Indien, na het wijzigen van gegevens op de NP of NNP kaart, welke kaart gekoppeld is aan het Netrepertorium, de aktekaart aangevuld wordt met gegevens in het vrije deel van de aktekaart (bijvoorbeeld deel/nummer kadaster), worden deze wijzigingen in de partijkaart niet meer gezien als correctie en zal de betreffende repertoriumregel niet meer ter verzending als correctie onder het tabblad [CDR/AWR] verschijnen in de Kantoorcockpit (4393). Bij het maken van lijsten binnen het Repertorium via de knop [Export PDF] verschijnt de naam met het protocolnummer van de betreffende notaris boven aan de lijst (4870). Middels de tabtoets worden geen velden meer overgeslagen in het Kadaster gedeelte in de aktekaart, maar worden alle velden achter elkaar doorlopen (5120). Wanneer een verplicht veld ontbreekt in een partijkaart, welke is gekoppeld aan het Netrepertorium, verschijnt bij het versturen van de aktekaart hierover een melding. In deze melding wordt voortaan tevens het aktenummer vermeld waar het om gaat (5120). Indien gewerkt wordt met de functionaliteit van het extra nummer, i.v.m. een externe applicatie, zal het extra nummer als zaaknummer getoond worden onder de diverse tabbladen binnen het CDR in de KantoorCockpit (5894). Wanneer gekozen wordt onder CDR/AWR om de akten direct met de akteregels te versturen, zullen de akteregels voor testamenten, waar geen akten aan gekoppeld zijn, nu ook zonder melding direct ingeschreven worden in het Netrepertorium (6225) Uren Bij het schrijven van declarabele uren in de KantoorCockpit wordt, ongeacht het bedrag, het vinkje [Uren declarabel] weer automatisch gezet (4675) KvK Er is een aanpassing gedaan, waardoor indien er bepaalde informatie ontbreekt op het uittreksel, bijv. een kerkgenootschap, er wel een cliëntenkaart kan worden aangemaakt (6541) GBA-V Bij een GBA-inzage van de onderliggende relaties van de partij volgt nu ook inzage [Uitgebreid + ouders] (5755) Management overzichten Voor het [OHW overzicht] en het [Af-/opboeking overzicht] is het mogelijk geworden om in de Applicatiemanager meer dan 6 grootboekposten uit te zonderen van de standaardreeks, waarvoor wordt gekeken bij de omzetbepaling vanuit Profit/Facturering (5389). Versie: Q

6 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit Conviso IdScan Het veld [Nationaliteit] wordt niet meer automatisch overschreven in de KantoorCockpit vanuit de data informatie van het legitimatiebewijs, indien er is aangegeven, dat hetgeen in NIS staat bewaard moet blijven (6199). Er zijn aanpassingen doorgevoerd aan het softwaregedeelte van de Conviso IdScan n.a.v. een update van Keesing (6579). Binnen de configuratie van de software van de Conviso IdScan kan nu ook een beveiligde FTP locatie op worden gegeven voor de opslag van de scans. De inrichting van deze FTP locatie kan uw systeembeheerder voor u verzorgen, indien u in de cloud werkt (6578). 2.2 ZakenCockpit CDR Wanneer er in voorgaande jaren steeds opnieuw genummerd werd in het Repertorium, maar nu voortaan doorgenummerd wordt en een aktekaart in de ZakenCockpit verwijderd dient te worden, zal alleen het aktenummer van het betreffende jaar getoond worden om verwijderd te worden (5570). Indien gekozen wordt bij [melden OVB] voor [Ja] en vervolgens voor [Vrijstelling] en er een nihil aangifte gedaan wordt ( 0,00), wordt na het opslaan van de aktekaart het vinkje [OVB betaald] standaard aangezet. Hierdoor verschijnt de regel niet meer onder het overzicht [Overzicht OVB aangifte] in de KantoorCockpit. Pas na verzending van de regel naar het CDR, waardoor er door de Belastingdienst een OVB betalingskenmerk aan toekend is, kan een eventuele wijziging worden aangebracht in de betreffende aktekaart voor wat betreft de overdrachtsbelasting (5594). Wanneer er bij de verrichting [Levering onroerende zaak/beperkt recht] of [Verdeling] gekozen wordt voor [Nee] bij [Melden OVB] verschijnt een extra melding of dit ook daadwerkelijk de bedoeling is, aangezien ook een nihil aangifte ( 0,00) gemeld dient te worden (5362). Wanneer in een NNP kaart zowel de vestigingsplaats als de kantoorplaats is gevuld, zal bij het koppelen van de betreffende NNP kaart aan de aktekaart de vestigingsplaats (zetel) getoond worden bij de partijselectie. Wanneer deze vestigingsplaats ontbreekt, wordt automatisch de kantoorplaats getoond. Wanneer beiden ontbreken, volgt hierover een melding (5696). Indien binnen het Personeels Management Systeem (PMS) bij de betreffende gebruiker onder het tabblad [Rechten], [Kaartenbak], [Zaken] het vinkje bij [Gebruiker mag kladrepertoria wijzigen] uitstaat, kan de betreffende gebruiker wel de aktekaarten en het Netrepertorium inzien, maar hierin verder geen aanpassingen in aanbrengen dan wel nieuwe aktekaarten aanmaken (5319). Diakritische tekens in namen bij NP s kunnen op de juiste manier doorgevoerd worden, zodat de gegevens in de akte, welke opgestuurd worden naar het CDR, overeenkomen met de gegevens op de aan het Netrepertorium gekoppelde partijkaart. Deze tekens kunnen onder het tabblad [Partijen] in de aktekaart toegevoegd worden op het moment, dat deze partij nog niet gekoppeld is aan het Netrepertorium. Wanneer met de rechtermuisknop op de betreffende partij geklikt wordt, verschijnt de optie [wijzig naam *]. Hier kunt u de naam aanpassen met de gewenste diakritische tekens. Indien de partij reeds gekoppeld is aan het Netrepertorium, dient u deze partij middels de bekende pijltjes eerst van links naar rechts te verplaatsen alvorens u de wijziging kunt aanbrengen. Na wijziging van de naam verplaatst u de betreffende partij weer naar links, waardoor deze weer aan het Netrepertorium gekoppeld wordt. Let wel: indien u de aktekaart reeds verzonden heeft aan het CDR, wordt deze laatste actie (ontkoppelen en opnieuw koppelen partij) gezien als een correctie en dient 6 Versie: Q

7 KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit u de betreffende akteregel nog als correctie te verzenden onder [CDR/AWR] in de KantoorCockpit (5281) Alles rechercheren Indien er onverhoopt een fout in de verbinding met GBA naar voren komt dan wordt dit nu beter afgehandeld (5364). Wanneer er geen verschillen zijn bij een GBA inzage via alles rechercheren dan wordt dit nu ook getoond bij tweede en volgende partijen (5896) CCR Aan de zijde van Curateleregister is een technische aanpassing gedaan, waardoor het rapport van de onder curatele gestelde niet getoond kon worden, dit is opgelost (6789) ECH Afloszaken: Indien bij het Hypothecair Bericht Object (HBO) de inschrijvingsbedragen vermeld zijn, worden deze nu ook automatisch vermeld bij de betreffende inschrijvingen in een afloszaak. Deze bedragen zijn gehele bedragen. Indien het nog een inschrijving betreft van een akte uit het tijdperk van de gulden, en deze inschrijving is geconverteerd naar de Euro, waarbij ook Eurocenten zijn vermeld in de akte, zult u dit bedrag handmatig aan dienen te passen (3625). Indien de voornaam van een cliënt begint met een IJ (IJsbrand) dan wordt dit nu in het aflosverzoek ook correct opgenomen (4795). Indien er bij een inschrijving geen partij(en) of registergoed(eren) was(waren) gekozen volgde er bij het verzenden van het aflosverzoek een foutmelding. Er volgt nu direct een melding, dat er (een) ontbrekende partij(en)/registergoed(eren) is (zijn) (6282) Expeditie Onder het tabblad [Expeditie] in de ZakenCockpit is het mogelijk om documenten te versturen naar Dataplaza. Het is nu ook mogelijk om vanuit [Expeditie] een te sturen naar een partij of partijen, die gekoppeld is/zijn aan een zaak. Uiteraard worden die gegevens, evenals ook de stukken, die naar Dataplaza worden verstuurd, vastgelegd, zodat wordt geregistreerd wie, wanneer, hoe en door wie documenten zijn verzonden. Om deze functionaliteit te gebruiken kunnen de volgende stappen worden gevolgd: o Er kan een bestaand document worden geselecteerd via de knop [Selecteer bericht]. Dit bericht kan in de rechterzijde van het scherm worden gewijzigd. Ook zou hier een bericht getypt kunnen worden, indien er niet is gekozen voor een bestaand document. o Indien uw kantoor gebruik maakt van een specifieke indeling van de berichten dan kan hiervoor een sjabloon ingericht worden, welke geselecteerd kan worden via de optie [Selecteer sjabloon]. o Het uiteindelijke resultaat dat verstuurd zal worden is inzichtelijk in het tabblad [Mail Preview]. o In de linkerzijde van het scherm staan de documenten, die beschikbaar zijn onder het betreffende dossier. Deze kunnen worden geselecteerd, zodat deze als bijlage(n) mee worden gestuurd (6704). o Via de knop [Mail] kunnen in het volgende scherm de [Partijen] worden geselecteerd en het [Onderwerp] van de mail worden ingevuld. Versie: Q

8 NIS update release Q KantoorCockpit/ZakenCockpit/PartijenCockpit o De mail kan worden verstuurd via de optie [Verzenden]. Deze mail wordt gedocumenteerd zoals hierboven aangegeven, maar wordt tevens onder uw [Verzonden items] in Outlook opgeslagen. Er worden geen automatische s meer verzonden door Dataplaza, wanneer er documenten vanuit [Expeditie] naar Dataplaza worden verzonden. U bepaalt ook hier zelf de tekst van uw en u heeft ook hier de mogelijkheid om een sjabloon te kiezen, zie voor de verdere werking de hierboven beschreven functionaliteit van de mail (6704) Dataplaza De website van Dataplaza is nu geheel geïntegreerd in de Zakencockpit. U kunt hier uw Dataplaza dossier bekijken en wijzigen: o Algemeen : de algemene dossiergegevens van Dataplaza o Gebruikers : de gebruikers die toegang hebben tot het Dataplaza dossier o Documenten : de documenten waartoe de gebruikers toegang hebben o Berichten : de mogelijkheid om berichten te versturen naar cliënten o Rapportage : in 1x inzichtelijk wat er allemaal is gebeurd in het Dataplazadossier o Vragenlijst : o.m. de mogelijkheid om een vragenlijst te versturen naar cliënten o Dataplaza.nl : het dossier zoals dit Dataplaza beschikbaar is voor uw kantoor Het Dataplaza dossier wordt automatisch aangemaakt, wanneer u stukken verstuurd naar Dataplaza vanuit Expeditie. Het is ook mogelijk om een dossier aan te maken en daarna stukken te versturen vanuit Expeditie (6705). 8 Versie: Q

9 KIK-R/KIK-I 3 KIK-R/KIK-I 3.1 KIK-R In het veld [Omschrijving] op het tabblad [Gegevens Registergoed] is het nu mogelijk om meer tekens op te nemen voor de omschrijving van het registergoed (6224). Ingeval van erfpacht kunt u op het tabblad [Gegevens Registergoed] de canon gegevens invoeren. Deze gegevens worden alleen in de leveringsakte en de akte van verdeling gebruikt. Let op! Indien er meer erfpacht percelen zijn betrokken dan is de levering via KIK alleen mogelijk indien de erfpachtvoorwaarden, inclusief (eind)datum en bedragen gelijk zijn. Indien er meerdere percelen worden overgedragen en de voorwaarden verschillen dan wordt dit niet in het huidige stylesheet ondersteund (3865). 3.2 KIK-I In de particuliere hypotheek is aan het einde van de kadastrale omschrijving de zachte regelomhaal aangepast in een harde return (6493). In de KIK akte wordt de [Titel na] bij cliënten nu vermeld (5655). Overbodige spaties in huisnummer worden nu automatisch aangepast (6171). In de registerverklaring wordt het tijdstip ook in het Word document vermeld na [Maken akte], indien dit op het eerste tabblad is ingevuld. U kunt de akte op deze manier eenvoudiger aan een aktekaart koppelen (5911). Het is mogelijk om de verplichte erfpachtgegevens op te nemen in het stylesheet deel van de akte, zie ook de informatie in de hierboven genoemde paragraaf van KIK-R. In het geval van meerdere percelen met erfpacht dan kan dat alleen indien alle voorwaarden voor deze percelen (zowel looptijd als data) gelijk zijn. In aanvulling op hetgeen sinds de Q update mogelijk is, is het nu ook mogelijk om de afgifteplaats voor het legitimatiebewijs aan te passen. Door in de KIK macro met de rechtermuisknop op een partij te klikken kunnen een aantal afwijkende gegevens worden ingevoerd. Het gaat hier om de velden [Voornamen], [Voorvoegsel], [ Achternaam], [Geboorteplaats] en [Afgifteplaats legitimatiebewijs. In NIS kunnen bepaalde diakritische tekens (nog) niet worden opgenomen. Door middel van deze optie kunnen de genoemde velden, die afwijkende diakritische tekens bevatten, nu toch in een KIK akte worden opgenomen. Let op!: het is gebleken dat bovenstaande in Word niet met alle lettertypes even goed werkt. Bij o.m. lettertype Verdane worden niet alle afwijkende tekens goed in de akte weergegeven. Indien u dit ook ervaart dan is het mogelijk het lettertype voor de KIK aktes via de Applicatie Manager aan te passen. U kunt hiervoor desgewenst contact met onze afdeling Support opnemen (6310). Bij het vestigen van erfdienstbaarheden en/of kwalitatieve verplichtingen wordt nu in het geval een appartementsrecht is betrokken ook de appartementsindex in de akte opgenomen (6691). Bij de eerste keer genereren van de akte wordt nu ook het juiste startwoord ingevuld. Voorwaarde is wel dat met de nieuwe (aflijn)formulierenset wordt gewerkt (u werkt hier mee indien u in de aflijnmacro de notaris en waarnemer afzonderlijk kunt selecteren). Er wordt in de formulier.ini gekeken naar de setting NedStartwoorden=Op,Vandaag,Heden (waarbij de eerstgenoemde optie het bij u gebruikte startwoord moet zijn). Indien u hier nog niet meer werkt kunt u meer informatie verkrijgen bij onze afdeling Support (6487). Versie: Q

10 Zakenadministratie 4 ZAKENADMINISTRATIE 4.1 NP/NNP kaart Indien een gekoppelde partij op de zaak wordt verwijderd en deze hangt al wel aan een akte dan volgt er een melding, dat de betreffende partij niet verwijderd kan worden. Wanneer een zaak nog niet gereed gemeld is, maar al wel een repertoriumnummer heeft, zal deze zaak ook zichtbaar zijn onder het tabblad [Onderhanden zaken] van de NP of NNP. Indien de NP of NNP ook gekoppeld is aan het Netrepertorium van de betreffende zaak, zal het veld [Rep.No] gevuld zijn met het betreffende aktenummer. Indien de betreffende NP of NNP niet gekoppeld is aan het Netrepertorium, is dit veld leeg (6184). 4.2 Profit Er is een verbetering gerealiseerd bij een foutmelding vanuit NIS, indien er problemen zijn met de integratie met AFAS Online (5938). 4.3 Aflijnen Voor de code WaarnemerNaam en NotNaam kan nu ook een vertaling in de Formulier.ini worden opgenomen (3239). De tekst wordt niet meer afgebroken bij een lange omschrijving in geval van een vertaling bij de setting WaarnemerTekstNaastStempel. Tevens wordt deze setting alleen ingevuld als er sprake is van een waarnemer (3239). Indien u heeft gekozen voor rechts uitlijnen dan kan middels de optie [Rechtsuitlijnen=1] in de [Formulier.ini], deze tekst nu ook op die manier worden uitgelijnd (5927). 4.4 Opslaan in NIS Indien er één resultaat naar voren komt bij het zoeken binnen de Opslaan in NIS functionaliteit dan wordt die ene regel meteen geselecteerd en volgt er geen foutmelding meer (6241). 4.5 Menu Aan het menuboekje in Word is onder [Familie praktijk] de optie [Verklaring van Erfrecht] standaard toegevoegd. Indien u deze menu-optie wenst te gebruiken, dient u in uw modellen map (meestal de M schijf) in de map [Familie] een map [VVE] aan te maken, waarin u de modellen kunt plaatsen (4382). 4.6 Office 2013 Vanaf deze Q versie is NIS compatibel met Office 2013, hiervoor zijn in de volgende onderdelen aanpassingen gedaan: PTP : Genereren van documenten. Kaartenbak : Genereren van specifieke documenten zoals de Info formulieren. Kantoor.dot : Aanpassingen voor het aflijnen. opslaan in NIS : voor de inrichting is een nieuwe dll nodig, bij onze afdeling support (support@vanbrug.nl) kunt u de benodigde instructie opvragen. Let op! Om technische redenen is het binnen Office 2013 niet mogelijk, om na het gebruik van de beheerfunctionaliteit vanuit het PTP-oog, het document wat gecontroleerd is weer op [alleen-lezen] te zetten. 10 Versie: Q

11 Q Q NP/NNP kaart Indien een cliëntenkaart aan de aktekaart is gekoppeld zonder dat daar een kenmerk van een NNP/NP aan is gekoppeld dan wordt de zaak niet onder cliëntenkaart getoond. Het betrof hier veelal conversie issues, dit is opgelost (6868). Tip: De volgende functionaliteit is al enige tijd beschikbaar, maar mogelijk dat daar nu vraag naar is: Via de setting LegInKap=False in de kaartenbak.ini onder [Algemeen] kunnen in het legitimatieveld van de NP kaart nu ook kleine letters worden ingevuld, default kunnen er in dit veld alleen hoofdletters worden ingevuld. 5.2 Dataplaza in ZakenCockpit Vanuit het tabblad [Dataplaza.nl] kunnen documenten nu ook gedownload worden (6834). Onder het tabblad [Gebruikers] is het mogelijk geworden dat voor een specifieke gebruiker de rechten op het gehele Dataplaza dossier ontnomen kunnen worden (6820). Gebruikers met hetzelfde Dataplaza account blijven wel inzichtelijk onder het tabblad [Gebruikers] maar kunnen niet worden toegevoegd (6819). Indien er geen internetverbinding beschikbaar is op het moment dat in de ZakenCockpit met Dataplaza gewerkt gaat worden, dan verschijnt hierover een melding (6832). 5.3 CDR Voor QuoVadis/ESG certificaten was een aanpassing doorgevoerd, hierdoor was de naam van de notaris bij het selecteren van een KPN certificaat niet meer inzichtelijk, maar stond er Non-repudiation. Voor het standaard tonen met naam van de notaris is de aanpassing ongedaan gemaakt, indien u werkt met een [QuoVadis/ESG certificaat] dient u dit nu in de [Basisgegevens] onder [Basisgegeven], [Notarissen] per notaris aan te vinken (6901). 5.4 Expeditie Bij versturen naar Dataplaza is het ook mogelijk dat de bijlage wordt mee verzonden in de e- mail die de klant ontvangt. (6938) 5.5 IdScan Indien de velden [Datum uitgifte Legitimatiebewijs], [Geboortedatum] en [Expiratiedatum Legitimatiebewijs] bij de controle gelijk zijn, dan worden deze niet meer getoond bij het vergelijken van de verschillen (6911). Versie: Q