VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD. der Heiden Afdeling: GZ, Cluster: REAL Telefoonnr.: Portefeuillehouder: J.F.A. Alberts

Transcriptie

1 * * Behandelend ambtenaar: L.M.S. Schrijvers-van der Heiden Afdeling: GZ, Cluster: REAL Telefoonnr.: Portefeuillehouder: J.F.A. Alberts VOORSTEL AAN DE GEMEENTERAAD Registratienummer: Oriënterende raadsbijeenkomst van: Agendapunt: 5 Besluitvormende raadsvergadering van: Agendapunt: 7 Onderwerp: Maatwerk Odoornerveen als onderdeel van de beleidsnota kostprijs gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek. Voorgestelde wijze van afdoening: Instemmen met het voorstel. A. Stichting Verenigingsgebouw Odoornerveen (hierna SVO) als uitvoerder van de dorpshuisfunctie in de kern Odoornerveen een subsidie toekennen in het kader van de nota kern en kader; gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek voor 50 m2 à 125,- p/m² = 6.250,- met ingang van 1 januari De huidige vergoeding voor schoonmaak vervalt dan, de overeengekomen vergoeding van de energielasten blijft gehandhaafd totdat de overdracht heeft plaatsgevonden; B. Overdracht van de aangrenzende voormalige gymzaal voor 1,- onder de voorwaarden dat bij beëindiging van de dorpshuisfunctie de gemeente het gebouw terug kan kopen voor 1,-. Alle verkoopkosten zijn voor de gemeente; C. Eénmalig een bedrag van ,- beschikbaar stellen uit de post uitvoering maatwerk vijf dorpen ( ) voor het (door SVO) in redelijke staat brengen van de voormalige gymzaal. T.b.v. de besteding van dit laatste bedrag moet verantwoording worden afgelegd (zie bijlage 1); D ,- aan SVO te verstrekken uit de post uitvoering maatwerk vijf dorpen ( ) als bijdrage aan het toekomstig onderhoud van de voormalige gymzaal ten behoeve van de dorpshuisfunctie. T.b.v. de besteding van dit laatste bedrag moet verantwoording worden afgelegd (zie bijlage 1); E. Alleen de direct omliggende grond wordt overdragen, voor de resterende grond wordt een huur van 1,- (niet geindexeerd) gevraagd. Het groenonderhoud (exclusief eikenbomen), het onderhoud aan fietsenhok/garage en het onderhoud aan de speeltoestellen wordt door de stichting zelf uitgevoerd; F. De verhuur van de grond loopt voor zolang de dorpshuisfunctie wordt uitgevoerd in de voormalige gymzaal; G. Afboeken boekwaarde ad ,- t.l.v. reserve kern en kader; H. Erfpachtconstructie van de ondergrond van het dorpshuis beëindigen en de ondergrond in eigendom overdragen ad 1,-. Alle verkoopkosten zijn voor de gemeente; I. De gymzaal heeft voor de gemeente geen sportfunctie meer overeenkomstig de door de gemeenteraad vastgestelde sportnota in 2010;

2 J. De vaste inventaris van de voormalige gymzaal wordt overgedragen. De gemeente heeft geen inhoudelijke verantwoordelijkheid meer voor het gebruik van de gymzaal. 1. Aanleiding Uitvoering van Maatwerk in het project Kern en Kader. 2. Wettelijk of beleidskader Beleidsnota kostprijs gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek van 21 december Het afstoten van de voormalige gymzaal past binnen het gemeentelijk vastgoedbeleid. 3. Beoogd resultaat De leefbaarheid van het dorp Odoornerveen handhaven. 4. Motivering Voorgesteld wordt de aan het dorpshuis vastgebouwde gymzaal voor 1,- over te dragen aan SVO en de omliggende grond voor 1,- per jaar te verhuren. Voor het achterstallig en toekomstig onderhoud van de voormalige gymzaal worden eenmalige bedragen beschikbaar gesteld. Voor het overdragen van de voormalige gymzaal aan het dorp Odoornerveen voor de dorpshuisfunctie hanteren wij de volgende argumenten: - In Odoornerveen is sprake van een bijzondere situatie; - Het dorpshuis is aan de voormalige gymzaal gebouwd, het dorpshuis is eigendom van de stichting met erfpachtconstructie; - De voorgestelde optie komt meer tegemoet aan de wensen van het dorp en geeft de waardering aan van de gemeente voor de grote zelfredzaamheid van het dorp Odoornerveen. - Er is voor dit voorstel draagvlak in het dorp De beleidsnota kostprijs gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek (hierna beleidsnota) is door de gemeenteraad in de openbare vergadering van 21 december 2006 vastgesteld. Daarbij is afgesproken dat per kern, afhankelijk van de uitkomsten van het maatwerk, via afzonderlijke raadsbesluiten vooruitgelopen kan worden op het volledig invoeren van het beleidskader zoals dat in de nota is beschreven. Om te bepalen of een dorp/kern in aanmerking komt voor het faciliteren en/of subsidiëren van de dorpshuisfunctie zijn conceptcriteria (zie bijlage 2) ontwikkeld waarin een aantal situaties wordt onderscheiden. Vooruitlopend hierop wordt in het leveren van het maatwerk voor alle kernen rekening gehouden met deze uitgangspunten. Besturen van dorpshuizen in de gemeente Borger-Odoorn zijn over de conceptcriteria geïnformeerd en konden zich zonder uitzondering, na uitleg, toelichting en het toezeggen van de voorgestelde (boven genoemde) aanpassing, vinden in de voorgestelde concept criteria. Officieel gelden op dit moment nog de beleidsregels cultuur en welzijn voor de dorpshuizen. Daarover is afgesproken dat er per kern een nieuw voorstel aan de raad wordt aangeboden. Dit betreft dan een wijziging voor de betreffende kern ten opzichte van het oude beleid. Nadat alle kernen zijn afgerond kunnen de concept criteria als onderdeel van de nieuwe beleidsregels cultuur en welzijn door de raad worden vastgesteld.

3 Wij komen tot de conclusie dat er geen bezwaar is tegen de dorpshuisfunctie op basis van de nota kern en kader kostprijs gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek en de criteria dorpshuizen voor SVO. De Stichting exploiteert nu al het dorpshuis en vanuit maatwerk is er geen reden om hierin een wijziging aan te brengen. Het verzoek is verder beoordeeld op de gevolgen in relatie tot de beleidsnota. 5. Risico s Het eenmalige bedrag is niet toereikend. De dorpshuisfunctie houdt op te bestaan. 6. Kosten, baten en dekking Erfpachtconstructie van de ondergrond van het dorpshuis beëindigen en de ondergrond in eigendom overdragen voor 1,-. Overdracht van de aangrenzende voormalige gymzaal voor 1,- onder voorbehoud van recht van eerste koop. De gemeente zal ,- beschikbaaar stellen voor het laten uitvoeren van het groot onderhoud dat volgens afspraak zal worden gepleegd door of namens SVO. Dit betreft onder andere de vervanging van de verwarmingsketel. Het bedrag van ,- is afkomstig uit het krediet uitvoering maatwerk vijf dorpen ( ). De verwachting is dat nog voor de zomer de juridische overdracht kan plaatsvinden. Het bedrag van ,- uit krediet uitvoering maatwerk wordt beschikbaar gesteld aan SVO te Odoornerveen voor het voortzetten van de dorpshuisfunctie in ondermeer de voormalige gymzaal. Afboeken van de boekwaarde ad ,- komt ten laste van de reserve kern en kader. 7. Communicatieve aspecten Er is merenmalen ambtelijk en bestuurlijk overleg geweest tussen SVO en de gemeente. Tijdens deze overleggen is medegedeeld dat de stichting op grond van het normenkader en gelet op het geldende beleid aanspraak kan maken op een jaarlijkse subsidie van 6.250,-, dit met ingang van 1 januari SVO heeft veel opgebouwd en heeft maatschappelijk een belangrijke functie in de kern Odoornerveen. De geraamde kosten ad ,- die de gemeente zou maken voor de sloop van het pand en het herstel van het groen kan SVO nu aanwenden voor het in standhouden van de beide panden. In Week-in-week-uit wordt over de voortgang van de deelprojecten bericht. 8. Uitvoering en evaluatie Na instemming door de gemeenteraad worden de voorgestelde besluiten uitgevoerd.

4 9. Ter inzage liggende stukken - collegevoorstel d.d. 17 maart 2011; Hoogachtend, Burgemeester en wethouders van Borger-Odoorn, de secretaris, de burgemeester, W.P. van Boggelen M.L.J. Out

5 Bijlage 1 Afleggen verantwoording Ten behoeve van het juiste gebruik van en het afleggen van verantwoording over de door de gemeente beschikbaar gestelde financiële middelen legt SVO zichzelf de volgende regels op: - Er wordt een bankrekening geopend separaat aan de bankrekening waarover de reguliere exploitatie loopt; - Op deze bankrekening worden de financiële middelen die de gemeente beschikbaar heeft gesteld voor onderhoud van de voormalige gymzaal gedeponeerd; - De grondslag voor het gebruik van deze financiële middelen is de 10-jaren begroting zoals gepresenteerd aan de gemeente op ; - Voorafgaand aan gebruik van deze financiële middelen wordt de Deelnemers Advies Raad (raad met afvaardiging van alle verenigingen/clubs uit Odoornerveen, die advies geeft aan Stichting Verenigingsgebouw Odoornerveen) door SVO geconsulteerd; - Na afloop van gebruik van deze financiële middelen wordt het dorp geïnformeerd middels het financieel jaarverslag tijdens de statutaire jaarvergadering (jaarlijks in maart); - SVO stuurt de gemeente jaarlijks pro-actief het financieel jaarverslag na presentatie aan het dorp (tijdens de statutaire jaarvergadering). Op deze wijze legt SVO jaarlijks achteraf verantwoording af aan de gemeente over het gebruik van de door de gemeente beschikbaar gestelde financiële middelen.

6 Bijlage 2 Criteria voor uitvoering dorpshuisfunctie. Criteria om in aanmerking te komen voor; of faciliteren of subsidiëren t.b.v. de dorpshuisfunctie op grond van de nota Kern en Kader: kostprijs gemeentelijke gebouwen, huisvestingsnormen en subsidiesystematiek. Criteria. Voor de uitwerking van de criteria wordt vervolgens een aantal situaties onderscheiden. A. Hoofdkernen. Er is sprake van een hoofdkern (zie nota s : kern en kader I en II) Ruimtelijke mogelijkheden. Onderscheiden worden in volgorde van belangrijkheid: faciliteren punten 1 t/m 3 of subsidiëren punten 4 en Is er een mfa? indien ja; dan hoort de dorpshuisfunctie in principe thuis in de mfa 2. Kan de dorpshuisfunctie daar ook gelet op m2érs en mogelijkheden ook worden georganiseerd? Indien nee 3. Is er een andere gemeentelijke accommodatie die daarvoor geschikt is? Indien ja; dan in principe in deze accommodatie! Indien er sprake is van: nee. 4. is er een vaste gebruiker met een eigen accommodatie die in aanmerking wil komen voor deze functie: indien ja, dan gelden de aanvullende criteria om in aanmerking te komen voor subsidiëring van de dorpshuisfunctie. 5. Indien nee. Er is al een rechtspersoon (of er wordt een rechtspersoon gevestigd) die de dorpshuisfunctie kan en wil uitvoeren. Rekening houdend dat de rechtspersoon verantwoording aflegt over haar functioneren aan leden/achterban.

7 B. Kleine kernen. Er is sprake van een kleine kern (zie nota s: kern en kader I en II). Het is niet wenselijk de dorpshuisfunctie in de kleine kernen te faciliteren maar in plaats daarvan vooral te subsidiëren. Dus zoveel mogelijk dorpshuizen afstoten. De uitgangspunten hiervoor zijn: 1. is er een vaste gebruiker met een eigen accommodatie die in aanmerking wil komen voor deze functie: indien ja, dan gelden de aanvullende criteria om in aanmerking te komen voor subsidiëring van de dorpshuisfunctie. 2. Indien nee. Er is al een rechtspersoon (of er wordt een rechtspersoon gevestigd) die de dorpshuisfunctie kan en wil uitvoeren. Rekening houdend dat de rechtspersoon verantwoording aflegt over haar functioneren aan leden/achterban. Wil er verder sprake zijn van een dorpshuisfunctie dan dient eveneens te worden voldaan aan een aantal aanvullende criteria. a. Er dient tenminste sprake te zijn van de volgende activiteiten: die worden beschreven onder basisvoorzieningen zoals: ontmoeting en recreatie en/of activerende voorzieningen zoals: cultuur en creativiteit. b. Bij de verdeling van de ruimte wordt voorrang gegeven aan de onder a genoemde activiteiten. c. Activiteiten kunnen in principe op alle werkdagen tussen en uur plaatsvinden. d. Lokale verenigingen, inwoners en organisaties genieten voorrang bij het gebruik van de ruimten boven non-profit en commerciële huurders en boven niet lokale verenigingen en organisaties. e. Er is een aangewezen rechtspersoon aan wie de subsidie kan worden uitbetaald en die voldoet aan deze regels en deze ook naleeft. Verantwoording subsidie. Op basis van: a. Algemene subsidieverordening Borger-Odoorn 2005; b. De aanbevelingen van de rekenkamercommissie van 31 januari Controle op rechtmatigheid en doelmatigheid.

8 Jaarlijks zal de ontvanger, die een inspanningsverplichting heeft met betrekking tot het voortbestaan van de functie, aan het eind van het subsidiejaar een verslag indienen In dit verslag, waarvoor nog een format (indieningsvereisten) moet worden ontwikkeld en dat voor 1 april van het jaar volgend op subsidiejaar, zal de ontvanger verantwoorden op welke wijze aan de subsidievoorwaarden is voldaan. Uitgangspunten vastgesteld in de stuurgroep Kern en kader van dinsdag 13 februari criteria dorpshuissubsidie M: beleidsnotites C. Houtenbos