Handleiding LAVS voor de Inventariseerder

Transcriptie

1 Handleiding LAVS voor de Inventariseerder

2 Inhoudsopgave Inleiding...3 Hoe werkt het LAVS?...4 De rol van de inventariseerder in het LAVS....5 Hoofdstuk 1: Invoeren van een nieuwe inventarisatie in het LAVS : Aanmaken van een inventarisatieopdracht Melden bij CKI Invoeren van bronnen en monsters Repeterende brontypes Toevoegen extra bijlages Uitsluitingen Kleefmonsters Toevoegen rapport en advies Afronden opdracht Hoofdstuk 2: Invoeren van een bestaande inventarisatie in het LAVS Hoofdstuk 3: Een inventarisatieopdracht krijgen via het LAVS Hoofdstuk 4: Invoeren van een Complex : Invoeren van een enkel adres : Werken in de locatie : Invoeren van een adressenreeks in het LAVS Tot Slot

3 INLEIDING Wat is het Landelijk Asbestvolgsysteem, het LAVS? Het Landelijk Asbestvolgsysteem (vervolgens aangeduid met LAVS) is een webapplicatie waarmee opdrachtgevers (bv. woningcorporaties) regie kunnen voeren op het volledige proces van asbestverwijdering. Het LAVS zorgt ervoor dat ketenpartners (waaronder inventariseerders) de juiste informatie hebben en volgt de wet- en regelgeving. Het LAVS ondersteunt de hele asbestverwijderingsketen van opdrachtgever tot en met stortplaatsen. De betrokken ketenpartijen kunnen altijd alle informatie inzien van de desbetreffende asbestverwijdering ( project in het LAVS). Daarnaast verstuurt het LAVS automatisch de Omgevingsloket online-(olo) en de start/eind-meldingen aan de bevoegde gezagen, certificerende instanties en inspectie SWZ (ISZW). Het LAVS bewaart de projecten voor eventueel toekomstig gebruik. De projecten zijn ook te archiveren. Voor meer achtergrondinformatie zie Wat is nodig om het LAVS te kunnen gebruiken? Om de webapplicatie LAVS te kunnen gebruiken heeft u alleen toegang nodig tot het internet met een standaardbrowser (Explorer, Firefox, Safari, Chrome e.d.). Het is niet nodig om een programma te installeren. Medewerkers van uw organisatie die met het LAVS gaan werken moeten ieder een eigen eherkenning (soort DigiD voor bedrijven) toegangscode hebben. Op dit moment is betrouwbaarheidsniveau 1 voldoende. Aan het gebruik van eherkenning niveau 1 zijn geen kosten verbonden. In verband met toekomstige ontwikkelingen is het aan te raden om direct een beveiligingsniveau 2 of 2+ aan te schaffen. Meer informatie over eherkenning en het aanschaffen van eherkennings middelen kunt u vinden op

4 HOE WERKT HET LAVS? Het LAVS werkt met een opdrachtmechanisme. Dit opdrachtmechanisme werkt als volgt: Dit betekent dat elke opdracht moet worden Verstrekt door een opdrachtgever, vervolgens worden Aangenomen en Opgeleverd door een opdrachtnemer. Uiteindelijk dient de opdrachtgever de opdracht te Accorderen. Per (inventarisatie)opdracht worden deze stappen doorlopen

5 DE ROL VAN DE INVENTARISEERDER IN HET LAVS. Het LAVS werkt met diverse rollen namelijk: 1. Opdrachtgever, deze rol krijgt iedereen automatisch zodra men in het LAVS inlogt. 2. Inventariseerder, voor deze rol moet er een autorisatieverzoek bij de helpdesk ingediend worden. Na de controle van het certificaat, wordt deze rol toegekend. 3. Verwijderaar, voor deze rol moet er een autorisatieverzoek bij de helpdesk ingediend worden. Na de controle van het certificaat, wordt deze rol toegekend. 4. Vrijgavelaboratorium, voor deze rol moet er een autorisatieverzoek bij de helpdesk ingediend worden. 5. Toezichthouder, voor deze rol moet er een autorisatieverzoek bij de helpdesk ingediend worden. Klik voor het indienen van een autorisatieverzoek op de hyperlink in het beginscherm van het LAVS

6 Uw rol als inventariseerder is een zeer belangrijke rol in de keten. Uw rapport is de basis van elke asbestverwijdering en sloopmelding conform het Bouwbesluit Zonder een goede inventarisatie is er een grote kans op schade voor mens en milieu tijdens sloop- en verbouwingswerkzaamheden van gebouwen, objecten en installaties. Als u voor het eerst in het LAVS inlogt: Als u nog niet eerder met het LAVS gewerkt hebt moet u eerst een keer inloggen in het LAVS via Daarna moet u bij de helpdesk een autorisatieverzoek indienen voor de rol van Inventariseerder in het LAVS

7 Binnen 1 à 2 werkdagen ontvangt u bericht dat u geautoriseerd bent voor de gewenste rol. Vanaf dat moment kunt u ook geselecteerd worden voor het uitvoeren van opdrachten in het LAVS. Als u al wel geautoriseerd bent als inventariseerder: Voor het invoeren van een asbestinventarisatie in het LAVS moet u als eerste inloggen op Klik hiervoor op het plaatje. Het volgende scherm verschijnt:

8 Via de optie Alle projecten ziet u locaties waar een asbesttraject loopt en waarbij uw bedrijf een betrokkene is. Via de optie Mijn projecten selecteert u uw eigen projecten binnen de projecten waar uw bedrijf betrokken bij is. Degenen die al eerder met het LAVS gewerkt hebben zien dat er een tabblad Bezit bij is gekomen. In versie 4 van het LAVS wordt gedacht vanuit Bezit in plaats van direct vanuit Project. De knop wordt alleen gebruikt indien er asbest op een perceel aanwezig is, bijvoorbeeld bij incidenten. Er zijn een aantal mogelijkheden hoe (inventarisatie)opdrachten in het LAVS komen: 1. U hebt opdracht gekregen voor het uitvoeren van een inventarisatie door een partij die geen toegang heeft tot het LAVS zoals particulieren. 2. U voert een bestaande inventarisatie, niet ouder dan 3 jaar, in het LAVS in. 3. Een bedrijf geeft u via het LAVS een inventarisatieopdracht. U bent door een woningbouwvereniging, corporatie of saneringsbedrijf in het LAVS geselecteerd voor het uitvoeren van een inventarisatie

9 HOOFDSTUK 1: INVOEREN VAN EEN NIEUWE INVENTARISATIE IN HET LAVS U hebt opdracht gekregen voor het uitvoeren van een inventarisatie door een partij die geen toegang heeft tot het LAVS zoals particulieren of van een bedrijf (bijvoorbeeld een woningcorporatie) die LAVS-werkzaamheden aan u heeft uitbesteed. 1. U logt in met uw eherkenning in het LAVS, het volgende scherm verschijnt: 2. Als eerste moet een asbestobject worden aangemaakt. Klik op het tabblad Bezit en vervolgens op de knop

10 Het volgende scherm verschijnt: 3. Selecteer een locatietype via het uitklapscherm: 4. Geef aan wie de eigenaar van de gegevens is:

11 Alleen in het geval dat het asbestobject uw eigendom is kiest u voor de optie Ik ben zelf gegevenseigenaar. Meestal werkt u in opdracht van een bedrijf of particulier. Selecteer in dat geval de juiste optie. U dient vervolgens de benodigde gegevens in te vullen. Als u een opdracht van een particulier heeft gekregen ziet u het volgende scherm: 5. Vul alle verplichte velden in en klik op

12 6. Het volgende scherm verschijnt, vul ook hier alle verplichte velden in en klik op Het volgende scherm verschijnt:

13 Als u al eerder in het LAVS gewerkt hebt ziet u hier een lijst van al uw vroegere projecten. Om het nieuw aangemaakte asbestobject te vinden kunt u in de balk Beschrijving bijvoorbeeld zoeken op adres, postcode of iets dergelijks. In dit voorbeeld ziet u Buitenhaven 2, 4531BX Terneuzen. Om te werken in dit project klikt u op de balk onder Beschrijving het volgende scherm verschijnt:

14 U ziet dat er nog geen inventarisatie van de locatie in het LAVS staat. 7. Om nu daadwerkelijk een inventarisatie in het LAVS te zetten klikt u op de knop, Het volgende scherm verschijnt: Indien u de regie door een ander wilt laten doen vinkt u deze optie aan. Het scherm verandert en u dient een aantal verplichte velden in te vullen. U kunt hier alleen kiezen uit bedrijven die zich hebben laten registreren in het LAVS

15 8. Voer alle verplichte velden in en klik op. Het volgende scherm verschijnt: Indien u vragen voor de helpdesk hebt die betrekking hebben op dit project is het LAVS-ASBEST nummer van belang. Geef dit nummer door via het helpdeskformulier of aan de Intake medewerker van de helpdesk

16 9. Klik op om de projecten te zien waar u een rol in hebt. het volgende scherm verschijnt: Als u een opdracht van een ander bedrijf krijgt ziet u hier het desbetreffende project met een uitroepteken onder de eerste kolom Actie

17 10. Klik op de regel onder kolom ProjectId. Het volgende scherm verschijnt, U kunt zien dat de Bronnenlijst in de tab Locatiefoto leeg is, er zijn geen bronnen beschikbaar

18 1.1 : AANMAKEN VAN EEN INVENTARISATIEOPDRACHT 1. Om een inventarisatie in het LAVS te zetten en te vullen met de inventarisatiegegevens klikt u op de knop. Waarom moet u op deze knop klikken? Het LAVS werkt met een opdrachtmechanisme. Dat betekent dat er altijd een opdracht gegeven moet worden. In dit geval geeft u de opdracht aan uzelf, uw opdrachtgever (de particulier) heeft immers geen toegang tot het LAVS. U kunt bij Opdrachttype alleen kiezen uit Inventarisatie (Type A), dit type is de basis voor een asbestsanering. 2. Vul verder alle verplichte velden in. Kies bij opdrachtnemer uw eigen bedrijf. De checkbox Invoer hoeft u niet aan te vinken. Alleen bij het invoeren van een oudere, maar nog steeds geldige, inventarisatie vinkt u deze aan

19 3. Vul alle velden in, vergeet niet het doel van de inventarisatie in te vullen, en klik op. Het scherm verandert en u ziet in het volgende scherm dat in de kolom Status de opdracht op Aangenomen staat: 4. Om in de opdracht te werken klikt u op de regel onder de kolom Kenmerk

20 1.2 MELDEN BIJ CKI 1. Het eerste wat u moet doen is het inventarisatiewerk melden aan uw CKI. Klik hiervoor op in de subtab Melding 2. Kies de datum waarop u de inventarisatie uit gaat voeren met behulp van de kalender:

21 3. Voer de Start werkzaamheden, de Eind werkzaamheden en het Aantal DIA s in en klik op. Het scherm verandert, u ziet dat er in het tabblad Inventarisatie meerdere subtabs zijn verschenen. Om de status van de melding te bekijken klikt u de subtab Melding. Het volgende scherm verschijnt en u kunt zien dat de melding verstuurd is:

22 1.3 INVOEREN VAN BRONNEN EN MONSTERS 1. Om bronnen in te voeren klikt U klikt op het subtabje Bronnen : U kunt zien dat er nog geen bronnen zijn toegevoegd: 2. Klik op,

23 Het volgende scherm verschijnt (hier al gevuld met voorbeelden): 3. Voer alle verplichte velden in, al dan niet met behulp van de uitklapschermen. 4. Voeg monsters toe door te klikken op de knop

24 5. Het volgende scherm verschijnt, voer alle verplichte velden in en klik op. Het volgende scherm verschijnt met de door u ingevoerde gegevens: 6. Indien u meerdere monsters hebt herhaalt u de stappen 2 t/m 5. Indien u 1 monster hebt klikt u op

25 Het volgende scherm verschijnt: 1.4 REPETERENDE BRONTYPES 1. U hebt nu een aantal mogelijkheden: Indien brontypes, in dit geval Vloerzeil, op meerdere locaties voorkomen kunt u deze eenvoudig kopiëren. Klik hiervoor op het volgende icoontje: Hiermee dupliceert u de volledige brontype. U moet wel iedere keer de Broncode aanpassen. Ook de bouwkundige eenheid is aan te passen, bijvoorbeeld 1 ste etage:

26 2. Klik weer op. Het volgende scherm verschijnt en u ziet dat er een repeterend brontype is toegevoegd: Op deze manier kunt u heel eenvoudig repeterende Brontypes invoeren. 1.5 TOEVOEGEN EXTRA BIJLAGES Ook is het mogelijk om extra bijlages toe te voegen. Klik hiervoor op het paperclip icoontje: Er verschijnt een nieuw scherm: 1. Klik op. Er verschijnt een nieuw popup scherm waarin u uit uw eigen systeem bijlages kunt uploaden

27 2. Klik op. Het volgende scherm verschijnt: U kunt zien dat de bijlage is opgeslagen. Ook kunt u aan het paperclipje zien hoeveel bijlages er zijn toegevoegd aan deze bron

28 1.6 UITSLUITINGEN In het tabblad Uitsluitingen kunt u eventuele uitsluitingen opnemen: 1.7 KLEEFMONSTERS In het tabblad Kleefmonsters kunt u eventuele kleefmonsters invoeren: 1. Klik hiervoor op en voer de benodigde velden in, al dan niet met behulp van de uitklapvelden:

29 2. Klik op, Het volgende scherm verschijnt met de door u ingevoerde gegevens: 1.8 TOEVOEGEN RAPPORT EN ADVIES 1. Voeg uw rapport toe door het tabblad Rapportage en advies te selecteren

30 2. Klik op, het volgende scherm verschijnt: 3. Selecteer een bestand uit uw eigen systeem. Klik op, het volgende scherm verschijnt: Het is nu nog mogelijk om het door u ge-uploaded document te wijzigen als per ongeluk het foutieve document hebt geselecteerd. Uw opdrachtgever kan uw rapport downloaden door te klikken op

31 Verder kunt u nog uw advies geven met betrekking tot eventueel vervolgonderzoek. Klik hiervoor op het potloodje: Het volgende scherm verschijnt: 4. Geef uw advies met behulp van de opties en sla het vervolgens op door te klikken op. Het volgende scherm verschijnt: U hebt nu een volledige inventarisatie in het LAVS gezet. De laatste handeling is dat u de inventarisatieopdracht oplevert aan uw opdrachtgever

32 1.9 AFRONDEN OPDRACHT 1. Klik voor het afronden van uw opdracht op het opdrachtnummer of op het potloodje: Het volgende scherm verschijnt:

33 2. Klik op : Het volgende scherm verschijnt: Omdat u de opdracht aan uzelf hebt gegeven wordt de status automatisch op Geaccordeerd gezet. Als u een opdracht van een andere ketenpartij hebt gekregen en u wilt deze opleveren staat er in plaats van. Door het aanklikken van de knop in Opgeleverd in het Opdrachtenpaneel. verandert de status van de opdracht Uw opdrachtgever ontvangt een bericht dat u een opdracht hebt opgeleverd. Nadat de opgeleverde opdracht is geaccordeerd door uw opdrachtgever ontvangt u hierover een bericht en kunt zien dat de status van de opdracht is veranderd naar Geaccordeerd

34 U hebt nu de inventarisatieopdracht van een particulier afgerond. Pas vanaf dit punt kan er een verwijderopdracht in het LAVS gegeven worden

35 HOOFDSTUK 2: INVOEREN VAN EEN BESTAANDE INVENTARISATIE IN HET LAVS Volg alle stappen uit deze handleiding tot pagina 16. Vanaf dit punt moet er een vink gezet worden bij het vakje Invoer : Wat doet dit vinkje? Door het aanvinken van deze optie wordt er geen melding aan de CKI verstuurd door het LAVS. Het is nu mogelijk om een oudere (tot 3 jaar) inventarisatie in het LAVS te zetten. Het moet namelijk mogelijk zijn om tot 3 jaar na verplichtstelling van het LAVS inventarisatierapporten te gebruiken en in te voeren in het LAVS. Na deze 3 jaar moeten die rapporten geactualiseerd worden. Op die manier zal er een aangepaste/nieuwe inventarisatie in het LAVS gezet worden en blijft de locatiefoto actueel. Deze actualisatie moet door een gecertificeerd asbestinventarisatiebedrijf gedaan worden. 1. U zet het vinkje bij het vakje Invoer. Het scherm verandert en u moet een aantal zaken invoeren

36 2. Bij Opdrachtnemer selecteert u uw eigen bedrijf en de contactpersoon. 3. Bij Oorspronkelijke opdrachtnemer/opdrachtgever vult u in wie de oorspronkelijk inventarisatie heeft gemaakt en wie de oorspronkelijke opdrachtgever was: Als de opdrachtgever een particulier is, vult u in plaats van het KvK nummer het BSN nummer in voor zover mogelijk (8 cijfers). 4. Vergeet niet het doel van de inventarisatie in te vullen en klik op

37 Het scherm verandert en u ziet dat de status van de opdracht op Aangenomen staat: Dit komt omdat u de opdracht aan uzelf hebt gegeven, het is overbodig als u dan de opdracht alsnog apart moet aannemen. 5. Om in de opdracht te werken klikt u op de regel onder kolom Kenmerk Vanaf dit punt volgt u de stappen om een inventarisatie in te voeren zoals omschreven vanaf pagina 20 Melden bij de CKI. Hoewel u dan een datum invoert om het werk te melden, wordt deze door het LAVS tegengehouden. Het LAVS is zodanig ingericht dat er een melding in het LAVS moet staan om verder te kunnen werken in het LAVS

38 HOOFDSTUK 3: EEN INVENTARISATIEOPDRACHT KRIJGEN VIA HET LAVS U ontvangt een mailbericht van het LAVS dat een bedrijf uit het LAVS een opdracht aan u heeft verstrekt. Het bericht heeft als afzender noreply@asbestvolgsysteem.nl en bevat de volgende regel: Er is een opdracht aan u verstrekt. Bij het openen van de mail ziet u de gegevens van de desbetreffende locatie. Bij het openen van het LAVS ziet u uw projectenlijst. Het project uit de heeft in de kolom Actie een uitroepteken : 1. Door te klikken op het nummer onder ProjectId opent u de opdracht:

39 U ziet dat de status van de opdracht op Verstrekt staat: 2. Door te klikken op het nummer op de regel onder kolom Opdracht of op het potlood-symbool onder de kolom Actie opent u de opdracht U hebt in het scherm dat verschijnt een aantal mogelijkheden: U kunt de opdracht aannemen, klik hiervoor op de knop Aannemen ; U kunt de opdracht Voorwaardelijk aannemen (deze knop gebruikt u als u bijvoorbeeld nog extra informatie van uw opdrachtgever nodig hebt. Denk bijvoorbeeld aan bouwtekeningen etc.). U kunt de opdracht niet aannemen. Klik hiervoor op de knop

40 3. We gaan er van uit dat u de opdracht aanneemt. Klik op Het scherm verandert en u ziet dat de status van de opdracht op Aangenomen staat: Om nu te werken in deze opdracht volgt u de stappen vanaf bladzijde 20 van deze handleiding

41 HOOFDSTUK 4: INVOEREN VAN EEN COMPLEX 1. Maak een asbestobject aan in het tabblad Bezit 2. Selecteer Complex via het uitklapscherm. 3. Geef aan wie de gegevenseigenaar is, klik op Aanmaken complex en kies Nieuw bedrijf invoeren

42 Het scherm verandert en vul alle verplichte velden in. (hier reeds ingevuld). 4. Klik op Het beeld verandert:

43 5. Geef het complex een naam, in dit geval gaat het om een sluizencomplex van Rijkswaterstaat Vanaf dit punt zijn er 2 manieren om een adres in te voeren: 1. U voert een enkel adres in waarbij u de mogelijkheid hebt om binnen dat adres Onderhoudbare eenheden toe te voegen, denk bijvoorbeeld aan een defensiecomplex. Dit complex heeft 1 adres, binnen dat adres zijn er meerdere gebouwen. 2. U hebt een CSV bestand met meerdere adressen die u in een keer in het LAVS wilt uploaden. Denk hierbij bijvoorbeeld aan een flatgebouw. Binnen die flat zijn wooneenheden die dezelfde postcode hebben met diverse huisnummers. In plaats van iedere keer dezelfde postcode in te typen kunt u nu de gehele range in één keer uploaden

44 4.1: INVOEREN VAN EEN ENKEL ADRES 1. Voeg het adres toe door te klikken op links naast 2. Een nieuw scherm verschijnt, vul alle verplichte velden in en klik op

45 Het volgende scherm verschijnt met de door u ingevoerde gegevens: U kunt binnen deze adreslocatie onderhoudbare onderdelen toevoegen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan machinekamers, liften en leidingen. 1. Klik voor het toevoegen van onderhoudbare onderdelen op, rechts naast Er verschijnt een nieuw scherm:

46 2. Vul de velden in en klik op. 3. Herhaal de stappen 1 en 2 totdat alle onderhoudbare eenheden zijn ingevoerd: 4. Klik op Het scherm verandert en u keert terug naar het tabblad Bezit

47 4.2: WERKEN IN DE LOCATIE 1. Klik om te werken in de locatie op de balk onder de kop Beschrijving, in dit geval Het beeld verandert en u ziet dat er een nieuwe knop naar voren is gekomen

48 2. Vink het adres en/of de onderhoudbare eenheden aan waar een project aangemaakt moet worden en klik op de knop. 3. Vul de verplichte velden in, al dan niet met behulp van de uitklapvelden (hier al ingevuld), vink aan of het object in gebruik is, geef eventueel een toelichting en klik op

49 Het scherm verandert en u ziet het volgende scherm: 4. Klik op om uw projectenoverzicht te openen. Het scherm verandert en u ziet alle projecten waar u een rol in hebt

50 5. Klik op de balk onder ProjectId, u opent hiermee het project en kunt vervolgens in het project werken. Er verschijnt een nieuw scherm:

51 Met de knop kunt u nieuwe opdracht te verstrekken. Met de knop kunt u het project kunt u het project afsluiten en in het Archief plaatsen. Hierdoor is het project niet meer zichtbaar in uw projectenlijst. Wel is het mogelijk om het project vanuit het archief te heropenen. In de tab Locatiefoto ziet u de Bronnenlijst met de Bouwkundige Eenheden. Vanzelfsprekend zijn er nog geen asbestbronnen opgenomen. Voor het vullen van het LAVS met een inventarisatie volgt u de stappen vanaf pagina 18 tot pagina

52 4.3: INVOEREN VAN EEN ADRESSENREEKS IN HET LAVS Voor het invoeren van een adressenreeks in het LAVS hebt u een.csv bestand nodig. 1. Klik op Er verschijnt een nieuw scherm, in dit scherm staat omschreven hoe het CSV bestand eruit moet zien:

53 2. Selecteer een CSV bestand uit uw eigen systeem door te klikken op 3. Kies in het volgende scherm een CSV bestand uit uw eigen systeem en klik op

54 In het vak Bestandsnaam ziet u het door u geselecteerde bestand. 4. Klik vervolgens op Het scherm verandert weer en u ziet dat de lijst is ingelezen. Ook hier kunt u Onderhoudbare eenheden toevoegen. Hoe u dat doet kunt u vinden vanaf pagina 46 van deze handleiding

55 Nadat u de stappen vanaf pagina 46 hebt doorlopen selecteert u in het tabblad Projecten het project wat u hebt aangemaakt. Om nu daadwerkelijk het LAVS te vullen met een inventarisatie volgt u de stappen van deze handleiding vanaf pagina 19 tot pagina

56 TOT SLOT Deze handleiding is specifiek geschreven voor de inventariseerder. Voor aanvullende vragen kun terecht bij de Helpdesk. De helpdesk is bereikbaar via