Aanbiedingsformulier BESLUITEN. Korte overwegingen

Transcriptie

1 Aanbiedingsformulier Onderwerp sopdrachten doorlichtingsonderzoeken In te vullen door afdeling Bestuursondersteuning Ontwerper Parafanten Directeuren Portefeuilleh. B&W Nr: Dienst : CS CS FSW Agenda Sector : CC Openbaar: ja Naam : S. van Kesteren R.V.: nee Tst.nr : 5125 Datum B&W vergadering: Datum : BESLUITEN Behoudens advies van de commissie FSW 1. in het kader van de doorlichtingsonderzoeken 2005 vast te stellen: a. de onderzoeksopdracht Grondexploitatie; b. de onderzoeksopdracht Exploitatie LVC en de positie van het LVC voor de stad en de regio; c. de onderzoeksopdracht Parkeerbeleid; d. de onderzoeksopdracht Bijzondere bijstand voor medische kosten; e. de onderzoeksopdracht doelmatigheid en doeltreffendheid Commissie voor de Beroep- en Bezwaarschriften; 2. dit besluit ter kennis te brengen van de Gemeenteraad. Korte overwegingen In de bijlagen bij de productenraming 2005 is opgenomen een lijst met onderzoeksonderwerpen voor de doorlichtingsonderzoeken Het betrof de onderwerpen: grondexploitatie (in aansluiting op reeds lopende onderzoeken binnen de dienst Bouwen en Wonen); exploitatie LVC en de positie en betekenis van LVC voor de stad en de regio (ook in relatie tot andere poppodia); parkeerbeleid (parallel aan rechtmatigheidstoets); bijzondere bijstand voor medische kosten; onderzoek doelmatigheid en doeltreffendheid Commissie Beroep- en Bezwaarschriften. Voor deze onderwerpen zijn onderzoeksopdrachten opgesteld ter besluitvorming in het College. Na besluitvorming door het College worden de opdrachten ter kennisname aan de Raad gestuurd. Formatieve consequenties N.v.t. Begrotingsconsequenties N.v.t. Communicatie

2 Openbaar: B&W-besluitenlijst/ niet openbaar / anders, nl:. Openbaar Samenvatting De onderwerpen voor de doorlichtingsonderzoeken 2005 zijn uitgewerkt in onderzoeksopdrachten. Aanpak verdere communicatie N.v.t.

3 Grondexploitatie (in aansluiting op reeds lopende onderzoeken binnen de dienst Bouwen en Wonen) Naam portefeuillehouder BOWO Geertsema Aanleiding Het grondbedrijf staat in de belangstelling. Veel van de grote projecten die in Leiden gerealiseerd worden, hebben een directe relatie met een grondexploitatie. Daar komt nog bij dat er grote bedragen omgaan in het grondbedrijf en er een grotere nadruk gelegd wordt het verdienend vermogen van het grondbedrijf. Het inventariseren van en vervolgens vastleggen van beleid en richtlijnen rond het opstellen en monitoren van grondexploitaties. Probleemstelling en reikwijdte In hoeverre is het huidige beleid rond het opstellen van een onderzoek grondexploitatie actueel en vastgelegd? Verhelderen en vastleggen van kaders bij het opstellen van een grondexploitatie. Door de raad vastgestelde nota s en een protocol grondexploitatie. Volgens de planning Agenda voor het te ontwikkelen grondbeleid. In deze planning zijn een aantal nota s opgenomen. Deze nota s hebben als doel het te voeren beleid op de verschillende onderdelen vast te leggen. Planning tot Uren medewerkers grondzaken en P&C.

4 Exploitatie LVC en de positie en betekenis van LVC voor de stad en de regio (ook in relatie tot andere poppodia) C&E, afdeling Cultuur en Sport Naam portefeuillehouder R.C. Hessing Telefoon 5332 Datum Aanleiding/probleemstelling Het Leids Vrijetijds Centrum (LVC) is het belangrijkste Poppodium in Leiden. Het is thans gehuisvest aan de Breestraat en gelegen in het zogenoemde Aalmarktproject. In het Aalmarktproject wordt ervan uitgegaan dat de LVC in een vernieuwde huisvesting wordt ondergebracht. De daarmee gemoeide stichtingskosten werden in 2001 geraamd op 3,5 miljoen. Gezien de hoge investering en het grote ruimtebeslag en een aantal trends en ontwikkelingen is de vraag opportuun geworden wat het maatschappelijk rendement is van de voorgenomen investeringen op deze locatie t.b.v. het LVC. Dit geplaatst in het licht van ervaringen elders in het land. Nader inzicht te verkrijgen in het maatschappelijk rendement van de voorgenomen investeringen t.b.v. het LVC in het Aalmarktproject. De onderzoeksvragen zijn: 1. Hoe groot is de behoefte aan een professioneel poppodium in Leiden (potentiële doelgroep, leeftijd en aantallen personen) afgezet tegen de beschikbaarheid van andere poppodia in de Randstad. 2. Benoem, op basis van (landelijke) ervaringsgegevens, de kritische succes- en faalfactoren om dit professionele poppodium minimaal de komende 10 jaar artistiek en economisch duurzaam te laten opereren. Inzicht dient daarbij te worden gegeven in de optimale: Organisatievorm Samenwerkingsmogelijkheden / -wenselijkheden Locatie-eisen (omgeving i.r.t. sociale veiligheid, toegankelijkheid, bereikbaarheid en overige culturele, al dan niet commerciële vrijetijdsvoorzieningen Zaalcapaciteit Breedte van het programma-aanbod De doorwerking van het bovenstaande dient in de volgende 3 scenario s uitgewerkt te worden: 1. Het LVC in het Aalmarktgebied, oppervlakte m2, bestaand programma van eisen (PvE), bestaand activiteitenniveau, bestaande organisatie (veel vrijwilligerswerk) 2. Het LVC in het Aalmarktgebied, oppervlakte m2,

5 clustering van activiteiten op het gebied van popmuziek in Leiden (LVC, LVP, Muziekhuis), uitgebreid PvE, geoptimaliseerde / professionele organisatie 3. Het LVC buiten het Aalmarktgebied, clustering van activiteiten (LVC, LVP, Muziekhuis, discotheek), professionele organisatie. Planning Bij de drie scenario s dient een exploitatieprognose gegeven te worden, waarbij aandacht geschonken wordt aan de mogelijkheid van een dalende afhankelijkheid van gemeentelijke subsidie(s). Verantwoordelijkheden: Bestuurlijk opdrachtgever: R. Hessing Ambtelijk opdrachtgever: L. Schepman, directeur C&E Opdrachtnemer: afdeling C&S, nader te bepalen Gemeentelijke werkgroep met betrokken disciplines onder leiding van de opdrachtnemer. Uitvoerder: extern deskundige. Het onderzoek wordt verricht door een externe adviseur. De regie van het onderzoek is gelegen bij de afdeling Cultuur en Sport van de gemeente Leiden. De gemeente zal zorgdragen voor een gemeentelijke werkgroep, waarin de voortgang van het onderzoek besproken wordt. Afstemming vindt plaats met het Aalmarktproject. Het LVC zal als extern (ervarings)deskundige geraadpleegd worden. Bij het onderzoek zal o.a. gebruik gemaakt dienen te worden gegevens van vergelijkbare podia in het land. O.a. zullen gerichte interviews worden gehouden met vertegenwoordigers van het LVC en van de gemeente. Antwoord op de geformuleerde onderzoeksvragen. De vorm van het op te leveren product is een onderzoeksrapport met aanbevelingen November: vragen van een drietal offertes Uiterlijk 1 december: verstrekken opdracht Januari 2005: conceptrapportage Maart 2005: definitieve rapportage naar B&W Begeleiden opdracht / verstrekken informatie: 50 uur Kosten externe advisering: voorlopig maximaal Dekking externe kosten: max uit voorbereidingskrediet Aalmarkt, advieskosten C&E

6 Parkeerbeleid Naam portefeuillehouder Aanleiding Probleemstelling en reikwijdte onderzoek Planning Milieu en Beheer, Stadstoezicht R.C. Hessing De Raad heeft Ernst & Young gevraagd om per dienst in 2004 de rechtmatigheid van een proces te toetsen. Binnen DMB wordt het proces parkeren wat dit betreft onder de loep genomen. Er is een drietal criteria waaraan de rechtmatigheid wordt getoetst, namelijk: - het begrotingscriterium - misbruik & oneigenlijk gebruik - naleving wet & regelgeving De informatie uit en de resultaten van de rechtmatigheidstoets worden in 2005 gebruikt voor het uitvoeren van de doelmatigheidstoets. Het parkeren is in drie processen verdeeld, te weten het straatparkeren, vergunningen en naheffingen. Omdat in deze processen (m.n. het straatparkeren) veel contant geld omgaat, dient een sluitende AO met de bijbehorende Interne Controle maatregelen binnen de sector aanwezig te zijn. Voor alle processen geldt dat de functiescheiding helder moet zijn. Binnen de sector Stadstoezicht worden alle administratieve processen onderzocht, aan zowel de inkomsten als uitgavenkant, die een direct verband hebben met parkeren. De informatie uit de rechtmatigheidstoets wordt in combinatie met de feitelijke werkwijze in 2005 onderzocht op hun doelmatigheid Een doelmatige administratieve organisatie waarbij alle mogelijkheden van willekeur en fraude worden uitgesloten. En die conform de actuele regelgeving is. De rechtmatigheid en doelmatigheid van de processen en werkwijzen en de financiële verantwoording van het taakveld parkeren kunnen als voldoende worden gekwalificeerd. De medewerker AO/IC voert de opdracht in het kader van de rechtmatigheidstoets uit, en zorgt voor procesbeschrijvingen en beheermaatregelen. Het bureau Ernst en Young zal in het kader van het rechtmatigheidsonderzoek in december 2004 een audit doen op de uitkomsten. Daarna zal een plan van aanpak voor de doelmatigheidstoets worden opgesteld. Voltooiing van het rechtmatigheidsonderzoek eind december 2004, daarna zal direct implementatie van beheermaatregelen volgen. Januari/februari 2005 wordt het plan van aanpak voor de doelmatigheidsonderzoek opgesteld. Het resultaat van het onderzoek zal in het 3 e of 4 e kwartaal van 2005 bekend zijn. Binnen het bestaande budget.

7 Bijzondere bijstand voor medische kosten Naam portefeuillehouder Aanleiding Probleemstelling en reikwijdte onderzoek SOZA W. de Boer Bezuinigingen ziekenfondswet, nieuwe Wet Werk en Bijstand en uitbreiding collectieve ziektekostenverzekering voor minima. Doorlichten beleid bijzondere bijstand voor medische kosten Leiden heeft sinds 1998 een aanvullende ziektekostenverzekeringen voor minima: de AV-speciaal. Hiervoor is per 1 april 1998 een overeenkomst met Zorg en Zekerheid (Z&Z) gesloten. Uit evaluaties van de AV-speciaal is naar voren gekomen dat de klant nog te vaak een beroep doet op bijzondere bijstand, terwijl het de bedoeling was dat met de invoering van de collectieve verzekering het aantal aanvragen sterk zou afnemen. Daarbij zijn sinds 1 januari 2004 bovendien, als gevolg van de landelijke bezuinigingen in het ziekenfondspakket, de premies van de (aanvullende) ziektekostenverzekering flink gestegen. Daarom zijn per 1 september 2004 in overleg met Z&Z twee nieuwe collectieve verzekeringspakketten samengesteld: de AV gemeente standaard (GS) en de AV gemeente top (GT). De klant kan kiezen voor een van beide verzekeringen. Ook is de gemeentelijke premiebijdrage verhoogd. Met deze aanpassing wilde de gemeente de klant, zowel inhoudelijk als financieel, een aantrekkelijke ziektekostenverzekering bieden, waarmee tevens de bijzondere bijstand voor medische kosten tot de hoogste noodzakelijke kosten kunnen worden beperkt. Onderzocht zal worden welke wijzigingen mogelijk zijn en welke consequenties dat met zich mee brengt. Het beleid bijzondere bijstand voor medische kosten optimaliseren door een betere aansluiting bij de verstrekkingen collectieve ziektekostenverzekering voor minima. Nieuwe beleidsregels bijzondere bijstand voor medische kosten. Intern onderzoek naar verstrekkingen bijzondere bijstand, mogelijkheden binnen juridisch kader. Vergelijking beleid met andere gemeentes. Planning Afronding in februari Aanbieden B&W voor 1 maart Bij SOZA is geen specifiek budget beschikbaar. wordt in eigen beheer uitgevoerd. Prioriteit in het jaarplan

8 doelmatigheid en doeltreffendheid Commissie Beroep- en Bezwaarschriften Naam portefeuillehouder ID/BJZ Lenferink Aanleiding Probleemstelling en reikwijdte onderzoek De Raad heeft het College op 29 juni jl. bij de bespreking van het onderzoek Adviesraden en Commissies met Externe Leden verzocht een vervolgonderzoek in te stellen gericht op de doelmatigheid en doeltreffendheid van de Commissie voor Beroep- en Bezwaarschriften matigheid en doeltreffendheid Commissie Beroep- en Bezwaarschriften Het onderzoek zal betrekking hebben op: Juridische kwaliteitszorg (gemeentebreed) Beroep en bezwaarprocedure (voor zover niet in de efficiencyoperatie meegenomen) matigheid en doeltreffendheid BJZ (buiten beroep en bezwaar en voor zover niet in de efficiencyoperatie meegenomen) Inzicht in en verbetering van de doelmatigheid en doeltreffendheid van genoemde commissies en van de juridische functie in het algemeen. Quickscan, rapport plus aanbevelingen ter verbetering van de doelmatigheid en doeltreffendheid van genoemde commissies en van de juridische functie in het algemeen. In samenwerking met Deloitte & Touche wordt de opdracht geformuleerd voor een Quickscan. De Quickscan wordt door Deloitte & Touche uitgevoerd. Na de Quickscan wordt door John Olivier een plan van aanpak opgesteld, in samenwerking met Corinne van der Salm (ID/PICOF), Max Waaning (ID/BJZ) en Deloitte & Touche. Planning tot Uren van interne medewerkers (BJZ en PICOF maken uren inzichtelijk). Kosten Deloitte & Touche: op te lossen binnen het budget van de afdeling BJZ.