ONDERZOEKSOPZET VERVOLGONDERZOEK OP EIGEN KRACHT

Transcriptie

1 Vervolgonderzoek Op eigen kracht over de voorwaarden voor een doeltreffend en doelmatig functioneren van Sociale Wijkzorgteams Januari 2016

2 1 AANLEIDING Op 16 oktober 2015 publiceerde de Rekenkamer Den Haag haar onderzoek Op Eigen Kracht. Een onderzoek naar de wijze waarop de Sociale wijkzorgteams (SWT s) in Den Haag zijn opgezet en geïmplementeerd, en waarbij de vraag centraal stond in hoeverre voldaan werd aan de voorwaarden voor doeltreffend en doelmatig functioneren van de SWT s. De Haagse rekenkamer concludeerde in dit onderzoek dat de opzet en implementatie van SWT s kansen biedt voor doeltreffend en doelmatig functioneren, maar dat er voor een goed functioneren nog belangrijke voorwaarden onvoldoende zijn uitgewerkt. Hierover trok de rekenkamer drie conclusies 1 : 1. Het ontbreekt vanaf de start van de ontwikkeling van de SWT s aan een leerinfrastructuur waarin vorm wordt gegeven aan het leerproces. 2. Twee belangrijke pijlers van de SWT s vroegsignalering en eigen kracht zijn onvoldoende uitgewerkt in SMART-C doelen, prestatieafspraken, de opleiding en concrete taken/werkzaamheden. 3. Inzicht in de prestaties en mate van doelrealisatie van de SWT s is niet goed mogelijk omdat doelen en prestaties van het SWT instrument niet of onvoldoende SMART-C zijn geformuleerd. Om te kunnen voldoen aan de voorwaarden voor doeltreffend en doelmatig functioneren beval de rekenkamer aan om: 1. Te zorgen voor een leerinfrastructuur waarin actief (leer)ervaringen worden gesignaleerd, uniform en structureel worden vastgelegd en geanalyseerd, en de verbeterpunten gebruikt worden bij de doorontwikkeling van de teams en in het (bij)sturen van het leerproces. Met deze verbeteringen kan een leerinfrastructuur worden gerealiseerd voortbouwend en aansluitend op het bestaande organische proces. 2. De cruciale pijlers van de SWT s, vroegsignalering en eigen kracht, concreet en specifiek uit te werken waarmee duidelijk wordt hoe (in werkwijze en middelen) welke taken en activiteiten teamleden precies moeten uitvoeren. 3. Zowel ten aanzien van de (door)ontwikkeling van de SWT s als vroegsignalering, eigen kracht en ondersteuning SMART-C doelen te formuleren en SMART-C prestaties vast te leggen, en te zorgen dat de doelen en prestaties op elkaar aansluiten. De strekking van de bestuurlijke reactie op het onderzoek Op Eigen Kracht, zowel in het nawoord als tijdens de behandeling in de commissie Samenleving op 19 november 2015, was dat de rekenkamer in een dusdanig vroeg stadium onderzoek heeft gedaan naar de SWT s dat de huidige situatie inmiddels afwijkt van de situatie zoals door de rekenkamer onderzocht. De consequentie hiervan is dat het college van B&W de 1 Rekenkamer Den Haag, Op Eigen Kracht; Onderzoek naar voorwaarden voor doeltreffend en doelmatig functioneren van Sociale wijkzorgteams in Den Haag, 16 oktober 2015 (RIS ). 2

3 conclusies uit het onderzoek niet deelt en de opvolging van de aanbevelingen niet nodig acht omdat (nieuwe) ontwikkelingen hierin reeds voorzien. 2 Voor enkele partijen in de gemeenteraad was dit aanleiding om het raadsvoorstel met de aanbevelingen van de rekenkamer te amenderen. Aan het voorstel is een extra punt toegevoegd waarin de rekenkamer verzocht is op zeer korte termijn een vervolgonderzoek uit te voeren. In de raadsvergadering van 26 november 2015 is het geamendeerde voorstel unaniem aangenomen. In de raadsvergadering heeft de rekenkamer laten weten aan dit verzoek gehoor te willen geven, maar dat voor de uitvoering van dit onderzoek extra middelen noodzakelijk zijn omdat dit vervolgonderzoek naast het lopende onderzoeksprogramma zal worden uitgevoerd. Om inzicht te geven in de wijze waarop de rekenkamer invulling zal geven aan dit vervolgonderzoek heeft de rekenkamer aan de raad de toezegging gedaan een onderzoeksopzet op te stellen. 3 In navolging op de toezegging heeft de rekenkamer deze onderzoeksopzet voor het vervolgonderzoek Sociale Wijkzorgteams opgesteld. Het onderzoek richt zich primair op vier ontwikkelingen die in het bestuurlijk wederhoor door het college zijn genoemd, namelijk de oplevering eind tweede kwartaal 2015 van het kwaliteitsmanagementsysteem, de aanpassingen van de leergang vanaf mei 2015, de oplevering van het handboek maatwerkvoorzieningen in augustus 2015 en de in september 2015 inmiddels ontwikkelde routekaart voor het leggen van de contacten met de 2e en 3e ring. De rekenkamer hecht eraan om bij de publicatie van dit vervolgonderzoek een actueel beeld aan de raad te kunnen schetsen over de opvolging van het raadsbesluit over de aanbevelingen. Dit betekent dat zij de opzet zoals die onder andere in de bestuurlijke reactie van september 2015 door het college is gepresenteerd zal beoordelen en, voor zover mogelijk, ook de toepassing van de aanbevelingen in de praktijk zal toetsen. Sinds begin 2015 zijn er 11 Sociale Wijkzorgteams operationeel, waardoor de toepassing van de aanbevelingen in de praktijk beoordeeld kan worden. 4 2 ACHTERGROND In de bestuurlijke reactie op het onderzoek Op Eigen Kracht is aangeven dat onderdelen van het rekenkameronderzoek inmiddels achterhaald zijn door (nieuwe) ontwikkelingen. Ontwikkelingen die volgens het college doorwerken in de conclusies en aanbevelingen van de rekenkamer. Het gaat hier met name om de volgende vier punten: 2 College B&W, Reactie op bestuurlijk rapport Sociale Wijkzorgteams Den Haag, 17 september 2015, en Commissie Samenleving, 19 november Raadsvergadering gemeente Den Haag, 26 november 2015, en BESLUITENLIJST RAAD 26 NOVEMBER 2015 (RIS ). 4 Operationeel betekent dat de teams de casusregie van de casussen oppakken, een casemanager is aangewezen, een plan van aanpak met doelen en resultaten wordt opgesteld en gestart is met de hulpverlening. 3

4 1. Het Kwaliteitsmanagementsysteem REKENKAMER DEN HAAG Eind tweede kwartaal 2015 is volgens het college het kwaliteitsplan opgeleverd en is de leerinfrastructuur goed ingericht en geborgd. Daarbij wordt de leanmethodiek toegepast. 2. De Leergang Het college geeft aan dat vroegsignalering en eigen kracht onderdeel zijn van de leergang. Op basis van praktijkervaringen en verkregen feedback zijn vanaf mei 2015 ondermeer de zelfredzaamheidsmatrix en Maatwerkvoorziening Ondersteuning opgenomen in de leergang. 3. Het Handboek Het handboek maatwerkvoorziening ondersteuning van augustus 2015 biedt volgens het college de instrumenten om o.a. de mate van eigen kracht te bepalen, en doelen en acties per leefgebied zijn in het handboek uitgewerkt. 4. Samenwerkingsafspraken/convenanten In de bestuurlijke reactie van juli 2015 geeft het college aan dat het leggen van de contacten buiten het SWT goed is uitgelijnd. Het realiseren van aansluiting met de 2de en 3de ring is onderdeel van een inmiddels ontwikkelde routekaart. In het vervolgonderzoek zal duidelijk gemaakt worden in hoeverre de (recente) activiteiten beter invulling geven aan de voorwaarden voor een doeltreffend en doelmatig functioneren van de sociale wijkzorgteams. 3 DOELSTELLING EN ONDERZOEKSVRAGEN De rekenkamer stelt zich met dit onderzoek ten doel te beoordelen of het college met onder andere de in het bestuurlijk wederhoor aangegeven ontwikkelingen, zowel in opzet als toepassing in de praktijk, voldoende uitvoering geeft aan het raadsbesluit waarin naar aanleiding van ons onderzoek alle aanbevelingen van de rekenkamer zijn overgenomen. 3.1 Probleemstelling Geeft het college zowel in opzet als toepassing in de praktijk voldoende uitvoering aan de aanbevelingen van de rekenkamer? De probleemstelling is uitgewerkt in de volgende onderzoeksvragen: 1. Is er sprake van een leerinfrastructuur waarin zowel in opzet als in de praktijk actief (leer)ervaringen worden gesignaleerd, uniform en structureel worden vastgelegd en geanalyseerd, en de verbeterpunten gebruikt worden bij de doorontwikkeling van de teams en in het (bij)sturen van het leerproces? 2. Zijn de cruciale pijlers van de SWT s, vroegsignalering en eigen kracht, concreet en specifiek uitgewerkt en is daarmee voor de teamleden duidelijk (in werkwijze en middelen) welke taken en activiteiten zij precies moeten uitvoeren? 4

5 3. Zijn er zowel ten aanzien van de (door)ontwikkeling van de SWT s als voor vroegsignalering, eigen kracht en ondersteuning SMART-C doelen geformuleerd en SMART-C prestaties vastgelegd? Is ervoor gezorgd dat de doelen en prestaties op elkaar aansluiten en wordt hier in de praktijk op gestuurd? 4 AANPAK Het vervolgonderzoek naar de SWT s zal worden uitgevoerd door middel van een documentstudie en interviews en/of enquêtes met verschillende betrokken actoren. Voordat de verschillende ontwikkelingen inhoudelijk getoetst gaan worden, zal de rekenkamer ook externe bronnen raadplegen om tot een nadere definiëring en concretisering te komen van begrippen als eigen kracht, zelfredzaamheid, eigenaarschap en vroegsignalering. De rekenkamer zal op basis van de bestuurlijke reactie en eventuele nadere informatie van het college en de ambtelijke organisatie vaststellen op welke wijze invulling is gegeven aan de aanbevelingen van de rekenkamer. Aan de hand van de bestuurlijke reactie zullen de volgende activiteiten in ieder geval deel uitmaken van het onderzoek: 1. Toetsen van het kwaliteitsmanagementsysteem: Vaststellen status van systeem door interviews en inzien systeem Analyse gegevens/output van systeem Bestuderen van de uit het systeem afgeleide instructies en beoordelen werking in praktijk door (groeps)interview(s) met SWT leden 2. Toetsen van de leergang: Analyse leergang aan de hand van opgevraagd lesmateriaal Beoordelen praktijkervaringen in (groeps)interview(s) met SWT leden 3. Toetsen van het handboek: Analyse handboek Beoordelen praktijkervaringen in (groeps)interview(s) met SWT leden 4. Toetsen van de samenwerking met de 2e en 3e ring: Analyse van alle afgesloten samenwerkingsconvenanten Beoordelen praktijkervaringen in (groeps)interview(s) met SWT leden en bevragen groeperingen in 2de en 3de ring 5. Toetsen van de sturing op SMART-C doelen: Toetsen geformuleerde doelen en prestaties op onder andere het gebied van vroegsignalering en eigen kracht aan SMART-C criteria Analyse van de sturing in de praktijk op deze doelen en prestaties door het college en de verantwoording hierover aan de raad. 5

6 Bij het opstellen van deze onderzoeksopzet heeft een interview met de verantwoordelijk portefeuillehouder plaatsgevonden om de beleidsvisie van het college te vernemen op het onderwerp van onderzoek. 5 TOEGEVOEGDE WAARDE Het vervolgonderzoek vindt vrij snel plaats na afronding en publicatie van het onderzoek Op Eigen Kracht. De rekenkamer hecht eraan om bij de publicatie van dit vervolgonderzoek een actueel beeld aan de raad te kunnen schetsen over de opvolging van het raadsbesluit over de aanbevelingen. Dit betekent dat zij zich niet zal beperken tot een beoordeling van de opzet zoals die in de bestuurlijke reactie van september 2015 door het college is gepresenteerd, maar dat zij voor zover mogelijk ook de toepassing van de aanbevelingen in de praktijk in haar onderzoek zal betrekken. Sinds begin 2015 zijn er immers 11 Sociale Wijkzorgteams operationeel, waardoor de toepassing van de aanbevelingen in de praktijk goed te beoordelen is. Het vervolgonderzoek heeft een ander karakter dan het eerdere onderzoek. Zo was het eerdere onderzoek breder van opzet en konden verdiepende analyses achterwege blijven omdat nog relatief weinig empirisch materiaal beschikbaar was. Het vervolgonderzoek is specifiek gericht op de door het college geschetste ontwikkelingen. Daar staat tegenover dat er meer materiaal beschikbaar is om te onderzoeken en het zodoende mogelijk is om, afhankelijk van de bestaansduur van de verschillende Sociale Wijkzorgteams, meer verdiepende analyses uit te voeren. Daarbij is eveneens het aantal operationele Sociale Wijkzorgteams gegroeid. Onderzoek toegang maatschappelijke ondersteuning In januari 2016 start de rekenkamer met een onderzoek naar de toegang tot de maatschappelijke ondersteuning, als onderdeel van de structurele aandacht voor de decentralisaties in het sociaal domein. Een deel van de taakstelling van Sociale wijkzorgteams maakt onderdeel uit van de toegang tot maatschappelijke ondersteuning, namelijk de beoordeling van nieuwe meldingen en de proactieve en preventieve activiteiten. Het onderzoek naar de toegang richt zich op de beoordeling van de toegang in brede zin, waarvan SWT s dus een onderdeel vormen. Het vervolgonderzoek naar de SWT s richt zich op de doelstellingen van de SWT s zelf en de realisatie daarvan in de praktijk. De rekenkamer zal in uitvoering van beide onderzoeken zorg dragen voor een zorgvuldige afstemming met als doel te komen tot elkaar aanvullende conclusies en aanbevelingen. 6

7 6 PLANNING EN KOSTEN Uitgaande van besluitvorming door de raad in januari 2016 komt de rekenkamer tot onderstaande planning: Fase Activiteiten Periode in de tijd Voorbereiding Organisatie van het onderzoek Inplannen interviews Februari 2016 Feitenonderzoek Interviews en gegevensverzameling Maart - April Rapportage Feitelijk wederhoor Bestuurlijk wederhoor Publicatie Schrijven en afronden concept feitenrapport Concept feitenrapport 2 weken ambtelijk wederhoor Gesprek ambtelijke organisatie Verwerken opmerkingen en eventueel nieuw feitenmateriaal Definitief feitenrapport opstellen Opstellen bestuurlijk rapport Bestuurlijk rapport 4 weken voor bestuurlijke reactie Opstellen nawoord 1 week Rapportage definitief afronden Publicatie onderzoek, raadsvoorstel en persbericht Mei - Juni Juli Augustus - September Oktober Om alle onderzoeksactiviteiten tijdig te kunnen uitvoeren is de inschatting van de rekenkamer dat de inzet van 1 projectleider gedurende de looptijd van het onderzoek noodzakelijk is, en de inzet van 1 onderzoeker in de periode van februari t/m juni. De verwachting van de rekenkamer is dat dit onderzoek een totale tijdsinvestering vraagt van ca uur. De totale kosten van dit onderzoek komen daarmee, gebaseerd op voorgaande inschattingen en ervaringen, op Berekening op basis van Salaris- en overheadkosten, voorcalculatie