E-invoicing. Het efficiëntieproject van de nabije toekomst. Hans C. Arents

Transcriptie

1 E-invoicing Het efficiëntieproject van de nabije toekomst Hans C. Arents Senior adviseur e-government strategie & programma management Coördinatiecel Vlaams e-government (CORVE) Tel: hans.arents@bz.vlaanderen.be Boudewijngebouw 4B, Boudewijnlaan 30 bus 46, 1000 Brussel Web:

2 Inhoud 1. Wat is e-invoicing? 2. Onderdeel van end to end e-procurement 3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid 4. Het juridische kader 5. Administratieve vereenvoudiging 6. Efficiëntiewinst voor de overheid 7. Het digitale facturatieproces in de overheid 8. Voordelen van het digitale facturatieproces - tijdig betalen - goed financieel beheer 9. Een gezamenlijke keuze voor e-prior - leveranciersportaal / rechtstreeks / via intermediair 10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-prior 11. Status van het federale en Vlaamse e-invoicingproject 12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden

3 1. Wat is e-invoicing? e-invoicing = digitale uitwisseling van factuurgegevens - tussen bedrijven onderling (B2B) - van bedrijven naar overheden (B2G) aanleveren én verwerken dus impact naar bedrijfsleven maar ook impact voor overheden overdracht gegevens in een UBL-standaard een eenvoudige PDF is geen digitale factuur idealiter in- én uitgaande facturen

4 1. Wat is e-invoicing? Vlaamse overheid = +/ facturen Belgische overheid = +/ facturen Andere overheden = Aantal facturen in B2B = Aantal facturen in België wordt geraamd op 1 miljard impact van e-invoicing en daarop aansluitend van de digitalisering van het facturatieproces is bijzonder groot!

5 2. Onderdeel van end to end e-procurement E-invoicing = het sluitstuk in een volledig gedigitaliseerd aankoopproces Bij overheden = alles rond overheidsopdrachten (van aankondiging tot gunning, tot bestelling, tot betaling ) is gedigitaliseerd!

6 2. Onderdeel van end to end e-procurement

7 3. Europees, Belgisch en Vlaams beleid EUROPA Grote gangmaker voor e-invoicing als bedrijven naar overheden digitaal kunnen factureren zullen zij dit ook doen naar hun andere private klanten Europees beleid zet nationale overheden in om de digitalisering van het facturatieproces te veralgemenen Europese richtlijn over e-invoicing recentelijk goedgekeurd (na omzettingstermijn van de richtlijn van 2 jaar, moeten overheden digitale facturen aanvaarden!)

8 3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid BELGIË Doelstelling: 50% e-invoicing tegen 2020 Federale e-invoicing werkgroep met stakeholders Overheid Bedrijfsorganisaties Cijferberoepen (boekhouders, revisoren) Service providers Experten Fedict en DAV: federale projectleiding

9 3. Europees, Belgisch, Vlaams e-invoicing beleid VLAANDEREN Beslissing van de Vlaamse Regering van 12/07/ Geen eigen toepassing ontwikkelen, maar samenwerking en hergebruik van federale (eigenlijk Europese) toepassing Aantal strategische en operationele doelstellingen Belangrijkste op korte termijn: tegen 1 januari 2015 moet het mogelijk zijn dat ondernemingen hun facturen digitaal aanleveren aan alle diensten van de Vlaamse overheid en aan alle Vlaamse Instellingen

10 Vlaamse doelstellingen

11 4. Het juridische kader: regelgeving Vanaf 1 januari 2013 (BTW-wetgeving van 12 dec. 2012): Volledige gelijkschakeling : Papieren factuur = e-factuur factuurgegevens kunnen digitaal of op papier verstuurd of ontvangen worden Uitvoering van Europese richtlijn 2010/45/EU Nieuwe Europese richtlijn over e-invoicing goedgekeurd (moet enkel nog gepubliceerd worden) overheden moeten digitale facturen aanvaarden

12 4. Het juridische kader: belangrijke begrippen Authenticiteit van de herkomst De ontvanger moet kunnen waarborgen dat de ontvangen factuur afkomstig is van de leverancier/dienstverrichter of van degene die de factuur heeft uitgereikt. Integriteit van de inhoud De inhoud van de factuur mag geen wijzingen ondergaan hebben. Leesbaarheid van de factuur De gegevens van een factuur moeten duidelijk leesbaar zijn, op papier of op een scherm, zonder dat daarvoor buitensporig veel onderzoek of interpretatie nodig is. Hoelang? Vanaf de uitreiking tot het einde van de bewaringstermijn (voor BTWwetgeving: 7 jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op datum uitgifte) Hoe garanderen? Door interne bedrijfscontroles op te zetten, door gebruik specifieke technologieën, b.v. geavanceerde elektronische handtekening. Binnen een redelijke termijn moet ook een leesbare factuur kunnen voorgelegd worden.

13 5. Administratieve vereenvoudiging De administratieve kost van de factuur voor een verzender (bedrijf) vermindert met 57% (van 11,1 naar 4,7) (

14 5. Administratieve vereenvoudiging Interessant als een bedrijf veel facturen heeft Voor een bedrijf dus dé opportuniteit om het facturatieproces te digitaliseren naar alle klanten slechts één digitale facturatiestroom

15 6. Efficiëntiewinst voor de overheid Ook voor de overheid is de efficiëntiewinst omvangrijk (de kost van de afhandeling van de factuur vermindert met 62%, van 17,6 naar 6,7) (

16 6. Efficiëntiewinst voor de overheid Voorwaarde voor de efficiëntiewinst: digitalisering van het volledige facturatie proces! Geen PDF-factuur die afgedrukt wordt en naderhand terug een papieren verwerking ondergaat (Ter info: Vlaamse overheid organiseert voor haar entiteiten ondersteuning bij de digitalisering van het facturatieproces, zie

17 7. Het digitale facturatieproces in de overheid

18 8. Voordeel: tijdig betalen De overheid als correcte betaler drastische keuze voor een imago verbetering van de Vlaamse overheid 2011: 1 op de 5 facturen bij de Vlaamse overheid te laat betaald uiterlijke betaaltermijn gemiddeld met 33 dagen overschreden E-invoicing is opportuniteit en hulpmiddel voor tijdig beta Opportuniteit, want e-invoicing verplicht ons na te denken over het facturatieproces Hulpmiddel, want zal niet vanzelf gaan!

19 9. Voordeel: goed financieel beheer Verbetering transparantie van het financieel gebeuren Vandaag: gebrek aan informatie over status van factuur Manager geen zicht op facturen die dreigen te laat betaald te worden E-invoicing zal transparante info geven over status Verbetering van het financieel proces Entiteiten zullen door e-invoicing verplicht worden hun financieel proces te herdenken! Factuur komt immers rechtstreeks in financieel systeem toe en moet daarin volledig digitaal verwerkt worden

20 10. Een gezamenlijke keuze voor e-prior Hergebruik platform ontwikkeld door de Europese Commissie Supplier portal SMEs and individuals e-prior Traceability Integrity Non-repudiation Routing Archiving BII Back-offices of the Commission Supplier systems Big companies

21 10. Een gezamenlijke keuze voor e-prior Beslissing van federale en Vlaamse regering om niet zelf een platform te ontwikkelen, maar een bestaand platform te nemen en dit platform gezamenlijk te gebruiken Grote belang van één enkel platform is dat er geen veelheid van oplossingen tussen klanten (overheden) en leveranciers (bedrijven) ontstaat Voordelen voor federale en Vlaamse overheid: delen van kosten uitwisselen van ervaringen

22 Werken met e-prior: leveranciersportaal Attachments Invoice Leveranciersportaal Back-office systeem klant

23 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Aanmaken van een factuur door de leverancier

24 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 1: invullen van de leveranciersinformatie Kies de leverancier

25 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 2: invullen van de klantinformatie Kies de klant

26 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 3: aanmaken van de factuur hoofding

27 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Verschillende soorten bijlagen kunnen toegevoegd worden aan de factuur

28 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 4: aanmaken van een factuur lijn Maak 1ste factuur lijn

29 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Aanmaken van een factuur lijn: verdere details

30 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Overzicht van de factuur lijnen

31 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Stap 5: versturen van de factuur Verstuur factuur

32 Een factuur versturen via de leveranciersportaal Verstuurde factuur

33 Werken met e-prior: rechtstreeks Attachments Invoice Back-office systeem leverancier Back-office systeem klant

34 Een factuur rechtstreeks versturen Customer Overheid (klant) Leverancier(s) <?XML v1.0> <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period> Back-office Back-office Back-office Het e-prior platform: biedt een aantal verzenddiensten aan via beveiligde webservices gebaseerd op internationale standaarden (UBL - CEN/BII) laat de uitwisseling van digitale documenten toe van computer naar computer

35 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 1: de leverancier maakt de factuur aan in zijn eigen systeem (bvb. ERP) Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office

36 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 2: dit systeem stuurt de factuur naar e-prior (webservice call) Overheid (klant) Supplier(s) Back-Office Back-Office Back-Office Send Technical Ack to Supplier

37 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 3: e-prior voorverwerkt de factuur Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office Authenticate Supplier Authorise Supplier Validate Message Apply Business Rules Archive & Render to Human Readable

38 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 4: e-prior plaatst de factuur in de gepaste Inbox voor ophaling door back-office systeem klant Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office

39 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 5: de factuur wordt verwerkt in back-office systeem klant en het resultaat wordt bij e-prior in de gepaste Inbox van de leverancier geplaatst Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office Notify Supplier ( ) Update status of Invoice Store response in Inbox

40 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 6: de leverancier raadpleegt zijn e-prior Inbox Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office List of responses Each response is correlated to its parent

41 Een factuur rechtstreeks versturen Stap 7: de leverancier haalt het antwoord op Overheid (klant) Leverancier(s) Back-Office Back-Office Back-Office

42 Werken met e-prior: via intermediair Attachments Invoice Back-office systeem leverancier Back-office systeem klant SERVICE PROVIDER Alternatief: de leverancier maakt gebruik van de diensten van een intermediair Service providers die al verbonden zijn met e-prior: Invoice UBL Invoice <INVOICE> <ID> <IssueDate> <Period>

43 10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-prior Vraag vanuit de federale overheid: verdeelpunt nodig naar de Vlaamse financiële systemen Fedict wenst die rol niet op te nemen CORVE neemt die rol op MAGDA-platform wordt ingezet: gebruik van de bestaande MAGDA infrastructuur benutten van de bestaande beveiligde connectiviteit tussen het MAGDA-platform en de federale service bus (FSB) bouwen van nieuwe doorgeefdiensten tussen FSB en VO klanten CORVE treedt op als enig aanspreekpunt naar de federale overheid naar de klanten binnen de Vlaamse overheid en bij lokale overheden (later): technische ondersteuning bij het aansluiten van financiële systemen

44 10. Plaats van het MAGDA platform t.o.v. e-prior leverancier intermediair Supplier Portal FSB Submit Invoice e-prior / MERCURIUS Consult Inbox Retrieve Invoice Acknowledge Invoice Application Response FedCom Federale overheid FSB MAGDA OraFin andere VO klanten andere LO klanten

45 11. Status van het federale en Vlaamse e-invoicingproject e-prior/mercurius (federaal) getest MAGDA-connectie (Vlaams) getest Leveranciers aanleveren getest - via supplier portal - via intermediaire dienstverlener Connectie financieel systeem VO juni 2014 In productie september 2014 Start e-invoicing communicatiecampagne naar bedrijven najaar 2014

46 12. Inspanningen gericht naar de lokale overheden Sensibilisering: artikel in BinnenBand maart 2014 Studiedag e-invoicing en lokale overheden: 10 oktober 2014, Lamot, Mechelen Uitnodiging om e-prior platform te gebruiken om maximale bedrijfsvriendelijkheid te creëren Contacteer projectteam: Leiding van het Vlaams e-invoicing project: - algemeen: johan.vansteelandt@bz.vlaanderen.be - platform: hans.arents@bz.vlaanderen.be