SharePoint voor engineering documentbeheer

Transcriptie

1 SharePoint voor engineering documentbeheer CAD bestanden beheren met SharePoint Een white paper van Cadac Organice BV Datum:

2 Table of contents 0 Samenvatting Inleiding Engineering document management CAD bestanden beheren CAD bestanden Referentie bestanden Layouts Titelblok CAD bestanden bekijken Mark-up en redlining BIM CAD integratie CAD integratie modules PDM integratie SharePoint voor engineering document management Documenten in bewerking en vrijgegeven documenten beheren in SharePoint Vrijgegeven documenten beheren in SharePoint Engineering document management functionaliteit Conclusie Cadac Organice Project Document Control Engineering Document Management CAD Tekeningbeheer Publiceren naar SharePoint Transmittal Management Workflow Management Project samenwerking Document Publishing Afkortingen Copyright 2012 Organice Page 2 of

3 0 Samenvatting Microsoft SharePoint is zeer geschikt voor het delen en uitwisselen van informatie tussen interne en externe partijen. Het wordt daarom als een geschikt platform gezien voor de engineering document management behoefte van project georiënteerde engineering bedrijven, die intensief samenwerken met partners, toeleveranciers en klanten. Maar om een allesomvattende oplossing te beiden voor engineering document management moet SharePoint in staat zijn om CAD bestanden te beheren en de verschillende gebruikers en rollen in uw organisatie de juiste functionaliteit bieden om efficient met engineering documenten te kunnen werken. SharePoint biedt standaard geen integratie met CAD applicaties en mist typische engineering document management functionaliteit, zoals een viewer om CAD bestanden zonder de CAD applicatie te kunnen bekijken en redlinen, functionaliteit voor documentdistributie en bewaking (transmittal management), functionaliteit voor het samenwerken in een extranet omgeving en functionaliteit voor het ondersteunen en automatiseren van engineering bedrijfsprocessen. Voor sommige CAD applicaties is integratie met SharePoint voorhanden en voor sommige biedt het gerelateerde PDM systeem integratie met SharePoint. Maar er is niet één systeem in de markt dat diepgaande integratie biedt met CAD applicaties van verschillende leveranciers. Dit stelt projectorganisaties die met verschillende en complexe CAD applicaties werken voor een grote uitdaging, waar zij willen samenwerken en hun documenten willen delen en uitwisselen met SharePoint. De beste manier om van SharePoint als engineering document management systeem te profiteren is u te richten op de beste manier om uw CAD bestanden te beheren. Als integratie voor uw CAD applicatie voorhanden is kan SharePoint ingezet worden voor het beheren van uw documenten in bewerking én voor het delen en distribueren van uw vrijgegeven documenten. Als integratie niet voorhanden is kan SharePoint ingezet worden voor het delen en distribueren van uw vrijgegeven documenten. In dit laatste geval kunt u uw CAD bestanden het beste beheren met de CAD applicatie of het gerelateerde PDM systeem en na vrijgave opnemen in SharePoint. Verder is het belangrijk dat binnen de SharePoint omgeving de juiste functionalteit wordt geboden om efficient met engineering documenten te kunnen werken, zoals een viewer, transmittal management, samenwerken in een extranet en engineering workflow management. Efficiente engineering document management functionaliteit is cruciaal willen alle verschillende gebruikers en rollen in uw (project) organisatie efficient met documenten kunnen omgaan ter ondersteuning van hun dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Cadac Organice verrijkt SharePoint zowel met CAD en PDM integratie als typische engineering document management functionaliteit, zodat uw volledige (project) organisatie in staat is efficient met engineering documenten te werken. Copyright 2012 Organice Page 3 of

4 1 Inleiding Microsoft SharePoint is door Microsoft geintroduceerd als een platform voor samenwerking en Enterprise Content Management en is zeer geschikt voor het delen en uitwisselen van informatie tussen afdelingen, vestigingen en bedrijven. In SharePoint kunnen documenten centraal opgeslagen, beheerd en benaderd worden vanuit de gehele organisatie en kunnen ze eenvoudig toegankelijk en beschikbaar worden gemaakt voor externe partijen, zoals project partners, toeleveranciers, klanten, etc. Maar als alomvattende oplossing voor documentbeheer in een engineering omgeving moet SharePoint in staat zijn om alle mogelijke soorten documenten te beheren, inclusief engineering documenten zoals CAD tekeningen. Deze tekeningen zijn veelal gecreëerd met applicaties die standaard geen integratie met SharePoint bieden, hetgeen wel vereist is wil men deze documenten efficient kunnen beheren. Er zijn veel verschillende CAD applicaties die door engineering bedrijven worden gebruikt, zoals CAD applicaties voor 2D tekenen en 3D modelleren en CAD applicaties voor specifieke ontwerptoepassingen zoals bouwkundig, werktuigbouwkundig en electrotechnisch ontwerpen. Al deze applicaties hebben hun eigen voorbehouden bestandsformaten, zodat het beheren van al deze bestanden en het integreren met deze applicaties een compexe materie is. Daarnaast worden CAD tekeningen gemaakt door CAD engineers maar gebruikt door anderen. Willen anderen goed met deze CAD tekeningen kunnen werken, dan hebben zij hiervoor typische engineering document management functionaliteit nodig. Dit white paper beschrijft de mogelijkheden en onmogelijkheden van SharePoint om de verschillende CAD bestanden te beheren en te integreren met de bijbehorende CAD applicaties. Het geeft antwoord op de vraag of en hoe SharePoint gebruikt kan worden voor engineering documentbeheer voor het opslaan, beheren en delen en uitwisselen van ontwerpinformatie over organisaties en projectteams heen. Copyright 2012 Organice Page 4 of

5 2 Engineering document management Engineering bedrijven zijn verantwoordelijk voor het ontwerpen en ontwikkelen van producten en projecten. Zij hebben niet alleen de behoefte aan het beheren van kantoordocumenten maar ook aan het beheren van ontwerpinformatie. Ontwerpinformatie wordt gecreëerd door CAD Engineers, maar wordt gebruikt door anderen. CAD Engineers creëren de tekeningen die nodig zijn voor productie of constructie. Wanneer deze ontwerpinformatie wordt vrijgegeven (klaar is), wordt het door anderen gebruikt, zoals productiemedewerkers, werkvoorbereiders, of door inkopers voor het inkopen van de benodigde onderdelen en materialen. In projectgeoriënteerde engineering industriën, zoals de olie- gas-, procesindustrie, energie, mijnbouw en metaal, machine- en apparatenbouw en de bouw, werken mensen samen in projectteams. Deze projectteams bestaan uit mensen van verschillende disciplines en met verschillende expertises. Zij kunnen afkomstig zijn van verschillende afdelingen, vestigingen of bedrijven. Om efficient samen te kunnen werken moeten projectleden informatie makkelijk kunnen delen en uitwisselen. Er zijn vele verschillende CAD applicaties, zoals applicaties voor 2D tekenen en 3D modelleren en applicaties voor specifieke ontwerptoepassingen zoals bouwkundig, werktuigbouwkundig en electrotechnisch ontwerpen. In projecten is vaak een combinatie van verschillende toepassingen nodig, met als gevolg dat er verschillende CAD applicaties worden gebruikt. Iedere applicatie heeft zijn eigen voorbehouden bestandsformaat en kent zijn eigen manier van integratie. Dit maakt het beheren van CAD bestanden en het integreren van CAD applicaties in één systeem zeer complex. In de praktijk zien we dat feitelijk elke leverancier van een CAD applicatie zijn eigen Engineering Document Management (EDM) of Product Data Management (PDM) systeem heeft ontwikkeld. Soms hebben leveranciers van meerdere CAD applicaties zelfs voor elke applicatie een eigen beheersysteem ontwikkeld zonder dat deze onderling met elkaar integreren! Er is dan ook geen EDM of PDM systeem in de markt dat diepgaande integratie biedt met CAD applicaties van verschillende leveranciers. Het gevolg is dat organisaties en projectteams die met verschillende CAD applicaties werken voor een grote uitdaging staan waar het gaat om hun behoeft aan een flexibele en gebruiksvriendelijke oplossing voor hun engineering documentbeheer. Microsoft SharePoint is hét platform voor Enterprise Content Management en samenwerking over grenzen van afdelingen, vestigingen en bedrijven heen. Het integreert eenvoudig met de IT infrastructuur van welke organisatie dan ook en biedt een centrale en veilige omgeving waarin projectleden hun informatie kunnen delen en uitwisselen. Daarmee is SharePoint zeer interessant voor projectgeoriënteerde engineering industriën die zoeken naar een dergelijk platform. Maar wil men het inzetten voor engineering document management, dan zal SharePoint in staat moeten zijn ontwerpinformatie te beheren. Copyright 2012 Organice Page 5 of

6 3 CAD bestanden beheren Als toepassing voor engineering document management moet SharePoint in staat zijn CAD bestanden te beheren en met verschillende CAD applicaties te integreren. Het is nu al mogelijk om in SharePoint allerlei soorten bestanden op te slaan en de bijbehorende applicatie op te starten, maar dit is niet voldoende voor het volledig kunnen beheren van CAD bestanden. 3.1 CAD bestanden Referentie bestanden CAD bestanden zijn samengestelde bestanden met referenties naar andere bestanden, blokken, afbeeldingen, etc. Het is belangrijk dat niet alleen het CAD bestand maar ook de referenties op een goede manier beheerd worden. Vaak werken meerdere mensen simultaan aan een CAD bestand en de bijbehorende referenties en wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd moet dit ook worden doorgevoerd in de referentie bestanden. De relatie tussen een CAD bestand en haar referentie bestanden ligt opgeslagen in het CAD bestand (vb. AutoCAD, MicroStation). Soms liggen additionele referenties vast in externe bestanden (vb. project bestand) of in een database (vb. ADT, Civil 3D, Inventor). Dit betekent dat een engineering document management systeem CAD bestanden alleen goed kan beheren als het in staat is de referentie informatie te lezen en als het diepgaand integreert met de CAD applicatie. Fig.: referentie informatie ligt opgeslagen in het CAD bestand (vb. AutoCAD, MicroStation) Copyright 2012 Organice Page 6 of

7 Daarnaast moet een engineering document management systeem in staat zijn referentie informatie te lezen uit een project bestand of een database. Fig.: referentie informatie ligt opgeslagen in een project bestand (vb. ADT, Civil 3D, Inventor) Layouts CAD ontwerpen kunnen zeer groot zijn, vooral wanneer het object extreme afmetingen heeft, zoals bruggen, wolkenkrabbers, wegen, spoorlijnen, etc. Daardoor is het niet altijd mogelijk om het ontwerp kwijt te kunnen op één document van papierformaat. Dit is vooral zo wanneer een ontwerp gemaakt is in een bepaalde schaal en wanneer deze schaal behouden moet blijven in het document. In deze gevallen worden vaak meerdere tekeningen afgeleid van één en hetzelfde ontwerp. Fig.: meerdere tekeningen worden afgeleid van één en hetzelfde ontwerp Copyright 2012 Organice Page 7 of

8 Layouts van een ontwerp worden meestal gebruikt om de juiste vertaling te geven van het ontwerp naar een tekening op papier met haar eigen versionering. Dit betekent dat één ontwerp meerdere tekeningen kan hebben, elk met haar eigen versie. Een engineering document management systeem moet in staat zijn de relatie tussen het ontwerp en de verschillende versies van de afgeleidde tekeningen kunnen beheren Titelblok Een CAD tekening heeft een titelblok met informatie over de tekening, zoals tekeningen projectnummer, omschrijving, versie, etc. Deze informatie wordt vaak gebruikt als metadata en dient bijgehouden te worden. De metadata van een tekening kan wijzigen waarop het automatisch gesynchroniseerd dient te worden met de informatie in het titelblok. Een engineering document management system moet titelblok informatie kunnen ontlenen aan een tekening en synchroniseren met de metadata CAD bestanden bekijken CAD tekenaars zijn verantwoordelijk voor het maken van tekeningen en ontwerpen, terwijl anderen deze gebruiken voor hun werkzaamheden. Om deze CAD bestanden te kunnen openen en bekijken zouden zij aangewezen zijn op de CAD applicatie. Echter, CAD applicaties zijn niet eenvoudig te gebruiken en bovendien te duur om iedereen ter beschikking te stellen. Er bestaan daarom viewing applicaties die CAD bestanden kunnen openen en tonen zonder dat daarvoor de CAD applicatie nodig is. Een engineering document management systeem dient dus een viewer te hebben om gebruikers zonder CAD applicatie toch CAD bestanden te kunnen laten openen en bekijken Mark-up en redlining CAD tekeningen zijn gecontrolleerde documenten die moeten worden goedgekeurd en vrijgegeven voor gebruik. Goedkeuringsprocessen zijn vaak parallelle processen van meerdere niveaus, waarbij meerdere engineers, managers en soms externe mensen documenten moeten goedkeuren. Hierbij is het niet alleen belangrijk dat gebruikers CAD tekeningen kunnen bekijken zonder de bijbehorende CAD applicatie, maar moeten ze ook terugkoppeling kunnen geven via mark-up en redlining. Mark-up en redlining informatie van verschillende gebruikers moet samengevat kunnen worden in een Engineering Change Note of Order (ECN/ECO), waarmee de engineer zijn tekening kan aanpassen. Een Engineering Document Management systeem moet daarom een viewer hebben en mark-up en redlining ondersteunen BIM Vandaag de dag worden vele engineering projecten gestart in een 3D CAD applicatie met het creëren van een model van het product of project. In de bouw is Building Copyright 2012 Organice Page 8 of

9 Information Modelling (BIM) het process waarin bouwpartners samenwerken in een 3D model van hun project. Een voorbeeld van een populaire 3D CAD applicatie voor BIM is Autodesk Revit. In een BIM project wordt een 3D model gecreëerd dat uiteindelijk de noodzakelijke data en input levert aan alle projectleden om hun taak uit te voeren. Het ultieme doel van BIM is dat alle projectleden werken vanuit het 3D model. Dit is echter niet altijd mogelijk. Om een bepaalde taak uit te voeren zijn vaak 2D aanzichten of secties met meer detail nodig. Daarnaast levert een dynamisch 3D model niet altijd de benodigde juridische grondslag waarop contracten en afspraken kunnen worden gebaseerd. Het resultaat is dat snapshots van het 3D model worden bevroren, zoals 2D tekeningen, specificaties en Quantity Takeoffs (QTO). Deze documenten zijn afgeleid van het 3D model, waarop contractuele afspraken kunnen worden gemaakt en waarmee projectleden hun taak kunnen uitvoeren. Fig.: contractuele afspraken worden nog altijd gemaakt op basis van bevroren documenten Doordat het 3D model in de tijd wijzigt, worden er elke keer opnieuw snapshots genomen. Dit leidt tot nieuwe versies van tekeningen en documenten, waarover de projectleden op de hoogte moeten worden gesteld. Een engineering document management systeem moet dus in staat zijn de relatie tussen het 3D model en de afgeleide tekeningen en documenten goed te beheren. 3.2 CAD integratie Om CAD bestanden te beheren moet SharePoint dus diepgaand kunnen integreren met de CAD applicaties. Echter SharePoint biedt standaard geen CAD integratie. Copyright 2012 Organice Page 9 of

10 3.2.1 CAD integratie modules Om SharePoint te integreren met CAD applicaties moeten er integratie modules komen voor de verschillende CAD applicaties. Microsoft biedt geen CAD integratie modules en is ook niet voornemens om dit te doen omdat zij hiervoor de noodzakelijke kennis en expertise niet heeft. Daarom zullen deze integratie modules ontwikkeld moeten worden door anderen. Er zijn veel verschillende CAD applicaties, zoals applicaties voor 2D tekenen en 3D modelleren en applicaties voor specifieke toepassingen zoals bouwkundig, werktuigbouwkundig en electrotechnisch CAD. Deze CAD applicaties zijn allemaal verschillend en hebben allemaal hun eigen voorbehouden bestandsformaat. Het zou een enorme inspanning vergen om al deze bestandsformaten te begrijpen en te begrijpen hoe je met al deze applicaties kunt integreren. En dan is het niet alleen het ontwikkelen van de integratie, maar ook het bijhouden met nieuwe versies van de CAD applicatie en de bestandsformaten. Het is daarom voor één systeem nagenoeg onmogelijk om SharePoint te integreren met alle mogelijke CAD applicaties. Voor een aantal CAD applicaties bestaan er modules die deze applicaties integreren met SharePoint. Maar de meeste zijn gericht op één CAD applicatie, of functionaliteit is beperkt door technische mogelijkheden in SharePoint. Hierdoor bieden zij voor bedrijven of projectteams die met meerdere of complexe CAD applicaties werken geen volledige oplossing. Daarnaast bieden deze modules vaak wel een oplossing voor de CAD Engineer voor het beheren van hun CAD bestanden in SharePoint, maar missen de gebruikers van de CAD bestanden in SharePoint de juiste functionaliteit om efficient met deze bestanden te kunnen werken PDM integratie Om hun eigen CAD bestanden goed te beheren hebben de meeste CAD leveranciers hun eigen beheersoplossing ontwikkeld (PDM). Zij kennen het beste de structuur van hun CAD bestanden en zijn het beste in staat een systeem te ontwikkelen. Andere (onafhankelijke) leveranciers zijn in de meeste gevallen niet in staat om eenzelfde niveau van integratie te realiseren, omdat ze daarvoor de expertise niet hebben. Een toenemend aantal PDM leveranciers hebben de voordelen van SharePoint ontdekt, vooral waar het gaat om het delen van ontwerpinformatie met interne en externe gebruikers. Zij integreren hun oplossing met SharePoint en zijn in staat om ontwerpinformatie naar SharePoint te publiceren, terwijl de orginele CAD bestanden en hun relaties nog steeds beheerd worden door het PDM systeem. Andere gebruikers kunnen de bestanden terugvinden in SharePoint zonder dat zij het PDM systeem hoeven te gebruiken. Maar ook hierbij hebben deze gebruikers dan de juiste functionaliteit in SharePoint nodig om efficient met deze CAD bestanden te kunnen werken. Copyright 2012 Organice Page 10 of

11 3.3 SharePoint voor engineering document management SharePoint biedt een krachtig platform voor het delen van informatie en samenwerken over grenzen heen. Het wordt daarom door projectgeoriënteerde engineering bedrijven als een geschikt platform gezien om documenten te beheren, te delen en uit te wisselen. Maar voor het beheren van alle engineering documenten inclusief CAD bestanden, mist SharePoint standaard de integratie met CAD applicaties voor de CAD Engineers en typische engineering document management functionaliteit voor de gebruikers van CAD bestanden en ontwerpinformatie. Wanneer u SharePoint overweegt om uw engineering documenten te beheren, dan is het zaak eerst uit te zoeken of SharePoint in staat is te integreren met de CAD applicaties die u gebruikt. Afhankelijk van uw situatie, kunt u SharePoint dan inzetten voor het beheren van zowel uw documenten in bewerking én uw vrijgegeven documenten, of alleen voor uw vrijgegeven documenten Documenten in bewerking en vrijgegeven documenten beheren in SharePoint Wanneer u CAD applicaties gebruikt waarvoor integratie met SharePoint voorhanden is, dan kunt u ervoor kiezen uw CAD bestanden in SharePoint te beheren. Zolang de CAD tekenaars aan de CAD bestanden werken (in bewerking), zijn ze alleen toegankelijk voor aangewezen gebruikers. Wanneer de CAD tekeningen zijn vrijgegeven, kunnen ze ook door anderen worden gebruikt. Copyright 2012 Organice Page 11 of

12 Fig.: documenten in bewerking en vrijgegeven documenten beheren in SharePoint Vrijgegeven documenten beheren in SharePoint Wanneer u CAD applicaties gebruikt waarvoor geen integratie met SharePoint voorhanden is, kunt u SharePoint gebruiken voor het delen en uitwisselen van vrijgegeven documenten. Voor het beheren van de CAD bestanden waaraan gewerkt wordt (in bewerking), wordt u geadviseerd gebruik te maken van een specifiek CAD beheersysteem buiten SharePoint om (vb. PDM systeem). Wanneer uw CAD bestanden worden vrijgegeven, kunt u ze publiceren vanuit de applicatie of het beheersysteem naar SharePoint waar ze eenvoudig toegankelijk zijn voor anderen. Copyright 2012 Organice Page 12 of

13 Fig.: voorbeeld van het beheren van een 3D model in een PDM systeem en de vrijgegeven documenten beheren in SharePoint In deze situatie biedt SharePoint u een complementaire document management en samenwerkingsomgeving, waarnaar CAD tekenaars hun vrijgegeven CAD bestanden kunnen publiceren en anderen deze makkelijk kunnen delen en uitwisselen Engineering document management functionaliteit Zoals al eerder aangegeven worden CAD bestanden gemaakt door CAD engineers, maar gebruikt door anderen. Deze anderen moeten dan wel de juiste functionaliteit hebben om goed en efficient met CAD bestanden overweg te kunnen en ze op de juiste manier te kunnen delen, uitwisselen en gebruiken voor hun werkzaamheden. Omdat CAD tekeningen grafische informatie bevatten is het belangrijk dat gebruikers deze tekeningen makkelijk visueel kunnen inzien. Omdat gebruikers meestal niet over Copyright 2012 Organice Page 13 of

14 de CAD applicatie beschikken zijn er viewing applicaties beschikbaar die de inhoud van een document kunnen tonen zonder de eigenlijke applicatie. Daarnaast bieden viewers vaak ook de mogelijkheid om op- en aanmerkingen te plaatsen bijvoorbeeld als documenten gewijzigd moeten worden (redlining, markup of annotaties). Hiermee kunnen gebruikers tekeningen eenvoudig nakijken en bijvoorbeeld terugkoppeling geven in een goedkeuringsproces of wijzigingen aangeven bij een as-build situatie. Omdat CAD applicaties niet altijd voorhanden zijn en ook niet iedereen met dezelfde applicaties werkt (zeker niet in geval van externe partijen) kunnen documenten niet altijd in hun oorspronkelijke bestandsformaat uitgewisseld worden. Dan is het handig als er conversie functionaliteit is om bestanden te converteren naar een onafhankelijk bestandsformaat, zoals PDF of DWF, dat eenvoudig door iedereen gebruikt kan worden. Dit is ook makkelijk om documenten uit te wisselen die niet gewijzigd mogen worden, bijvoorbeeld in geval van juridische aansprakelijkheid. In project organisaties werken verschillende partijen samen waarin elk zijn eigen rol en taak heeft. Veelal worden individuele partijen aangestuurd met documenten. Hierbij is het van groot belang dat er duidelijkheid is over wie welke informatie heeft verstuurd en heeft ontvangen en wat er van de ontvanger verwacht wordt. Tevens is het van groot belang dat dit proces bewaakt wordt, vooral in wijzigingsprocessen en in relatie tot juridische aansprakelijkheid. Waar er door verschillende partijen wordt samengewerkt, zien we vaak dat er onderling grote verschillen bestaan in automatiseringsgraad. De een is in staat volledig digitaal te werken, de ander is nog in hoge mate afhankelijk van papier (bijvoorbeeld door juridische redenen). Hierdoor is het belangrijk dat u in staat bent op verschillende manieren met projectpartners te communiceren. Al deze typische engineering document management functionaliteit wordt door SharePoint niet standaard geboden. Wanneer u SharePoint dus wilt gebruiken voor engineering document management, dan dient u SharePoint niet alleen te verrijken met een CAD integratie module of koppeling met uw PDM systeem, maar ook met typische engineering document management functionaliteit die gebruikers in staat stelt efficient met engineering documenten te werken. Copyright 2012 Organice Page 14 of

15 4 Conclusie SharePoint is een krachtig platform voor het delen en uitwisselen van documenten en voor samenwerking in projecten. Veel projectgeoriënteerde engineering bedrijven die intensief documenten delen en uitwisselen met interne en externe projectpartners, zien in SharePoint een oplossing voor hun engineering document management behoefte. Maar om een allesomvattende oplossing voor engineering document management te bieden moet SharePoint in staat zijn CAD bestanden te beheren en typische engineering document management functionaliteit te bieden. Voor sommige CAD applicaties is er integratie met SharePoint beschikbaar, terwijl voor andere het gerelateerde PDM systeem met SharePoint integreert. Maar er is niet één oplossing die integratie met SharePoint biedt voor alle CAD applicaties. Het is daarom niet eenvoudig voor een organisatie om de juiste oplossing te vinden die SharePoint integreert met alle CAD applicaties en add-ons die worden gebruikt. Vooral niet voor projectgeoriënteerde engineering bedrijven die met meerdere en complexe CAD applicaties werken, of die samenwerken met externe projectpartners die allen hun eigen CAD applicaties gebruiken. De beste manier om te profiteren van SharePoint als oplossing voor engineering document management is u te richten op de beste manier om hun CAD bestanden te beheren. Als integratie voor uw CAD applicatie voorhanden is kan SharePoint ingezet worden voor zowel het beheren van uw documenten in bewerking als voor het delen en distribueren van uw vrijgegeven documenten. Als integratie niet voorhanden is kan SharePoint ingezet worden voor het delen en distribueren van uw vrijgegeven documenten. In dit laatste geval kunt u uw CAD bestanden het beste beheren met de CAD applicatie of het gerelateerde PDM systeem. Eenmaal vrijgegeven kunnen de CAD bestanden gepubliceerd en geconverteerd worden naar een onafhankelijk bestandsformaat, zoals PDF en DWF, en opgenomen worden in SharePoint zodat ze eenvoudig gedeeld en uitgewisseld kunnen worden met anderen. Verder is het belangrijk dat binnen de SharePoint omgeving de juiste functionalteit wordt geboden om efficient met engineering documenten te kunnen werken. Dit is bijvoorbeeld een viewer om CAD tekeningen te kunnen bekijken en te redlinen, functionalteit voor document distributie en bewaking (transmittal management), functionaliteit voor samenwerking in een extranet en functionalteit voor het ondersteunen en automatiseren van bedrijfsprocessen. Efficiente engineering document management functionaliteit is cruciaal willen alle verschillende gebruikers en rollen in uw (project) organisatie efficient met documenten kunnen omgaan ter ondersteuning van hun dagelijkse werkzaamheden en verantwoordelijkheden. Copyright 2012 Organice Page 15 of

16 5 Cadac Organice Als onderdeel van Cadac Group heeft Cadac Organice meer dan 25 jaar ervaring met het implementeren van CAD applicaties en PDM systemen voor projectgeoriënteerde engineering industriën zoals de olie- en gas-, procesindustrie, energie, mijnbouw en metaal, machine- en apparatenbouw en de bouw. Cadac Organice heeft strategisch gekozen voor het benutten van SharePoint als basis voor een engineering document management en samenwerking. Het biedt alle fundamentele engineering document management functionaliteit bovenop SharePoint die projectgeoriënteerde engineering organisaties nodig hebben. 5.1 Project Document Control Cadac Organice ondersteunt het document control proces in projectgeoriënteerde engineering industrieën. Document Controllers kunnen het documentproces plannen en het aanleveren van documenten door interne disciplines en externe partners controleren. Documentnummering ondersteunt complexe schema s en creëert automatisch de juiste nummers en reeksen. Taken kunnen worden uitgezet om documenten tijdig te verkrijgen en Document Controllers kunnen de voortgang in de gaten houden. Metadata informatie kan uit andere bedrijfsapplicaties worden verkregen gebaseerd op het documentnummer. Dit voorkomt handmatige invoer en fouten en staat garant voor data integriteit. 5.2 Engineering Document Management Cadac Organice biedt een document management omgeving in Microsoft SharePoint, die is geoptimaliseerd voor projectgeoriënteerde engineering industrieën. Gebaseerd op meer dan 25 jaar ervaring hebben wij best practices ontwikkeld die de behoefte aan documentbeheer en werkmethodieken weerspiegelen van bedrijven en projectteams in de olie- en gas-, procesindustrie, energie, mijnbouw, metaal, machineen apparatenbouw, B&U en GWW. De oplossing biedt alle functionaliteit voor het creëren, opslaan, zoeken, terugvinden, sorteren, filteren, groeperen, bekijken, in- en uitchecken, bewerken en wijzigen van documenten. Het integreert met Microsoft Office, Microsoft Outlook en verscheidene toonaangevende CAD applicaties, en biedt een interne viewer voor het bekijken, vergelijken en redlinen van documenten. 5.3 CAD Tekeningbeheer Cadac Organice biedt basisintegratie met verscheidene toonaangevende CAD applicaties zoals: AutoCAD; Revit; Bricscad; Copyright 2012 Organice Page 16 of

17 MicroStation. Via een menubalk in de CAD applicatie kunnen gebruikers direct met CAD tekeningen in SharePoint werken. De integratie ondersteunt het beheer van referentiebestanden en het synchroniseren van titelblok informatie met SharePoint metadata. Voor gebruikers die geen toegang hebben tot de CAD applicatie heeft Cadac Organice een geintegreerde viewer, die ook gebruikt kan worden voor redlining en om verschillende revisies te vergelijken. Ook kunnen andere viewers zoals Autodesk Design Review gebruikt worden om specifieke CAD bestanden op de beste manier te bekijken. 5.4 Publiceren naar SharePoint Bedrijven met meerdere of complexe CAD applicaties wordt geadviseerd 2D en 3D tekeningen en modellen te beheren in een gerelateerd PDM systeem. Cadac Organice biedt functionaliteit om vrijgegeven ontwerpinformatie te publiceren vanuit PDM naar SharePoint. In SharePoint kan deze informatie worden gedeeld met interne en externe gebruikers voor goedkeuring en samenwerking. CAD tekeningen kunnen worden gepubliceerd in verschillende bestandsformaten en metadata informatie wordt overgenomen vanuit het PDM systeem naar SharePoint. 5.5 Transmittal Management Cadac Organice biedt functionaliteit om meerdere documenten efficient naar meerdere ontvangers tegelijkertijd te distribueren en biedt management informatie aan Document Controllers die de verzendingen moeten volgen. Middels een transmittal-definitie wordt gespecificeerd welk pakket naar welke distributielijst(en) wordt verzonden en of de ontvanger de documenten digitaal of op papier wil ontvangen. In SharePoint wordt met een distributievolglijst bijgehouden wat, wanneer naar wie is verstuurd. Worden documenten gewijzigd, dan wordt de Document Controller automatisch via genotificeerd dat een update moet worden verstuurd. 5.6 Workflow Management Met Cadac Organice kunnen productieve seriële en parallelle status workflows in SharePoint gebouwd worden om uw bedrijfsprocessen te automatiseren. Met de gebruiksvriendelijke grafische interface kunnen gebruikers tussen het start- en eindpunt van de workflow eenvoudig workflow statussen plaatsen en de route van de ene status naar de andere definiëren. Acties met activiteiten brengen het document of item naar de volgende stap in de workflow. Gebruikers of groepen worden aan een actie gekoppeld, inclusief hun rol en permissies. Workflows kunnen automatisch of handmatig worden gestart en de gebruiker krijgt visuele terugkoppeling over de status en de geschiedenis van de workflow Copyright 2012 Organice Page 17 of

18 5.7 Project samenwerking Cadac Organice stelt bedrijven in staat efficiënt samen te werken met externe partners en contacten in een SharePoint extranet. Gebruikers kunnen documenten en versies delen met anderen gebaseerd op contractuele relaties vastgelegd in een communicatiematrix. Ze worden per met een verzendbrief genotificeerd dat nieuwe documenten met hun zijn gedeeld. Alleen gebruikers met wie documenten zijn gedeeld kunnen deze documenten zien en benaderen. De oplossing biedt een volledige audit trail en stelt projectpartners in staat naadloos documenten te delen in een éénduidige bron van waarheid. 5.8 Document Publishing Cadac Organice kan documenten die in SharePoint zijn opgeslagen publiceren naar andere bibliotheken of sites voor samenwerking. Documenten kunnen zowel in hun eigenlijke formaat worden gepubliceerd, maar ook worden geconverteerd naar PDF of DWF, zodat ze eenvoudig door anderen geopend, bekeken en van opmerkingen voorzien kunnen worden zonder dat daarvoor de originele applicatie nodig is. Gepubliceerde documenten kunnen eenvoudig gedistribueerd, nauwkeurig geprint en veilig en langdurig gearchiveerd worden. Document Publishing kan op elk moment geïnitieerd worden middels een workflow in SharePoint. Bijvoorbeeld om documenten te publiceren naar een andere document library of SharePoint site voor distributie, printen, archiveren of naar een SharePoint extranet omgeving voor externe toegang. Kijk voor meer informatie op: Copyright 2012 Organice Page 18 of

19 Afkortingen 2D 3D BIM CAD DWF DWG ECM EDM PDF PDM QTO XREF 2 dimensionaal 3 dimensionaal Building Information Modelling Computer Aided Design Design Web Format (bestandsformaat van Autodesk) Drawing (bestandsformaat van AutoCAD) Enterprise Content Management Engineering Document Management Portable Document Format (bestandsformaat van Adobe) Product Data Management Quantity Takeoffs External Reference File (bestandsformaat van AutoCAD) Copyright 2012 Organice Page 19 of