HANDLEIDING. (versie dd )

Transcriptie

1 e-balie HANDLEIDING (versie dd )

2 Inhoud Inleiding... 1 Wegwijs in e-balie... 5 Opstarten e-balie... 7 Gebruikersbeheer Containerdocumenten invoeren... 15

3 Inleiding Dankzij deze elektronische communicatie zijn de aangiftedetails van een EXPORT- of TRANSITcontainer snel en efficiënt ter beschikking van de terminaloperator en kunnen aangevers de status van hun container opvolgen. e-balie zorgt ervoor dat de aangever alle details van een uitgaande zending op elektronische wijze aan de terminaloperator verstuurt, nog voor de container zich effectief op de terminal bevindt. Het zijn deze gegevens die de terminaloperator nodig heeft om de douane op de hoogte te stellen dat een bepaalde exportcontainer zich op de terminal bevindt. Deze verplichting kadert in het Europese project voor de automatisering van de uitvoeraangifte, het zogenaamde Export Control System (ECS). Hierbij is de terminaloperator verplicht om een elektronische aankomstmelding van de container te sturen naar de Administratie der Douane en Accijnzen. e-balie is een oplossing die kan toegepast worden op alle containerterminals in de havens van Antwerpen en Zeebrugge. CONTEXT De Europese Unie heeft in het kader van zijn e-customs afhandelingen het Multi Annual Strategic Plan (MASP) opgesteld. Eén van de stappen in dit MASP is de invoering van het Export Control System (ECS). Dit systeem moet de opvolging van de uitvoeraangiftes volledig automatiseren. In België wordt deze uitvoeraangifte gedaan in PLDA (PaperLess Douane & Accijnzen). PLDA/ECS voorziet dat de terminal operatoren een elektronische aankomstmelding van de goederen aan het kantoor van uitgang (=plaats waar goederen de EU verlaten) moeten bezorgen. Hier situeert zich de toegevoegde waarde van een elektronische balie, de "e-balie". Het Port Community System wil met de e-balie een potentieel marktvoordeel creëren door het ter beschikking stellen van een uniform platform voor de haven van Antwerpen en Zeebrugge waar alle aangevers in Europa de noodzakelijke gegevens elektronisch kunnen doorgeven aan eender welke terminal operator. De scope van de e-balie beperkt zich in het oplossen van de specifieke problematiek om op een zo efficiënt mogelijke manier de aangiftedetails (MRNs) door te geven van exporteur, expediteur of verlader naar de terminal operator. Hiervoor zal de e-balie, als doorgeefluik, de informatie elektronisch doorsturen naar of beschikbaar stellen aan het backend-systeem van de terminal operatoren. Versie 1 van deze software beperkt zich tot de export & transit van containergoederen. CONCEPT De e-balie situeert zich in de hiervoor beschreven eerste stap, de aankomst-melding van de goederen aan het kantoor van uitgang. De aankomstmelding van de terminal operator aan de douane, in het kantoor van uitgang, vergt de verzameling van een aantal data-elementen van verschillende partijen. 1

4 De terminal operator heeft het container-nummer en de MRN-nummer(s) van de lading, die in de container zit, nodig. Het is hier dat de functie van een elektronische balie in beeld komt. Er zijn verschillende mogelijkheden om aan deze informatie te geraken: ofwel worden de gegevens manueel geregistreerd door een loketbediende van de terminal operator, op het moment van aanlevering van de container; dan moet de chauffeur die de container aanlevert over deze informatie beschikken. Indien hij de MRN-nummers niet heeft dan kunnen deze achteraf manueel aangeboden worden door een douane-declarant op basis van het begeleidingsdocument. ofwel kan deze informatie elektronisch overgemaakt worden d.m.v. een EDI-bericht of de invoer in een webtoepassing door de aangever, waar in de Europese Gemeenschap deze zich ook bevindt. Aan de aangever kan zo ook transparantie gegeven worden over de status van zijn goederen. Hij kan in de webapplicatie opvolgen of zijn goederen zijn aangekomen en/of de uitgang van de goederen al heeft plaatsgehad. Een bijkomend voordeel zit in het feit dat voor aanlevering van containers per binnenschip of spoor, waar de vervoerder de gegevens niet manueel kan overdragen, de barge of spoor operator de data elektronisch kan doorgeven. De informatie kan door verschillende partijen aangeleverd worden, aangever, expediteur of vervoerder. 2

5 De toepassing e-balie wordt ontwikkeld als laagdrempelig 'voorportaal' waarbij een gebruiker (exporteur, expediteur, verlader, ) op een elektronische wijze een goederenbeweging op een terminal kenbaar kan maken. De gebruiker kan de gegevens toevoegen op 2 manieren : 1. door aan te loggen op het Port Community System (PCS) van de haven van Antwerpen, in de (web)module e-balie, waarin de MRN-informatie en de containernummer(s) ingegeven kunnen worden. Optioneel, indien gekend, kan ook reeds een terminal opgegeven worden. 2. door vanuit een eigen softwarepakket een elektronisch (XML-)bericht te genereren en dit te verzenden naar het PCS. De exacte specificaties van het XML-bericht worden U op aanvraag bezorgd. Via dezelfde 2 manieren kunnen gegevens gewijzigd en/of geannuleerd worden. Hierbij zal een restrictie ingebouwd worden afhankelijk van de toestand ('status') van de informatie: het is immers logisch dat gegevens niet meer gewijzigd of geannuleerd kunnen worden als bv. alle containers op een MRN-document reeds verscheept zijn. Het onderdeel over de statussen van zowel de containers als de MRN-documenten zullen tevens verder in dit document in detail besproken worden. De e-balie verzamelt binnen het PCS de noodzakelijke gegevens m.b.t. de MRN-documenten en de containernummers, en fungeert daarbij als elektronisch doorgeefluik van deze informatie richting de terminal operatoren. Het doorsturen van de informatie impliceert dat elke terminal operator zelf dient te beschikken over zijn eigen Terminal Operator Systeem (TOS) om de informatie te kunnen ontvangen en te verwerken. De elektronische berichten-communicatie tussen de e-balie en de verschillende TO-systemen zal geïmplementeerd worden op basis van web-services aan de hand van de reeds bestaande Port Community Messaging (PCM). Naast het doorsturen van MRN-informatie over containers van de e-balie naar het TOS zal er verder ook informatie worden verzonden van het TOS richting de e-balie: bv. bij de aankomst van een container of als een container verscheept is. De uitwisseling van deze informatie in de beide richtingen zal het verloop van de statussen van de MRN-documenten en de betrokken containers beïnvloeden. Terminal operatoren blijven zelf verantwoordelijk voor het versturen van de aankomstmelding (CODECO-bericht) richting de douaneautoriteiten. Dit is geen functionaliteit die de e-balie in naam van de terminal operatoren zal uitvoeren en hoort bijgevolg niet tot de scope. Wel zal de e-balie de gevraagde MRN-informatie voor een toegekomen container kunnen aanleveren, op basis waarvan het TOS een melding kan versturen naar de douane. Indien op het moment van aankomst van een container nog geen MRN-document(en) werd(en) ingediend dan zal de e-balie een bericht met het TOS uitwisselen dat lege MRN-informatie bevat. De terminal operator kan op dat moment reeds een aankomstmelding naar de douane versturen. Wanneer de MRN-document(en), voor die specifieke container, nadien in de e-balie terechtkomt, zal deze informatie naar het TOS doorgestuurd worden zodat de terminal operator een bijgewerkte aankomstmelding naar de douane kan versturen. 3

6 Een algemeen schematisch overzicht van de e-balie en zijn interactie met het TOS kan als volgt weergegeven worden: 4

7 Wegwijs in e-balie Uit het dropdownmenu van de DOCUMENTSTATUS kan er gekozen worden uit volgende opties: OPEN DOCUMENTEN ALLE DOCUMENTEN - VOORZIEN - AANGEKONDIGD ACTIEF UITGEVOERD GEFINALISEERD en GEANNULEERD. Kiest men voor VOORZIEN, ziet men alle nieuw ingevoerde documenten. Kiest men voor GEFINALISEERD, ziet men alle documenten die reeds sinds vijf dagen uitgevoerd zijn. Voor OPEN DOCUMENTEN en ALLE DOCUMENTEN ziet men onderstaande combinaties. OPMERKING: ALLE DOCUMENTEN bevat dus niet de gefinaliseerde documenten. DOCUMENTSTATUSSEN FILTER: OPEN DOCUMENTEN ALLE DOCUMENTEN VOORZIEN document nieuw ingevoerd X X AANGEKONDIGD elektronische invoer X X ACTIEF container effectief op de terminal X X UITGEVOERD container op het schip X GEFINALISEERD GEANNULEERD vijf dagen na UITVOER worden de documenten automatisch in archief gezet geannuleerd 5

8 KNOPPEN & ICONEN voor iedereen: Toevoegen Raadplegen Wijzigen Verwijderen Verversen Opzoeken / filteren als aangever: de ingelogde aangever is eigenaar de ingelogde aangever is geen (ex)eigenaar de ingelogde aangever was eigenaar maar een terminal heeft een correctie aangebracht als terminal: de ingelogde terminal is eigenaar nog geen enkele terminal is eigenaar een andere terminal dan de ingelogde is eigenaar de ingelogde terminal is door de aangever als indicatieve terminal aangeduid 6

9 Opstarten e-balie Indien je nog geen APCS e-services gebruikt Indien je reeds gebruiker bent van APCS e-services Indien je nog geen APCS e-services gebruikt De eerste stap is het registreren van je bedrijf: zie handleiding 'Quickstart e-services' via Download center. Nadat je registratie is gevalideerd en goedgekeurd, krijg je een bevestigingsmail toegestuurd met verdere instructies. Dan kan je e-balie opstarten via Geef Gebruikersnaam en Wachtwoord in Klik op de knop Inloggen. 7

10 Vervolgens opent de toepassing met het dashboard met in de navigatiekolom de rubrieken CONTAINERDOCUMENTEN & MIJN BEDRIJFSGEGEVENS. 8

11 Indien je reeds gebruiker bent van APCS e-services Om toegang te verkrijgen tot de e-balie-toepassing als externe gebruiker van e-services klik op de knop FUNCTIONALITEIT AANVRAGEN selecteer e-balie in het rooster FUNCTIONALITEIT AANVRAGEN: selecteer een ACTIVITEIT in DETAIL AANVRAAG EBALIE: klik op de knop AANVRAGEN nadat je aanvraag is gevalideerd en goedgekeurd, krijg je een bevestiging van het APCSteam. 9

12 Gebruikersbeheer Na het aanmelden komt u op het e-services dashboard met daarop de e-balie toepassing. U klikt één maal op het kadertje met e-balie om de toepassing te openen. De toepassing opent zich in een nieuw venster en daar klikt u op MIJN BEDRIJFSGEGEVENS 10

13 Hierin kiest u GEBRUIKERS U ziet nu een overzicht van de gebruikers. U kan een nieuwe gebruiker aanmaken door op het icoon te klikken. 11

14 U vult alle gegevens van de nieuwe gebruiker in. Hierin kan u het vakje voor hoofdgebruiker aanvinken indien deze gebruiker zal optreden als coördinator voor een groep. Enkel een hoofdgebruiker kan nieuwe gebruikers aanmaken en wachtwoorden wijzigen. Daarna klikt u op OPSLAAN. Hierna moet u de nieuwe gebruiker toewijzen aan de juiste gebruikersgroep. Hiervoor klikt u op de sectie GEBRUIKERSGROEPEN. 12

15 U ziet de gebruikers-id van de nieuw aangemaakte gebruiker in de rechterkolom ANDERE GEBRUIKERS. Sleep deze (of klik op <) naar de linker kolom GEBRUIKERS IN GROEP Aangever. De nieuwe gebruiker is nu aangemaakt. 13

16 Om nieuwe documenten of containergegevens in te brengen klikt u op de sectie CONTAINERDOCUMENTEN en daarna op het icoon voor het toevoegen van een nieuwe lijn:. 14

17 Containerdocumenten invoeren Selecteer in het navigatiekader de rubriek CONTAINERDOCUMENTEN Klik op het item CONTAINERDOCUMENTEN Het overzicht CONTAINERDOCUMENTEN verschijnt: Om het overzicht te sorteren op Containernummer, Documentnummer, Type document, Terminal, Referentie, Containerstatus, Documentstatus, Douanekantoor of op Datum: klik respectievelijk op de knop Container, Document, Type, Terminal, Referentie, Containerstatus, Documentstatus, Douanekantoor of Aangemaakt op, bovenaan de betreffende kolom De aangever, expediteur of vervoerder kan: een nieuw containerdocument toevoegen een containerdocument raadplegen een containerdocument verwijderen een extra container toevoegen aan een document een extra document toevoegen aan een container opteren voor 'snelle invoer' 15

18 Een nieuw containerdocument toevoegen Om een nieuw containerdocument toe te voegen klik op de knop het detailscherm NIEUW verschijnt: vul de verplichte velden ( ) in : > BEWEGING: export of transit, > TYPE: type document, nl. COA, EX, T2L, TN, 226, EXS of T > DOCUMENTNUMMER (=18 karakters lang), > DOUANEKANTOOR en > CONTAINERNUMMER. Bij manuele invoer kan een waarschuwing voorkomen. Er vindt een controle plaats zowel op het containernummer als op het MRN Documentnummer: 16

19 vul desgewenst de overige velden in klik op de knop OPSLAAN: in het overzicht verschijnt nu de nieuw toegevoegde lijn 17

20 Een containerdocument raadplegen Om een containerdocument te raadplegen selecteer in het overzicht de te raadplegen lijn Om het zoeken te vergemakkelijken kan men de lijnen in het overzicht filteren: klik op de knop de filtervelden verschijnen bovenaan het overzicht: vul naar keuze een (deel van het gezochte) CONTAINER, DOCUMENT, REFERENTIE of DOCUMENTSTATUS in klik op de knop ZOEKEN een gefilterd overzicht verschijnt klik op de knop onderaan het overzicht verschijnt de detailinformatie over de geselecteerde lijn: klik op de knop (of op het kruisje rechts in het detail) om de detailinformatie te sluiten 18

21 Een containerdocument verwijderen Om een containerdocument te verwijderen selecteer in het overzicht de te verwijderen lijn klik op de knop het confirmatiescherm verschijnt: naar keuze - wordt (standaard) de betrokken container en document verwijderd - worden alle documenten met betrokken containernummer verwijderd - worden alle containers met betrokken documentnummer verwijderd klik op de knop TOEPASSEN uit het overzicht is de lijn nu verwijderd 19

22 Een extra container toevoegen aan een document Enkel als eigenaar van het document (een container kan niet toegevoegd worden aan een document van een ander) Om een extra container toe te voegen aan een document klik op de knop het detailscherm DOCUMENT INFORMATIE verschijnt: klik op de knop het containerdetailscherm verschijnt onderaan: vul de verplichte ( ) en de optionele gegevens in klik op de knop Opslaan 20

23 de extra container verschijnt op het overzicht Document informatie: Om een container uit Document informatie te raadplegen, te wijzigen of te verwijderen klik respectievelijk op de knop Om het overzicht van Document informatie up-to-date te brengen klik op de knop verversen 21

24 Een extra document toevoegen aan een container Om een extra document toe te voegen aan een container klik op de knop het detailscherm CONTAINER INFORMATIE verschijnt: klik op de knop het documentdetailscherm verschijnt onderaan: vul de verplichte ( ) en de optionele gegevens in klik op de knop OPSLAAN 22

25 het extra document verschijnt op het overzicht CONTAINER INFORMATIE: Om een document uit Container informatie te raadplegen, te wijzigen of te verwijderen klik respectievelijk op de knop Om het overzicht van Container informatie up-to-date te brengen klik op de knop verversen 23

26 Snelle invoer: manueel Om snel één of meer documenten toe te voegen: klik op de knop het invoerscherm SNELLE INVOER verschijnt: klik op de knop activeer het raster door er op te klikken het raster kan nu snel worden ingevuld (eventueel met de TAB-toets): vul de verplichte gegevens ( ) Containernummer, Type, Documentnummer en Douanekantoor in voor een of meer lijnen klik op de knop OPSLAAN 24

27 Om na de snelle invoer terug te keren naar het overzicht: klik op de tab CONTAINERDOCUMENTEN het overzicht verschijnt met de ingevoerde lijn(en): 25

28 Snelle invoer: vanuit een MS Excel- of MS Word-bestand klik op de knop het invoerscherm SNELLE INVOER verschijnt: activeer het raster door er op te klikken (klik NIET op het icoontje: toevoegen van een nieuwe lijn) het raster kan nu snel worden ingevuld met copy-paste (copy=toetsencombinatie ctrl-c, paste=toetsencombinatie ctrl-v) vanuit een MS Excel-bestand (mits de kolommen in de goede volgorde staan!) : klik op de knop OPSLAAN Om na de snelle invoer terug te keren naar het overzicht: klik op de tab CONTAINERDOCUMENTEN 26