Boekhoudsoftware en Assurance

Transcriptie

1 Onderzoeksrapport Boekhoudsoftware en Assurance Hoe betrouwbaar is uw boekhoudsoftware? Datum: november 2010 Versie: 1.0 Auteur: Gerard Bottemanne, onderzoeksbureau GBNED

2 Hoewel bij de totstandkoming van deze uitgave de uiterste zorg is betracht, kan GBNED niet aansprakelijk worden gehouden voor de gevolgen van eventuele onjuistheden, (druk)fouten of onvolledigheden. Van de door de betreffende leveranciers opgegeven informatie in deze uitgave hebben wij niet de juistheid en volledigheid kunnen controleren. Alle gegevens zijn onder voorbehoud. Copyright GBNED Niets uit deze uitgave mag worden verveelvoudigd, opgeslagen in een geautomatiseerd gegevensbestand, of openbaar gemaakt in enige vorm, op enige wijze, hetzij door middel van druk, fotokopieën, microfilm of op welke andere wijze dan ook, zonder voorafgaande schriftelijke toestemming door GBNED. November 2010 Onderzoeksbureau GBNED

3 Voorwoord Zowel privé als maatschappelijk speelt vertrouwen een belangrijke rol. Te goed van vertrouwen kan vervelende gevolgen hebben, maar ook een te groot wantrouwen maakt het leven niet makkelijk. De meesten van u zullen dit wel herkennen. Betrouwbaarheid en zekerheid zijn begrippen die nauw samenhangen met vertrouwen. Een betrouwbare relatie (privé of zakelijk) schept zekerheid en dat leidt dan weer tot vertrouwen. In het zakelijk verkeer kan de boekhouding een belangrijke bijdrage leveren aan vertrouwen. En om de boekhouding op te stellen maken we gebruik een boekhoudpakket, al dan niet met ondersteuning van een administratie- of accountantskantoor. De boekhoudhouding moet betrouwbaar zijn, dus is het vanzelfsprekend dat het gebruikte boekhoudpakket ook betrouwbaar is. Om duidelijk te krijgen wat nu onder een betrouwbaar boekhoudpakket wordt verstaan heb ik deze uitgave samengesteld. Ook bedoeld als norm voor het certificeren van boekhoudsoftware omdat ik vind dat daar eenduidigheid over moet bestaan. Ik houd me ten zeerste aanbevolen voor commentaar en suggesties die mogelijke volgende uitgaven verder kunnen verrijken. Onderzoeksbureau GBNED, Gerard Bottemanne gerard@gbned.nl Mob Onderzoeksbureau GBNED

4 Onderzoeksbureau GBNED

5 Inhoudsopgave 1. Inleiding 2. De rol van een boekhoudpakket 3. Afnemers van cijfers 4. Assurance maatregelen buiten de software 5. Assurance maatregelen binnen de software 5.1. Systeemonafhankelijke assurance maatregelen 5.2. Op boekhoudsoftware gerichte assurance maatregelen 6. Managementrapportages binnen boekhoudsoftware 7. Selecteren van een boekhoudpakket 8. Certificeren van boekhoudsoftware Bijlagen: I. Gebruikte bronnen II. Selectiecriteria bij de keuze van standaard boekhoudsoftware III. Overzicht ondersteuning managementrapportages door standaard boekhoudsoftware IV. Voorbeelden van managementrapportages Onderzoeksbureau GBNED

6 Onderzoeksbureau GBNED

7 1. Inleiding Als we het begrip Assurance vertalen op het gebied van economie en handel (zie komen we op mate van betrouwbaarheid en zekerheid. Bij een boekhouding gaat het er dan om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert. Een betrouwbare boekhouding is van belang voor de ondernemer zelf en voor derden die informatie ontlenen aan de boekhouding. Het kan dan gaan om de leden van een vereniging, een bank of de Belastingdienst. In een volgend hoofdstuk komen we hier uitgebreid op terug. Hoe groter de onderneming, hoe meer gelet zal worden op procedurele maatregelen op het gebied van interne controle en administratieve organisatie om bij te dragen tot assurance. Zo kan gedacht worden aan een interne accountantsdienst (veelal bij overheden en multinationals het geval) of functiescheiding dat ook al adequaat kan zijn binnen kleinere organisaties. Deze maatregelen stippen we aan in een volgend hoofdstuk als assurance maatregelen buiten de software om. Hiervoor is al even de Belastingdienst genoemd als partij die belang heeft bij een betrouwbare administratie van de ondernemer die voldoende mate van zekerheid biedt. Het het gaat dan om juistheid, volledigheid en tijdigheid van de fiscale aangiftes, zoals de aangifte BTW, Inkomsten- of Vennootschapsbelasting. De Belastingdienst werkt aan horizontaal toezicht, oftewel samenwerken vanuit vertrouwen. Bij horizontaal toezicht wordt gekeken naar compliant gedrag (het willen naleven van regels) en het in control zijn binnen de gehele keten van economisch handelen tot en met het indienen van de jaarrekening. Bij horizontaal toezicht verlegt de Belastingdienst als het ware de controles achteraf naar afstemming vooraf. Oftewel heeft de ondernemer of zijn intermediair het (financiële) proces zo op orde dat de Belastingdienst erop kan vertrouwen? Als deze laatste vraag positief kan worden beantwoord betekent dit minder controles achteraf en dus minder tijdsbeslag voor de ondernemer en zijn intermediair om bij dit laatste de Belastingdienst te ondersteunen. En dit leidt dan vanzelf weer tot administratieve lastenvermindering. Om in control te zijn beschikken organisaties over een Internal Control Framework (ICF). Het Tax Control Framework (TCF) is daar een onderdeel van. Het TCF richt zich op de interne beheersing van de fiscale processen en heeft betrekking op alle belastingmiddelen. Het complete ICF bepaalt feitelijk de mate van Assurance. Boekhoudsoftware, maar natuurlijk ook ERP software, kan in belangrijke mate bijdragen tot het efficiënt uitvoeren van assurance maatregelen. Maatregelen die deze software biedt op het gebied van assurance komen in een volgend hoofdstuk uitgebreid aan de orde. Mede gezien ontwikkelingen als horizontaal toezicht door de Belastingdienst en eisen die gesteld worden door banken aan kredietrapportages mag verondersteld worden dat leveranciers van boekhoudsoftware voldoende aandacht besteden aan assurance ondersteunende functies. Met deze uitgave willen wij in elk geval een handvat bieden om dit laatste na te gaan. Onderzoeksbureau GBNED

8 Onderzoeksbureau GBNED

9 2. De rol van een boekhoudpakket In het vorige hoofdstuk is begonnen met een toelichting van het begrip Assurance, waarbij uitgekomen wordt op mate van betrouwbaarheid en zekerheid. Gerelateerd aan de boekhouding is genoemd dat het dan gaat om welke mate van betrouwbaarheid ontleend kan worden aan de boekhouding en welke zekerheid dit oplevert. Het begrip boekhouding kan hierbij opgevat worden als financiële verantwoording van alle activiteiten binnen een organisatie. Als een organisatie bestaat uit slechts één persoon die slechts één activiteit uitvoert zou een boekhouding ook handmatig bijgehouden kunnen worden. Niet altijd efficiënt, maar het kan. Als een organisatie bestaat uit meerdere personen en/of meerdere activiteiten die uitgevoerd worden is het al snel een vereiste om over te gaan tot het bijhouden van de administratie door middel van een boekhoudpakket. De boekhouding kan dan door een ondernemer in eigen beheer gevoerd worden of uitbesteed aan een administratiekantoor. In beide gevallen wordt gebruik gemaakt van een boekhoudpakket. De rol van een boekhoudpakket kunnen we samenvatten als het op geautomatiseerde wijze ondersteunen van boekhoudkundige taken, zowel op registrerend niveau als het voor het verschaffen van financiële informatie aan belanghebbenden. Niet iedere ondernemer heeft dezelfde boekhoudkundige taken en daarop aansluitend bevat niet elk boekhoudpakket dezelfde functies. Het is daarom altijd zaak op zoek te gaan naar een boekhoudpakket dat het beste past bij een onderneming. In hoofdstuk 7 selectie van een boekhoudpakket geven we enkele handvatten om te komen tot de juiste keuze van een boekhoudpakket, alhoewel deze uitgave daar niet primair voor bedoeld is. Bij de inleiding van deze uitgave is ook het begrip ERP aan de orde geweest. ERP staat in dit verband voor Enterprise Resource Planning. Feitelijk is ERP een verzamelbegrip voor alle logistieke- en financieel administratieve software die binnen een organisatie gevoerd kan worden. Het gaat dan bijvoorbeeld om functies voor de interne of externe logistiek binnen een handelsonderneming. Met als voorbeelden een inkoop-, voorraad-, en verkoopadministratie. In een meer projectmatige werkende organisatie kan dan gedacht worden aan een uren- en projectenadministratie. En zo kunnen we nog tal van bedrijfstypen onderkennen en daarbij behorende functies. Uitendelijk komen alle transacties met financiële gevolgen via een boekhoudpakket (of boekhoudmodule binnen een ERP toepassing) terecht in de boekhouding. Functies van een boekhoudpakket zijn onder meer: Grootboekadministratie Debiteuren- en crediteurenadministratie BTW-aangifte Gericht op de functies van een boekhoudpakket is deze uitgave verder samengesteld. Onderzoeksbureau GBNED

10 Onderzoeksbureau GBNED

11 3. Afnemers van cijfers In de eerste plaats is een betrouwbare boekhouding, die voldoende mate van zekerheid oplevert, van belang voor de ondernemer zelf. Als ondernemer wilt u zekerheid hebben over het financiële huishoudboekje van de onderneming. Wat zijn de resultaten die zijn behaald in een bepaalde periode, kan voldaan worden aan betalingsverplichtingen, wat is de stand is van openstaande posten en welke kosten zijn gemaakt? Zo zijn er nog legio voorbeelden te bedenken van betrouwbare informatie die de ondernemer wil ontlenen aan zijn boekhouding. In hoofdstuk 6 wordt uitgebreid stilgestaan bij financiële informatie die een boekhoudpakket de ondernemer kan bieden. Naast de ondernemer zelf zijn er ook derden waarvoor informatie uit de boekhouding nodig is, zoals: De bank; die krediet verstrekt en daarvoor jaarlijks (of frequenter) geïnformeerd wil worden over het financiële reilen en zeilen van een onderneming. Externe aandeelhouders; zij zullen met name inzicht willen hebben in het rendement van de onderneming en in de vooruitzichten. We hebben het dan meestal over een uitgebreid jaarverslag. De kamer van Koophandel; waarbij het gaat om de verplichte publicatiestukken, in elk geval bestaande uit een balans en een toelichting daarop. Afhankelijk van de grootte van een onderneming zijn er meer of minder gegevens vereist om te deponeren. Het CBS; bijvoorbeeld een investeringsstatistiek. De Belastingdienst; periodiek informatie voor de aangifte Omzetbelasting en winstaangifte (als onderdeel winst uit onderneming van de aangifte IB of VPB) en bij een controle uitgebreide informatie over afgelopen boekjaren. Bij de inleiding is al even Horizontaal Toezicht genoemd en de daarmee gepaard gaande assurance. Een goed boekhoudpakket verschaft de informatie die nodig is om aan de uitvraag van genoemde partijen te voldoen. Let wel: zonder dat de ondernemer of intermediair (accountants- of administratiekantoor) aangewezen is op hulpmiddelen als Excel. Onderzoeksbureau GBNED

12 Onderzoeksbureau GBNED

13 4. Assurance maatregelen buiten de software Een betrouwbare boekhouding is, zoals genoemd in het vorige hoofdstuk, van belang voor de ondernemer zelf. Een boekhoudhouding kan daarbij gezien worden als onderdeel van de administratieve organisatie van een onderneming. Het zal duidelijk zijn dat de administratieve organisatie van een eenmanszaak een ander gewicht in de schaal legt dan van een multinational en alles wat daar tussen zit. De uitgave is, zoals de titel Boekhoudsoftware en assurance al aangeeft met name gericht op assurance maatregelen binnen boekhoudpakketten. In elk geval willen we enkele assurance maatregelen noemen als onderdeel van de administratieve organisatie, te weten: 1. Functiescheiding; voor organisaties met meerdere medewerkers die een administratieve functie vervullen is functiescheiding eigenlijk een vereiste als het gaat om de interne controle. In de literatuur wordt dan meestal gesproken over de volgende onderverdeling: - Beschikkende functie; bijvoorbeeld het mogen ondertekenen van contracten. - Bewarende functie; bijvoorbeeld een magazijnmeester. - Registrerende functie; bijvoorbeeld het vastleggen van orders Functiescheiding kan trouwens ook betrekking hebben op het boekhoudpakket zelf. Onder 5.1. Systeemonafhankelijke assurance maatregelen komt dit aan de orde via autorisaties op basis van rechten en rollen. 2. Procedures op schrift zetten; we hebben het dan over het beschrijven van opeenvolgende activiteiten, verschillende functionarissen en afdelingen die daarbij betrokken zijn en controles die uitgevoerd worden. Naast het opstellen van procedures is het van belang dat gecontroleerd wordt of procedures ook nageleefd worden. 3. Gekwalificeerd personeel; gerelateerd aan de uit te voeren functies is een bepaald kennisniveau vereist. Als u bijvoorbeeld zonder enige administratie kennis zelf de volledige boekhouding ter hand neemt is dat vragen om problemen. Dat zelfde geldt natuurlijk voor personeel dat u aantrekt om bepaalde functies uit te voeren. Onderzoeksbureau GBNED

14 Onderzoeksbureau GBNED

15 5. Assurance maatregelen binnen de software Als het gaat om assurance maatregelen binnen administratieve software maken we onderscheidt tussen algemene assurance maatregelen die gelden voor meerdere soorten van administratiesystemen en die kunnen gelden voor specifieke systemen, zoals boekhoudpakketten, salarissystemen en ERP systemen Systeemonafhankelijke assurance maatregelen Allereerst geven wij inzicht in assurance maatregelen die feitelijk algemeen van aard zijn. Een logische toegangsbeveiliging; Zodat voorkomen kan worden dat onbevoegden toegang hebben tot het systeem en eventueel gegevens kunnen inzien, of erger, wijzigingen kunnen aanbrengen. Het gaat dan minimaal om een gebruikerscode en wachtwoord. Beide mogen niet te eenvoudig zijn en een wachtwoord moet natuurlijk niet zichtbaar zijn tijdens de opgave ervan. Enkele eigenschappen die bijdragen aan een logische toegangsbeveiliging zijn: - een minimale lengte van te kiezen gebruikerscode - een minimale lengte van te kiezen wachtwoord - wachtwoord niet zichtbaar invoeren - wachtwoord versleuteld opslaan - na enkele foutieve pogingen inloggen blokkeren - logging van alle inlogpogingen Bij risicovolle functies (denk aan betalen via internet) kunnen aanvullende maatregel zijn vereist, zoals: Een speciale toegangscode die per SMS wordt ontvangen door de gebruiker, elke keer als deze inlogt. Autorisaties op basis van rechten en rollen; Dit speelt zodra het pakket meerdere gebruikers kent met elk eigen functies. Op deze wijze wordt geautomatiseerd invulling gegeven aan functiescheiding door via autorisaties functies toe te kennen aan bepaalde gebruikers of groepen van gebruikers. Hierdoor kunnen registrerende-, bewarende- en beschikkende functies van elkaar gescheiden worden. Een pakket kent dan meestal rollen die toegekend worden aan een of meer gebruikers, waarbij een rol bepaalde rechten toebedeelt krijgt. Als het aantal medewerkers regelmatig wisselt in de tijd of als een medewerker regelmatig een andere functie vervult, dan is het wenselijk een dergelijk systeem uit te breiden met een periode (a.d.h.v. begin- en einddatum) waarin een gebruiker een bepaalde rol heeft toegewezen gekregen. Rechten en rollen kunnen toegewezen worden aan specifieke boekhoudfuncties, zoals het doen van betalingen aan crediteuren of het wijzigen van budgetten. Maar ook aan meer algemene functies, zoals het aanpassen van systeeminstellingen en het maken van een backup. Onderzoeksbureau GBNED

16 Het maken van een backup binnen het pakket; Dit moet zekerheid geven dat er geen gegevens verloren gaan als gevolg van bijvoorbeeld een systeemstoring. Steeds meer administratiesystemen worden aangeboden via het SAAS (Software as a service) model. Feitelijk gelden voor deze toepassingen dezelfde assurance maatregelen als lokale pakketten. Bij het SAAS model is het aan te raden extra de nadruk te leggen op de toegangsbeveiliging. Voorkomen moet worden dat niet geautoriseerde gebruikers toegang hebben tot uw administratie. Verder geldt bij het SAAS model het volgende aandachtspunt als het gaat om assurance: Een goede exitstrategie; Op welke wijze kunt u over uw gegevens beschikken als de SAAS aanbieder ophoudt te bestaan of als u wilt overstappen naar een andere aanbieder met een ander boekhoudpakket? U moet per slot van rekening wel voldoen aan de fiscale bewaarplicht. Een deeloplossing is dat de gegevens van de administratie beschikbaar worden gesteld in het formaat van de XML Auditfile (zie ook Accountantscontroles). Maar de auditfile bevat meestal niet alle gegevens van de administratie en is ook geen waarborg om te voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. U zult hierover dus goede afspraken moeten maken met de SAAS dienstverlener. Onderzoeksbureau GBNED

17 5.2. Op boekhoudsoftware gerichte assurance maatregelen Specifiek gericht op boekhoudsoftware kunnen de volgende assurance maatregelen onderscheiden worden: Gericht op het vastleggen van systeeminstellingen Bij alle systeeminstellingen bijhouden wie een mutatie heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een systeeminstelling heeft gewijzigd. Logging van wijzigingen op systeeminstellingen; Het gaat erom dat alle wijzigingen worden bijgehouden door het systeem. Het moet daarbij niet mogelijk zijn om de logging zelf aan te passen. Ook moet het duidelijk zijn als de logging is geschoond tot een bepaalde periode of datum Gericht op het vastleggen van basisgegevens Bij alle basisgegevens bijhouden wie een mutatie heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een mutatie heeft ingevoerd. Logging van wijzigingen op basisgegevens; Het gaat erom dat alle wijzigingen worden bijgehouden door het systeem. Zoals grootboekrekening eigenschappen. Het moet daarbij niet mogelijk zijn om de logging zelf aan te passen. Ook moet het duidelijk zijn als de logging is geschoond tot een bepaalde periode of datum. Het niet kunnen verwijderen van basisgegevens waarop (financiële) transacties zijn geboekt; Met name rekeningen en subrekeningen (zoals relaties, kostenplaatsen en projecten) mogen niet verwijderd worden als er een of meer mutaties op hebben plaatsgevonden. Dit is onafhankelijk van het saldo van een rekening. Dus een rekening met een nulsaldo mag niet verwijderd worden als er wel mutaties op staan. Aanwezigheid van een postcodetabel, waarbij op basis van postcode en huisnummer de straat en woonplaats wordt bepaald; Op deze wijze kan voorkomen worden dat adressen verkeerd opgegeven worden Gericht op het vastleggen en verwerken van boekingen Het gaat dan feitelijk om het (handmatig) registreren van boekingen per dagboek. Het niet kunnen wijzigen van mutaties buiten de reguliere boekingsfuncties om; Boekhoudsoftware kent reguliere boekingsfuncties. Het moet niet mogelijk zijn mutaties aan te brengen buiten deze reguliere boekingsfuncties om. Onderzoeksbureau GBNED

18 Het niet meer kunnen wijzigen of verwijderen van eenmaal vastgelegde boekingen; Als een boeking eenmaal definitief is vastgelegd mag deze niet meer gewijzigd of verwijderd worden. Corrigeren kan dan alleen door een extra correctieboeking te maken die afzonderlijk zichtbaar is. Een boeking is definitief als deze betrekking heeft op een periode waarover is gerapporteerd. Dit laatste kan zijn een BTW aangifte die is gedaan of bijvoorbeeld een rapportage aan belanghebbenden. Bij alle boekingen bijhouden wie een boeking heeft ingevoerd of gewijzigd en wanneer; Zodat achteraf eenvoudig getraceerd kan worden wie op welke datum en tijdstip een boeking heeft ingevoerd of gewijzigd. Logging van wijzigingen op boekingen; Het gaat erom dat alle wijzigingen op boekingen worden bijgehouden door het systeem. Dus ook als een boeking wordt verwijderd. Net zoals eerder is genoemd bij het vastleggen van de basisgegevens. Een negatieve kascontrole; Een functie die controleert of een kassaldo op enig moment negatief is geweest. (Bron: AccountView) Onderzoeksbureau GBNED

19 Het verplicht automatisch toekennen van boekstuknummers; Hierna komt controle op het ontbreken of dubbel voorkomen van boekstuknummers aan de orde. Maar beter is het natuurlijk als de gebruiker niet tussentijds invloed kan uitoefenen op de toe te kennen boekstuknummers. Controle op het ontbreken van boekstuknummers; Zoals opeenvolgende factuurnummers of opeenvolgende bankafschriften. Het gaat hier om een controlefunctie waarmee achteraf vastgesteld kan worden dat bepaalde boekstuknummers over een bepaalde periode, meestal een heel boekjaar, opeenvolgend zijn. (Bron: Accountview) Controle op de aanwezigheid van dubbele boekstuknummers; Zoals een dubbel voorkomend factuurnummer. Boekingsperiodes blokkeren voor boeken; Zodat voorkomen kan worden dat in een periode wordt geboekt waarover al is gerapporteerd. Als dit het geval is moet er een logging plaatsvinden van het eventueel weer open zetten van een periode. Een signalering van een afwijkende boekstukdatum; Het gaat erom dat een signalering plaatsvindt als geprobeerd wordt een boekingsdatum op te geven die buiten de boekingsperiode ligt. Als een afwijkende boekingsdatum wel is toegestaan moet er een rapportage zijn van boekingen met een afwijkende boekingsdatum t.o.v. de opgegeven boekingsperiode. Een dwingende relatie tussen grootboekrekening en dagboek; Dit is van toepassing bij kas, bank en girodagboeken. Een rekening mag bijvoorbeeld niet gekoppeld zijn aan meerdere dagboeken en het saldo van de grootboekrekening moet blijven aansluiten bij het dagboek. Controle op afwijken van BTW instellingen tijdens het boeken; Is het mogelijk om tijdens het boeken af te wijken van de opgegeven BTW Onderzoeksbureau GBNED

20 instellingen bij de grootboekrekeningen en debiteuren/crediteuren? En zo ja, is dan een overzicht aanwezig van die boekingen waarbij afgeweken is van de BTW instellingen? Controle op afwijken van berekende BTW tijdens het boeken; Is het mogelijk om tijdens het boeken af te wijken van de berekende BTW? En zo ja, is dan een overzicht aanwezig van die boekingen waarbij afgeweken is van de automatisch berekende BTW? Niet dubbel verwerken van journaalposten; Als journaalposten aangeleverd worden vanuit andere (sub)administraties dan moet voorkomen worden dat deze journaalposten dubbel verwerkt worden. Denk bijvoorbeeld aan journaalposten vanuit een vaste activa administratie, vaste periodieke boekingen of bijvoorbeeld van een facturering Gericht op informatieverschaffing in het algemeen De informatieverschaffing uit een boekhoudsysteem moet betrouwbaar en controleerbaar zijn. Daar kunnen de volgende functies en eigenschappen aan bijdragen: Het opnemen van gekozen voorloopgegevens op rapporten; Als een financiële rapportage wordt verstrekt is het deze vraag of deze rapportage alle betreffende posten bevat. Zo kan bijvoorbeeld een saldilijst van grootboekrekeningen worden vervaardigd waarbij de eerste of laatste rekeningen zijn weggelaten. Of een openstaande postenlijst die niet alle debiteuren- of crediteuren bevat. Door het opnemen van de gekozen voorloopgegevens (zoals van t/m rekening, periode, alle- of actieve rekeningen, datum en bladnummers) kan aangetoond worden welke rekeningen of posten een rapportage betreft. Het voldoen aan wettelijke bewaar- en opvraagtermijnen, betrouwbare archivering; De fiscale bewaarplicht regelt dat brondocumenten, zoals facturen en contactbonnen, bewaard moeten worden gedurende de wettelijke bewaartermijn (in Nederland 7 jaar, zie Artikel 10 Boek 2 Burgerlijk Wetboek). Voor documenten over bedrijfsmatig onroerend goed geldt zelfs een bewaartermijn van 10 jaar. Een brondocument hoeft niet altijd in papieren vorm bewaard te worden, maar mag ook digitaal bewaard worden. De data moet dan wel relatief eenvoudig zijn te raadplegen voor een controle door de Belastingdienst. Op dit punt is ook aandacht voor conversies zonder gegevensverlies van belang. Het niet kunnen beïnvloeden van rapportages; Naast registreren is een adequate rapportage een belangrijke functie van een boekhoudpakket. Belangrijk uitgangspunt is dat de rapportages direct aangemaakt worden vanuit het boekhoudpakket, zonder de mogelijkheid om een rapportage (achteraf) aan te passen. Let op: Als een boekhoudsysteem rapportages via Word of Excel aanmaakt kan de gebruiker in principe de rapportages in Word of Excel beïnvloeden. Onderzoeksbureau GBNED

21 Gericht op de grootboekadministratie Een rekening blokkeren voor handmatig boeken; Dit is essentieel als sprake is van een rekening die via een subadministratie wordt bijgewerkt. Het bekendst zijn wellicht de collectieve grootboekrekeningen debiteuren en crediteuren die natuurlijk via boekingen op individuele debiteuren en crediteuren wordt bijgewerkt. Maar ook valt te denken aan voorraadrekeningen of onderhanden werk rekeningen ingeval een projectenadministratie. Op deze wijze blijft gewaarborgd dat de betreffende subadministratie blijft aansluiten met de corresponderende grootboekrekening(en). Een BTW-code koppelen aan een grootboekrekening; Op deze wijze kan de BTW automatisch berekend en geboekt worden. Feitelijk gaat het om het BTW-percentage dat van toepassing is bij betreffende rekening. In de praktijk is dit van toepassing bij onder andere omzetrekeningen. Bij de debiteur kan dan aangegeven worden of deze BTW-plichtig is en bij de (omzet)rekening wordt dan de hoogte van de BTW bepaald. Op deze wijze wordt een juiste BTW-berekening en boeking gewaarborgd. Deze BTW-code werkt samen met de indicatie BTW bij debiteuren/crediteuren (zie hierna). Een audittrail van balans tot individuele boeking; Vanuit een rekening moet ingezoomd kunnen worden op de individuele mutaties en vanuit een mutatie op de oorspronkelijke journaalpost. Standaard rapportages; Een grootboekadministratie behoort minimaal de volgende rapportages te bevatten: Proef- en saldibalans; bevat in de regel de volgende kolommen: rekeningnummer, naam van de rekening, saldo beginbalans, totaal debetboekingen, totaal credit boekingen, saldo debet en saldo credit. Per rekening kan een saldo slechts debet of credit zijn. Belangrijke kenmerken van de totalen van een proef- en saldibalans zijn verder dat: de kolom beginbalans op nul uitkomt. Totaal debetboekingen en totaal creditboekingen gelijk is aan elkaar. Totaal saldo debet en totaal saldo credit gelijk is aan elkaar. Kolommenbalans; bevat in de regel de volgende kolommen: rekeningnummer, naam van de rekening, resultaat debet (kosten), resultaat credit (opbrengsten), balans debet (activa) en balans credit (passiva). Aan het einde van het overzicht is dan het resultaat opgenomen, zowel bij het resultaat als bij de balans. Grootboekkaarten; bevat alle individuele mutaties op een grootboekrekening, al dan niet per periode. Het totaal van de mutaties moet aansluiten bij het saldo van de rekening. Voor balansrekeningen geldt dan dat het saldo van de beginbalans en de mutaties gelijk is aan het eindsaldo van de rekening. Afschrijvingsstaten; als activa aangeschaft wordt boven een bepaald grensbedrag dat Onderzoeksbureau GBNED

22 is een bedrijf verplicht deze activa te activeren en af te schrijven in een aantal boekjaren. Fiscaal gezien kan dan in bepaalde gevallen gebruik gemaakt worden van investeringsaftrek en een eventuele desinvesteringsbijtelling als een actief voortijdig buiten gebruik wordt gesteld. Ook voor kredietverstrekking is inzicht in activa, de afschrijving daarop en de waarde ervan van belang. Een subadministratie vaste activa (ook wel afschrijvingen genoemd) behoort dan ook tot de basisbagage van een boekhoudpakket. Het moet daarbij mogelijk zijn een afschrijvingsstaat te produceren met feitelijk een specificatie van de betreffende grootboekrekeningen waarop de activa is geboekt. Het saldo van deze rekeningen moet dan aansluiten en controleerbaar zijn via de afschrijvingsstaat. Op een afschrijvingsstaat kan verder het volgende vermeld staat per actief: naam actief, aanschafdatum, aanschafwaarde, restwaarde, boekwaarde datum beginbalans, afschrijving, boekwaarde op datum eindbalans, investeringsaftrek en eventuele desinvestering in het jaar van buiten gebruik stelling. Op het automatisch boeken van afschrijving via de vaste activa administratie als assurance maatregel wordt nog teruggekomen bij hoofdstuk assurance maatregelen in andere subadministraties. Voor de fiscale regels die gelden rondom afschrijven wordt verwezen naar de website van de Belastingdienst ( Jaarrekening; bestaat dan uit een balans, een winst- en verliesrekening en een nadere specificatie van de balansrubrieken. In deze uitgave baseren we ons hier dan ook op. Wettelijk gezien kent de jaarrekening inrichtingseisen en publicatie voorschriften. Een jaarrekening bevat dan ook (afhankelijk van de grootte van een onderneming) een nadere toelichting, bijvoorbeeld van de grondslagen en mutatie-overzichten, zoals over mutaties in de materiële vaste activa en het eigen vermogen. Deze laatste hebben betrekking op het deponeren van een jaarrekening bij de Kamers van Koophandel. Daarnaast kennen organisaties van een bepaalde omvang een wettelijke accountantscontrole. Het gaat te ver om aan deze laatste zaken aandacht te besteden in deze uitgave. Een goede bron voor dit laatste is de website van de kamers van Koophandel, Deze aspecten vallen buiten deze uitgave. Voor het samenstellen van een jaarrekening is het van belang dat alle grootboekrekeningen worden gekoppeld aan de juiste jaarrekening rubrieken. Het boekhoudpakket moet dan ook inzicht geven in gekoppelde rekeningen per rapportagecode (en daarbij rekeningen die niet gekoppeld zijn). Het kan natuurlijk zijn dan het boekhoudpakket afwijkt van bovenstaande indeling. Zo kunnen er bijvoorbeeld aparte overzichten zijn voor een proefbalans en saldibalans. Het gaat er in elk geval om dat de informatie uit bovenstaande rapportages eenvoudig is af te leiden uit het boekhoudsysteem Gericht op de debiteuren- en crediteurenadministratie Onderzoeksbureau GBNED

23 Een vaste tegenrekening; Dit is met name van toepassing bij crediteuren. Zo kan voorkomen worden dat bepaalde kosten op een verkeerde rekening geboekt worden. Een voorbeeld is de rekening telefoonkosten die bij betreffende crediteur opgenomen kan worden. Een attentiepunt is of van deze rekening afgeweken kan worden tijdens het boeken. Indicatie BTW; Dit is met name bij debiteuren van belang om na te gaan of BTW in rekening gebracht wordt. BTW kan bijvoorbeeld ook verlegd zijn of er kan sprake zijn van een ICP (Intracommunautaire prestaties) transactie. Op deze wijze wordt een juiste BTWberekening gewaarborgd. Deze indicatie BTW werkt dan samen met de BTW-code die per grootboekrekening geldt. Een audittrail van relatie tot individuele boeking; Vanuit een relatie (debteur en of crediteur) moet ingezoomd kunnen worden op de individuele facturen, per factuur op de factuurhistorie en vanuit de factuurhistorie op de oorspronkelijke journaalposten. Dit laatste voor wat betreft de registratie van de factuur en de betalingen daarop. Standaard rapportages; Een subadministratie debiteuren en crediteuren behoort minimaal de volgende rapportages te bevatten: Openstaande postenlijst debiteuren/crediteuren; in elk geval een openstaande posten lijst, apart op te vragen voor debiteuren en crediteuren per een op te geven vervaldatum. Het gaat er dan om dat alle facturen worden getoond die openstaan per de op te geven vervaldatum. Door deze vervaldatum gelijk te stellen aan bijvoorbeeld het einde van de boekingsperiode of boekjaar kan direct de aansluiting met de collectieve grootboekrekening debiteuren of crediteuren gecontroleerd worden. Ouderdomsanalyse; evenals de openstaande postenlijst apart op te vragen voor debiteuren en crediteuren per een op te geven vervaldatum. Door opname van ouderdomstermijnen (variabel in te stellen of standaard naar 30, 60, 90 dagen en ouder) kan bijvoorbeeld inzicht worden gekregen in moeilijk inbare vorderingen. Er is in dit laatste geval feitelijk sprake van dubieuze debiteuren. Dit laatste gegeven kan bijvoorbeeld een belangrijke indicatie zijn voor de bank in het kader van kredietverstrekking. Factuurhistorie; inzicht in individuele facturen en mutaties daarop per een op te geven periode. Het gaat dan om de factuurboekingen en de betalingen daarop Gericht op het betalingsverkeer Onder betalingsverkeer wordt o.a. verstaan automatische betalingen crediteuren, automatische incasso debiteuren en elektronisch bankieren. De volgende assurance maatregelen kunnen hiervoor onderscheiden worden: Onderzoeksbureau GBNED

24 Bestaanbaarheidscontrole bankrekeningnummers; Het gaat erom dan de juistheid van bankrekeningnummers wordt gecontroleerd. Zoals de elfproefcontrole bij binnenlandse bankrekeningen. Maximum te betalen bedragen; Ter voorkoming dat ongewenst te grote bedragen automatisch worden betaald kan een maximum bedrag voor betalingen opgegeven worden. Hiervoor zijn in de praktijk meerdere varianten mogelijk, zoals een maximum te betalen bedrag per factuur, per relatie of per betaalrun. Autorisaties betalingsverkeer; Bij systeemonafhankelijke assurance maatregelen (zie 5.1) is functiescheiding via rechten en rollen ter sprake gekomen. Expliciet bij betalingsverkeer noemen we autorisatie voor bijvoorbeeld het daadwerkelijk aanmaken van een betaalopdracht voor de bank of in elk geval het beoordelen en goedkeuren daarvan. In de praktijk kan een financieel medewerker dan een betaalvoorstel opbouwen dat vervolgens geaccordeerd wordt door een procuratiehouder. Controle op afgekeurde incasso s; Een incasso die wordt geweigerd moet later weer leiden tot een nieuwe herinnering. Door bijvoorbeeld een elektronisch bestand met afgekeurde incasso s in te lezen en te verwerken in de administratie wordt voorkomen dat een geweigerde factuur onterecht als geïncasseerd blijft aangemerkt Gericht op de BTW aangifte Verificatie van buitenlandse BTW nummers; Als de verificatie is opgevraagd bij de Belastingdienst is het van belang dat dit zodanig wordt geregistreerd in het boekhoudsysteem dat dit achteraf eenvoudig is op te vragen. Inzicht in (handmatige) correcties voor verzenden BTW aangifte; Als door een boekhoudsysteem de aangifte BTW wordt berekend dan wordt het uiteindelijk te betalen (of terug te vorderen BTW bedrag) overgenomen in de aangifte. Sommige boekhoudpakketten bieden dan alsnog de mogelijkheid om af te wijken van de berekende BTW aangifte door handmatig opgave van andere bedragen (zoals af te dragen BTW en bijbehorende omzet). Los van het feit dat deze werkwijze niet conform de wet is moeten dit soort correcties op een juiste manier worden verwerkt in de boekhouding, zodat deze laatste blijft aansluiten bij de gedane BTW aangiftes. Alleen BTW aangifte als alle boekingen definitief zijn; Hiervoor is gesproken over het niet meer kunnen corrigeren van een definitieve boeking. Andersom moet het niet mogelijk zijn een BTW aangifte te doen over een periode die nog voorlopige boekingen bevat. Dit is van belang als de systematiek van voorlopige boekingen aanwezig is. Onderzoeksbureau GBNED

25 Boeking die betrekking heeft op reeds gedane BTW aangifte blokkeren voor corrigeren; Als een financiële boeking is meegenomen in een BTW aangifte moet deze automatisch geblokkeerd zijn voor corrigeren. Oftewel mutaties die betrekking hebben op een periode waarover de BTW aangifte is gedaan mogen zelf niet meer gecorrigeerd worden. Hiervoor moet dan eventueel een nieuwe correctieboeking worden gemaakt in de voorbije periode of in een nieuwe periode waarover nog geen BTW aangifte is gedaan. Zie ook het niet meer kunnen wijzigen of verwijderen van eenmaal vastgelegde boekingen, zoals genoemd onder (Gericht op het vastleggen en verwerken van boekingen). Correctieboekingen in periodes waarover BTW aangifte is gedaan automatisch meenemen in een volgende periode of suppletie aangifte; Als een hiervoor genoemde correctieboeking wordt gedaan in een periode waarover reeds BTW aangifte heeft plaatsgevonden moet deze boeking automatisch meegenomen worden bij een volgende BTW aangifte. Als het een correctie betreft in de laatste periodieke BTW aangifte binnen een boekjaar, dan moet deze via een suppletie aangifte alsnog ingediend kunnen worden. Ondersteunen van elektronische aangiftes; De Belastingdienst biedt de faciliteit om via internet handmatig bijvoorbeeld de aangifte BTW of ICP (Intracommunautaire prestaties) te doen. Als deze aangiftes automatisch plaatsvinden vanuit het boekhoudpakket van de ondernemer wordt voorkomen dat er handmatig foutief gegevens worden overgenomen. Inzicht in geboekte rekeningen per BTW-code; Een overzicht dat inzicht geeft op welke (grootboek)rekeningen is geboekt per BTWcode Gericht op jaarafsluiting c.q. opening Aansluiting beginbalans nieuwe jaar met eindbalans oude jaar; Wordt de beginbalans van het nieuwe jaar automatisch bijgewerkt bij correcties in het vorig boekjaar? Een boekingsperiode of jaar alleen afsluiten als alle boekingen definitief zijn; Als gewerkt wordt met een systeem van voorlopige boekingen, dan moeten deze boekingen eerst definitief gemaakt worden Gericht op elektronisch factureren Steeds meer boekhoudpakketten maken elektronisch factureren mogelijk. Hieronder wordt dan verstaan "Het op elektronische wijze, in een afgesproken formaat, verzenden van facturen door een leverancier en het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen door een afnemer". Het op elektronische wijze ontvangen en verwerken van facturen wordt ook wel "elektronische factuurverwerking" genoemd. Omdat dit een steeds Onderzoeksbureau GBNED

26 grotere speelt zijn hier enkele assurance maatregelen benoemd met betrekking tot elektronisch factureren. Archieffunctie facturen; Ook elektronisch verzonden en ontvangen facturen moeten voldoen aan de wettelijke bewaarplicht. Daarom is een archieffunctie van belang om facturen in digitale vorm te kunnen bewaren. Beveiligd PDF document; Als gekozen wordt voor een voorloper van elektronisch factureren, te weten een factuur in PDF formaat opslaan en deze per verzenden. Dan is het raadzaam een beveiligd PDF document aan te maken dat niet zomaar door de ontvanger is te wijzigen. Controle op dubbel ontvangen van facturen; Als gewerkt wordt met het elektronisch ontvangen en verwerken van facturen moet een controle aanwezig zijn dat dezelfde facturen niet dubbel geboekt worden Gericht op andere subadministraties Hiervoor zijn assurance maatregelen ter sprake geweest die betrekking hebben op onder meer het grootboek en de subadministraties debiteuren en crediteuren. Een boekhoudpakket kan ook over andere modules en (sub)administraties beschikken, zoals: kostenplaatsen, periodieke journaalposten, vaste activa, consolidatie, vreemde valuta, facturering, verplichtingen en natuurlijk koppelingen met andere administratiesystemen. Hierna zijn een aantal maatregelen op een rij gezet die kunnen gelden voor een of meer van deze modules en (sub)administraties. Selectiecriteria voor de aanschaf van deze modules en (sub)administraties zijn opgenomen in bijlage II Selectiecriteria bij keuze standaard boekhoudsoftware. Dwingende relatie tussen kostenplaatsen en rekeningen; Als een financiële boeking uitgesplitst wordt naar kostenplaatsen, maar ook naar kostendragers of bijvoorbeeld projecten, dan kan het noodzakelijk zijn dat er een aansluiting blijft bestaan met het grootboek. Als een grootboekrekening wordt uitgesplitst naar kostenplaatsen dan moet het niet mogelijk zijn een boeking te registreren op deze rekening zonder dat een kostenplaats wordt opgegeven. Een attentiepunt is daarbij de mogelijkheid om een balansrekening uit te splitsen naar kostenplaatsen of andere boekingsdimensies. Die kostenplaatsen en andere boekingsdimensies moeten dan ook een beginbalans hebben. Toegestane kostenplaatsen opgeven per rekening; Door vooraf per grootboekrekening op te geven welke kostenplaatsen (of andere boekingsdimensies) zijn toegestaan tijdens het vastleggen van een boeking wordt voorkomen dat er op een verkeerde combinatie van rekening en boekingsdimensies geboekt gaat worden. Controle op volledigheid verdeling via kostenverdeelstaat; Als het boekhoudpakket beschikt over de mogelijkheid van een kostenverdeelstaat is Onderzoeksbureau GBNED

27 het van belang dat de juistheid en volledigheid van de verdeling gecontroleerd kan worden. Een controleverslag kan eventueel hulp bieden bij het vaststellen van juistheid en volledigheid. In de meeste gevallen zal het dan gaan om het verdelen van kosten via hulp-, zelfstandige- en eindkostenplaatsen. Automatisch boeken afschrijving via vaste activa administratie; De aansluiting tussen grootboek en subadministraties moet gewaarborgd blijven. Eerder is al genoemd het blokkeren van het direct (handmatig) boeken op een grootboekrekening. Het automatisch aanbieden van journaalposten vanuit een subadministratie is ook en middel om de aansluiting tussen een subadministratie en het grootboek te waarborgen. In dit geval gaat het dan om het aanbieden van journaalposten van afschrijvingen via een vaste activa administratie. Maar er zijn natuurlijk ook andere voorbeelden denkbaar, zoals het boeken van verkoopfacturen via een factuurmodule Gericht op online samenwerken door accountant en cliënt Steeds meer accountantskantoren kiezen voor het eerder genoemde SAAS model om online samen te werken met cliënten. Hierbij zijn twee uitersten te onderscheiden, te weten: 1. De cliënt voert de volledige administratie inclusief de BTW aangiftes en de accountant controleert de boekhouding aan het einde van jaar ten behoeve van het opstellen van de jaarrekening. De accountant kan dan eventueel direct online aanvullende journaalposten invoeren met als voordeel dat de administratie direct is bijgewerkt en dit niet achteraf hoeft plaats te vinden via het apart inlezen van journaalposten. 2. De accountant voert de volledige administratie voor de cliënt, waarbij de cliënt uitsluitend raadpleegrechten heeft om zijn boekhouding te bekijken. Zo kan een cliënt op elk gewenst moment openstaande posten raadplegen en bijvoorbeeld een (tussentijds) resultatenoverzicht. Naast de hiervoor genoemde mogelijkheden zijn feitelijk alle tussenvormen mogelijk. Als de accountant de regie over de administratie voert zijn de volgende assurance maatregelen van toepassing. Speciale boekingssjablonen voor cliënten; Zoals een dagboek met een beperkt aantal (grootboek)rekeningen waarop geboekt kan worden. Op deze wijze kan voorkomen worden dan een cliënt een boekstuk op een verkeerde rekening boekt. Periodes blokkeren voor cliënten; Op deze wijze kan de accountant een periode alvast blokkeren voor een cliënt bij controle werkzaamheden. Maar zelf nog wel aanvullende boekingen maken. Aparte autorisatie voor cliënten; In hoofdstuk 5.1 is al gesproken over autorisaties op basis van rechten en rollen. Als online door accountant en cliënt wordt samengewerkt is Onderzoeksbureau GBNED

28 het in elk geval van belang dat er een aparte autorisatie is voor cliënten. Zo moet in elk geval sprake zijn van een aparte autorisatie voor het wijzigen van basisgegevens, zodat voorkomen wordt dat een cliënt bijvoorbeeld de eigenschappen van een (grootboek)rekening aanpast Gericht op accountantscontrole Onderstaande controles zijn benoemd als accountantscontroles, maar kunnen ook gebruikt worden als interne audit t.b.v. een bedrijfsadministratie. Controle op afboeken debiteuren en crediteuren buiten kas, bank en giro; Inzicht in het afboeken van openstaande facturen debiteuren en crediteuren buiten de kas-, bank- en girodagboeken. Oninbare debiteuren kunnen bijvoorbeeld afgeboekt worden via het memoriaal. Hierop moet echter wel controle zijn. Verslag met kruistabel (grootboek)rekeningen en dagboeken; Een verslag dat twee-dimensionaal inzicht geeft in de rekeningen en dagboeken waarbinnen geboekt is op de rekeningen. Meestal staan de rekeningen dan onder elkaar en dagboeken naast elkaar. Hiermee kan gecontroleerd worden of rekeningen niet in een verkeerd dagboek zijn geboekt. Verslag met boekingen waarbij afgeweken is van vaste (tegen)rekening; Geldt bijvoorbeeld voor boekingen op debiteuren en crediteuren met een vaste (tegen)rekening. Een recente versie van de XML Auditfile; De Auditfile is ontwikkeld door de Belastingdienst in het kader van de administratieve lastenverlichting voor het bedrijfsleven. In 1999 is de Auditfile op verzoek van de Belastingdienst door softwareleveranciers in boekhoudpakketten opgenomen. Met de invoering van de Auditfile is het uitwisselen van gegevens van ondernemers ten behoeve van de belastingcontrole sterk vereenvoudigd. De oorspronkelijke Auditfile kent een ASCII formaat. Sinds 2003 kent de Auditfile een XML opvolger onder de naam XML Auditfile Financieel (XAF). De meest recente versie is XAF 3.0 en bevat onder meer: Grootboekrekeningen, grootboekmutaties, debiteuren en crediteuren, openstaande facturen. Opname van een chi-kwadraat toets; Deze toets gaat uit van statistische waarschijnlijkheden waarmee bepaalde cijfers voorkomen in grotere reeksen van cijfers. Bepaalde cijfercombinaties kunnen vaker voorkomen dan is te verwachten. Tevens wordt er vanuit gegaan dat als mensen cijfers "verzinnen" er een bepaalde voorkeur voor bepaalde cijfers is. De wet van de grote getallen toont aan dat bij verzonnen cijfers geen statistische regelmaat bestaat. Melding ongebruikelijke transacties (MOT); Als u zich beroeps- of bedrijfsmatig bezighoudt met (financiële) dienstverlening, bent u verplicht klantonderzoek te doen bij het aangaan van een zakelijke relatie. Het verrichten van een of meer transacties met een totale waarde van meer dan Onderzoeksbureau GBNED

29 euro, en als u vermoedt dat er sprake kan zijn van witwassen of financiering van terrorisme moet u dit melden. Deze meldingsplicht geldt onder andere voor vrije beroepsgroepen, waaronder accountants, bedrijfseconomisch adviseurs en belastingadviseurs. De melding moet plaatsvinden binnen veertien dagen nadat het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden. U doet de meldingen elektronisch bij de Financial Intelligence Unit-Nederland (FIU-Nederland) www2.fiunederland.nl, voorheen het Meldpunt Ongebruikelijke Transacties (MOT). Bron Het signaleren van ongebruikelijke transacties kan ingebouwd zijn in standaard boekhoudsoftware. Onderzoeksbureau GBNED

30 Onderzoeksbureau GBNED

31 6. Managementrapportages binnen boekhoudsoftware In het hoofdstuk hiervoor gaven we al aan dat een boekhoudsysteem moet zorgen voor adequate rapportages, zonder dat deze rapportages achteraf door de gebruiker beïnvloed kunnen worden. Eigenlijk kunnen we stellen dat een boekhoudpakket en een toepassing als Excel niet bij elkaar passen. Alles wat gecontroleerd wordt vastgelegd in een boekhoudpakket kan zonder enige vorm van validatie achteraf aangepast worden via Excel. En bij dat laatste hoeft geen sprake te zijn van opzet om bewust de boekhouding te manipuleren. Een waarde in een Excel sheet is nu eenmaal snel veranderd, zonder dat dit opvalt in de praktijk. Met alle gevolgen van dien. Een boekhoudpakket moet minimaal die rapportages standaard opleveren die een betrouwbare verantwoording vereist. We hebben hiervoor al enkele rapportages behandeld, zoals bij het grootboek en de debiteuren en crediteuren. In het kader van managementinformatie bevelen we de volgende rapportagemogelijkheden van harte aan. De jaarrekening hebben we al behandeld bij rapportages vanuit de grootboekadministratie. De jaarrekening kunnen we ook beschouwen als onderdeel van de managementrapportages Kengetallen kengetallen kunnen gezien worden als een toelichting op de jaarrekening (of tussentijdse cijferrapportages) en geven kort weer hoe een bedrijf er voor staat. Het meest voorkomend zijn kengetallen voor: Liquiditeit; Het vermogen van een bedrijf om op korte termijn (< 1 jaar) aan haar verplichtingen te voldoen. Uitgedrukt in onder andere: Current ratio; de verhouding tussen vlottende activa en kortlopende schulden. Quick ratio; de verhouding tussen vlottende activa (minus voorraden) en kortlopende schulden. In dit geval worden de voorraden dus buiten beschouwing gelaten. Gouden balans; de verhouding tussen vaste activa en (eigen vermogen + lang vreemd vermogen). De mate waarin liquiditeit (dus verplichtingen op korte termijn) gefinancierd kan worden met lang vermogen. Deze verhouding wordt geacht kleiner dan 1 te zijn. Solvabiliteit; Het vermogen van een bedrijf om op lange termijn (> 1 jaar) aan haar verplichtingen te voldoen, uitgedrukt in onder andere: Verhouding tussen balanstotaal (bezittingen) en vreemd vermogen; de mate waarin een onderneming tegenover haar schulden bezittingen heeft staan. Waardoor de onderneming op langere termijn aan haar verplichtingen kan voldoen. Verhouding eigen vermogen en balanstotaal; het deel van de bezittingen dat met Onderzoeksbureau GBNED