Functiebeschrijving: Coördinator equipe data-entry

Transcriptie

1 Functiebeschrijving: Coördinator equipe data-entry Functiefamilie operationeel leidinggeven Voor akkoord Naam leidinggevende Datum + handtekening Naam functiehouder Datum + Handtekening

2 1. Context van de functie 1.1. Waarden van de Vlaamse overheid De Vlaamse overheid is een open en wendbare organisatie die daadkrachtig anticipeert op de evoluties en behoeften in de samenleving. Samen met alle belanghebbenden werken we aan een duurzame dienstverlening in vertrouwen en vanuit het algemeen belang Leiderschapsrollen De leidinggevende binnen de Vlaamse overheid gelooft in de waarden van de Vlaamse overheid en draagt die op een geresponsabiliseerde manier uit in vier leiderschapsrollen: leider, manager, ondernemer en coach Positionering Aan welke functie rapporteert de functiehouder? Teamverantwoordelijk team Beleidsinformatie (eerste evaluator); de arts-ambtenaar verantwoordelijk voor de verwerking van de sterftecertificaten; de arts-ambtenaar verantwoordelijk voor de verwerking en geboortecertificaten (enkel inhoudelijke rapportering) Welke functies rapporteren aan de functiehouder? Data invoerders sterfte en geboorte (5) Codeurs sterftecertificaten (2) Applicatiebeheerder/applicatie-ondersteuner (1,5) Data-analisten (1,5) 1.4. Kwantitatieve gegevens Aantal medewerkers waaraan wordt leiding gegeven (met vermelding van type medewerker): Coördinator en evaluator voor: 1 C2 2 C1 1 D2 1 D1 Coördinator (inhoudelijk opvolgen en aansturen) voor: 2,5 B1 1,5 A1 Budgetten (met vermelding van het type impact dat de functiehouder (PLOEG door teamverantwoordelijke) 2

3 heeft): Bijkomende kwantitatieve gegevens: 2. Doel van de functie Aansturen van medewerkers en organiseren en superviseren van hun dagelijkse werkzaamheden teneinde een efficiënte en continue werking van het eigen team te garanderen en zodoende de gegeven operationele doelstellingen te behalen. Je bent het centrale aanspreekpunt binnen de equipe die de geboorte- en sterftecertificaten verwerkt: je verwerkt informatie vanuit verschillende invalshoeken, analyseert deze en zet de informatie op de best aangewezen manier in om een goede werking van de equipe, en bij uitbreiding het team en het agentschap, te garanderen. Context: de functies waaraan leiding gegeven wordt, zijn meestal uitvoerend van aard. 3. Resultaatgebieden Dagelijkse planning en organisatie Resultaat Plannen, organiseren, coördineren, opvolgen en bijsturen van de dagelijkse werkzaamheden van de equipe data-entry en hierover rapporteren teneinde deze werkzaamheden efficiënt en effectief te laten verlopen. Voorbeelden van activiteiten Opmaken van een weekplanning voor de data-invoerders in functie van de prioriteiten door opvolging van het werkingsplan (gebaseerd op ondernemingsplan); werkafspraken maken en prioriteiten bepalen met codeurs, applicatiebeheerders en data-analisten Opdrachten evenwichtig verdelen tussen de medewerkers Toewijzen van werkposten en te bedienen apparatuur Administreren van werkuren, overuren, afwezigheden, verloven, in Vlimpers voor de data-invoerders Opmaken van eenvormige procedures of richtlijnen m.b.t. verwerking van geboorte- en sterftegegevens ( verschillende Coda procedures, opladen van elektronische gegevens, sterfte minder dan 1 jaar, thuisgeboorten, etc). Rapporteren over voortgang en resultaten op het maandelijks teamoverleg en aan de teamverantwoordelijke Signaleren van knelpunten en oplossingen voorstellen (indien mogelijk, bij eenvoudige problemen, knelpunten zelf oplossen): procedures in Coda aanpassen, suggereren van oplossingen aan ICT (2 keer per jaar: rework overleg) 3

4 Leiding geven aan medewerkers Aansturen en motiveren van medewerkers teneinde hen te stimuleren tot optimale prestaties, betrokkenheid en verdere ontwikkeling. Superviseren van de werkzaamheden De werkzaamheden binnen het team van nabij opvolgen teneinde ervoor te zorgen dat de werkprocessen en resultaten beantwoorden aan de kwaliteits- en veiligheidsnormen, richtlijnen en procedures. Communicatie en contacten Informatie uitwisselen over de werkzaamheden teneinde alle betrokkenen op de hoogte te houden en onderling af te stemmen. Opvangen en inwerken van nieuwe medewerkers: uitleg geven over specifieke procedures en applicaties Organiseren van on-the-job training Formele plannings-, functionerings-, opvolgings- en evaluatiegesprekken met data-invoerders voeren; informele gesprekken mbt planning en functioneren met codeurs, applicatiebeheerders en data-analisten Begeleiden en coachen van medewerkers Taken toewijzen rekening houdend met de kunde en de ontwikkelingsnoden van de medewerker Openstaan voor de (individuele) problemen van de medewerker en bemiddelen bij conflicten tussen personeelsleden Controleren van de kwaliteit van de geleverde producten of dienstverlening: opvolging van kwaliteit en tijdigheid van elektronisch aangeleverde bestanden (door externe organisaties zoals CEVI, CIPAL, ebirth, SPE) Toezien op de toepassing van de reglementering (medisch geheim en privacy wetgeving) en de veiligheidsvoorschriften Regelmatig controleren van de prestaties van de hele ploeg, ook in functie van de timing, en zo nodig bijsturen: op basis van o.a. rapportage in Cognos (managementrapportering en beleidsrapportering) Onderzoeken van klachten en deze rechtzetten Bewaken van gelijkvormige uitvoering Opvolgen van het codeerproces met melding van problemen en formuleren van oplossingen aan de arts-ambtenaar Informatie verstrekken aan interne klanten zoals de statisticus, epidemioloog, data-analisten en externe partners zoals het Studiecentrum voor Perinatale Epidemiologie, Fedict-eBirth, Cevi, Cipal, burgerlijke standen, ) Adviseren en bijstaan van de teamverantwoordelijke Bijwonen van werkgroepen, vergaderingen, commissies op federaal niveau (Fedict, ADSEI), intergewestelijk niveau (Brussels Hoofdstedelijk Gewest) en internationaal niveau (User Group Iris) Informatie uitwisselen met collega s en medewerkers Contacten met het werkveld (burgerlijke standen, materniteiten) onderhouden Werkzaamheden afstemmen op de behoeften van de klant 4

5 Beheer van middelen Instaan voor de beschikbaarheid van de middelen teneinde de werkzaamheden te kunnen uitvoeren op een kwaliteitsvolle manier. Opnemen van taken Zelf opnemen van activiteiten teneinde het team te ondersteunen bij het tijdig en correct afwerken van de geplande werkzaamheden. Inroepen van anderen bij defecten of indien onderhoud nodig is, en erop toezien dat actie ondernomen wordt (bijv. bij de aanlevering van elektronische bestanden, het gebruik van de toepassingen Coda en Iris, organisatie van de rework, ) Waken over de gebruikte materiële en financiële middelen om verspillingen te voorkomen Indienen van aanvragen tot de aankoop van het materiaal Onderzoeken, opmaken en evalueren van bestekken en prijsaanvragen Opvolgen en controleren van leveringen Meewerken aan of zelf opnemen van activiteiten waar bijzondere kennis voor vereist is. De toepassing Coda verder uitbouwen tot een kwaliteitsvolle toepassing voor opvolging van de sterftecertificaten. Assisteren bij technische problemen binnen de toepassingen Coda en Iris (Europees codeersysteem voor doodsoorzaken) Inspringen in piektijden, voornamelijk bij het coderen in de ICD-10 van de doodsoorzaken die op de sterftecertificaten worden vermeld, met gebruik van het automatisch codeersysteem IRIS (als onderdeel van het geïntegreerd systeem voor de verwerking van de sterftecertificaten CODA). Organisatie van het tweewekelijkse overlegmoment met de collega codeurs voor verwerking van probleem certificaten, de uitbreiding van het woordenboek met de omschrijvingen en bundeling van vreemde gedragingen van de Iristoepassing, te melden aan de Iris Core Group. Indien de omstandigheden dit vereisen, zelf een deel van de taken voor eigen rekening nemen 4. Competentieprofiel 4.1. Gedragscompetenties Verantwoordelijkheid nemen: Handelen in overeenstemming met de belangen, waarden en normen van de organisatie niveau 2: Handelt in het belang van de organisatie Draagt actief bij aan de doelen en waarden van de organisatie Overweegt de gevolgen van zijn voorstellen en acties voor de organisatie Blijft consequent handelen, ook in lastige of onzekere situaties Zegt wat hij doet, is open over de door hem gehanteerde waarden en normen Wekt vertrouwen in zijn objectiviteit en integriteit 5

6 Coachen: Anderen ondersteunen en begeleiden zodat ze zich professioneel en persoonlijk kunnen ontwikkelen en de effectiviteit en efficiëntie van hun werk verhoogt niveau 1: Ondersteunt bij het behalen van resultaten Maakt de verwachtingen duidelijk en legt uit hoe opdrachten kunnen uitgevoerd worden en waarom Moedigt anderen aan om nieuwe taken te leren en om zich te vervolmaken in hun job Geeft duidelijke en constructieve feedback over het functioneren Geeft aanwijzingen en tips om resultaten te verbeteren Heeft zicht op wat iemand kan en houdt bij het leerproces rekening met zijn talenten en beperkingen Oordeelsvorming: Meningen uiten en zicht hebben op de consequenties ervan, op basis van een afweging van relevante criteria niveau 2: Neemt standpunten in en overziet de consequenties daarvan Komt tot een gefundeerd oordeel op basis van een brede en afgewogen analyse Betrekt consequenties en mogelijke neveneffecten van standpunten in zijn overwegingen Neemt standpunten in op basis van onvolledige maar voldoende informatie Neemt bij vragen of problemen een duidelijk standpunt in Motiveert en beargumenteert zijn standpunt Richting geven: Aansturen en motiveren van medewerkers zodat ze hun doelstellingen en die van de entiteit kunnen realiseren, zowel individueel als in teamverband niveau 1: Geeft richting op het niveau van taken en de uitvoering daarvan Geeft aanwijzingen, instructies en richtlijnen aan individuele medewerkers of aan het team over uit te voeren taken Drukt in meetbare resultaten uit wat hij van de medewerker of van het team verwacht en geeft daarbij prioriteiten aan Zorgt voor een goede afstemming tussen de verschillende taken die door het team opgenomen worden Verschaft de middelen (informatie, budget, materiaal, mensen ) die medewerkers nodig hebben om resultaten te halen Treedt corrigerend op met het oog op de te bereiken doelstellingen en gemaakte afspraken Innoveren: Vernieuwen om producten, diensten, processen en structuren te creëren die tegemoet komen aan toekomstige uitdagingen niveau 1: Werkt actief mee aan het vernieuwen van de uitvoering van taken Accepteert verandering en vernieuwing Staat open voor nieuwe ideeën van anderen en neemt deze mee Gaat na of en hoe nieuwe tendensen en ontwikkelingen in zijn functie ingezet kunnen worden Stelt bestaande methoden op een gezonde kritische manier in vraag en probeert nieuwe werkwijzen uit Zoekt actief naar kansen en mogelijkheden om zijn werk te veranderen en te verbeteren en werkt die uit tot concrete voorstellen Klantgerichtheid: Wensen en behoeften van de verschillende belanghebbenden binnen en buiten de organisatie onderkennen en er adequaat op reageren 6

7 niveau 2: Optimaliseert de dienstverlening aan belanghebbenden binnen afgesproken kaders Onderzoekt de wensen, behoeften en verwachtingen van belanghebbenden via gericht systematisch onderzoek (tevredenheidsenquêtes, mondelinge enquêtes, ) Verleent nazorg en onderneemt concrete acties naar aanleiding van specifieke feedback van belanghebbenden Gaat kritisch na op welke punten de dienstverlening kan worden verbeterd en formuleert hiertoe concrete voorstellen Zet nieuwe mogelijkheden op het vlak van dienstverlening meteen om in de praktijk Onderneemt acties om de dienstverlening aan specifieke doelgroepen te optimaliseren, rekening houdend met hun beperkingen en behoeften (bv. handicap, kinderen, ) Plannen en organiseren: Op effectieve wijze doelen en prioriteiten bepalen en de nodige acties, tijd en middelen aangeven om deze op een efficiënte wijze te kunnen Bereiken niveau 2: Coördineert het eigen werk en dat van anderen Structureert informatie, situaties en problemen en handelt deze efficiënt en effectief af Weet wat er aan tijd, mensen en middelen nodig is om het gewenste resultaat te behalen Maakt een helder plan voor de eigen en andermans werkzaamheden met doelen en activiteiten (concreet, volledig, overzichtelijk) Verdeelt werkzaamheden en maakt afspraken met de betrokkenen over de uitvoering Bouwt meetmomenten in om de voortgang van het werk te volgen 4.2. Vaktechnische competenties Kennis van de gebruikelijke informaticatoepassingen o.a. MS Office, internet, en Vlimpers Grondige kennis van softwaretoepassing Coda Grondige kennis van het softwareprogramma Iris in overleg met ICT medewerker. Jaarlijkse deelname aan Europese User Group Meeting voor opvolging van Iris toepassing. Grondige kennis van ICD-10 classificatie en de toepassing van de regels inzake codering van de doodsoorzaken. 5. Andere functierelevante informatie 7