BSA MATRIX IN EXCEL Handleiding

Transcriptie

1 BSA MATRIX IN EXCEL Handleiding P. Haemers tst 3103 ICS / Functioneel beheer BSAMATRIXINEXCEL versie RedwoodExplorer.doc Plaats: Leiden Datum publicatie:

2 Inhoudsopgave INLEIDING...3 STAP 2: BEWAAR HET MATRIX BESTAND...5 STAP 3: BSA MATRIX BESTAND BEWERKEN IN EXCEL...8 1

3

4 INLEIDING In ISIS S&S kunnen gebruikers een BSA-matrix overzicht maken van studenten en hun BSA-uitslagen. Nadeel van dit overzicht is wel dat er maar 14 vakken op een pagina afgedrukt kunnen worden. Als er meer vakken zijn worden de vakuitslagen van de studenten op 2 pagina s afgedrukt. Het is niet mogelijk om in ISIS S&S de paginainstellingen te wijzigen. In deze handleiding kunt u lezen hoe u in ISIS S&S een plat bestand voor de BSA matrix kunt aanmaken. Dit plat bestand gebruikt u vervolgens om in Microsoft Excel de layout van het matrix overzicht aan uw persoonlijke wensen aan te passen. 3

5 Stap 1: vraag een Matrix bestand aan U vraagt eerst in ISIS S&S een BSA matrix overzicht aan: (Overzichten Administratie-overzichten Evaluatieprogrammaoverzichten BSA matrix) Wat moet u invullen? Studieprogramma kies hier de kode van het studieprogramma. Plat bestand kies hier de kode van het eisenpakket van de juiste periode. Groep kies hier de kode van de BSA-groep. Sorteren op u kunt aangeven hoe u de BSA uitslagen gesorteerd wilt hebben: op Achternaam (van A t/m Z), Studiepunten (van 0 t/m 60) of op Studentnummer. Plat bestand? - Vul hier een J (=Ja) in voor het maken van het platte bestand. Dit bestand gaan we later in excel gebruiken. Afdrukken op als u geen papieren overzicht wilt, kies dan hier voor Niet printen. Druk op F10 om JCS te starten! 4

6 Stap 2: Bewaar het Matrix bestand Nu gaan we het Matrix bestand klaarzetten voor Excel: All jobs kies voor deze optie en klik op de +. U ziet nu de job Afdrukken BSA evaluatie matrix overzicht in de lijst. Klik op de + totdat u de job Afdrukken BSA evaluatie matrixrapport plat ziet staan.klik deze job aan zodat hij blauw is. Rechts in het scherm ziet u in het venster Uitvoer staan. Klik op de blauwe link. 5

7 U krijgt nu een gedeelte van het platte bestand al te zien. Dit bestand gaan we opslaan. Druk op de knop Exporteer in de balk. 6

8 Save as/ Opslaan in kies hier de directory waar u het bestand wilt opslaan, en kies een bestandsnaam. Deze naam kunt u nog wijzigen, dan kun u het makkelijker herkennen, zie. In het scherm hieronder zie je een voorbeeld. Save / Opslaan druk vervolgens op deze knop. Het bestand wordt nu opgeslagen. Het kan een.lis of.txt bestand zijn. 7

9 Stap 3: BSA matrix bestand bewerken in Excel Open het BSA matrix bestand in Excel, dit doet u alsvolgt: Zoeken in kies hier de directory waar u het bestand in stap 2 heeft bewaard. Bestandstype kies hier voor Alle bestanden/ All files. Klik het matrix bestand aan. Openen - klik de knop aan. 8

10 Excel helpt u nu verder bij het inlezen van het bestand. Volgende druk op deze knop om verder te gaan. We gaan nu voor excel de kolommen aangeven, dit doet u door het hele bestand te scrollen. Klik aan waar u de kolom-scheidingen wilt hebben. Het bestand is alsvolgt opgebouwd: Studentnummer plaats bij nummer 7 een kolom-scheiding door te klikken. De studentnummer worden nu in een kolom geplaatst. 9

11 Geslacht (M = man, V= vrouw) plaats bij nummer 9 een kolomscheiding door te klikken. Naam plaats bij nummer 52 een kolomscheiding door te klikken. Advies - plaats bij nummer 72 een kolomscheiding door te klikken. ECTS-punten - plaats bij nummer 77 een kolomscheiding door te klikken. Jaar plaats bij nummer 78 een kolomscheiding door te klikken Vorm (voltijd/deeltijd) plaats bij nummer 80 een kolomscheiding door te klikken Omzwaaier (voltijd/deeltijd) plaats bij nummer 82 een kolomscheiding door te klikken Vakkodes - bij nummer 82 beginnen de vakkodes,elke vakkode beslaat 8 posities/nummers. Plaats voor het begin van elke vakkode een kolomscheiding. Tip! U verwijdert kolomscheidingen door erop te dubbelklikken. Volgende als u alle kolommen heeft geplaatst drukt u op deze knop Voltooien druk vervolgens op deze knop. In Excel ziet het er nu ongeveer zo uit: U kunt nu de layout van het bestand aanpassen, bijvoorbeeld: Alle gegevens en getallen rechts uitlijnen selecteer alle velden door ze zwart te maken. Kies vervolgens in de menu-bal Rechts uitlijnen. 10

12 Letter-grootte aanpassen met een klein lettertype kunt u meer vakkodes kwijt op een bladzijde. Kies bijvoorbeeld een kleiner lettertype bijvoorbeeld grootte 8. 11

13 Kolom breedte aanpassen hiermee zorgt u ervoor dat alle kolombreedtes wordt aangepast aan de maximale breedte van tekst. Pagina-instellingen wijzigen hiermee kunt u het overzicht in landscape laten afdrukken. Kies hiervoor: Bestand > Pagina-instelling > Pagina (tabblad) > Liggend (optie). Verdere suggesties: U kunt kolommen zonder uitslagen verwijderen. U kunt de marges van het overzicht verkleinen. 12

14 Vakkodes op elke nieuwe pagina afdrukken. De matrix opslaan als excelbestand Kies hiervoor: Bestand > Opslaan als. Kies vervolgens uit Bestand opslaan als + Excel werkmap en wijzig de bestandsnaam. 13

15 14