HANDLEIDING WERKEN MET YUKI. Yuki platform partners (medewerkers)

Transcriptie

1 HANDLEIDING WERKEN MET YUKI Yuki platform partners (medewerkers) Versie 1.5 Yuki Boekhouden B.V. Wilhelminakade AR Rotterdam T F E. K.v.K VAT NL B01 ABN AMRO Rotterdam IBAN: NL46ABNA

2 Versiebeheer Versie Datum Auteur Wijzigingen Versie Ilse Igwala-Baselier Versie Ilse Igwala-Baselier Automatische koppeling Rabobank 9.1 Aanvragen betaalservice SEPA bankrekeningnummers Versie Ilse Igwala-Baselier Dupliceren van grootboekrekeningen Versie Ilse Igwala-Baselier Data-entry rol gebruiker Versie Ilse Igwala-Baselier 10.1 BTW-aangifte gebroken boekjaar Versie Ilse Igwala-Baselier 10.2 ICP-aangifte Versie Ilse Igwala-Baselier 12.7 Het boeken van bank- of creditcardafschrift Versie Ilse Igwala-Baselier 11.1 Eindejaarsafsluiting van btw Versie Ilse Igwala-Baselier 15.1 Ongebruikte adressen Versie Ilse Igwala-Baselier Contract domein beëindigen Versie Ilse Igwala-Baselier Vragen naar toegewezen Backoffice controllers Versie Ilse Igwala-Baselier 9.5 Gebruiken van rekeningschema als sjabloon Versie Ilse Igwala-Baselier Gastgebruiker rol Versie Ilse Igwala-Baselier Aanpassen van aftrekbaarheid per grootboekregel in document Versie Ilse Igwala-Baselier 3 Portaal functionaliteit afhankelijk van rol gebruiker Versie Ilse Igwala-Baselier 3.3 Backoffice werkzaamheden uitbesteden Versie Ilse Igwala-Baselier 10 Maandcontroles Versie Ilse Igwala-Baselier 12 Boekjaar afsluiten Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 2

3 1 Inleiding Rechten en taken van gebruikers Rechten van gebruikers Taken van gebruikers Taken van portaalbeheerder Taken van portaal backoffice Taken van klant Portaal functionaliteiten Beschikbare snelkoppelingen portaalbeheerder Gebruikers (aan portaal toevoegen en/of verwijderen) Domeinen (contract opzeggen) Domeinen (backoffice werkzaamheden uitbesteden) Transacties Productiviteit Monitor Steekproeven Tevredenheid Beschikbare snelkoppelingen portaal backoffice Btw Vragen Taken Workflow Domeinen Administraties Gebruik Web Services door portaal backoffice Communicatie tussen portaal backoffice en klant Taak portaal backoffice: domein creëren Taak portaal backoffice: bedrijfsprofiel aanmaken NAW-gegevens invoeren Rechtsvorm, eigendom en zeggenschap bedrijf Start boekjaar van administratie Belastingnummers en btw-aangifte Gegevens accountant Contante inkomsten en uitgaven Gegevens facturatie Taak portaal backoffice: gebruiker met rol(len) toevoegen 27 Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 3

4 8 Taak portaal backoffice: beginstand van administratie Beginbalans invoeren Memoriaalboekingen maken Memoriaalboekingen importeren Handmatig memoriaalboeking invoeren Taak portaal backoffice: domeinspecifieke instellingen Zakelijke versus privé transacties Vastleggen speciale klantspecifieke afspraken Dupliceren (dynamische) grootboekrekeningen in Yuki In- of uitschakelen van grootboekrekeningen in Yuki Gebruiken van rekeningschema als sjabloon Sjabloon domein selecteren Rekeningschema bijwerken Blokkeren of afsluiten van een administratie Ongebruikte adressen Taak portaal backoffice: maandcontroles Inconsistenties Bank Volledigheid van de bank Tussenrekeningen Volledigheid van inkoop, verkoop en vraagposten Debiteuren en crediteuren Aanvragen van betaalservice Belastingdienst Te betalen salarissen Loonheffingen RC personeel RC administraties Duplicaatfacturen Relatiecontrole Verwerkte transacties Taak portaal backoffice: verzorgen btw- aangifte Btw-aangifte gebroken boekjaar ICP-aangifte Taak portaal backoffice: boekjaar afsluiten Volledigheid administratie(s) Maandcontrole Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 4

5 12.3 Volledigheid btw-aangiftes en aangiftes loonheffing Administratie per balansdatum blokkeren Indeling proef- en saldibalans Controle proef- en saldibalans Vaste activa Factuurbewerkingen Specificatie balansposten per balansdatum Eindejaarsafsluiting van btw Alle btw-aangiften afsluiten Tussenrekeningen btw op nul zetten Tussenrekeningen privé Winstbestemming Aansluiting commerciële cijfers naar fiscale cijfers Controle markeringen Proef- en saldibalans blokkeren Naar verslaggevingssoftware exporteren Taak portaal backoffice: documenten verwerken Bundelbak Het invoerscherm van documenten Het boeken van een inkoopfactuur Het adresblok De factuurgegevens De (gesplitste) factuurregels Betalingsgegevens De invoer bewaren Standaardwaarden van leverancier (crediteur) vastleggen Duplicaat facturen Het boeken van een verkoopfactuur Uitsplitsen van verkoopfactuur met verschillende btw- percentages Standaardwaarden van klant (debiteur) vastleggen Het boeken van een salarisstrook Het boeken van een loonaangifte Het boeken van een bank- of creditcardafschrift Taak portaal backoffice: banktransacties verwerken Notities bekijken Transacties aanleveren Aanvragen automatische koppeling ABN AMRO en Rabobank Daadwerkelijk verwerken van transacties Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 5

6 IDR heeft banktransactie herkend en een match voorgesteld IDR heeft banktransactie niet herkend Handmatige boeking van transacties Batchverwerking Herkenningsregels Taak klant: documenten aanleveren Bonnetjes Herinneringen en aanmaningen Yuki verkoopfacturen Overige documenten Scannen, uploaden, mailen en Dropbox Scannen Uploaden Mailen Dropbox Taak klant: banktransacties aanleveren Handmatig downloaden en uploaden Bankafschriften scannen Creditcard afschriften Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 6

7 1 Inleiding Ter aanvulling op de Yuki basistraining hebben wij speciaal voor jou als medewerker van een van onze partners die de Yuki software afneemt deze handleiding geschreven, die jij kunt gebruiken als naslagwerk. Wanneer je de training hebt gevolgd en je weet je weg te vinden in deze handleiding, dan zul je op de meeste vragen zelf een antwoord kunnen vinden. Ook het gebruik van de Yuki Help(onderaan je scherm wanneer je bent ingelogd) is aan te raden, hierin kun je namelijk zoeken op een bepaald onderwerp. Uiteraard is dit niet de enige service die wij je bieden. Kun je zelf geen antwoord vinden op een vraag van jouw klant met betrekking tot het gebruik van Yuki, neem dan gerust contact op met onze support afdeling. Zij zijn telefonisch bereikbaar via of je kunt een ticket indienen via Premium Partner Support Mocht je vragen hebben over trainingsmogelijkheden, advies nodig hebben over het aansturen van jouw back-office of andere feedback met ons willen delen, neem dan ook gerust contact met ons op via bovengenoemde kanalen. Wij zijn je graag van dienst! Tot Yuki Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 7

8 2 Rechten en taken van gebruikers In dit hoofdstuk zullen de rechten en taken van de gebruikers van Yuki worden beschreven. 2.1 Rechten van gebruikers Rollen worden in Yuki gebruikt om rechten te regelen. Door iemand één of meerdere rollen toe te kennen kun je iemand extra rechten geven. Elke gebruiker heeft bepaalde basisrechten: Scannen, uploaden of mailen van documenten Vragen stellen aan Yuki Documenten bekijken met het beveiligingsniveau "alle gebruikers" Nieuwe documenten aanmaken Dossiers bekijken en nieuwe dossiers aanmaken Adressen bekijken, aanmaken en wijzigen Eigen box beheren Agenda bekijken en nieuwe afspraken maken Taken bekijken en aanmaken. Momenteel kunnen in Yuki de volgende rollen worden toegekend: Directie Verkoop HRM Financiele administratie Externe accountant Security manager Procuratie Data-entry Gastgebruiker Kijkgebruiker (in deze rol kan de gebruiker nooit iets uploaden/scannen, aanpassen of aanmaken). 2.2 Taken van gebruikers Taken van portaalbeheerder Gebuikers aan het portaal toevoegen en/of verwijderen Contract van een domein opzeggen Taken van portaal backoffice Domeinen met één of meerdere administraties aanmaken Gebruikers met rollen toevoegen en/of verwijderen Bedrijfsprofiel aanmaken Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 8

9 Aanleveren van een gedetailleerde openingsbalans en saldilijst debiteuren, crediteuren en eventuele andere details van de beginbalans Periodieke controle van door Yuki verwerkte transacties Periodieke controle op volledigheid (meestal in de aanloop van btwaangifte) Vragen stellen over onduidelijke documenten of vermeende incompleetheid van administratie Voorbereiden, controle en (eventueel na goedkeuring) verzenden van door Yuki opgestelde periodieke btw-aangifte. Aanleveren van loonjournaalposten en andere salaristransacties (indien de accountant de salarissen verwerkt) De salarisadministratie kan eventueel ook door Yuki Boekhouden B.V. verzorgd worden. Jaarwerk, zoals boeken afschrijvingen, rente op RC, overlopende posten, etc., speciale fiscale regelingen en suppletie aangifte btw. Aanvragen van automatische koppeling ABN AMRO en Rabobank (indien van toepassing) Boeken van documenten en transacties volgens vaste standaarden Aanvragen van betaalservice Matchen van facturen en betalingen Vragen stellen over onduidelijke documenten of vermeende incompleetheid van administratie Taken van klant Opstartgegevens aanleveren Aanleveren van documenten en transacties Beantwoorden van vragen (van medewerker) Meekijken of de administratie een reëel beeld geeft van de werkelijkheid (openstaande posten en gekozen grootboekrekeningen). Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 9

10 3 Portaal functionaliteiten Wanneer je als gebruiker bent aangemaakt in het Yuki portaal en vervolgens één of meerdere rollen toegekend hebt gekregen en je logt in via yuki.nl dan kom je rechtstreeks op de startpagina van het Yuki portaal: De portaalbeheer heeft de beschikking over alle backoffice en management funtionaliteit in het portaal. De portaal backoffice en/of portaal data-entry hebben alleen de beschikking over de functionaliteit binnen het blauwe kader: Btw Vragen Taken Workflow Domeinen Administraties. De portaal gastgebruikers kunnen alleen de volgende functionaliteit binnen het groene kader gebruiken: Workflow Domeinen Administraties. Hieronder wordt in het kort de functie van alle snelkoppelingen in het Yuki portaal omschreven. In de hoofdstukken over de taken van de medewerkers zullen de snelkoppelingen verder aan bod komen. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 10

11 3.1 Beschikbare snelkoppelingen portaalbeheerder Gebruikers (aan portaal toevoegen en/of verwijderen) Met deze snelkoppeling is het mogelijk een nieuwe gebruiker toe te voegen aan het portaal. De eigenaar (portaalbeheerder) van het portaal kan op deze plek ook gebruikers uit het portaal verwijderen. Hiervoor klikt de eigenaar in het overzicht Gebruikers op de delete knop in de regel van de desbetreffende gebruiker. Alle medewerkers krijgen standaard de rol van portaal backoffice. Data-entry rol Het is mogelijk om een gebruiker alleen de data-entry rol toe te kennen. Dit betekent dat de desbetreffende gebruiker geen documenten definitief mag afhandelen in een workflow. Het is voor de gebruiker slechts mogelijk om de gegevens van een document in te voeren. Hiervoor moeten door de eigenaar (portaalbeheerder) van het portaal dan wel alle andere eventueel toegekende rollen aan deze gebruiker worden verwijderd. Gastgebruiker Deze gebruiker heeft alleen toegang tot het domein (of domeinen) waaraan deze gebruiker is toegewezen door de eigenaar (portaalbeheerder) via de instellingen van het domein. De gastgebruiker moet vermeld staan in één van de velden binnen het blauwe kader. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 11

12 3.1.2 Domeinen (contract opzeggen) Het is mogelijk om via het portaal het contract van een domein te beëindigen. De portaalbeheerder klikt op de snelkoppeling Domeinen om het overzicht van domeinen te openen. Door te klikken op het icoon > voor het desbetreffende domein worden de details van het domein weergegeven. De portaalbeheerder klikt nu op de desbetreffende knop om het contract deze maand of de volgende maand te beëindigen. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 12

13 3.1.3 Domeinen (backoffice werkzaamheden uitbesteden) Het is mogelijk om zowel permanent als tijdelijk door yuki het backoffice werk te laten verzorgen. De portaalbeheerder kan dit via het scherm van de domeingegevens aangeven. Het uitbesteden van de backoffice werkzaamheden kan worden aangevraagd door te klikken op Aanvragen en vervolgens de start- en einddatum voor het verwerken van de workflow door yuki te kiezen. Er zijn wel enkele voorwaarden aan verbonden: Actief per de 1 e van een maand voor de volledige kalendermaand Aanmelden minimaal 14 dagen vooraf De backoffice controller blijft de vragen van de klant ontvangen De prijs is 0,56 eurocent per document, transactie of matching van bank Transacties Het management kan in dit overzicht bijvoorbeeld bekijken hoeveel en wat voor soort transacties er (automatisch) verwerkt zijn Productiviteit Hier kun je het aantal verwerkte transacties per dag overzichtelijk bekijken, gesplitst per gebruiker. Het is mogelijk verder in te zoomen op de verwerkte transacties, beantwoorde vragen, handmatige matching en per documenttype. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 13

14 3.1.6 Monitor Overzichtelijke live monitor met daarop de workflow grafisch weergegeven. Daarnaast is er informatie zichtbaar over de af te handelen transacties, openstaande vragen, klanttevredenheid en de tijdig afgehandelde documenten Steekproeven Bij het afhandelen van documenten en banktransacties kan er met een aan te geven frequentie een steekproef worden genomen. Deze geselecteerde documenten en banktransacties worden in een lijst weergegeven zodat deze gecontroleerd kunnen worden. Ook kan het foutpercentage per gebruiker of domein weergegeven worden met een specificatie van het type fouten. Deze functionaliteit moet rechtsboven in het scherm worden ingeschakeld door te klikken op de link Instellingen en vervolgens op de link Algemeen. Alleen de eigenaar kan de steekproeven inschakelen Tevredenheid De klant wordt om het aangegeven aantal maanden bij het inloggen gevraagd naar de tevredenheid. Dit kunnen zij aangeven door middel van het kiezen van één van de vijf smileys (score 1 - Heel tevreden tot en met score 5 - Heel ontevreden). Bij een score van 3 of hoger kan de klant ook aangeven of hij/zij hierover contact wil hebben. Tevens is het mogelijk de vraagstelling zelf te bepalen. Deze functionaliteit moet rechtsboven in het scherm worden ingeschakeld door te klikken op de link Instellingen en vervolgens op de link Algemeen. Alleen de eigenaar kan de meting van de tevredenheid inschakelen. 3.2 Beschikbare snelkoppelingen portaal backoffice Btw Overzicht van onder andere alle te versturen btw-aangiften van de administraties die aan het portaal zijn gekoppeld Vragen Overzicht van onder andere alle openstaande en afgehandelde vragen van en aan de klant / gebruiker en portaal backoffice van het portaal. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 14

15 Backoffice vragen naar toegewezen Backoffice controllers Indien voor een domein een specifieke gebruiker is toegewezen als BO controller zal deze altijd de vragen over de administratie krijgen toegewezen. Als er geen specifieke BO controller is opgegeven staat de vraag open voor de franchise of partner in zijn of haar portaal. In dat geval staat de vraag ook niet open in de takenlijst van een specifieke persoon Taken Overzicht van openstaande en afgehandelde taken, je kunt hier ook nieuwe taken aanmaken. Er zijn in principe twee soorten taken de je kunt aanmaken: een taak voor de portaal backoffice en een taak partner support waarmee je een vraag stelt aan de Support afdeling van Yuki Workflow Nadat de klant de te verwerken financiële documenten heeft aangeleverd in Yuki, komen deze direct in het verwerkingscentrum terecht. Beschikbare technieken maken het tegenwoordig mogelijk deze documenten te analyseren en te interpreteren. Zo kan een groot deel van de aangeleverde documenten direct geboekt en gearchiveerd worden. Indien geautomatiseerde herkenning niet volledig mogelijk is, wordt het document direct aan de portaal backoffice van het portaal aangeboden, die het document verder verwerkt en controleert. Het verwerken van bankafschriften gebeurt eveneens elektronisch. De klant kan de bankafschriften elektronisch opvragen bij de bank en dit bankbestand vervolgens uploaden in zijn/haar Yuki administratie. Het bankbestand moet in MT940 formaat worden geupload. Yuki herkent deze als zijnde banktransacties en zet deze klaar om (automatisch) verwerkt te worden en werkt zo de boekhouding inclusief de lijst met openstaande facturen bij. Niet alle documenten en banktransacties kunnen automatisch worden verwerkt. Alle documenten die niet 100% herkend en geboekt zijn komen in de Workflow terecht in het portaal. De workflow kan per gebruiker worden bekeken Domeinen Overzicht van de huidige Yuki domeinen, het aantal administraties per domein, de openstaande transacties en vragen. Tevens is het hier mogelijk nieuwe domeinen aan te maken als een proefdomein of direct als een actief domein Een proefdomein is slechts 30 dagen beschikbaar en er mogen 30 transacties gratis worden verwerkt. Niet alle functionaliteit, zoals bijvoorbeeld de Dropbox. Is in een proefdomein beschikbaar. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 15

16 3.2.6 Administraties Je kunt hier een selectie maken van alle administraties binnen het portaal: actieve, inactieve of administraties in een proefdomein. Door te klikken op een administratie komt de portaal backoffice in de administratie van de klant en heeft daar specifieke functionaliteit tot zijn of haar beschikking. 3.3 Gebruik Web Services door portaal backoffice Via de link Web services in het portaal kan de portaal backoffice een persoonlijke geheime sleutel aanmaken die kan worden gebruikt om facturen uit een Webshop via XML te versturen het naar Yuki. Op dit moment kunnen de Web services worden gebruikt om financiële raportages op te halen zoals de openstaande posten en de huidige saldibalans. Daarnaast kunnen er memoriaalboekingen worden aangemaakt d.m.v. een Web service. Voor het maken van een Web service moet je wel kunnen programmeren. Meer informatie hierover vind je in de Wiki wanneer je zoekt op Startpagina Yuki API Documentatie. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 16

17 4 Communicatie tussen portaal backoffice en klant Nadat de documenten en banktransacties van een administratie zijn aangeleverd gaat Yuki direct aan de slag om alles te verwerken. Deels gebeurt dat automatisch, deels met de hand. Het kan voorkomen dat sommige inkomsten of uitgaven niet direct geplaatst kunnen worden, zeker in de zogenaamde opstartfase van een administratie. Mocht dat het geval zijn dan biedt Yuki de mogelijkheid om over het document of de banktransactie een vraag te stellen. Door te klikken op de snelkoppeling Vragen in het portaal wordt een overzicht getoond van alle openstaande en afgehandelde vragen van en aan de portaal backoffice en klant(en) van het portaal. Die vragen vind je terug in de Yuki postbus. De klant krijgt een notificatie zodat hij of zij weet dat de portaal backoffice een vraag aan heeft gesteld. Bekijk en beantwoord de vragen regelmatig. Hieronder wordt uitgelegd hoe je achtereenvolgens een vraag stelt over een document (met link naar document) of een banktransactie. Document Als je het betreffende document op je scherm hebt staan kun je gebruik maken van de link Nieuwe vraag of de knop in de taakbalk om een vraag aan de klant of een gebruiker te stellen. Je kunt dan je vraag intypen. Klik op Versturen om de vraag (met een link naar het document ) te verzenden. Banktransactie Een vraag over een banktransactie (met een link naar de transactie) kun je stellen door, als je de betreffende banktransactie op je scherm hebt, te klikken op de knop. Een algemene vraag kun je op de volgende manieren stellen: In de statusbalk, helemaal onderin het scherm vind je de link Stel een vraag. Deze link brengt je bij hetzelfde scherm als in de boven beschreven manier. Je kunt ook linksboven in het scherm naar de zogenaamde Yuki postbus gaan en op de knop klikken. Je kunt linksboven in het scherm klikken op het icoon Logo en vervolgens op de Instellingen om aan te geven naar welke gebruiker standaard de vragen gaan die je stelt op bovenbeschreven manieren. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 17

18 5 Taak portaal backoffice: domein creëren Met behulp van de link Domeinen in het portaal kan de portaal backoffice een nieuw proefdomein of een actief domein creëren. Het volgende scherm wordt geopend: De velden met een sterretje moeten verplicht worden ingevuld. Let op: een bestaande gebruiker van Yuki voor een ander domein (met het al door Yuki ingegeven e-miladres) moet bij de gegevens van de contactpersoon zijn of haar bestaande wachtwoord ingeven. Na het klikken op de knop Aanmelden wordt het domein klaargezet. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 18

19 6 Taak portaal backoffice: bedrijfsprofiel aanmaken Voordat er een administratie wordt opgestart zijn er gegevens nodig. De gegevens van de administratie worden in een aantal stappen via een overzichtelijke administratie-wizard ingevoerd. Je kunt beginnen met het aanmaken van het bedrijfsprofiel door te klikken op de knop Start. 6.1 NAW-gegevens invoeren In het bovenstaande scherm voer je de nog ontbrekende NAW-gegevens en telefoon- en internetgegevens in, deze kunnen ook later in de administratie worden ingevuld. Het bestand met het bedrijfslogo moet het formaat JPG, GIF of PNG hebben. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 19

20 6.2 Rechtsvorm, eigendom en zeggenschap bedrijf In dit scherm voer je verplicht de volgende gegevens in: Huidige rechtsvorm van onderneming (eenmanszaak, BV, stichting, etc.) Startdatum van de onderneming (in huidige rechtsvorm) Eenmanszaak, VOF of maatschap Voor- en achternaam eigenaar of firmanten (dit is van belang voor het boeken van eventuele privé uitgaven / onttrekkingen Extra informatie voor B.V. of N.V. Voor- en achternamen van alle natuurlijke personen die bestuurder zijn Bedrijfsnaam van alle rechtspersonen die bestuurder zijn Voor- en achternaam van aandeelhouders (i.v.m. eventuele schuldverhoudingen) Namen van eventuele deelnemingen (i.v.m. mogelijke leningen). Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 20

21 6.3 Start boekjaar van administratie In dit scherm geef je aan vanaf welk boekjaar de administratie in Yuki moet worden gevoerd. Het is belangrijk dit jaar correct in te vullen. Yuki verwerkt niet alleen hele boekjaren. Het is mogelijk om in Yuki te werken met een zogenaamde tussenbalans. De portaal backoffice kan ten allen tijde ingeven wat de startdatum van het boekjaar is. Indien er reeds transacties zijn geboekt betekent dit wel dat er mogelijkerwijs inconsistenties ontstaan in de administratie. Deze moeten worden opgelost door boekingen die voor de startdatum liggen om te zetten naat beginbalansboekingen en vice versa. Jonge ondernemingen Bij een net gestarte onderneming ligt het voor de hand dat Yuki de administratie vanaf het begin voert. Voer dan het jaar in waarin de onderneming is gestart. Voorbeeld, in oktober 2013 is de onderneming gestart. Vul dan in dat Yuki vanaf 2013 de boekhouding moet bijhouden. Ondernemingen die al langer dan 1 jaar bestaan Bestaat de onderneming al langer en zijn er eerdere boekjaren op een andere manier gevoerd, geef dan aan wat het eerste boekjaar is dat Yuki moet voeren. Belangrijk is dan dat er zo snel mogelijk gegevens worden verstrekt over de situatie aan het begin van het boekjaar. Hier komen we in paragraaf 5.3 op terug. Administratie pas volgend jaar opstarten Als de klant een boekjaar al vrijwel volledig heeft gevoerd in een ander systeem dan is het wellicht beter dat jaar eerst af te maken in dat systeem en pas het volgende jaar over te stappen op Yuki. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 21

22 6.4 Belastingnummers en btw-aangifte In dit scherm voer je verplicht de volgende gegevens in: Fiscaal nummer Btw-nummer (indien de onderneming btw-plichtig is) Loonheffingennummer (indien dit van toepassing is). Is het bedrijf wel of niet btw-plichtig? Wie verzorgt en verstuurt de btw-aangifte? De optie Ikzelf betekent dat alle gebruikers met de rol Directie de btwaangifte handmatig kunnen versturen. De optie Mijn accountant betekent dat alleen de gebruikers met de rol Externe accountant en alle portaal backoffice (dus niet de klant) wijzigingen kunnen aanbrengen en de btwaangifte handmatig kunnen versturen. Frequentie van btw-aangifte: maandelijks, per kwartaal of jaarlijks. 6.5 Gegevens accountant Op dit tabblad staan de gegevens van de accountant. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 22

23 6.6 Contante inkomsten en uitgaven Contante inkomsten en uitgaven vergen altijd bijzondere aandacht. Hier wordt door de klant privé en zakelijk vaak verward of worden transacties over het hoofd gezien. Het verwerken van contante transacties hangt in sterke mate af van hoe de klant in zijn of haar bedrijf met contant geld omgaat. Yuki maakt een onderscheid tussen drie situaties die hieronder worden beschreven. Er is een kassa voor contante inkomsten en uitgaven In dat geval is de kassa een belangrijk onderdeel van het bedrijf. Het kassaldo wordt dagelijks of wekelijks gecontroleerd. Als deze situatie van toepassing is kan er het beste worden gewerkt met een kasstaat. Een voorbeeld van een kasstaat vind je in het linkermenu van de Yuki postbus, onder Scan formulieren. De klant vult dan periodiek (bij voorkeur wekelijks) de kasstaat in en scant of mailt deze naar Yuki. In de Yuki Wiki staat uitgelegd wat de klant waar moet invullen op een kasstaat. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 23

24 Er is een kas voor incidentele contante uitgaven De klant heeft met enige regelmaat contante uitgaven en heeft een zakelijke kas aangelegd zodat er altijd wat contant geld beschikbaar is. De bonnetjes van wat er uit kas betaald wordt zijn aanwezig. We gaan er dan van uit dat eventuele contante opnamen van de zakelijke bankrekening in de kas komen en dat stortingen van contant geld bij de bank ook uit de kas komen. Wat de klant dient aan te leveren zijn alle bonnetjes die uit kas zijn betaald of alle stortingsbewijzen van contante inkomsten (of privé stortingen). De klant moet duidelijk op de bonnen en stortingsbewijzen vermelden dat ze contant betaald of ontvangen zijn. De stortingsbewijzen of opnamebewijzen van de bank hoeven niet te worden gescand. Die worden automatisch vanaf de bank geboekt. De klant betaalt contante uitgaven uit eigen portemonnee Als de klant er geen echte kas op nahoudt is het beter om te veronderstellen dat alle contante betalingen en inkomsten via privé lopen. Je dient in dat geval afspraken te maken met de klant of bijvoorbeeld een contante opname van de bank voor privé was en dat een uitgave die de klant contant betaald heeft ook met privé geld betaald werd. Op die manier hoeft de klant geen kas te verantwoorden en wordt alles verrekend met de rekening courant verhouding met het bedrijf. In bovenstaand venster moet een keus worden gemaakt tussen de drie bovenstaande situaties. 6.7 Gegevens facturatie In het bovenstaande scherm vul je de gegevens van je eigen bankrekening in (dus niet de bankrekening van de klant). Na het klikken op de knop Klaar is de administratie geactiveerd in Yuki. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 24

25 Wanneer je doorgaat wordt een venster geopend met informatie over het zojuist gecreëerde domein. Per administratie worden een aantal gegevens getoond. Belangrijk voor de klant is het adres voor documenten. Dit adres is afgeleid van de domeinnaam (in dit geval en kan door de klant worden gebruikt om de documenten direct per naar de administratie te sturen. Daarnaast worden ook de gegevens getoond van alle gebruikers met toegang tot dit domein. Merk op dat de medewerker die het domein heeft gecreëerd direct de rol heeft van Directie en Externe accountant. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 25

26 Linksboven in dit venster kun je door te klikken op de knop Nieuwe administratie een nieuwe administratie in dit domein aanmaken. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 26

27 7 Taak portaal backoffice: gebruiker met rol(len) toevoegen Alle portaal backoffice gebruikers van een portaal kunnen een nieuwe gebruiker met de bijbehorende rollen toevoegen aan een administratie. Klik in een domein linksboven in je scherm op het icoon Logo en vervolgens op de link Mijn domein en vervolgens op de knop Gebruiker toevoegen. Het volgende venster wordt geopend: Naam Je selecteert hier een naam uit het adresboek of je typt de volledige naam van de nieuwe gebruiker in. adres voor login Bij een nieuwe gebruiker vul je nu het adres in, let op dit wordt zijn of haar login naam. Rol Je selecteert vervolgens de rol(len) die voor deze gebruiker van toepassing zijn. Administratierechten Als er meer dan één administratie aanwezig is in het domein selecteer je de administratie(s) tot welke de gebruiker toegang krijgt. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 27

28 Aanmelden via De meeste gebruikers melden zich aan via Yuki. Een gebruiker kan echter ook via zlogin of OpenId willen inloggen. Als OpenID kan een gebruiker bijvoorbeeld zijn of haar Gmail-account gebruiken (bijv. als zijn of haar adres is). Extra beveiliging Als een gebruiker alleen moet kunnen inloggen via een swekey, beveiligingsstick, moet in het veld Extra beveiliging het ID van de swekey van de gebruiker ingevuld worden. Automatisch een wachtwoord genereren Je kunt ervoor kiezen dat Yuki automatisch een wachtwoord genereert voor de gebruiker. Als je dit veld niet selecteert kun je zelf een wachtwoord invullen en aangeven of de gebruiker zijn of haar wachtwoord wel of niet moet wijzigen wanneer hij of zij voor het eerst inlogt. bericht naar nieuwe gebruiker sturen Als laatste geef je aan of er een bericht (met of zonder korte tekst) naar de nieuwe gebruiker moet worden verstuurd en klik je vervolgens op de knop Versturen. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 28

29 8 Taak portaal backoffice: beginstand van administratie Als niet vanaf de startdatum van de onderneming de administratie wordt gevoerd (er zijn dan al eerdere boekjaren op een andere manier geadministreerd), dan moet de beginstand worden ingevoerd om een juist beeld van het bedrijf te kunnen tonen. De informatie daarvoor kun je uit het boekhoudsysteem halen waarin de accountant of de klant zelf de administratie van het laatste jaar heeft gevoerd. Yuki heeft het volgende nodig: Een beginbalans Een lijst met openstaande debiteuren Een lijst met openstaande crediteuren. De beginbalans mag ook een voorlopige beginbalans zijn. Er hoeft daarmee dus niet te worden gewacht totdat de definitieve jaarrekening is opgemaakt. De lijst met openstaande debiteuren en crediteuren kun je in Yuki op verschillende manieren aanleveren: Door alle facturen in te scannen die bij het begin van het boekjaar nog niet betaald waren Door een lijst te uploaden waarin per klant of leverancier de openstaande facturen vermeld zijn. Mocht je nog niet over bovenstaande informatie beschikken, dan kun je wel al doorgaan met de gegevens van het huidige boekjaar. Houd dan wel rekening met het volgende: totdat je deze beginstanden hebt doorgestuurd is de informatie over de bezittingen en schulden van de onderneming niet betrouwbaar. Ook de lijsten met debiteuren en crediteuren zijn dan niet compleet en kunnen daardoor foutieve informatie geven. 8.1 Beginbalans invoeren De beginbalans kan worden aangemaakt via een memoriaalboeking van het type Beginbalans. Alleen met dit type memoriaalboeking kun je boekingen maken voor de startdatum van de administratie. Daarnaast kun je gebruik maken van de tussenrekening beginbalans. Je maakt in de praktijk drie afzonderlijke memoriaalboekingen aan: De beginbalans waar het debiteuren- en crediteurensaldo naar de tussenrekening beginbalans gaat Openstaande posten debiteuren waar de tussenrekening beginbalans wordt leeggeboekt naar debiteuren (lijst per klant waarin openstaande facturen vermeld zijn) Openstaande posten crediteuren waar de tussenrekening beginbalans wordt leeggeboekt naar crediteuren (lijst per leverancier waarin openstaande facturen vermeld zijn). Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 29

30 Let op: alle in- en verkoopfacturen met een factuurdatum (lees documentdatum) voor de startdatum van de administratie worden door yuki automatisch geboekt op de tussenrekening beginbalans. Het saldo van alle bankrekeningen en/of creditcards wordt in de beginbalans ook op de tussenrekening beginbalans geboekt. Zodra bij de desbetreffende bankrekening of creditcard het beginsaldo handmatig wordt ingevoerd, wordt dit in de beginbalans tegengeboekt op de tussenrekening beginbalans. Let op: als je gebruik wilt maken van de activastaten in Yuki moet je activa op de de beginbalans gesplitst invoeren. 8.2 Memoriaalboekingen maken Er zijn vier manieren om memoriaalboekingen aan te maken: Een geupload document wijzigen in documenttype Memoriaalboeking, Beginbalans, Eindejaarscorrectie of Fiscale correctie Via de snelfunctie op de grootboekkaart een memoriaalboeking genereren (enkel voor boeking die uit twee regels bestaat) Memoriaalboekingen importeren (voor regelmatig terugkerende journaalposten) Handmatig memoriaalboeking invoeren Memoriaalboekingen importeren Via de module Boekhouding klik je links in je scherm onder de kop Bewerken op de link Memoriaal. Vervolgens klik je op de knop Importeren. Klik op de knop Bladeren en zoek en selecteer het importbestand dat de memoriaalboeking(en) bevat. Klik vervolgens op de knop Importeren. Het importbestand moet een zogenaamd CSV (Comma Separated Values) bestand zijn. Dit bestand kan bijvoorbeeld worden aangemaakt vanuit Excel. Het bestand moet een aantal velden in een specifieke volgorde bevatten. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 30

31 8.2.2 Handmatig memoriaalboeking invoeren Via de module Boekhouding klik je links in je scherm onder de kop Bewerken op de link Memoriaal. Hier kun je uit verschillende typen memoriaalboekingen kiezen. Deze worden in de volgende paragrafen beschreven. Klik op het type memoriaalboeking dat je wilt gaan maken. In het volgende scherm wordt je gevraagd op welke manier het document moet worden aangemaakt dat de basis vormt van de memoriaalboeking. Nadat je het document hebt geupload, samengevoegd of handmatig commentaar hebt ingetypt in een soort Word document verschijnt het invoerscherm van de memoriaalboeking Eindejaarscorrectie De eindejaarscorrectie is een speciaal type memoriaalboeking. Deze correctie wordt gebruikt om aan het einde van het jaar een grootboekrekening te corrigeren zodat het beginsaldo in het volgende jaar het gewenste saldo aangeeft (vaak 0,0 euro). De correctie wordt als het ware geboekt tussen de eindbalans van het oude jaar en de beginbalans van het nieuwe jaar. De boeking is niet zichtbaar in het jaar waarin deze geboekt is maar wordt wel meegenomen om het beginsaldo van het volgende jaar te berekenen Fiscale correctie Dit type memoriaalboeking wordt gebruikt voor het maken van een fiscale proefen eindbalans. Deze wordt gebruikt indien er bij het opstellen van een jaarrekening commercieel-fiscale verschillen zijn. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 31

32 9 Taak portaal backoffice: domeinspecifieke instellingen In dit hoofdstuk worden kort een aantal aandachtspunten beschreven: Zakelijke versus privé transacties Vastleggen speciale afspraken voor de portaal backoffice Inschakelen en/of uitschakelen van grootboekrekeningen in Yuki Afsluiten van een boekjaar in Yuki Etc. 9.1 Zakelijke versus privé transacties Het komt bij elke ondernemer en onderneming wel eens voor dat zakelijke transacties en privé transacties door elkaar lopen. Enkele tips om dat in Yuki beter te regelen: Laat de klant een aparte bankrekening voor de zakelijke uitgaven openen en zoveel mogelijk de zakelijke transacties van die rekening betalen en de privé transacties van de privé rekening. Laat voor de zakelijke rekening ook een zakelijke bankpas aanvragen. Een klant moet bij het pinnen nadenken of het om een zakelijke of privé transactie gaat. Wordt er door de klant veel gewerkt met een creditcard, laat dan ook een aparte zakelijke creditcard aanvragen Wordt de creditcard maar zelden gebruikt voor zakelijke transacties, laat de klant dan enkel de rekeningen (facturen en bonnetjes) voor zakelijke uitgaven opsturen en erop vermelden dat deze privé betaald zijn. Zijn er meerdere firmanten of partners die wel eens privé-uitgaven of privéonttrekkingen van de zakelijke bankrekening doen, laat dan duidelijk in de omschrijving vermelden voor wie dit was. Het is voor Yuki niet altijd goed te bepalen of bepaalde uitgaven zakelijk of privé zijn. Je dient afspraken te maken met de klant of alleen de bonnen en facturen van zakelijke kosten moeten worden aangeleverd of ook die van privé kosten (specifiek laten vermelden op bonnen en facturen). 9.2 Vastleggen speciale klantspecifieke afspraken De portaal backoffice van de administratie, behalve de klant, kan speciale klantspecifieke afspraken over een administratie, relatie of een grootboekrekening vastleggen. Wanneer er speciale afspraken zijn vastgelegd kun je deze zogenaamde notities vinden door links in je scherm te klikken op de link Klantspecifieke opm.. Als er nog geen notities aanwezig zijn in het domein zal deze knop niet worden getoond. Hieronder wordt uitgelegd hoe je achtereenvolgens een notitie vastlegt bij een administratie, een relatie en een grootboekrekening. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 32

33 Administratie Klik linksboven in je scherm op het icoon Logo, klik vervolgens op de link Mijn domein, selecteer de administratie waarbij je een notitie wilt vastleggen, klik op de knop en leg op het tabblad Extra in het veld Klantspecifieke opm. de notitie(s) vast. Klik vervolgens op de knop. Relatie Selecteer de relatie waarbij je een notitie wilt vastleggen, klik op de knop en leg in het veld Klantspecifieke opm. de notitie(s) vast. Klik vervolgens op de knop. Grootboekrekening Klik linksboven in je scherm op de knop Boekhouding en klik vervolgens links in je scherm op de link Rekeningschema. Selecteer de grootboekrekening waarbij je een notitie wilt vastleggen, klik tweemaal op de knop in de schermen die achtereenvolgens worden geopend en leg in het veld Notities de notitie(s) vast. 9.3 Dupliceren (dynamische) grootboekrekeningen in Yuki Om het rekeningschema compacter te maken is in nieuwe domeinen van alle grootboekrekeningen met een bereik van rekeningen van hetzelfde type (bijv. alle omzetrekeningen) standaard slechts één rekening aanwezig. Verdere rekeningen kunnen zelf worden aangelegd. In het rekeningschema zijn zogenaamde dynamische grootboekrekeningen geïntroduceerd. Van deze rekeningen kan een duplicaat worden gemaakt met een andere naam. Dynamische rekeningen zijn in het schema te herkennen door een Plusje. Door te klikken op het Plusje maak je een duplicaatrekening aan. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 33

34 Van een duplicaatrekening kun je een aantal zaken aanpassen: Code (binnen een bepaalde range) Omschrijving Ingeschakeld of uitgeschakeld (zie paragraaf 5.4.6) Btw aftrekbaar (zie paragraaf 5.4.6) Aftrekbare btw-percentage (zie paragraaf 5.4.6) Zo n duplicaatrekening hoort wel altijd tot dezelfde rubriek als de rekening waarvan die werd afgeleid en heeft dus een bepaalde plek in het rekeningschema. 9.4 In- of uitschakelen van grootboekrekeningen in Yuki In Yuki wordt gebruik gemaakt van een standaard rekeningschema per domein en niet per administratie. Het is mogelijk om, indien gewenst, bij een grootboekrekening aan te geven of de rekening wel of niet gebruikt kan worden bij het boeken van financiële documenten. Ook kun je instellen of de btw die op een grootboekrekening wordt geboekt wel of niet aftrekbaar is. Om een grootboekrekening uit te schakelen klik je in de module Boekhouding links in je scherm onder de kop Bewerken op de link Rekeningschema. Vervolgens selecteer je de desbetreffende grootboekrekening en klik je op de knop. Je kunt een grootboekrekening uitschakelen door te klikken op het veld Ingeschakeld (het vinkje verdwijnt uit het veld). Het is mogelijk om een grootboekrekening waarop al geboekt is uit te schakelen. Je kunt er dan alleen geen nieuwe boekingen meer op maken totdat de rekening weer ingeschakeld wordt. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 34

35 Via de directe zoekfunctie in een document kun je enkel nog zoeken op grootboekrekeningen die ingeschakeld zijn. Als je wilt zoeken op rekeningen die uitgeschakeld zijn, dien je naast het veld Grootboekrekening op het vergrootglas te klikken. Je komt dan in het zoekvenster. Kies in het bovenstaande venster voor het icoon Alle rekeningen. De lijst toont nu ook de rekeningen die uitgeschakeld zijn. Klik in het hokje voor de rekening die je wilt inschakelen en klik vervolgens op die rekening om hem te selecteren voor de boeking. Het venster wordt nu gesloten en de rekening wordt in het veld Grootboekrekening geplaatst. Daarnaast kun je ook aangeven dat alle btw van de kosten die worden geboekt op bijvoorbeeld de grootboekrekening Kantine en consumptie niet aftrekbaar is door te klikken op het veld Btw aftrekbaar (het vinkje verdwijnt uit het veld). Bij het verwerken van documenten waarbij de kosten worden geboekt op deze grootboekrekening verschijnt nu automatisch de btw-code Niet aftrekbaar. 9.5 Gebruiken van rekeningschema als sjabloon Voor de portaal backoffice is het mogelijk om een rekeningschema uit een ander domein te gebruiken als sjabloon om snel een ander domein in te richten. Hieronder volgen de stappen die de portaal backoffice moet doorlopen. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 35

36 9.5.1 Sjabloon domein selecteren Voor de portaalbeheerder en/of portaal backoffice is in het domein dat ingericht dient te worden in het rekeningschema een extra knop Bijwerken uit domein beschikbaar in de werkbalk. Door te klikken op de knop Bijwerken uit domein wordt een scherm geopend waarin het domein moet worden geselecteerd dat als sjabloon dient om het rekeningschema in het geopende domein bij te werken. Selecteer een domein en klik op de knop Bewaar gekozen domein om het rekeningschema bij te kunnen werken Rekeningschema bijwerken Zodra een sjabloon domein is opgegeven wordt een overzicht getoond van verschillen tussen het sjabloon domein en het huidige domein. De volgende verschillen kunnen worden bijgewerkt op basis van de grootboekrekeningcodes: Het aftrekbaarheidspercentage van BTW (van bestaande rekening) Toepassing van wel of geen BTW (van bestaande rekening) De omschrijving van grootboekrekening (van bestaande rekening) Inschakeling van grootboekrekening (van bestaande rekening) Nieuwe grootboekrekening (van nieuwe rekening). Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 36

37 Om een rekeningschema bij te werken klik je op de knop Rekeningschema bijwerken in de werkbalk. Voor alle geselecteerde items in de lijst met verschillen wordt het huidige schema bijgewerkt. Hierna wordt nog een overzicht getoond met de gemaakte wijzigingen. Let op: indien een omschrijving van een grootboekrekening afwijkt wordt deze standaard niet geselecteerd (zie voorbeeld hierboven) en zal deze dus ook standaard niet worden bijgewerkt. 9.6 Blokkeren of afsluiten van een administratie Je hebt de mogelijkheid om een administratie tot een bepaalde datum te blokkeren zodat Yuki geen transacties meer verwerkt die boekingen tot gevolg hebben voor of op die datum. Alleen gebruikers met de rechten van een accountant kunnen nog transacties wijzigen of toevoegen. Wil je echter een boekjaar afsluiten in Yuki zodat er in dat jaar door geen enkele gebruiker (dus ook niet door de accountant) wijzigingen meer aangebracht kunnen worden dan moet je de administratie als het ware afsluiten voor verdere wijzigingen in dat boekjaar. Alleen een gebruiker met de rechten van een accountant is in staat om een administratie af te sluiten of te blokkeren. Om een administratie te blokkeren of af te sluiten klik je linksboven in je scherm op het icoon Logo. Links in je scherm klik je vervolgens onder de kop Administratie op de link Blokkeren. Vervolgens geef je aan welke administratie je wilt afsluiten of blokkeren (als je meerdere administraties hebt in 1 domein) en geef daar de laatste dag in van de periode die jij gaat controleren, bijvoorbeeld voor boekjaar Je kunt een blokkade of afsluiting weghalen door de datum te vervangen door een eerdere datum of de datum in zijn geheel te verwijderen en dan vervolgens te klikken op Bewaren. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 37

38 9.7 Ongebruikte adressen In een domein kun je ongebruikte, door yuki aangemaakte adressen uit een domein verwijderen zodat de adressen in het domein up-to-date blijven. Hiervoor klik je in de module Relaties links in je scherm onder de kop Lijst op de link Ongebruikte adressen. Je kunt alle ongebruikte adressen in één keer verwijderen uit het domein of alleen de door jou geselecteerde adressen. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 38

39 10 Taak portaal backoffice: maandcontroles Elke maand moet de administratie worden gecontroleerd op de volgende zaken: Inconsistenties Bank Volledigheid van de bank Tussenrekeningen Volledigheid van de inkoop Volledigheid van de verkoop Volledigheid van de vraagposten Debiteuren Crediteuren Belastingdienst Te betalen salarissen Loonheffingen RC personeel RC administraties Duplicaatfacturen Relaties Verwerkte transacties. De controle wordt uirgevoerd vanuit de Checklist van de portaal backoffice links in het scherm Inconsistenties Hier controleert yuki het domein op inconsistenties. Na een paar minuten verschijnt er een lijst met meldingen. De belangrijkste inconsistentie betreft het ontbreken van banktransacties. Controleer in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn Bank Hier zie je de aanwezige bankrekeningen. Indien er banktransacties ontbreken bij een bepaalde bankrekening verschijnt er een rode driehoek bij deze bankrekening. Indien de banktransacties zonder banksaldo (in het elektronisch bankbestand) zijn aangeleverd dan verschijnt er een rood vraagteken. Het banksaldo van de rekening is dan niet geverifieerd Volledigheid van de bank Hier wordt een overzicht gegeven van de ontbrekende banktransacties. Controleer eerst in de boekhouding/bank of de meldingen correct zijn. Vervolgens kan je hier een vraag stellen aan de klant waarin je verzoekt om de ontbrekende banktransacties aan te leveren. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 39

40 10.4 Tussenrekeningen Hier kan je posten die geboekt zijn op grootboekrekening Betalingen onderweg matchen. De overboekingen van de diverse bankrekeningen staan op datum volgorde gerangschikt. Selecteer rechts een afschrijving van de ene bankrekening. Rechtsboven verschijnt nu in een geel kader Nog te matchen.... Selecteer vervolgens links de bijschrijving van de andere bankrekening. Nu verschijnt rechtsboven in een geel kader Volledig gematched. Klik vervolgens in de werkbalk op de knop Koppelen. Hier kunnen ook de tussenrekeningen voor pin, creditcard of Ideal worden gematched. Kleine verschillen kunnen worden afgeboekt naar betalingsverschillen of bankkosten Volledigheid van inkoop, verkoop en vraagposten Nadat de inkoop, verkoop en/of vraagposten zoveel mogelijk zijn opgeschoond kan je hier door middel van de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker een vraag naar de klant sturen waarin je verzoekt om de ontbrekende inkoop- of verkoopfacturen aan te leveren. Vervolgens kan je de klant door middel van de knop Breng deze lijst onder aandacht van de gebruiker verzoeken om een toelichting te geven op de vraagposten Debiteuren en crediteuren Nadat de debiteuren en crediteuren zoveel mogelijk zijn opgeschoond kan je hier door middel van de knop Stuur deze lijst naar de gebruiker een vraag naar de klant sturen Aanvragen van betaalservice Het is mogelijk om in yuki gebruik te maken van de betaal- en incassofunctionaliteit Dit betekent dat alle zaken die nog handmatig betaald moeten worden vanuit een administratie zoals bijvoorbeeld inkoopfacturen (overschrijving of acceptgiro), declaraties van medewerkers, salarisstroken, aanslagen van de Belastingdienst en te betalen btw (automatisch klaargezet vanuit btw-aangifte) worden klaargezet in een betaallijst. Vanuit deze betaallijst kunnen er zogenaamde ClieOp- of SEPA bestanden worden aangemaakt. Zo n bestand is een verzamelbestand van diverse betalingen die bij de meeste banken via het Internetportaal van de bank kan worden aangeboden. Je kunt de betaalservice aanvragen door na het openen van een administratie te klikken op de snelkoppeling Yuki Store. Versie: 1.5 mei 2015 Werken met Yuki (medewerkers Yuki platform partners) Pagina 40