HANDLEIDING MIJN BÈTA OOST INHOUD

Transcriptie

1 HANDLEIDING MIJN BÈTA OOST INHOUD Snel aan de slag Samenwerken in groepen Eigen groep maken Groepen beheren Interne berichten

2 MIJN BÈTA OOST Mijn Bèta Oost is een digitale samenwerkomgeving waarop u samen met uw collega s bestanden kunt uitwisselen of discussies kunt voeren in open en besloten groepen. In deze korte Let s get started introductie leert u hoe u kunt inloggen, hoe u uw profiel kunt aanpassen en hoe u enkele belangrijke instellingen kunt doen. Inloggen Voordat u kunt inloggen dient u allereerst naar de homepagina van Mijn Bèta Oost te gaan. Deze kunt u bereiken door het onderstaande adres in de adresbalk van uw internetbrowser in te voeren: Wanneer u de homepagina heeft bereikt, ziet u in de bovenbalk van de pagina twee inlogblokken verschijnen. Hier kunt u inloggen met de inloggegevens die u in uw mail heeft ontvangen. Persoonlijke startpagina Nadat u heeft ingelogd komt u terecht op uw persoonlijke startpagina. Als u een nieuw profiel heeft, zal uw startpagina er uit zien als in figuur 1. Op uw startpagina Snel aan de slag vindt u uw groepslidmaatschappen en uw geschiedenis (deze is bij uw eerste inlog nog leeg). U kunt desgewenst met behulp van de Widget toevoegen knop nog extra blokken met informatie toevoegen. U kunt altijd terugkeren naar uw startpagina door op de menuknop Home of op het Mijn Bèta Oost logo te klikken. Profiel bekijken/aanpassen Op Mijn Bèta Oost heeft u ook een eigen profiel. Dit profiel kunt u te allen tijde bereiken door op de profielfoto helemaal Profiel Groepslidmaatschappen Figuur 1, Uw persoonlijke startpagina links in de bovenbalk of op de menuknop Profiel te klikken (zie figuur 1 ter verduidelijking). Als nieuwe gebruiker ziet u op uw profielpagina een grote afbeelding van een silhouet, uw naam en wederom uw groepslidmaatschappen. Om uzelf kenbaar te maken op de samenwerkomgeving is het aan te raden een foto van u zelf en wat persoonlijke informatie op uw profielpagina te zetten. Een foto kunt u uploaden als u onder de afbeelding van het silhouet op Bewerk profielfoto klikt. Persoonlijke informatie kunt u toevoegen als u naast uw naam op Bewerk profiel klikt. Instellingen Naast het aanpassen van uw profiel is het verstandig de instelling van Mijn Bèta Oost aan uw eigen voorkeur aan te passen. Instellingen Uitloggen Onder de menuknop Instellingen vindt u vier submenu s die hieronder kort uitgelegd worden: Wijzig instellingen: Hier kunt u uw adres en/of wachtwoord wijzigen. Bewerk profiel: Hier kunt u nogmaals uw proefielgegevens aanpassen. Notificaties: Hier kunt u aangeven of u berichten over acties die op uw content zijn ondernomen per wilt ontvangen of alleen via een intern bericht op Mijn Bèta Oost. Groepsnotificaties: Hier kunt u aangeven of u updates binnen groepen waar u lid van bent per mail wilt ontvangen en/of via een intern bericht op Mijn Bèta Oost. Groepslidmaatschappen Op uw startpagina kunt u uw groepslidmaatschappen bekijken. Een nieuwe gebruiker is standaard lid van de groepen Help en Algemeen. Wanneer u lid wordt van meerdere groepen zullen ook deze op uw startpagina verschijnen. Door op de afbeelding of de naam van een groep te klikken kunt u de groepspagina bereiken. Op de groepspagina vindt u naast een korte omschrijving van de groep ook lopende discussies en geplaatste bestanden en pagina s. Uitloggen U kunt altijd uitloggen door te klikken op het kruisje rechts boven in de bovenbalk

3 MIJN BÈTA OOST Op Mijn Bèta Oost kunt u online samenwerken met uw collega s. U kunt bestanden uitwisselen, samen aan een document werken of discussies voeren. Dit samenwerken gebeurt op Mijn Bèta Oost in groepen. In deze handleiding wordt uitgelegd hoe u lid kunt worden van een groep en hoe u in een groep op Mijn Bèta Oost kunt samenwerken met uw collega s. Als u zelf een groep wilt aanmaken kunt u de handleiding Eigen groep maken raadplegen. Open en gesloten groepen Op Mijn Bèta Oost bestaan open en gesloten groepen. Open groepen zijn vrij toegankelijk voor nieuwe leden. Bij gesloten groepen beslist de groepsbeheerder wie wel/niet lid mag worden. Lid worden van een groep U kunt op Mijn Bèta Oost op twee verschillende manieren lid worden van een groep. Allereerst kunt u uitgenodigd worden voor een groep. Ten tweede kunt u zelf een interessante groep zoeken en een lidmaatschapsverzoek doen bij deze groep. Samenwerken in een groep Uitgenodigd worden voor een groep: U vindt uw uitnodigingen in het menu via Groepen > Groepsuitnodigingen. Via een uitnodiging wordt u simpel lid van een groep door op Accepteren te klikken. Een interessante groep zoeken: U kunt op twee manieren naar een interessante groep zoeken: Via het menu Groepen > Alle groepen kunt u een lijst met alle groepen bekijken. Als u de naam van de groep weet waar u lid van wilt worden, kunt u ook gebruik maken van de zoekfunctie rechts in de bovenbalk. Figuur 1, Voorbeeld van een groepspagina Lidmaatschap aanvragen: Door op een groepsnaam te klikken bereikt u de groepspagina (Zie de afbeelding voor een voorbeeld). In een open groep kunt u lid worden via de knop Wordt lid in de rechter kolom. In een besloten groep kunt u via Verzoek lidmaatschap in de rechter kolom lidmaatschap van de groep aanvragen. U moet daarna wachten tot uw verzoek door de groepsbeheerder is goedgekeurd. Daarna kunt u samenwerken met uw collega s in deze groep. De groepspagina U kunt de groepspagina (beginpagina) van een groep bereiken door op de groepsnaam of het icoontje van de betreffende groep te klikken. Aan de rechter kant ziet u een navigatiekolom met een overzicht van de Terug naar groepspagina Lid worden van de groep Ga naar het forum Ga naar groepsbestanden Ga naar Ga naar groepspagina s groepskalender acties die u kunt uitvoeren (zie afbeelding). De inhoud van de kolom veranderd met de plek waar u zich bevindt. Om bestanden te delen, discussies te voeren etc. moet u vanaf de groepspagina naar de betreffende plek gaan. Als u verdwaald bent en terug wilt gaan naar de beginpagina van uw groep kunt u altijd op het groepsicoon bovenin de rechter navigatiekolom klikken (zie afbeelding ). Bestanden delen Wanneer u naar Groepsbestanden gaat, ziet u alle bestanden van de groep. U kunt (kant en klare) bestanden met uw collega s delen door deze via het menu in de rechterkolom te uploaden. U kunt de bestanden (van uw collega s) downloaden door op de bestandsnaam te klikken. Ook kunt u de bestanden ordenen in mappen door ze naar de gewenste map in de rechter navigatiekolom te slepen. Een document gezamelijk bewerken Wilt u niet alleen kant en klare bestanden met uw collega s delen maar gezamelijk aan hetzelfde document werken dan kunt u gebruik maken van groepspagina s. Een pagina die op Mijn Bèta Oost is aangemaakt, kan eenvoudig door alle groepsleden worden bewerkt. Pagina s zijn tevens een handig hulpmiddel wanneer u regelmatig vergadert. U kunt - 2 -

4 uw agenda s in uw groep op Mijn Bèta Oost plaatsen en vervolgens kan een collega in dezelfde pagina de notulen bijhouden. Pagina s werken goed voor het delen van inhoud, de opmaakmogelijkheden zijn echter beperkt. de hoogte te blijven van gebeurtenissen in uw groep(en)? Via het menu Instellingen > Groepsnotificaties kunt u instellen dat u een ontvangt als een van uw collega s een handeling heeft verricht in uw groep. Discussies voeren Naast het delen en samenwerken aan documenten kunt u op Mijn Bèta Oost discussies met uw collega s voeren in een groepsforum. Het groepsforum is een ideale locatie om te brainstormen of wanneer u de mening van uw collega s wilt weten over een bepaalde stelling. Ga vanuit de groepspagina naar het Groepsforum, bekijk de berichten en reageer erop, of start een nieuwe discussie via Nieuw onderwerp. Gezamelijke kalender Tot slot kunt u in een groep op Mijn Bèta Oost afspraken toevoegen aan een groepskalender. Zo kunnen u en uw collega s in één oogopslag zien wanneer de komende bijeenkomsten gepland zijn. TIP: Als u lid bent van meerdere groepen kunt u op uw profielpagina alle afspraken van al uw groepen zien (mits u de widget Evenementen hebt toegevoegd). Blijf constant op de hoogte Vindt u het niet prettig om dagelijks te moeten inloggen op Mijn Bèta Oost om op - 3 -

5 Op Mijn Bèta MIJN BÈTA OOST Oost kunt u met uw collega s online samenwerken in groepen. Een groep kunt u zelf aanmaken en beheren. Vervolgens kunnen andere gebruikers van Mijn Bèta Oost lid worden van uw groep of kunt u zelf andere gebruikers uitnodigen. In deze handleiding vindt u alle informatie die u nodig heeft om een groep op Mijn Bèta Oost aan te maken en in te richten. Maak uw eigen groep Via het menu Groepen > Nieuwe groep maken kunt u zelf een nieuwe groep maken. Hiervoor dient u een formulier in te vullen. De velden van dit formulier worden in deze handleiding kort besproken. In de afbeelding kunt u zien waar de door u ingevoerde tekst op de groepspagina verschijnt. Groepsicoon: Hier kunt u een afbeelding uploaden die wordt gebruikt als uw groepsicoon. Groepsnaam: Hier kunt u de naam van uw groep invoeren. Omschrijving: Hier kunt u een uitgebreide omschrijving van uw groep geven. Wat is Eigen groep maken het doel van uw groep en voor wie is deze groep bedoeld? Korte omschrijving: Hier kunt u een korte omschrijving van uw groep geven. Deze omschrijving van uw groep is zichtbaar in de overzichtslijst van alle groepen. Onderwerpen: Op welke onderwerpen heeft uw groep betrekking? Wanneer u de onderwerpen kort en duidelijk definieert, is uw groep beter vindbaar voor andere, nieuwe gebruikers. Website: Is er een website die gerelateerd Figuur 1, Voorbeeld groepspagina Mijn Bèta Oost is aan uw groep? Deze kunt u hier invoeren. Lidmaatschap: Hier kunt u aangeven of uw groep open (publiek) of gesloten (prive) is. Van een open groep kunnen alle gebruikers van Mijn Bèta Oost zonder toestemming van u lid worden. Voor een gesloten groep moet u gebruikers eerst toestemming geven voordat zij lid kunnen worden. Wie kan deze groep zien: Hier kunt u aangeven welke gebruikers uw groep kunnen zien. Wanneer u een open groep heeft, raden wij u aan uw groep Publiek zichtbaar te maken zodat iedereen uw groep kan vinden. Publiek betekent in dit geval ook dat iedere anonieme bezoeker van Mijn Beta Oost deze groep ook kan zien en vinden. Wilt u een besloten groep maken waarvan de (toekomstige) leden al Groepsnaam Omschrijving/ korte omschrijving/ website Groepsicoon bekend zijn, dan u uw groep het best slechts zichtbaar maken voor uw groep zelf. Activeer groepsbestanden: Hier kunt u instellen of het mogelijk is bestanden te delen in uw groep. Activeer groepsforum: Hier kunt u instellen of er een groepsforum beschikbaar is in uw groep. Sta groepsbeheerder toe andere groepsbeheerders te benoemen: Hier kunt u bepalen of u meerdere groepsbeheerders wilt hebben. Wanneer u alleen zelf uw groep wilt beheren raden wij u aan Nee te kiezen. Activeer groepspagina s: Hier kunt u instellen of het mogelijk is pagina s aan te maken in uw groep. Schakel groepskalender in: Hier kunt u instellen of er een groepskalender beschikbaar is in uw groep. Activeer beheer van widgets: Als u zelf wilt bepalen welke widgets op uw groepspagina zichtbaar zijn kiest u hier Ja. Wanneer u Nee kiest zullen standaard forum, bestanden en pagina s zichtbaar zijn. Maak groepsberichten mogelijk: Moeten uw groepsleden interne berichten in Mijn naar de hele groep kunnen versturen? - 4 -

6 Sta mapmanagement toe aan groepsleden: Mogen alleen uzelf of al uw groepsleden nieuwe mappen aanmaken om bestanden in te ordenen. Tips 1. Wilt u nog meer informatie over hoe u uw nieuwe groep kunt beheren? Lees dan de handleiding Groepen beheren. 2. Als u een groep aanmaakt, en nog wat wilt experimenteren met de mogelijkheden en functies, kunt u het beste een Gesloten groep aanmaken, die alleen Voor aangemelde gebruikers zichtbaar is. Als u klaar bent met de inrichting, kunt u bijvoorbeeld toestaan dat iedere gebruiker lid kan worden door het Lidmaatschap op Open te zetten. 3. Als u veel bestanden wilt delen in de groep is het verstandig om goed na te denken over een eventuele structuur van de bestandsmappen. Zonder mappen wordt het al snel onoverzichtelijk. 4. Als u met elkaar teksten wilt beheren (bijvoorbeeld notulen of verslagen), dan kunt u daarvoor de Pagina s gebruiken. Ook daarin kunt u een structuur aanbrengen met subpagina s. Het voordeel van pagina s is dat ieder groepslid een pagina kan aanpassen en uitbreiden, danwel een reactie erop kan geven

7 MIJN BÈTA OOST Nadat u een groep heeft aangemaakt op Mijn Bèta Oost, zult u de groep moeten beheren. In deze handleiding komen de belangrijkste aspecten aan bod die belangrijk zijn wanneer u een groep op Mijn Bèta Oost gaat beheren. Indeling groepspagina De eerste indruk die gebruikers van uw groep krijgen, is de groepspagina (zie afbeelding). Om uw groepspagina aantrekkelijk en overzichtelijk te maken is het allereerst belangrijk een groepsicoon te kiezen dat bij uw groep past. Verder is het handig om ervoor te zorgen dat uit de omschrijving van uw groep direct duidelijk is waarvoor uw groep bedoeld is. U kunt deze inhoud wijzigen via Bewerk groep in het rechter navigatiemenu. Daarnaast kunt u (mits u dit heeft ingesteld bij het aanmaken van uw groep) de widgets op uw startpagina indelen. Wanneer u op Widget toevoegen klikt kunt u een widget toevoegen. Een widget kan bijvoorbeeld de laatst toegevoegde bestanden, pagina s of discussies weergeven. Groepen beheren Nieuwe groepsleden Nadat u uw nieuwe groep heeft aangemaakt, kunnen gebruikers van Mijn Bèta Oost lid worden van uw groep. U kunt gebruikers waarvan u graag wilt dat deze lid worden uitnodigen voor uw nieuwe groep. Dit doet u door via Nodig gebruikers uit in het rechter navigatiemenu gebruikers te selecteren en hen een uitnodiging te versturen (de gebruikers zijn hierbij op voornaam gesorteerd). Deze gebruikers zullen vervolgens een uitnodiging ontvangen en kunnen kiezen of zij deze wel of niet willen accepteren. Figuur 1, Voorbeeld groepspagina Mijn Bèta Oost Gebruikers van Mijn Bèta Oost kunnen ook zelf initiatief nemen om zich bij een groep aan te sluiten. Wanneer u een open groep hebt gemaakt kunnen alle gebruikers zonder uw toestemming lid worden. In het geval van een besloten groep kunnen gebruikers een lidmaatschapsverzoek doen. Hierop kunt u besluiten of de gebruiker wel of geen lid mag worden van uw groep. Deze lidmaatschapsverzoeken vindt u samen met de openstaande uitnodigingen onder Uitnodigingen/Verzoeken in het rechter navigatiemenu. Hier kunt u ook zien of gebruikers al dan niet al hebben gereageerd op uw uitnodiging. Groepsleden beheren Via de knop Bekijk meer leden in de rechterkolom vindt u een overzicht van alle leden van uw groep. Wanneer u in Nodig gebruikers uit Overizcht uitnodigingen/ verzoeken Verzend Widgets toevoegen Bekijk meer leden deze lijst met uw muis over de profielfoto s beweegt ziet u rechtsonder in de foto een driehoekje verschijnen. Door op dit driehoekje te klikken verschijnt er een klein menuutje. Via dit menuutje kunt u groepsleden verwijderen, maar ook toevoegen als groepsbeheerder. Een groepsbeheerder heeft rechten om de instellingen van een groep te veranderen en om nieuwe leden uit te nodigen. Communiceren met groepsleden Een groepsbeheerder heeft de rechten om alle leden van zijn of haar groep een bericht per te sturen. Deze kunt u versturen doormiddel van de optie Stuur leden in het rechter navigatiemenu. Leden die geen groepsbeheerder beschikken niet over deze optie. Wel kunnen leden een bericht versturen aan alle leden van de groep via het interne berichtensysteem van Mijn Bèta Oost (Mits u bij de instellingen van uw groep hebt ingesteld dat groepsberichten mogelijk zijn). Meer informatie over het versturen van interne berichten vindt u in de handleiding interne berichten. Tips 1. Als u veel bestanden wilt delen in de groep is het verstandig om goed na te denken over een eventuele structuur van de bestandsmappen. Zonder mappen wordt het al snel onoverzichtelijk

8 2. Als u met elkaar teksten wilt beheren (bijvoorbeeld notulen of verslagen), dan kunt u daarvoor de Pagina s gebruiken. Ook daarin kunt u een structuur aanbrengen met subpagina s. Het voordeel van pagina s is dat ieder groepslid een pagina kan aanpassen en uitbreiden, danwel een reactie erop kan geven. 3. Als groepseigenaar wilt u natuurlijk constant op de hoogte blijven van gebeurtenissen in uw groep. Via het menu Instellingen > Groepsnotificaties kunt u instellen dat u een ontvangt wanneer er iets in uw groep is gebeurd

9 MIJN BÈTA OOST U kunt op Mijn Bèta Oost naast het delen van bestanden, voeren van discussies en samenwerken aan documenten ook berichten aan uw collega s sturen. Dit kunt u doen met behulp van het interne berichtensysteem van Mijn Bèta Oost. U bereikt het interne berichtensysteem door in het menu op Berichten te klikken. Inbox Wanneer u via de menuknop Berichten het interne berichtensysteem van Mijn Bèta Oost hebt bereikt, komt u terecht in uw Inbox (zie afbeelding). Ongelezen berichten In Figuur 1 kunt u zien dat de ingelogde gebruiker een ongelezen bericht in zijn inbox heeft staan. Mijn Bèta Oost maakt dit op twee manieren aan u kenbaar. Ten eerste ziet u dat het bericht in uw inbox rood gemarkeerd wordt. Ten tweede ziet u een rode enveloppe in de bovenbalk rechts naast uw profielfoto met daarnaast het aantal ongelezen berichten. Interne berichten Verstuurde berichten Naast uw ontvangen berichten bewaart Mijn Bèta Oost ook een kopie van uw verzonden berichten. Deze vindt u terug via Verstuurde berichten in het rechter navigatiemenu. Berichten verzenden Op Mijn Bèta Oost kunt u een bericht sturen naar zowel een of meerdere individuele gebruikers als naar een hele groep. Dit laatste is alleen mogelijk als de groepsbeheerder van de groep dit heeft Ongelezen berichten ingesteld voor de betreffende groep. Wanneer u in het rechter navigatiemenu op Verstuur een bericht klikt, kunt een bericht opmaken. In het hoofdscherm verschijnen de opties Verzend bericht naar gebruiker(s) en Verzend bericht naar groepen. Door op de eerste knop te klikken kunt u en of meerdere gebruikers selecteren waaraan u uw bericht wilt verzenden. De gebruikers staan op alfabetische volgorde op voornaam gesorteerd. De tweede knop geeft u de mogelijkheid een of meerdere groepen te selecteren. Nadat u de ontvangers heeft geselecteerd kunt u de titel van uw bericht en de inhoud invoeren en het bericht versturen. Noticaties per intern bericht Als u op de hoogte gehouden wilt worden Nieuw bericht versturen van gebeurtenissen in de groepen waar u lid van bent, kunt u via het menu Instellingen > Groepsnotificaties instellen of u hiervan een bericht wilt ontvangen per intern bericht en/of per . Let op: Het is niet mogelijk om een notificatie te ontvangen van het feit dat u een intern bericht heeft ontvangen van een medegebruiker op Mijn Bet oost. Controleer daarom regelmatig uw interne berichten inbox! Tips Wanneer u op Mijn Bèta Oost samenwerkt met een kleine groep zeer directe collega s wilt er soms zeker van zijn dat uw collega s uw bericht direct zien. Het is in die gevallen handig als het bericht ook in hun gewone terecht komt. U kunt deze optie mogelijk maken door in overleg met de groepseigenaar of groepsbeheerders ervoor te kiezen om alle groepsleden tevens groepsbeheerder te maken. Groepsbeheerders hebben namelijk vanuit de groepspagina de mogelijkheid om alle groepsleden een te versturen (zie handleiding Groepen beheren ). Figuur 1, Voorbeeld van uw inbox - 8 -