HANDLEIDING OVERSTAPDOSSIER PO-VO. Hoeksche Waardse Plaatsingswijzer & OSO. Vera de Mol, Selma Klein

Transcriptie

1 HANDLEIDING OVERSTAPDOSSIER PO-VO Hoeksche Waardse Plaatsingswijzer & OSO Handleiding voor het maken van een compleet overstapdossier van primair naar voortgezet onderwijs in de Hoeksche Waard. Uitsluitend te gebruiken door medewerkers Stichting Acis en CSG de Waard. Niets uit deze handleiding mag zonder toestemming van de makers worden verspreid of gedeeld. Vera de Mol, Selma Klein

2 HANDLEIDING OVERSTAPDOSSIER PO-VO Hoeksche Waardse Plaatsingswijzer & OSO Beste collega s, Voor jullie ligt de handleiding voor het maken van een compleet overstapdossier en het versturen hiervan via OSO. We hebben in nauw overleg met het voortgezet onderwijs bekeken wat zij aangeleverd willen krijgen en wat wij kunnen aanleveren. Eén ding was voor ons hoofdzaak: het maken van het overstapdossier moet niet meer tijd kosten dan het maken van een OKR, liever nog minder! Wij geloven dat dit is gelukt en willen jullie met deze handleiding helpen het overstapdossier te maken en digitaal te versturen. En mooi voor het voortgezet onderwijs: zij krijgen van elke school dezelfde gegevens binnen! De handleiding bestaat uit twee delen: 1. Stap voor stap Alle stappen staan uitgebreid omschreven en zijn verduidelijkt met screenprints. Will van Vliet heeft een geweldige bijdrage geleverd door het maken van een excel-bestand voor het compleet maken van de plaatsingswijzer. In de eerste stap van de handleiding zijn twee manieren voor het invullen van de plaatsingswijzer beschreven: via de notitie in ParnasSys of via het excel-bestand. 2. Stroomschema Samenvatting van de te nemen stappen. Handig wanneer je de uitgebreide omschrijving niet meer nodig hebt. Er zijn in deze handleiding vier verschillende wegen beschreven: 1. Bij volledig gebruik van ParnasSys (als leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem; ook bij DULTkoppeling) 2. Bij gebruik van ParnasSys als leerlingadministratie en Cito LOVS als leerlingvolgsysteem (zonder DULT-koppeling) 3. Wanneer ParnasSys niet gebruikt wordt 4. Bij aanmelding bij het Wellant-college Wanneer een VO-school niet OSO-gecertificeerd is, zal er in plaats van de uitwisseling via OSO een verkort OKR met bijlagen (zie stap 1 t/m 4 van deze handleiding) opgestuurd of g d moeten worden. Tot slot: is er iets niet duidelijk? Wij zijn als helpdesk bereikbaar om jullie te helpen. Stuur een mail naar één van ons met je vraag en contactgegevens, dan nemen wij contact met je op. Met vriendelijke groet, namens CSG de Waard en Stichting Acis, Vera de Mol (v.demol@csgdewaard.nl) Selma Klein (selma@detakkenbosse.nl) 1

3 INHOUDSOPGAVE STAP 1 A: Plaatsingswijzer M8, compleet maken in Excel... 3 B: Plaatsingswijzer M8, notitie compleet maken in ParnasSys... 9 STAP 2 Plaatsingswijzer ParnasSys, PDF-bestand maken STAP 3 A: Leerlinganalyse vanuit ParnasSys, PDF-bestand maken B: Leerlinganalyse vanuit Cito LOVS, PDF-bestand maken STAP 4 A: Zien! rapportage, PDF-bestand maken B: Scol rapportage, PDF-bestand maken C: Viseon rapportage, PDF-bestand maken STAP 5 OSO overstapdossier klaar zetten BIJLAGEN Toestemmingsverklaring ouders Stroomschema s (=verkorte handleiding) Bij gebruik ParnasSys als leerlingadministratie en volgsysteem Bij gebruik ParnasSys + Cito LOVS zonder DULT-koppeling Bij geen gebruik ParnasSys Bij overdracht naar het Wellant-college

4 STAP 1A: Plaatsingswijzer M8, notitie compleet maken (MET gebruik excel-bestand) 1. Open het excel-bestand Plaatsingswijzer 2. Sla het lege bestand eerst op op uw computer. Zo heeft u altijd een blanco exemplaar beschikbaar. Geef het ingevulde bestand later een andere naam, bijvoorbeeld: 2015_plaatsingswijzerM8 3. Maak op de W-schijf van uw computer een map: Plaatsingswijzer. Maak in deze map een nieuwe map met de naam: Leerlingen - Ga naar START (Windows picto linksonder in het scherm) - Kies: Deze computer - Kies: W-schijf - Klik op de rechter muisknop - Kies: Nieuw > Map - Geef de map de naam Plaatsingswijzer - Dubbelklik op de map Plaatsingswijzer - Klik op de rechter muisknop - Kies: Nieuw > Map - Geef de map de naam Leerlingen Op deze manier worden de individuele plaatsingswijzers straks direct opgeslagen in de map Leerlingen. Heeft u geen W-schijf? Dan kunt u een usb-stick gebruiken en deze de naam W geven OF de bestanden handmatig opslaan via Opslaan als 3

5 4. Vul de namen van de leerlingen in Wanneer uw collega van groep 7 dit bestand al heeft ingevuld voor de M7, kunt u het beste dit bestand openen en bewerken. Dit zelfde geldt voor de leerkracht van groep 7, die het bestand van groep 6 kan bewerken. Op deze manier wordt in 3 jaar tijd een compleet overzicht opgebouwd. 5. Klik op: invulschema 6. Ontgrendel M8 door op deze button te klikken 4

6 7. LET OP! Gebruikt u geen DMT maar de Cito Technisch Lezen? Wijzig dan eerst de scores in de tabellen. Doe dit bij de scores van M6, M7 en M8! Klik op Ontgrendel waardes en typ de getallen die bij Tech.lezen (tempo) staan over in de regel van Tech.lezen (DMT). Wijzig tenslotte de omschrijving Tech.lezen (DMT) in Tech.lezen (tempo). Dit kunt u ook in één handeling doen door te kopiëren en te plakken (selecteer de hele regel > kopiëren > ga in het veld Tech.lezen (DMT) staan > plakken). 8. Vul in de witte vakjes de behaalde vaardigheidsscores in. In het vakje daarachter verschijnt direct het bijbehorende uitstroomniveau. 5

7 9. Klik op de blauwe stip die voor de naam van de leerling staat 10. Vul in het volgende scherm het profiel (basis-, plus-, bespreek- of ondersteuningsprofiel) en het eindadvies in. U kunt hier een toelichting bij schrijven. Vermeld in het vak bij advies niet alleen uw uiteindelijke uitstroomadvies, maar ook de protectieve en belemmerende factoren en onderwijsbehoeften. Wilt u deze factoren liever op een aparte bijlage vanuit ParnasSys bijvoegen? Volg dan STAP 2 op pagina 13 en selecteer deze notities. 6

8 11. Heeft u de mappen gemaakt op de W-schijf (zie punt 3)? Klik dan op de PDF-button. Het bestand wordt direct opgeslagen in de map W:/Plaatsingswijzer/Leerlingen in de vorm van naamleerling.pdf Heeft u geen W-schijf? Volg dan punt 12 en 13 7

9 VOLG PUNT 12 EN 13 ALLEEN WANNEER U GEEN W-SCHIJF HEEFT! 12. Ga naar: Bestand > Opslaan als 13. Kies de map waarin u het bestand wilt opslaan en geef het bestand een naam, bijv. NAAM PW_m8 Selecteer in de balk Opslaan als voor het bestandstype PDF en sla het bestand op. 14. Volg stap 8 t/m 11 of 13 van dit hoofdstuk voor elke leerling. GA NAAR STAP 3 OP PAGINA 16 8

10 STAP 1B: Plaatsingswijzer M8, notitie compleet maken (in ParnasSys, zonder gebruik excel-bestand) Excel-bestand plaatsingswijzer gebruikt? Sla stap 1B en 2 over en ga direct naar pagina 16! 1. Ga in ParnasSys naar je groep 2. Klik op de leerling 3. Ga naar het tabblad Map 4. Kies onderin het scherm voor Nieuwe notitie 5. Kies in het veld Categorie voor: Plaatsingswijzer (raadpleeg de helpdesk* wanneer deze categorie ontbreekt) 9

11 6. Zet in het vakje onderwerp: Plaatsingswijzer M8 7. Maak per vak de juiste uitstroomadviezen dikgedrukt en onderstreept. In de leerlinganalyse vindt u de vaardigheidsscore van de M6, M7 of M8 toetsen. Voorbeeld: Leerling behaalt op de Cito M8 de volgende vaardigheidsscores: - Begrijpend lezen : 61 - Rekenen en Wiskunde : Spelling nww : Technisch lezen : 184 In eerste deel notitie Plaatsingswijzer wordt het volgende dikgedrukt en onderstreept: Uitstroomadvies per vakgebied op moment M8 - Begrijpend lezen: BL <=41, KL >41, TL/GL/MAVO >51, HAVO >60, VWO >68 - Rekenen en Wiskunde: BL <=102, KL >102, TL/GL/MAVO >108, HAVO >114, VWO >120 - Spelling niet ww: BL <=138, KL >138, TL/GL/MAVO >141, HAVO >144, VWO >148 - Technisch lezen Leestempo: BL <=126, KL >126, TL/GL/MAVO >152, HAVO >176, VWO >183 10

12 8. Klik onderin het scherm op Voorgeschiedenis. Let op! De voorgeschiedenis is alleen maar zichtbaar als de leerkrachten van groep 6 en 7 in de vorige jaren ook de Plaatsingswijzer hebben ingevuld in ParnasSys. 9. Kopieer de uitstroomadviezen van M6 en M7 en plak dit boven het uitstroomadvies op moment M8 11

13 10. Vul het uiteindelijke uitstroomadvies in 11. Laat het juiste profiel staan en onderbouw het advies, indien nodig. Noteer hier NIET nogmaals de onderwijsbehoeften of stimulerende of belemmerende factoren. Deze heeft u reeds gemaakt en worden later toegevoegd. GA NU NAAR STAP 2 OP PAGINA 13 12

14 STAP 2: Plaatsingswijzer, pdf-bestand maken Heeft u het Excel-bestand gebruikt (stap 1A)? Ga dan direct door naar stap Log in bij ParnasSys 2. Klik bovenin op het tabblad Overzichten: 3. Klik bij de overzichten op Leerlingvolgsysteem: 4. Klik op het pijltje naast Notities: 5. Er verschijnt een menu. Klik op het PDF-tekentje voor Notities Leerling: 13

15 6. Klik bij groep op het pijltje en selecteer groep 8: 7. Selecteer de leerling waarvan je de notities wilt hebben door op het vakje voor die leerling te klikken: 8. Klik links onderin op volgende: 14

16 9. Je ziet nu een overzicht van alle notities van dit kind. Selecteer de notities die je nodig hebt: - De laatst gemaakte notitie belemmerende factoren - De laatst gemaakte notitie stimulerende factoren (Positieve factoren/positieve aspecten) - De laatst gemaakte notitie onderwijsbehoeften - Plaatsingswijzer M8 10. Klik links onderin op: Overzicht Ophalen 11. Je komt nu in het tabblad Taken; hier zie je de voortgang. Zodra het bestand roze-gekleurd in de lijst verschijnt, kun je het downloaden door erop te klikken: 12. Het gedownloade bestand zie je links onderin je scherm verschijnen: 13. Sla het bestand op een plek op waar je hem gemakkelijk terug kunt vinden TIP: maak voor elke leerling een aparte map. Handig bij het toevoegen van de bijlagen in OSO! 15

17 STAP 3A: LEERLINGANALYSE vanuit ParnasSys, PDF-bestand maken Gebruikt u CITO LOVS? Ga dan direct door naar stap 3B op pagina 20! 1. Log in bij ParnasSys 2. Klik bovenin op het tabblad Overzichten: 3. Klik bij de overzichten op Leerlingvolgsysteem: 4. Klik op het pijltje naast Niet-methodetoetsen leerling: 16

18 5. Er verschijnt een menu onder Niet-methodetoetsen leerling. Klik op het PDF tekentje voor Leerlinganalyse: 6. Selecteer bij groep: groep 8. Je ziet nu alle leerlingen uit groep 8: 7. Selecteer de leerling uit groep 8 die je nodig hebt door op het hokje voor dit kind te klikken (helaas lukt het nog niet om alle kinderen tegelijk te selecteren en dan de PDF-bestanden los te downloaden): 17

19 8. Klik onderaan op volgende: 9. Klik op het pijltje naast Toetsseries: 10. Er verschijnt hier een menu. Vink de volgende toetsen aan: 1. Technisch lezen Cito Drie-Minuten-Toets OF Cito Leestempo 2. Spelling Cito Spelling 3. Begrijpend lezen- Cito Begrijpend lezen 4. Rekenen en wiskunde Cito Rekenen en Wiskunde 11. Klik onderaan de pagina op Overzicht ophalen: 18

20 12. Je komt nu in het tabblad Taken; hier zie je de voortgang. Zodra het bestand roze-gekleurd in de lijst verschijnt, kun je het downloaden door erop te klikken: 13. Het gedownloade bestand zie je links onderin je scherm verschijnen: 14. Sla het bestand op een plek op waar je hem gemakkelijk terug kunt vinden TIP: maak voor elke leerling een aparte map. Handig bij het toevoegen van de bijlagen in OSO! GA NAAR STAP 4 OP PAGINA 23 19

21 STAP 3B: LEERLINGANALYSE vanuit Cito LOVS, PDF-bestand maken Gebruikt u ParnasSys als leerlingvolgsysteem? Sla deze stap dan over! 1. Start CITO LOVS. Klik op Rapporten-Resultaten: 2. Klik op het balkje naast Weergave op Minigrafieken en Tabel (3 per pagina) 3. Selecteer bij de toetsen de volgende toetsen (Ctrl ingedrukt houden): - Begrijpend lezen - DMT of Leestempo - Rekenen - Spelling (- Spelling werkwoorden) 20

22 4. Selecteer bij Jaargroepen Groep 8: 5. Selecteer een leerling: 21

23 6. Klik rechts op rapport: 7. Er opent een nieuw venster met de leerlinganalyse. Sla deze op in een map en onder naam: Leerlinganalyse CITO LOVS (Voornaam en achternaam kind): 22

24 STAP 4A: ZIEN! PDF-bestand maken Gebruikt u Scol? Ga dan direct naar stap 4B op pagina 25; ga voor Viseon naar 4C op pagina 27) 1. Ga in ParnasSys naar Overzichten 2. Kies het tabblad Leerlingvolgsysteem 3. Kies Begeleiding 4. Klik op het PDF-icoontje voor ZIEN ouderrapportage 5. Selecteer de leerling in de lijst 6. Klik op Toon Overzicht 23

25 7. Het overzicht wordt geopend. 8. Sla het bestand op TIP: sla de bestanden op in één map waar je het goed terug kan vinden! GA NAAR STAP 5 OP PAGINA 29 24

26 STAP 4B: SCOL, PDF-bestand maken Gebruikt u Zien!? Sla deze stap dan over! Ga voor Viseon naar 4C op pagina 27) 1. Log in bij Scol: 2. Klik op overzichten SCOL Leerlingoverzichten: 3. Klik op de juiste groep: 25

27 4. Klik op de naam van het kind, dan open direct de score. Klik rechts onderaan op afdrukken: 5. Er opent een pop-up. Selecteer de leerling waarvan je de rapportage nodig hebt en klik onderaan op PDF opslaan. 6. Er opent een pop-up. Links onderin zie je dat het bestand gedownload is. Sla het op in de map van het kind. GA NAAR STAP 5 OP PAGINA 29 26

28 Stap 4C: VISEON PDF-bestand maken Gebruikt u Zien! of Scol? Sla deze stap dan over! 1. Open CITO LOVS 2. Klik op Rapporten resultaten 3. Selecteer bij Toetsen VISEON 4. Selecteer bij Jaargroepen Groep 8 5. Selecteer bij Leerlingen de juiste leerling 27

29 6. Klik op Rapport 7. Het rapport opent in een nieuw scherm 8. Klik op Opslaan als en sla het PDF-bestand op in de juiste map 28

30 STAP 5: OSO overstapdossier klaarzetten 1. Ga in ParnasSys naar je groep en klik de leerling aan. 2. Klik op het Tabblad Onderwijs en kies Vervolgonderwijs: 3. Vul datum, reden uitschrijving, VO-advies en vervolgschool in: 4. De vervolgschool kun je zoeken door op het vergrootglas te klikken. Er opent een nieuw scherm waarin je op school- of plaatsnaam kunt zoeken: 29

31 5. Klik nu helemaal bovenaan op het tabblad School. Ga naar het Sub-tabblad OSO. Klik op Overstapdossiers Klaarzetten. 6. Klik de leerling aan die je wilt uitschrijven. Je komt weer in een nieuw scherm: (Deze stap doe je per leerling apart) 7. Klik op Dossier Verzamelen: 8. Als het goed is zie je nu verschijnen: Laatst verzameld op (datum en tijd). 9. Om de bijlage toe te kunnen voegen, klik eerst op bestand kiezen: 30

32 10. Er opent zich een venster waarin je de bestanden kunt selecteren. Selecteer de bestanden en klik op openen. 11. Klik op bijlage toevoegen LET OP! Herhaal de handelingen 9 t/m 11 voor alle bijlagen 12. Controleer of je alle bijlagen hebt toegevoegd: - Plaatsingswijzer M8 - (evt. belemmerende, protectieve factoren en onderwijsbehoefte, wanneer deze niet in het bestand van de plaatsingswijzer staan vermeld) - Leerlinganalyse ParnasSys of CITO LOVS - Ouderrapportage Zien! / Scol / Viseon 13. Bespreek met de ouders de gegevens die aan het VO verstrekt zullen worden: - gegevens uit ParnasSys (leerlingkaart, gegevens van ouders, contactgegevens, verzuim, alle individuele handelingsplannen) - alle bijlagen (zie punt 12) 14. Laat de toestemmingsverklaring ondertekenen door ouders (zie bijlage, pagina 33). Bewaar deze op school. 31

33 15. Kies bij inzage ouders voor akkoord en klik vervolgens daarnaast op de knop Wijziging Verwerken. 16. Klik nu op: Dossier klaarzetten voor verzenden: 17. Bovenin komt nu de melding: Het dossier van (naam) is succesvol gevalideerd en klaargezet voor verzenden. 18. Mail de VO-school een lijst met leerlingen van wie het OSO overstapdossier klaar staat. Vermeld: - Naam leerling - Geboortedatum leerling - BSN-nummer leerling - Brin-nummer van je school 19. Nu kan de VO school het dossier opvragen. Succes! 32

34 Toestemmingsverklaring verstrekken gegevens aan het voortgezet onderwijs Ondergetekenden, ouder(s) / verzorger(s) / wettelijk vertegenwoordiger(s) van: Voornaam:... Achternaam:... Geboortedatum:... Geboorteplaats:... Basisschool:... verklaren dat: - Het overstapdossier (= leerlinggegevens, (contact)gegevens ouders, verzuimgegevens, individuele hulpplannen) met hen is besproken door de leerkracht en/of intern begeleider van de basisschool; - De volgende toegevoegde bijlagen bij het overstapdossier met hen zijn besproken: en gaan akkoord met: - Het verstrekken van bovenstaande gegevens aan de school voor voortgezet onderwijs, waar het kind door de ouder(s)/verzorger(s) is aangemeld. De leerling is aangemeld bij:... (naam school) Is de leerling ook aangemeld bij een andere school voor voortgezet onderwijs? O ja, bij... (naam school) O nee Plaats:... Datum:... Handtekening ouder(s)/verzorger(s)/wettelijk vertegenwoordiger(s): 33

35 Stroomschema s voor verzending gegevens van PO naar VO via OSO Kies voor verzending gegevens naar Wellant voor het laatste, groene, stroomschema!! Ik gebruik ParnasSys als volledig leerlingadministratie en leerlingvolgsysteem (idem bij Cito LOVS met DULT-koppeling) Maak de notitie Plaatsingswijzer compleet pag 3 of 9 handleiding Maak per leerling in ParnasSys via Overzichten de volgende pdf-bestanden en sla ze op: zie handleiding: - Plaatsingswijzer M8 - vanaf pag 7 of 13 - Leerlinganalyse - vanaf pag 16 - Zien! (ouderrapportage) OF Scol - vanaf pag 23 Zet OSO overstapdossier klaar!! Voeg de bijlagen bij!! pag 29 handleiding Nodig ouders uit voor gesprek Bespreek met de ouders de gegevens uit ParnasSys die aan het VO verstrekt zullen worden: - Leerlingkaart en (contact)gegevens van ouders - Verzuimgegevens - Individuele hulpplannen - De bijlagen Laat toestemmingsverklaring ondertekenen pag 33 handleiding Mail de VO-school een lijst met leerlingen van wie het OSO overstapdossier klaar staat. Vermeld: - Naam - Geboortedatum - BSN-nummer - Brin-nummer school 34

36 Ik gebruik ParnasSys voor leerlingadministratie en Cito LOVS als volgsysteem Maak de notitie Plaatsingswijzer compleet pag 3of 9 handleiding Maak een pdf-bestand van de Plaatsingswijzer M8 en sla dit op pag 7of13 handleiding Maak in Cito LOVS het volgende pdf-bestand en sla dit op: - Leerlinganalyse pag 20 handleiding Maak een pdf-bestand van Zien! of Scol vanaf pag 23 Zet in ParnasSys het OSO overstapdossier klaar!! Voeg de bijlagen bij!! pag 29 handleiding Nodig ouders uit voor gesprek Bespreek met de ouders de gegevens uit ParnasSys die aan het VO verstrekt zullen worden: - Leerlingkaart en (contact)gegevens van ouders - Verzuimgegevens - Individuele hulpplannen - De bijlagen Laat toestemmingsverklaring ondertekenen pag 33 handleiding Mail de VO-school een lijst met leerlingen van wie het OSO overstapdossier klaar staat. Vermeld: - Naam - Geboortedatum - BSN-nummer - Brin-nummer school 35

37 Ik gebruik ParnasSys NIET Maak per leerling in uw leerlingvolgsysteem deze pdf-bestanden: - Grafieken resultaten niet-methode toetsen voor technisch lezen, spelling, rekenen en begrijpend lezen - Rapportage observatie soc.em.ontwikkeling (Scol, Viseon, e.d.) - Plaatsingswijzer M8: uitstroomadvies, stimulerende, belemmerende factoren, onderwijsbehoefte, overige bijzonderheden Nodig ouders uit voor gesprek Bespreek met de ouders de gegevens die aan het VO verstrekt zullen worden: - Leerlingkaart en (contact)gegevens van ouders - Verzuimgegevens - Individuele hulpplannen - De bijlagen (leerlinganalyse, enz. Zie 1 e stap) Laat toestemmingsverklaring ondertekenen pag 33 handleiding Zet het OSO overstapdossier klaar volgens de handleiding van uw leerlingvolgsysteem (voeg de 3 bijlagen bij!) of verstuur een papieren OKR inclusief de genoemde bijlagen Bij verzending via OSO: Mail de VO-school een lijst met leerlingen van wie het OSO overstapdossier klaar staat. Vermeld: - Naam - Geboortedatum - BSN-nummer - Brin-nummer school 36

38 Overdracht gegevens naar het Wellant-college Maak de notitie Plaatsingswijzer compleet pag 3of 9 handleiding Maak per leerling in ParnasSys of Cito LOVS de volgende pdf-bestanden en sla ze op: zie handleiding: - Plaatsingswijzer M8 - vanaf pag 7 of 13 - Leerlinganalyse - vanaf pag16 of 20 - Zien! (ouderrapport) OF Scol - vanaf pag 23 Nodig ouders uit voor gesprek Bespreek met de ouders de gegevens uit ParnasSys die aan het VO verstrekt zullen worden: - Leerlingkaart en (contact)gegevens van ouders - Verzuimgegevens - Individuele hulpplannen - De bijlagen Laat toestemmingsverklaring ondertekenen pag 33 handleiding Mail het Wellant een lijst met de leerlingen die daar zijn aangemeld en voeg de gemaakte pdf-bestanden Bij. Vermeld in de mail ook: - Geboortedatum - BSN-nummer - Brin-nummer school Wacht op bevestiging van het Wellant dat uw leerlingen zijn toegelaten. Zet in ParnasSys de OSO overstapdossiers klaar MET bijlagen. pag 29 handleiding 37