Stappenplan ELD OSO. 1. Wat is een Overstapdossier? Versie 1.00 Datum Inhoudsopgave

Transcriptie

1 Stappenplan ELD OSO Versie 1.00 Datum Inhoudsopgave Stappenplan ELD OSO Wat is een Overstapdossier? Hoe gaat het proces van het aanvragen, het samenstellen en het overdragen van een Overstapdossier? Voorbereiding in ESIS Een Overstapdossier voorbereiden en klaarzetten Aanvragen van de eigen vestiging Overstapdossiers onderhouden Kwalificatie: Checklist van ELD OSO Inleiding Dit stappenplan biedt u een overzicht hoe ELD OSO in ESIS is geïmplementeerd. Het project ELD OSO biedt de scholen een infrastructuur om digitaal en veilig gegevens over te dragen aan een andere school. Het is raadzaam dit stappenplan door te lezen voor u start met de ELD-OSO. Overstapservice Onderwijs (OSO) is een gezamenlijk project van de PO-Raad en de VO-raad. Doel: gezamenlijk met PO-, VO- en MBO-scholen en belanghebbenden (ouders, leerlingen, regionale initiatieven, softwareleveranciers) het Overstapdossier vaststellen en implementeren, met als basis de OSO-standaard. OSO stimuleert het gebruik van het Overstapdossier en ondersteunt scholen bij de invoering daarvan. Het Overstapdossier vereenvoudigt het proces en draagt bij aan een zorgvuldige overstap van leerlingen van de ene school naar de andere school (intra- en intersectoraal). Dit stappenplan is gericht op fase 1 van het ELD OSO-project: Het maken van een Overstapdossier met ESIS en het overdragen aan een andere school. In fase 2 wordt deze overdracht uitgebreid met het opvragen en inlezen van een Overstapdossier en het aanleveren van dossiers naar Regionale Initiatieven in het kader van de overstap PO-VO. Om ervoor te zorgen dat de uitwisseling van Overstapdossiers tussen scholen veilig en gecontroleerd verloopt, heeft het ELD OSO-Project een schakelpunt ingericht. Dit Traffic Center speelt een belangrijke rol in de beveiliging, autorisatie en authenticatie. Het Traffic Center maakt daarbij gebruik van veiligheidscertificaten. Rovict verwijst u voor meer informatie over dit project naar 1. Wat is een Overstapdossier? Tijdens de schoolloopbaan van een leerling noteert u gegevens van de leerling in ESIS. U kunt hierbij denken aan: Naam en adres van de leerling en de ouders De schoolloopbaan van de leerling Aanwezigheid van de leerling op school Resultaten in het leerlingvolgsysteem Het VO-advies en de resultaten van de Eindtoets Basisonderwijs Gegevens die van belang zijn voor de leerlingzorg, extra zorg, diagnoses, handelingsplannen etc. Een deel van deze gegevens kunt u overdragen aan een andere school als de leerling de school verlaat. Het Overstapdossier is een bundeling van die gegevens die voor de overdracht naar een andere school noodzakelijk zijn. U kunt het Overstapdossier dus opvatten als een digitale versie van het onderwijskundig rapport. Met het Overstapdossier in ESIS kunt u: gegevens overnemen die u in ESIS heeft ingevoerd tijdens de schoolloopbaan documenten toevoegen die u van belang vindt inzien wat u overdraagt en dit ook aan de ouders laten zien aangeven welke school het Overstapdossier mag opvragen het proces volgen van een Overstapdossier aanvragen en verstrekken. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

2 2. Hoe gaat het proces van het aanvragen, het samenstellen en het overdragen van een Overstapdossier? 1. Een school verzoekt u om een Overstapdossier beschikbaar te stellen. 2. U beslist of deze aanvraag in orde is en zet het Overstapdossier klaar. 3. U geeft ouders inzage en geeft aan welke school het Overstapdossier mag ophalen. 4. De aanvragende school vraagt het Overstapdossier op en ESIS verstrekt het Overstapdossier. 3. Voorbereiding in ESIS a. Het ELD OSO-certificaat installeren bij de vestiging. b. De gebruikers die de Overstapdossiers gaan klaarzetten, moeten toegang hebben tot het menuonderdeel Modules > ELD Overstapdossier. Overstapdossier voorbereiden en gereed maken (zie stap 4 voor verder uitleg). Per schoolverlater een Overstapdossier voorbereiden en gereed maken. Maak een Overstapdossier voor een leerling aan via de stap Overstapdossier onderhouden of wacht op een aanvraag. a. Bepaal het type overstap en dossier. b. Indien gewenst koppelt u bijlage(n) aan het Overstapdossier. c. Geef aan welke school het Overstapdossier mag ophalen. d. Geef ouders inzage in het dossier en noteer dat inzage heeft plaatsgevonden. Een Overstapdossier verstrekken ESIS verstrekt automatisch een Overstapdossier als u dat heeft klaargezet en als de nieuwe school een aanvraag doet. De stappen toegelicht. 3a. Certificaat inlezen Het ELD OSO-certificaat verkrijgt u via het kwalificatietraject. Meer informatie kunt u opvragen bij Ga in ESIS naar Beheer > Certificaatbeheer. Klik op <Certificaat toevoegen>. Klik achter Certificaatbestand op <Bladeren>. Ga naar het bureaublad en selecteer het certificaat. Vul het wachtwoord uit de wachtwoordbrief van ELD OSO in. Selecteer achter Certificaattype de optie: ELD 2 test. Het certificaat wordt één dag later geactiveerd. Dit houdt in dat u één dag na het toevoegen van het certificaat een ELD OSO Overstapdossier kunt maken en kunt overdragen naar een andere school. 3b. Rollen en rechten Bij de eerste uitlevering van de ELD-functionaliteit door Rovict wordt het recht voor het ELD OSO-menuonderdeel gekoppeld aan Groepsleerkracht en Interne Begeleider. De gebruiker met deze rechten kan in ESIS bij Modules > ELD Overstapdossier Overstapdossiers voorbereiden en gereed maken en de aanvragen inzien en beheren. De ESIS-beheerder kan bij Beheer > Gebruikers > Rol deze rechten aanpassen. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

3 4. Een Overstapdossier voorbereiden en klaarzetten Na het installeren van het certificaat kunt u beginnen met de stappen in het kader van ELD OSO. In ESIS gaat u naar Modules > ELD Overstapdossier om te kijken of er aanvragen zijn van andere scholen. Het scherm Aanvragen van andere scholen wordt direct geopend. U ziet de berichten van andere scholen, die u verzoeken om een Overstapdossier aan te leveren. U ziet ook de reactie van ESIS op die verzoeken in de kolom Melding. Als u begint met ELD OSO zal dit scherm leeg zijn, tenzij u al een aanvraag heeft ontvangen! Per aanvraag wordt getoond: PGN Naam leerling School Datum Melding Het persoonsgebonden nummer van de leerling voor wie de school een Overstapdossier opvraagt. De naam van de leerling. Deze naam kan leeg zijn als die leerling niet bij u is ingeschreven. In de kolom Melding staat dan: Leerling niet bekend. Het brinnummer van de aanvragende school. De datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan. De reactie die ESIS heeft gegeven aan de aanvragende school. De keuzelijst Melding bevat een aantal items. Voor u is van belang: Melding Wat betekent dit? Wat kunt u doen? Leerling niet bekend Dossier niet aanwezig Een school vraagt een Overstapdossier op. Deze leerling is niet op uw school aanwezig. Een school vraagt een Overstapdossier op. Deze leerling is wel op uw school aanwezig maar u heeft nog geen Overstapdossier klaargezet. U heeft een Overstapdossier voorbereid maar dit dossier is nog niet volledig en kan dus nog niet verstrekt worden. Even wachten. De aanvragende school heeft een bericht ontvangen dat deze leerling niet bij u bekend is. Als de school toch blijft vragen dan kunt u deze school bellen en melden dat deze leerling niet op uw school aanwezig is. U kunt het Overstapdossier in orde gaan maken. Selecteer de regel en klik op de knop <Overstapdossier> als u het Overstapdossier gaat voorbereiden. Dossier aanwezig U kunt het Overstapdossier klaarzetten door het brinnummer en de ouderinzage in te vullen. Selecteer de regel en klik op de knop <Overstapdossier> om dit te doen. Dossier U heeft een Overstapdossier U bent klaar. Als de aanvragende school Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

4 klaargezet Dossier is verstrekt klaargezet en ESIS zal dit dossier verstrekken als de aanvragende school weer een aanvraag doet. Een dossier (dat u eerder heeft klaargezet) is met succes aan de aanvragende school verstrekt. opnieuw een bericht verstuurt, verstrekt ESIS het Overstapdossier en verandert de status in Dossier is verstrekt. U bent klaar. 5. Aanvragen van de eigen vestiging Dit onderdeel is nu alleen voor testdoeleinden van Rovict beschikbaar. U kunt dus nu nog niet zelf Overstapdossiers opvragen, ontvangen en inlezen in ESIS. 6. Overstapdossiers onderhouden In dit menuonderdeel ziet u alle Overstapdossiers. Ook de Overstapdossiers die u heeft voorbereid en klaargezet, los van de aanvraag van een school. U open dit scherm op 2 manieren: Door te klikken op het menuonderdeel Overstapdossier onderhouden in het stappenplan links op de pagina. Als u begint met ELD OSO is dit scherm leeg! In het scherm Aanvragen van andere scholen via de knop <Overstapdossier> als u een aanvraag heeft ontvangen en er voor die leerling nog geen Overstapdossier aanwezig of gereed is. Van elk Overstapdossier wordt getoond: PGN Naam leerling School Ouderinzage Datum Dossierstatus Het persoonsgebonden nummer van de leerling voor wie de school een Overstapdossier opvraagt bij u of voor wie u het Overstapdossier voorbereidt of heeft klaargezet. De naam van de leerling De naam van de school die u heeft opgegeven, waaraan het Overstapdossier verstrekt mag worden. Ja of Nee. ESIS verstrekt alleen een Overstapdossier waarvan u heeft aangegeven dat ouders de inhoud hebben ingezien. De datum en tijd waarop de aanvraag is gedaan. Of de datum waarop u een Overstapdossier heeft klaargezet. De reactie die ESIS heeft gegeven als antwoord op de aanvraag. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

5 In het zoekgedeelte kunt u op Dossierstatus zoeken. Standaard toont ESIS alleen die Overstapdossiers, waar u nog iets mee moet doen. (Status = Onderhanden) Bijvoorbeeld: Een Overstapdossier is wel aanwezig maar nog niet gereed. Een Overstapdossier staat wel gereed maar is nog niet opgehaald. Melding Wat betekent dit? Wat kunt u doen? Aanwezig U heeft een Overstapdossier voorbereid maar het is nog niet klaar voor verstrekking. U kunt het Overstapdossier afronden en klaarzetten door het brinnummer en de ouderinzage in te vullen. Selecteer de regel en klik op de knop Gereed Verstrekt Ontvangen U heeft een Overstapdossier klaargezet en ESIS zal dit dossier verstrekken als de aanvragende school weer een aanvraag doet. Een Overstapdossier (dat u eerder heeft klaargezet) is met succes aan de aanvragende school verstrekt. U heeft een Overstapdossier ontvangen. <Overstapdossier>. Afwachten tot de school het Overstapdossier heeft opgevraagd. U bent klaar. U kunt het Overstapdossier gaan inlezen in ESIS. Deze functie is nu nog niet beschikbaar. Concept Een technische melding. Negeren. Een Overstapdossier heeft heel kort deze status tijdens de technische verwerking. Validatiefout Het Overstapdossier voldoet niet aan de technische eisen. Dit overstapdossier krijgt de status Aanwezig en is dus nog niet gereed. Raadpleeg de ESIS Help voor aanwijzingen en als u dat niet verder helpt, neem contact op met de ESIS helpdesk. Knoppen Toelichting Wat kunt u doen? <Toevoegen> U kunt een nieuw Overstapdossier voorbereiden. Een leerling selecteren en het Overstapdossier voorbereiden. <Wijzigen> Als het dossier nog niet gereed of verstrekt is, kunt u het wijzigen. U kunt een Overstapdossier verder aanvullen. <Verwijderen> U kunt een Overstapdossier dat u bij wijze van proef hebt gemaakt weer verwijderen. Een reeds verstrekt Overstapdossier kunt u ook verwijderen. <Inzien> ESIS maakt een leesbare versie van de gegevens (PDF). Deze leesbare versie zelf beoordelen en aan ouders laten zien. <Validatiefout> Een overstapdossier maken Het Overstapdossier voldoet niet aan de technische eisen of niet alle verplicht in te vullen velden zijn ingevuld. Het PDF kunt u ook opslaan. Controleer of alle verplicht in te vullen velden zijn ingevuld. Raadpleeg de ESIS Help voor aanwijzingen en als u dat niet verder helpt, neem contact op met de ESIS helpdesk. Klik op de knop <Toevoegen>. Scherm ELD Overstapdossier toevoegen wordt getoond. In dit scherm selecteert u de leerling voor wie u een ELD Overstapdossier wilt maken. U kunt ook meer dan één leerling selecteren. Voor elke leerling wordt dan een apart Overstapdossier gemaakt. Deze kunt u per stuk aanvullen en gereed melden door de opvragende school. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

6 Scherm ELD Overstapdossier voorbereiden Hier vult u alle velden in die met een * zijn gemarkeerd. Soort overstap Deeldossier Toetsresultaten Naam contactpersoon en telefoonnummer Voor de eerste fase gaat het alleen om een overstap PO-VO. De andere soorten kunt u hier wel selecteren. U kunt hier bepalen of u alleen de administratieve gegevens (Administratief) van deze leerling in het Overstapdossier wilt toevoegen of ook gegevens uit het ESIS leerlingdossier (Compleet). De standaardkeuze is Compleet. Aantal schooljaren: voor een PO-VO-overstap staat deze standaard op 3 jaar. U kunt dit niet wijzigen. Voor een ander soort overstap kunt u wel het aantal schooljaren instellen. Naam contactpersoon en telefoonnummer worden standaard ingevuld op basis van de gegevens van de gebruiker die het Overstapdossier maakt. U kunt dit desgewenst wijzigen. Klik op <Volgende>. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

7 Bijlagen en documenten toevoegen Dit kunnen bijlagen zijn die in het ESIS leerlingdossier zijn toegevoegd maar ook documenten die u op uw PC of netwerk heeft staan. Velden en knoppen Bijlagen die in ESIS aanwezig zijn Andere documenten Toegevoegde bijlagen <Verwijderen> Toelichting Knop <Toevoegen> opent een venster waarin u bijlagen kunt aanvinken. Blader naar een bestand en klik op <Toevoegen>. Dit is de lijst van bijlagen die u heeft toegevoegd. U kunt bijlagen en documenten toevoegen tot een maximum van 2 MB. Hiermee kunt u een document of bijlage weer uit de lijst halen. U verwijdert dan het document alleen uit het Overstapdossier. Klik op <Gereed>. Scherm Overstapdossier gereed maken wordt getoond. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

8 Een Overstapdossier gereed maken (69.15) Velden Toelichting Opmerking Dit dossier is voorlopig Contact is nodig Naam contactpersoon Telefoon contactpersoon Brinnummer van de school die dit dossier mag ophalen Ouders hebben inzage gehad Hier kunt u aangeven dat het dossier dat u gaat versturen nog niet definitief is. Standaard staat dit op Nee. Als u het gewenst of nodig vindt dat de nieuwe school contact opneemt zet u dit op Ja. Standaard staat dit op Nee. Standaard vult ESIS dit met de naam van de gebruiker die het Overstapdossier maakt. Standaard vult ESIS dit met het telefoonnummer dat is ingevuld bij de locatiegegevens van de vestiging. Hier kunt u het brinnummer opvragen van de school die het Overstapdossier mag ontvangen. Door op te klikken kunt u de ontvangende school opzoeken. U kunt zoeken op het brinnummer of de naam van de school. Indien de school niet aanwezig is in deze lijst, kunt u in dit scherm de ontvangende school toevoegen door de knop <Toevoegen> te gebruiken. Standaard staat dit op Nee. Als u weet dat u later nog een Overstapdossier naar dezelfde school gaat versturen, kunt u het overstapdossier dus als voorlopig kwalificeren. U kunt de naam van de contactpersoon aanpassen. U kunt het telefoonnummer van de contactpersoon aanpassen. ESIS verstrekt alleen een Overstapdossier als het hier ingevulde brinnummer klopt met het brinnummer van de aanvragende school. ESIS verstrekt alleen een Overstapdossier als de ouderinzage op Ja staat. Zodra de ouders inzage hebben gehad, wijzigt u dit veld in Ja. Datum inzage Standaard zet ESIS dit op de datum van <vandaag>. U kunt deze datum aanpassen. Ouders gaan akkoord met de inhoud Reden waarom de ouders niet akkoord gaan Hier kunt u aangeven of ouders akkoord gaan met de inhoud. Hier kunt u aangeven waarom de ouders niet akkoord gaan. Voor een overdracht vanuit het PO is het niet noodzakelijk dat ouders akkoord gaan met de inhoud. Scholen van PO zijn namelijk wettelijk verplicht om gegevens over te dragen als een leerling uw school verlaat. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

9 In dit scherm staan de volgende knoppen: <Inzien> Met deze knop kunt u een leesbare versie maken. Deze versie kunt u zelf raadplegen om vast te stellen of de inhoud van het Overstapdossier in orde is. Deze leesbare versie kunt u ouders laten zien. U kunt ook een afdruk maken van deze leesbare versie. <Valideren> Deze knop voert een validatie uit en controleert of Voor een PO-VO-overdracht is verplicht: het Overstapdossier voldoet aan de technische Het VO-advies eisen en of alle verplichte velden zijn ingevuld. Minstens één toetsresultaat als u <XML> Om de ouders inzage in het Overstapdossier te geven kunt u via <Inzien> een leesbare versie opslaan of afdrukken. Een knop die de inhoud en technische structuur van het dossier laat zien. een compleet dossier aanlevert. Alleen bruikbaar als hulpmiddel voor het analyseren van problemen. Het Overstapdossier van de leerling kunt u inzien als een PDF-bestand met alle bijlagen of documenten, die u in het Overstapdossier heeft bijgevoegd. Door te klikken op deze bestanden kunt u de inhoud inzien. In bovenstaand voorbeeld is te zien dat bij het overstapdossier een bijlage is gekoppeld. Indien u op <Gereed> klikt zonder het brinnummer en/of de ouderinzage in te vullen, geeft ESIS de volgende melding: Indien u hier op <Ja> klikt, krijgt het Overstapdossier de status Aanwezig en wordt het niet door ESIS verstrekt als de school een aanvraag doet. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

10 Als u het brinnummer hebt ingevuld en de ouderinzage op Ja heeft gezet, checkt ESIS of het Overstapdossier technisch in orde is (validatie). Als de validatie positief is, wordt de status Gereed en kan ESIS het Overstapdossier verstrekken als de aanvragende school weer een bericht verstuurt. Verplichte velden en de validatie In het Overstapdossier dient u verplicht een aantal gegevens over te dragen. Een groot aantal van deze verplichte gegevens is in ESIS ook verplicht, dus deze gaan vanzelf mee. Bijvoorbeeld: voornaam, achternaam, geboortedatum, geslacht, adres etc. Voor een overstap PO-VO zijn de volgende gegevens ook verplicht: VO-advies. Minstens één toetsresultaat als u kiest voor een compleet dossier. Dit kan de Eindtoets zijn of een toetsresultaat uit het LVS. Alleen toetsresultaten van het huidige en de twee daaraan voorafgaande schooljaren. Als u voor een PO-VO-overstap kiest en één van deze gegevens ontbreekt, zal de validatie een melding opleveren en wordt het Overstapdossier niet gereed gemeld en heeft dan de status Aanwezig. Voor een overstap PO-PO zijn deze gegevens (uiteraard) niet verplicht. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina

11 6. Kwalificatie: Checklist van ELD OSO Ten behoeve van de kwalificatie heeft u van ELD OSO een checklist ontvangen. Deze checklist bevat een aantal vragen die betrekking hebben op de organisatie en het gebruik binnen de school. Er staan ook punten op die betrekking hebben ESIS en de organisatie van de hosting van ESIS. Op alle onderstaande punten kunt u een Ja aangeven omdat deze in de ESIS programmatuur of door Rovict of in de hosting-organsiatie zijn gewaarborgd. Mijn softwareleverancier faciliteert mij voldoende bij het volgende: Ja 5 a Alleen geautoriseerde medewerkers hebben toegang tot het LAS en mogen hierin bewerkingen uitvoeren. 8 b Toegang tot het LAS is alleen mogelijk als dit technisch (via autorisaties) is geregeld. 9 c Het wachtwoord moet voldoen aan een minimum lengte, en bevat ten minste 1 hoofdletter en 1 cijfer. 10 d Iedere handeling die te maken heeft met het voorbereiden van of uitwisselen van het overstapdossier in het LAS wordt gelogd. 11 e De log-bestanden mogen alleen worden uitgelezen door een hiervoor geautoriseerde medewerker (de beveiligingsverantwoordelijke). 15 f Software-updates worden pas geïnstalleerd na te zijn getest door de softwareleverancier en met toestemming van de geautoriseerde medewerker op school. Let op: bij webbased systemen wordt die toestemming doorgaans in het contract geregeld. 16 g Er zijn voldoende back-ups, waarvan de werking regelmatig wordt getest. 14c h Uw softwareleverancier staat een onafhankelijke audit toe. Stappenplan ELD Overstapdossier, pagina