OPSTARTHANDLEIDING WERKEN MET YUKI

Transcriptie

1 OPSTARTHANDLEIDING WERKEN MET YUKI Versie 2.1 yuki works B.V. Delftseplein 36p, 3 rd floor 3013 AA Rotterdam the Netherlands T F E. info@yuki.nl K.v.K VAT NL B01 ABN AMRO Rotterdam

2 1. INLEIDING Het uitbesteden van de administratie aan yuki is heel eenvoudig. Door middel van een paar handelingen worden alle financiële documenten in de administratie gezet en wordt de boekhouding verwerkt. Om dit allemaal goed en bijna vanzelf te laten verlopen dienen enkele basisgegevens te worden vastgelegd, gegevens die iets zeggen over het bedrijf of bedrijven waar de administratie voor mag worden gevoerd. In dit document wordt de opstart van een administratie beschreven in een aantal stappen. 2. BEGINNEN MET YUKI Beginnen te werken met yuki doet u in de volgende drie stappen: 1. Vastleggen van de bedrijfsgegevens 2. Up-to-date brengen van het domein 3. Dagelijks inzicht in de bedrijfsvoering Stap 1: Vastleggen van de bedrijfsgegevens In deze fase worden de relevante gegevens voor de activering en ingebruikname van het domein verzameld. Een yuki domein kan worden benaderd via het internet adres: Wanneer alle aan te leveren stukken aanwezig zijn bij yuki, wordt door yuki het domein nader ingericht en is het yuki domein volledig actief. Tijdsperiode: Week 1 na de start Taken klant: Opsturen van de volgende noodzakelijke gegevens: Korte beschrijving van de activiteiten van de onderneming Uittreksel Kamer van Koophandel, bestuurder (vanwege rekening-courant), Aandeelhoudersregister (vanwege rekening courant en leningen) Loonbelastingnummer (indien van toepassing) Omzetbelastingnummer Eventueel specifieke wensen t.a.v. omzet- en inkooprekeningen OB aangifte per maand of kwartaal of jaar? Vanaf wanneer moet yuki de administratie ondersteunen? Gegevens die zsm na de opstart van een nieuwe yuki administratie moeten worden aangeleverd: (Voorlopige) openingsbalans of (Voorlopige) openstaande posten debiteuren per datum openingsbalans/ (Voorlopige) openstaande posten crediteuren per datum openingsbalans Taken yuki: Aanmaken domein en administraties De nadere inrichting van de administratie Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 2 van 14

3 Stap 2: Up-to-date brengen van het domein Alle relevante documenten uit het verleden kunnen (met terugwerkende kracht) worden verwerkt. Tijdsperiode: Week 2 na de start Taken klant: Scannen van historische financiële documenten en financiële bestanden (zie ook bijlage A) Taken yuki: De tijdige en correcte BackOffice verwerking van aangeleverde financiële documenten en financiële bestanden Stap 3: Dagelijks inzicht in de bedrijfsvoering Regulier dagelijks gebruik van de yuki applicatie Tijdsperiode: Vanaf week 3 na de start Taken klant: Wekelijks scannen van financiële documenten en financiële bestanden (zie ook bijlage A) Taken yuki: De correcte BackOffice verwerking van de aangeleverde documenten en bestanden binnen 24 uur Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 3 van 14

4 3. ONDERSTEUNING VAN DE YUKI GEBRUIKER Een adequate en snelle ondersteuning van de gebruiker is een belangrijk onderdeel van de yuki service. De volgende ondersteuningsvormen zijn beschikbaar voor yuki gebruikers in de opstartfase: Direct online Naslagwerk Voor ingebruikname Na ingebruikname yuki sales desk (Shirley Elgers: ) Gratis yuki webinars voor nieuwe gebruikers Iedere vrijdag om 13:00 uur Tijdsduur: minuten Aanmelden via yuki menuoptie*: Chat met yuki support (continue support iedere werkdag tussen 8:00-18:00) Werken met yuki opstarthandleiding yuki demonstratievideo s voor startende gebruikers (beschikbaar vanaf 23/2/2009) yuki menuoptie*: Stel een vraag (antwoord binnen 24 uur) yuki menuoptie*: Veelgestelde vragen yuki helpfunctie** yuki RSS feed** wiki.yuki.nl * onderste regel in elk yuki scherm ** rechtsboven in elk yuki scherm Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 4 van 14

5 Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 5 van 14

6 4. SYSTEEMEISEN (CHECKEN VOOR GEBRUIK YUKI) Besturingssysteem Yuki vereist een Windows besturingssysteem bij voorkeur Windows Vista of Windows XP. Browser Yuki werkt optimaal met een Microsoft Internet Explorer 7 browser. Voor het correct scannen en/of uploaden van documenten is het gebruik van Internet Explorer 6 of 7 echter noodzakelijk. Internetverbinding Voor het alleen raadplegen van yuki is een breedband internetverbinding niet noodzakelijk. Indien er echter ook een locale bestanden worden geupload naar yuki adviseren wij een breedbandverbinding. Toegangsrechten In verband met het uploaden van de noodzakelijke yuki bestanden is het belangrijk om voldoende toegangsrechten toe te kennen voor de installatie van een externe toepassing zoals de aurigma uploader ( Scanner Drie elementen zijn essentieel bij de selectie van een scanner: mogelijkheid van kleurherkenning minimum van 300 DPI scan nauwkeurigheid. aanwezigheid van een sheetfeeder (dus geen flatbed scanner). Dit scanapparaat dient via een kabel(netwerk) te worden aangestuurd. Een draadloze aansturing beperkt de communicatiesnelheid in hoge mate. Op basis van onze ervaring adviseert yuki een HP All-in-One printer. Yuki heeft positieve ervaringen opgedaan met de HP fotosmart all-in-one C7280. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 6 van 14

7 BIJLAGE A SCANNEN EN UPLOADEN VAN DOCUMENTEN Er zijn 6 voorwaarden om succesvol te scannen: 1. Documenten kunnen alleen goed worden herkend indien er gescand wordt met een resolutie van minimaal 300 DPI (Dots Per Inch) 2. Documenten dienen in kleur te worden gescand 3. Documenten dienen rechtop te worden gescand; de documenten dienen dus niet scheef in de scanner worden ingevoerd 4. Gescande documenten dienen bij voorkeur te worden bewaard op de harde schijf van uw pc als.jpg of.pdf bestand 5. Scan meerdere documenten die niets met elkaar te maken hebben, niet als één bestand. Dit soort documenten is voor yuki onverwerkbaar. 6. Scan documenten niet automatisch dubbelzijdig. Dit voorkomt dat er in lege documenten (lege achterkant van pagina s) worden ge-upload in de administratie. Documenten toevoegen aan de administratie Alle, voor de administratie relevante financiële documenten, dient u op regelmatige basis (bij voorkeur wekelijks) op elektronische wijze beschikbaar te stellen aan yuki. Aan uw yuki administratie kunt u op twee manieren de digitale documenten toevoegen: 1. scannen van meerdere financiële documenten tegelijkertijd 2. financiële documenten toevoegen aan de administratie Mogelijkheid 1: scannen van meerdere financiële documenten tegelijkertijd Verzamel de financiële documenten die u in één keer wilt scannen en uploaden naar de administratie in yuki Sorteer de documenten op basis van document type (b.v. inkomende facturen, salarisstroken etc.) Tel de documenten voordat je begint met scannen Leg de documenten in de document feeder van de scanner Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 7 van 14

8 Log in in het yuki domein en klik vervolgens op de yuki button Klik links in het scherm op de link scannen De yuki Scan Wizard wordt vervolgens geopend Druk op de knop de start button om de documenten te scannen De Scan Wizard geeft (links onderin tijdens het scannen) aan hoeveel gescande pagina's er automatisch zijn ge-upload naar de administratie in yuki. Vergelijk dit aantal met de telling om er zeker van te zijn dat alle documenten goed zijn gescand Sluit de Scan Wizard De documenten worden binnen 24 uur verwerkt in de administratie. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 8 van 14

9 Mogelijkheid 2: Financiële documenten toevoegen aan de administratie. Log in in het yuki domein en klik vervolgens op de yuki button Klik bovenin het scherm op de link uploaden Het volgende scherm wordt geopend: Selecteer links in dit scherm de map op de harde schijf van de pc waarin u de gescande documenten (pagina's) heeft bewaard. Selecteer rechts in dit scherm de documenten die u wilt uploaden en klik vervolgens op de link uploaden U kunt in één keer alle documenten in een map selecteren door te klikken op de link alles selecteren. Ook de ge-uploade financiële documenten komen automatisch in de lijst van geïmporteerde documenten terecht en worden door de BackOffice medewerker verder verwerkt in de administratie in yuki. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 9 van 14

10 BIJLAGE B BANKAFSCHRIFTEN Banken en financiële instellingen gebruiken een aantal bestandsformaten waarin de elektronische bankafschriften gedownload of geëxporteerd kunnen worden. Hieronder wordt per bank of financiële instellingen in Nederland en België aangegeven in welk bestandsformaat de elektronische bankafschriften dienen te worden gedownload of te worden geëxporteerd, zodat deze succesvol in de yuki administratie verwerkt kunnen worden. Nederland ABN AMRO Bank ABN AMRO creditcard Alex beleggersbank CVB Bank DSB Bank Fortis Bank ING Bank ING Bank creditcard Van Lanschot Bankiers Postbank Postbank Girotel Offline Rabobank SNS Bank Triodos Bank MT940.CSV (Excel & Wordpad compatible) Excel file SWIFT-MT940.TXT Grote Beer, Exact (*.sta) MT940 (of CSV als MT940 niet beschikbaar is).csv MT940 Komma gescheiden (jjjmmdd), komma gescheiden (jj-mmdd) of komma gescheiden Girotel Komma gescheiden bestand MT940 (of CSV als MT940 niet beschikbaar is) SWIFT-MT940 MT940 België ABN AMRO Bank Layout 128 Argenta Bank Bank van De Post Dexia Bank Fortis Bank ING Bank.CSV.CSV.CSV.CSV.TXT Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 10 van 14

11 BIJLAGE C BEVEILIGING Beveiliging is van groot belang voor yuki, aangezien klanten vertrouwelijke gegevens via de webapplicatie opslaan op de servers van yuki. In dit overzicht worden beknopt de verschillende aspecten van beveiliging binnen de yuki omgeving uiteengezet. Operationele beveiligingsmaatregelen De hieronder beschreven beveiligingsmaatregelen zijn op dit moment volledig operationeel in de yuki omgeving. Toegangsbeveiliging Gebruikers moeten zich identificeren door middel van een gebruikersnaam (in de vorm van een geldig adres) en een wachtwoord. Deze toegangsbeveiliging wordt gerealiseerd d.m.v. Microsoft.NET Forms Based Security. Dit betekent dat voor de hele webapplicatie by design and by default toegangsbeveiliging automatisch wordt afgedwongen. Transportbeveiliging Alle dataverkeer tussen de pc van de gebruiker en de server van yuki wordt versleuteld met SSL encryptietechniek (1024 bits RSA sleutel). Dit houdt in dat alle gegevens die over het internet verzonden worden (zoals wachtwoorden, financiële gegevens, gevoelige documenten) beveiligd zijn tegen afluisteren van het dataverkeer op het internet. Digitale serverbeveiliging De servers van yuki bevinden zich achter een geavanceerde Basewall firewall om ongeautoriseerde toegang via het internet te voorkomen. Doordat de servers uitsluitend gebruikt worden voor het hosten van de yuki omgeving is de firewall zodanig strikt geconfigureerd worden dat vrijwel alle verkeer vanaf het internet geblokkeerd wordt. Fysieke serverbeveiliging De servers van yuki bevinden zich in de zeer professionele datacenters van RedBus Interhouse ( en Schuberg Philis ( Beide datacenters bieden zeer strikte toegangsbeveiliging, uitgebreide voorzieningen tegen brand- en waterschade en stroomonderbrekingen en hebben zeer uitgebreide redundantie in hun internet verbindingen. Dagelijkse monitoring De werkelijke beveiliging van een omgeving wordt niet alleen bepaald door de veiligheidsmaatregelen die genomen zijn, maar ook door de controle daarop. Daarom worden dagelijks de logbestanden van zowel firewalls als webservers doorgenomen om onregelmatigheden te detecteren en direct actie te ondernemen indien daarvoor noodzaak is. Beveiliging van binnenuit Met uitzondering van de toegewezen 2 BackOffice medewerkers ( 1 hoofdverantwoordelijke en 1 backup medewerker) per administratie, hebben medewerkers van yuki geen enkele toegang tot de gegevens van klanten, noch fysiek noch digitaal. Ze kunnen daartoe slechts toegang krijgen als klanten hun gegevens expliciet en voor zeer beperkte tijd openstellen voor supportmedewerkers van yuki, en zelfs in die gevallen krijgen ze slechts toegang als gebruiker van de gegevens. Database toegang is nooit toegestaan voor de overige medewerkers van yuki. Slechts de directie kan in noodgevallen zelf toegang krijgen tot de databases van klanten. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 11 van 14

12 Wachtwoorden versleuteld opgeslagen De wachtwoorden waarmee klanten toegang krijgen tot yuki, zijn zodanig versleuteld opgeslagen dat het onmogelijk is om wachtwoorden te achterhalen uit de databases (zogeheten één-weg-encryptie ). Als gevolg hiervan is het niet mogelijk dat iemand zich wachtwoorden van klanten toe-eigent. Gescheiden omgeving per klant Iedere klant van yuki krijgt een eigen domein en een eigen database. Deze infrastructuur is geïntegreerd met de toegangsbeveiliging. Door deze infrastructuur is het uitgesloten dat klanten zich via modificeren van URLs toegang kunnen verschaffen tot de gegevens van andere klanten. Beveiligingsniveaus binnen een yuki klantendatabase Yuki kent een zeer strak en efficiënt rechtensysteem dat informatie deelt waar mogelijk en informatie beveiligt waar nodig. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 12 van 14

13 BIJLAGE D PRIJSSTELLING YUKI Eén prijs voor alle administraties In het nieuwe model wordt per maand gefactureerd. De transactieprijs is ongeacht de aantallen 0,95 met een minimum van 35,= per maand. Dit betekent dat yuki, voor de klanten die regelmatig hun documenten opsturen, nog goedkoper wordt. De bedragen worden uiteindelijk, conform overeenkomst, via automatische incasso geïnd. De speciale prijsstelling voor een Holding organisatie (aanvullende administratie met minder dan 50 transacties) wordt ook per transactie gefactureerd, alleen met een minimum van 10,= per maand. De peildatum. Als referentie datum voor het factureren van transactie wordt de datum gebruikt waarop yuki de transactie heeft behandeld of afgehandeld. Een voorbeeld: als er in mei transacties worden aangeboden die betrekking hebben op alle voorgaande maanden worden die dus in mei gefactureerd. De datum van het document is dus voor facturatie niet relevant. De definitie van een transactie binnen yuki Alleen transacties die door yuki worden afgehandeld, worden in rekening gebracht. Yuki maakt onderscheid tussen drie soorten transacties: 1. Door yuki verwerkt, te facturen aan de klant: Documenten in de grijze ordners, bijvoorbeeld: Document in de Uitzoeken yuki map (Elektronische) banktransacties per regel Documenten van de Belastingdienst Verkoopfacturen die door gebruiker zijn aangemaakt Aanmaningen Loonjournalen per regel Openingsbalansen per regel Saldilijsten openingsbalans debiteuren/crediteuren per regel Memoriaal boekingen per regel Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 13 van 14

14 2. Door yuki gefaciliteerd, niet te facturen aan de klant Alle documenten die niet in de grijze ordners van het digitale archief komen of niet via de Uitzoeken yuki ordner lopen. Het volledige digitale archief dat niet door yuki wordt behandeld. Additionele gebruikers worden niet in rekening gebracht. Het gebruik van de software. Dit geldt voor alle yuki functionaliteit waaronder takenbeheer, agenda, , adresbeheer De persoonlijke periodieke financiële nieuwskrant ( Financial news ) 3. Niet door yuki verwerkt, niet te facturen: Afschrijvingen Voorzieningen Overlopende posten Interne verrekeningen anders dan via één van bovenstaande documenten Voorafgaande journaalposten Renteberekeningen Fiscale correcties Genoemde transacties kunnen door Partner in yuki worden verwerkt middels een memoriaalboek. De wijze van factureren Yuki factureert elke maand. Voor elke administratie wordt afzonderlijk een factuur gemaakt. De factuur bestaat uit 1 regel. De regel bevat het bedrag voor het totaal aantal transacties of het bedrag voor de drempelwaarde van 35,= (tot 36 transacties). Bijvoorbeeld: In april heeft yuki behandeld: 10 inkoopfacturen 5 betalingen 10 ontvangen betalingen 8 verkoopfacturen loonjournaal van 5 regels Totaal 38 transacties a 0,95 is 36,10. De klant ontvangt een factuur van 36,10 excl. BTW. In mei heeft yuki behandeld: 5 inkoopfacturen 3 betalingen 2 verkoopfacturen Totaal 10 transacties a 0,95 is 9,50. De klant ontvangt een factuur van 35,= exclusief BTW. Er worden dus geen transacties gespaard. De specificatie van de transacties zal worden aangeboden in yuki onder de keuze Instellingen. Versie: 2.1 december 2009 doc:091214_to_148 Pagina 14 van 14