Mamut Business Software. Introductie. Administratie, logistiek en personeel

Transcriptie

1 Mamut Business Software Introductie Administratie, logistiek en personeel

2 Introductie van Mamut Business Software Administratie, logistiek en personeel Versie: 12. Partnr.: MBS.MAN.FIN.12.NL 002

3 Producent en distributeur: Mamut Software B.V. Postbus CB Amsterdam Zuid-Oost Tel: (gratis) Fax: Internet: Mamut Supportcenter: Openingstijden: maandag-vrijdag 09: Tel: (lokaal tarief) Fax: Internet: Verkoop Tel: (gratis) Fax: Internet: Copyright Alle rechten en eventuele drukfouten voorbehouden. Mamut en het Mamut- logo zijn geregistreerde merken van Mamut Sofware B.V. Alle overige merken zijn geregistreerde merken van de desbetreffende bedrijven. II

4 WELKOM BIJ MAMUT De handleidingen die u bij het programma ontvangt geven een introductie tot de mogelijkheden die Mamut Business Software u biedt. Alle klanten ontvangen de handleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". Afhankelijk van welk Mamut-systeem u heeft aangeschaft, ontvangt u eveneens één of twee andere introductiehandleidingen: "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" en "Administratie, logistiek en personeel". De documentatie bevat informatie over functies van de hele programmaserie. Functies niet toegangelijk in uw programmaversie kunnen vernoemd zijn. U kunt uitbreidingen evalueren in de voorbeelddatabase en een upgrade bestellen om de functies te benutten. Indien u meer informatie over grotere versies wilt ontvangen, kunt u contact met ons opnemen via of via e-post: info@mamut.nl. U krijgt een snelle en eenvoudige inleiding in het gebruik van het systeem, hoe u het moet installeren en een overzicht van de contractuele voorwaarden die van toepassing zijn tussen u als klant en ons als leverancier. Het is belangrijk zowel de licentie- als de Mamut Serviceovereenkomst door te lezen voordat u het systeem installeert. Wij willen u ook attenderen op onze websitepagina waarop u antwoorden kunt vinden op vragen die betrekking hebben op de Mamut-systemen. U kunt hier op een eenvoudige manier oplossingen vinden voor uw problemen 24 uur per dag. Wij zijn ervan overtuigd dat uw onderneming veel plezier zal beleven van het ontvangen programma. Wij wensen u veel succes met Mamut Business Software! III

5 Inhoud Welkom bij Mamut...III HOOFDSTUK 1: ADMINISTRATIE... 1 Over administratie...4 Zo gaat u aan de slag met het inboeken...5 Beginsaldi invoeren...8 Nummeren van boekstukken Over project- en afdelingsadministratie Btw-register Hoe Btw-codes bewerken? Btw-codevenster Rekeningschema Eigenschappen voor rekeningschema Hoe een nieuwe rekening in het rekeningschema aanmaken? Systeemrekeningen Databasebeheer Inboeken Gebruikersinstellingen voor Inboeken Kolommen bij Inboeken Sneltoetsen bij inboeken Dagboeken Hoe boekstukken inboeken? Hoe naar grootboek overboeken? Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken Inboeken van factuurgegevens Inboeken van betalingen Boeken van boekstukken met eigen gedefinieerde kostenplaatsen Corrigeren, terugzetten en wissen van boekstukken Hoe een document aan een boekstuk koppelen? Over het scannen van documenten Boekstuksjablonen Werkbalk voor boekstuksjablonen Eigen boekstuksjablonen Valuta Valutarekening Inboeken van betaling in valuta Debiteuren-/crediteurenadministratie Debiteuren Klantenoverzicht Crediteuren Leverancierslijst Boeken van betalingen in debiteuren-/crediteurenadministratie Boeken van betalingen in valuta in debiteuren/crediteurenadministratie Matchen/koppelen Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen Gebruikersinstellingen voor Debiteuren Betalingsopvolging Herinnering Factoring IV

6 INHOUD Overschrijvingen - Betalingen naar bank Incasso Automatische incasso Budgetten Het budgetoverzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Hoe een nieuw budget opstellen? Hoe een cashflowbudget opstellen? Hoe een nieuw budget opstellen op basis van een bestaand budget? Hoe een nieuw budget opstellen op basis van actuele financiële cijfers? Import van budgetgegevens Hoe budgetgegevens bewerken? Hoe budgetcijfers aan andere rekeningen koppelen dan het systeem voorstelt? Budget - Het hoofdvenster voor een budget Budgetverdeling Budgetinstellingen Grootboek Boekstukken in andere modules Rapportinstellingen Kolominstellingen Boekstukoverzicht/Rekeningoverzicht Kerngetallen, resultaat en balans Grafische presentatie Cashflow Jaarafsluiting/Periodeafsluiting Periodeafsluiting Jaarafsluiting Jaarafsluiting met Mamut Jaarafsluiting exporteren Administratieve instellingen Module-instellingen Administratieve instellingen Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur Intrastat Over Intrastat Intrastatrapport Administratieve instellingen: Intrastat-instellingen Registratie Intrastat Boekstukken importeren naar het Intrastatrapport Bank Afstemmen dagafschriften Aangepaste formats voor bankbestanden Mamut Validis Over Mamut Validis HOOFDSTUK 2: ARTIKEL Artikelmodule Hoe een nieuw artikel aanmaken? Artikelregister Instellingen voor artikel Gebruikersinstellingen voor Artikel Bedrijfsinstellingen voor Artikel Over het opzetten en onderhouden van artikelen Een selectie artikelen bijwerken V

7 Hoe een artikel dupliceren? Kan ik de artikelcode wijzigen? Artikelgegevens importeren Toeslagen Toeslagen (milieutoeslagen) Aan de slag met toeslagen Hoe toeslagen invoeren? Artikelvarianten Varianteigenschappen Instellingen voor varianten Hoe varianten van een artikel aanmaken? Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Varianten in de webshop HOOFDSTUK 3: INKOOP Over de inkoopmodule Aan de slag met inkoop Hoe een leverancier aan een artikel koppelen? Hoe een inkoop voor één leverancier aanmaken (zonder wizard)? Hoe artikelontvangst registreren? Inkoopvenster Tabbladen in inkoopregister Instellingen voor inkoop Gebruikersinstellingen voor Inkoop Bedrijfsinstellingen voor Inkoop Inkoop-wizard Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op een niet-geleverde verkooporder? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op voorraad? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op bepaalde artikelen/artikelgroepen? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op één of meerdere artikelen van één leverancier? Artikelen die ingekocht moeten worden Verkooporder en inkoop Hoe een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken? Hoe een verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop? Reserveringen inkoop Hoe een inkoop reserveren voor een bepaalde verkooporder? Hoe van voorraad/inkoop reserveren? Hoe artikelen van inkooporder reserveren voor verkooporder? Voorraadtransacties en reserveringen Inkooporder inboeken Hoe een inkooporder boeken/inkoopfacturen aanmaken? Hoe accijnzen/vrachtfactuur van inkoop boeken? Hoe een creditnota van inkoop boeken? HOOFDSTUK 4: MAGAZIJN Magazijnmodule Hoe artikelen leveren? Leveringswijze Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden Voorraad Niet-geleverde orders VI

8 INHOUD Inkoop, niet ontvangen Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau Reserveringen inkoop Serienummer in voorraad Voorraadtransacties en reserveringen Magazijnregister Inventarisatie Hoe een inventarisatie uitvoeren? Stuklijst Hoe een stuklijst samenstellen/opsplitsen? Tabblad: Stuklijst HOOFDSTUK 5: PERSONEEL Personeel Medewerkersregister Afwezigheid Vaardigheid Urenregistratie Hoe een nieuwe urenstaat aanmaken? Hoe een urenregel aan een activiteit koppelen? Hoe uren registreren vanaf uw bureaublad? Lijst van urenstaten Urenregels regenereren Statushistorie Hoe urenregels naar order-/projectmodule overbrengen? Urensoortregister Urensoort per project Instellingen voor urenregistratie MEER INFORMATIE Service en support Mamut Academy Mamut Serviceovereenkomst INDEX VII

9

10 Hoofdstuk 1: Administratie In dit hoofdstuk: OVER ADMINISTRATIE... 4 Zo gaat u aan de slag met het inboeken... 5 Beginsaldi invoeren... 8 Nummeren van boekstukken Over project- en afdelingsadministratie BTW-REGISTER Hoe Btw-codes bewerken? Btw-codevenster REKENINGSCHEMA Eigenschappen voor rekeningschema Hoe een nieuwe rekening in het rekeningschema aanmaken? Systeemrekeningen Databasebeheer INBOEKEN Gebruikersinstellingen voor Inboeken Kolommen bij Inboeken Sneltoetsen bij inboeken Dagboeken Hoe boekstukken inboeken? Hoe naar grootboek overboeken? Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken Inboeken van factuurgegevens Inboeken van betalingen Boeken van boekstukken met eigen gedefinieerde kostenplaatsen Corrigeren, terugzetten en wissen van boekstukken Hoe een document aan een boekstuk koppelen? Over het scannen van documenten BOEKSTUKSJABLONEN Werkbalk voor boekstuksjablonen Instellingen voor de werkbalk voor boekstuksjablonen Eigen boekstuksjablonen Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Periodisering van kosten/inkomsten Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Definitie van Invoerwaarden Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Boekstukregels aanmaken Formules in boekstuksjablonen Import en export van boekstuksjablonen

11 VALUTA Valutarekening Inboeken van betaling in valuta DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Debiteuren Klantenoverzicht Crediteuren Leverancierslijst Boeken van betalingen in debiteuren-/crediteurenadministratie Boeken van betalingen in valuta in debiteuren/crediteurenadministratie Matchen/koppelen Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen Gebruikersinstellingen voor Debiteuren BETALINGSOPVOLGING Herinnering Instellingen voor herinnering/incasso Instellingen voor herinneringsstatus Factoring Aan de slag met factoring Hoe een factoringbestand aanmaken? Instellingen voor factoring Overschrijvingen - Betalingen naar bank Bankbestanden/elektronisch bankieren Aan de slag met bankbestanden/elektronisch bankieren Hoe een betalingsbestand aanmaken? Hoe een bankbestand inlezen? Aan de slag met handmatige overschrijvingen Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren) Wizard voor de instellingen voor overschrijvingen Incasso Instellingen voor incasso Automatische incasso Instellingen voor automatische incasso De automatische incasso-wizard BUDGETTEN Het budgetoverzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Hoe een nieuw budget opstellen? Hoe een cashflowbudget opstellen? Hoe een nieuw budget opstellen op basis van een bestaand budget? Hoe een nieuw budget opstellen op basis van actuele financiële cijfers? Import van budgetgegevens Hoe budgetgegevens bewerken? Hoe budgetcijfers aan andere rekeningen koppelen dan het systeem voorstelt? Budget - Het hoofdvenster voor een budget Budgetverdeling Budgetinstellingen GROOTBOEK Boekstukken in andere modules Rapportinstellingen Kolominstellingen Boekstukoverzicht/Rekeningoverzicht

12 Boekstukoverzicht Rekeningen/Saldibalans in het grootboek Gebruikersinstellingen voor Grootboek Kolommen in Dagboeken/Rekeningen Kerngetallen, resultaat en balans Kerngetallen in het grootboek Grafische presentatie Cashflow JAARAFSLUITING/PERIODEAFSLUITING Periodeafsluiting Jaarafsluiting Jaarafsluiting met Mamut Boekingsperioden Boekperioden Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Boekperioden en -jaar Jaarafsluiting-wizard Wizard voor jaarafsluiting Opsporen van fouten Jaarafsluiting exporteren ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN Module-instellingen Administratieve instellingen: Betaling Administratieve instellingen: Valuta Administratieve instellingen: Intrastat-instellingen Administratieve instellingen: Elektronische Btw (ebtw)-aangifte Administratieve instellingen: Kostenplaats Administratieve instellingen Administratieve instellingen: Systeemrekeningen Administratieve instellingen: Instellingen dagboeken Administratieve instellingen: Standaard lay-out Administratieve instellingen: Rapporten Btw-register Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur INTRASTAT Over Intrastat Intrastatrapport Administratieve instellingen: Intrastat-instellingen Registratie Intrastat Boekstukken importeren naar het Intrastatrapport BANK Afstemmen dagafschriften Hoe bank afstemmen met behulp van afstemmen dagafschriften? Aangepaste formats voor bankbestanden Aangepaste formats voor bankbestanden Inlezen van bankbestanden MAMUT VALIDIS Over Mamut Validis

13 ADMINISTRATIE OVER ADMINISTRATIE Voor veel mensen die zich dagelijks met de administratie bezighouden, is er niets belangrijker dan een goed kader waarbinnen ze routinewerkzaamheden snel en efficiënt kunnen uitvoeren en waarmee ze, indien nodig, kunnen beschikken over nadere analysemogelijkheden. Het administratieve deel van het programma levert in één oplossing alle functies die nodig zijn om te voorzien in de behoeften van het administratieve personeel. Inboeken Het inboeken is opgezet met het oog op gebruiksvriendelijkheid, met een standaardrekeningschema als uitgangspunt. U beschikt echter ook over alle mogelijkheden voor het aanbrengen van uw eigen aanpassingen. Boekstuksjablonen en automatische boekingen zorgen voor een efficiënt administratieproces, inclusief automatische periodisering, btw-boeking enz. Desgewenst kunt u rechtstreeks boeken in de debiteuren- of crediteurenadministratie. Voor gebruikers met programmaversies waarin de modules Order/Factuur en Inkoop zijn opgenomen, vindt het inboeken normaal gesproken plaats bij het overboeken van facturen en betalingen vanuit deze modules. Integratie met gerelateerde modules Bij veel bedrijven worden taken verdeeld onder een aantal mensen, zodat er bijvoorbeeld één persoon verantwoordelijk is voor verkoop en facturering, een ander voor inkoop en magazijnbeheer en weer iemand anders voor projecten en urenstaatregistratie. Veel van deze processen hebben met elkaar gemeen dat, nadat de nodige instellingen zijn verricht, de stukken op het moment van registratie voldoende informatie bevatten om ze in te boeken in het grootboek. Voor de meeste gebruikers zijn de meeste boekstukken afkomstig uit deze gerelateerde modules. Eén van de belangrijkste voordelen van een geïntegreerd systeem is dat het inboeken automatisch verloopt. Bij levering is het programma gereed voor dit type automatische inboekingen. Dit wordt geregeld door een aantal vooraf gedefinieerde instellingen, die bepalen dat bijvoorbeeld een factuur een boekstuk aanmaakt in het grootboek voor de standaardverkooprekening. U hoeft er alleen maar voor te zorgen dat de juiste btw-codes worden ingesteld voor de artikelen. Als u de verkopen wilt toewijzen aan verschillende rekeningen, bijv. een aparte rekening in het grootboek voor iedere artikelgroep, dan is dat ook mogelijk. Grootboek Het grootboek is helder opgezet met uitsplitsingsmogelijkheden voor afzonderlijke boekstukken en analyse. Vanuit het grootboek heeft u kijk op alle geregistreerde administratiegegevens. U kunt beschikken over diverse mogelijkheden voor het weergeven van cijfers op basis van periode, dagboek, afdelings- en projectadministratie, kerngetallen enz. Met behulp van de functie Cashflow krijgt u een overzicht van uw toekomstige cashflow op basis van reeds geregistreerde informatie. Einde periode en einde jaar Het programma bevat wizards voor btw-periode, einde periode en einde jaar en u boekt het totaal van één jaar over naar het volgende, zodat u het huidige jaar kunt vergelijken met voorgaande jaren. Boekjaar gedeeltelijk afsluiten wordt gebruikt als u al bent begonnen met een nieuw boekjaar, voordat het voorgaande jaar volledig is afgesloten en de definitieve openingsbalans is overgeboekt. 4

14 OVER ADMINISTRATIE Project- en afdelingsadministratie U kunt uw transacties een markering geven dat ze bij een bepaald project en/of een bepaalde afdeling horen. Hiermee kunt u volledige administraties bijhouden voor projecten en afdelingen. Budget Vanuit de functie Budget kunt u cijfers van voorgaande jaren ophalen en gebruiken voor uw huidige budget of het totaal per periode verdelen aan de hand van een speciale verdeelsleutel die u zelf kunt instellen. Met de Budget-module kan uw bedrijf zijn budgetten opzetten op een gebruiksvriendelijke en eenvoudige manier. Ook draagt de module bij aan het overzicht dat u nodig hebt om de juiste zakelijke beslissingen te kunnen nemen op basis van uw budgetten, voorspellingen en de verwachte ontwikkeling van uw kaspositie. Bank Met behulp van Afstemmen dagafschriften kunt u controleren of de afschriften die u van uw bank krijgt overeenkomen met uw eigen administratie. U kunt bedragen op elkaar afstemmen en alle posten aangeven die u op uw bankafschriften vindt. De functie helpt u bij het opzoeken en afvinken van boekingen in het grootboek. Het programma zal ook het Afgestemd bedrag berekenen en vergelijken met het Beginsaldo van uw bankafschriften nadat u alle posten heeft afgestemd. U kunt ook uw eigen bankbestandsformaten definiëren die voor verdere verwerking moeten worden geïmporteerd in Inboeken. Dit kan handig zijn als u afschriften genereert van uw internetbank, zoals bijvoorbeeld Excel-bestanden en deze bestanden wilt importeren zonder alle transacties handmatig te hoeven registreren. Valuta In de meest uitgebreide versies van het Mamut-programma kunt u valutarekeningen aanmaken. De meest gebruikte valuta's vindt u standaard in het valutaregister, maar u kunt indien nodig natuurlijk andere valuta's toevoegen. Elektronische documenten U kunt elektronische documenten aanmaken voor uw boekstukken. Zo kunt u bijvoorbeeld documenten inscannen en aan een boekstuk koppelen. Zo gaat u aan de slag met het inboeken Het begrip boekstuk wordt gebruikt in de boekhoudingcontext voor alle bedrijfstransacties in een bedrijf. Een boekstuk is dus een soort documentatie van alle verkoop-, inkoop-, banktransacties enz. Wanneer het boekstuk geregistreerd is, wordt het geboekt bij het overboeken naar het grootboek. De module inboeken, die u vindt door te kiezen voor Beeld - Administratie - Inboeken, is de belangrijkste module waarmee u vertrouwd dient te worden wanneer u Mamut Business Software als boekhoudsysteem zal gebruiken. Zo gaat u snel aan de slag met het inboeken Met Mamut kunt u meteen boekstukken beginnen te boeken na de installatie van het programma en na het aanmaken van uw bedrijfsdatabase. De module inboeken in het programma heeft een set 5

15 ADMINISTRATIE standaardinstellingen die u toelaten om te werken met de boekstukken van uw bedrijf op een eenvoudige en effectieve manier. In verband met de installatie en het aanmaken van een bedrijfsdatabase wordt er een rekeningschema aangemaakt die alle noodzakelijke boekhoudrekeningen bevat. Indien u niet gekozen heeft voor één van de speciaal aangepaste rekeningschema's wordt een standaard Nederlandse rekeningschema geïnstalleerd. Beginsaldo Indien uw bedrijf niet nieuw opgestart is, moet u een deel gegevens registreren vóór u kunt beginnen met het programma te werken. Voorbeelden van gegevens zijn klanten, leveranciers, artikelen, boekingen als ook beginsaldo. Indien u vroeger een ander boekhoudsysteem gebruikte en nu uw beginsaldo wenst over te boeken naar het Mamut-programma, moet u een boekstuk van het type Beginsaldo boeken. Vermits de beginsaldo normaalgezien geboekt wordt bij het begin van een nieuw boekjaar, kan het praktisch zijn om de overboeking te beramen tegen het einde van een boekjaar. Beginsaldo kan ook geboekt worden tussen twee boekperiodes of Btw-periodes. Met hoeveel boek- en/of Btw-periodes uw bedrijf rekening moet houden, is afhankelijk van de omzet van uw bedrijf. Meer informatie over Btw en periodes vindt u op de website van de Belastingdienst.. Onderstaand volgt een korte beschrijving van de meest centrale delen bij het inboeken waarmee u vertrouwd dient te worden vooraleer u begint met het boeken van uw boekstukken. Belangrijke functies bij het inboeken Rekeningkolommen: In de rekeningkolommen kunt u ofwel een rekeningnummer of een rekeningnaam invoeren. Wanneer u een rekeningnaam invoert, opent het rekeningschema zich automatisch in een eigen venster. Het rekeningschema is alfabetisch gesorteerd naar de letters/het woord u geschreven heeft. Tikt u het rekeningnummer 1300 in, wordt uw overzicht van klanten getoond en kunt u een tegoed boeken. Door 1600 in te tikken opent uw overzicht van leveranciers zich en u kunt een leveranciersschuld boeken. Lees meer over hoe u een boekstuk boekt in eigen paragraaf. Sneltoetsen: Om het werken bij het inboeken te vereenvoudigen en efficiënter te maken, kan het een goed idee zijn om de sneltoetsen voor de belangrijkste functies in de module inboeken te gebruiken. U kunt bijv. het rekeningschema openen door te drukken op - (minusteken) wanneer de rekeningkolom gemarkeerd is. Door te drukken op + (plusteken), wordt er een nieuw boekstuk geopend wanneer het vorig boekstuk in evenwicht is. Let erop dat de sneltoetsen de functie wijzigen afhankelijk van waar de cursor staat in het boekingvenster. Een volledig overzicht over alle beschikbare sneltoetsen bij het inboeken vindt u in eigen paragraaf. Gebruikersinstellingen: Door te drukken op de knop Gebruikersinstellingen (een ander alternatief is de sneltoets Ctrl+I of via het menu Beeld - Instellingen - Gebruiker - Moduleinstellingen - Inboeken) kunt u zelf kiezen welke kolommen getoond moeten worden in het venster bij het inboeken als ook welke functies u hier toegankelijk wenst. 6

16 OVER ADMINISTRATIE De afvinkvelden onder Enter-stop geven u de mogelijkheid om te beslissen waar de cursor zich naar moet verplaatsen bij het drukken op [ENTER]. Lees meer over gebruikersinstellingen bij het inboeken in eigen paragraaf. Btw In Mamut Business Software gebeurt de Btw-handhaving automatisch. Dit betekent dat u een rekening kiest die ingesteld is om het brutobedrag te verdelen op de hoofdrekening en de Btw op de Btw-rekening. U wordt hierdoor een correcte Btw-aangifte gegarandeerd als ook dat de koppeling tussen de ingevoerde codes correct berekend wordt. In de gebruikersinstellingen (zie hierboven) kunt u afvinken voor het alternatief Bedragen exclusief Btw invoeren om het nettobedrag te boeken op een rekening die met een Btw-code geboekt wordt. De Btw wordt berekend en toegevoegd op een eigen boekstukregel bij het inboeken. Wanneer alle boekstukken zijn geregistreerd, boekt u ze door te klikken op de knop Verwerken naar grootboek of via de sneltoets Ctrl+H. Boekstuksjablonen In ondernemingen van een bepaalde omvang, worden vaak boekstukken geboekt die onderling weinig van elkaar verschillen. Een boekstuksjabloon geeft u de mogelijkheid de variabele informatie in te voeren en maakt één of meerdere boekstukken aan volgens het aangegeven sjabloon. Typische voorbeelden zijn het boeken van facturen, periodiseren van huur en afschrijvingen op vaste activa. Lees meer over boekstuksjablonen in "Inboeken met boekstuksjablonen". Geïntegreerd systeem Het is in Mamut Business Software eenvoudig om van één module naar een andere te gaan om gedetailleerde informatie over de transactie te zien. Voorbeelden hierop zijn de knop Ga naar factuur die u naar de originele factuur neemt als u een tegoed heeft geselecteerd in debiteuren/crediteuren of de knop Ga naar debiteuren/crediteuren wanneer u een VF-boekstuk in het grootboek heeft geselecteerd. 7

17 ADMINISTRATIE Beginsaldi invoeren Als u een nieuw bedrijf opzet en Mamut uw eerste boekhoudpakket is, moet u de beginsaldo invoeren. Bij twijfel over de bedragen of op welke rekeningen u deze moet boeken, adviseren wij u met klem om uw accountant te raadplegen. De volgende punten zijn gebaseerd op een overgang van bestaande boekhoudsoftware of handmatige boekhouding naar Mamut. Als u als nieuw bedrijf echter hetzelfde type transacties in uw openingsbalans hebt, kan het voor u goed zijn om onze aanbevelingen te volgen. Als u een vorig boekhoudsysteem afsluit, wordt de eindstand (saldibalans) de openingsbalans in Mamut. Raadpleeg uw accountant bij twijfel over de vraag of u de eindstand in uw vorige systeem hebt. Het registreren van de beginsaldo gebeurt normaalgezien bij de start van een nieuw boekjaar, maar u kunt dit ook doen midden in het boekjaar indien u het programma midden in het boekjaar in gebruik neemt. In de mate van het mogelijke raden wij u aan om een nieuwe boekhouding te starten bij het begin van een nieuw boekjaar. Bij het omschakelen naar een ander boekhoudsysteem kan het praktisch zijn om dit te beramen tegen het einde van een boekjaar. Let op! Als u gebruik maakt van de module Logistiek, d.w.z. het volgen van producten, magazijn(en) enz. moet u alle actuele artikelen instellen voordat u verder gaat met het invoeren van saldi. Voordat u begint met het invoeren van uw artikelen, kan het goed zijn om de instellingen voor de modules Artikel en Inkoop te controleren. Deze vindt u via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel respectievelijk Inkoop. Openingsbalans bij het aanmaken van een nieuwe bedrijsdatabase Let op! Deze werkwijze geldt enkel bij het aanmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase, en niet bij de jaarafsluiting. Bij de jaarafsluiting zal de openingsbalans voor het nieuwe boekjaar automatisch ingelegd worden (lees meer hierover in de paragraaf "Tussentijdse overboeking van openingsbalans"). Bij het handmatig registreren van de openingsbalans gebruikt u het dagboek openingsbalans bij het Inboeken. Openingsbalans invoeren 1. Ga naar Beeld - Administratie - Inboeken. 2. Klik op Nieuw om een nieuw boekstuk bij het Inboeken aan te maken. 3. Verander het Dagboek in Openingsbalans. 4. Controleer of u zich in het juiste boekjaar bevindt. Dit wordt in het midden van het bovenste menu weergegeven. Als u zich in het verkeerde boekjaar bevindt, dubbelklikt u op dit cijfer en verandert u het in de juiste waarde. Als u bijv. een nieuwe bedrijfsdatabase heeft aangemaakt en u wenst de openingsbalans in te voeren per 01/01/2008 kiest u boekjaar Controleer of de datum in het datumveld juist is. Als het onjuist is, bewerkt u gewoon de waarde. Als u bijv. een nieuwe bedrijfsdatabase heeft aangemaakt en u wenst de openingsbalans in te voeren per 01/01/2008 kiest u boekingsdatum 01/01/ Let op! Als u begint met het gebruik van Mamut in de loop van het boekjaar, is het belangrijk om alle saldi naar Mamut over te boeken. Als u bijvoorbeeld vanaf 01/07/2008 begint met het gebruik

18 OVER ADMINISTRATIE van Mamut, moet u de cijfers met datum 30/06/2008 invoeren (d.w.z. de laatste dag van de voorgaande periode). Wij adviseren met klem om met het invoeren te beginnen vanaf de eerste maand van een btw-periode. 6. Zorg ervoor dat u zich in de juiste periode bevindt. Als dat niet zo is, klikt u op het vervolgkeuzevak en verandert u dit in de juiste periode. Als u bijv. een nieuwe bedrijfsdatabase heeft aangemaakt en u wenst de openingsbalans in te voeren per 01/01/2008 kiest u periode Voer eerst alle saldi aan de debetzijde in (dit zijn de rekeningen tussen de getallen 1000 en 1999). Dit doet u door het eerste rekeningnummer in de rekeningkolom en vervolgens het debetbedrag in te voeren. 8. Nadat alle debetsaldi correct zijn ingevoerd, kunt u de creditsaldi gaan invoeren (dit zijn de rekeningen tussen 2000 en 2999 in de standaardopzet). Dit doet u op dezelfde manier als hierboven. 9. Klik op de knop Verwerken naar grootboek of druk op [Ctrl+H]. 10. U hebt nu al deze waarden overgeboekt naar het grootboek. De openingsbalans in nu geregistreerd in het grootboek. Let op! Wij adviseren om alle beginsaldi als één boekstuk in te voeren, niet in meerdere boekstukken. Als u echter besluit om meerdere boekstukken in te voeren, moet ieder afzonderlijk boekstuk in evenwicht zijn (d.w.z. debet = credit). Als niet alle afzonderlijke boekstukken in evenwicht zijn, zal het uiteindelijke grootboek dat ook niet zijn. Tussentijdse "openingsbalans" Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" wordt gebruikt in de periode nadat men een nieuw boekjaar heeft geopend (bijvoorbeeld 2008) maar voordat men het voorgaande boekjaar heeft kunnen afsluiten en het openingssaldo heeft kunnen overboeken. Door het tussentijdse openingssaldo over te boeken krijgt u een betere basis om de balans voor 2008 op te maken en te beoordelen. U kunt meer lezen over tussentijdse openingsbalans in de paragraaf "Jaarafsluiting". Openingsbalans invoeren voor debiteuren en crediteuren Voor debiteuren/crediteuren kunt u, overeenkomstig uw bestaande systeem, verschuldigde of te ontvangen bedragen invoeren als verzamelbedragen of gespecificeerd per factuur. Wij adviseren het laatste, omdat ontvangsten/betalingen achteraf dan makkelijk gekoppeld kunnen worden. Voordat u saldi gaat invoeren, dient u alle bestaande leveranciers/klanten in te stellen en hun gegevens in te voeren. Boek openstaande verkoopfacturen debet op de klantenrekening en credit op een tijdelijke rekening, zoals Bij creditnota's gaat het net andersom. Het is verstandig om het/de originele factuurnummer en -datum te gebruiken als referentie voor latere koppeling en veroudering. Bij crediteuren boekt u inkoopfacturen credit op de leveranciersrekening en debet op een andere, tijdelijke rekening, zoals Bij creditnota's gaat het net andersom. Banksaldi: U dient het saldo in te voeren op basis van uw bankafschrift en posten die nog niet zijn overgeboekt op basis van uw afstemming van dagafschriften. Neem bij twijfel hierover contact op met uw accountant. Normaal gesproken zou u het/de Banksaldo/-saldi invoeren per bankafschrift bij het invoeren van de openingsbalans. Het verschil tussen het bedrag van het bankafschrift en het bedrag van uw eindsaldo bestaat uit niet-overgeboekte posten volgens uw afstemming van dagafschriften. Dit verschil boekt u debet/credit bij uw kruisposten. Gebruik vervolgens boekstukken voor bankbetalingen/-ontvangsten voor het boeken van de niet-overgeboekte posten 9

19 ADMINISTRATIE en voor de debet-/creditboekingen op dezelfde tussenrekening om er zeker van te zijn dat de transacties verschijnen op het scherm Afstemmen dagafschriften. Beginsaldi grootboek: Gebruik een Beginsaldo-boekstuk en voer de debet- en creditsaldi in op basis van de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem. (Let op: zie punt 8 voor banksaldi). Het debiteurensaldo wordt debet geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw debiteurensaldi. Het crediteurensaldo wordt credit geboekt op de tijdelijke rekening die u hebt gebruikt voor het invoeren van uw crediteurensaldi. Wij adviseren u om, nadat u alle beginsaldi hebt ingevoerd, een saldibalans te maken plus een lijst van verouderde debiteuren en een lijst van verouderde crediteuren. Kijk door te vergelijken of de cijfers en de veroudering overeenkomen met het eindsaldo van uw oude systeem. Controleer ook of het saldo van de tijdelijke rekeningen/kruisposten die u hebt gebruikt nul is. Voer de eventueel vereiste aanpassingen door. Als u ervan overtuigd bent dat alle ingevoerde gegevens juist zijn en overeenkomen met de afsluitende saldibalans van uw vorige systeem, dient u een inventarisatie uit te voeren om de voorraadniveaus van de producten die u op voorraad hebt bij te werken. Wij adviseren om, nadat u uw voorraad hebt bijgewerkt, een voorraadwaarderapport te maken en dit cijfer te vergelijken met het cijfer op uw balansrekening voor voorraad. Deze moeten overeenkomen. Als ze niet overeenkomen, moeten de vereiste aanpassingen worden doorgevoerd. Vergeet niet dat goede boekhoudpraktijken voorschrijven om de procedure voor de periodeafsluiting uit te voeren nadat u klaar bent met uw aanpassingen voor de periodeafsluiting. Zo zorgt u er ook voor dat uw financiële verslaglegging voor iedere periode juist is. Bij twijfel over de procedures voor periodeafsluiting/jaarafsluiting adviseren wij u om advies te vragen aan uw accountant of om een cursus aan de Mamut Academy te volgen. Vergeet niet dat u geen boekingen meer kunt verrichten voor een afgesloten periode. Nummeren van boekstukken Het nummeren van boekstukken kan op drie verschillende manieren ingesteld worden. Eén nummerreeks per dagboek Tussenoplossing - Een nummerreeks met door u zelf te bepalen intervallen Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken 10

20 OVER ADMINISTRATIE Aan welke manier van nummering u de voorkeur geeft is met name afhankelijk van de hoeveelheid boekstukken die er verwerkt zullen worden. Belangrijk! Deze instelling worden vergrendeld op het moment dat u boekstukken gaat registreren. Het is daarom belangrijk dat u de juiste nummerreeksen aangeeft voordat u boekstukken gaat inboeken. Eén nummerreeks per dagboek Dit is de standaardinstelling in Mamut. Ieder dagboek krijgt dan een eigen nummerreeks die met '1' begint. De unieke sleutel voor boekstuk is in dit geval de voorloopcode van het boekstuk, bijvoorbeeld B2 dagboek nummer twee. Als er veel dagboeken zijn in de loop van een jaar, kan het handig zijn een nummerreeks per dagboek te hebben. Dagboek Nr. Dagboek Nr. Dagboek Nr. B B B B 1 VF 1 IF 1 2 VF 2 IF 2 3 VF 3 IF 3 4 IF 4 B= Bank, VF=Verkoopfactuur en IF=Inkoopfactuur Tussenoplossing - Nummerreeks met door u zelf ingestelde intervallen Als u vier dagboeken zal gebruiken in de loop van jaar UF, B, IF en D, en geengemeenschappelijke nummerreeksen hebt, dan kunt u bijvoorbeeld aangeven dat VF moet beginnen met nummer 2000, B op 4000 en IF op Daardoor zal in feite ieder dagboek een eigen nummerreeks krijgen, maar in de praktijk ziet het eruit als een doorlopende nummerreeks met verschillende intervallen. Hier gaat u zelf eerst naar het dagboek en zet dan zelf nummers bij de betreffende stukken. Dagboek Nr. Dagboek Nr. Dagboek Nr. B B B B 4000 VF 2000 IF VF 2001 IF VF 2002 IF IF 6003 B= Bank, VF=Verkoopfactuur en IF=Inkoopfactuur 11

21 ADMINISTRATIE Gemeenschappelijke nummerreeks voor alle dagboeken Als u een gemeenschappelijke nummerreeks wil onafhankelijkk van welk type dagboek het is, dan zet u een kruisje in het hokje Doorlopende nummerreeksen voor alle dagboeken voordat u inboeken opent of begint met het aanmaken van facturen. De boekstukken zullen nu onafhankelijk van het dagboek doorlopend genummerd worden. Dagboek B VF B D IF Nr B= Bank, VF=Verkoopfactuur en IF=Inkoopfactuur Over project- en afdelingsadministratie U kunt transacties koppelen aan projecten en/of afdelingen. Zo kunt u volledige project- en afdelingsadministraties bijhouden. De afdeling maakt deel uit van de administratiemodule en de afdelingen zelf worden aangemaakt in het standaardregister. Project is een afzonderlijke module en de feitelijke projecten worden aangemaakt in hun eigen afzonderlijk register. Beginnen met afdelingsadministratie Een afdeling aanmaken 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Markeer Afdelingen en klik op Bewerken. 3. Klik op Nieuw. Voer een naam in voor de nieuwe afdeling en klik op OK. Er is een nieuwe afdeling aangemaakt, die kan nu worden geselecteerd bij het inboeken. 12

22 OVER ADMINISTRATIE Kolom voor afdeling weergeven In de modules Order/Factuur, Inboeken en Grootboek kunt u naar de gebruikersinstellingen gaan om aan te geven dat u de kolom voor Afdeling in de modulevensters wilt laten weergeven. Hiervoor opent u de betreffende module en klikt u op de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk. In het Grootboek heet deze knop gewoon Instellingen, maar heeft wel hetzelfde pictogram als in de andere modules. Automatiseren Door koppeling van een relatie of een artikel aan een afdeling worden alle boekingen voor die/dat relatie/artikel ook op die afdeling geboekt. Voor relaties maakt u deze koppeling aan op het tabblad Overige informatie. Voor artikelen doet u dit op het tabblad Diversen. Tip! Het programma heeft een wizard voor het bijwerken van een selectie artikelen/relaties, waarmee u een filter kunt gebruiken met bepaalde criteria in de wizard en vervolgens een waarde kunt wijzigen/bijwerken voor alle hits die het filter oplevert. Iedere afzonderlijke rekening in het rekeningschema kan aan een afdeling worden gekoppeld. Deze functie kan handig zijn als alle posten voor een bepaalde rekening bij een bepaalde afdeling moeten horen. Wees echter wel voorzichtig als u dit gebruikt in combinatie met afdelingskoppelingen op artikel- en relatieniveau, zodat u geen afdelingen door elkaar haalt. U kunt tevens Afdeling Vereist (en Project Vereist) aanvinken in het rekeningschema. Hierdoor krijgt de gebruiker een herinnering om een afdeling te registreren in het boekstuk, indien deze ontbreekt. Budget U kunt zowel op project- als op afdelingsniveau een budget aanmaken. Bij de instellingen voor het budget kiest u gewoon voor project of afdeling. Rapporten De meeste rapporten in de administratiemodule kunnen als project- en als afdelingsrapporten worden aangemaakt door de gewenste afdeling of het gewenste project te selecteren in het filtervenster voor dat rapport. Projectadministratie De projectmodule is opgezet met het oog op projectgebaseerde werkprocessen. Hier kunt u nieuwe relaties, orders, activiteiten enz. registreren via de verschillende tabbladen in het projectregister. Deze module is nauw geïntegreerd met andere modules in het programma, zodat u kunt bepalen of u al dan niet projectgebaseerd wilt werken. Het projectregister kan worden geopend via Beeld - Project - Projectregister. U kunt kiezen welke projectlijstvensters er moeten worden geopend als u de projectmodule opent door naar Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Project te gaan en te kiezen voor het tabblad Projectkaarten. Meer over de projectmodule leest u in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 13

23 ADMINISTRATIE BTW-REGISTER Hoe Btw-codes bewerken? U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken of dupliceren. Btw-register opent u met de eigen knop op het tabblad Bedrijfsinstellingen bij de Bedrijfsinstellingen of in de administratieve instellingen, op het tabblad Administratieve instellingen met de knop Onderhouden van Btw-instellingen. U kunt de Btw-codes ook bewerken direct in Inboeken. Dit doet u door op de pijl naast de knop Rekeningschema in de werkbalk te klikken en te kiezen voor Btw-codes. Kies de Btw-code, die u wilt bewerken en klik op Bewerken. Tip! Indien uw bedrijf eerder niet Btw-plichtig was, maar nu wel, kunt u dit veranderen onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Administratieve instellingen. U moet dan ook de Btw-code instellen voor de rekeningen in het rekeningschema waarbij u Btw-verwerking wenst. De meeste instellingen kunnen niet bewerkt worden, maar u zult Btw-codes vinden die voor de meeste uiteenlopende zaken gelden. Door de Btw-code te wijzigen, die de plaats aangeeft in de lijst voor het Btw-type, kunt u de volgorde aanpassen bij keuzes in andere modules. Op deze manier is het gemakkelijker die Btwcodes te vinden, die u het meest gebruikt. De Omschrijving kan ook veranderd worden bijvoorbeeld als u een nadere beschrijving wilt geven van de code. U kunt meer lezen over de veldbeschrijvingen van de verschillende velden bij de omschrijving van het Btw-codevenster in de paragraaf "Administratieve instellingen". Btw-codevenster U kunt geen eigen Btw-codes aanmaken, maar uitsluitend de bestaande codes bewerken of dupliceren. Het Btw-register opent u met de eigen knop in het tabblad Bedrijfsinstellingen bij de Bedrijfsinstellingen of in de administratieve instellingen, het tabblad Administratieve instellingen met de knop Onderhouden van Btw-instellingen. U kunt de Btw-codes ook bewerken direct in Inboeken. Dit doet u door op de pijl naast de knop Rekeningschema in de werkbalk te klikken en te kiezen voor Btw-codes. Kies de Btw-code, die u wilt bewerken en klik op Bewerken. 14

24 BTW-REGISTER Hoofdscherm Btw-code: Geeft de plaats aan in de lijst voor het Btw-type. Door deze te veranderen, kunt u de volgorde aanpassen bij keuzes in andere modules. Op deze manier is het gemakkelijker die Btwcodes te vinden, die u het meest gebruikt. Omschrijving: Kan veranderd worden als u een nadere beschrijving wilt geven van de code. Daarnaast kunt u zien waar de codes gebruikt worden: Toon in Administratie: In hoeverre de code als keuzemogelijkheid verschijnt in Inboeken. Toon in Artikel: In hoeverre de code aan een artikel wordt gekoppeld. Toon in Order/factuur: In hoeverre de code gebruikt moet kunnen worden in de Order/factuurmodule. Toon in Inkoop: In hoeverre de code gebruikt moet kunnen worden in de Inkoopmodule. Tabblad Btw De drie bovenste opties (Geen), Btw en Export geven aan welke Btw-verwerking de Btw-code omvat. 15

25 ADMINISTRATIE Percentage: Geeft het percentage aan voor het berekenen van de Btw. In Nederland is dit gewoonlijk 0, 6, 19 %. Functie: Kan Invoer en Uitvoer zijn. Verkoop is 'Uitvoer Btw' en Inkoop is 'Invoer Btw'. Standaard verkooprekening: Zal altijd op de creditzijde geboekt worden bij het factureren van artikelen met deze Btw-code. Een uitzondering is wanneer er een speciale verkooprekening is ingesteld voor dit artikel. Standaard kostenrekening: Zal altijd op de debetzijde geboekt worden bij het inboeken van inkopen met deze Btw-code. De rekening kan gewijzigd worden bij het inboeken van een inkoop indien u de functionaliteit voor logistiek heeft. Er bestaat ook een individuele instelling per artikel die de standaard kostenrekening overschrijft. Btw rekening: Is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Btw verhoudingsgetal: Wordt gebruikt door bedrijven met gedeeltelijk belastingvrije en gedeeltelijk belastingplichtige bedrijfsvoering. Bij een gezamenlijke inkoop wordt aangegeven welk gedeelte van de artikelprijs in de Btw-berekening wordt meegenomen. Toon in omzet-rapporten: Geldt voor versies zonder administratie, waar u wel een Btw-opdracht kan uitvoeren. Hier kiest u welke code geldt in de opdracht. Tabblad Buitenland Buitenland: Voor Btw-codes waar er Btw berekent dient te worden bij een dienstkoop uit het buitenland. Aftrekgerechtigd/Niet aftrekgerechtigd: Als u recht heeft op belastingaftrek voor diensten uit het buitenland, geeft u dat hier aan. Rekening voor berekende Btw: Is de rekening waarop het Btw-bedrag wordt geboekt in de balans. Basisrekening 1: Is de rekening die als basis fungeert voor de berekening. Basisrekening 2: Is de rekening die als basis fungeert voor de balans. 16

26 REKENINGSCHEMA REKENINGSCHEMA Een rekeningschema is een register waarin alle rekeningen worden weergegeven die het bedrijf gebruikt bij het maken van boekingen. U vindt in Mamut een standaard Nederlands rekeningschema, maar het is ook mogelijk om een van de voorbeeldschema s te selecteren. Het geselecteerde rekeningschema zal geïnstalleerd worden bij het opmaken van een nieuwe bedrijfsdatabase. In het rekeningschema vindt u alle beschikbare rekeningen die gebruikt kunnen worden bij het boeken van boekstukken. Het rekeningschema toont alle instellingsmogelijkheden voor de rekeningen. Ook vindt u hier de locatie van de rekeningen in Verdichtingen. Instellingsopties in het rekeningschema Indien gewenst kunt u o.a. veranderingen invoeren in Verdichtingen. Verdichtingen wordt als basis genomen bij het groeperen van rekeningen in het rekeningschema, en nieuwe rekeningen worden automatisch in Verdichtingen geplaatst aan de hand van de toegewezen rekeningnummers. Door te klikken op de knop Verdichtingen wijzigen kunt u de namen van groepen en elementen invoeren, wijzigen of verwijderen, maar let erop dat de veranderingen die hier gemaakt worden ook doorgevoerd worden in de boekhoudrapporten. Let op dat u hier geen wijzigingen maakt zonder zeker te zijn van wat u doet. Behalve het maken van wijzigingen in Verdichtingen vindt u hier ook een reeks instellingen welke u kunt gebruiken om het maken van boekingen effectiever te maken. U kunt voor iedere rekening aangeven of de boeking in het debet- of creditveld moet komen (het veld dat u kiest wordt automatisch geactiveerd wanneer u de rekening selecteert). Door rekeningen aan een btw-rekening te koppelen kan dit direct bij het inboeken berekend worden. In het tabblad Geavanceerd kunt u bovendien instellingen invoeren voor automatische tegenrekeningen, het automatisch genereren van posten in de boekingen, evenals het hanteren van verschillende valuta s. U kunt meer over de instellingsmogelijkheden lezen in het aparte hoofdstuk. Systeemrekeningen Het systeem bevat een aantal rekeningen met speciale eigenschappen. Meerdere modules in het programma plaatsen de boekstukken automatisch in het grootboek van de boekhouding. Systeemrekeningen bepalen welke rekeningen voor deze boekingen gebruikt worden. Het programma wordt geleverd met verschillende systeemrekeningen die al op het rekeningschema aangepast zijn. 17

27 ADMINISTRATIE Meerdere bedrijfsdatabases Met behulp van de functie Bedrijfsdatabase verwerking kunt u bovendien rekeningen opstellen in het rekeningschema voor meerdere bedrijfsdatabases/klanten tegelijk. Dit kan vooral van pas komen wanneer u meerdere bedrijfsdatabases heeft die dezelfde of bijna dezelfde rekeningschema s heeft. Wanneer u een nieuwe rekening heeft aangemaakt kunt u aangeven aan welke bedrijfsdatabases/klanten deze nieuwe rekeningen toegewezen worden. Naast het opstellen van nieuwe rekeningen kunt u bestaande rekeningen ook wijzigen. Lees meer over Bedrijfsdatabase verwerking in het aparte hoofdstuk over dit onderwerp. Eigenschappen voor rekeningschema Werkbalk in het rekeningschema-venster Nieuw : Klik op Nieuw wanneer u een nieuwe rekening wilt aanmaken. Lijst: Lijstweergave van de rekeningen. Verdichtingen wijzigen: Wees erop bedacht dat u de rekeningnummers kunt wijzigen voor rekeningen die niet in gebruik genomen zijn. Wissen: Om het overzicht te verbeteren kunt u ook rekeningen die u niet gebruikt wissen. Let u op dat sommige rekeningen niet gewist kunnen worden, omdat deze systeemrekeningen zijn. Deze rekeningen worden gebruikt bij automatische transacties gegenereerd in verschillende modules in het programma. Let op! Wij raden aan dat u in de regel geen rekeningen wist, maar in plaats hiervan afvinkt bij Geblokkeerd voor boeking en Niet in invoervenster weergeven in het tabblad Uitgebreid. De rekening verschijnt dan niet bij het inboeken. Voorbeeld: Toont een overzicht over het rekeningschema. Het rekeningschema kan indien gewenst afgedrukt worden vanuit voorbeeld. Tip! U kunt ook het rekeningschema afdrukken via de rapportenmodule. Kies Bestand - Afdrukken, vervolgens het rapport Rekeningschema, overzicht. 18

28 REKENINGSCHEMA Velden in het rekeningschema-venster Standaard focus zorgt voor een effectieve invoer van boekstukken. Wanneer u een boekstuk registreert bij het inboeken, zal deze instelling u naar het juiste veld leiden. Debet is het meest gebruikt bij kosten en Credit bij inkomsten. Door een Btw-code te koppelen aan de rekening zal er altijd een Btw berekend worden bij de registratie van boekstukken. Standaard zal het btw-bedrag van het bedrag afgetrokken worden en geboekt worden op de Btw-rekening behorend tot de hier gekozen btw-code. Het kan slim zijn om de bedragen exclusief Btw in te voeren. De instelling hiervoor vinkt u af onder gebruikersinstellingen bij het inboeken. Let op! Met behulp van Bedrijfsinstellingen kunt u aangeven of de onderneming Btw-plichtig is of niet. Dit bepaalt uitsluitend of er Btw berekend moet worden bij indirecte boeking van transacties vanuit de modules Factuur en Inkoop. Bij het direct inboeken in de module Inboeken zal er nog steeds BTW berekend worden. Indien uw bedrijf vrijgesteld is van Btw, moet u in het Btw-veld hierdoor de Btw veranderen naar 0, geen voor alle rekeningen in het rekeningschema. Iedere transactie in de boekhouding kan indien gewenst rechtstreeks gekoppeld worden aan een Project of een Afdeling door standaard voor een bepaalde rekening aan te geven. Boekingen op de rekening worden dan automatisch gevoerd naar het gespecificeerde Project/naar de gespecificeerde Afdeling. Tip! Indien u meerdere databases hebt, kunt u de rekeningsschema's eenvoudig bijhouden met de functie Database beheer. U vindt deze functie onder Bestand - Database hulpprogramma's - Database beheer. Meer informatie hierover in eigen paragraaf Tabblad in het rekeningschema-venster Verdichtingen Klik op Verdichtingen wijzigen om verdichtingen te bewerken. Klik met de rechter muisknop op de categorie waaraan u wijzigingen wilt aanbrengen om nieuwe categorieën aan te maken, categorieën te wissen of ze een nieuwe naam te geven. U kunt Verdichtingen voorstellen om terug te gaan naar de verdichtingen die het programma automatisch voorstelt. Uitgebreid Koppeling met Debiteuren-Crediteuren: Om de functionaliteit met de Debiteuren- Crediteurenadministratie aan te geven, kunt u in de afrollijst een keuze maken uit Klant of Leverancier. Transacties op een rekening waarbij deze koppeling is aangegeven, zullen in de debiteuren- of crediteurenadministratie geboekt worden. Standaard tegenrekening: Wanneer u altijd een automatische tegenrekening met deze rekening wilt hebben, dan kiest u de tegenrekening uit deze lijst. Door bijvoorbeeld de rekening 1000 Kas als Standaard tegenrekening aan te geven voor rekening 6560 Kantoorbenodigdheden hoeft u 1000 niet als tegenrekening in te voeren bij het handmatig registreren van boekstukken. 19

29 ADMINISTRATIE Valuta: Hier kunt u aangeven welke valuta u wilt gebruiken voor de rekening (alleen balansrekeningen). Geblokkeerd voor boeking: Zorgt ervoor dat de rekening Niet actief is en niet gebruikt kan worden voor boekstukregistraties. Btw-code geblokkeerd: Wanneer u hier voor kiest, kunt u tijdens de boekstukregistratie de BTWcode niet wijzigen. Niet in inboekmodule weergeven: Wordt niet weergegeven in boekstukoverzicht dat gebruikt wordt bij de boekstukregistratie. U kunt evenwel boekstukken op de rekening inboeken indien u het rekeningnummer rechtstreeks bij het boekstuk aangeeft. Buiten Btw-gebied: Transacties op deze rekening betreffen omzet waarvoor geen Btw berekend en afgedragen behoeft te worden. Moet opgenomen worden in Btw-plichtige omzet: Te gebruiken voor het boeken van omzet die in de Btw-afrekening moeten worden opgenomen. Vink hier af indien de rekening geboekt moet worden als omzet in de omzetafrekening. Bank/post/kas: Wanneer u dit vakje afvinkt, en daarenboven voorwaarden instelt voor het inboeken, dan kunt u op de rekening geen boekstukken boeken met deze beperkingen. Afstemmen dagafschriften: Geef aan of u de functie voor bankafstemming wilt gebruiken voor het afstemmen van deze rekening. Lees meer over de functie bankafstemming in eigen paragraaf. Project vereist: Vink hier af indien u wenst dat het vereist is om een project te gebruiken voor de rekening. Afdeling vereist: Vink hier af indien u wenst dat het vereist is om een afdeling te gebruiken voor de rekening. Notitie Consequent gebruik van de verschillende rekeningen is belangrijk voor een goede boekhouding. Een naam voor de rekening is over het algemeen niet voldoende om duidelijk te maken waar de rekening voor gebruikt wordt. Daarom kunt u in het tabblad Notitie een uitgebreidere beschrijving invoeren. Ook de omschrijvingen van bestaande rekeningen kunnen desgewenst gewijzigd worden. 20

30 REKENINGSCHEMA Hoe een nieuwe rekening in het rekeningschema aanmaken? Zo maakt u een nieuwe rekening aan 1. Selecteer Beeld - Administratie - Rekeningschema. 2..Klik op Nieuw. 3. Geef de rekening een nummer in de volgorde waarvan u deze wilt plaatsen in het rekeningschema en klik vervolgens op OK. De rekening wordt automatisch in de verdichtingen geplaatst, gebaseerd op het ingevoerde nummer. Lees bovenstaand meer over verdichtingen. U kunt op Bewerken klikken op het tabblad Verdichtingen om de plaatsing van de rekening te zien en om deze eventueel te wijzigen. 4. Voer een Naam in. De naam geeft aan waar de nieuwe rekening voor gebruikt zal worden. Deze omschrijving kunt u desgewenst ook wijzigen van bestaande rekeningen. 5. Gebruik het tabblad Notitie voor een eventueel uitgebreidere verklaring dan de beknopte naam met omschrijving. 6..Klik op Opslaan. U heeft nu een nieuwe rekening aangemaakt. 21

31 ADMINISTRATIE Systeemrekeningen Meerdere modules in Mamut genereren automatische boekingen in de financiële administratie. De systeemrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen dergelijke transacties geboekt zullen worden. In de afrollijst Rekeninggroep kunt u een rekeninggroep selecteren en zien welke rekeningen gebruikt worden voor automatisch inboeken in de betreffende module. U kunt ook op de kolom Rekening klikken en een rekening overschrijven. Let u op dat er meerdere instellingen zijn die van belang zijn voor automatische boekingen Standaard dagboek voor automatische transacties. Registratie van betaling bij een retourbestand van automatische overschrijvingen. Rekening en dagboek bij registratie van betalingen. Databasebeheer Middels de functie Database beheer kunt u in één keer rekeningen toevoegen aan de rekeningschema s in meerdere bedrijfsdatabases. Deze mogelijkheid is vooral handig indien u meerdere bedrijfsdatabases, met hetzelfde rekeningschema aanhoud. Bij het aanmaken van een nieuwe rekening kunt u opgeven voor welke database(s) deze rekening moet worden aangemaakt. Naast het aanmaken van nieuwe rekeningen kunt u ook bestaande rekeningen aanpassen. U kunt de volgende velden aanpassen: Beschrijving Std.Focus Koppeling met Deb./Cred. Btw-code Bank / Postbank / Kas Afstemmen dagafschriften Btw-code geblokkeerd Niet in inboekmodule weergeven Geblokkeerd voor boeking Btw-aangiftevak Op deze manier kunt u eenvoudig rekeningen in meerdere database aanpassen. Indien de rekening in kwestie niet in alle databases voorkomt dan zal deze worden aangemaakt. Let op! Het is van groot belang dat u weet wat voor een invloed het aanpassen van bepaalde velden voor een rekening heeft. Bij het aanpassen worden de bestaande instellingen overschreven met de nieuwe. 22

32 REKENINGSCHEMA U maakt als volgt een nieuwe rekening aan of past een bestaande rekening aan 1. Selecteer de menu optie Bestand - (Database) hulpprogramma's - Database beheer. 2. Selecteer het Land uit de afrollijst. 3. Selecteer het Rekeningnr. van de rekening die u wenst aan te maken of wilt aanpassen. 4. Geef aan welke eigenschappen u wenst te wijzigen of geef de eigenschappen behorende bij de rekening op en klik op Volgende. 5. Selecteer in welke database u wenst dat de rekening wordt aangepast of aangemaakt en klik op Volgende. 6. Klik op Voltooien. De rekening wordt nu aangepast/aangemaakt voor de databases die u heeft geselecteerd. 23

33 ADMINISTRATIE INBOEKEN In de module Inboeken voert u uw boekstukken in voordat ze verwerkt worden naar het grootboek. Zolang de boekstukken in inboeken liggen kunt u boekingsdatum, boekstuksoort, periode, rekeningen, Btw-codes, bedragen enz. veranderen. Een boekstuk moet uit twee of meer boekstukregels bestaan, waarvan de som gelijk nul is. Het totaal van Debet moet gelijk zijn aan het totaal van Credit. De boekstukken worden genummerd aan de hand van de instellingen die u zelf heeft aangegeven voor nummerreeksen in Administratieve instellingen. Voordat u met Inboeken begint, dient u op de hoogte te zijn van de mogelijke instellingen die u kunt aanpassen. Deze module kan naar uw persoonlijke behoefte ingesteld worden en u kunt tot vijf verschillende sets van gebruikersinstellingen definiëren zodat u uw boekstukken sneller en eenvoudiger kunt inboeken. Een andere snelle manier van boekstukken inboeken, is het gebruik maken van Boekstuksjablonen of met de knoppen in de werkbalk voor boekstuksjablonen. Enkele btw-codes kunt u aanpassen aan uw bedrijf met eigen Btw-instellingen. Lees meer hierover in de paragraaf "Btw-codes bewerken". Tip! U kunt Resultaat en Balans checken van een boekstuk in Inboeken voordat u deze naar het grootboek verwerkt. U kiest de bron voor het afdrukken in het keuzevenster in de rapportmodule waar u kunt kiezen tussen Grootboek, Inboeken of beiden..het venster voor het inboeken is in twee delen opgedeeld. In het bovenste gedeelte ziet u het betreffende boekstuk dat u bewerkt. In het onderste gedeelte ziet u de boekstukken die al zijn ingeboekt, maar nog niet naar het Grootboek zijn overgebracht. Het is nog steeds mogelijk deze boekstukken te veranderen. 24 Via de afrollijst in het onderste gedeelte van het venster voor het inboeken kunt u naast het boekstuk weergeven in Inboeken of Hoofdboek ook kiezen voor in Postenlijst. In deze lijst ziet u

34 INBOEKEN de laatste 50 boekstukken die zijn geboekt op een bepaalde bankrekening. Voor welke rekening de dagboeken getoond worden is afhankelijk van het rekeningnummer dat geselecteerd is in de rekeningkolom in het bovenste gedeelte van het inboeken. U kunt deze lijst verbergen door de selectie bij Boekstukoverzicht weergeven in het tabblad Functie in de Gebruikersinstellingen te verwijderen. Bij het inboeken van boekstukken wordt u verwacht als standaard een Brutosom in te voeren. Met behulp van de Btw-codes trekt het systeem automatisch Inkoop Btw en Verkoop Btw en boekt deze op de juiste Btw-rekening. U kunt ervoor kiezen om bedragen exclusief Btw in te voeren. Dit doet u in de gebruikersinstellingen bij het inboeken. De knop Rekeningschema treedt op als een sneltoets voor het rekeningschema. Hier kunt u bankrekeningen bewerken en nieuwe aanmaken. Lees meer over rekeningschema in eigen paragraaf hierboven. Klikt u op de pijlknop rechts van de knop rekeningschema krijgt u een lijst op met sneltoetsen voor o.a. Instellingen Btw-codes, Instellingen Dagboeken, Tekst boekstukregel, Valutaregister, Toon boekingen van alle gebruikers. Kiest u voor Tekst boekstukregel (Ctrl + T), dan kunt u uw eigen gedefinieerde standaard boekstukteksten aanmaken en gebruiken. In het venster van boekstuktekst kunt u klikken op de instellingenknop en uw eigen boekstukteksten definiëren in het Standaardregister. De opgerichte teksten zijn toegankelijk in de afrollijst in het venster van boekstuktekst.. Door te klikken op de knop rechts van Activiteiten aanmaken kunt u aangepaste activiteiten invoeren. U kunt zelf de inhoud van de activiteiten bepalen en aangeven in welke modules de activiteitssjablonen beschikbaar zullen zijn. De knop Gebruikersinstellingen (Ctrl + I) geeft u de mogelijkheid om het venster van het inboeken aan te passen naar uw behoeftes. U kunt tot vijf verschillende sets met gebruikersinstellingen per gebruiker definiëren en elk set met gebruikersinstellingen kan zo aangepast worden zodat het set de gewenste kolommen en functies weergeeft. De gebruikersinstellingen zijn gekoppeld aan de gebruikerslay-out die gekozen werd in de afrollijst links van de knop Gebruikersinstellingen. Voorbeeld: Bij keuze van "Valuta" in de afrollijst ziet u de kolommen en functies die actueel zijn voor het boeken van valutaboekstukken. Kiest u voor "Boekstukken", dan krijgt u automatisch de relevante kolommen en functionaliteit voor het boeken van boekingen te zien. Om een set met gebruikersinstellingen aan te passen, selecteert u de actuele lay-out in de afrollijst bovenaan, en klikt u vervolgends op de knop Gebruikersinstellingen. Tip! U kunt de Calculator openen door op F-12 te drukken op het toetsenbord wanneer u in het veld Debet of Credit staat. Er zijn een aantal andere sneltoetsen om het inboeken te vereenvoudigen. Lees meer hierover in de eigen paragraaf onderaan. Gebruikersinstellingen voor Inboeken Met behulp van de gebruikersinstellingen kunt u de functionaliteit en weergave van het venster voor het inboeken aanpassen. Deze instellingen kunnen per gebruiker verschillend zijn en u kunt tot vijf verschillende sets met gebruikersinstellingen per gebruiker definiëren. U kunt de gebruikersinstellingen vinden aan de hand van de knop in de werkbalk van het Inboek-venster of via het menu Beeld - Instellingen - Gebruiker - Module-instellingen - Inboeken. 25

35 ADMINISTRATIE Standaard In dit tabblad kunt u het register aanpassen aan uw gebruik. U kunt kiezen tussen drie vooraf gedefinieerde instellingen om te bepalen welke velden en kolommen getoond moeten worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt zoveel mogelijk het schermbeeld en toont enkel de verplichte velden. Standaard: Toont de standaard velden en standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en geeft toegang tot meer functies. Na het kiezen van één van deze instellingen ziet u in de volgende tabbladen welke velden en welke functionaliteit toegankelijk zijn geworden. Tip! In de overige tabbladen kunt u de lay-out handmatig veranderen in plaats van de vooraf gedefinieerde instellingen te gebruiken. Kolommen Onder Kolom, kolom weergeven bepaalt u welke kolommen in het registratievenster moeten worden weergeven door deze in de respectieve afvinkhokjes te markeren. Enter-stop: De afvinkhokjes onder Enter-stop geven u de mogelijkheid te bepalen hoe de cursor zich moet verplaatsen wanneer u op [ENTER] toetst. Stel dit zo in zodat het gebruiksgemak voor u zo optimaal mogelijk is, om het werken met boekstukken te vergemakkelijken door vele toetsingaves te besparen. Functies In het tabblad Functie kunt u bepalen welke algemene richtlijnen moeten gelden voor het registreren van boekstukken. 26

36 INBOEKEN Automatisch Nieuw boekstuk bij evenwicht zorgt automatisch voor een nieuw boekstuknummer op de volgende regel nadat er balans was in het voorgaande boekstuk. U kunt gebruik maken van deze functie of u kunt [+] toetsen om een nieuw boekstuknummer aan te maken wanneer u het bedrag op de laatste boekstukregel heeft ingegeven. Omschrijving kopiëren naar tegenrekening zorgt ervoor dat de omschrijvingen van het boekstuk automatisch worden overgenomen op de postenregel van de tegenrekening. Omschrijving kopiëren van eerste regel: Vink hier af om dezelfde tekst te bekomen op alle boekstukregels. De functie zorgt ervoor dat de tekst van de eerste boekstukregel overgenomen wordt op alle boekstukregels. Indien u kiest u voor Datum bepaalt periode, zal automatisch de juiste periode geregistreerd worden wanneer u de datum intikt. Datum - Periodecontrole zal u een waarschuwing geven indien de boekstukdatum afwijkt van de aangegeven periode. Controle Valutaregister geeft een waarschuwing indien de huidige datum buiten de periode valt van de respectieve valuta. Controle betalingskenmerk: Controleert of het ingetikte betalingskenmerk bij het inboeken een beveiligd nummer heeft dat gegenereerd wordt als Modulus 10 of Modulus 11. Bedragen exclusief Btw invoeren (grondslag netto, zonder Btw): Maakt het mogelijk om nettobedragen op rekeningen die met een Btw-code zijn ingesteld, te registeren. De belasting wordt berekend en komt op een aparte regel bij het inboeken. Dagboeken Boekstukoverzicht weergeven: Toont het overzicht in het onderste gedeelte van het inboekvenster. Sorteer op invoervolgorde: Laatst geregistreerde boekstuk wordt automatisch bovenaan de dagboeken weergegeven. Sorteren op: Kies of het boekstukoverzicht gesorteerd wordt op registratienummer of dagboek. 27

37 ADMINISTRATIE 28 Inhoud: Selecteer de vooraf gekozen inhoud voor de dagboeken. Kiest u voor Postenlijst, krijgt u de 50 laatste boekstukken te zien die geboekt zijn op een bepaalde rekening. Voor welke rekening er posten getoond worden is afhankelijk van het rekeningsnummer dat geselecteerd is in de rekeningkolom in het bovenste gedeelte bij het inboeken. De postenlijst toont boekstukken die zowel bij het inboeken als in het grootboek liggen. Functie Batchverwerking biedt de mogelijkheid om een complete 'batch' (verzameling boekstukken) ongeacht boekstuksoort en periode naar het grootboek over te boeken. Bij deze keuze zal het hoofdvenster voor Inboeken een eigen afrollijst voor het gebruik van batchverwerking krijgen. Boekstuksjabloon vereenvoudigt het inboeken van standaard boekstukken en periodisering van kosten. Werkbalk boekstuksjablonen activeert de knoppen voor registratie van individuele boekstukken. U kunt ook uw meest gebruikte boekstuksjablonen toevoegen, naast de standaard sjablonen die in het systeem zitten. Bijlage geeft u de mogelijkheid om een document aan een boekstuk te koppelen. Banksaldo tonen: Voegt een regel toe in het inboeken-venster die de saldo voor de rekeningen voor Bank/Postbank/Kas toont. De getoonde rekeningen zijn diegene die geselecteerd zijn met Bank/Postbank/Kas in het rekeningschema. Activeer de sneltoetsen voor dagboek: Wanneer u de selectie hier wegneemt, is het niet mogelijk om het dagboek te veranderen aan de hand van de sneltoetsen [ / ] of [ * ] wanneer u op de tweede regel van het boekstuk bent aanbeland. Laat verandering van periode toe: Wanneer u de selectie hier wegneemt, is het niet mogelijk om de periode te veranderen bij het inboeken. Automatische omschrijving: Wanneer u de selectie hier wegneemt, wordt er geen omschrijving automatisch ingevuld. Klik op de knop Toon boekingen van alle gebruikers indien u toegang wilt hebben tot de boekstukken die geregistreerd zijn door anderen. Deze boekstukken zullen dan naar u worden overgebracht. In principe hebben niet alle gebruikers het recht alle boekstukken te bekijken, maar u kunt anders bepalen indien u de rechten als systeembeheerder/supergebruiker heeft. Standaard Boekingsdatum: Kies of de systeemdatum of de laatst gebruikte datum voorgesteld moet worden als boekingsdatum bij het aanmaken van een nieuw boekstuk. Standaard dagboek: Selecteer welk dagboek voorgesteld moet worden telkens wanneer u het inboeken opent. Standaard focus: Kies waar de cursor geplaatst moet worden bij het aanmaken van een nieuw boekstuk. Naam Omschrijving: Hier kunt u een naam en/of omschrijving van de actieve gebruiker lay-out opgeven. De naam wordt getoond in de afrollijst links van de knop Gebruikersinstellingen in de werkbalk bovenaan bij Inboeken. Sneltoetsen Toont de sneltoetsen waarvan u gebruik kunt maken bij het inboeken. Deze vindt u ook onderstaand.

38 INBOEKEN Kolommen bij Inboeken Kolom S Rekening Tegenrekening Omschrijving Debiteuren- /Crediteurennummer Factuurnr. Betalingskenmerk Btw Project Afdeling Valutacode Wisselkoers Valutabedrag Debet Credit Beschrijving Geeft het regelnummer aan. Ieder boekstuk bestaat uit minstens twee transactieregels. De nummering begint voor ieder boekstuk met nummer 1. Grootboekrekening voor de basistransactie. Het bedrag dat op deze regel wordt ingegeven wordt geboekt op de hier aangegeven grootboekrekening. Het bedrag van in de kolom Debet of Credit wordt tegengeboekt op deze grootboekrekening, eventueel verminderd met de Btw op Grootboekrekening. Om de waarde van de gegevens in de financiële administratie te verhogen, kunt u deze kolom gebruiken om een beschrijving van de transactie in te voeren. Zo niet, dan zal de naam van de grootboekrekening in de kolom worden vermeld. Klanten en leveranciers hebben hun eigen Debiteuren- of crediteurennummer dat respectievelijk overeenkomt met het relatie- en leveranciernummer in het Relatieregister. Transacties in de debiteuren- en crediteurenadministratie worden gekoppeld aan de Factuur waarop de transactie betrekking heeft. De waarden in deze kolom kunnen niet rechtstreeks veranderd worden. Het nummer voor dergelijke transacties wordt in een eigen venster aangegeven. Transacties in de debiteuren- en crediteurenadministratie worden gekoppeld aan het Betalingskenmerk waarop de transactie betrekking heeft. De waarden in deze kolom kunnen niet rechtstreeks veranderd worden. Het nummer voor dergelijke transacties wordt in een eigen venster aangegeven. Meerdere rekeningen zijn aan een bepaalde BTW-code gekoppeld. De code wordt in deze kolom weergegeven en kan eventueel gewijzigd worden. Indien een rekening gekoppeld is aan een Project, wordt dit in deze kolom weergegeven. Het is ook mogelijk om een Project handmatig te selecteren in de afrollijst. Indien een rekening gekoppeld is aan een Afdeling, wordt dit in deze kolom weergegeven. Het is ook mogelijk om een Afdeling handmatig te selecteren in de afrollijst. Boekstukken kunnen in buitenlandse valuta geboekt worden. De valutacode wordt in dit veld aangegeven. De waarde van het boekstuk wordt in de administratie geboekt in de valuta van uw klant. Let er op dat het Valutaregister bijgewerkt moet zijn. Geeft het bedrag aan dat als Debet geboekt wordt. Geeft het bedrag aan dat als Credit geboekt wordt. 29

39 ADMINISTRATIE In de Gebruikersinstellingen bij Inboeken kunt u de kolommen selecteren die u graag wilt zien in Inboeken. U kunt tot vijf verschillende sets met gebruikersinstellingen definiëren die indien gewenst verschillende kolommen kunnen weergeven. De gebruikersinstellingen zijn gekoppeld aan de opmaak voor de gebruiker die gekozen wordt in de afrollijst links van de knop voor Gebruikersinstellingen. Let op! Bepaalde kolommen kunnen niet verwijderd worden.. 30

40 INBOEKEN Sneltoetsen bij inboeken Sommige sneltoetsen hebben meerdere functies, afhankelijk van de plaats in het registratievenster waar de cursor zich bevindt. Enkele van de sneltoetsen kunnen gebruikt worden in de andere modules. Tip! U vindt op het tabblad Sneltoetsen in de gebruikersinstellingen bij Inboeken een overzicht over de actuele sneltoetsen. Sneltoets + / of * - * D CTRL + INSERT CTRL+L CTRL+B CTRL+A CTRL+K CTRL+R CTRL+I CTRL+P CTRL+H CTRL+Q F1 F3 F4 F5 F8 F9 Omschrijving Nieuw boekstuk- Begint met een nieuw boekstuknummer indien het vorige boekstuk in evenwicht is. Sluit het venster met factuurgegevens nadat het factuurnummer is ingevoerd. Het verschil tussen de bedragen op de laatste regel van het boekstuk tegenboeken. (Dit kan uitsluitend indien de cursor op de laatste regel in de kolom 'rekening' staat). Wijzigt Dagboek. Opent het rekeningschema indien de cursor in de kolom 'rekening' staat. Kopieert de omschrijving van de voorgaande transactie wanneer de cursor in de kolom 'omschrijving' staat. (Geldt voor de *-toets op uw numeriek toetsenbord). Voegt de datum van vandaag in (systeemdatum). Geldt voor datumvelden. Boekstukregel invoegen. Geeft Boekstukoverzicht weer. Opent Instellingen dagboeken. Opent Btw-code register. Opent Rekeningschema. Opent Valutaregister. Opent Gebruikersinstellingen. Ga naar Rapportmodule. Naar grootboek verwerken. Venster sluiten. Opent Helpbestand. Ga naar dagboek. Excl. Btw in boekstuk, Btw bedrag aftrekken. Incl. Btw in boekstuk, Btw optellen bij bedrag. Ga naar Netto/bruto. Maakt boekingsdatum bepalend voor het veld. 31

41 ADMINISTRATIE F11 F ESC Space (spatie) Verplaatst de cursor naar het veld voor de keuze van periode. Opent de Rekenmachine wanneer u in het veld Debet of Credit staat. Opent een overzicht van klanten voor het boeken van een tegoed. Opent een overzicht van leveranciers voor het boeken van een leveranciersschuld. Sluit het overzicht van het rekeningschema indien deze geopend is. Opent de afrollijst, indien toegankelijk (bv. in afdeling, project). Dagboeken De module Administratie is als standaard opgezet met 12 verschillende dagboeken. Alle boekstukken die in het Grootboek ingeboekt worden, moeten met één van deze vooraf ingestelde dagboeken geboekt worden of met een dagboek dat u zelf heeft aangemaakt. Het gebruik van de verschillende dagboeken biedt u een meer effectieve registratie en opslag van boekstukken. Om de dagboeken eenvoudiger van elkaar te kunnen onderscheiden in het grootboek, wordt er gebruik gemaakt van voorloopcodes voor de verschillende dagboeken (bijvoorbeeld VF voor Verkoopfactuur, IF voor Inkoopfactuur). U kunt dagboeken aanmaken en aanpassen in de Administratieve instellingen in het tabblad Administratieve instellingen, onder de knop Instellingen dagboeken. U kunt dagboeken die standaard ingesteld zijn zelf bijwerken, maar u kunt enkel de dagboeken die u zelf heeft aangemaakt, verwijderen. U belandt rechtstreeks bij de Instellingen dagboeken door te klikken op de pijlknop rechts van de knop Rekeningschema in de werkbalk bovenaan in het venster Inboeken waar u kiest voor Instellingen dagboeken. 32

42 INBOEKEN Hoe boekstukken inboeken? De module Inboeken bevat meerdere geautomatiseerde processen, waaronder de Btw-verwerking en de registratie van betalingen. Hieronder is de meest eenvoudige manier van inboeken beschreven. In het bovenste deel van het venster ziet u de regels van het boekstuk dat u nu inboekt. In het onderste deel van het venster ziet u een overzicht van eerder aangemaakte boekstukken. Als u Boekstukoverzicht verbergen kiest in de afrollijst boven in de werkbalk zal het onderste deel niet getoond worden. Tip! Voor een efficiëntere wijze van het boeken van boekstukken kunt u gebruik maken van de verschillende sneltoetsen. Zo boekt u een boekstuk in 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. 2. Klik op Nieuw. U kunt ook [Ctrl] en [N] intoetsen op het toetsenbord. 3. Kies Dagboek, Boekingsdatum en Periode. U kunt op dit moment het dagboek nog wijzigen door [/] en [*] te toetsen op het toetsenbord. 4. Voer het rekeningnummer in voor het boekstuk in de kolom Rekening. U kunt eventueel het rekeningnummer uit het Rekeningschema opvragen dat geopend kan worden door middel van de min-toets [-] op het numerieke toetsenbord. 5. Voer eventueel het rekeningnummer van de Tegenrekening in. Tegenrekening! Het gebruik van tegenrekeningen versnelt het inboeken. De tegenrekening is de rekening waartegen de boekstukregel geboekt wordt. Deze rekening zal automatisch met het bedrag worden tegengeboekt dat op de eerste rekening werd geboekt. Indien u iedere boekstukregel handmatig wilt invoeren, kunt u deze kolom verbergen met behulp van de Gebruikerinstellingen bij het inboeken. 6. Toets [ENTER]. De cursor verplaatst zich nu naar de kolom Debet of Credit afhankelijk van de standaardinstelling van de rekening. Deze instellingen worden aangegeven in het Rekeningschema. 7. Toets het bedrag in en druk op [ENTER]. Indien u een Tegenrekening heeft aangegeven, zal er een nieuwe boekstukregel met hetzelfde bedrag worden aangemaakt. Indien er bij één van de rekeningen een Btw-code was aangegeven, zal het Btw-bedrag eveneens worden geboekt op de desbetreffende Btw-rekening en tegenrekening. 8. Klik op Artikelregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk. 9. Klik Nieuw of druk op [+] indien u een nieuw boekstuk wenst te boeken. 10. Herhaal deze procedure totdat alle boekstukken zijn ingeboekt. 11. Klik op Verwerken naar grootboek om de boekstukken naar het grootboek over te boeken of u kunt ze opgeslagen laten liggen in de module Inboeken voor een latere overboeking. Het boekstuk is nu geregistreerd. 33

43 ADMINISTRATIE Hoe naar grootboek overboeken? Zo boekt u een boekstuk over naar grootboek 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Inboeken. 2. Klik op Verwerken naar Grootboek. Een alternatief voor het overboeken van boekstukken is via Beeld - Administratie - Verwerken naar grootboek. 3. Maak een selectie voor het verwerken naar grootboek. U kunt kiezen om een dagboek, periode of alle dagboeken over te boeken. (Een combinatie is ook mogelijk zoals bijv. een boekstuk met dagboek Verkoopfactuur van Periode 3). Tip! Heeft u afgevinkt voor Batchverwerking in de gebruikersinstellingen bij het inboeken, dan kunt u een 'batch' (verzameling boekstukken) kiezen in het keuzevenster. 4. Zorg dat het vakje naast Afdrukvoorbeeld transactiejournaal niet aangevinkt is, wanneer u deze niet wilt weergeven vooraleer het verwerken naar grootboek. 5. Klik op Volgende. 6. Controleer of de inhoud in het afdrukvoorbeeld van het transactiejournaal correct is (wanneer u bij stap 4 heeft aangegeven het voorbeeld te willen zien) 7. Klik op Voorbeeld sluiten om het venster te sluiten. 8. Klik op Vorige wanneer er een fout in het voorbeeld van het transactiejournaal staat. U kunt terug gaan en een nieuwe selectie maken en hierna opnieuw een afdrukvoorbeeld van het transactiejournaal bekijken. 9. Wanneer het voorbeeld correct is, selecteert u het gewenste Afdrukmedium voor de originele afdruk van het transactiejournaal. Selecteert u een printer, dan moet u de afdruk goedkeuren. 10. Klik op Voltooien. Vergeet niet de afdruk goed te keuren indien u voor printer heeft gekozen. Wanneer u op Nee klikt, zal het transactiejournaal opnieuw afgedrukt worden. U kunt geen veranderingen meer aanbrengen in het transactiejournaal, alleen een nieuwe versie van het rapport afdrukken. De boekstukken worden verwerkt naar het hoofdboek. 34

44 INBOEKEN Debiteuren- en crediteurentransacties inboeken U kunt debiteuren-/crediteurentransacties direct boeken in Inboeken. In de Debiteuren- /Crediteurenmodule vindt u functies voor betalingsopvolging, rentefacturering, incasso en meer. Als u een programmaversie met een Order/Factuur- en Inkoopmodule heeft, gebeuren boekingen gebruikelijk bij het overboeken van facturen en betalingen in deze modules. Voor gebruikers van de factoring functie, worden boekingen in het debiteuren en crediteurenoverzicht gemaakt. In het standaard rekeningschema dat bij het programma bijgeleverd wordt, zijn de rekeningen 1300 Debiteuren en 1600 Crediteuren aangemaakt met een koppeling naar de Debiteuren- en Crediteurenadministratie. Alle klanten en leveranciers worden aan deze rekeningen gekoppeld en worden gebruikt om openstaande betalingen tussen u en de relaties te registreren. Bij het boeken van boekstukken op rekening 1300 en 1600 zult u daarom gevraagd worden om de boekingen te koppelen aan een Relatie. Zo registreert u inkoop- of verkoopfacturen bij inboeken 1. Klik op Nieuw om een boekstuk aan te maken. 2. Kies voor dagboek VF - Verkoopfactuur (bij een klant) of IF - Inkoopfactuur (bij een leverancier) afhankelijk van welk dagboek u boekt. 3. Voer 1300 of 1600 in de kolom Rekening. Dit opent een overzicht over alle relaties die als klant (1300) of als leverancier (1600) geregistreerd zijn in de relatiekaart. 4. Markeer de Debiteur of Crediteur waarop de transactie betrekking heeft. Klik op Nieuw om een relatie aan te maken indien de relatie nog niet in het relatiebestand staat. In het registratievenster kunt u ook Naam, Bedrijfsreg. nr. en Btw nr. invoeren. Wanneer u meer informatie over een relatie wilt invoeren moet u dit in het relatieregister doen. 5. Voer het factuurnummer en/of eventueel het Betalingskenmerk in. De overige velden worden ingevuld met de voorwaarden die van toepassing zijn op deze klant. Als factuurdatum wordt dezelfde datum gebruikt als die voor het boekstuk, maar deze kan eventueel veranderd worden. 6. Toets plus [+] op het numerieke toetsenbord om dit venster te sluiten. 7. Voer eventueel de Tegenrekening in en toets [ENTER]. Het gebruik van tegenrekeningen kan het inboeken van boekstukken versnellen. De tegenrekening is het rekeningnummer waarop de boekstukregel moet worden tegengeboekt. Wanneer u bijvoorbeeld een verkoop op rekening 1300 Debiteuren wilt boeken, zou de keuze van rekening 8000 Verkopen, BTW 19% een logische keuze kunnen zijn. 8. Klik op Boekstukregel invoegen om een regel toe te voegen in het boekstuk. 35

45 ADMINISTRATIE 9. Voer het factuurbedrag in in de kolom Debet en toets [ENTER]. Dit bedrag wordt nu verdeeld over de aangegeven Btw-rekening en Tegenrekening die u onder punt 7 heeft ingegeven. Het boekstuk kan nu naar het Grootboek worden overgeboekt. De module Debiteuren/Crediteuren zal ook worden bijgewerkt. Inboeken van factuurgegevens Hetzelfde venster wordt gebruikt voor het vastleggen van details betreffende Inkoopfactuur en Verkoopfactuur. Vul de velden in die relevant zijn voor het registreren van betalingstransacties. Deze informatie zal het verwerken van betalingen later vereenvoudigen. Het factuurnummer en/of Betalingskenmerk helpen u beide om de factuur terug te kunnen te vinden bij latere betalingsopvolging. Als factuurdatum wordt dezelfde datum gebruikt als die voor het boekstuk. Indien u in dit venster de datum verandert, wordt de datum van het boekstuk bijgewerkt. De vervaldatum wordt bepaald aan de hand van de betalingsvoorwaarden die voor de Klant/Leverancier aangegeven zijn. De standaard betalingsvoorwaarden die voor iedere klant worden aangegeven. U kunt echter de voorwaarden in dit venster wijzigen. Dit zal dan invloed hebben op het veld erboven en eventuele handmatige veranderingen aan de Vervaldatum worden overschreven door de inhoud van dit veld. Op dezelfde manier kunt u aangeven of eventueel een Herinnering wilt sturen door de markering in dit hokje aan te brengen dan wel te verwijderen. Bij registratie van Inkoopfactuur: De Bankrekening van de leverancier wordt uit het relatieregister opgehaald. Indien het niet eerder geregistreerd is in het register, kunt u het nummer direct in dit venster invullen. Dit zal het register niet bijwerken, maar dat kunt u bijwerken in het tabblad Overige info van het relatieregister. Inboeken van betalingen 36 Om de betaling van een Inkoop- of Verkoopfactuur te kunnen registreren, dient de oorspronkelijke factuur in het Grootboek te zijn geboekt. De betaling kan dan geboekt worden zoals hieronder beschreven of via de Debiteuren-/Crediteurenmodule. Voor gebruikers van een programma versie met de modules Order/Factuur en Inkoop, worden boekingen normaal gesproken gemaakt bij de overdracht van facturen en betalingen vanuit deze modules. U kunt hier dan ook deze modules gebruiken voor het inboeken van betalingen. Voor

46 INBOEKEN gebruikers die met factoring werken, moet de boeking gemaakt worden vanuit de Debiteuren en Crediteuren administratie. Zo boekt u een betaling in 1. Klik op Nieuw om een nieuw boekstuk aan te maken. 2. Kies dagboek Bank, Postbank of Kas. Dit zijn alle zogeheten Betalingsdagboeken die aangeven dat u een betaling wilt gaan boeken. U kunt het dagboek veranderen met de [/]-toets zodat het boekstuknummer in de kolom geheel links begint met IF of VF. 3. Typ 1300 (debiteuren) of 1600 (crediteuren) in de kolom Rekening. Dit opent een overzicht over alle relaties die als klant (1300) of als leverancier (1600) geregistreerd zijn in de relatiekaart. 4. Selecteer de Debiteur of Crediteur waarop de transactie van toepassing is en toets [ENTER]. U kunt eventueel het relatienummer direct in het veld voor rekeningnummer intikken. In dit geval hoeft u hier geen keuze te maken. In beide gevallen wordt er een overzicht geopend van alle Facturen die op deze relatie geboekt zijn. 5. Selecteer de factuur waarvan u de betaling wilt registreren. U kunt ook het factuurnummer direct in het veld voor het rekeningnummer intikken. 6. Vul de Tegenrekening in en toets [ENTER]. De Tegenrekening is de rekening waarop de betaling geboekt moet worden en moet overeenkomen met het gekozen dagboek. Bij het boeken van boekstukken met het dagboek Bank zal tegenrekening Bank - een natuurlijke keuze zijn. Het boekstuk kan nu naar het Grootboek worden overgeboekt. De openstaande boeking in de Debiteuren en Crediteuren administratie zal met de betaling worden bijgewerkt en als 'Gesloten' worden geregistreerd indien de betaling identiek is aan het tegoed op de factuur. Boeken van boekstukken met eigen gedefinieerde kostenplaatsen Indien u Mamut Enterprise E5 of een additioneel product voor extra kostenplaatsen heeft, dan kunt u bij het boeken van boekstukken eigen aangepaste kostenplaatsen gebruiken bij het inboeken bovenop de standaardkostenplaatsen Afdeling en Project. Zo gaat u aan de slag met eigen gedefinieerde kostenplaatsen Definieer eerst uw eigen kostenplaatsen via de knop Kostenplaats, die u vindt door te gaan naar Beeld - Instellingen - Administratie - Module-instellingen. Activeer vervolgens de kolom voor Kostenplaatsgroep in de gebruikersinstellingen bij inboeken zodat de kolom getoond wordt in het inboekenvenster. 37

47 ADMINISTRATIE Boek boekstukken op de gebruikelijke manier, maar kies bovendien voor eigen gedefinieerde kostenplaatsen op de betreffende boekstukregels. Tip! Extra kostenplaatsen zijn enkel beschikbaar bij het registreren van boekstukken bij inboeken. Boekstukken, die via andere modules ingevoerd worden, zullen niet automatisch geboekt kunnen worden als kosten op deze extra kostenplaatsen. U kunt echter de kostenplaatsen op de boekstukken later wijzigen. Dit doet u via Debiteuren-/Crediteurenadministratie en Grootboek door het betreffende boekstuk te selecteren en op Bewerken te klikken. Tip! Bij de debiteuren-/crediteurenrapporten en de administratieve rapporten waar u een uitgebreide selectie kunt zetten, kunt u een filter instellen voor uw eigen gedefinieerde kostenplaatsen. Corrigeren, terugzetten en wissen van boekstukken Via het menu Beeld - Administratie - Inboeken kunt u boekstukken bewerken, terugzetten en in sommige gevallen wissen. De mogelijkheden om boekstukken te bewerken nadat deze naar het grootboek zijn overgeboekt, zijn beperkt. Het wordt daarom aangeraden om de boekstukken op eventuele fouten te controleren en eventuele fouten te verbeteren alvorens ze over te boeken. Ontdekt u een fout in een boekstuk dat reeds overgeboekt is naar het grootboek, moet u een correctieboekstuk boeken dat gelijk is aan het origineel, maar met tegengestelde waarde. Er is een functie in het grootboek voor het herzien van boekstukken in het grootboek indien de periode waarin het boekstuk geboekt is, niet gesloten is. U kunt geen boekstukken boeken in gesloten boekperiodes. 38

48 INBOEKEN Zo wist u een boekstuk dat niet overgeboekt is naar het grootboek Let op! Wanneer u een boekstuk wist, krijgt het volgend aangemaakt boekstuk het boekstuknummer van het gewist boekstuk zodat er geen breuk in de nummerreeks ontstaat. Wenst u meerdere boekstukken te wissen, dient u deze in volgorde te wissen. Namelijk de meest recente wist u eerst en de oudste als laatste. Dit om ervoor te zorgen dat de nummerreeks juist bijgewerkt wordt. 1. Zoek het boekstuk dat u wilt wissen/corrigeren. 2. Klik op de knop Wissen in de werkbalk om een boekstuk of boekstukregel te wissen. 3. Een dialoogvenster wordt geopend, waarin u kunt aangeven of u een Boekstukregel of een Boekstuk wilt wissen. Indien het boekstuk niet in balans is nadat u een regel heeft gewist, moet u een nieuwe boekstukregel aanmaken voordat u verder kunt gaan. Het oorspronkelijke en nieuwe boekstuk zijn nu samen nul. Zo boekt u een correctieboekstuk voor een boekstuk dat overgeboekt is naar het grootboek 1. Maak een nieuw boekstuk aan (bijv. een verkoop creditnota), kies de Boekingsdatum en Periode. 2. Kies Boekstukoverzicht weergeven in de afrollijst. 3. Kies Grootboek in de afrollijst rechtsonder. 4. Zoek het boekstuk dat u wilt herzien. Vul bijv. het actueel boekstuknummer en dagboek in en het boekstuk zal zichtbaar zijn in het onderste veld. 5. Selecteer het boekstuk en klik op Ga naar en klik daarna op Sluiten. Het boekstuk wordt nu weergegeven onderaan in het hoofdvenster. 6. Klik op Wissen in de werkbalk boven het boekstukoverzicht. Nu krijgt u de vraag of u het boekstuk teruggeboekt moet worden. Antwoord hierop Ja. Het programma zal nu een nieuw tegengesteld boekstuk aanmaken. NB! Wilt u de terugboeking niet behouden, dan kunt u het boekstuk op de gebruikelijke manier verwijderen door op Wissen bovenin het venster te klikken. U kunt later hetzelfde boekstuk toch nog herzien. 7. Klik op Verwerken naar grootboek om het boekstuk in te boeken. Het oorspronkelijke en nieuwe boekstuk zijn nu samen nul. Zo voegt u een boekstukregel toe 1. Vind het boekstuk waaraan boekstukregels ontbreken. 2. Plaats de cursor op één van de boekstukregels. 3. Klik op Boekstukregel toevoegen. 4. Voer de ontbrekende boekstukregels in op normale wijze. De boekstukregel is toegevoegd. 39

49 ADMINISTRATIE Zo wijzigt u de datum/periode op een boekstuk 1. Vind het boekstuk dat in de verkeerde periode is geboekt. 2. Plaats de cursor op één van de boekstukregels. 3. Wijzig de periode in het periodeveld in de werkbalk. De periode is gewijzigd en u kunt boeken naar het grootboek in de nieuwe periode. Datum: Hetzelfde geldt wanneer u de datum wilt wijzigen. De datum/periode van alle boekstukregels van het boekstuk zullen met de juiste datum/periode worden aangepast. Boekstukken in het grootboek herzien U kunt boekstukken in het grootboek herzien indien de periode waarin het boekstuk geboekt is niet gesloten is. Indien het boekstuk niet herzien kan worden, kunt u handmatig een correctieboekstuk boeken in een open periode. Let op! Het is niet mogelijk om een automatisch gegenereerd openingsbalans boekstuk te herzien. Zo herziet u boekstukken in het grootboek voor een open periode 1. Kies Beeld - Administratie - Grootboek - Boekstukoverzicht. 2. Selecteer het boekstuk 3. Klik op de knop Wissen en kies de methode voor het uitvoeren van de correctie. Het herzien wist geen boekstukken in het grootboek. Een nieuw boekstuk, dat het oorspronkelijke boekstuk herziet, wordt aangemaakt (zie onderstaand). Grootboek: Een nieuw boekstuk met tegengestelde transacties wordt aangemaakt. Aan de omschrijving van het boekstuk wordt er een referentie naar het oorspronkelijk boekstuk toegevoegd. Het transactiejournaal wordt afgedrukt. of Inboeken: Een nieuw boekstuk met tegengestelde transacties wordt geopend bij inboeken. Aan de omschrijving van het boekstuk wordt er een referentie naar het oorspronkelijk boekstuk toegevoegd. Het boekstuk kan verder bewerkt worden voordat het op de gebruikelijke wijze overgeboekt wordt naar het grootboek. Hoe een document aan een boekstuk koppelen? U kunt een document aan een boekstuk koppelen, bijvoorbeeld indien u de boekstukdocumentatie wilt scannen en later deze wilt openen vanuit het programma. Het document kan aan het boekstuk gekoppeld worden zowel vanuit het inboeken als vanuit het grootboek. Let op! Indien u de knop Bijlage niet ziet bij inboeken, dan heeft u voor deze functie niet aangevinkt bij de gebruikersinstellingen voor inboeken, in het tabblad Functie. Zo koppelt u een document aan een boekstuk bij inboeken 1. Boek op normale wijze een boekstuk in Inboeken. 2. Klik op Opslaan wanneer het boekstuk in balans is. 3. Klik op Bijlage. 40

50 INBOEKEN 4. Klik op Document koppelen. 5. Selecteer het juiste document op uw computer of een andere computer in het netwerk en klik op OK. 6. Klik op OK. Het document is nu gekoppeld aan het boekstuk. U kunt later het document rechtstreeks vanuit het boekstuk openen door te kiezen voor Bijlage. U kunt het document ook openen vanuit het grootboek door het boekstuk in het grootboek te selecteren en te klikken op Bijlage bovenaan in de werkbalk. U kunt ook een document aan een boekstuk koppelen vanuit het grootboek. Dit doet u door het boekstuk in het grootboek te selecteren, u klikt op Bijlage en vervolgens kiest u Document koppelen. U kunt niet meerdere documenten koppelen. Wilt u een ander document koppelen, klikt u op de knop Bijlage en vervolgens Document wissen om een reeds aan het boekstuk gekoppeld document te verwijderen. Gegevensgebied Documenten die aan een boekstuk gekoppeld worden, worden naar een gegevensgebied gekopieerd. Bijvoorbeeld naar, indien het programma lokaal op uw computer is geïnstalleerd en de bedrijfsdatabase waarin u het boekstuk geboekt heeft, bedrijfsdatabasenummer 001 heeft: C:\Documents and Settings\All Users\Public Mamut\Mamut\Data\Client\000\001\Documents\journals\2008. Tip! U kunt het gegevensgebied openen door te kiezen voor Bestand - Database hulpprogramma's - Ga naar de gegevensbestanden van het systeem. Over het scannen van documenten Facturen, boekstukken en declaraties kunnen gescand en opgeslagen worden. Daarna kunt u ze elektronisch bewerken. Indien u een scanner heeft, kunt u zelf documenten scannen en als bijlage opslaan bij bijvoorbeeld een boekstuk in het programma. U kunt hierover meer lezen in het hoofdstuk Inboeken. Sommige softwareleveranciers leveren programma's voor het scannen en het verder elektronisch behandelen van verschillende soorten documenten. Een deel van deze documenten kunnen in uw administratiesysteem ingevoerd worden. Vooral de facturen van uw leveranciers zijn hier speciaal geschikt voor. Als aanvulling op de software voor scannen worden ook vaak OCR softwareprogramma's gebruikt. OCR staat voor Optical Character Recognition, en zijn programma's die teksten "leest" en "interpreteert" in een elektronisch document. U als gebruiker kunt het programma "leren" hoe het teksten, die u vaak scant, dient te interpreteren. Let op! Het begrip OCR wordt vaak in verband gebracht met bestanden van banken die betalingsinformatie van uw klanten bevatten. We noemen deze functie OCR/bank in Mamut. Dit dient niet te worden verward met de functie waarmee u zelf documenten scant. 41

51 ADMINISTRATIE BOEKSTUKSJABLONEN Werkbalk voor boekstuksjablonen U kunt de werkbalk voor boekstuksjablonen activeren die u toegang geeft tot eigen knoppen in het inboekenvenster in plaats van of bovenop de afrollijst voor boekstuksjablonen. Deze knoppen fungeren als sneltoetsen naar de verschillende boekstuksjablonen. Het inboeken verloopt dan iets anders. De grote knoppen boven in het inboekenvenster maken het u gemakkelijk bij het registreren van de meest eenvoudige boekstukken. De knoppen starten kleine 'Wizards' die u helpen om alle gegevens in te voeren die nodig zijn voor een correcte registratie van boekstukken. De knoppen worden geactiveerd bij de Gebruikersinstellingen voor inboeken, bij de optie Werkbalk boekstuksjablonen. Naast de standaardsjablonen die bij het systeem geleverd zijn, kunt u ook uw eigen boekstuksjablonen aanmaken. De knoppen zijn vooral voor gebruikers die het invoeren van boekstukken makkelijker willen maken. Sommige ervaren gebruikers die sneltoetsen en rekeningen in de vingers hebben, geven er vermoedelijk de voorkeur aan om boekstukken regel voor regel te registreren. Let op! Wees erop bedacht dat u minder mogelijkheden heeft om de vooraf gekozen instellingen te overschrijven bij klanten en leveranciers wanneer u gebruik maakt van deze werkbalk. 42

52 BOEKSTUKSJABLONEN Instellingen voor de werkbalk voor boekstuksjablonen In de gebruikersinstellingen heeft u de mogelijkheid om de dagboeken, die gespecificeerd zijn voor inboeken met behulp van sneltoetsen, te overschrijven. Daarnaast kunt u eigen knoppen aanmaken die u in staat stellen boekstukken in te boeken met eigen ingestelde boekstuksjablonen. Zo wijzigt u het dagboek voor een boekstuksjabloon 1. Klik op rechts van Werkbalk boekstuksjabloon in de gebruikersinstellingen. 2. Klik vervolgens naast de sjabloon waarvoor u het dagboek wilt wijzigen. 3. Kies het dagboek in de afrollijst. 4. Klik op OK. Boekstukken die in deze sjabloon worden aangemaakt, worden nu met dit dagboek geboekt. Zo voegt u een eigen gedefinieerd boekstuksjabloon toe 1. Maak een keuze uit uw eigen gedefinieerde boekstuksjablonen uit de afrollijst onder in het venster. 2. Door op naast de afrollijst te klikken kunt u de instellingen van de boekstuksjabloon aanpassen. 3. Klik op OK. De werkbalk wordt nu bijgewerkt met de eigen gedefinieerde boekstuksjablonen. 43

53 ADMINISTRATIE Eigen boekstuksjablonen Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken Boekstuksjablonen kunnen aangemaakt en bewerkt worden met behulp van een wizard die u door alle noodzakelijke instellingen leidt. Voordat u aan de slag gaat met de wizard kan het verstandig zijn om schematisch aan te geven hoe de uiteindelijke boekstukken er uit moeten zien en een plan te maken voor welke invoerwaarden nodig zijn. Tip! Mamut Business Software levert standaard een aantal verschillende boekstuksjablonen bij die u als basis kunt gebruiken voor uw eigen sjablonen. In plaats van geheel nieuwe boekstuksjablonen aan te maken, kunt u bestaande boekstuksjabloon kopiëren en deze met behulp van de wizard naar wens aanpassen. Zo maakt u een nieuw boekstuksjabloon aan 1. Kies Beeld - Administratie - Boekstuksjablonen. 2. Klik op Nieuw of selecteer een boekstuksjabloon en klik op Dupliceren. 3. Toets het Sorteringsnummer in. Dat bepaalt de volgorde die de boekstuksjablonen zullen krijgen in de afrollijst tijdens het Inboeken. Door het nummer aan te passen, kunt u de meest gebruikte boekstuksjablonen boven aan de lijst plaatsen waardoor deze gemakkelijker toegankelijk zijn. Lees meer over inboeken in de afzonderlijke paragraaf. 4. Vul de gewenste Naam in. 5. Selecteer een Standaard Dagboek voor het boekstuk Geef een Omschrijving. 7. Kies tot welke Groep het boekstuksjabloon zal horen. Het groepsveld wordt gebruikt bij de sortering van boekstuksjablonen. 8. Vink eventueel Sjabloon te gebruiken voor een periodeproject aan. 9. Verwijder het vinkje voor Moet in inboekmodule weergegeven worden indien u dit niet wenst. 10. Klik op Volgende.

54 BOEKSTUKSJABLONEN Het boekstuksjabloon is nu aangemaakt en kan verder bewerkt worden in de volgende stap van de wizard (hier onderstaand). Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Periodisering van kosten/inkomsten Periodisering van kosten/inkomsten In sommige gevallen kan het gepast zijn om een kostenpost op een factuur over meerdere maanden te spreiden (boekingsperioden) ook al moet de factuur in zijn geheel betaald worden. Dat kan bijvoorbeeld een huursom zijn die ieder kwartaal betaald wordt. De functionaliteit voor periodisering van een boekstuksjabloon is uitsluitend toegankelijk indien er tijdens de eerste stap van de wizard om een boekstuksjabloon aan te maken of te bewerken aangevinkt is bij Sjabloon te gebruiken voor een periodetraject (zie bovenstaand). Klik op Nieuw voor elke periodisering die u wilt aanmaken. Voor een dergelijke periodisering wordt met 'Opbouw van boekstukregels' een eigen boekstuk gedefinieerd, dat gedurende een periode een bepaald aantal malen wordt herhaald. U kunt ook het tijdstip na de huidige periode aangeven waarop de herhaling moet aanvangen. Voorbeeld van een periodisering: Omschrijving Oorspronkelijk boekstuk Periodisering Begin periode Actieve periode Actieve periode Aantal herhalingen

55 ADMINISTRATIE Genereert de volgende 4 boekstukken: Boekstuknr. 1 2 Periode Periodisering (omschrijving) 1 Oorspronkelijk boekstuk 1 1ste periodisering 3 2 2de periodisering 4 3 3de periodisering Met andere woorden: het boekstuksjabloon maakt evenveel boekstukken aan als de som van Aantal herhalingen van alle regels in dit venster. Klik op Volgende om de vereiste invoerwaarden voor gebruik van de boekstuksjabloon aan te geven. Zie onderstaande paragraaf "Definitie van Invoerwaarden". Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Definitie van Invoerwaarden Definitie van Invoerwaarden Bij gebruik van een boekstuksjabloon zult u als regel gevraagd worden om de waarden aan te geven die in het boekstuk opgenomen moeten worden. Het is eveneens mogelijk om boekstuksjablonen aan te maken zonder dergelijke invoerwaarden, maar met vooraf bepaalde, vaste waarden voor alle boekstukregels. Klik op Nieuw voor elke invoerwaarde die u in de sjabloon wilt opnemen. Voor iedere waarde moet u aangeven: 46 Type: U kunt een keuze maken uit 10 soorten waarden: Bedrag, Rekening, Klant, Leverancier, Factuurnummer, Betalingskenmerk, Project, Afdeling, Omschrijving en Datum. Deze keuze bepaalt in welk formaat de gekozen waarden ingevuld worden. Omschrijving: Deze omschrijving zal in het naamveld staan in het invoervenster. Heeft u bijvoorbeeld meerdere velden van het soort Rekening, kan het verstandig zijn een beschrijvende naam te kiezen waaruit blijkt voor welke rekening het boekstuk gebruikt wordt (bijvoorbeeld 'Balansrekening' of 'Kostenrekening'.) Standaardwaarden: Wordt bij gebruik van dagboek automatisch in het veld ingevuld. Let erop dat u deze standaardwaarden in het invoervenster kunt wijzigen door het hokje 'Standaard' af te vinken (zie de bovenstaande paragraaf "Inboeken met boekstuksjablonen"). Invoerwaarde verbergen: Indien u wilt dat de standaardwaarden gebruikt worden telkens wanneer de boekstuksjabloon gebruikt wordt, kunt u het veld in het invoervenster verbergen. De voorwaarde hiervoor is vanzelfsprekend dat u een standaardwaarde heeft aangegeven, zo niet, dan zal de boekstuksjabloon niet naar behoren fungeren.

56 BOEKSTUKSJABLONEN Al naar gelang u meerdere invoerwaarden invoert, kunt u een Afdrukvoorbeeld van het venster bekijken. Klik op Volgende om aan te geven waar de waarden op de boekstukregels ingevuld moeten worden (zie onderstaand). Boekstuksjablonen aanmaken/bewerken - Boekstukregels aanmaken Boekstukregels aanmaken De laatste stap van de wizard voor boekstuksjablonen is het definiëren van de boekstukken zelf. U kunt u de invoerwaarde, die u in de sjabloon in het voorgaande venster heeft gedefinieerd, op iedere boekstukregel plaatsen. U kunt ook voor iedere boekstukregel een vaste waarde aangeven wanneer u geen gebruik wilt maken van het invoervenster. Bij geperiodiseerde boekstuksjablonen is het noodzakelijk een apart boekstuk te definiëren voor iedere periodieke transactie. Uit de afrollijst rechtsboven kunt u een keuze maken uit de periodiseringen en boekstukregels aanmaken voor ieder van deze. Indien het u niet geheel duidelijk is welke invoerwaarden u moet gebruiken voor het boekstuk, kunt u eerst een boekstukregel aanmaken, vervolgens op Terug klikken om invoerwaarden al werkend tijdens de invoer in te geven. Zo maakt u boekstukregels aan 1. Klik op Nieuw om een nieuwe boekstukregel aan te maken. 2. Geef de waarden aan voor iedere kolom van de boekstukregel in het regel-venster. 3. Herhaal de bewerking tot u alle boekstukregels die in het boekstuk moeten worden opgenomen, heeft aangemaakt. 4. Bij geperiodiseerde boekstuksjablonen wordt verwacht dat u meerdere boekstukken aanmaakt. U selecteert de verschillende periodiseringen uit de afrollijst rechtsboven in het venster. Let erop dat alle boekstukken in balans zijn en dat alle bedragen zodanig verdeeld zijn dat transacties op tussenrekeningen zijn weggeboekt na een eventuele periodisering. 5. Klik op Voltooien om de sjabloon op te slaan. De sjabloon kan nu voor Inboeken gebruikt worden. 47

57 ADMINISTRATIE Veldbeschrijving Ieder veld in een boekstukregel kan een vaste waarde bevatten die gelijk is telkens wanneer het boekstuksjabloon wordt gebruikt, of een variabele waarde die uit het invoervenster opgehaald wordt. De variabele waarden worden in het veld ingelezen doordat u tussen haakjes een waardeomschrijving aangeeft, namelijk: <Waardeomschrijving>. Rekening wordt met behulp van een afrollijst uit het rekeningschema ingelezen. Wanneer u een rekening snel wilt vinden, kunt u de afrollijst openen en de eerste cijfers van het rekeningnummer intikken. Rekeningen die uit het invoervenster opgehaald worden, liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort Rekening kunnen hier geselecteerd worden. In het veld Omschrijving zal altijd een naam voorgesteld worden voor de rekening die hierboven gekozen werd. Dit veld kunt u eventueel overschrijven met een vaste waarde. Onthoudt u ook dat het veld 'Omschrijving' altijd overschreven kan worden wanneer het boekstuk tijdens het registreren wordt aangemaakt. Als BTW wordt als standaard de instelling van de hierboven gekozen grootboekrekening voorgesteld. Indien deze altijd vervangen moet worden als het boekstuksjabloon gebruikt wordt, kunt u een andere BTW-code selecteren uit de afrollijst. Deb.nr/Cred.nr. kan uitsluitend gebruikt worden voor rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren). Alle Invoerwaarden van het type 'Leverancier' kunnen gebruikt worden indien de gekozen rekening 1600 (Crediteuren) en 'Klant' als de rekening 1300 (Debiteuren) is. Factuurnr kan uitsluitend aangegeven worden bij rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren). Alle invoerwaarden van het soort Factuurnummer kunnen hier geselecteerd worden. Betalingskenmerk kan uitsluitend gebruikt worden voor rekeningen die een koppeling hebben met de debiteuren-/crediteuren-administratie (de standaard rekeningen zijn 1600 voor Crediteuren en 1300 voor Debiteuren). Alle invoerwaarden van het soort 'Betalingskenmerk' kunnen hier geselecteerd worden. Project wordt met behulp van een afrollijst van het projectenregister ingelezen. Projecten die uit het invoervenster opgehaald worden, liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort 'Project' kunnen hier geselecteerd worden. Afdeling wordt met behulp van een afrollijst van het standaardregister ingelezen. Afdelingen die uit het invoervenster opgehaald worden, liggen bovenaan in het overzicht. Alle invoerwaarden van het soort 'Afdeling' kunnen hier geselecteerd worden. Als Bedrag kunt u een bepaalde invoerwaarde rechtstreeks invullen, of in de vorm van een formule die samengesteld kan zijn uit één of meerdere invoerwaarden. Alle invoerwaarden van het soort 'Bedrag' kunnen hier geselecteerd worden. Indien u rechtstreeks gebruik maakt van een bepaalde invoerwaarde, kunt u bepalen of het bedrag debet of credit geplaatst moet worden en of het bedrag inclusief of exclusief BTW moet worden genoteerd. Wanneer u kiest voor Formule moet u een eigen venster openen waarin u de berekening kunt definiëren. Positieve of negatieve bedragen bepalen de plaats aan de debet- of creditzijde. Positieve bedragen worden debet geboekt en de negatieve bedragen credit. Lees meer overformules in boekstuksjablonen onderstaand. 48

58 BOEKSTUKSJABLONEN Formules in boekstuksjablonen Het bedrag op een boekstukregel kan een vaste invoerwaarde zijn, maar kan ook opgebouwd zijn met behulp van een formule. In een dergelijke formule kunt u uw eigen berekeningen opstellen gebaseerd op één of meerdere invoerwaarden. Het venster waarin een dergelijke formule opzet wordt met deze knop geopend nadat u 'Formule' heeft gekozen in de afrollijst voor het bedrag. 1. Selecteer uit de afrollijst de invoerwaarden die in berekening moeten worden opgenomen. U kunt hier elke invoerwaarde, in- of exclusief BTW gebruiken. 2. Klik Invoegen. De invoerwaarde wordt nu gecodeerd weergegeven in het formulevenster. Bijvoorbeeld: <b_factuurbedrag> (b' betekent in dit geval bruto en dat houdt in dat het gebruikte factuurbedrag inclusief BTW is.) 3. Voer de berekening in die op het bedrag moet worden uitgevoerd. U kunt gebruik maken de vier meest gebruikte rekenkundige bewerkingen, hele getallen of decimalen. Let op dat u een punt (.) moet gebruiken als decimaal scheidingsteken. 4. Zet een MIN-teken voor de gehele berekening indien u de tegengestelde waarde wilt gebruiken van de berekende waarde. De hoofdregel is dat een negatief resultaat van de formule aan de creditzijde geplaatst zal worden en een positief resultaat debet. Bijvoorbeeld: - <b_factuurbedrag> / 3 Dit is de formule voor de berekening voor het factuurbedrag (dat een invoerwaarde is), gedeeld door 3, exclusief BTW (netto). Tegelijkertijd wordt het plus- of min-teken veranderd, zodat de debet-/credittransactie wordt omgekeerd. Import en export van boekstuksjablonen Boekstuksjablonen zijn uitsluitend beschikbaar voor één specifieke bedrijfsdatabase. Wanneer u boekstuksjablonen heeft aangemaakt die u in andere bedrijfsdatabases wilt gebruiken, kunt u deze exporteren naar een bestand en deze als sjabloon in een andere bedrijfsdatabase importeren. Export van boekstuksjablonen 1. Open het menu Beeld, Administratie en klik op Boekstuksjablonen. 2. Klik op Export. 3. Breng de boekstuksjablonen die u wilt exporteren over naar het rechtervenster. 4. Klik op Export. 49

59 ADMINISTRATIE 5. Blader naar een map die later gemakkelijk terug te vinden is. (Bijvoorbeeld : C:\Mijn documenten). 6. Klik op OK. De boekstuksjablonen zijn nu geëxporteerd en kunnen in een andere bedrijfsdatabase worden geïmporteerd. Import van boekstuksjablonen 1. Open het menu Bestand en klik op Bedrijfsdatabase Openen. 2. Selecteer de bedrijfsdatabase waar u de boekstuksjablonen naar wilt importeren. 3. Open het menu Beeld, Administratie en klik op Boekstuksjablonen. 4. Klik op Import. 5. Blader naar de map waarin u de geëxporteerde boekstuksjablonen van de andere bedrijfsdatabase heeft opgeslagen. 6. Selecteer het bestand dat de export bevat en klik op OK. 7. Verplaats de boekstuksjablonen die u wilt importeren naar rechts in het venster. 8. Klik op Import. De boekstuksjablonen zijn nu geïmporteerd en kunnen voor boekstukregistratie in gebruik genomen worden. 50

60 VALUTA VALUTA In het valutaregister vindt u alle valuta-eenheden die u nodig heeft. U kunt zoveel aanmaken als u wilt. Het Valutaregister kan worden geopend door op Valutaregister te klikken in Inboeken, via het Standaardregister of via de menuoptie Beeld in het hoofdvenster kiest u Administratie en vervolgens Valuta. Het venster bevat een overzicht van de valuta-eenheden die in het systeem zijn opgenomen. De basisvaluta en de Euro (EUR) zijn gemarkeerd met een lichte achtergrondkleur, zodat deze gemakkelijke te herkennen zijn. De basisvaluta Euro kan niet gewist worden. Indien u de valutakoersen heeft veranderd in het valutaregister, kunt u de koersen in het artikelregister veranderen door op Artikelregister bijwerken te klikken. Valutarekening Indien u veel handel drijft met het buitenland kunt u vreemde valuta kopen wanneer de wisselkoers gunstig is en uw valuta op een valutarekening bij de bank zetten. Wanneer u een eigen grootboekrekening aanmaakt in het rekeningschema en deze definieert als Valutarekening, heeft u te allen tijde een goed overzicht over uw valutarekeningen. Met uitzondering van de debiteuren- en crediteurenrekeningen, kunnen uitsluitend balansrekeningen als valutarekeningen gebruikt worden. Zo maakt u een valutarekening aan 1. Klik op Nieuw in het rekeningschema. 2. Tik het nummer van de grootboekrekening in van de nieuwe rekening - bijvoorbeeld Klik op OK. 4. Geef de naam van de rekening in. 5. Controleer dat de Standaardfocus (Std.Focus), Btw-code en de plaatsing van de rekening in de verdichtingen correct is. 6. Klik op het tabblad Uitgebreid. 7. Kies de juiste valuta in de afrollijst Valuta. 8. Selecteer Bank, Postbank of Kas. Door aan geven of het een bank-, post- of kasrekening is, kunt u bij Dagboek eventuele voorwaarden aangeven voor het gebruik van dergelijke rekeningen. 51

61 ADMINISTRATIE 9. Klik op Opslaan. De rekening word nu gebruikt als een valutarekening. Wanneer u een valutarekening wilt afstemmen, dient u Afstemming dagafschriften voor de rekeningen in het rekeningschema aan te vinken. De functie voor afstemming van dagafschriften vindt u via Beeld - Administratie - Afstemming dagafschriften. U kunt een apart valutarapport van de rekeningen, die als valutarekeningen zijn aangemaakt, afdrukken vanuit de Rapportmodule. Inboeken van betaling in valuta Bij het registreren van een betaling van een valutafactuur in Inboeken zult u een eigen Valutavenster krijgen, waar u eventueel Bankkosten kan invullen of het totaalbedrag kan veranderen. In het veld Betaald wordt het betaalde bedrag in vreemde valuta ingegeven. In het veld Bankkosten kunt u transactiekosten bij de bank registreren. De rekening voor bankkosten zal worden belast voor valutatransacties, die u vindt onder in systeemrekeningen. Het Totaalbedrag verwijst naar de totale som die in/uit is gegaan van uw rekening naar de valuta van de cliënt. 52

62 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE DEBITEUREN- /CREDITEURENADMINISTRATIE De debiteuren-/crediteurenadministratie geeft u een compleet overzicht over alle openstaande boekingen van uw klanten en kan het werken met de opvolging van betalingen vereenvoudigen. De transacties op een rekening die in het Rekeningschema gemarkeerd is als debiteuren- of crediteurenrekening worden automatisch in het grootboek en in de debiteuren- of crediteurenadministratie geboekt. U vindt alle transacties in het grootboek terug op grootboekrekening, als ook in de sub-administratie maar dan gesorteerd op debiteuren- of crediteurennummer. Wanneer men in de Relatiekaart een relatie markeert als Klant/Leverancier, krijgt deze een relatienummer toegedeeld en dat is hetzelfde als het debiteuren- /crediteurennummer. De debiteurenadministratie koppelt de gegevens van meerdere modules samen. In een aantal gevallen is het praktisch om de informatie uit deze modules te kunnen bekijken en u heeft hier daarom toegang toe vanuit de debiteurenadministratie door te klikken op Ga naar relatiekaart, Ga naar factuur en Ga naar boekstuk. Met behulp van de knoppen in de marge kunt u kiezen uit de verschillende manieren waarop de gegevens gepresenteerd kunnen worden en functies in de module. Met behulp van de knoppen Klanten, het Overzicht van Debiteuren/crediteuren, Ouderdomsanalyse, Saldo-overzicht kunt u functies instellen voor de transacties in de financiële administratie: U kunt direct Betalingen registreren voor uw klanten en leveranciers. U kunt ook posten aan elkaar Matchen/koppelen. U kunt transacties Bewerken. U kunt Ga naar factuur kiezen vanuit Debiteuren. U kunt Ga naar inkooporder kiezen vanuit Crediteuren. U kunt Ga naar boekstuk kiezen om een boekstuk te vinden in het grootboek. Alle inboekingen in de administratiemodule op rekeningen met een administratieve functie, worden gesorteerd op Klant of Leverancier, en niet boekstuk, periode of datum in het Grootboek. In de Debiteurenmodule vindt u bovendien meerdere mogelijkheden voor betalingsbeheer. Dit doet u met de knoppen links in het venster Debiteuren. Hier kunt u bijvoorbeeld herinneringen, incassoberichten en vorderingen voor factoring versturen. Rekening 1300 is standaardrekening voor debiteuren. In de Crediteurenmodule vindt u ook mogelijkheid tot het aanmaken van overschrijvingsbestanden. U vindt de knoppen voor betalingsbeheer links in het venster Crediteuren uitvoert. Rekening 1600 is de standaardrekening voor crediteuren. Tip! De verschillende vensters hebben een aantal filtermogelijkheden boven in de werkbalk. Wanneer u de selecties verandert, dient u op Bijwerken te klikken om de lijst bij te werken met de nieuwe selectie. Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu achter de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit ene tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren. 53

63 ADMINISTRATIE Debiteuren De debiteurenadministratie geeft u een compleet overzicht over alle openstaande boekingen van uw klanten en kan het werken met de opvolging van betalingen vereenvoudigen. De transacties op een rekening die in het Rekeningschema gemarkeerd is als debiteuren- of crediteurenrekening worden automatisch in het grootboek en in de debiteuren- of crediteurenadministratie geboekt. U vindt alle transacties in het grootboek terug op grootboekrekening, als ook in de sub-administratie maar dan gesorteerd op debiteuren- of crediteurennummer. Wanneer men in de Relatiekaart een relatie markeert als Klant, krijgt deze een relatienummer toegedeeld en dat is hetzelfde als het debiteurennummer. De debiteurenadministratie koppelt de gegevens van meerdere modules. In een aantal gevallen is het praktisch om de informatie uit deze modules te kunnen bekijken. U heeft direct toegang tot deze gevevens vanuit de debiteurenadministratie door te klikken op Ga naar relatiekaart, Ga naar factuur en Ga naar boekstuk. Met behulp van de knoppen in de marge kunt u kiezen uit de verschillende manieren waarop de gegevens gepresenteerd kunnen worden en functies in de module. Door te klikken op de pijl rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten aanmaken. U kunt zelf de inhoud van de activiteit bepalen, evenals de modules waarin de activiteitensjabloon beschikbaar zal zijn. Klantenoverzicht In het klantenoverzicht worden de totalen van alle transacties in de debiteurenadministratie per klant weergegeven. U kunt aangeven of u een totaaloverzicht van alle klanten wilt hebben of dat u een overzicht wilt hebben van een bepaalde klant. Let op! Klanten zonder openstaand saldo worden niet in dit overzicht meegenomen. Behandeling van transacties in het klantenoverzicht 1. Voer 0 (nul) in in het veld Klant en klik op Bijwerken om alle klanten weer te geven. Indien u één klant tegelijk wilt bekijken: a. Het klantenoverzicht openen. b. Geef de gewenste klant aan. c. Klik op OK Selecteer de klant waarvan u de transacties wilt bekijken 3. Selecteer onder in het venster de transacties die u wilt bewerken. Het gedetailleerde overzicht kan geactiveerd worden met Details weergeven boven in het venster. 4. U kunt kiezen uit: Betalingen registreren Transactie Bewerken Ga naar factuur Ga naar boekstuk

64 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Openstaande posten koppelen (Matchen/Koppelen) Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen weergeven worden. Crediteuren Met het crediteurenoverzicht heeft u een overzicht over alle crediteurentransacties waardoor het opvolgen van uw betalingsroutines vereenvoudigd wordt. De transacties op een rekening die in het Rekeningschema als crediteurenrekening is aangegeven, worden automatisch geboekt in zowel het Grootboek als in de Crediteurenadministratie. In het Grootboek vindt u de transacties terug op de grootboekrekeningen met functionaliteit voor debiteuren- of crediteurenadministratie, terwijl dezelfde transacties ook te vinden zijn in de desbetreffende debiteuren- of crediteurenrekening onder het deb./cred.rekeningnummer. Wanneer u op de Relatiekaart een relatie als leverancier definieert, krijgt deze een leveranciersnummer toegekend, dat hetzelfde is als het nummer in de crediteurenadministratie. Door middel van de crediteurenadministratie worden gegevens van meerdere modules aan elkaar gekoppeld. In een aantal gevallen is het handig om de gegevens uit deze modules te kunnen bekijken en kunt u deze daarom direct vanuit de desbetreffende module bekijken met de knoppen Ga naar relatiekaart, Ga naar boekingen en Ga naar Boekstuk. Met behulp van de knoppen in de marge kunt u een keuze maken uit een aantal verschillende manieren om de gegevens en functies van de module te presenteren. Door te klikken op de knop rechts van Activiteit aanmaken, kunt u aangepaste activiteiten invoeren. U kunt de inhoud van de activiteit, evenals de modules waarin de activiteitssjabloon beschikbaar is, aangeven. Leverancierslijst In de Leverancierslijst worden de totalen van alle transacties in de debiteurenadministratie per leverancier weergegeven. U kunt aangeven of u een totaaloverzicht van alle klanten wilt hebben, of dat u een overzicht wilt hebben van een bepaalde leverancier. U kunt aangeven welke artikelen u wilt weergeven door te klikken op Openstaande posten, Balans = 0, Openstaande posten, Balance > 0 evenals bij Openstaande posten. Door het gebruiken van deze criteria is het eenvoudiger om posten te vinden die niet tegen elkaar zijn afgesloten. Let op! Leveranciers met een openstaand saldo gelijk aan 0 worden niet in dit overzicht meegenomen. Behandeling van transacties in de leverancierslijst 1. Typ 0 (nul) in het veld Leverancier en klik op Bijwerken om alle klanten weer te geven. Indien u één leverancier tegelijk wilt bekijken: De leverancierslijst openen. Geef de gewenste leverancier aan. Klik op OK. 2. Markeer de leverancier waarvan u de transacties wilt bekijken 55

65 ADMINISTRATIE 3. Markeer onder in het venster de transacties die u wilt bewerken. Het gedetailleerde overzicht kan geactiveerd worden met Details weergeven boven in het venster. 4. U kunt kiezen uit: Betalingen registreren. Transactie Bewerken. Ga naar inkooporder. Ga naar boekstuk. Openstaande posten koppelen (Matchen/Koppelen). Onder in het venster kunt u een samenvatting vinden waarin het totaal uitstaande bedrag en de actuele en uitstaande betalingen weergeven worden voor de geselecteerde leverancier. Boeken van betalingen in debiteuren- /crediteurenadministratie Wanneer u betalingen wilt boeken op open posten in de debiteuren/crediteurenmodule, heeft u twee mogelijkheden. U kunt boekstukken registreren in inboeken of in debiteuren/crediteuren. Wanneer u boekt in debiteuren/crediteuren, krijgt u een venster te zien dat u het boeken van betalingen vergemakkelijkt. Dit venster is vergelijkbaar met het betalingsvenster dat weergegeven wordt wanneer u gebruik maakt van de Werkbalk boekstuksjablonen voor het snelboeken van boekstukken. Lees meer hierover in de afzonderlijke paragraaf..via de knoppen Klanten, Leveranciers, Overzicht, Saldo overzicht en Ouderdomsanalyse kunt u betalingen van uw klanten en leveranciers direct boeken. U kunt dubbelklikken op de klant in de lijst, op de afzonderlijke post in de gedetailleerde lijst of klikken op de knop Betalingen. Alle boekingen van rekeningen van debiteuren en crediteuren zijn gegroepeerd bij Klanten of Leveranciers zoals in de posten is aangegeven, en niet op dagboek, periode of datum zoals in het Grootboek. Zo boekt u betalingen in de debiteuren/crediteurenmodule 1. Ga naar Beeld - Administratie - Debiteuren (of Crediteuren). 2. Selecteer de te betalen post, bijvoorbeeld bij Klanten met de filter Klanten - Openstaande posten. 3. Klik op Betalingen in het onderste deel van het venster. 4. Controleer of Betalingsdatum overeenkomt met del datum waarop u de betaling ontving. 5. Kies de Rekening voor het kiezen van een betalingswijze. Elk heeft een specifiek dagboek en grootboekrekening. Deze alternatieven kunt u bewerken bij de Administratieve instellingen. 6. Kies of de post, die betaald moet worden een Openstaande of een Gesloten post is. Deze keuze bepaalt welke posten in het venster onderaan weergegeven worden. 7. Geef ook aan hoe u wilt dat de post gegroepeerd wordt, op MatchID of op Factuurnummer. Dit kan van belang zijn wanneer u veel facturen heeft en behoefte heeft aan een beter overzicht. Twee gekoppelde posten zullen op één regel te zien zijn als u ze groepeert op MatchID. Om elke post op een aparte regel te krijgen, dient u te kiezen voor groeperen op Factuurnummer. 8. Geef het bedrag aan dat betaald moet worden. Een eventuele gedeeltelijke betaling kan verder in de debiteuren/crediteurenadministratie worden bekeken. 56

66 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE 9. Voer eventueel de Herinnering in de eigen kolom. Dit wordt geregistreerd op de eigen rekening en niet met de grootboekvorderingen. 10. Klik op OK. De boeking wordt nu geboekt in het Grootboek en in de debiteuren en crediteurenadministratie en er verschijnt een melding waarin staat welk boekstuknummer deze boeking toegewezen krijgt. Incasso: Indien u een binnengekomen betaling invoert, die ondertussen naar Incasso is verstuurd, komt er een scherm in beeld waarin u aan moet geven of deze betaling via de klant rechtstreeks of via het Incassobureau is binnengekomen. Indien de klant direct aan u betaald heeft, zult u waarschijnlijk een terugkoppeling aan het incassobureau willen geven. Vinkt u aan dat de betaling via de klant komt, wordt de vordering meegenomen in de basis voor het boekingsrapport: Incasso, Betaald door klant, verzonden naar Incasso. Boeken van betalingen in valuta in debiteuren/crediteurenadministratie Bij het registreren van een betaling van een valutafactuur in Inboeken zult u een eigen Valutavenster krijgen, waar u vreemde valuta en de valuta van de klant kan invullen. In het veld Betaald wordt het totale bedrag in vreemde valuta ingegeven van de originele factuur. Als er geen sprake is van volledige betaling, maar slechts deelbetalingen, dan kunt u dat hier veranderen. In het veld Bankkosten kunt u eventuele transactiekosten die u bij u in rekening zijn gebracht, registreren. Als er sprake is van een betaling door een klant, dan kan dit veld gebruikt worden voor het invullen van kosten bij de klant. Als het een betaling geldt aan een leverancier, dan is het vanzelfsprekend dat u de bankkosten invoert i.v.m. uw valutatransacties. Veel banken verzamelen deze kosten en sturen een rapport aan het eind van elke maand. In dat geval is het niet noodzakelijk dit veld te gebruiken. Het Totaalbedrag verwijst naar de totale som die in/uit is gegaan van uw rekening naar de valuta van de cliënt. Deze som wordt overgeboekt naar uw bankrekening. 57

67 ADMINISTRATIE Zelfs als er sprake is van een volledige betaling, en geen bankkosten, zullen koersveranderingen er voor zorgen dat de bedragen veranderen. Het verschil met het bedrag dat werd ingevoerd op de factuurdatum, en het bedrag dat nu uw rekening in/uit gaat, heet koersverlies. Dit kan automatisch in uw systeem worden verwerkt, in de volgende instellingen: Beeld - Instellingen - Administratie - Administratieve instellingen - Systeemrekeningen. Als u alle velden heeft ingevuld klikt u op OK. Er verschijnt een nieuw venster waar u de betalingsdatum en rekening kan veranderen. Nadat u al deze gegevens juist heeft ingevoerd, klikt u op OK, en er wordt een rapport aangemaakt voor de betreffende betaling. Als u meerdere betalingen wilt boeken van hetzelfde type banktransacties, adviseren wij u Inboeken te gebruiken. Hier heeft u de mogelijkheid om het saldo te wijzigen dat richting uw eigen bankrekening gaat. Matchen/koppelen.Met deze functie kunt u openstaande posten vereffenen en tegen elkaar afvinken. Het is een voorwaarde dat ze op dezelfde klant of leverancier zijn geboekt. U kunt posten sluiten, matchen indien het saldo van desbetreffende post nul is. Wanneer de som van de posten niet gelijk nul is, worden de posten gekoppeld en later gesloten. De meest voorkomende oorzaak dat dergelijke posten niet gesloten worden, is dat ze met een ander Factuurnummer worden geboekt dan de oorspronkelijke factuur (bijvoorbeeld 90 in plaats van 9). Met de knop Posten matchen/koppelen kunt u ook gesloten posten heropenen en koppelingen tussen posten verwijderen indien noodzakelijk. Let op! De onderstaande voorbeelden gelden voor crediteuren. Posten matchen/koppelen fungeert echter op dezelfde wijze bij debiteuren. Zo matcht/koppelt u posten 1. Kies Beeld - Administratie - Crediteuren 2. Kies de post waaraan u de match/koppeling wilt toevoegen. 3..Klik op Posten matchen/koppelen. 4. Check of de Datum voor registratie van matchen/koppelen overeenkomt met de datum van matchen/koppelen. 5. Selecteer de posten in de lijst die u wilt matchen/koppelen aan de gekozen post. 6. Klik op OK om posten aan elkaar te matchen/koppelen. Wanneer de posten gelijk nul zijn, zullen ze gematcht en gesloten worden. Indien ze niet gelijk nul zijn, zullen ze gekoppeld worden en als open posten in de debiteurenlijst staan. 58

68 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Zo verwijdert u een match/koppeling van posten 1. Kies Beeld - Administratie - Crediteuren 2. Kies de post waarvan u de vereffening/koppeling wilt verwijderen. 3..Klik op Posten matchen/koppelen. 4. Verwijder de vinkjes van de posten waarvan u de vereffening/koppeling wilt verwijderen. 5. Klik op OK om de vereffening/koppeling te verwijderen. De vereffening/koppeling is verwijderd. Rapporten Vanuit de rapportmodule kunt u overzichtelijke rapporten over alle, de openstaande of de gesloten boekstuktransacties afdrukken. Bij grote aantallen transacties kan het verstandig zijn om de afdrukken op rekening te filteren en te sorteren. Zo behoudt u op een gemakkelijke manier het overzicht over de transacties. Bij het afdrukken van transactieoverzichten uit de debiteuren- en crediteurenadministratie kunt u ook de selectie beperken op boekjaar. Op die manier kunt u overzichten afdrukken die uitsluitend transacties bevatten van het vorige jaar, zelfs wanneer u al een aantal maanden in het nieuwe boekjaar bent gekomen. Een transactie in debiteuren- of crediteurenadministratie wijzigen Enkele kenmerken van de debiteuren- en crediteurentransacties kunnen direct gewijzigd worden in Overzicht, Klanten, Leveranciers of Ouderdomsanalyse. Bijvoorbeeld: Ga naar Beeld- Administratie - Debiteuren. Bij Klanten selecteert u een transactie in het onderste gedeelte van het venster en klikt u op Bewerken. Boekstuknummer geeft het nummer van de transactie weer. Dit veld kan niet bewerkt worden. Boekingsdatum geeft de datum van het boekstuk weer. Dit veld kan niet bewerkt worden. Project geeft aan of het boekstuk gekoppeld is aan een project. Dit veld kan bewerkt worden. Afdeling geeft aan of het boekstuk gekoppeld is aan een afdeling. Dit veld kan bewerkt worden. 59

69 ADMINISTRATIE Omschrijving geeft de beschrijving van het boekstuk weer gekregen bij het boeken. Dit veld kan bewerkt worden. Bedrag geeft het bedrag weer van de transactie. Dit veld kan niet bewerkt worden. Tabblad Debiteuren/Crediteuren Factuurnr. laat het factuurnummer zien van de transactie. Dit veld kan niet bewerkt worden. Match-ID is een uniek nummer, dat alle transacties toebedeeld krijgen. Transacties die gekoppeld/gematcht zijn, krijgen dezelfde Match-ID. Dit veld kan niet bewerkt worden. Vervaldatum laat de vervaldatum zien van de transactie. Dit veld kan bewerkt worden door op de knop met de drie puntjes te klikken. Betalingsdatum laat de betalingsdatum van de transactie zien. Dit veld kan bewerkt worden door op de knop met de drie puntjes te klikken. Betalingskenmerk laat het betalingskenmerk zien van de transactie. Dit veld kan bewerkt worden. Onze ref. verwijst naar de referentie van de transactie. Dit wordt automatisch doorgevoerd vanuit de order/factuurmodule. Dit veld kan bewerkt worden. Bestreden eis: Hier kunt u afvinken als er onenigheid is aangaande de transactie. Deze zal dan opkomen in het Debiteuren-/crediteurenoverzicht met de status Facturen - Bestreden. Goedgekeurd: Bij uw Administratieve instellingen kunt u aanvinken dat enkel de goedgekeurde facturen betaald zullen worden. Voordat de facturen worden goedgekeurd, kunt u deze in het Debiteuren-/crediteurenoverzicht met de status Facturen - Niet goedgekeurd vinden. Als u de transactie heeft goedgekeurd, dan zult u deze in het Debiteuren-/crediteurenoverzicht vinden met de status Facturen - Te betalen (binnenland). Dit is enkel toegankelijk bij Crediteuren. Tabblad Overschrijving (enkel toegankelijk bij Crediteuren) Let op! Dit tabblad wordt uitsluitend getoond indien de overschrijvingsfunctie geactiveerd is bij de Debiteur-/crediteurinstellingen. 60

70 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Status laat de betalingsstatus zien van deze transactie: of deze moet betaald worden, moet niet betaald worden, voor overschrijving verzonden of betaald. Dit veld kan bewerkt worden. Betalingskenmerk gebruikt u bij betaling naar het buitenland en de bank rapporteert dit verder. Dit veld kan bewerkt worden. Laatste verwerking laat de datum zien waarop de betaling voor deze transactie naar de bank werd verstuurd. Dit veld kan niet bewerkt worden. Het bedrag betreft vult u in indien de betaling een betaling in het buitenland betreft. U dient dan in te vullen welk goederentype het betreft. Dit veld kan bewerkt worden. Bankrekening laat het leveranciersbankrekingnummer zien waarnaar de transactie overgemaakt wordt. Dit veld kan bewerkt worden. Bericht geeft informatie over retourbestanden van de bank, of dat er een fout is geweest in de transactie. Dit veld kan niet bewerkt worden. Tabblad Herinnering (enkel toegankelijk bij Debiteuren) Let op! Dit tabblad wordt uitsluitend getoond indien de functie voor herinnering geactiveerd is bij de Debiteur-/crediteurinstellingen. Status: de betalingsstatus van deze post is afhankelijk van of er een eerste herinnering of een incassobericht verstuurd is, of de transactie voor incasso verzonden is. Het aantal alternatieven dat u in de afrollijst ziet, is afhankelijk van wat u heeft ingesteld bij uw herinneringsinstellingen. Dit veld kan bewerkt worden, maar wordt automatisch bijgewerkt wanneer nieuwe herinneringen, incassoberichten enz. verstuurd zijn. 61

71 ADMINISTRATIE Vervaldatum laat de vervaldatum zien van de herinnering, die verstuurd is. Kosten laat het bedrag van de kosten voor de herinnering zien. Tabblad Gerelateerde transacties Let op! Dit tabblad verschijnt slechts wanneer deze te bewerken transactie gerelateerd is aan andere posten. In de afrollijst kunt u kiezen voor het vertonen van Alle, Factuur, Bank/Postbank/Kas, Creditnota of Factuur/Creditnota. Alle laat alle gerelateerde posten zien. Factuur laat alle facturen zien. Bank/Postbank/Kas laat alle transacties zien gedaan op rekeningen, die in het Rekeningschema gemarkeerd zijn als Bank/Postbank/Kas. Creditnota laat alle creditnota's zien. Factuur/Creditnota laat zowel de facturen als creditnota's zien. Tabblad Kostenplaats Op het tabblad Kostenplaats kunt u eigen gedefinieerde kostenplaatsen voor het boekstuk wijzigen/kiezen. Lees meer over kostenplaatsen in de paragraaf over Administratieve instellingen. 62

72 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Gebruikersinstellingen voor Debiteuren De Gebruikersinstellingen zijn uitsluitend op u als gebruiker van toepassing en hebben geen invloed op andere gebruikers van het systeem; deze stellen u in de gelegenheid om de module Debiteuren/Crediteuren geheel naar eigen wens aan te passen zodat u zo efficiënt mogelijk kunt werken. Hier geeft u aan hoe de debiteurenadministratie er uit moet zien en hoe deze moet fungeren. U hebt toegang tot de gebruikersinstellingen vanuit Klanten/Leveranciers, Debiteuren- /crediteurenoverzicht, Ouderdomsanalyse, Saldo-overzicht en via het tabblad Moduleinstellingen in de gebruikersintstellingen. Er zijn eigen gebruikersinstellingen voor crediteuren. U heeft verschillende tabbladen waarin u een aantal instellingen kunt maken: Standaard Op dit tabblad kunt u kiezen uit drie vooraf gedefinieerde instellingen. Eenvoudig: Een meest mogelijk vereenvoudigd scherm dat slechts enkele verplichte velden weergeeft. Normaal: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Wanneer u één van deze instellingen selecteert, kunt u in de volgende tabbladen bekijken welke velden en functionaliteit toegankelijk zijn. Algemeen Op dit tabblad geeft u aan welke weergave van debiteuren/crediteuren standaard moet zijn wanneer u deze schermen opent en welke gegevens er moeten worden weergegeven bij de overzichten met debiteuren- en crediteurengegevens. Actief venster bij het openen van administratie: Geeft aan op welke manier gegevens bij het openen van de debiteurenadministratie moeten worden weergegeven. 63

73 ADMINISTRATIE Gedetailleerde gegevens van relatie weergeven: Toont een extra regel met gegevens van de relatie onder het overzicht met debiteurentransacties. Totalen weergeven: Geeft het totaal voor alle transacties aan onder aan de overzichten met debiteurentransacties. Overzicht (debiteuren- /crediteurenadministratie) Op dit tabblad geeft u de instellingen aan die van toepassing zullen zijn op de transacties in het debiteuren-/crediteurenoverzicht. Een selectievenster voor het openen van het debiteuren-/crediteuren overzicht: Geeft u de mogelijkheid een keuze te maken voordat het overzicht met debiteuren-/crediteurentransacties wordt geopend. Alternatieve selectie van overzicht weergeven: Geeft u de mogelijkheid om meerdere selectiecriteria aan te geven bij het debiteuren-/crediteurenoverzicht. U moet op "Bijwerken" klikken om het overzicht bij te werken na het wijzigen van de selectiecriteria: Wanneer u een grote hoeveelheid gegevens heeft, werkt het sneller wanneer u een bepaalde selectie aangeeft. Kolommen die moeten worden weergegeven: Geef de kolommen aan die in het debiteuren- /crediteurenoverzicht weergegeven moeten worden. Sortering op: Het debiteuren-/crediteurenoverzicht wordt geopend met de hier aangegeven sortering. Instellingen voor de weer te geven selectie: Door op deze knop te klikken opent u een dialoogbox waarin u kunt aangeven welke opties toegankelijk moeten zijn in de afrollijst. U kunt verschillende mogelijkheden aangeven, afhankelijk of de transacties openstaande of gesloten transacties betreft. Klanten Op dit tabblad geeft u de instellingen aan die bepalen hoe het Klantenoverzicht zal worden weergegeven. Kolommen die moeten worden weergegeven: Hier markeert u de kolommen die u in het klantenoverzicht wilt afdrukken. Sorteren op: Het debiteuren-/crediteurenoverzicht wordt geopend met de hier aangegeven sortering. Ouderdomsanalyse Op dit tabblad geeft u de instellingen aan die bepalen hoe de Ouderdomsanalyse zal worden weergegeven. Instellingen voor ouderdomsanalyse: Hier geeft u de indeling in groepen aan voor de op ouderdom gespecificeerde weergave; de standaard indeling is 30, 60 en 90 dagen, maar u kunt de grenswaarden anders instellen. Details Op dit tabblad geeft u instellingen aan die van toepassing zijn voor de graad van detail in het uitgebreide debiteuren-/crediteurenoverzicht en op welke manier het overzicht gesorteerd moet worden. Kolommen die moeten worden weergegeven: Hier selecteert u de kolommen die u in het uitgebreide overzicht wilt weergeven. 64

74 DEBITEUREN-/CREDITEURENADMINISTRATIE Sorteren op: Het uitgebreide debiteuren-/crediteurenoverzicht wordt geopend met de hier aangegeven sortering. 65

75 ADMINISTRATIE BETALINGSOPVOLGING Herinnering Met behulp van de wizard voor Herinneringen kunt u herinneringen (aanmaningen) en incassoberichten genereren voor klanten die hun openstaande facturen niet voor of op vervaldatum hebben betaald. In de wizard kunt u aangeven of u nieuwe herinnering/incassoberichten wilt aanmaken of kopieën van bestaande herinneringen/incassoberichten wilt afdrukken. De voorwaarden waaronder een vordering in aanmerking komt voor herinneringen/incassoberichten worden aangegeven bij Instellingen voor herinneringen. In hoeverre er aan een klant herinneringen worden verstuurd en tot welke groep relaties deze behoort, wordt per relatie aangegeven in het Relatieregister. De standaard instellingen voor herinneringen, gerelateerd aan een nieuwe klant, worden ingevoerd bij Bedrijfsinstellingen - Relatiebeheer. Bovendien kan de status van de herinnering per debiteurentransactie worden gewijzigd. Indien herinneringen en incassoberichten niet binnen een bepaalde periode worden voldaan, kunt u deze aan een incassobureau overdragen. Als alternatief voor het zelf invorderen van betalingen, kunt u uw vorderingen overdragen aan een factoringbedrijf. U dient in dat geval een overeenkomst te hebben met een factoringbedrijf. U kunt met Mamut factoringbestanden genereren van uw vorderingen en creditnota s en deze naar het factoringbedrijf versturen. Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten aanmaken 1. Markeer Nieuwe herinneringen en/of incassoberichten aanmaken en klik Volgende Maak een selectie om de vorderingen die moeten worden herinnerd te beperken. U kunt één of meer van de volgende selectiecriteria aangeven: Status: Hier kunt u aangeven of er betalingsherinneringen voor alle statussen, eerste en/of tweede herinnering of incassoberichten moeten worden gegenereerd. Hoeveel statussen er worden weergegeven is afhankelijk van het aantal betalingsherinneringen dat is aangegeven bij Instellingen voor herinneringen.

76 BETALINGSOPVOLGING Groep: Hier kunt u op groepen filteren en alle klanten van een bepaalde onkostengroep selecteren. Klant: Indien u een bepaalde klant een herinnering of incassobericht wilt sturen, kunt u een klantnummer intoetsen of een klant kiezen uit de afrollijst (knop met de drie puntjes). Herinneringsdatum: Hier geeft u de datum van de betalingsherinnering aan. Vorderingen met een vervaldatum binnen de aangegeven datum zullen in de selectie worden opgenomen. Klik op Filter indien u eventueel een uitgebreidere selectie wilt aangeven. 3. Klik op Volgende om de geselecteerde vorderingen te bekijken. U heeft de mogelijkheid om vorderingen uit de selectie te verwijderen door het vinkje in de kolom links van de vordering te verwijderen. 4. Klik op Volgende voor een voorbeeldafdruk op het scherm van het rapport "Herinneringsvoorstel". Klik op Vorige om terug te gaan en de selectiecriteria te wijzigen. 5. Markeer Overzicht over Betalingsherinneringen/incassoberichten afdrukken en geef eventueel het afdrukmedium aan indien u dit rapport wilt afdrukken. Geeft ook de juiste afdrukeenheid aan voor het afdrukken van de betalingsherinneringen/incasso-berichten. 6. Klik op Volgende om het rapport af te drukken. 7. Klik op Voltooien om de afdruk goed te keuren. U heeft nu nieuwe herinneringen en/of incassoberichten voor de aangegeven selectie aangemaakt. Kopieën afdrukken van bestaande herinneringen of incassoberichten 1. Markeer Druk kopieën af van bestaande herinneringen of incassoberichten en klik op Volgende. 2. Geef de gewenste selectie aan. Zie punt 2. hierboven voor meer informatie en selectie. 3. Klik op Volgende om de geselecteerde vorderingen te bekijken. U kunt uitsluitend een kopie van één vordering tegelijkertijd afdrukken. 67

77 ADMINISTRATIE 4. Markeer de vordering waarvan u een kopie van de betalingsherinnering of incassobericht wilt afdrukken. 5. Klik op Volgende en selecteer het gewenste afdrukmedium. 6. Klik op Voltooien om de kopie af te drukken. Klik op Vorige om terug te gaan en meerdere kopieën af te drukken. Klik op Annuleren om de wizard af te sluiten wanneer alle gewenste kopieën zijn afgedrukt. De kopie wordt afgedrukt. Instellingen voor herinnering/incasso Klanten, die hun facturen niet tijdig betalen, kunnen op eenvoudige wijze worden opgevolgd door middel van betalingsherinneringen. U kunt o.a. aangeven hoeveel betalingsherinneringen de klant moet ontvangen voordat een eventueel Incassobericht wordt verzonden. U kunt de volgende instellingen aangeven: 68

78 BETALINGSOPVOLGING Aantal herinneringen voor verzending van incassobericht: Door middel van een afrollijst het gewenste aantal betalingsherinneringen dat verzonden moet zijn voordat de klant een incassobericht verstuurd wordt. Betalingsherinnering verzenden voor bedragen hoger dan: Betalingsherinneringen zullen uitsluitend worden verstuurd voor vorderingen met bedragen hoger dan het aangegeven bedrag. Herinneringen en incassoberichten moeten dezelfde artikelregels bevatten als de oorspronkelijke factuur: Wanneer de facturen zijn gegenereerd met behulp van de module Order/Factuur, kunnen artikelregels op betalingsherinneringen en incassoberichten worden weergegeven. Verschuldigde kosten moeten automatisch in het venster voor registratie van ontvangen betalingen worden aangegeven: Bij het boeken van de betaling van de oorspronkelijke vordering worden bijkomende extra kosten automatisch in het veld herinneringskosten ingevoerd. Factuurhistorie bij bijsluiten: Indien betalingsherinneringen per worden verzonden, kan een rekeningoverzicht worden bijgesloten. Stuur geen aanmaning aan klanten die nog geld van ons krijgen: Door deze mogelijkheid aan te vinken voorkomt u dat u facturen stuurt aan kanten waar u nog rekeningen open heeft staan. Instellingen voor herinneringsstatus Bij Instellingen voor betalingsherinneringen kunt u in het onderste gedeelte van het venster de statussen van de herinneringen bekijken gebaseerd op het aantal herinneringen dat u heeft gekozen voor dat een incassobericht zal worden verzonden. U kunt de instellingen van iedere herinneringsstatus aanpassen door op Bewerken te klikken. Stel de gewenste instellingen in: Aantal respijtdagen voor betalingsherinneringen: Hier geeft u aan hoeveel dagen er moeten zijn verlopen vanaf de vervaldatum van de vordering tot aan de datum waarop een betalingsherinnering kan worden gegenereerd. Betalingstermijn in aantal dagen: Hier geeft u aan hoeveel dagen de klant de tijd krijgt om betalingsherinneringen te betalen. Bij de klant moet een kredietstop worden opgegeven: U selecteert de optie indien u wilt dat de klant geen artikelen kan bestellen totdat het openstaande saldo is voldaan. 69

79 ADMINISTRATIE Herinneringsgroep In het tabblad Herinneringsgroep kunt u nieuwe herinneringsgroepen aanmaken en bestaande bewerken. Door middel van herinneringsgroepen kunt u op een eenvoudige manier uw klantenregister bijwerken door bijvoorbeeld het toevoegen herinneringskosten. Wijzigingen in herinneringsgroepen worden automatisch doorgevoerd voor alle klanten die in de groep zijn opgenomen. U hoeft niet handmatig de gegevens aan te passen voor alle klanten voor wie herinneringskosten van toepassing zijn. Binnenlandse/Internationale betalingsherinneringen De instellingen voor binnenlandse / internationale betalingsherinneringen zijn nagenoeg identiek; het enige verschil is dat de instellingen voor binnenlandse herinneringen van toepassing zijn op Nederlandse klanten en de internationale herinneringen gelden voor buitenlandse klanten. Omschrijving: Hier kunt u een tekst ingeven die op de herinnering weergegeven moet worden. Bijvoorbeeld 1ste herinnering, 2de herinnering. Afdrukformulier: Hier bepaalt u of de herinnering met of zonder betalingsgiro moet worden afgedrukt. sjablonen bewerken voor: Door te klikken op Binnenlandse klanten wordt er een geopend die u kunt aanpassen aan uw bedrijf. In het tabblad Internationale herinneringen kunt u op buitenlandse klanten klikken en een voor buitenlandse klanten aanpassen. Vaste teksten: De tekst die in dit veld wordt ingetikt, zal op alle betalingsherinneringen met deze status worden afgedrukt. Factoring Bij factoring worden uw vorderingen overgedragen naar een bedrijf dat gespecialiseerd is in de follow-up van facturen. In de praktijk betekent dit dat u de verwerking van verzonden facturen en uw debiteurenadministratie overlaat aan een factoringbedrijf. Het voordeel van factoring is dat de follow-up na het verzenden van facturen door professionals wordt verzorgd, waardoor u zich kunt concentreren op andere taken binnen uw bedrijf. De overdracht van uw vorderingen vindt plaats wanneer u een bestand aanmaakt vanuit de debiteurenadministratie met informatie over uw openstaande klantenvorderingen. U kunt het bestand per of op een cd verzenden of uploaden naar de website van uw factoringbedrijf. Zij kunnen het van daaruit importeren in hun systeem voor verdere verwerking. Het programma ondersteunt diverse aangepaste factoringformaten plus het algemene formaat Gedetailleerd (XML). Om factoring te kunnen gebruiken, moet u een overeenkomst hebben met een factoringsbedrijf en de instellingen voor factoring in uw Mamut programma instellen. 70

80 BETALINGSOPVOLGING Aan de slag met factoring Om factoring te kunnen gebruiken, moet u een overeenkomst hebben met een factoringsbedrijf en de instellingen voor factoring in uw Mamut programma instellen. Zo stelt u uw programma in voor factoring 1. Maak een map op uw computer waarin de factoringsbestanden opgeslagen kunnen worden. Gebruik bij voorkeur de naam van het factoringsbedrijf als naam voor de map. Let goed op waar u deze map opslaat. 2. Stel het systeem zo in zodat bij nieuwe klanten Factoring als standaard herinnering wordt aangegeven: Kies Beeld Instellingen Bedrijf Module-instellingen Relatiebeheer. Kies Factoring in de afrollijst Herinnering. 3. Stel Factoring in als standaard herinnering voor bestaande klanten: Kies Beeld Relatie Relatiebeheer en open het tabblad Instellingen. Klik op Debiteur/Crediteur en kies Factoring in het veld Herinnering. Tip! U kunt een grotere selectie van klanten bewerken met behulp van de functie Beeld - Relatie Veranderen van waarden van een selectie klanten. Aangemaakte orders: Wanneer u orders heeft aangemaakt die nog niet gefactureerd zijn, moet u eventueel het veld Factoring in het tabblad Diversen veranderen vóór u overgaat tot factureren. 4. Activeren voor factoring: Kies Beeld - Instellingen Administratie Debiteur/Crediteur en selecteer Bedrijf exporteert facturen naar factoringsbureau. 5. Voer het adres van het factoringsbureau in onder Bedrijfsinstellingen: Klik op Beeld - Instellingen Bedrijf. In de afrollijst bij Adres kiest u Factoring. Klik hierna op de Adres-knop en voer de adresgegevens in. Neem eventueel contact op met uw factoringsbureau voor de juiste adresgegevens. 71

81 ADMINISTRATIE 6. Voer de instellingen voor factoring en het factoringsbureau in. Dit doet u in het menu Beeld - Instellingen Administratie Debiteur/Crediteur. Lees meer details over de instellingen voor factoring in eigen paragraaf hier onderstaand. Het systeem is nu klaar voor het aanmaken van factoringsbestanden. Hoe een factoringbestand aanmaken? Zo maakt u een factoringbestand aan 1. Gebruik de gewenste selectie om het aantal vorderingen, dat in aanmerking komt voor factoring, te beperken. U kunt één of meerdere selecties maken: o Type relatie: Kies het gewenste type klant. o Klant: Kies gewenste klant. o Filter: Klik op filter indien u een meer geavanceerde selectie wenst door te voeren. 2. Klik op Volgende om te zien welke vorderingen voorgesteld worden op grond van uw keuzes. U kunt tevens de selectie van de voorgestelde vorderingen verwijderen. Voor deze vorderingen zullen geen factoringbestanden aangemaakt worden. 3. Klik op Volgende als u de gewenste selectie heeft. U krijgt een afdrukvoorbeeld van het rapport Factoringoverzicht dat u kunt Afdrukken door op de betreffende knop te klikken. 4. Klik op Volgende. Indien u de lijst wilt bewerken, klikt u op Vorige. 5. Kies de map waarin de factoringbestanden opgeslagen zullen worden. 6. Kies de gewenste bestandopmaak voor de factoringlijst indien u naast de factoringbestanden ook een rapport wilt versturen naar het factoringbedrijf. 7. Vink aan indien u een voor het factoringbedrijf wilt aanmaken met de bijgesloten factoringsbestanden. 8. Klik op Volgende om de bestanden aan te maken. 9. Klik op Voltooien zodat alle facturen en kredietnota's in de selectie gemarkeerd worden om naar factoring te versturen. De facturen blijven als open posten liggen in boekingen. Ontvangen betalingen Bepaalde factoringbedrijven sturen een OCR-bestand terug dat ingelezen moet worden in het programma. Dan hoeft u geen ontvangen betalingen te registreren. Anders moet u de ontvangen betalingen handmatig boeken door ofwel eerst de open posten te sluiten naar een verzamelrekening voor factoring en vervolgens het totaal bedrag van het factoringbedrijf te boeken naar deze rekening, of door de ontvangen betalingen van het factoringbedrijf te boeken op elke relatie apart. Vermits het ontvangen bedrag kleiner is dan de vorderingen moet u het verschil boeken naar een kostenrekening. Contacteer uw accountant/boekhouder voor informatie betreffende welke rekening(en) u dient te gebruiken. 72

82 BETALINGSOPVOLGING Instellingen voor factoring Via Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur - Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringsbedrijf wordt de functionaliteit voor factoring geactiveerd. In dit scherm kunt u o.a. aangeven welke formaten u gebruikt bij het exporteren van factuurgegevens en de instellingen behorende bij elk formaat. De factoringfunctionaliteit stelt u in staat om uw klantvorderingen uit uw debiteurenadministratie te exporteren naar een bestand. Dit bestand kan per of via een internetapplicatie naar het factoringbedrijf worden verstuurd. Hierbij kunt u kiezen of: De vorderingen van uw klanten overgenomen worden door het factoringbedrijf, het factoringbedrijf koopt uw vorderingen af, u krijgt betaald en het bedrijf gaat zelf de vorderingen innen. De oorspronkelijke vordering blijft bestaan, het factoringbedrijf verstuurt facturen namens u. In versie 11 worden de factoringbestandsformaten van IFN Commercial factors en Graydon ondersteund. U vindt de factoringfunctionaliteit in de debiteurenmodule of via Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur - Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringbedrijf. Overschrijvingen - Betalingen naar bank Betalingen aan leveranciers worden ingeboekt als boekstukken in het grootboek. In de crediteurenadministratie kunt u gebruik maken van Betalingen naar bank, een wizard, die het kiezen van de te betalen posten als ook het uitvoeren van de betaling zelf vereenvoudigt en die u tevens helpt bij het boeken van de uitgevoerde betalingen. Deze wizard voor betalingen naar bank kunt u gebruiken op twee manieren: elektronisch bankieren of e-banking en handmatige overschrijvingen. U kiest de standaardmethode voor de betaling en stelt de instellingen in bij Instellingen voor overschrijvingen. U kunt de methode oversturen in de wizard voor Betalingen naar bank. Elektronisch bankieren: Bij elektronisch bankieren dient u een overeenkomst aan te gaan met uw bank betreffende elektronische betalingen. De betaling wordt als een betalingsbestand naar uw bank verstuurd en u ontvangt een retourbestand van de bank, dat u gebruikt voor het inboeken van de betalingen in uw Mamut-programma. U kunt uw programma integreren met de banksoftware van de meeste banken in Nederland. Contacteer uw bank om een dergelijke overeenkomst af te sluiten en om bevestigd te krijgen dat uw bank onze bankformaten ondersteunt. 73

83 ADMINISTRATIE Handmatige overschrijvingen: Bij handmatige overschrijvingen kunt u het programma gebruiken om het rapport Betalingsadvies af te drukken. Dit is een overzicht van de betalingen, die door u moeten worden uitgevoerd op basis van de Vervaldatum. Bij handmatige overschrijvingen worden er geen betalingsbestanden aangemaakt, in tegenstelling tot bij het elektronisch bankieren. Bankbestanden/elektronisch bankieren In uw Mamut-programma kunt u gebruik maken van de functionaliteit voor elektronisch bankieren of e-banking om overschrijvingen uit te voeren. U beschikt over een krachtige, maar eenvoudige functionaliteit voor elektronisch bankieren. U kunt uw programma integreren met de banksoftware van de meeste banken in Nederland. Dit brengt u weer een stap voorwaarts op het gebied van geïntegreerde bedrijfsvoering. De functionaliteit Elektronisch bankieren bevat twee belangrijke functies: Betalingen naar bank waarbij betalingsbestanden voor uitgaande binnenlandse betalingen worden aangemaakt. Deze aangemaakte betalingsbestanden kunnen vervolgens met behulp van het elektronisch bankieren-pakket van uw bank naar de bank worden verstuurd voor verwerking. De bestanden worden aangemaakt in het Clieops03-formaat, dat door nagenoeg alle banken in Nederland wordt ondersteund. Retour van bank waarbij bankbestanden worden ingelezen. De transacties of mutaties op uw bankrekening kunnen uit uw elektronisch bankieren-pakket van uw bank, in de vorm van een MT940-bestand, worden geëxporteerd. Met behulp van de wizard voor het inlezen van bankbestanden kunnen deze bestanden door uw Mamut-programma worden geïmporteerd. Op basis van de transacties in het bestand zal er een Matchingsvoorstel worden aangemaakt. Vervolgens kan het matchingsvoorstel in de inboekenmodule worden verwerkt naar het grootboek. De gewenste instellingen voor elektronisch bankieren stelt u in bij de instellingen voor overschrijvingen. Lees meer in de paragraaf "Instellingen voor overschrijvingen". U beslist welke leveranciers u dient te betalen op het tabblad Instellingen voor de betreffende leveranciers. U kunt ook overschrijvingsbestanden versturen voor leveranciers in het buitenland en in een buitenlandse valuta. Tip! Een inkoop creditnota kan het bedrag, dat van een inkoopfactuur voor overschrijving wordt verstuurd, reduceren. Dit vereist dat u de creditnota matcht/koppelt met/aan de factuur voordat u een overschrijvingsbestand aanmaakt, als ook dat u de creditnota markeert met Moet betaald worden. Aan de slag met bankbestanden/elektronisch bankieren U zult informatie met het internetadres van uw bank ontvangen, dat u nodig heeft bij het instellen van uw systeem voor elektronisch bankieren. Wanneer dit in orde is, kunt u vervolgens het systeem instellen voor gebruik van elektronisch bankieren: Zo gaat u aan de slag met betalingsbestanden/elektronisch bankieren 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur en vink Het bedrijf maakt gebruik van overschrijvingen (elektronisch bankieren) aan. 2. Klik op de knop Instellingen rechts van het selectievakje Het bedrijf maakt gebruik van overschrijvingen (elektronisch bankieren). 74

84 BETALINGSOPVOLGING 3. Klik op Nieuw, selecteer een Overschrijvingsformaat en klik op OK. Indien er al een overschrijvingsformaat voor elektronisch bankieren is aangemaakt, dan kunt u de instellingen voor deze wijzigen door te klikken op Bewerken. 4. Vul in de wizard van de instellingen voor overschrijvingen de nodige gegevens in. U kunt meer lezen over de velden in deze wizard in de onderstaande paragraaf "Instellingen voor overschrijvingen". Hier heeft u de informatie van uw bank betreffende het internetadres nodig. 5. Klik op Voltooien in de wizard. U heeft nu een overschrijvingsformaat aangemaakt. U kunt deze selecteren als Standaardoverschrijvingsformaat in de instellingen voor overschrijvingen. 6. Activeer overschrijvingen bij de betreffende leveranciers. Dit doet u voor de leverancier in Relatiebeheer, op het tabblad Instellingen met behulp van de knop Leverancier, op het tabblad Debiteur/Crediteur. Selecteer het type in de afrollijst bij Overschrijving. Tip! Dit kunt u in één operatie doen voor alle leveranciers of bijvoorbeeld voor alle binnenlandse leveranciers met behulp van de wizard voor Waarden wijzigen van een selectie relaties. Leesmeer over deze wizard in het hoofdstuk "Relatiebeheer" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 7. Voer een bankrekening in bij de leveranciers. Dit doet u in Relatiebeheer, op het tabblad Overige Info in het veld bij Bankrekening. Zorg ervoor dat voor de bankrekening minimaal op het tabblad Rekening het Bankrekeningnummer is ingevuld en op het tabblad Bankgegevens de Eigenaar (naam van de rekeninghouder). In hoeverre het invullen van een Adres (plaats) zowel van de bank als van de eigenaar noodzakelijk is, is afhankelijk van de gebruikte bank. Het systeem is nu klaar voor gebruik van elektronisch bankieren. Let op! De instellingen dienen best getest te worden in samenwerking met uw bank. Hoe een betalingsbestand aanmaken? Zo maakt u een betalingsbestand aan 1. Ga naar Beeld - Administratie - Crediteuren - Betalingen naar bank. 2. Selecteer het gewenste Overschrijvingsformaat. Het standaardformaat wordt voorgesteld. Er worden geen betalingsbestanden aangemaakt indien u kiest voor het formaat Betalingsvoorstel, handmatige betalingen. U drukt het rapport Betalingsadvies af en u ontvangt geen retourbestand van de bank. 3. Maak een Selectie/Verfijning voor de posten, die betaald moeten worden. U kunt kiezen uit de opties: Alle: Alle facturen. Alle binnenlandse: Alle facturen die in het binnenland betaald dienen te worden. Leverancier: Kies de gewenste leverancier met behulp van de knop met de drie puntjes. Klik op de knop Filter indien u een uitgebreidere selectie wenst te maken. Vul eventueel de Vervaldatum in om de selectie van de posten te begrenzen tot posten met een vervaldatum vóór deze datum. 75

85 ADMINISTRATIE 4. Klik op Volgende. U krijgt vervolgens een lijst weergegeven met de posten, die op basis van de door u aangegeven criteria, in aanmerking komen. U kunt deze selectie en de posten eventueel hier nog aanpassen door het vinkje bij de post te verwijderen. Deze posten worden dan deze keer niet meegenomen. Eventuele fouten bij de posten (bijvoorbeeld omdat er gegevens ontbreken) verschijnen in het rood en worden met meer informatie vermeld in de kolom Fout, helemaal rechts. Bijvoorbeeld wanneer het rekeningnummer van de leverancier niet bekend is. Deze posten zullen niet meegenomen worden in de wizard. U kunt de posten bewerken door deze te selecteren en vervolgens op Bewerken te klikken Indien u tevreden bent, klik op Volgende. U krijgt vervolgens een proefafdruk van het rapport Betalingsadvies in een venster te zien. Controleer of de posten kloppen. Indien niet, gaat u naar de vorige stap in de wizard om de posten te bewerken. U kunt dit rapport afdrukken. 6. Vervolgens selecteert u een Bestandsnaam en locatie voor het opslaan van het aangemaakte betalingsbestand (Gegevensmap). Een eventueel Internetadres van bank is opgehaald uit de instellingen van het betreffende overschrijvingsformaat of u kunt het internetadres hier handmatig invullen.

86 BETALINGSOPVOLGING 7. Klik op Volgende. Indien u een internetadres voor uw bank heeft ingevuld en u verbonden bent met het internet, dan kunt u onmiddellijk het betalingsbestand overbrengen naar uw bank. Of u kunt het betalingsbestand met uw banksoftware later importeren en aan uw bank ter beschikking stellen. U heeft de keuze om eventueel een Opdrachtbrief af te drukken. Deze optie kunt u gebruiken indien u uw betalingen per diskette aan uw bank levert. 8. Klik op Voltooien om de wizard af te sluiten. In uw crediteurenadministratie, op het tabblad Overschrijving hebben de betreffende posten de status Voor overschrijving verzonden gekregen. Overschrijven van gedeeltelijke betalingen: U kunt gedeeltelijke betalingen voor een post maken door het bedrag in de kolom Balans in de wizard voor Betalingen naar bank te wijzigen. De gedeeltelijke betaling zal het oorspronkelijke bedrag niet veranderen. Hoe een bankbestand inlezen? Om de transacties of mutaties op uw bankrekening te kunnen importeren in uw Mamutprogramma, dient u een aantal stappen in uw banksoftware te ondernemen. U selecteert eerst de betreffende banktransacties in uw software of via de website van uw bank. Meestal kunt u dit doen aan de hand van een gekozen periode. Vervolgens exporteert u de transacties naar een bestand met MT940-formaat. Onthoud de locatie en de naam van het geëxporteerde bestand. Voor meer informatie over hoe u uw banktransacties kunt downloaden naar een MT940-bestand, raden wij u aan om contact op te nemen met uw bank. Zo leest u een bankbestand in 1. Ga naar Beeld - Administratie - Crediteuren - Retour van bank. 2. Selecteer het Bestand door de locatie (pad van het betreffende bankbestand) aan te geven en klik op Volgende. 3. Selecteer vervolgens de Grootboekrekening behorende tot de betreffende bankrekening en de grootboekrekening voor kruisposten. De posten, die na import niet gematcht kunnen worden met de debiteuren- en crediteurenadministratie, worden op de kruispostenrekening geboekt. Denk hierbij aan bijvoorbeeld de transactiekosten, die uw bank u periodiek in rekening brengt. Klik op Volgende. 77

87 ADMINISTRATIE 4. U krijgt een overzicht weergegeven, het zogenaamde Matchingsvoorstel. Bovenin ziet u de mutaties, die uit het bankbestand zijn opgenomen en in het onderste gedeelte ziet u per post de posten waartegen de banktransacties worden gematcht. Het is vooral van belang dat u alle geïmporteerde transacties terugvindt. U kunt dit rapport eventueel afdrukken en hierna het venster sluiten. 5. Indien u niet tevreden bent met het matchingsvoorstel, kunt u dit nog aanpassen. Selecteer in de onderste helft van het scherm de betreffende regel en klik op Bewerken. Kies een andere Debiteur, Crediteur of Grootboekrekening om de banktransacties mee te matchen. Middels de Ongedaan maken-knop kunt u terugkeren naar het oorspronkelijke matchingsvoorstel. Indien u tevreden bent, klik op Volgende. U krijgt het aangepaste matchingsvoorstel weergegeven. 6. Klik op Voltooien. U krijgt een overzicht met de boekstukken, die op basis van het ingelezen bankbestand en het matchingsvoorstel zijn aangemaakt in de inboekenmodule. Deze boekstukken zijn echter nog niet naar het grootboek verwerkt. U klikt op de knop Grootboek om te Verwerken naar grootboek. Aan de slag met handmatige overschrijvingen Bij handmatige overschrijvingen kunt u het programma gebruiken om een betalingsadvies af te drukken. Zo gaat u aan de slag met handmatige overschrijvingen 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur en vink aan bij Het bedrijf maakt gebruik van overschrijvingen (elektronisch bankieren). 2. Klik op de knop Instellingen rechts van het selectievakje Het bedrijf maakt gebruik van overschrijvingen (elektronisch bankieren). Het overschrijvingsformaat Betalingsvoorstel, handmatige betalingen wordt klaar voor gebruik geleverd bij het programma. Selecteer eventueel deze als standaardoverschrijvingsformaat en klik op OK. 3. Activeer overschrijvingen bij de betreffende leveranciers. Dit doet u voor de leverancier in Relatiebeheer, op het tabblad Instellingen met behulp van de knop Leverancier, op het tabblad Debiteur/Crediteur. Selecteer het type in de afrollijst bij Overschrijving. Tip! Dit kunt u in één operatie doen voor alle leveranciers of bijvoorbeeld voor alle binnenlandse leveranciers met behulp van de wizard voor Waarden wijzigen van een selectie relaties. Leesmeer over deze wizard in het hoofdstuk "Relatiebeheer" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce" Het systeem is nu klaar voor gebruik van handmatige overschrijvingen. Instellingen voor overschrijvingen (elektronisch bankieren) U kunt in het programma gebruik maken van ofwel elektronisch bankieren of e-banking ofwel handmatige overschrijvingen om betalingen aan leveranciers te vereenvoudigen en om betalingen in te boeken. 78

88 BETALINGSOPVOLGING U kunt de volgende instellingen maken: Nieuw: Maak een nieuw overschrijvingsformaat aan, bijvoorbeeld voor elektronisch bankieren voor het versturen van betalingsbestanden naar uw bank. Bewerken: Wijzig een overschrijvingsformaat. Wissen: Wis een overschrijvingsformaat. Standaardoverschrijvingsformaat: Hier beslist u welk overschrijvingsformaat u wenst te benutten. U kunt nieuwe overschrijvingsformaten aanmaken door te klikken op Nieuw. Het handmatig betalen van een post met status 'Overgeschreven' toestaan: Door hier aan te vinken, kunt u handmatig betalingen uitvoeren voor de posten in uw crediteurenadministratie, die op het tabblad Overschrijving de status 'Voor overschrijving verzonden' gekregen hebben nadat u de wizard heeft doorlopen bij Betalingen naar bank. Deze posten kunt u dan handmatig via de inboekenfunctie betalen. Uitsluitend goedgekeurde facturen betalen. Door hier aan te vinken, worden alleen de facturen met het kenmerk goedgekeurd meegenomen voor betaling. Wizard voor de instellingen voor overschrijvingen Wanneer u een nieuw overschrijvingsformaat aanmaakt of een bestaand overschrijvingsformaat bewerkt, wordt de wizard voor de instellingen voor overschrijvingen geopend. Instellingen Naam overschrijvingsformaat: Hier kunt u - indien wenselijk- een eigen naam voor het gebruikt overschrijvingsformaat opgeven zodat u herkent om welke bankrekening het gaat, bijvoorbeeld: ABN-rek courant. 79

89 ADMINISTRATIE Bankrekeningnr.: Uw rekeningnummer, dat gebruikt dient te worden voor de betalingen. Selecteer de bankrekening uit de afrollijst of maak een nieuwe aan. Let op! Bij het aanmaken van een bankrekening dient u niet te vergeten om de Eigenaar (naam van de rekeninghouder) op te geven, ook het invullen van een Adres zowel van de bank als van de eigenaar is wenselijk. In hoeverre dit laatste noodzakelijk is, is afhankelijk van de gebruikte bank. Internetadres van bank: Hier kunt u eventueel het internetadres van uw bank vermelden indien deze gebruikt zal worden. Bestand uit archief herstellen: Deze knop gebruikt u indien u een eerder aangemaakt betalingsbestand wilt herstellen, bijvoorbeeld om het bestand opnieuw naar de bank te versturen. Om het bestand te herstellen, wijst u het aan en klikt u op Export. Let op! De gegevensmap voor betalingsbestanden moet leeg zijn. U dient een reservekopie te maken voordat u deze handeling doorvoert. Instellingen voor de bestanden, die naar de bank verstuurd dienen te worden Map: Selecteer een gegevensmap voor de betalingsbestanden indien u niet de door het programma voorgestelde map wenst te gebruiken. Naam: Hier kiest u een bestandsnaam voor het betalingsbestand. 80

90 BETALINGSOPVOLGING Tip! Het is handig als u hier bijvoorbeeld de standaardmap/naam, die door uw bankpakket wordt gehanteerd, invoert. Incasso Incasso in Mamut Business Software houdt in dat u het incasseren van openstaande betalingen van uw klanten overlaat aan een gespecialiseerd bedrijf. Om uw vorderingen naar de incasso te kunnen verzenden, moet u een overeenkomst hebben gesloten met een incassobedrijf en moet u uw Incasso-instellingen in uw Mamut-programma invoeren. De daadwerkelijke overdracht van informatie naar het incassobedrijf vindt plaats via een speciale wizard voor het aanmaken van incassobestanden in de debiteurenadministratie. Om incassobestanden aan te kunnen maken, moet u betalingsherinneringen en incassoberichten hebben verzonden naar klanten met openstaande betalingen. Alleen als de termijnen van incassoberichten zijn verlopen, komen de vorderingen in aanmerking voor overdracht naar het incassobedrijf. Het programma ondersteunt drie verschillende bestandsformaten voor incasso: Standaard (ASCII), Geavanceerd (ASCII) en Gedetailleerd (XML). Betaling: Indien u een binnengekomen betaling invoert, die ondertussen naar Incasso is verstuurd, komt er een scherm in beeld waarin u aan moet geven of deze betaling via de klant rechtstreeks of via het incassobureau is binnengekomen. Indien de klant direct aan u betaald heeft, zult u waarschijnlijk een terugkoppeling aan het incassobureau willen geven. Vinkt u aan dat de betaling via de klant komt, wordt de vordering meegenomen in de basis voor het boekingsrapport: Incasso, Betaald door klant, verzonden naar Incasso. Door te klikken op de knop Incasso in de Debiteuren administratie module, zal de wizard gestart worden voor het maken van incasso's. Om een vordering naar incasso te sturen, dient eerst een incassobericht geschreven te zijn. 81

91 ADMINISTRATIE Zo maakt u een incassobestand aan 1. Gebruik de gewenste selectie om het aantal vorderingen, dat in aanmerking komt voor incasso, te beperken. U kunt een of meerdere keuzes maken: Type relatie: Kies gewenst type klant. Klant: Kies gewenste klant. Datum uitgevoerd: Kies de datum voor het aanmaken van het incassobestand. 2. Klik op Filterinstellingen als u een meer geavanceerde selectie wilt maken. 3. Klik op Volgende om te zien welke vorderingen voorgesteld worden op grond van uw keuzes. U kunt tevens de selectie van de voorgestelde vorderingen verwijderen. Voor deze vorderingen zullen geen incasssobestanden aangemaakt worden. 4. Klik op Volgende als u de gewenste selectie heeft. U krijgt een afdrukvoorbeeld van het rapport Incasso-overzicht, dat u kunt Afdrukken door op de betreffende knop te klikken. 5. Klik op Volgende. Indien u de lijst wilt bewerken klikt u op Vorige. 6. Kies de map waarin de incassobestanden opgeslagen zullen worden. 7. Klik op Volgende om de bestanden aan te maken. Instellingen voor incasso Instellingen voor incasso vindt u met de wizard voor incasso in debiteuren, of via het menu Beeld - Instellingen - Administratie - Incasso. Indien uw klanten uw tegoed niet hebben voldaan nadat zij zowel betalingsherinneringen als een incassobericht hebben ontvangen, kunt met behulp van het programma een incasso-overzicht of de factuurgegevens exporteren voor uw incassobureau die deze vorderingen dan verder kan opvolgen. 82

92 BETALINGSOPVOLGING De volgende instellingen kunnen aangegeven worden: Aantal respijtdagen tussen vervaldatum en incassobericht: Hier geeft u aan hoeveel dagen er moeten zijn verlopen vanaf de vervaldatum van het incassobericht tot aan de datum waarop een incassobestand kan worden gegenereerd. Incassoberichten uitsluitend verzenden voor bedragen groter dan: Incassoberichten zullen uitsluitend worden voorgesteld voor vorderingen met bedragen hoger dan het aangegeven bedrag. Bestandsformaat: Als standaard wordt het formaat "Algemeen" gebruikt. Eigen gedefinieerde velden bij de relatie aanmaken: U heeft de mogelijkheid om een eigen gedefinieerd veld bij de relatie aan te maken of een bestaand veld bij te werken wanneer u een incassobestand/incasso-overzicht genereert. Bij de klant moet een kredietstop worden opgegeven: U selecteert de optie indien u wilt dat een klant niet meer gefactureerd wordt, totdat het openstaande saldo is voldaan. Gegevens over het incassobureau De gegevens die geregistreerd moeten worden krijgt u van uw incassobureau. Naam van het incassobureau: Hier voert u de naam in van het incassobureau dat u gebruikt. Het klantnummer bij het incassobureau: Hier voert u uw klantnummer bij het incassobureau in. Contactpersoon: Hier voert u de naam aan van de contactpersoon voor uw klanten bij het incassobureau. Overeenkomstnummer: Hier voert u het nummer in van de overeenkomst die u heeft met het incassobureau. Onze contactpersoon: Hier voert u de naam aan van de contactpersoon van uw firma. Directory voor exportbestand: Hier geeft u aan naar welke directory u de incassobestanden wilt exporteren. Hier voert u het adres van het incassobureau in. Het adres wordt dan automatisch ingevuld bij het aanmaken van incassobestanden. sjablonen bewerken voor incasso: Door te klikken op Incasso wordt er een sjabloon geopend die u kunt aanpassen aan uw bedrijf. Notitie: Het notitieveld kunt u gebruiken voor eigen notities betreffende het incassobureau. Daarnaast wordt dit veld in enkele incassoformaten gebruikt, zodat de informatie meegestuurd wordt naar het incassobureau. Herstellen vanuit bestandsarchief U gebruikt deze knop wanneer u een eerder gegenereerd incassobestand wilt herstellen. Om het bestand te herstellen verwijst u naar het bestand en klikt u Export 83

93 ADMINISTRATIE Automatische incasso Automatische incasso is een nieuwe functie gericht tot bedrijven die automatische incasso gebruiken bij het factureren van hun klanten. De functionaliteit verzekert u dat klantbetalingen rechtstreeks van de bankrekening van de klant afgeschreven worden - indien u een dergelijke overeenkomst heeft ondertekend met uw bank. U kunt een automatische incasso-bestand in het programma aanmaken met behulp van de wizard hiervoor. De wizard kan ofwel opgestart worden via Beeld - Administratie - Automatische incasso, of door te klikken op de knop Automatische incasso in het venster Debiteuren. Let op! Om een automatische incasso-bestand aan te maken, moet de functie geactiveerd zijn en de juiste instellingen moeten toegepast worden. Instellingen voor automatische incasso Hieronder vindt u de instructies voor hoe u automatische incasso instelt. Automatische incasso activeren U activeert de functie door te klikken op Beeld - Instellingen - Administratie. Op het tabblad Debiteur/Crediteur, vinkt u aan bij Het bedrijf maakt gebruik van automatische incasso. U kunt nu de instellingen voor automatische incasso definiëren. Hoe de instellingen voor automatische incasso definiëren? 1. Ga naar Beeld - Instellingen - Administratie. 2. In het tabblad Debiteur/Crediteur, vinkt u aan bij Het bedrijf maakt gebruik van automatische incasso. 3. Klik op Instellingen. 4. Het venster voor automatische incasso opent zich. Vul hier uw bankrekeningnummer in door te klikken op Nieuw rechts van het veld. U kunt ook de standaard directory voor exportbestand wijzigen naar de plaats waar u wilt dat het bestand opgeslagen wordt. 5. Klik op OK om het venster te sluiten. De instellingen voor automatische incasso zijn nu gedefinieerd. 84

94 BETALINGSOPVOLGING De instellingen voor automatische incasso in de module Relatiebeheer Om een bepaalde relatie te koppelen aan automatische incasso betaling moet u de volgende instellingen invoeren: 1. Ga naar Beeld - Relatie - Relatiebeheer. 2. Gebruik de blauwe pijlen of klik op de knop Lijst om de relatie te vinden die u wilt koppelen aan automatische incasso. 3. Zorg dat de relevante contactgegevens zoals naam, adres en bankrekeninginformatie ingevuld zijn. 4. Ga naar het tabblad Instellingen en klik op de knop Debiteur/Crediteur. 5. In het venster dat zich opent, kiest u voor Automatische incasso in de afrollijst bij Herinnering op het tabblad Debiteur/Crediteur. 6. Klik op OK om het venster te sluiten en de instellingen op te slaan. De functie automatische incasso is nu geactiveerd voor de relatie. Let op! Deze instellingen voor automatische incasso bij een bepaalde relatie kunnen overschreven worden in het venster Order/Factuur wanneer u een order aanmaakt. Meer informatie hieromtrent kunt u hieronder lezen. De instellingen voor automatische incasso in de module Order/Factuur 1. Ga naar Beeld - Order/Factuur - Order/Factuur. 2. Ga naar de order waarvoor u een automatische incasso wilt versturen. 3. Kies het tabblad Diversen. 4. Kies Versturen in de afrollijst bij Automatische incasso. 5. Klik op Opslaan om de instellingen op te slaan. Voor de order kan nu een automatische incasso verstuurd worden onafhankelijk ervan of de klant als een automatische incasso-klant is gedefinieerd of niet. De automatische incasso-wizard U kunt een automatische incasso-bestand aanmaken met behulp van de automatische incassowizard. U moet eerst de functionaliteit voor automatische incasso activeren en de instellingen hiervoor definiëren vooraleer u de wizard kunt starten. Lees meer over deze instellingen in de eigen paragraaf. Hoe een automatische incasso-bestand aanmaken? 1. Ga naar Beeld - Administratie - Automatische incasso of klik op de knop Automatische incasso in het venster Debiteuren. 2. De automatische incasso-wizard wordt opgestart. Bij de eerste stap kiest u ofwel Bestand voor automatische incasso aanmaken ofwel Opvolging van automatische incasso-posten, afhankelijk van wat u wenst te uit te voeren. 85

95 ADMINISTRATIE Kies het alternatief Opvolging van automatische incasso-posten indien u een automatische incasso-post wilt regenereren die nog niet betaald is. Door dit alternatief te kiezen, kunt u de automatische incasso-post associëren met een status voor opvolging vooraleer u een bestand aanmaakt. 3. Klik op Volgende. 4. Bij de volgende stap geeft u de gewenste selectie aan bij Type relatie en bij Klant. Indien u koos voor Opvolging van automatische incasso-posten, bepaal dan ook de Status van de betreffende automatische incasso-post. 5. Klik op Volgende. 6. In het volgende venster selecteert u voor welke factuur/facturen u een automatische incasso wilt versturen. 7. Klik op Volgende. 8. Kijk op het afdrukvoorbeeld na of alle waarden correct zijn. Klik op Print om het rapport af te drukken. 9. Klik op Volgende. 86

96 BETALINGSOPVOLGING 10. Bij de volgende stap selecteert u in welke map het bestand opgeslagen dient te worden. Klik op Volgende. 11. Klik op Voltooien om de wizard te voltooien en het bestand aan te maken. Het automatische incasso-bestand is nu aangemaakt in de geselecteerde map. 87

97 ADMINISTRATIE BUDGETTEN In de budgetmodule vindt u budgetten voor verkoop, inkoop, salaris, bedrijfskosten, investeringen en cashflow. Dit zal u helpen om uw budgetten zo eenvoudig mogelijk te bepalen. Het zal u ook het nodige overzicht bieden zodat u de juiste bedrijfsbeslissingen kunt maken op basis van de budgetgegevens, vooruitzichten en verwachte cashflowontwikkeling. Verzamelen van budgetgegevens Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen, waarbij u kunt kiezen of u gegevens van de huidige administratie wilt gebruiken of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar, waarbij u de mogelijkheid heeft om de cijfers met een percentage naar boven of naar beneden aan te passen. Wanneer u een nieuw budget wilt opstellen zonder dat dit gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt nadat het budget is opgesteld ook de cijfers aanpassen aan rekening/periode level. Indien u wilt kunt u de instellingen nog wijzigen nadat het budget is opgesteld. Flexibel budgetteren De Budgetmodule kan helemaal aangepast worden aan datgene waarvoor u het budget wilt opstellen (het kostencentrum). In combinatie met een project of een afdeling, kunt u budgetteren op basis van totalen, rekeningen, verkoper, klant, artikel, artikelgroep of relatiecategorie. Het budget is verdeeld in sub-budgetten waarbij het verkoopbudget is aangepast aan het rekeningschema van de verkooprekeningen. Op dezelfde wijze zijn het inkoopbudget, salarisbudget, bedrijfskostenbudget, investeringsbudget en cashflowbudget aangepast aan de rekeningen in het standaard rekeningschema. U kunt bij de verschillende sub-budgetten aangeven welke rekeningen er gebruikt moeten worden. Budget per periode via verdeelsleutel toewijzen Om de verdeling van de budgetgegevens over de perioden te vereenvoudigen, kunt u verdeelsleutels aanmaken in het register Budgetverdeling waarbij het totaal over 12 perioden wordt verdeeld, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen van uw bedrijfsactiviteiten. De verdeelsleutel werkt proportioneel zodat u uw resultaten kunt verdelen zoals u wilt. Indien u wilt, kunt u uw budget ook gelijk verdelen over alle perioden, door bijvoorbeeld een 1 in alle velden in te toetsen zodat het totaal iedere maand met 1/12 verdeeld wordt. Aangepaste rapporten Voor Winst/Verlies en Liquiditeit kunt u de rapporten zelf aanpassen op dezelfde manier als in het grootboek. Grafische weergave De Budget module heeft zijn eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht verkrijgen over het budget en dit vergelijken met de werkelijke resultaten. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft gemaakt of vooruitzichten gebaseerd op uw resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar. 88

98 BUDGETTEN Budgetinstellingen.Elk budget heeft zijn eigen instellingen. Door te klikken op de knop Bewerken kunt u de instellingen aanpassen, ook kunt u hiervoor op Instellingen klikken wanneer u in een specifiek budget bent. Deze instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u leidt door het proces van het maken van nieuwe budgetten. Het budgetoverzicht - Selecteer een budget of maak een nieuw budget Wanneer u in het menu Beeld of via een andere snelkoppeling Budget selecteert, zal de budgetlijst geopend worden, waarin alle budgetten staan die u eerder heeft opgesteld..klik op Nieuw om een nieuw budget op te stellen. Hiermee wordt de wizard voor het opstellen van een nieuw budget gestart..selecteer een budget in de lijst en klik op de knop Bewerken om de instellingen voor het bestaande budget te wijzigen..u kunt budgetten ook verwijderen. Het verwijderen is definitief. Wanneer u op Ja klikt om een budget te verwijderen, is het budget definitief verwijderd. Onthoud dat budgetten per boekjaar opgesteld worden. In de lijst aan de rechterkant kunt u het boekjaar selecteren dat u wilt gebruiken. Hoe een nieuw budget opstellen? Met behulp van de wizard kunt u een budget opstellen waarbij u kunt kiezen of u de gegevens haalt uit de actuele financiële cijfers of uit een bestaande begroting, bijv. van een voorgaand jaar. Waarbij u de mogelijkheid heeft om deze cijfers met een percentage naar boven of naar beneden aan te passen. Het is uiteraard ook mogelijk een nieuw budget op te stellen, dat niet op eerdere resultaten of budgetten gebaseerd is. Ook kunt u de gegevens per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld. 89

99 ADMINISTRATIE Zo stelt u een nieuw budget op 1. Ga naar Beeld - Administratie - Budget. 2. Klik op Nieuw in het venster Budget. 3. Voer de naam van het budget in. 4. Selecteer het boekjaar. 5. Klik op OK. Het budget wordt opgeslagen en u kunt verder werken met behulp van de wizard voor de import van budgetgegevens. Wanneer het budget is opgesteld, kunt u desgewenst de instellingen aanpassen. Hoe een cashflowbudget opstellen? De cashflowbegroting wordt bepaald op basis van de instellingen in de cashflowbegroting zelf en de instellingen die zijn ingesteld ten opzichte van de liquiditeit in de overige deelbudgetten. Dit wil zeggen dat om bedragen in de cashflowbegrotingen in te kunnen voeren, er eerst een resultaatbegroting moet worden ingesteld. Zo definieert u uw cashflowbegroting: 1. Kies Beeld Administratie - Budget. 2. Selecteer het budget waarvoor u de liquiditeit wenst te definiëren en klik op OK. 3. Klik op de knop Instellingen. 4. Klik op de zoekknop met de drie puntjes rechts van de Verkoopbegroting en geef aan welke gevolgen de verkoopbegroting op de cashflowbegroting moet hebben onder het tabbad Cashflowbegroting. 5. Klik op OK. 6. Herhaal punt 4 en 5 voor de Inkoop-, Salaris-, Bedrijfskosten-, Investerings-, en Cashflowbegroting. U heeft nu een cashflowbudget opgesteld. Hoe een nieuw budget opstellen op basis van een bestaand budget? 90 Wanneer u een nieuw budget opstelt, krijgt u de mogelijkheid om het nieuw budget te baseren op een bestaand budget. Zo stelt u een nieuw budget op op basis van een bestaand budget 1. Kies Beeld Administratie - Budget. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Maak de gewenste instellingen voor uw budget en klik op OK. 4. De budget wizard start nu. Kies Gegevens uit bestaande begroting halen en klik op Volgende. 5. Kies het budget/de begroting waarop u de nieuwe budgetcijfers wenst te baseren.

100 BUDGETTEN 6. Vink aan welke cijfers u wenst te importeren. 7. Geef aan met welk percentage u de begrotingscijfers wenst aan te passen. 8. Klik op Voltooien. U heeft nu een nieuw budget opgesteld op basis van een bestaand budget. Hoe een nieuw budget opstellen op basis van actuele financiële cijfers? Wanneer u een nieuw budget opstelt, krijgt u de mogelijkheid om het nieuw budget te baseren op de actuele financiële cijfers. Zo stelt u een nieuw budget op op basis van actuele financiële cijfers 1. Kies Beeld Administratie - Budget. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Maak de gewenste instellingen voor uw budget en klik op OK. 4. De budget wizard start nu. Kies Gegevens uit actuele financiële cijfers halen en klik op Volgende. 5. Kies het boekjaar waarop u uw budgetcijfers wenst te baseren. 6. Vink aan welke cijfers u wenst te importeren. 7. Geef aan met welk percentage u de begrotingscijfers wenst aan te passen. Door op de zoekknop met de drie puntjes rechts van het veld voor het aanpassen te klikken, kunt u het rekeninginterval aanpassen vanwaar de cijfers geïmporteerd worden. 8. Klik op Voltooien. U heeft nu een nieuw budget opgesteld op basis van actuele financiële cijfers. Import van budgetgegevens Wanneer u uw budgetgegevens in wilt voeren, kunt u dit doen met behulp van een wizard, waarbij u kunt aangeven of u de gegevens van de huidige administratie wilt opvragen of de gegevens van een budget van een voorgaand jaar wilt gebruiken. Hierbij heeft u de mogelijkheid om de cijfers naar boven of beneden aan te passen met een percentage. Wanneer u een geheel nieuw budget wilt opstellen, dat niet gebaseerd is op eerdere resultaten of budgetten, kunt u dit uiteraard ook doen. U kunt de gegevens ook per rekening/periode aanpassen, nadat het budget is opgesteld. 91

101 ADMINISTRATIE.U kunt budgetgegevens importeren wanneer u een nieuw budget opstelt, of door een bestaand budget te openen en te klikken op de knop Import. Leeg budget Het budget wordt zonder gegevens opgesteld. Gegevens uit actuele financiële cijfers halen U kunt gegevens importeren van een boekjaar dat u zelf heeft geselecteerd, bijvoorbeeld het vorige. U kunt de gegevens met percentages wijzigen. Gegevens uit bestaande begroting halen U kunt gegevens importeren van een budget dat al is opgesteld. Ook hier kunt u de gegevens met percentages aanpassen. 92

102 BUDGETTEN Hoe budgetgegevens bewerken? Wanneer u een budget geopend heeft, kunt de gegevens van het budget bewerken..dubbelklik op de budgetregel of klik op Bewerken om budgetcijfers toe te voegen of te importeren. In het venster kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt bijvoorbeeld voor verkoop 2 regels invoegen in het Verkoopbudget. Wanneer u in de instellingen de grootboekrekening heeft gekozen, dan wordt u gevraagd welke rekening u wilt gebruiken voordat u de gegevens invoert..in het detailsvenster voor een budgetregel kunt u op de knop Import klikken om alle rekeningen weer te geven. Het systeem zal later alleen deze rekeningen weergeven waarvoor u budgetgegevens heeft ingevoerd..kolom F geeft u meer informatie over de Verdeelsleutel voor de desbetreffende regel. De verdeelsleutel verdeelt het totale budget over 12 perioden, zodat u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. U kunt meer lezen over budgetverdeling in eigen paragraaf..selecteer een regel en klik op Verwijderen wanneer u deze regel van de hele budgetregel wilt verwijderen. 93

103 ADMINISTRATIE Hoe budgetcijfers aan andere rekeningen koppelen dan het systeem voorstelt? Indien u ervoor heeft gekozen als budgetbasis de Grootboekrekening te kiezen, zal het systeem rekeningen voorstellen waarop u uw budgetcijfers registreert op basis van vastgezette intervallen. U kunt dit rekeninginterval wijzigen door een nieuw budget aan te maken op basis van actuele financiële cijfers. Het rekeninginterval van dit nieuw budget is dan beschikbaar voor de budgetten waarop u al cijfers heeft geregistreerd. U kunt achteraf het nieuw aangemaakt budget wissen indien u dit wenst. Zo wijzigt u de rekeningintervallen voor uw budget: 1. Kies Beeld Administratie - Budget. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Vul de gewenste naam in voor het nieuwe budget en klik op OK. 4. Kies voor het alternatief Gegevens uit actuele financiële cijfers halen en klik op Volgende. 5. Klik op de zoekknop met de drie puntjes aan de rechterkant van het budget waarvoor u het rekeninginterval wilt veranderen. 6. In het vervolgscherm kunt u het interval veranderen door te klikken op Bewerken. Verander het interval en klik op OK. U kunt hier ook een nieuw extra interval ingeven door op Nieuw te klikken. U geeft dan het interval in en klikt op OK. 7. Herhaal stap 6 totdat u de rekeningintervallen voor de gewenste budgettypen heeft gewijzigd en klik op Voltooien. U heeft nu ook nieuwe rekeningintervallen voor alle bestaande budgetten geïmporteerd. Indien u dat wenst, dan kunt u het budget dat u nieuw heeft aangemaakt voor het creëren van de rekeningintervallen verwijderen. U wist dit budget door de budgetmodule te sluiten, en te gaan naar Beeld - Administratie - Budget. Selecteer het budget dat u wilt verwijderen en klik op Wissen. Budget - Het hoofdvenster voor een budget Wanneer u een budget uit de budgetlijst selecteert, zal het hoofdvenster van dit budget geopend worden. Hierin kunt u de budgetcijfers aanpassen, budget winst/verlies verklaringen en liquiditeit informatie inzien en wijzigingen aanbrengen in de budgetinstellingen. Wanneer u een ander budget wilt openen, moet u het budget waar u momenteel in werkt afsluiten en het andere budget vanuit de lijst openen. U kunt deze lijst vinden door te klikken op Beeld - Administratie - Budget. 94

104 BUDGETTEN Budgetgegevens In het venster Budgetgegevens kunt u uw budgetgetallen invoeren..dubbelklik in de budgetregel of klik op Bewerken om budgetgegevens toe te voegen of te importeren. In het venster Bewerken kunt u meerdere regels aan een budget toevoegen. U kunt voor verkopen bijvoorbeeld 2 regels invoegen in het Verkoopbudget. Wanneer u in de instellingen de grootboekrekening geselecteerd heeft, dan zal er, voordat u de gegevens heeft ingevoerd, gevraagd worden welke rekening u wilt gebruiken. Lees meer over het bewerken van de budgetgegevens onderstaand..door in het hoofdvenster van budget op Import te klikken, wordt de wizard voor de import van budgetgegevens gestart..afdrukken. Het budget kan in liggend formaat afgedrukt worden. Met behulp van de pijl naast het afdrukicoon krijgt u een afdrukvoorbeeld van het budget. U kunt tevens de budgetgegevens exporteren naar Microsoft Excel. Winst/Verlies en Liquiditeit In het menu Winst/Verlies en Liquiditeit heeft u de mogelijkheid om uw rapporten op dezelfde manier op te stellen als bij het Grootboek. Om een budgetrapport te bewerken, klikt u op Rapportinstellingen of Kolominstellingen. De kolomopmaak bevat vooraf gedefinieerde opmaak die niet bewerkt kan worden. U kunt echter altijd uw eigen opmaak creëren. Lees meer over rapportopmaak en over kolomopmaak in de sectie "Grootboek". Filter Instellingen: Wanneer u op deze knop klikt, zal er een nieuw venster geopend worden waarin u een filter voor een project en/of afdeling kunt instellen..filter aan/uit: Wanneer u een filter heeft ingesteld, kunt u door middel van deze knop de filter aan- en uitzetten. 95

105 ADMINISTRATIE Grafisch - Winst/Verlies en Grafisch - Liquiditeit De budgetmodule heeft eigen grafische weergaven voor de budgetten. Hier kunt u een snel overzicht over het budget verkrijgen en dit vergelijken met de actuele gegevens. U kunt ook vooruitzichten voor de rest van het jaar bekijken, gebaseerd op de budgetten die u heeft opgesteld of vooruitzichten gebaseerd op de resultaten tot nu toe - en voor de rest van het jaar. Instellingen.Ieder budget heeft zijn eigen instellingen. De instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u door het proces voor het opstellen van nieuwe budgetten leidt. Budgetverdeling.Om het verdelen van de budgetgegevens te vereenvoudigen, kunt u verdeelsleutels maken in het register Budgetverdeling, waarbij het totaal over 12 perioden verdeeld wordt, waardoor u rekening kunt houden met seizoensschommelingen in uw bedrijfsactiviteiten. De verdeelsleutels werken proportioneel, zodat u uw resultaten gelijk kunt verdelen in de door u gewenste verhouding. Wanneer u uw budget evenredig over alle perioden wilt verdelen, kunt u bijvoorbeeld een 1 in alle velden intoetsen, zodat het totaal iedere maand als 1/12 wordt verdeeld..maakt een nieuwe verdeelsleutel aan..bewerkt een bestaande verdeelsleutel..wist een bestaande verdeelsleutel. Let op! Het wissen of bewerken van verdeelsleutels heeft geen consequenties voor de budgetgegevens die u al heeft ingevoerd. Echter, u moet er rekening mee houden dat de gegevens niet automatisch aangepast worden. Dit houdt in dat wanneer u een verdeelsleutel wijzigt, u de budgetgegevens ook moet aanpassen. Dit kunt u het gemakkelijkst doen door de verdeelsleutel opnieuw in te voeren. Het wordt daarom aangeraden om voorzichtig te werk te gaan bij het wijzigen van verdeelsleutels. Het is beter om nieuwe verdeelsleutels aan te maken. 96

106 BUDGETTEN Budgetinstellingen.Elk budget heeft aparte instellingen. U kunt deze instellingen openen door in het venster van het budgetoverzicht te klikken op de knop Bewerken, of door op Instellingen te klikken wanneer u in een specifiek budget bent. De instellingen zijn ook onderdeel van de wizard die u begeleidt tijdens het opstellen van nieuwe budgetten. Grootboekrekening (GB-rekening): Verzamelt de budgetgegevens voor een groep rekeningen van een of meerdere grootboekrekeningen die u selecteert. Om het eenvoudiger te maken, kunt u bijvoorbeeld alle verkoopopbrengsten in het budget bijeenbrengen op rekening 8000 Verkopen, en alle inkoopkosten op rekening 7000 Kostprijs. Wanneer u de grootboekrekeningen selecteert, zal u gevraagd worden om de grootboekrekening op te geven wanneer u budgetgegevens invoert of bewerkt. Totaalsom: Telt alle resultaten voor u op, zonder dat dit op één of meerdere rekeningen als totaal weergegeven wordt. Budgetbasis aanpassen.klik op deze knop om het cashfloweffect te wijzigen en om aan te geven welke rekeningen er voor iedere gedeelte van het budget gebruikt moeten worden. Effect op Cashflow In het tabblad Cashflowbegroting kunt u aangeven wat het effect is van het budget op de cashflow. De beschikbare opties verschillen per deelbudget waarvoor u de instellingen invoert. Voor het verkoopbudget is het bijvoorbeeld belangrijk om de gemiddelde betalingsperiode aan te geven. Uw klanten betalen misschien niet altijd op tijd, deze instellingen geven u hier de mogelijkheid om een gemiddelde in te voeren voor de werkelijke tijd die verstrijkt voordat uw klanten betalingen aan u voldoen. Als standaard is het aantal dagen dat in uw standaard betalingsvoorwaarden is aangegeven ingevuld. De dagen worden berekend vanaf de factuurdatum. Wanneer een gedeelte van uw verkopen contant betaald wordt, kunt u voor de contante verkopen een percentage invoeren in het veld Kasgedeelte in %. Dit wordt ook in het Cashflowbudget meegenomen, omdat contante verkopen een direct effect hebben op uw cashflowlevel. Het verkoopbudget bevat ook instellingen voor het Beginsaldo, welke in dit geval behoort tot de Debiteurenadministratie, en instellingen voor de Betaalrekening. Deze zullen standaard ingesteld zijn op de standaardrekening voor Bank. Grootboekrekening 97

107 ADMINISTRATIE In het tabblad GB-rekening heeft u de mogelijkheid om uw verschillende opbrengsten en uitgaven over één of meerdere 'rekeningen' in het budget te verdelen. U kunt bijvoorbeeld kiezen om alle verkoopopbrengsten op één rekening weer te geven. Standaard zijn alle verkoopopbrengsten ingesteld om naar één rekening overgebracht te worden. In dit geval kiest u een rekening en gebruikt factor '1', zodat alle verkooprekeningen als een totaal worden weergegeven in het budgetoverzicht. U kunt ook uw verkoopopbrengsten over verschillende rekeningen verdelen. U voert dan de verschillende verdeelfactors in, op dezelfde wijze als bij het gebruik van verdeelsleutels. Wanneer u bijvoorbeeld factor 1 voor twee rekeningen gebruikt, zal naar beide rekeningen 1/2 van de totale verkoopopbrengst overgebracht worden. 98

108 GROOTBOEK GROOTBOEK Alle boekhoudgegevens worden uiteindelijk in het Grootboek bijeengebracht. Zelfs al wordt het dagelijkse werk in andere modules uitgevoerd, worden alle gegevens naar het grootboek overgebracht. Periode- en jaarafsluitingen als ook het begin van nieuwe boekjaren zijn centrale onderwerpen wanneer alle gegevens in het grootboek bijeengebracht zijn. U kunt de gegevens in het grootboek op zeven verschillende manieren bekijken. U vindt de knoppen hiervoor aan de linkerzijde en u kunt vrij wisselen tussen de alternatieven. Dagboeken Rekeningen Kerngetallen Resultaat Balans Grafisch Cashflow Tip! Gewoonlijk worden inkomsten van de winst- en verliesrekeningen in rapporten weergegeven als negatieve getallen (credit), het eigen vermogen en overige activa worden in rapporten weergegeven als positieve getallen (debet). U kunt echter aangeven dat de waarden in uw rapporten met tegengestelde waarde moeten worden afgedrukt en u kunt hier bijvoorbeeld aangeven dat uw inkomsten niet met negatieve waarden weergeven mogen worden. Dit doet u in de instellingen bij Beeld - Instellingen - Administratie - het tabblad Administratieve instellingen - Rapporten. Boekstukken in andere modules De meeste transacties in het Grootboek zijn gerelateerd met gegevens in andere modules. U heeft daardoor direct toegang tot deze modules vanuit het Grootboek. Indien u een Verkoopfactuur markeert die in het grootboek geboekt is vanuit de Order/Verkoop-module, wordt de knop Ga naar factuur geactiveerd. Deze opent de factuurmodule en laat automatisch de factuur zien die de basis is voor de transactie. Hetzelfde geldt voor de Inkoopfactuur die geboekt is via de Inkoopmodule. Deze geeft u toegang tot de functie Ga naar inkooporder. Transacties van een rekening met een koppeling naar de debiteuren -of crediteurenadministratie zijn altijd gekoppeld aan een relatie. Indien u een dergelijke transactie markeert kunt u klikken op Ga naar relatie om de gegevens in het relatieregister te bekijken. Dit betreft in eerste instantie de transacties op rekeningen 1300 en 1600, welke de standaard rekeningen zijn voor debiteuren en crediteuren. Via deze boekstukregels heeft u ook toegang tot de debiteuren -of crediteurenadministratie (voor het opvolgen van betalingen). Door op Ga naar debiteuren/crediteuren te klikken heeft men de mogelijkheid om betalingen direct te boeken. 99

109 ADMINISTRATIE Rapportinstellingen De rapporten Kerngetallen, Resultaat en Balans in het grootboek kunnen bewerkt worden en u kunt nieuwe rapporten aanmaken (rapportinstellingen). Door eigen kolominstellingen te definiëren, kunt u aangeven op welke tijdsintervallen de rapportinstellingen verdeeld moeten worden. Door te klikken op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van de afrollijst Rapportinstellingen worden alle gedefinieerde instellingen in een overzicht weergegeven. Volg de onderstaande werkwijze bij het aanmaken van nieuwe of het bewerken van bestaande rapporten. Zo maakt u een rapportopbouw aan/zo bewerkt u een rapportopbouw 1. Klik op Nieuw of markeer een bestaand rapport en klik op Bewerken. U kunt dan - regel voor regel - een nieuw rapport opbouwen. 2. Geef een Omschrijving in het bovenste veld. Dit is de naam, die u kiest voor de rapportinstelling in het grootboek Klik op Nieuw om een nieuwe regel onder aan het rapport toe te voegen. Om een regel te kunnen toevoegen midden in een rapport, moet u een regel selecteren en Veld toevoegen aanklikken. In het venster Regel kunt u specificeren wat er op de regel moet worden weergegeven:

110 GROOTBOEK a. U dient Toon niet te markeren indien de regel uitsluitend gebruikt zal worden als onderdeel van andere berekeningen en niet in het rapport moet worden weergegeven. b. Geef met behulp van de afrollijst het Type regel aan dat u wilt toevoegen. De velden van het desbetreffende regeltype zullen dan in het venster worden geactiveerd. Omschrijving: Voegt een regel toe met een door u te bepalen beschrijvende tekst. Regel: Voegt een lege regel toe aan het rapport. Gegevens: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U selecteert de gewenste rekeninggroep uit de onderstaande afrollijst. Grootboekrekening: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U kunt Rekening van en tot selecteren uit de onderstaande afrollijst. Formule: In dit veld kunt u uitsluitend bestaande regels uit het rapport gebruiken en geen financiële cijfers, die uit de administratie komen en die niet in het rapport zijn opgenomen. Een constante: Voegt een regel toe aan het rapport met een willekeurig getal. c. Geef Inspringen aan in het aantal punten indien u de regel wilt laten inspringen. d. Selecteer Schrijf het kolomformaat over voor deze regel om een eigen formaat aan te geven voor deze regel. 4. Klik op OK. 5. Herhaal de bewerkingen voor alle regels, die u wilt aanpassen. U kunt de rapporten ook overbrengen naar andere bedrijfsdatabases: Klik op Export om de gegevens van een rapport in een bestand op te slaan. Dit bestand kan in een andere bedrijfsdatabase geïmporteerd worden indien u dezelfde rapporten in een andere bedrijfsdatabase wilt gebruiken. Klik op Import om een bestand met nieuwe rapporten in te lezen. Dit kunnen rapporten zijn die u heeft geëxporteerd uit een andere bedrijfsdatabase of die u heeft gedownload vanaf onze supportwebsite. 101

111 ADMINISTRATIE Kolominstellingen De rapporten Kerngetallen, Resultaat en Balans in het grootboek kunnen bewerkt worden en u kunt nieuwe kolominstellingen maken. Deze kolominstellingen bepalen indeling van de periodeintervallen van de regels bij de rapportinstellingen. Een kolominstelling kan betrekking hebben op één of meerdere kolommen. Door te klikken op de knop met de drie puntjes aan de rechterzijde van de afrollijst Kolominstellingen worden alle gedefinieerde instellingen in een overzicht weergegeven. Volg de onderstaande werkwijze bij het aanmaken van nieuwe of het bewerken van bestaande kolominstellingen. Zo maakt u een kolomopbouw aan/zo bewerkt u een kolomopbouw 1. Klik op Nieuw of markeer een bestaande kolominstelling en klik op Bewerken. U kunt dan - kolomsgewijs - een nieuwe kolominstelling aanmaken. 2. Tik in het bovenste veld de Omschrijving in van de kolominstelling. Dit is de naam, die u kiest voor de kolominstelling in het grootboek. 3. Klik op Nieuw om een nieuwe kolom toe te voegen aan de rechterzijde van de kolominstelling. Om een kolom toe te voegen aan de linkerzijde van de aangegeven kolom, kunt klikken op Veld toevoegen. Deze zal dan boven de in het overzicht aangeven kolom liggen, maar aan de linkerzijde van het rapport. In het venster Kolom kunt u specificeren wat er in de kolom moet worden weergegeven: a. U moet Toon niet markeren indien de kolom uitsluitend gebruikt zal worden als onderdeel van andere berekeningen en niet in het rapport moet worden weergegeven. b. Geef met behulp van de afrollijst aan welk Type kolom u wilt toevoegen. De velden van het desbetreffende kolomtype zullen dan in het venster worden geactiveerd. Gegevens: Haalt financiële getallen op uit de administratie. U kunt kiezen uit Grootboek dit jaar, Grootboek afgelopen jaar, Budget dit jaar en Budget afgelopen jaar. Geef ook de gewenste periode aan. Formule: In dit veld kunt u uitsluitend bestaande kolommen uit de kolominstelling gebruiken en geen financiële cijfers, die uit de administratie komen en die niet in het rapport zijn opgenomen. 102

112 GROOTBOEK Een constante: Voegt een kolom toe met een willekeurig getal. 4. Naast de keuze van kolomtype kunt u ook de opmaak van getallen en teksten bepalen. 5. Klik op OK. 6. Herhaal de bewerkingen voor alle kolommen die u wilt aanpassen. U kunt de rapporten ook overbrengen naar andere bedrijfsdatabases: Klik op Export om de gegevens van een rapport in een bestand op te slaan. Dit bestand kan in een andere bedrijfsdatabase geïmporteerd worden indien u dezelfde rapporten in een andere bedrijfsdatabase wilt gebruiken. Klik op Import om een bestand met nieuwe rapporten in te lezen. Dit kunnen rapporten zijn die u heeft geëxporteerd uit een andere bedrijfsdatabase of die u heeft gedownload vanaf onze supportwebsite. Boekstukoverzicht/Rekeningoverzicht Boekstukoverzicht.Boekstukoverzicht is het eerste dat u zult zien wanneer u het grootboek opent. Er zijn echter meerdere manieren waarop u de gegevens in het grootboek kunt bekijken. In de linker marge vindt u de knoppen waarmee u de mogelijkheid heeft om de grootboekgegevens op andere manieren weer te geven: Rekeningen, Kerngetallen, Resultaat, Balans, Grafisch en Cashflow. 103

113 ADMINISTRATIE In Boekstukoverzicht kunt u de geboekte transacties behorend bij een boekstuk/factuur nader bekijken. Er zijn uitstekende mogelijkheden om de gewenste gegevens op te zoeken en het zoeken te verfijnen in het venster dat geheel aan uw voorkeur kan worden aangepast. Kies eerst in de afrollijst linksboven van welk Boekjaar u de boekstukken wilt bekijken. Bepaal dan of in de boomstructuur Dagboek/periode of Periode/dagboek weergegeven moet worden. De eerste optie zal de dagboeken ieder voor zich met onderliggende perioden laten zien. De tweede optie zal de perioden ieder voor zich met de bijbehorende dagboeken weergeven. Klik op datgene wat u wilt dat in het overzicht moet worden weergeven..klik op Bewerken indien u een omschrijving, afdeling, project of eventueel andere kostenplaats van de desbetreffende regel wilt bewerken. Klik op Wissen om het geselecteerd boekstuk te herzien. Een nieuw boekstuk wordt aangemaakt rechtstreeks in het grootboek of via het inboeken. U kunt geen boekstukken van gesloten periodes herzien of indien het boekstuk een automatisch gegenereerd openingsbalans boekstuk is. Indien het boekstuk niet herzien kan worden, kunt u handmatig een correctieboekstuk boeken in een open periode bij het inboeken..klik op Zoeken om bepaalde boekstukken op te zoeken. Dan wordt het dialoogvenster Zoeken geopend, waarin u de selectiecriteria in de verschillende velden kunt aangeven. Het grote veld aan de onderzijde van het dialoogvenster wordt bijgewerkt met resultaten al naar gelang u de selectiecriteria toevoegt. Selecteer één van de resultaten en klik op de Ga naar-knop onder het veld om naar het boekstuk in het Grootboek te gaan..klik op Som Uit/Aan om een opsomming onderaan in het venster te laten zien/verbergen..klik op Bijlage als u een document aan een boekstuk wilt linken. Bijvoorbeeld een origineel document dat u heeft ingescand en wilt toevoegen aan het grootboek. Lees meer hierover in de paragraaf over inboeken. 104

114 GROOTBOEK.Klik op Ga naar debiteuren/crediteuren om een boekstuk uit de debiteuren/crediteurenmodule te zien. Dit is uitsluitend mogelijk indien een transactie uit de Debiteuren- /Crediteurenadministratie geselecteerd is.. Klik op Ga naar relatie om de gegevens van de relatie, die gekoppeld is aan de geselecteerde regel, op het scherm weer te geven..klik op Ga naar factuur om de desbetreffende factuur in de Order/Factuurmodule weer te geven..klik op Ga naar inkooporder om het boekstuk in de Inkoopmodule te openen..klik op de knop Instellingen om te bepalen welke kolommen in het venster moeten worden weergegeven. De wijzigingen gelden per gebruiker en worden van kracht wanneer u het instellingsvenster sluit..klik op Help indien u niet zeker bent en meer hulp nodig heeft bij dit venster..klik op Afsluiten om het grootboek te verlaten. Rekeningen/Saldibalans in het grootboek Bij Rekeningen heeft u een overzicht over alle transacties op alle grootboekrekeningen van het desbetreffende boekjaar. Met het totale saldo van iedere rekening als uitgangspunt, kunt u stapsgewijs en per periode steeds meer gedetailleerde informatie van de rekeningen opvragen - tot op het niveau van de boekstukregel. U kunt met behulp van een aantal knoppen andere gerelateerde gegevens van het boekstuk opvragen uit andere modules. Het is afhankelijk van de rekening die u selecteert welke knoppen actief zullen zijn. 105

115 ADMINISTRATIE Hieronder vindt u uitleg over de werkwijze in het tabblad Saldibalans in het grootboek en hoe u hier meer gespecificeerde informatie kunt opvragen. Indien u dat wilt, kunt u de gewenste selectie in elk tabblad vastleggen. Zo gebruikt u Rekeningen Klik op de knop voor Som Aan/Uit als u wilt dat het saldo onder in het venster weergegeven/verborgen wordt. 1. Kies de knop voor Rekeningen links in het grootboek. Het tabblad Saldibalans geeft een overzicht van alle rekeningen waarop in de loop van het jaar transacties zijn geboekt. 2. Dubbelklik op een rekening wanneer u die nader wilt bekijken. Het tabblad Saldo per periode laat zien hoe het totale saldo per periode is verdeeld. In het overzicht van Eindsaldo kunt u het saldo bekijken zoals dat was aan het einde van iedere periode. 3. Dubbelklik op de periode die u nader wilt bekijken. Het tabblad Boekstukregels bevat alle mutaties op de rekening gedurende een periode. 4. Dubbelklik op de regel die u nader wilt bekijken. Het grootboek laat nu het Dagboeken zien met de filter die van toepassing is voor het boekstuk waarvan de regel deel uitmaakt. Voor een gebruiksaanwijzing van de overige knoppen in de werkbalk, zie bij de beschrijving van Dagboeken. Gebruikersinstellingen voor Grootboek Met behulp van de gebruikersinstellingen in Dagboeken en Rekeningen in het Grootboek geeft u aan welke kolommen er in het venster moeten worden weergegeven. Deze instellingen kunnen voor iedere gebruiker individueel worden ingesteld. 106

116 GROOTBOEK Kolommen in Dagboeken/Rekeningen In Dagboeken en Rekeningen in het Grootboek treft u volgende kolommen aan: De kolom Boekstuknr. zet automatisch een nummer op alle boekstukken overeenkomstig de instellingen dagboeken die u daarvoor heeft aangegeven. Het nummer geeft niet alleen de volgorde van de boekstukken aan, maar ook het boekstuksoort, zoals Verkoopfactuur (VF), Inkoopfactuur (IF), Bank (B), enz. U kunt deze boekstuksoorten ook bewerken. De Boekingsdatum wordt bepaald door inboeken of de systeemdatum van boekstukken die overgeboekt worden vanuit in- en verkoop, personeelsadministratie en de debiteuren- of crediteurenadministratie. Ieder boekstuk wordt op twee of meerdere rekeningen geboekt. Met behulp van Rekening wordt aangegeven op welke balans-, winst- of verliesrekening in het Rekeningschema het boekstuk geboekt wordt. Het veld Omschrijving wordt gebruikt om aan te geven wat het boekstuk betreft. Indien er niets anders in het veld wordt aangegeven, wordt hier de desbetreffende grootboekrekening ingevuld. Bij een in- of verkoopfactuur worden Factuurnummer, debiteuren- of crediteurennummer en boekstuksoort op alle boekstukken aangegeven. Het debiteuren- of crediteurennummer is het nummer van de klant of leverancier in het relatieregister. Indien het Betalingskenmerk is aangegeven bij debiteuren- of crediteurentransacties, wordt het nummer in deze kolom weergegeven. Het betalingskenmerk kan ook automatisch op de factuur worden gegenereerd. Dit wordt geactiveerd bij de instellingen van de bedrijfsdatabase. De gehele Btw-verwerking is geautomatiseerd met behulp van speciale codes voor de verschillende Btw-tarieven. Deze code wordt gekoppeld aan de boekstukregels waarvoor de Btw berekend moet worden. Boekstukken die deel uitmaken van een budget van een Project of Afdeling moeten aan de desbetreffende kostenplaats gekoppeld worden. Boekstukken in vreemde Valuta worden naar de locale munteenheid omgerekend voordat deze in de administratie geboekt worden. Dit kan onder voorwaarde dat het boekstuk gekoppeld is aan een valuta/wisselkoers in het valutaregister. Het bedrag dat op iedere boekstukregel geboekt wordt, kan in het grootboek weergegeven worden als een Debet- of creditbedrag of als een mutatie van het saldo (als een positief of negatief bedrag). Kerngetallen, resultaat en balans Kerngetallen in het grootboek In Kerngetallen in het grootboek kunt u rapporten bekijken die u een overzicht geven van de centrale getallen in de administratie. De regels tonen saldoposten in de financiële administratie en de kolommen verdelen ze in periodes. Als aanvulling op de standaard rapporten kunt u aangepaste rapporten maken en wijzigen. 107

117 ADMINISTRATIE Zo gebruikt u kerngetallen in het grootboek 1. Kies welk Boekjaar de basis zal vormen voor de kerngetallen. 2. Kies een instelling voor het rapport in het onderstaande keuzeoverzicht in het midden van de werkbalk. Dit bepaalt welke regels deel uitmaken van het rapport. De gedefinieerde instellingen kunnen gewijzigd worden en u kunt nieuwe aanmaken als u dat wilt. 3. Kies instelling kolommen via het keuzeoverzicht aan de rechterkant in de werkbalk. Dit bepaalt over welke periodes de regels van het rapport worden verdeeld. U kunt aangepaste kolominstellingen aanmaken als u dit wenst. NB! Resultaat en Balans in het grootboek fungeren op dezelfde wijze als hier beschreven voor Kerngetallen. Grafische presentatie 108 Onder Grafisch in het Grootboek heeft u vele mogelijkheden om de verschillende economische gegevens van uw onderneming grafisch te presenteren. U kunt een reeks onderwerpen selecteren en deze desgewenst gespecificeerd per afdeling of project bekijken. Daarnaast kunt u kiezen voor een presentatie met lijnen- of zuilendiagrammen met twee-of driedimensionale weergave. Zo toont u een grafiek van het grootboek 1. Kies Beeld, ga naar Administratie een klik op Grootboek. 2. Klik op de knop Grafisch. 3. Kies eerst in de afrollijst linksboven van welk boekjaar u de gegevens wilt bekijken.

118 GROOTBOEK 4. Kies in de afrollijst datgene waarvan u een grafische presentatie wilt maken. 5. Door middel van de knop, direct rechts van de afrollijst, kunt u een boomstructuur kiezen met dezelfde inhoud als in de afrollijst (verdichtingen van de resultaatrekeningen in het rekeningschema). 6. Kies in de afrollijst of u als grafische presentatie lijnen of zuilen wilt bekijken. In de afrollijst kunt u eveneens een keuze maken uit twee- of driedimensionale weergave. 7. In de volgende afrollijsten bepaalt u of u de grafische presentatie van een bepaalde afdeling of project wilt bekijken. U kunt de grafische weergave afdrukken. Cashflow Met behulp van de functionaliteit Cashflow kunt u inzicht krijgen in toekomstige liquiditeit gebaseerd op reeds geregistreerde informatie. De functionaliteit is speciaal ontwikkeld voor bedrijven met hoge liquiditeiten, d.w.z. net gestarte bedrijven of kapitaalintensieve ondernemingen/branches. Het weergeven van cashflow geeft een overzicht van de financiële huishouding, gebaseerd op ingaande en uitgaande bedragen in het programma. De cashflow wordt berekend door het saldo van verschillende rekeningen van Bank, Postbank en Kas in het grootboek, verwachte debiteurenen crediteurenbetalingen, en overige betalingen. De sommen worden in een weekoverzicht gepresenteerd voor de weken die u zelf selecteert. U kunt naderhand nog veranderingen aanbrengen in het schema. 109

119 ADMINISTRATIE Om de transacties van Bank, Postgiro en Kas te kunnen weergeven in de lijst van rekeningen, bij het berekenen van het liquide saldo, dienen deze geregistreerd te zijn als Bank/Postbank/Kas in het rekeningenoverzicht. U kunt tevens naar wens andere rekeningen invoeren, zoals bv. een kassacrediet. De wizard zal zowel debiteuren- als crediteurentransacties openen, indien deze zijn aangevinkt voor het meenemen in de berekening van cashflow. Posten als Bestreden eis staan ook in de lijst, maar worden niet automatisch meegenomen. Als er meerdere transacties gelinkt zijn aan een MatchID zullen die gegroepeerd worden. Het is mogelijk de betalingsdatum handmatig te veranderen, als u weet dat er veranderingen hebben plaatsgevonden. In het venster kunt u kiezen of de cashflow in een Rapport overzicht (bedragen) of een Grafisch overzicht weergegeven wordt. Kiest u voor een Grafisch overzicht dan kunt u daarnaast ook kiezen voor een overzicht per week of per dag, Zuilen of 2D lijnen. U kunt tevens aangeven of u een vergelijking met de getallen van vorig jaar wilt zien. Wizard voor de berekening van cashflow 1. Ga naar Beeld - Administratie - Grootboek - Cashflow. 2. Klik op Wizard. 3. Kies de Tijd, waarvoor u de cashflow wilt zien, in de afrollijst. Vul een bedrag in bij Aanpassing als er wijzigingen zijn die u wilt menemen in de cashflow. Klik op Voldende. 4. In het venster Ontvangen debiteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. 5. In het venster Ontvangen betalingen van anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende. 6. In het venster Crediteurenbetalingen kunt u nieuwe transacties invoeren, redigeren of verwijderen. U kunt selecties van transacties verwijderen die niet meegerekend dienen te worden in de cashflow, of transacties selecteren die wel meegenomen moeten worden in de berekening. Klik op Volgende. 7. In het venster Betalingen aan anderen kunt u andere soorten betalingen, die in de nabije toekomst zullen plaatsvinden, invoeren. Bijvoorbeeld loon, inkoop enz. Let op dat de transacties niet gespecificeerd zullen zijn bij het afdrukken van het rapport. Voer eventueel Aanpassingen in. Klik op Volgende. 8. Klik op Voltooien om de veranderingen op te slaan voor de berekening van de cashflow. Cashflow wordt automatisch berekend op de betreffende dag, gebaseerd op de debiteuren- en crediteurentransacties en het liquide saldo. U hoeft niet de gehele wizard te doorlopen als u geen verandering wilt aanbrengen. In plaats van de wizard kunt u ook de knoppen aan de rechterzijde van het venster gebruiken: Huidige liquide saldo, Totaal ontvangen crediteurenbetalingen, Totaal van anderen ontvangen betalingen, Total crediteurenbetalingen, Totaal andere betalingen. Tip! We raden aan dat u de gebruikersrechten instelt voor deze functionaliteit vóór het redigeren van selecties voor de schatting van de verwachte cashflow, zodat alleen de boekhoudkundige verantwoordelijke veranderingen kan aanbrengen. 110

120 JAARAFSLUITING/PERIODEAFSLUITING JAARAFSLUITING/PERIODE- AFSLUITING Periodeafsluiting De financiële administratie bestaat uit 13 perioden - één voor iedere maand en één voor de jaarafsluiting. Om van de automatische Btw-afrekening gebruik te kunnen maken, moeten de boekingsperioden achtereenvolgend afgesloten worden. U kunt een periode afsluiten wanneer alle kosten en inkomsten van deze periode geboekt zijn. Tip! Er gelden eigen regels voor perioden 2, 4, 6, 8, 10 en 12 omdat deze ook een Btw-periode afsluiten. Als u een van deze perioden afsluit, wordt er automatisch een Btw-rapport afgedrukt. Een wizard helpt u door de procedure tot aan het goedkeuren van het Btw-rapport. De Btw-afrekening kan afgedrukt worden vanuit de rapportenmodule. Zo sluit u een periode af 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en kies Periode afsluiten. 2. Geef aan welke Periode u wenst af te sluiten met behulp van de afrollijsten. 3. Klik daarna op Volgende. 4. Klik op Voltooien. Tip! Wanneer u een periode heeft afgesloten, heeft u niet langer de mogelijkheid om boekstukken aan te maken, te wijzigen of te wissen. Let op dat u zelf niet een afgesloten periode kan openen. Jaarafsluiting Bij de overgang van het oude naar het nieuwe boekjaar maakt u gebruik van procedures welke erop gericht zijn om een juist en getrouw beeld te geven van het afgelopen boekjaar en tevens om een juiste start te maken met het nieuwe boekjaar. De jaarafsluiting brengt vaak een enorme tijdsdruk met zich mee. Een groot aantal ondernemingen zal de komende maanden bezig zijn met het afsluiten van het boekjaar. Een planmatige en systematische aanpak van de jaarafsluiting kan de tijdsdruk aanzienlijk verminderen. 111

121 ADMINISTRATIE De jaarafsluiting-procedure is in principe voor elk boekjaar gelijk en een aantal taken kunnen in de periode voor de afsluiting worden uitgevoerd. Hierbij kan het documenteren, bijvoorbeeld door het opstellen van een takenlijst of stappenplan van de procedure in uw onderneming een eenvoudig maar zeer effectief hulpmiddel zijn. In Mamut Business Software wordt u middels een wizard door de jaarafsluiting heen geholpen. Ondanks deze gebruikersvriendelijke aanpak zal de jaarafsluiting met behulp van Mamut Business Software ongetwijfeld een aantal vragen oproepen. Wanneer u klaar bent met de procedures voor de Jaarafsluiting, kunt u de Proefbalans Jaarafsluiting exporteren voor verder gebruik door uw accountant. Jaarafsluiting met Mamut Boekingsperioden Boekperioden In de praktijk is het gebruikelijk om na de jaarwisseling nog in het oude boekjaar te kunnen inboeken. De reden hiervoor is dat er altijd een nasleep zal zijn van administratieve werkzaamheden, bijvoorbeeld orders die in december worden uitgeleverd die echter in januari moeten worden gefactureerd. Ook is het gebruikelijk dat de jaarafsluiting pas enige tijd na de jaarwisseling wordt uitgevoerd. Dit alles mag geen hindernis vormen voor de financiële administratie in het nieuwe jaar. Het risico van het uitstellen van het voeren van een financiële administratie voor 2007 omwille van het feit dat 2006 nog niet afgesloten is, is te groot. In Mamut Business Software kunt u het actieve boekjaar in de administratieve instellingen en in de inboekmodule aanpassen. Om deze manier heeft u de noodzakelijke speelruimte om, terwijl u nog bezig bent met het afsluiten van 2006, de administratie voor het nieuwe jaar te voeren. Het boekjaar wordt afgesloten als alle posten zijn geboekt en op de balans staan opgevoerd. De eindbalans voor 2006 wordt als openingsbalans voor 2007 opgevoerd. Na de jaarafsluiting is het niet langer mogelijk om de financiële administratie van 2006 aan te passen. Indien u er toch later achterkomt dat er een post in het oude boekjaar ontbreekt, dan zal deze als een correctie in het nieuwe boekjaar moeten worden opgevoerd. Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" Tussentijdse overboeking van "Openingsbalans" wordt gebruikt in de periode nadat men een nieuw boekjaar heeft geopend (bijvoorbeeld 2008) maar voordat men het voorgaande boekjaar heeft kunnen afsluiten en het openingssaldo heeft kunnen overboeken. Door het tussentijdse openingssaldo over te boeken krijgt u een betere basis om de balans voor 2008 op te maken en te beoordelen. Bij het definitief afsluiten van het voorgaande boekjaar zal het tussentijdse openingssaldo worden overschreven, zodat de saldobalans dan de correcte getallen weergeeft. 112

122 JAARAFSLUITING/PERIODEAFSLUITING Zo boekt u een tussentijdse overboeking 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Boekjaar gedeeltelijk afsluiten. 2. Kies van en naar welk boekjaar het saldo tussentijds moet worden overgeboekt. Maak een selectie als u een openingsbalans voor een rekening, project of afdeling wilt generen. Zonder selectie hiervan zullen de soldi per rekening gegenereerd worden. 3. Klik OK. Er wordt nu een boekstuk als openingsbalans aangemaakt in het nieuwe boekjaar. Het boekstuk bevat alle balansrekeningen bevat. 4. Druk eventueel een saldobalans van het nieuwe boekjaar af om te controleren dat de saldi zijn bijgewerkt. Herhaal de procedure telkens wanneer u een transactie uit het vorige boekjaar wijzigt. Hetzelfde boekstuk zal dan met de bijgewerkte saldi worden overschreven. Boekperioden en -jaar De financiële administratie in Mamut Business Software wordt standaard met 13 periodes aangemaakt. De periodes 1 tot en met 12 komen overeen met de 12 maanden in het boekjaar. Periode 13 wordt gebruikt voor het maken van boekingen in het kader van de jaarafsluiting. De financieel administratieve module is dusdanig opgezet zodat u als gebruiker bij de overgang naar een nieuw jaar over de grootst mogelijke flexibiliteit beschikt. Dit betekent dat er behalve het aanmaken van een nieuw boekjaar - voorzover dit al dan niet al is gebeurd - er geen andere voorwaarden zijn voor het in het gebruik nemen van het nieuwe boekjaar. Order/Factuur module In Mamut Business Software kunt u aangeven in welke periode (datum) een factuur geboekt zal worden. Bij het aanmaken van een order zal bij facturatie de systeemdatum als standaard factuurdatum worden gebruikt. U kunt echter de factuurdatum ook zelf aangeven, door in de order het veld Factuurdatum aan te passen; bij facturatie zal dan deze datum als factuurdatum worden gebruikt. Wanneer u dus in 2007 toch nog een verkooporder wilt boeken in boekjaar 2006, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum uit 2006 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. Inkoopmodule De inkoopmodule gebruikt ook de systeemdatum voor het bepalen van de boekingsperiode en het boekjaar. De systeemdatum kan via het menu Bestand en de optie Systeemdatum ingesteld worden. Wanneer u dus in 2007 toch nog een inkooporder wilt boeken in boekjaar 2006, let dan op dat u bij Factuurdatum een datum in 2006 aangeeft, zodat de boeking in de juiste periode wordt geboekt. Inboeken In de module Inboeken kunt u zelf het boekjaar en de periode selecteren. U kunt nog steeds boekstukken invoeren voor die perioden in 2006 welke nog niet afgesloten zijn. Indien de perioden 1 tot en met 12 in 2006 afgesloten zijn, kunt u gebruik maken van periode 13 in

123 ADMINISTRATIE Boekstuknummering Standaard wordt in Mamut voor elk dagboek een eigen nummerreeks ten behoeve van de boekstukken gehanteerd. Deze nummering begint elk jaar weer bij 1. Indien u deze nummering wenst aan te passen, dient u dit te doen voordat u boekingen in het nieuwe jaar aanmaakt. De instellingen hiervoor vindt u door via het menu Beeld, Instellingen de optie Administratie te selecteren, en vervolgens in het tabblad Administratieve Instellingen de optie Instellingen Dagboeken te kiezen. In het venster dat verschijnt, vindt u het tabblad Nummerreeks. Belangrijk!: Deze instellingen moeten worden gedaan voordat u een eventuele tijdelijke openingsbalans aanmaakt via Boekjaar gedeeltelijk afsluiten, de Order/Factuur en de Inkoopmodule in gebruik neemt of boekingen invoert in het nieuwe boekjaar. Dit geldt ook als u kiest voor Doorlopende nummerreeksen. Ovrige nummerreeksen De nummerreeksen, welke worden gebruikt in bijvoorbeeld offertenummer, ordernummer en relatienummer, zullen aan het einde van het jaar gewoon blijven doorlopen. Dit betekent dat hier de nummers, vergeleken met de boekstuknummering, niet worden teruggezet. De reden hiervoor is het feit dat deze reeksen niet van invloed zijn op de financiële administratie. Periode 13 en de jaarafsluiting Na afsluiting van periode 12 in 2006 heeft u alleen nog de mogelijkheid om in periode 13 te boeken. Deze periode wordt automatisch bij het voltooien van de jaarafsluiting-procedure afgesloten. De voornaamste reden waarom een financieel administratief systeem over 13 perioden beschikt is het feit dat bij meeste klanten de jaarafsluiting niet vóór april/mei 2007 definitief is en dat boekingen in periode 13 het operationele resultaat van periode 12 niet verstoren. De belangrijkste boekingen die nog in periode 13 kunnen worden gedaan, betreffen zaken zoals afschrijvingen, voorraadwaarde boekingen en het verdelen van het resultaat. Hierbij worden de klanten meestal bijgestaan door hun boekhouder. Klik op OK als u het bericht krijgt dat de Periode van deze datum is afgesloten. Klik op OK als u bericht krijgt dat de Boekingsdatum buiten de periode ligt dat voor het boekstuk gekozen is en voer de boeking op de gebruikelijke manier in. 114

124 JAARAFSLUITING/PERIODEAFSLUITING Jaarafsluiting-wizard Wizard voor jaarafsluiting Zo start u de wizard voor jaarafsluiting 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Jaarafsluiting. 2. Kies het jaar in de afrollijst Boekjaar. 3. Klik op Volgende. 4. Het boekjaar wordt geanalyseerd. 5. Klik op Volgende om de controle te starten. Wanneer de controle is uitgevoerd, krijgt u mogelijk een lijst met perioden die moeten worden afgesloten voordat de jaarafsluiting kan worden uitgevoerd. Klik op Annuleren in de wizard om de genoemde punten te behandelen. 115

125 ADMINISTRATIE 6. Start de wizard opnieuw als u de genoemde punten heeft behandeld. 7. Klik op Volgende om het reservekopiëren van uw gegevens te starten. 8. Klik op Voltooien om het boekjaar af te sluiten en om een openingsbalans voor volgend jaar aan te maken. 9. Hierna zal een venster verschijning met de melding dat het boekjaar is afgesloten. Klik op OK. Tip! Voor het afstemmen van het grootboek en debiteuren/crediteuren kunt u per de rapporten (Saldi-)balans, Crediteuren, openstaande posten voor grootboek en Debiteuren, openstaande posten voor grootboek afdrukken. Stel de selectiefilter voor beide rapporten in op periode 1-13 van Deze rapporten vindt u in de rapportmodule bij Administratie en Debiteuren/Crediteuren. JAARAFSLUITING EXPORTEREN Wanneer u klaar bent met de procedures voor de jaarafsluiting in het programma, kunt u de Proefbalans Jaarafsluiting exporteren voor verder gebruik door uw accountant. Opsporen van fouten Deze paragraaf behandeld een aantal redenen waardoor de jaarafsluiting niet uitgevoerd zou kunnen worden, evenals een beschrijving van wat u moet doen om alsnog de jaarafsluiting uit te voeren. Volgende perioden moeten worden afgesloten Indien niet alle perioden afgesloten zijn, dient u de jaarafsluiting te annuleren. Een belangrijke voorwaarde voor het kunnen uitvoeren van de jaarafsluiting is dat alle onderliggende boekingsperioden en BTW perioden afgesloten zijn. Dit geldt ook voor perioden waarin geen boekingen zijn gedaan en perioden die niet zijn gebruikt. Een verplicht onderdeel bij het afsluiten van een periode is dan ook de BTW aangifte. Als er nog geen BTW aangifte is gedaan voor een periode, zal dit automatisch worden gedaan bij het sluiten van de periode. U sluit de perioden af door via het menu Beeld, Administratie de optie Periode Afsluiten te selecteren. 116

126 JAARAFSLUITING/PERIODEAFSLUITING De inboeking bevat gegevens Deze melding geeft aan dat er nog niet verwerkte boekstukken in de module Inboeken aanwezig zijn. Deze boekstukken dienen of naar het grootboek te worden verwerkt of zij moeten worden verwijderd. U kunt deze boekingen bekijken in het rapport Inboekingen, te vinden via het menu Beeld, Administratie, Rapport. Indien u bij het openen van het venster Inboeken geen boekstukken ziet, kunt u via de Gebruikersinstellingen (Ctrl+I) de optie Toon boekingen voor alle gebruikers selecteren. U krijgt dan de boekstukken te zien die door andere gebruikers zijn ingevoerd, maar nog niet verwerkt zijn. Door de boekstukken te selecteren, kunt u deze verder bewerken, verwerken naar het grootboek of verwijderen. Factuurjournaal moet worden afgedrukt Voor het afdrukken van het factuurjournaal, selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Factuurjournaal. Dit rapport moet tevens naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Let op! Bij het afdrukken naar het afdrukvoorbeeld en ook bij het afdrukken naar de printer vanuit het afdrukvoorbeeld wordt het rapport als niet afgedrukt beschouwd. Journaal automatische transactie moet worden afgedrukt Voor het afdrukken van het transactiejournaal selecteert u in de rapportmodule onder het tabblad Administratie het rapport Transactiejournaal (automatische overboeking). Dit rapport moet naar de printer worden afgedrukt om te worden goedgekeurd. Denk eraan het juiste boekjaar te selecteren. Winst/Verlies moet worden verdeeld Bij het uitvoeren van de jaarafsluiting worden de eindsaldi van de balansrekeningen als beginsaldi in de openingbalans voor het volgende jaar opgevoerd. Voor een juiste weergave van het resultaat zal er op de balans en de nog een extra boeking gedaan moeten worden. Gedurende het jaar is de balans "niet in evenwicht" dat wil zeggen dat het saldo winst niet op een grootboekrekening staat. Het winstsaldo lopend boekjaar is een sluitpost. Om het winstsaldo ook op grootboekrekening te kunnen weergeven op de Balans en de Resultaten rekening zult u een extra boeking moeten maken die we "de winstverdeling" noemen. Btw-rekening De enige BTW-rekening welke bij het afsluiten van een boekjaar een saldo mag bevatten, is rekening 1820 BTW te betalen. Op deze manier wordt het nog met de fiscus af te rekenen bedrag in de openingsbalans voor 2007 meegenomen. Alle overige BTW rekeningen dienen voor 2006 een nulsaldo te bevatten. Indien de BTW rekeningen geen nulsaldo hebben kan dit de volgende oorzaken hebben: De laatste BTW periode (12) is niet afgesloten. Eerdere BTW periodes zijn niet juist afgesloten. Er is een boekstuk ingevoerd in periode 13 voor 2006 welke een boeking op een BTW rekening bevat. In de eerste 2 gevallen dient u via het menu Beeld - Administratie de optie Periode afsluiten te selecteren. Een omschrijving van wat u dient te doen in het derde geval vindt u in paragraaf BTW Boekingen in periode

127 ADMINISTRATIE Btw-boekingen in periode 13 Indien u een boekstuk heeft ingevoerd in periode 13 van 2006 en deze naar het grootboek heeft verwerkt, dient u deze boekingen handmatig voor de BTW te verwerken. Deze boekingen zullen niet als onderdeel van de door het systeem gegenereerde BTW aangifte en de jaarafsluiting worden meegenomen. U zult deze post in de eerste BTW aangifte voor 2007 moeten meenemen. Om de Btw-bedragen mee te kunnen nemen in de eerst volgende Btw-aangifte zult u de saldi moeten overboeken naar Om inzicht te krijgen in welke bedragen er nog weg geboekt moeten worden kunt u via het menu Beeld, Administratie, Rapport het rapport (Saldi-)balans uitdraaien voor het boekjaar Jaarafsluiting exporteren Na afronding van de procedures voor de jaarafsluiting in het programma kan het voor veel gebruikers handig zijn om de saldibalans te exporteren voor verdere verwerking van de definitieve cijfers. Veel mensen hebben speciale programma's voor de jaarafsluiting of sturen het rapport voor verdere verwerking naar hun accountants. Exporteren van de saldibalans 1. Ga naar Bestand - Exporteren - XML Auditfile Financieel. 2. Zoek de locatie/map op waarin u het exportbestand wilt opslaan en klik op Opslaan. 3. Selecteer het boekjaar dat u wilt exporteren. 4. Klik op OK. 5. Klik op OK als u het bericht krijgt dat het exporteren is voltooid. U vindt uw geëxporteerde bestanden terug door naar de locatie/map te gaan die u bij punt 2 hebt geselecteerd. 118

128 ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN In het hoofdvenster Administratieve instellingen heeft u toegang tot alle boekhoudkundige instellingen voor uw actieve bedrijfsdatabase als tot de instellingen voor het overboeken van financiële gegevens vanuit andere modules. Boekjaar en Desbetreffende (huidige) periode kunnen veranderd worden naar behoefte en hebben o.a. invloed op alle boekstukken bij het inboeken. Opgelet! Wees erop bedacht dat indien u heeft gekozen voor Datum bepaalt periode in de gebruikersinstellingen bij het Inboeken, deze instelling de desbetreffende periode en boekjaar bij de administratieve instellingen opheft. Begin boekjaar is gebruikelijk januari, maar kan gewijzigd worden indien u gebruik maakt van een afwijkend boekjaar. Het is enkel mogelijk om het begin van het boekjaar te veranderen totdat u voor de eerste keer boekstukken factureert of boekt. Aantal Btw-perioden varieert afhankelijk van het land waarvoor de bedrijfsdatabase is ingesteld. Dit kan aan elk land aangepast worden, maar alleen bij het aanmaken van de bedrijfsdatabase. U kunt ook de administratieve module aanpassen met behulp van de gebruikersinstellingen bij Grootboek en Inboeken. Deze instellingen zijn beschreven in de paragrafen over Grootboek en Inboeken bovenstaand. De tabbladen De belangrijkste instellingen van de Administratieve instellingen vindt u in de verschillende tabbladen. Hier heeft u als gebruiker ruime mogelijkheden om aanpassingen te maken als ook een overzicht over nagenoeg alle financiële instellingen (rekeningen en dagboeken) van alle modules in het systeem. Tabblad Perioden In het tabblad Perioden ziet u welke perioden met bijbehorende Btw-perioden in de financiële administratie zijn afgesloten, als ook wanneer en door welke gebruiker deze zijn afgesloten. U kunt in dit tabblad geen actieve handelingen uitvoeren. Middels dit scherm heeft u inzicht in het verloop van uw boekjaar. 119

129 ADMINISTRATIE Module-instellingen Administratieve instellingen: Betaling Wanneer u een betaling registreert in Debiteuren/Crediteuren, Relatiebeheer of Inboeken, kunt u de betalingswijze kiezen die u wilt gebruiken. Dit bepaalt dan naar welk dagboek en welke rekening de betaling geboekt wordt. Klik op Nieuw voor het aanmaken van een nieuwe betalingswijze. Kies het gewenste alternatief uit de twee kolommen Rekening en Dagboek. Meerdere rekeningen met hetzelfde dagboek kunnen geregistreerd worden. Alle rekeningen, die hier ingevoerd zijn, worden als alternatief bij het inboeken getoond. Administratieve instellingen: Valuta Alle boekstukken, die in vreemde valuta geboekt worden, worden omgerekend naar Euro's of naar de standaardvaluta van de bedrijfsdatabase. Het valutaregister wordt handmatig bijgewerkt en u kunt hier instellen om na een bepaald aantal dagen een herinnering te krijgen dat de wisselkoersen bijgewerkt moeten worden. Aantal dagen voor herinnering om verouderde valutakoers: Geef aan hoeveel dagen een valutakoers geldig moet blijven voordat u deze moet bijwerken met de reële valutakoers. Standaard zullen de transacties op de tegenrekeningen direct in Euro's geboekt worden of in de standaardvaluta van de bedrijfsdatabase. Selecteert u Valutacode van tegenrekening gebruiken, dan wordt het gehele boekstuk met dezelfde vreemde valuta geboekt. 120

130 ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN Administratieve instellingen: Intrastatinstellingen Bedrijven welke goederen importeren en/of exporteren naar landen binnen de EU zijn, indien de waarde van de invoer en/of de uitvoer per jaar boven de vastgestelde grens uitkomt, verplicht om een statistische (INTRASTAT) opgave te doen. In dit venster geeft u aan: Bij Intrastat-administratie geeft u op voor welke transacties u opgaveplichtig bent en voor welke transacties: Import, Export of Import en Export, deze plicht geldt. Inboeken: Middels deze optie verschijnt bij het inboeken van een boekstuk met een import of export BTW-code automatisch het Registratie Intrastat venster. Waardoor u in één keer de transactie gegevens kunt invoeren. Alle artikelen welke in de Intrastat opgave voorkomen dienen een goederencode of intrastat-code te hebben. Deze codes worden beschikbaar gesteld door het CBS, De codes kunnen op de Artikelkaart onder het tabblad Diversen of direct bij de Registratie Intrastat ingevoerd worden. De Soort Intrastattransactie wordt bijgehouden in het Standaardregister. Administratieve instellingen: Elektronische Btw (ebtw)-aangifte Middels de Intermediair functionaliteit kunnen de identificerende gegevens van een administratiekantoor in de bedrijfsdatabase worden vastgelegd. Hierdoor is het mogelijk voor het administratiekantoor om namens haar klanten de aangiftes omzetbelasting en intracommunautaire leveringen naar de belastingdienst te versturen. U geeft deze instellingen voor de elektronische Btw-aangifte op via het menu Beeld - Instellingen - Administratie - Module-instellingen - EBTW. Hier vult u het beconnummer en de overige contactgegevens van de intermediair in. Hierna kan op de gebruikelijke wijze de Btw-aangifte worden aangemaakt. 121

131 ADMINISTRATIE Administratieve instellingen: Kostenplaats In het venster Kostenplaats kunt u kostenplaatsen aanmaken die behoren tot een nieuwe eigen gedefinieerde kostenplaatsgroep. Eigen gedefinieerde kostenplaatsen kunnen gebruikt worden bij het boeken van boekstukken bij het inboeken bovenop Afdeling en Project die standaard kostenplaatsen zijn in het programma. In de gebruikersinstellingen bij het inboeken kunt u aanvinken dat de kolom van uw eigen gedefinieerde kostenplaats weergegeven wordt in het venster inboeken. Voorbeelden van andere actuele kostenplaatsgroepen kunnen campagne, artikel, medewerker, klachten, verpakking en transportschade zijn. NB! De functionaliteit om één extra kostenplaatsgroep aan te maken, zal toegankelijk zijn voor gebruikers van Mamut Enterprise E5. Een eigen additioneel product kan u toegang geven tot maximaal nog drie eigen gedefinieerde kostenplaatsgroepen. Rechts van de afrollijst Kies kostenplaatsgroep kunt u klikken op Bewerken om de naam van een kostenplaatsgroep te wijzigen. In elke kostenplaatsgroep kunt u zoveel kostenplaatsen aanmaken als u behoefte voor heeft. De knop Nieuw maakt een nieuwe kostenplaats aan in de kostenplaatsgroep die gekozen is in de bovenstaande afrollijst. Bewerken geeft u de mogelijkheid om de naam van de geselecteerde kostenplaats te bewerken. Wissen zal de geselecteerde kostenplaats wissen. Let op! Extra kostenplaatsgroepen zijn enkel toegankelijk bij het invoeren van boekstukken bij het inboeken. Boekstukken die ingevoerd worden via andere modules, zullen niet kunnen geboekt worden als kosten op deze extra kostenplaatsgroepen. Tip! U kunt de informatie over kostenplaatsen bewerken op dezelfde manier als project en afdeling bij boekstukken die geboekt zijn in het grootboek. 122

132 ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN Administratieve instellingen Administratieve instellingen: Systeemrekeningen Meerdere modules in Mamut genereren automatische boekingen in de financiële administratie. De systeemrekeningen bepalen op welke grootboekrekeningen dergelijke transacties geboekt zullen worden. In de afrollijst Rekeninggroep kunt u een rekeninggroep selecteren en zien welke rekeningen gebruikt worden voor automatisch inboeken in de betreffende module. U kunt ook op de kolom Rekening klikken en een rekening overschrijven. Omschrijving van rekeninggroepen De verschillende rekeninggroepen verwijzen naar de volgende modules die automatische transacties genereren: Factuur geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij automatische transacties gegenereerd door de Order/Factuurmodule. Inkoop geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden door de Inkoopmodule. Debiteuren/Crediteuren geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden in de module Debiteuren/Crediteuren. Btw geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden voor de periodieke Btw-afrekening. Loon geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij transacties die automatisch gegenereerd worden door de module Personeelsadministratie. Resultaat geeft de rekening aan die gebruikt wordt bij de tussentijdse overboeking van de openingsbalans. 123

133 ADMINISTRATIE Administratieve instellingen: Instellingen dagboeken De module Administratie wordt als standaard opgezet met 13 verschillende Dagboeken. Alle transacties die in het grootboek ingeboekt worden, moeten met één van deze dagboeken geboekt worden of met een dagboek dat u zelf heeft aangemaakt. Dat zorgt voor orde in de financiële administratie, zowel bij het inboeken als later bij het analyseren van de financiële cijfers. Alle instellingen voor deze dagboeken worden in dit venster aangegeven. Met behulp van de instellingen voor ieder dagboek kunt u verschillende eigenschappen aangeven voor de dagboek definiëren en eisen of beperkingen aangeven voor het gebruik van het dagboek. Hoe een nieuw dagboek aanmaken? Om ze eenvoudiger in het grootboek van elkaar te kunnen onderscheiden wordt er gebruik gemaakt van voorloopcodes voor de verschillende dagboeken. Bijvoorbeeld VF voor Verkoopfactuur. 1. Klik op Nieuw om een geheel nieuw dagboek aan te maken. 2. Geef de Voorloopcode en Omschrijving die gebruikt moet worden bij boekstukregistratie en weergave in het Grootboek. 3. Geef de eventueel de instellingen voor het dagboek aan zoals hieronder is beschreven. 124 Hoe de instellingen voor het dagboek bewerken? 1. Selecteer één van de dagboeken in het overzicht en klik op Bewerken. 2. In het tabblad Functie kunt u aangeven of het dagboek: a. Betalingsdagboek of Creditnotadagboek is. Het dagboek kan dan gebruikt worden in verband met debiteuren- of crediteurentransacties, ongeacht of deze betalingen of crediteringen betrekking hebben op eerder geregistreerde facturen. b. Niet bij 'Inboeken' weergeven kan aangevinkt worden voor dagboeken waarvan u wilt dat die uitsluitend bij automatische transacties gebruikt worden. 3. In het tabblad Verplicht op boekstuk kunt u voorwaarden aangeven waaraan de boekstukken moeten voldoen voordat deze naar het grootboek kunnen worden overgeboekt. a. Bepaal of het boekstuk de voorwaarde Grootboekrekening met debiteurenrekening gebruikt moet worden indien het boekstuk uitsluitend gebruikt moet worden bij debiteurentransacties. b. Geef aan of bij het boekstuk de voorwaarde Grootboekrekening met crediteurenrekening gebruikt moet worden indien het boekstuk uitsluitend gebruikt mag worden bij crediteurentransacties. c. Klik op Nieuw op Verplichte rekeningen voor boekstuk bij transacties van dit boekstuksoort. 4. In het tabblad Restricties kunt u beperkingen aangeven waaraan de boekstukken moeten voldoen voordat deze naar het grootboek kunnen worden overgeboekt. a. Bepaal of bij het boekstuk de voorwaarde Grootboekrekening met debiteurenrekening niet mag gelden indien u wilt dat het boekstuk niet gebruikt mag worden bij debiteurentransacties. b. Bepaal of bij het boekstuk de voorwaarde Grootboekrekening met crediteurenrekening niet mag gelden indien u wilt dat het boekstuk niet gebruikt mag worden bij crediteurentransacties.

134 ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN c. Bepaal of het boekstuk met dit dagboek niet gebruikt mag worden bij transacties op Kas-, Bank- of Postbankrekeningen. d. Bepaal of het boekstuk met dit boekstuksoort niet gebruikt mag worden bij een gelijktijdige combinatie van transacties op Kas-, Bank- of Postbankrekeningen. e. Klik op Nieuw rechts in het overzicht om aan te geven welke grootboekrekeningen niet gebruikt mogen worden bij dit boekstuksoort. Indien dit voor de meeste rekeningen geldt, is het eenvoudiger om de toegestane rekeningen aan te geven in het Overzicht over rekening die zijn toegestaan. Administratieve instellingen: Standaard lay-out In dit venster kunt de omschrijving aangeven van de Groep aan de hand van de lay-out van het rekeningschema en de Omschrijving van het kerngetaloverzicht.) Op deze manier kunt u het kerngetaloverzicht met een eigen lay-out aanpassen. Klik in de kolom Groep indien u de omschrijving wilt aanpassen. Selecteer de gewenste groep uit het rekeningschema dat in de afrollijst wordt weergegeven. 125

135 ADMINISTRATIE Administratieve instellingen: Rapporten Gewoonlijk worden inkomsten van de winst- en verliesrekeningen in rapporten weergegeven als negatieve getallen (credit); het eigen vermogen en overige activa worden in rapporten weergegeven als positieve getallen (debet). In dit venster kunt u echter aangeven dat de waarden in uw rapporten met tegengestelde waarde moeten worden afgedrukt en kunt u hier bijvoorbeeld aangeven dat uw inkomsten niet met negatieve waarden weergeven mogen worden. Kies Instellingen in het Beeld-menu en klik op Administratie. Kies het tabblad Administratieve instellingen en klik op Rapporten. Kies Negatieve getallen tussen haakjes weergeven indien u geen "-" (minteken) als prefix in uw rapportage van resultaat- en balansoverzichten wenst. De optie Inkomsten worden met plusteken (+) en kosten met minteken(-) weergeven geeft debetsaldi als negatieve en creditsaldi als positieve bedragen weer in de (saldo-)balansoverzichten. Indien u deze optie combineert met hetgeen zoals hierboven aangegeven, worden de kosten tussen haakjes weergegeven. Door Prefix wijzigen te kiezen in het onderstaande veld, kunt u de weergave van iedere Groep in de (saldo-)balansoverzichten wijzigen. 126

136 ADMINISTRATIEVE INSTELLINGEN Btw-register In de instellingen voor Btw vindt u een overzicht van alle Btw-codes die beschikbaar zijn in het programma. Nieuw: U kunt geen Btw-codes aanmaken, maar wel bestaande codes dupliceren. Selecteer een code in de lijst en klik op de knop Nieuw om te dupliceren. Bewerken: U kunt bestaande Btw-codes bewerken. Wissen: U kunt geen Btw-codes wissen. Selectie aan/uit: Non-actief Filterinstellingen: Non-actief Afdrukken: Drukt alle Btw-codes in de Btw-verwerking af. Administratieve instellingen: Debiteur/Crediteur De debiteur/crediteur instellingen maken deel uit van de administratieve instellingen en vindt u door te kiezen voor Beeld - Instellingen - Administratie - Debiteur/Crediteur. Het programma bevat vele functies waarmee u uw dagelijkse betalingen eenvoudig kunt doen. Om het programma aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf vinkt u hier de gewenste functies aan en stelt u de instellingen voor de gekozen modules in. Tip! U kunt meer lezen over betalingsopvolging en de instellingen in de bovenstaande paragraaf "Betalingsopvolging". 127

137 ADMINISTRATIE Het bedrijf verstuurt herinneringen aan haar klanten: Hier kiest u o.a. hoeveel herinneringen de klant krijgt voordat er een incassobericht wordt verstuurd, hoe lang de betalingstermijn is etc. Het bedrijf verstuurt een incasso-overzicht of exportbestand aan een incassobureau: Hier geeft u o.a. de instellingen op voor het aantal dagen, dat moet zijn verstreken voordat een incassobericht verstuurd wordt, de betalingslimiet, het bestandsformaat en de informatie over het incassobureau. Het bedrijf exporteert facturen naar een factoringsbedrijf: Hier bepaalt u de instellingen voor het exporteren van factoringsdocumenten, de bankrekeningnummers, de informatie over het factoringsbedrijf etc. Het bedrijf maakt gebruik van overschrijvingen (elektronisch bankieren): Hier geeft u het standaard overschrijvingsformaat aan en de instellingen hiervoor. Het bedrijf maakt gebruik van automatische incasso: Hier geeft u de instellingen voor automatische incasso op met o.a. informatie over de bankrekeningnummers. 128

138 INTRASTAT INTRASTAT Over Intrastat De EU heeft het Intrastat-stelsel ingevoerd om aan de informatiebehoefte over de handel tussen EU-landen te kunnen voldoen. Ondernemers die goederen importeren en/of exporteren naar landen binnen de EU, indien de waarde van de invoer en/of de uitvoer per jaar boven de vastgestelde grens uitkomt, zijn verplicht om een statistische (INTRASTAT) opgave te doen. Voor Nederland dient opgave te worden gedaan aan het Centraal Bureau voor de Statistiek (CBS). U kunt meer over dit onderwerp lezen op Intrastatrapport U gaat als volgt te werk 1. Ga naar Beeld - Administratie - Intrastat. Voer de Intrastat-transacties in. 2. Selecteer Intrastat om het rapport af te drukken. 3. Geef uw afdrukinstellingen op. 4. Klik op OK. Alle transacties voor de maand welke in het invoervenster geselecteerd is, worden afgedrukt. Na het afdrukken van het rapport voor bijvoorbeeld januari zal bij de volgende keer automatisch de volgende maand worden voorgesteld. Dit betekent echter niet dat de transacties verwijderd zijn, deze blijven bewaard zodat u het rapport meerdere malen kunt afdrukken. Gelieve goed op te letten en de juiste periode te selecteren in de afrollijst bij Maand. 129

139 ADMINISTRATIE Administratieve instellingen: Intrastatinstellingen Bedrijven welke goederen importeren en/of exporteren naar landen binnen de EU zijn, indien de waarde van de invoer en/of de uitvoer per jaar boven de vastgestelde grens uitkomt, verplicht om een statistische (INTRASTAT) opgave te doen. In dit venster geeft u aan: Bij Intrastat-administratie geeft u op voor welke transacties u opgaveplichtig bent en voor welke transacties: Import, Export of Import en Export, deze plicht geldt. Inboeken: Middels deze optie verschijnt bij het inboeken van een boekstuk met een import of export BTW-code automatisch het Registratie Intrastat venster. Waardoor u in één keer de transactie gegevens kunt invoeren. Alle artikelen welke in de Intrastat opgave voorkomen dienen een goederencode of intrastat-code te hebben. Deze codes worden beschikbaar gesteld door het CBS, De codes kunnen op de Artikelkaart onder het tabblad Diversen of direct bij de Registratie Intrastat ingevoerd worden. De Soort Intrastattransactie wordt bijgehouden in het Standaardregister. Registratie Intrastat Bedrijven welke goederen importeren en/of exporteren naar landen binnen de EU zijn, indien de waarde van de invoer en/of de uitvoer per jaar boven de vastgestelde grens uitkomt, verplicht om een statistische (INTRASTAT) opgave te doen. Voor meer informatie In Mamut Business Software kunt u de intrastat-code of goederencode invoeren en een rapport aanmaken welke als grondslag voor de intrastataangifte dient. Het invoervenster Registratie Intrastat kan op verschillende wijzen worden aangeroepen. Via de functie Inboeken of rechtstreeks via het menu Beeld - Administratie - Intrastat. Verkoop en inkoopfacturen welke automatisch via de verkoop- en inkoopmodule verwerkt worden dienen handmatig in dit venster te worden ingevoerd. Vanuit dit venster kunt u ook het Intrastatrapport afdrukken, welke u kunt gebruiken bij het invullen van uw aangifte. Belangrijk is dat u de Intrastat-instellingen opgeeft, deze zijn noodzakelijk om gebruik te kunnen maken van de functies. 130

140 INTRASTAT In de Status afrollijst kunt u zien of u voor Import en/of Export transacties heeft gekozen. Het opgeven van het type transacties is samen met het opgeven van Jaar en Maand het startpunt voor het invoeren van de Intrastat transacties. Indien u gekozen heeft om uw Intrastat-registratie via de Inboek functie in te voeren, dan zal de inboekdatum in het invoervenster worden getoond en zal er aan de hand van de gekozen BTW code een voorstel worden gedaan voor het type transactie. U voert als volgt een Intrastat-transactie in 1. Selecteer Nieuw. 2. Selecteer Status en voer de Transactiedatum voor Intrastat in. Aan de hand van de datum worden het jaartal en de maand bepaald. 3. Selecteer Nieuw. 4. Voer de Intrastat-code of goederencode in. Indien u nog geen goederencodes heeft ingevoerd, heeft u hier de mogelijkheid om voor een bepaald artikel een goederencode op te geven. Deze zal in de artikelkaart worden opgeslagen. 5. Selecteer Land, Soort transactie en voer de overige gegevens in. 6. Klik op OK. 131

141 ADMINISTRATIE Nadat u alle Intrastat-transacties heeft ingevoerd kunt u door het afdrukken van het Intrastatrapport een overzicht krijgen van de ingevoerde transacties Boekstukken importeren naar het Intrastatrapport U kunt boekstukken vanuit andere modules in het systeem importeren naar het Intrastatrapport door te kiezen voor Beeld - Administratie - Intrastat en te klikken op de knop Import in de werkbalk. Geef aan welk boekjaar en periode met hun gegevens geïmporteerd dienen te worden en klik op Volgende. Wanneer de boekstukken zijn geïmporteerd, selecteert u welke van deze boekstukken u wilt includeren in het Intrastatrapport. Op basis van de geïmporteerde informatie worden er automatisch in het venster Registratie Intrastat boekstukken aangemaakt. Let op! Om gegevens betreffende export van goederen naar andere EU-landen te kunnen importeren, moet u zich ervan verzekeren dat de geëxporteerde artikelen geregistreerd zijn met een Intrastat-code. Vul de code in in het veld Intrastat-code in het tabblad Diversen in het Artikelregister. 132

142 BANK BANK Afstemmen dagafschriften Met Afstemmen dagafschriften controleert u de afschriften van de bank met hetgeen er in de administratie geboekt is. Met deze functie kunt u de transacties in het grootboek vinden en deze selecteren. Tijdens het afstemmen rekent het systeem het Afgestemd bedrag en Eindsaldo van het bankafschrift uit en vergelijkt ze. Voordat u de module voor Afstemming in gebruik kunt nemen, geeft u in het rekeningschema aan welke rekeningen er afgestemd moeten worden. NB! Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo. Wanneer u de bankafstemming start, krijgt u een lijst van eerdere afstemmingen. In de afrollijst aan de rechts boven in het venster selecteert u de rekening uit het rekeningschema. U kunt indien gewenst ook een selectie maken om eerdere afstemmingen te zoeken. De bankafstemming kan goedgekeurd worden als het afgestemde bedrag niet gelijk is aan nul. U kunt echter slechts één niet-goedgekeurde (open) afstemming per rekening hebben. Het systeem controleert dit. Als u met een nieuwe afstemming begint voor een rekening die al een openstaande afstemming bevat, zult u hier een melding over krijgen. Let erop dat u een goedgekeurde afstemming niet kan wijzigen of verwijderen. Als u een fout ontdekt nadat u een afstemming hebt goedgekeurd, dient u daarom een nieuwe afstemming aan te maken die de oude corrigeert. Op deze manier voegt u een rekening toe in de bankafstemming 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Rekeningschema. 2. Klik op Lijst. 3. Selecteer de rekening die u wilt afstemmen (bijv. rekening 1930) en klik op OK. 4. Kies het tabblad Uitgebreid en markeer Afstemmen dagafschriften. De rekening kan nu gekozen kunnen worden in de bankafstemming. 133

143 ADMINISTRATIE Hoe bank afstemmen met behulp van afstemmen dagafschriften? Zo stemt u een rekening af 1. Kies Beeld, ga naar Administratie en klik op Afstemmen Dagafschriften. 2. Klik op Nieuw. 3. Kies de rekening die u wilt afstemmen in de afrollijst. 4. Vult het Eindsaldo. Het saldo vindt u op het rekeningafschrift. De Datum dient de datum te zijn voor het eindsaldo. In het veld Referentie vult u de referentie in van het bankafschrift. De velden onder Vorig bankafschrift worden ingevuld met gegevens uit het systeem. Er worden geen transacties van het boekstuksoort Beginsaldo (BS) in het overzicht weergegeven, maar deze vormen samen met de transacties uit voorgaande perioden de basis voor het Eindsaldo. 5. Om verschillende transacties op te halen klikt u op Nieuw in het onderste deel van het venster. In het venster dat verschijnt kunt u elke transactie selecteren, waarna u de afstemming maakt met de rekeningafschriften. Let erop dat u in dit venster nuttige functies vindt. Zoals in andere vensters kunt u op de kolomkoppen klikken om de lijst te sorteren. U kunt op Selecteer alle of Markeer geen klikken. U kunt de afstemming ook afdrukken. Met het pijltje naast het afdrukkenicoon kunt u de lijst overbrengen naar Microsoft Excel. 6. Klik op OK wanneer u alle posten die u wilt afstemmen hebt geselecteerd. Als u toch niet alle gewenste posten in dit venster heeft, klik dan op OK. De reeds geselecteerde posten worden nu als afgestemd opgeslagen en hierna kunt u eenvoudig verder gaan met de afstemming van overige posten. Let op! Als u een fout maakt kunt u de post verwijderen door op de Verwijder-knop te klikken. 7..Terwijl u posten afstemt, komen deze posten in de lijst in het onderste deel van het venster. Als het Afgestemd bedrag overeenkomt met Openstaand bedrag kan de afstemming worden goedgekeurd. Klik op Goedgekeurd om dit te doen. 134

144 BANK Aangepaste formats voor bankbestanden Aangepaste formats voor bankbestanden U kunt eigen bestandsformaten definiëren, die u voor verdere verwerking kunt importeren in het boekstukregister. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld afschriften van uw internetbank hebt in de vorm van Excel-bestanden en de bestanden wilt importeren om niet alle transacties handmatig te hoeven registreren. Voordat u bestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u in een wizard, die u start door op de knop Zoeken naast het veld Bestandstype te klikken en vervolgens te klikken op Nieuw. U moet een naam invoeren voor het bestandsformaat en het te importeren bestandstype selecteren. Ook moet u de instellingen invoeren voor het bestandsformaat dat u wilt kunnen importeren. Functie Ongewenste tekens verwijderen: Er staan misschien tekens in het importbestand die u niet wilt importeren. Het teken ' is hiervan het meest bekende voorbeeld. Tekst of beschrijvingen in het bestand hebben vaak de vorm 'xxxxx'. Door ' in dit veld in te voeren, wordt dit teken tijdens het importeren verwijderd. Aantal startregels genegeerd: Als er bovenaan in het bestand regels staan die u bij het importeren niet wilt meenemen, kunt u het aantal te verwijderen regels invoeren. Dit kan van toepassing zijn als de eerste regel bijvoorbeeld een kop is. Alle bedragen delen door: Dit veld bevat standaard het getal 1, maar dit kan worden overschreven. U kunt dit getal overschrijven als de totalen voor bepaalde bestanden worden weergegeven zonder decimaal scheidingsteken, d.w.z. dat 100,00 wordt weergegeven als In dat geval kunt u selecteren dat u wilt delen door 100. Scheidingsteken: Als u bestanden met scheidingstekens importeert, kunt u aangeven of het scheidingsteken een Tab, een nul of een aangepast teken moet zijn. Instelling kolommen Onder het kopje Instelling kolommen kunt u het kolomnummer invoeren voor de kolommen van het bestand dat u wilt importeren. U kunt het kolomnummer invoeren bij gebruik van het bestandstype Bestand met scheidingstekens of MS Excel. Voor kolomnummers in Excel geldt bijvoorbeeld: kolom A = 1, B = 2, C = 3 enz. Als de betalingsdatum in Excel in kolom C staat, voert u in het veld Kolom dus een '3' in. Voor bestandstypen Vaste kolombreedte moet u de positie invoeren voor de beginkolom 'Van' tot eindkolom 'Tot'. Let op! Welke velden er worden weergegeven, is afhankelijk van het bestandsformaat dat u hebt geselecteerd. Niet alle velden zijn beschikbaar voor alle bestandstypen. Inlezen van bankbestanden Met dit programma kunt u aan de hand van een wizard eenvoudig eigen bankbestandsformaten definiëren. Na het definiëren van uw eigen bestandsformaten kunt u uw bestanden voor verdere verwerking importeren in het boekstukregister. Dit is handig als u uw bankafschriften als bestand ontvangt of als u uw bankafschriften van uw internetbank naar bijvoorbeeld Excel exporteert. Het 135

145 ADMINISTRATIE importeren van bankbestanden kan het inboeken vereenvoudigen en u hoeft niet al uw transacties handmatig in te voeren. Let op! Als u uw door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden voor het eerst importeert, moet u iedere transactie koppelen aan de gewenste rekening, debiteuren- of crediteurenadministratie. Als u de volgende keer bankbestanden importeert, zal het systeem automatisch de rekeningen en/of administraties voorstellen op basis van uw selecties bij de vorige import. U kunt deze voorstellen natuurlijk overschrijven voor iedere post in het bankbestand. Voordat u bankbestanden kunt importeren, moet u uw eigen formaat definiëren. Dit doet u met de wizard door op de zoekknop naast het veld Bestandstype te klikken. Importeren van bankbestanden 1. Ga naar Beeld - Administratie - Inlezen van bankbestanden. 2. Selecteer het Bestandstype in de vervolgkeuzelijst. 3. Klik op de zoekknop en zoek het bestand op dat u wilt importeren. 4. Klik op Volgende. 5. Selecteer de relevante Bank-/kasrekening. 6. Selecteer de Tussenrekening die u wilt gebruiken. Het systeem stelt een rekening voor voor de posten als het op basis van eerdere importbewerkingen geen rekening en/of debiteuren- /crediteurenadministratie kan vinden om aan te koppelen. Dit kan echter later in de wizard voor iedere post worden overschreven. 7. Klik op Voorbeeld sluiten als u het voorbeeld hebt gecontroleerd voor rapport Inlezen van bankbestand. 8. Markeer posten waarvoor u de rekening wilt veranderen en klik op Bewerken. 9. Klik op Volgende als u uw wijzigingen hebt aangebracht. 10. Controleer het rapport Inlezen van bankbestand nog eens nadat u uw wijzigingen hebt aangebracht. 11. Klik op Voorbeeld sluiten om het voorbeeldscherm af te sluiten. 12. Klik op Voltooien om de posten goed te keuren en over te boeken naar het Boekstukregister. 13. Druk het rapport af met een overzicht van de aangemaakte boekstukken en sluit het voorbeeld vervolgens af. Om de geïmporteerde boekstukken te kunnen boeken, moet u het Boekstukregister openen en klikken op Naar grootboek verwerken. Problemen oplossen: Als u problemen ondervindt bij het importeren van door de gebruiker gedefinieerde bankbestanden, kunt u het volgende controleren: - Controleer of het door u gedefinieerde datumformaat overeenkomt met het datumformaat in het bestand dat u wilt importeren. - Stel het formaat van de datumkolom in Excel in als een datumkolom beginnend met een * (bijv. *14/03/2007) - Controleer of het bestand van uw bank, dat u hebt opgeslagen, een Excel-formaat heeft (.xls of.csv). 136

146 MAMUT VALIDIS MAMUT VALIDIS Over Mamut Validis Achtergrondinformatie Mamut Validis is een web-based softwareservice voor de financiële boekhouding, die ontworpen is voor midden- en kleinbedrijven. Het stelt gebruikers in staat om gegevens, die onvolledig, ongeldig, onnauwkeurig en onsamenhangend zijn, te identificeren en te analyseren. Zo kunt u onjuiste transacties, tikfouten, potentiële audit issues, foutief gebruik van Btw-tarieven en meer opsporen. Het is belangrijk te weten dat Validis echter nooit een verbetering voorstelt voor de boekhoudgegevens. Het rapporteert enkel wat het ziet als een mogelijke afwijking van de regelgeving. Mamut Validis werd ontwikkeld door Future Route, een IT-bedrijf dat gelokaliseerd is in Londen. De service werd eerder alleen maar aangeboden in Groot-Brittannië, maar nu worden de activiteiten uitgebreid naar de Europese markt met Mamut als partner. Een standaardversie van Mamut Validis is beschikbaar in de programmaversies met administratie en u hebt de mogelijkheid voor een upgrade naar uitgebreidere versies. Mamut Validis is toegankelijk via Mamut Online Desktop. Om toegang te krijgen, dient u eerst de bedrijfsdatabase te koppelen aan Mamut Online Desktop. Help voor Mamut Validis vindt u geïntegreerd in Mamut Online Desktop. Wat te doen voordat u aan de slag gaat Voordat u aan de slag gaat met Mamut Validis, dient u uw Mamut Online Desktop account aan te maken. Dit is een belangrijke stap vermits Mamut Online Desktop uw gegevens tussen Mamut Business Software en Mamut Validis synchroniseert. Lees meer over hoe u een Mamut Online Desktop account aanmaakt in de paragraaf over aan de slag met Mamut Online Desktop. In Mamut Business Software is er een Mamut Validis aandachtsgebied, dat u rechtstreeks koppelt aan Mamut Online Desktop. Bij Mamut Online Desktop is er een Validis sectie beschikbaar voor Mamut Business Software klanten. De gebruikerrechten zijn afhankelijk van uw licentietype. Het Mamut Validis bureaublad is het startpunt, dat u op verschillende manieren kunt openen. 137

147

148 Hoofdstuk 2: Artikel In dit hoofdstuk: ARTIKELMODULE Hoe een nieuw artikel aanmaken? Artikelregister Artikellijst Tabbladen in het artikelregister Tabblad Prijs Tabblad Korting Tabblad Magazijn Tabblad Leverancier Tabblad Stuklijst Tabblad Variant Tabblad Artikelgegevens Tabblad Webshop Website-instellingen voor artikel Tabblad Instellingen Tabblad Diversen Artikelstatus INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Gebruikersinstellingen voor Artikel Bedrijfsinstellingen voor Artikel OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Een selectie artikelen bijwerken Hoe een artikel dupliceren? Kan ik de artikelcode wijzigen? Artikelgegevens importeren Instellingen voor import van artikelgegevens Ingelezen artikelen TOESLAGEN Toeslagen (milieutoeslagen) Aan de slag met toeslagen Hoe toeslagen invoeren? ARTIKELVARIANTEN Varianteigenschappen Instellingen voor varianten Hoe varianten van een artikel aanmaken? Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Varianten in de webshop

149 ARTIKEL ARTIKELMODULE Voor een bedrijf met duizenden producten, honderden leveranciers en talloze magazijnen, is het van zeer groot belang om controle te hebben over alle aspecten van artikelen: prijs, leverancier, aanbiedingen, magazijnlocatie- en onderhoud zijn slechts een paar voorbeelden. In het werkgebied Logistiek houdt u volledig overzicht. In het artikelregister registreert u alle gegevens van het bedrijf. Dit geeft efficiëntie voor alle registratie van orders en inkoop, wanneer de artikelinformatie uit deze module wordt gehaald. Vanuit het artikelregister controleert u de meeste gegevens van elk artikel. Gebruik en functies die vanuit het artikelregister worden gestuurd Prijs/Korting: Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van de prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen instellen. U kunt kosten vaststellen in factor en procent, en berekenen hoe de prijs wordt beïnvloed door inkoopprijs, kosten en verkoopprijs. Magazijn: U kunt magazijnvoorraden invoeren als u een licentie hiervoor heeft. Het programma heeft geavanceerde voorraadfuncties zoals voorraad tellen, verschillende magazijn locaties, serienummergebruik, houdbaarheidsdatum, partijen en reserveringen van artikelen. Leverancier/inkoop: De leverancier heeft vaak eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hem bestelt. Het artikelregister heeft functies waarmee u overzicht houdt over prijzen en voorwaarden van verschillende leveranciers, betreffende hetzelfde product. Stuklijsten: Wanneer uw bedrijf samengestelde artikelen, bestaande uit meerdere delen, aanbiedt dan kunt u dit aanduiden met Stuklijst. U kunt bijvoorbeeld bij een meubelset die bestaat uit twee boekenplanken, een stoel en een bureau als componenten definiëren. 140

150 ARTIKELMODULE Artikelvarianten: Als een bedrijf een artikel verkoopt in verschillende varianten, met bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten, dan kunt u deze invoeren als varianten van een artikel. Elke variant heeft een eigen prijs, voorraad, artikelgegevens enz. Dit wordt gestuurd vanuit variantinstellingen. Het is belangrijk dat u de instellingen van varianten aangeeft, voordat u ze begint in te voeren in het artikelregister. Wanneer een artikel varianten heeft, zal het artikel zelf Hoofdartikel heten. U kunt dan niet meer transacties boeken voor het hoofdartikel. E-commerce: Als u een licentie voor e-commerce heeft, dan kunt u uw artikelen op Internet verkopen en de orders vanuit daar verder sturen naar het Order/Factuur-venster. De webshop zal direct verbonden zijn met het Artikelregister door middel van het tabblad Webshop. Hier kiest u of een artikel te koop is in de webshop en welke informatie over het artikel te zien zal zijn. Afdrukken: De artikelgegevens kunnen afgedrukt worden rechtstreeks in het artikelregister, o.a. als artikeletiketten, en worden verstuurd naar printer, , fax en Microsoft Office Word. U kunt ook een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een PDF-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in PDF-formaat overbrengen. Artikelnaam in meerdere talen: Een artikel kan bij het afdrukken in verschillende talen worden weergegeven. Andere functies van een artikel Voor een bedrijf dat vele artikelen verkoopt, kan het tijdrovend zijn om het artikelregister bij te houden. Hoe meer velden u gebruikt, des te meer tijd kost het om dit bij te houden. Met behulp van de wizard voor wijziging selectie artikelen kunt u de meeste velden voor meerdere artikelen tegelijkertijd wijzigen. Hiermee kunt u veel tijd besparen. Voor degene die de voorraad bijhoudt, bestaat er de functionaliteit Inventarisatie in Magazijn. Instellingen per artikel Naast de instellingen per functie die hierboven werden genoemd, bestaan er ook standaardinstellingen voor elk artikel. Hier kiest u hoe het artikel wordt behandeld in relatie tot integratie, koop, verkoop en magazijn. Dit doet u in het tabblad Instellingen in de artikelmodule. In de gebruikersinstellingen voor artikel kiest u wat zichtbaar zal zijn voor de gebruiker. Hier kunt u ook keuzes maken om het registratieproces te vereenvoudigen. In Module-instellingen kunt u de functionaliteit van de artikelmodule aanpassen. Hier kiest u ook standaardwaarden die steeds gelden bij het aanmaken van een artikel. Hoe een nieuw artikel aanmaken? Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel kunt u o.a. de standaardwaarden instellen die dienen te gelden voor nieuwe artikelen. Dit vereenvoudigt het proces bij het aanmaken van nieuwe artikelen en zorgt ervoor dat u de juiste waarden krijgt. Zo maakt u een nieuw artikel aan 1. Kies Beeld - Artikel - Artikelregister. 2. Klik op Nieuw om een nieuw artikel te registreren, of klik op de pijl naast Nieuw. 3. Kies eventueel in het speciale venster welk soort artikel u wilt registreren. 141

151 ARTIKEL Let op! Het venster zal niet meer weergegeven worden indien u eerder heeft aangegeven dat het niet meer weergegeven moet worden. Dan kunt u een nieuw artikel aanmaken met één van de gekozen sjablonen uit de lijst, die verschijnt door op de pijl naast de Nieuw-knop te klikken. 4. Voer een ander artikelcode in indien u het voorgestelde nummer niet wilt gebruiken. De wijziging moet gemaakt worden voordat het artikel wordt opgeslagen. 5. Typ de artikelnaam in in het daarvoor bedoelde veld. 6. Vul de overige velden in die van toepassing zijn voor het artikel. 7. Vul de gegevens in die relevant zijn voor het artikel in de tabbladen in het onderste gedeelte van het artikelregister. 8. Klik op Opslaan in de werkbalk wanneer u de gewenste informatie van het artikel heeft geregistreerd. Een nieuw artikel is aangemaakt. Tip! Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. Artikelregister Het Artikelregister is in tweeën gedeeld op dezelfde manier als bijvoorbeeld het relatieregister. Het bovenste gedeelte bevat algemene gegevens over het artikel. Het onderste gedeelte is ingedeeld in tabbladen met meer gedetailleerde gegevens over het desbetreffende artikel zoals prijzen, kortingen, leveranciers en logistiekwaarden. Indien er velden of tabbladen zijn waarvan u wilt dat die wel of niet weergegeven moeten worden, dan kunt u dit aangeven bij de Gebruikersinstellingen voor artikel. U kunt bepalen welke functionaliteit in het artikelregister beschikbaar moet zijn bij de Bedrijfsinstellingen voor artikel. Bovendien vindt u instellingen voor o.a. integratie met de webshop. De eerste keer dat u het artikelregister opent, zal er een venster verschijnen voor Functionaliteit. Het is belangrijk hier aan te vinken welke functionaliteit uw bedrijf gebruikt zodat het artikelregister aan uw behoeften wordt aangepast. Deze aanpassingen kunt u ook instellen bij Bedrijfsinstellingen, die u vindt via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Artikel. 142

152 ARTIKELMODULE Veldbeschrijvingen Artikelcode: Alle artikelen worden automatisch genummerd in logische nummerreeksen. Deze nummers kunnen overschreven worden bij het aanmaken van het artikel en kunnen alfanumerieke waarden (zowel letters als cijfers) bevatten. Het is niet mogelijk om de artikelcode te veranderen voor artikelen die reeds zijn aangemaakt en in gebruik genomen. De meeste andere velden voor artikelen kunnen gewijzigd worden na het aanmaken. U kunt ook de wizard Bijwerken van selectie van artikelen benutten voor snel en effectief de waarden van verschillende artikelen tegelijk te veranderen. Naam artikel: Hier schrijft u een toepasselijke naam voor het artikel. Door te klikken op de zoekknop rechts van het veld, kunt u ook de naam van het artikel in een andere taal invoeren, indien u artikelen verkoopt aan of koopt van buitenlandse relaties. Levertijd: Hier kan de geschatte levertijd (dagen) geregistreerd worden. Gewicht: Hier voert u het gewicht in. U heeft de keuze tussen gram, kilo of ton in de afrollijst. Volume: Hier voert u het volume van het artikel in. U kunt kiezen tussen mm3, cm3, dm3 of m3. Artikelcategorie: Kies de gewenste categorie in de afrollijst. De artikelcategorie kan dienen als zoekcriterium. U kunt categorieën verwijderen, veranderen of toevoegen in het Standaardregister. Eenheid: Hier kunt u de gewenste eenheid kiezen. Nieuwe waarden voor de eenheid worden geregistreerd in het Standaardregister. Aantal per eenheid: Hier voert u het aantal per eenheid in. Artikelgroep: Hier kiest u tot welke artikelgroep het artikel behoort. Nieuwe artikelgroepen worden aangemaakt in het Standaardregister. Subgroep: Hier beslist u over de subgroep voor het artikel. Aantal niveaus voor artikelgroepen gaat tot vier en het aantal getoonde in het artikelvenster hangt af van de gekozen instellingen bij Bedrijfsinstellingen voor Artikel in het tabblad Standaardwaarden. Verkoop Btw: Hier geeft u voor het artikel de Btw-waarde aan voor verkoop. Inkoop Btw: Hier geeft u voor het artikel de Btw-waarde aan voor inkoop. Informatie bewerken of toevoegen in het Standaardregister U kunt categorieën, eenheden, artikelcategorieën, artikelgroepen en subgroepen verwijderen, wijzigen of toevoegen in het Standaardregister. In het veld dat de keuzealternatieven voor standaardregister bevat, kunt u op de rechter muisknop klikken en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Nu opent het standaardregister zich zodat u wijzigingen kunt doorvoeren of nieuwe alternatieven rechtstreeks kunt toevoegen. U belandt ook bij het Standaardregister door te kiezen voor Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 143

153 ARTIKEL Artikellijst De Artikellijst is een overzicht dat alle of een geselecteerd aantal artikelen uit het Artikelregister laat zien. Het artikeloverzicht wordt gebruikt om aan te geven welk artikel men nader wil bekijken of bij de keuze van artikelen die men in een offerte, verkooporder of inkoop wil gebruiken. U kunt het artikeloverzicht voor uw eigen gebruik aanpassen bij Gebruikersinstellingen voor artikelen. Hoe kunt u de sortering in het artikeloverzicht veranderen? Standaard is het artikeloverzicht gesorteerd op artikelcode. U kunt op eenvoudige wijze de sortering van het overzicht veranderen door op de titel van iedere kolom te klikken. Het overzicht zal dan gesorteerd worden op de gekozen titel. De gekozen kolom zal in dikgedrukt lettertype worden weergegeven. Hoe kunt u de weer te geven artikelen in het overzicht wijzigen? Als standaard zullen Alle artikelen (niet non-actieve) worden weergegeven wanneer het artikeloverzicht wordt geopend. In de afrollijst rechtsboven kunt u aangeven welke artikelen u wilt dat er in het artikeloverzicht weergegeven moeten worden en op die manier het aantal weer te geven artikelen te begrenzen. U kunt voorbeeld aangeven dat u uitsluitend campagneartikelen, voorraadartikelen, stuklijsten, non-actieve of een bepaalde groep artikelen wilt bekijken. Bij de Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u aanvinken dat het artikeloverzicht alleen artikelen toont die gekoppeld zijn aan de leverancier die bij de inkoop is gekozen, wanneer de inkoopmodule geopend wordt. Tip! U kunt een reeks lijsten en tabellen naar Excel exporteren met behulp van het menu dat verschijnt na het klikken op de rechtermuisknop. U kunt de criteria in de lijst aangeven - op de rechtermuisknop klikken - en de criteria worden in het rapport weergegeven. Het rapport wordt direct in Excel geopend. Let op dat dit een tijdelijk document is. U moet het document opslaan, wilt u dit bewaren. 144

154 ARTIKELMODULE Tabbladen in het artikelregister Tabblad Prijs Een artikel kan een prijs of meerdere gespecificeerde prijzen hebben, gekoppeld aan de datum. Met behulp van een prijscalculator kunt u de prijzen van uw artikelen aangeven. U kunt kosten in factor en procenten invoeren en uitrekenen hoe de prijs beïnvloedt wordt wanneer bijvoorbeeld inkoopprijs, kosten of verkoopprijs veranderen. Indien u een overzicht wenst van de historische prijsontwikkeling van uw artikelen, dan kiest u voor Bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien bij de Bedrijfsinstellingen voor artikel. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel, het tabblad Standaardwaarden kunt u de standaardwaarden voor nieuwe artikelen instellen. Deze worden automatisch ingevoerd bij het aanmaken van nieuwe artikelen. Artikelen die reeds zijn aangemaakt, kunt u aanpassen met behulp van de prijsaanpassing. Instellingen voor het gebruik van prijzen in andere delen van het programma Op externe prijslijst weergeven: Vinkt u aan als u wilt dat het artikel zichtbaar is in een externe prijslijst. Deze lijst kunt u afdrukken voor speciale klanten met specifieke kortinggegevens. Kostprijs in verkoopmodule overschrijven: Vinkt u aan als u de mogelijkheid wilt hebben om de kostprijs in de artikelregel van de order te wijzigen. Toeslagen: Als er een toeslag aangegeven moet worden op uw facturen, dan kiest u welke groep gebruikt dient te worden voor het betreffende artikel in de afrollijst Toeslag. 145

155 ARTIKEL Tabblad Korting U kunt elk artikel met een korting aanbieden, gebaseerd op verschillende criteria: Volgens Categorie (bv. korting alleen voor partners). Volgens Relatiebeheer: voor een bepaalde relatie, of volgens een bepaald Aantal (het aantal dat de klant koopt). Volumekorting kan worden vastgesteld naar Stap of Vanaf 1e nummer. U kunt de verschillende kortingsoorten activeren in de bedrijfsinstellingen voor Artikel. Als u kiest voor Stap, kunt u bijvoorbeeld aangeven dat de eerste 500 artikelen met 5% korting worden verkocht, terwijl de volgende artikelen tot 1000 met een 7,5% korting worden verkocht. Als u voor een korting kiest Vanaf 1e nummer, dan zal de hele voorraad met een 7,5% korting verkocht worden. Klik op Nieuw in het tabblad Categorie als u een nieuwe korting wenst aan te maken. Het venster Korting verschijnt nu. Korting in %: Procentuele vermindering in prijs. Vaste prijs: Voer de prijs in die hier voor het artikel moet gelden. Deze overstuurt de standaard verkoopprijs. Let op! Maakt u gebruik van een Vaste prijs, zal het systeem standaard de laagste prijs van de Vaste prijs in het kortingenregister en van de Verkoopprijs in de prijscalculator selecteren. U kunt dit oversturen in de bedrijfsinstellingen voor Artikel, zodat de vaste prijs ook kan optreden als toeslag. U volgt dezelfde procedure als u een korting wilt invoeren voor Relatiebeheer of Aantal. 146 Kortingsoorten Kortingen kunt u op verschillende niveaus registreren. Deze kortingsoorten worden in een hiërarchisch systeem gerangschikt en kunnen elkaar overschrijven. Slechts één van de kortingen zal uiteindelijk nog gelden. Korting met de combinatie van artikel en klant (Voert u in in dit tabblad). Standaard korting in % van het orderaantal van de klant (Voert u in bij het Relatieregister). Korting met de combinatie van artikel en relatiecategorie (dit tabblad). Korting met de combinatie van klantencategorie en artikelgroep (Voert u in bij het Kortingenregister). Volumekorting voor elk artikel (Voert u in in dit tabblad). U moet het gebruik van volumekorting activeren in de bedrijfsinstellingen voor Artikel. In de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur kunt u bovendien ervoor kiezen dat de volumekorting bovenop andere kortingen komt. Het kortingenregister opent u in de werkbalk van het artikelregister.

156 ARTIKELMODULE NB! Indien u een vaste prijs heeft ingevoerd op een artikel voor een klant, zal een korting toch gelden wanneer de klant voldoet aan andere kortingsregelingen voor het artikel. Tabblad Magazijn Magazijn is gekoppeld aan de Verkoopmodule. Daarmee zal de voorraad groeien/krimpen op basis van inkoop en verkoop. Het tabblad Magazijn is enkel zichtbaar wanneer de functie artikelvoorraad is geactiveerd in de bedrijfsinstellingen. Nieuw: Maakt een magazijnkoppeling aan. Dit zorgt ervoor dat het artikel verkocht kan worden van het gekozen magazijn. U kunt ook magazijnkoppelingen aanmaken in het magazijnregister in de magazijnmodule. Wissen: Verwijdert de koppeling naar het magazijn. Ga naar magazijn: Opent het venster magazijninformatie voor het magazijn dat geselecteerd is in de lijst. Het enige dat u rechtstreeks in de kolommen kunt aangeven is Max en Min voor de voorraad in het magazijn, alsmede het Bestelniveau en Inkoopaantal. Voorraad bijwerken: Indien het artikel een voorraadartikel is, dient dit afvinkhokje geselecteerd te zijn. Std. magazijn: Standaard geselecteerd/ingesteld magazijn voor het artikel. Tip! In de gebruikersinstellingen voor artikel kan iedere gebruiker het standaard magazijn voor de eigen gebruiker kiezen. Tabblad Leverancier Leveranciers werken vaak met eigen voorwaarden, prijzen en codes voor de artikelen die u bij hen inkoopt. Door een artikel te koppelen aan één of meerdere leveranciers kunt u deze gegevens opslaan samen met de aanvullende informatie over het artikel. Let u er op dat de inkoopprijs van de standaardleverancier de inkoopprijs die u in het tabblad Prijs invoert kan beïnvloeden. Wanneer u de inkoopprijs van de standaard leverancier bijwerkt, moet u ook aangeven of u de overeenkomstige prijs in de prijscalculator wilt bijwerken. De gegevens die in het tabblad Leverancier zijn ingevoerd kunnen bij inkopen bij de desbetreffende leverancier gebruikt worden. 147

157 ARTIKEL U kunt meer lezen over leverancierkoppeling in het hoofdstuk inkoopmodule in het introductieboek "Administratie, logistiek en personeel". Tabblad Stuklijst Wanneer het bedrijf samengestelde artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd levert, kan dit artikel als een Stuklijst worden gedefinieerd. Men kan zich bijvoorbeeld een bedrijf voorstellen dat een oplossing voor een kantoor levert bestaande uit twee boekenplanken, een bureaustoel en een bureau. Dan kan het gehele product als één stuklijst worden gedefinieerd. De boekenplanken, stoel en bureau worden als componenten gedefinieerd. Op dit tabblad geeft u aan of het artikel op zich de stuklijst is of dat er componenten zijn die onderdeel uitmaken van de stuklijst. Let u er op dat diensten ook onderdeel kunnen zijn van een stuklijst. 148 Zo maakt u een stuklijst aan Voordat u een stuklijst kunt aanmaken moet u de artikelen registreren die een onderdeel zijn van de stuklijst. 1. Maak een nieuw artikel aan of blader naar een artikel dat onderdeel moet uitmaken van de stuklijst. 2. Selecteer het tabblad Stuklijst. 3. Vink aan bij Onderdeel van een stuklijst. Herhaal de punt en 1-3 voor alle artikelen die een onderdeel van de stuklijst zijn. 4. Klik op Nieuw om de stuklijst als een nieuw artikel te registreren. 5. Selecteer het tabblad Stuklijst. 6. Vink aan bij Stuklijsten met onderdelen. 7. Geef de instellingen aan hoe de stuklijst weergegeven moet worden op offerte/order, factuur en bij inkopen. Eenvoudig overzicht: Geeft de artikelcode en - naam weer van zowel de stuklijst als het onderdeel, maar uitsluitend aantal, prijs en totaal van de artikelregel van het onderdeel. Uitgebreid overzicht: Geeft aantal, prijs en totaal weer, ook voor onderdelen. Onderdelen niet weergeven: Kies voor deze optie indien u wilt dat uitsluitend de stuklijst wordt weergegeven in offertes, orders, facturen of bij inkopen. 8. Geef aan op welke wijze de voorraad moet worden bijgewerkt (Bijwerken voorraad) bij de n- en verkoop van de stuklijst. Onderdelen bijwerken: De voorraad wordt bijgewerkt bij voorraadtransacties van onderdelen in

158 ARTIKELMODULE de stuklijst. Hoofdartikel bijwerken: U kiest deze optie indien u wilt dat de voorraadtransacties invloed moeten hebben op de stuklijst (hoofdartikel). Dan moet u een stuklijst samenstellen voordat u deze kunt verkopen. 9. Kies hoe de Prijsaanpassing zal fungeren. Kostprijs bijwerken reguleert de kostprijs van de stuklijst gebaseerd op de veranderingen van de prijs van de onderdelen. Kostprijs en verkoopprijs bijwerken stelt de verkoopprijs van de stuklijst bij, gebaseerd op de verandering van de prijs van de onderdelen. 10. Klik op Nieuw in het tabblad om een onderdeel aan de stuklijst te koppelen. 11. Selecteer één van de onderdelen die u onder punt 1 heeft aangemaakt. 12. Klik op OK. 13. Voer het Aantal eenheden in die onderdeel moeten zijn van de stuklijst. 14. Klik op OK. Herhaal de punten tot alle onderdelen die deel uit maken van de stuklijst, zijn toegevoegd. Een stuklijst is aangemaakt. Tip! Om de stuklijst te kunnen opsplitsen, zet u Bijwerken voorraad bij inkoop op 'Onderdeel bijwerken' en Bijwerken voorraad bij verkoop op 'Hoofdartikel bijwerken'. Tabblad Variant Wanneer het bedrijf artikelen levert in meerdere uitvoeringen, bijvoorbeeld met verschillende kleur of grootte, kunnen deze als variant van een artikel geregistreerd worden. Voor iedere variant kan desgewenst een aparte prijs, voorraadbeheer en artikelgegevens van toepassing zijn. Dit wordt bepaald bij de Instellingen voor varianten. Het is belangrijk dat u de instellingen voor de varianten aangeeft voordat u varianten in het artikelregister gaat aanmaken. Iedere variant krijgt een eigen artikelcode en u kunt kiezen of u de artikelcode van het hoofdartikel of de variant wilt weergeven bij het factureren of inkopen. 149

159 ARTIKEL Het artikel heeft varianten: U vinkt hier af indien het artikel verkocht dient te worden met verschillende varianten. Na het afvinken opent zich het venster met de variantinstellingen waar u o.a. de informatie aangeeft die moet variëren voor elke variant van het artikel. NB! Wanneer een artikel meerdere varianten heeft, dan kunt u niet langer transacties uitvoeren voor het hoofdartikel zelf. Standaard variant: Hier kunt u eventueel kiezen welke variant standaard verschijnt wanneer een klant in de webshop kiest voor het tonen van gedetailleerde informatie over het artikel. Nieuw: Maakt een variant van het artikel aan. Bewerken. Dit opent de variantkaart, die een overzicht geeft over alle artikelgegevens van de betreffende variant van het hoofdartikel. De velden die kunnen variëren, zoals bij de Instellingen voor varianten aangegeven, zijn bewerkbaar. Dienen de velden niet te variëren, dan worden deze lichtgrijs weergegeven. Dit geeft aan dat ze niet bewerkbaar zijn. Variant kopiëren: Maakt een nieuwe variant aan op basis van de geselecteerde variant in de lijst. Variantmatrix: Deze functie is enkel beschikbaar wanneer het hoofdartikel is gekoppeld aan minstens één varianteigenschap en indien de instelling Identieke eigenschappen toestaan in de Instellingen voor varianten niet is geactiveerd voor het hoofdartikel. Lees meer hierover in de paragraaf over artikelvarianten. Tip! Er bestaat geen veld voor 'Artikelcode leverancier' voor varianten. Als uw leverancier ook met varianten en unieke artikelcodes per variant werkt, dan dient u erop te letten dat u de artikelcode van de leverancier als artikelcode voor de varianten gebruikt, wanneer de varianten aangemaakt worden. Tabblad Artikelgegevens Op het tabblad Artikelgegevens kunt u Artikelgegevens, Verkoopgegevens, Technische gegevens, gegevens over Support, Productie en Overige registreren voor elk artikel. Het tabblad bestaat uit twee gegevensvelden waarin u in de afrollijsten kiest welke categorie u wilt invoeren. U kunt meerdere gegevens invoeren voor een artikel, maar u zult slecht twee teksten tegelijkertijd zien. Om tekst uit Artikelgegevens automatisch over te brengen naar artikelen, die bij orders worden ingevoerd, vinkt u Automatisch overbrengen van artikelinformatie naar artikelregels in artikelorder aan. 150

160 ARTIKELMODULE Tabblad Webshop Uw webshop is volledig geïntegreerd met het Artikelregister door middel van het tabblad Webshop. Hier geeft u aan of een artikel in het verkoopassortiment van uw webshop moet worden opgenomen en welke gegevens van het artikel moeten worden weergeven. Lees meer over hoe u een artikel te koop aanbiedt in uw webshop in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Artikelinformatie in de webshop Moet verkocht worden op één of meerdere webshops: Wenst u het artikel te verkopen in uw webshop, dan moet u hier afvinken om het artikel beschikbaar te maken in de lijst Artikelen in uw webshop onder Selectie van artikelen. Magazijngegevens: In de afrollijst Magazijngegevens kunt u aangeven of u de bezoekers van uw webshop wilt laten zien hoeveel artikelen nog in voorraad zijn in de webshop of u kunt andere magazijngegevens weergeven. Eigen omschrijving: Kiest u 'Eigen omschrijving' in de afrollijst bij Magazijngegevens (bovenstaand), dan kunt u uw eigen tekst betreffende de magazijngegevens van het artikel in het getoonde veld intikken. Grafisch: Toont de symbolen in de webshop voor de verschillende magazijnstatussen In voorraad, In bestelling, Niet in voorraad. U kunt in de Website-instellingen, in het tabblad Instellingen webshop, Overig kiezen welke symbolen u wenst te gebruiken. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel, in het tabblad Standaardwaarden kunt u aanvinken bij Grafisch zodat dit een standaardwaarde is voor alle nieuwe artikelen. Lijst over websites Standaardinformatie: De Standaardinformatie wordt bovenaan in de lijst van websites getoond. Standaardinformatie is niet een eigen website, maar geeft u de mogelijkheid om standaardwebsiteinstellingen voor het artikel te registeren. Met behulp van de knop Dupliceer de websiteinstellingen voor artikel kunt u achteraf de website-instellingen kopiëren naar andere websites. Deze functie kan actueel zijn indien u uw artikelen wilt voorbereiden voor verkoop in de webshop voordat u de website aanmaakt en bewerkt. Website-instellingen voor artikel: Deze functie opent de Website-instellingen voor artikel voor de gekozen website. Hier kunt u o.a. een artikelafbeelding en artikelomschrijving invoegen. Lees meer in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 151

161 ARTIKEL Let op! Indien u een licentie heeft voor meerdere websites, kunt u de website-instellingen voor het artikel variëren op de websites, die u beheert via het programma - indien dit wenselijk is. Dupliceer de website-instellingen voor artikel: Deze knop geeft u de mogelijkheid om de website-instellingen, die u heeft geregistreerd voor een artikel, te dupliceren van één website naar eventuele andere websites, die u beheert via het programma. Actief: In de kolom Actief kunt u afvinken op welke websites het artikel verkocht dient te worden. U kunt hier aanvinken wanneer uw website aangemaakt is. Wenst u een artikel te verwijderen van de webshop, verwijdert u de selectie in de kolom Actief op de overeenkomstige website waar het artikel dient te verdwijnen. Na het bijwerken van uw website is het artikel niet meer beschikbaar in uw webshop. Laatst bijgewerkt: Hier vindt u de datum waarop het artikel als laatste werd bijgewerkt in de webshop. Website-instellingen voor artikel In het venster Website-instellingen voor artikel voert u de instellingen in voor het tonen van het artikel in de webshop. Het instellingsvenster kan geopend worden via het tabblad Selectie van artikelen onder Website bewerken - Inhoud of via het tabblad Webshop in het artikelregister. Standaard Artikelafbeelding: Hier kunt u in de afrollijst ofwel kiezen voor Afbeelding invoegen en klikken op Nieuw om een afbeelding van het artikel dat u op uw pc liggen heeft toe te voegen, of u kan kiezen voor Koppeling naar afbeelding indien de afbeelding van het artikel gepubliceerd is op het internet en u schrijft/plakt het webadres voor de afbeelding in het URL-veld. De Nieuw-knop opent een venster waar u op uw pc kunt doorbladeren tot het afbeeldingsbestand dat u wenst toe te voegen. Wist afbeeldingen van de website-instellingen voor het artikel (niet van de computer). Heeft u gekozen voor Koppeling naar afbeelding en het webadres naar de afbeelding ingeschreven, dan kunt u klikken op Ga naar webpagina en u krijgt de artikelafbeelding getoond in de browser. Artikelomschrijving: U kunt per artikel twee verschillende artikelomschrijvingen toevoegen. Een korte omschrijving die getoond wordt in de artikellijst rechtstreeks onder het artikeloverzicht en een uitgebreide omschrijving die getoond wordt door te klikken op de Meer info-link, de artikelafbeelding of de artikelnaam. Bewerken of leg een artikelomschrijving toe. Kies korte of uitgebreide omschrijving in de afrollijst voor u klikt op Bewerken. Herstelt de artikelomschrijving tot wat de omschrijving was voor de laatste bewerking. Meer info vervolgpagina: In de afrollijst kunt u kiezen tussen de vervolgpagina's die u aangemaakt heeft voor uw website. Uitgebreid Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan: Wenst u artikels die minder zijn dan een volledige eenheid te verkopen via uw webshop, moet u afvinken voor Verkoop van minder dan een volledige eenheid toestaan. De instelling is toegankelijk wanneer u voor het artikel afgevinkt heeft bij Moet verkocht worden op één of meerdere webshops en daarenboven heeft aangegeven dat u één of meerdere decimalen wilt gebruiken voor de voorraadeenheid in de 152

162 ARTIKELMODULE bedrijfsinstellingen voor artikel. De instellingen vindt u onder Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-Instellingen - Artikel en het tabblad Voorraad. Let op! U moet uw website opnieuw publiceren nadat u de instelling voor de artikelen waarvoor het mogelijk moet zijn om minder dan een volledige eenheid te bestellen in uw webshop, heeft ingevoerd. Tabblad Instellingen Per artikel kunnen er aparte instellingen aangegeven worden voor hoe het artikel behandeld moet worden ten opzichte van de integratie, in- en verkoop en voorraad. U kunt bijvoorbeeld bepalen dat het artikel voorraad heeft, een resource of een dienst is of aangeven hoe het artikel in het grootboek geboekt moet worden en welke grootboekrekeningen er gebruikt moeten worden voor voorraadwaarde, inkoopwaarde en omzet. Bij het traceren van artikelen worden de instellingen daarvoor hier aangegeven. Instellingen voor behandeling van het artikel in andere modules Beschikbaar voorraadartikel: Voorraadtransacties bij in- en verkoop worden uitsluitend geregistreerd voor artikelen met een voorraad. Dit kan eveneens aangegeven worden in het tabblad Magazijn. Resource: Resources kunnen gekoppeld worden aan een activiteit, zoals ook een vergaderkamer, projector e.d. Arbeid/Dienst: U kunt deze optie kiezen indien u artikelen heeft van de soort arbeidsuren of diensten. Deze instellingen kunt u gebruiken bij bijvoorbeeld statistieken. Campagne-artikel: Campagne-artikelen kunnen hier gemarkeerd worden. Het veld wordt uitsluitend als intern informatieveld gebruikt. Instellingen voor tracering van artikelen Deze instellingen hebben invloed op de voorraadtransacties die in het systeem gegenereerd worden. Serienummer: Moet gemarkeerd worden indien u wilt dat het verplicht is om serienummers in te voeren bij alle in- en uitgaande voorraadtransacties. Partijnummer: Moet gemarkeerd worden indien het partijnummer verplicht moet zijn bij in- en uitgaande voorraadtransacties. Uiterste houdbaarheidsdatum: Moet gemarkeerd worden indien de uiterste houdbaarheidsdatum voor Voorraadtransacties moet worden aangegeven. Instellingen voor verwerking in administratie Hier kunt u aangeven op welke manier de inkoopkosten geboekt moeten worden. U kunt bepalen of u de kosten wilt boeken bij het inboeken van de inkoop of bij de verkoop aan de klant. Indien u bij de bedrijfsinstellingen voor artikel in het tabblad prijzen heeft aangevinkt over hoe de voorraadwaarde van elk product bijgewerkt dient te worden, kunt u uit twee verschillende tijdstippen/ methodes kiezen om dit te boeken. Dit geldt alleen voor artikelen die bijgewerkt worden in de voorrraad. In de afrollijsten Balansrekening voor voorraadwaarde en Balansrekening voor Inkoopwaarde kunt u de grootboekrekening aangeven die voor het desbetreffende artikel gebruikt moeten worden. 153

163 ARTIKEL Hier kunt u ook de Verkooprekeningen voor de artikelen aangeven. Indien er in de velden geen rekeningen aangegeven zijn, worden de standaard rekeningen gebruikt. Tip! In het standaardregister kunt u de verkooprekening per artikelgroep aanpassen. Dit maakt het eenvoudiger de verkooprekening voor de gehele artikelgroep bij te werken. Heeft u ondertussen de verkooprekening direct in de artikelkaart aangegeven, dan overschrijft dit alle instellingen. Tabblad Diversen Hier in artikel, tabblad Diversen registreert u gegevens zoals de EAN-code, Artikelcode douane, eventueel Project en Afdeling die belangrijke kostenplaatsen zijn in de financiële administratie bij de verkoop van een artikel. Branchespecifiek artikelnummer: Het veld kan gebruikt worden daar waar er een artikelnummer voorkomt dat gemeenschappelijk is binnen een branche. Het veld vervangt niet eigen artikelnummers, maar bij het intoetsen of inlezen op Offerte/Order/Factuur en Inkoop kunt u het nummer invoeren in plaats van het gebruikelijke artikelnummer. U kunt tot 20 tekens invoeren. U kunt meerdere gelijke branchespecifieke artikelnummers hebben. U krijgt dan een lijst op bij het intoetsen van het nummer in Offerte/Order/Factuur. U kunt een filter instellen op het branchespecifiek artikelnummer in de selectievensters voor Artikellijst en Inventarisatie, als ook bij Selectie - Uitgebreid. WWW: Voor extra informatie kunt u zich richten tot een website van bijvoorbeeld de producent voor gegevens over het artikel. Het websiteadres vult u in in het WWW-veld en met de knop rechts van dit veld opent u de browser en komt u op de betreffende website. Afbeelding: U kunt links naar afbeeldingen van het artikel leggen. Door op de knop met de drie puntjes te klikken, kunt u naar het gewenst afbeeldingbestand bladeren. Afbeelding 2: Link naar een alternatieve afbeelding, bijv. indien u één afbeelding lokaal en één op de netwerkbron heeft. Document: U kunt ook links naar documenten leggen voor het artikel. Door op de knop met de drie puntjes te klikken, kunt u naar het gewenst documentbestand bladeren. 154 Tip! Indien u in een omgeving met meerdere gebruikers werkt, dient u de afbeeldingen en documenten te posten op een bestandpad in het netwerk dat toegankelijk is voor allen als u wilt dat alle gebruikers deze moeten kunnen gebruiken. Project: Wanneer u eerst een project kiest voor een verkooporder voordat u de artikelen aanmaakt, dan wordt dit project gekoppeld aan alle artikelregels. Non-actief: U kunt ook aangeven of een artikel Non-actief dient te zijn door Ja of Nee te kiezen in de afrollijst hiervoor. Non-actief betekent dat het artikel niet langer in gebruik is.

164 ARTIKELMODULE Let op! Het is niet mogelijk om een artikel te verwijderen dat in een ander deel van het programma gebruikt wordt (bv. wanneer deze is gefactureerd). Het artikel moet dan op non-actief worden gesteld. Artikelstatus Artikelstatus geeft u een overzicht over de verkopen en de inkopen van het afgelopen jaar, getoond in aantal, evenals het bedrag voor de totale omzet. Dit venster opent u door te klikken op de knop Artikelstatus. Alle getallen worden getoond in verhouding tot het budget (Verkoopbudget) aanvullend op de voorraad in aantal en waarde van de voorraad. U heeft ook toegang tot alle factuurregels en orders die zijn gecreëerd voor dit artikel, evenals een lijst over alle klanten en leveranciers die onderdeel hebben uitgemaakt van de transacties. Deze lijsten opent u via de knoppen onderin het venster. 155

165 ARTIKEL INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Gebruikersinstellingen voor Artikel Iedere gebruiker kan door middel van de gebruikersinstellingen het artikelregister aanpassen aan haar/zijn gebruik. Deze instellingen zijn uitsluitend op de desbetreffende gebruiker van toepassing. Standaardinstelling In dit tabblad kunt u het artikelregister aanpassen aan uw eigen gebruik. U kunt een keuze maken uit drie van tevoren gedefinieerde instellingen betreffende welke velden en kolommen weergegeven moeten worden. Eenvoudig: Een zeer vereenvoudigd scherm dat slechts enkele noodzakelijke velden weergeeft. Standaard: Geeft de standaard velden en functionaliteit weer. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Door op de overeenkomstige knop te klikken, kiest u voor de instelling. Het venster in de volgende tabbladen geeft dan een overzicht van de beschikbare velden en functies weer en u kunt het resultaat van uw keuze bekijken. Artikelkaart In dit tabblad kunt u in detail handmatig aangeven welke velden en tabbladen er in het artikelregister weergegeven moeten worden. Let erop dat de standaardinstellingen deze instellingen veranderen. 156 Artikellijst In het Artikelregister, Order/Factuur en de Inkoopmodule heeft u toegang tot de Artikellijst. Hier kunt u de gewenste instellingen aangeven voor de sortering en selectie bij het openen van de artikellijst. De instellingen zullen gelden voor alle modules waar het artikeloverzicht toegankelijk is.

166 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Sortering bij het openen van artikeloverzicht: Hier geeft u aan of het artikeloverzicht gesorteerd moet zijn op artikelcode of -naam. Standaard selectie in het artikeloverzicht: Hier geeft u de artikel selectie aan die standaard weergegeven moet worden bij het openen van de artikellijst. Uitgebreid artikeloverzicht: Indien u informatie wilt over de prijs van het artikel, voorraadniveau, bruto marge in bedrag of procent, enz. vinkt u deze optie af. Standaard artikelcode van leverancier in het artikeloverzicht weergeven: Vinkt u af indien u naast de artikelcode van de standaard leverancier uw eigen artikelcode in het artikeloverzicht wilt zien. Varianten in het artikeloverzicht weergeven: Deze keuze toont alle varianten van het artikel en niet slechts het hoofdartikel in de artikellijst. Wanneer u de variantmatrix activeert (zie hieronder), dient u ook deze functie te activeren zodat u de keuze heeft uit verschillende varianten bij inkoop/offerte en verkooporders. Variantmatrix voor hoofdartikelen weergeven zonder identieke eigenschappen: Deze functie zorgt ervoor dat er een eigen venster getoond wordt wanneer u een artikel met varianten invoert. De variantmatrix geeft u een overzicht van de toegankelijke varianten van het artikel, de voorraadstatus, de inkoopstatus enz. Magazijn Dit tabblad is enkel toegankelijk indien Het bedrijf heeft een artikelvoorraad geactiveerd is bij de bedrijfsinstellingen voor artikel. Standaard magazijn: Indien u gebruik maakt van meerdere magazijnen, kunt u hier kiezen welk magazijn het standaard magazijn moet zijn voor uw gebruiker. Bij het aanmaken van nieuwe voorraadartikelen zal dit magazijn standaard geselecteerd zijn. Wanneer u een artikel invoert bij een offerte, order of inkoop, zal het programma controleren of het artikel is gekoppeld aan uw standaard magazijn. Indien dit niet het geval is, krijgt u de vraag of u toch dit artikel wilt invoeren. Tip! In het bericht dat verschijnt wanneer een artikel niet gekoppeld is aan het standaard magazijn, kunt u ervoor kiezen dat de waarschuwing niet langer verschijnt terwijl u bezig bent met het actuele proces. Dit geldt dan enkel totdat u het actieve venster - offerte, order/factuur of inkoop gesloten hebt. 157

167 ARTIKEL Standaard magazijnlocatie: Is enkel toegankelijk indien Het bedrijf gebruikt voorraadlocatie afgevinkt is bij de bedrijfsinstellingen voor artikel. Kies tussen de toegankelijke locaties voor het magazijn geselecteerd bij Standaard magazijn. Let op! Indien u kiest voor een Standaard magazijnlocatie die niet bestaat voor het artikel, wordt deze niet gekozen. Bedrijfsinstellingen voor Artikel Hier kunt u de instellingen aangeven van de functionaliteit die uw bedrijf wilt gebruiken en bovendien hoe u de prijzen en voorraad wilt aansturen. Het aanpassen van de functionaliteit Hier geeft u aan van welke functionaliteit u gebruik wilt maken voor uw bedrijf. Aanpassingen dragen er aan bij dat het artikelregister overzichtelijker wordt en geheel voor uw gebruik op maat gemaakt kan worden. Het bedrijf heeft een artikelvoorraad: Deze optie aanvinken indien u gebruik wilt maken van de voorraadfunctionaliteit in het artikelregister. Het bedrijf verkoopt samengestelde artikelen (stuklijst): Vinkt u aan indien u gebruik wilt maken van stuklijsten. Het bedrijf wenst prijshistorie voor artikelen te zien: Aan de hand van deze functie wordt de prijshistorie weergegeven in het tabblad Prijs in het artikelregister. Hierdoor kunt u prijzen voor uw artikelen registreren die gelden vanaf een bepaald tijdstip, bijvoorbeeld een campagneprijs. 158

168 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Het bedrijf biedt korting op artikelen voor individuele klanten: U moet deze optie aanvinken om individuele klanten kortingen te kunnen geven op bepaalde artikelen. Heeft u dit aangevinkt, dan wordt het tabblad Relatiebeheer onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. U kunt de keuze bij elk artikel overschrijven door Geen individuele kortingen voor het artikel aan te vinken. Het bedrijf biedt volumekorting op artikelen: U moet dit aanvinken om gebruik te kunnen maken van volumekortingen op uw artikelen. Heeft u dit aangevinkt, dan wordt het tabblad Aantal onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. Het bedrijf biedt korting op artikelen voor groepen klanten: U markeert dit alternatief indien u kortingen wilt geven op bepaalde artikelen aan bepaalde groepen klanten. Heeft u hier aangevinkt, wordt het tabblad Categorie onder het tabblad Korting in het artikelregister actief. Het bedrijf doet inkopen gebaseerd op verkooporders: Om de mogelijkheid te hebben om inkopen met artikelen van de verkooporder aan te maken, moet u deze optie aanvinken. Het bedrijf verkoopt artikelen via het Internet: Vink deze optie aan indien u gebruik wilt maken van de mogelijkheid om uw artikelen via het Internet te verkopen. Het bedrijf werkt met varianten gebaseerd op bijvoorbeeld kleur, maat, eenheid: Aanvinken indien u artikelen heeft die in een aantal verschillende uitvoeringen geleverd kunnen worden. Het bedrijf registreert het volume en gewicht van artikelen: Aanvinken indien u deze waarden bij uw artikelen wilt registreren. Het bedrijf verkoopt artikelen met milieuheffingen of andere speciale heffingen: Vink deze optie aan wanneer u artikelen verkoopt die belast zijn met een milieuheffing of andere heffingen. Prijzen Basis voor kostprijs: Hier geeft u aan of wat de basis vormt voor de berekening van de kostprijs bij offerte en order/factuur. 159

169 ARTIKEL Artikelregister: Betekent dat het systeem het veld Kostprijs in het artikelregister gebruikt als basis voor de kostprijs bij offerte en order/factuur. Inkoopprijs: Betekent dat het systeem werkelijke, geregistreerde voorraadtransacties gebruikt als basis voor de kostprijs bij offerte en order/factuur. Indien er geen voorraadtransacties zijn, worden de waarden gehaald van inkopen die niet ontvangen zijn. Zijn er geen niet-ontvangen inkopen, worden de waarden gehaald van het veld Inkoopprijs in het artikelregister, in het tabblad Prijs. Indien u kiest voor Inkoopprijs, wordt het veld Kostprijs is gelijk aan 'Kosten' uit artikelkaart plus inkoopprijs actief bij de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur, in het tabblad Prijs/Korting. Hier kunt u kiezen of de berekende kostprijs het veld Kosten in de artikelkaart dient te includeren. Aantal decimalen: Hier geeft u aan of u de artikelprijzen met 2 of 4 decimalen uitgedrukt moeten worden. Deze keuze zal van invloed zijn op de artikelkaart, de prijscalculator, het tabblad korting en het tabblad Leverancier in het artikelregister. Korting op artikelen in de webshop: Indien u een algemene korting wilt geven op de artikelen bij bestelling in de webshop, kunt u hier het percentage aangeven. Vaste kortingsprijs kan ook toeslag zijn: Geldt indien u een Vaste prijs gebruikt voor de artikelen in het tabblad Korting in het artikelregister. Standaard kiest het systeem de laagste prijs van de Vaste prijs die geregistreerd is als korting, en van de Verkoopprijs in de prijscalculator. Vinkt u dit aan, dan wordt de Vaste prijs gebruikt ook indien de vaste prijs hoger is dan de Verkoopprijs en daardoor als een toeslag fungeert. Kosten: Kostprijs inkoop moet inclusief vracht- en andere kosten van leverancier zijn: Hier geeft u aan of vrachtkosten en afhandeling bij de inkoopprijs moeten worden inbegrepen. Kostprijs inkoop moet inclusief transportkosten, accijnzen en heffingen zijn: Geef aan of accijnzen en expeditiekosten bij de inkoopprijs moeten worden gerekend. Bijwerken: Inkoop- en kostprijs op de artikelkaart bijwerken bij het boeken van de inkoop: Deze zal dan meteen worden bijgewerkt wanneer de prijzen op de artikelregels in het venster Artikelontvangst worden gewijzigd. Artikelen bijwerken als de leverancier bij inkoop de standaardleverancier is: Aanvinken indien u wilt dat de instelling betreffende bijwerken van inkoopprijs in de artikelkaart niet van toepassing moet zijn op andere dan de standaard leverancier. Bijwerken voorraadwaarde magazijn Kostprijs ingekochte artikelen boeken bij inkoop (geen boeking van voorraadwaarde): Dit zorgt ervoor dat er niet automatisch boekstukken worden geboekt bij veranderingen in de voorraad. De artikelkosten worden geboekt wanneer u de leveranciersfactuur van de inkoop boekt. Kostprijs ingekochte artikelen boeken bij verkoop (boeking van voorraadwaarde): De kosten worden in rekening gebracht op het punt van verkoop voor alle artikelen. Andere voorraadtransacties worden zo ingeboekt zodat de voorraad wordt gewijzigd. Per artikel instellen, kostprijs boeken bij inkoop of verkoop: Als u deze optie kiest, krijgt u een instelling in het Artikelregister, in het tabblad Instellingen, waar u voor elk artikel kunt kiezen of de voorraadwaarden worden bijgewerkt in de boekhouding of dat de kosten bij het inboeken van de leveranciersfactuur worden ingevoerd. Voorraadwaarde op de balansrekening is inclusief kosten bovenop de inkoopprijs: U vinkt deze optie aan indien u wilt dat bij de inkoopwaarde van de verkoopregels de inkoopkosten 160

170 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL inbegrepen moeten zijn bovenop de inkoopprijs bij de voorraadwaarde voor de artikelen die op de balansrekening geboekt wordt. Dit zal tot uitdrukking komen in de rapporten betreffende de voorraadwaarde en in de Magazijnmodule. Voorraadwaarde aanpassingen boeken op rekeningen: U kunt kiezen of voorraadwaarde aanpassingen gelezen kunnen worden op de rekeningen. Er worden dan 2 extra boekstukregels geboekt bij artikelontvangst en artikellevering. Toeslagen: Lees meer over toeslagen in het hoofdstuk "Artikel" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". Voorraad Voorraad bijwerken: Hier geeft u aan of de voorraad moet worden bijgewerkt op het moment dat de factuur, pakbon of inzamellijst wordt afgedrukt. Principes voor bijwerken van magazijnen: Hier geeft u aan of gebruik wilt maken van FIFO (First In - First Out) of LIFO (Last In - First Out). Let erop dat artikelen met een houdbaarheidsdatum ingezameld worden volgens de datum. De artikelen met de vroegste datum worden eerst ingezameld, onafhankelijk van het principe voor bijwerken van magazijn. Aantal decimalen voor voorraadeenheid: U kunt desgewenst de voorraad met tot drie decimalen aangeven. Selecteert u één of meerdere decimalen, dan kunt u artikelen die kleiner zijn dan een hele eenheid ook verkopen via de webshop. U moet hiervoor aanvinken voor de desbetreffende artikelen in het tabblad Webshop, in de artikelkaart. Het bedrijf gebruikt voorraadlocatie: Indien u voorraden heeft op meerdere locaties en u deze deel wilt laten uitmaken van de voorraadadministratie, moet u dit veld aanvinken. Vink ook eventueel aan Het bedrijf slaat hetzelfde artikel op in dezelfde voorraad op verschillende locaties. Het bedrijf verkoopt goederenpartijen: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplicht partijnummer te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. 161

171 ARTIKEL Het bedrijf verkoopt artikelen met een houdbaarheidsdatum: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplichte houdbaarheidsdatum te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Het bedrijf verkoopt artikelen met een serienummer: Moet aangevinkt worden indien u de mogelijkheid wilt hebben om een verplicht serienummer te kunnen gebruiken bij artikeltransacties. Deze instelling zal dan beschikbaar zijn in het tabblad Instellingen van het artikel. Nummers worden handmatig ingezameld: Moet aangevinkt worden wanneer bij verkooptransacties het serienummer handmatig moet worden ingegeven. Een inzamellijst afdrukken bij levering van artikelen: Aanvinken indien u wilt dat er een inzamellijst wordt afgedrukt bij de levering van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Een pakbon afdrukken bij levering van artikelen: Aanvinken indien u wilt dat er een pakbon wordt afgedrukt bij de levering van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Een ontvangsbewijs afdrukken bij goederenontvangst: Aanvinken indien u wilt dat er een ontvangstbewijs wordt afgedrukt bij de ontvangst van artikelen. U kunt ook het aantal exemplaren van de afdruk aangeven. Bij een negatieve goederenontvangst/bij negatief crediteren van de inkoop wordt er een retourbon afgedrukt. Standaardwaarden Hier kunt u de gewenste standaardwaarden aangeven die automatisch ingevoerd moeten worden wanneer u nieuwe artikelen registreert. U kunt hier ook de naam van een aantal velden in het artikelregister wijzigen. Standaard artikelsjabloon: Hier kunt u kiezen welk soort artikel als standaard aangemaakt moet worden bij de registratie van nieuwe artikelen in het artikelregister. 162

172 INSTELLINGEN VOOR ARTIKEL Verkoop Btw en Inkoop Btw: Hier bepaalt u het standaard BTW-tarief voor nieuw te registreren artikelen. Dit kan op de artikelkaart overschreven worden. Artikelgroep: Kies een groep in de afrollijst indien u wenst dat alle nieuwe artikelen standaard tot een bepaalde artikelgroep dienen te horen. Taal bij ontbrekende omschrijving: Wanneer u een artikelnaam in verschillende talen wilt invoeren, kunt u aangeven welke taal standaard moet zijn bij ontbrekende omschrijving van nieuwe artikelen. Prijscalculator: Wordt gebruikt wanneer u de verkoopprijs van een artikel berekent. De standaardwaarden bepalen hoe de calculator de verschillende prijsvelden moet bijwerken. Standaardinstellingen voor artikelen met varianten: Deze instellingen gelden als standaard voor alle artikelvarianten. Dit vergemakkelijkt wezenlijk het proces bij het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten, vooral indien u vele verschillende artikelen heeft die verkocht worden met dezelfde varianteigenschappen. De standaardinstellingen kunnen overschreven worden voor elk hoofdartikel in het tabblad Variant, onder Instellingen voor varianten. Lees meer over artikelvarianten in het hoofdstuk "Artikel" in de introductiehandleiding "Administratie, logistiek en personeel". Veldomschrijvingen: Veldomschrijvingen kunnen aangepast worden aan de artikelen die u verkoopt en zijn gemeenschappelijk voor het gehele artikelregister. U kunt de benaming van de velden Eenheid, Aantal per eenheid, Volume en Gewicht wijzigen. Aantal artikelgroep niveaus: Hier definieert u het aantal niveaus in de artikelgroepen dat u wilt gebruiken. Hier kunt u van 1 tot 4 aangeven. Voorraad in webshop weergeven: De voorraad kan in de webshop weergegeven worden volgens verschillende principes. U kunt ook kiezen voor Grafisch om de voorraad grafisch te symboliseren. Lees meer hierover in het hoofdstuk "E-commerce" in de introductiehandleiding "CRM, verkoopondersteuning en e-commerce". 163

173 ARTIKEL OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Over het algemeen kan het handig zijn om artikelen onder te verdelen met de indeling die het systeem nodig heeft m.b.t. informatie over de vraag of het artikel een voorraadartikel, een stuklijst, een arbeid/dienst of geen van deze mogelijkheden is. De gebruikte onderverdeling varieert vaak enorm van bedrijf tot bedrijf. Voor het onderverdelen van artikelen kunt u de artikelcategorie, de productgroep en eventueel gekoppelde subgroepen gebruiken. De artikelcategorie en de artikelgroep worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U vindt dit register via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. Standaardregister wijzigen! U kunt met de rechtermuisknop klikken in het veld met de alternatieven voor selecties vanuit het standaardregister. Hiermee geeft u de optie Standaardregister wijzigen weer en opent u het standaardregister, zodat u alternatieven rechtstreeks in het register kunt bewerken of toevoegen. Voorbeeld: In het venster Order/Factuur op het tabblad Tekst. Klik met de rechtermuisknop op het veld naast Tekst selecteren en klik op Standaardregister wijzigen. Artikelcategorie U kunt een artikelcategorie selecteren uit de vervolgkeuzelijst in het bovenste deel van de artikelkaart. De artikelcategorie wordt vaak gebruikt om een eenvoudige onderverdeling aan te brengen. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld categorieën aanmaken voor uren, materialen, reistijd, onderaannemers enz. De onderverdeling in artikelcategorieën heeft geen gevolgen voor de administratiemodule. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter voor de artikelcategorie toepassen. U kunt geen kortingen per artikelcategorie toekennen, maar u kunt wel tegelijkertijd prijzen aanpassen voor een hele categorie, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. Artikelcategorieën worden ingesteld en bewerkt in het standaardregister. U opent dit via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. Artikelgroep U kunt een artikelgroep voor het artikel selecteren uit de vervolgkeuzelijst rechtsboven in het bovenste deel van de artikelkaart. Artikelgroepen kunnen worden gebruikt als het bedrijf een meer gedetailleerde onderverdeling voor zijn artikelen nodig heeft. Een loodgietersbedrijf zal bijvoorbeeld de artikelcategorie "uren" verder onder willen verdelen in planning, afgeronde werkzaamheden, reistijden enz. Het onderverdelen van artikelen in artikelgroepen kan, als u dat wilt, gevolgen hebben voor de administratiemodule. Een artikelgroep kan bijvoorbeeld naar een specifieke verkooprekening in het grootboek worden geleid. Bij het afdrukken van een rapport kunt u indien nodig een filter op artikelgroep toepassen en u kunt het filter ook met andere criteria combineren. Het is mogelijk om uw klanten verschillende kortingen te bieden op basis van de verschillende artikelgroepen. Ook kunt u de prijzen voor een hele artikelgroep in één keer aanpassen, eventueel in combinatie met andere criteria. Dit doet u met behulp van de functie Prijsaanpassing. 164

174 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u, als u dat handig vindt, aangeven welke artikelgroep er bij het aanmaken van een nieuw artikel standaard moet worden weergegeven op de artikelkaart. Subgroep Een artikelgroep kan verschillende subgroepen bevatten. Ook deze kunt u instellen in het standaardregister. Elke artikelgroep kan zodanig worden bewerkt dat u er subgroepen aan toe kunt voegen. Bij de module-instellingen voor Artikel kunt u bepalen hoeveel artikelgroepniveaus u wilt gebruiken. Het maximaal beschikbare aantal niveaus is 4. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden. Subgroepen hebben geen gevolgen voor administratieprocessen. Alleen voor het hoogste niveau (artikelgroep) kunt u de verkooprekeningen voor artikelgroepen toekennen. U kunt ook geen kortingen per subgroep toekennen. U kunt echter wel een filter voor de subgroep toepassen, zodat u bijvoorbeeld de prijs voor alle artikelen in een bepaalde subgroep kunt wijzigen met behulp van de functie Prijsaanpassing. Een subgroep instellen 1. Open het standaardregister, bijvoorbeeld door met de rechtermuisknop te klikken in het veld Artikelgroep op de artikelkaart en te kiezen voor Standaardregister wijzigen. 2. Markeer de artikelgroep waarvoor u een subgroep wilt aanmaken. 3. Klik op Bewerken. 4. Activeer (klik in) het grote veld in het venster en klik op Bewerken. 5. Voer een naam in voor de subgroep in het kleinere tekstvak bovenaan. 6. Klik op Vorige. Controleer of de subgroep is toegevoegd aan het grotere venster onderaan. 7. Klik op Vorigeen vervolgens op OK. De subgroep kan nu worden geselecteerd. Als u meer subgroepen wilt toevoegen, kunt u dit direct na stap 6 in de bovenstaande instructies doen. 165

175 ARTIKEL U kunt in de module-instellingen voor Artikel aangeven hoeveel artikelgroepniveaus u wilt toepassen. U kunt maximaal 4 niveaus selecteren. Als u het maximum selecteert, bevat de artikelkaart een veld voor artikelgroep plus drie subgroepvelden. Onderhoud De procedure voor Bijwerken van selectie artikelen is een tool waarmee het wijzigen van dezelfde waarden voor meerdere artikelen tegelijk in het artikelregister een stuk eenvoudiger wordt. Met deze tool doet u dit veel sneller, zonder dat u handmatig het volledige artikelregister hoeft door te lopen. Als u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, kunt u dit eenvoudig doen door op de knop Dupliceren op de werkbalk te klikken. Om er zeker van te zijn dat uw artikelen met de meest actuele prijs worden weergegeven, kunt u gebruik maken van de procedure Prijsaanpassing voor het aanpassen van de verkoopprijs, inkoopprijs, kosten en brutowinst voor meerdere artikelen tegelijk. Eerst past u een filter toe en vervolgens selecteert u welke prijzen moeten worden aangepast voor de filterresultaten. Een artikel dat niet meer in gebruik is, kan niet worden verwijderd als het is opgenomen in één of meer transacties. U kunt het echter wel de status non-actief geven, zodat verdere activiteiten met dat artikel niet meer mogelijk zijn. Een selectie artikelen bijwerken De wizard voor Bijwerken selectie artikelen is een hulpmiddel om het werk met het gelijktijdig wijzigen van waarden in het artikelregister te vereenvoudigen. Met de wizard als hulpmiddel kunt u het werk sneller uitvoeren en zonder dat u het gehele artikelregister handmatig behoeft door te nemen. Met behulp van deze wizard kunt u aangeven welke artikelen gewijzigd moeten worden en welke nieuwe waarden de artikelen moeten krijgen. U start de wizard via het menu Beeld - Artikel - Bijwerken selectie artikelen. Tip! In de helpbestanden (druk op F1) vindt u meer informatie over hoe de wizard voor het bijwerken van waarden van een selectie artikelen fungeert. Hoe een artikel dupliceren? Wanneer u een artikel wilt dupliceren/kopiëren, dan kunt u dit doen door te klikken op de knop Artikel Dupliceren. Er verschijnt een nieuw venster met een nieuw voorgesteld artikelnummer. U kunt dit nieuwe nummer overschrijven. Wanneer u een nummer kiest dat reeds in gebruik is, dan verschijnt er een bericht dat zegt dat u een ander nummer dient te kiezen. Let op! Wanneer er een Filter actief is tijdens het dupliceren, dan zal het filter op non-actief worden gesteld. 166

176 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Kan ik de artikelcode wijzigen? Het is niet mogelijk een artikelcode te veranderen die al is aangemaakt en in gebruik genomen is in Mamut. Terwijl u nieuwe artikelen aanmaakt kunt u de artikelcode, die wordt voorgesteld, overschrijven. De overige velden kunt u nog veranderen nadat het artikel is aangemaakt. U kunt ook de wizard voor Bijwerken van selectie artikelen gebruiken voor een snelle effectieve manier om waarden van verschillende artikelen tegelijkertijd te wijzigen. Artikelgegevens importeren In Mamut kunt u artikelen importeren en prijzen van bestaande artikelen bijwerken met behulp van de functie voor Importeren van Artikelgegevens. U kunt een artikel- of prijslijst van uw leveranciers importeren of een eigen lijst aanmaken in Microsoft Excel die u importeert. Import van artikelen is tijdbesparend in vergelijking met het handmatig invoeren van artikelen in het artikelregister. Om artikelgegevens te kunnen importeren klikt u op Nieuw en maakt u een nieuwe import aan. Bij Importinstellingen definieert u o.a. hoe een bestand is opgebouwd, wat bijgewerkt wordt en regels voor het nieuwe artikel. Wanneer u de gewenste instellingen voor de import hebt gekozen, klikt u op Import starten om het inlezen van de artikelen/prijzen uit het geselecteerde bestand. Hierna krijgt u een overzicht van Ingelezen artikelen die u kunt importeren. Vergeet niet dat het bestand dat u wilt importeren gesloten moet zijn. Het importeren mislukt als dit niet het geval is. Tip! Maak altijd een reservekopie voordat u gegevens importeert. Wanneer de import niet naar verwachting verloopt, dan kunt altijd terugkeren naar het aanvankelijke uitgangspunt. Instellingen voor import van artikelgegevens Voordat u artikelgegevens kunt importeren moet u de instellingen kiezen voor de importroutine. Begin met een Omschrijving van de import. Daarna kiest u de Leverancier waarvan u de artikelen importeert, wat u doet door op de zoek-knop te klikken rechts van het veld. Vul ook de bestandlocatie in voor de import van de artikellijst door op de zoek-knop bij Bestand te klikken. Door op Kortingsgroepen te klikken en daarna op Nieuw kunt u verschillende kortingsgroepen aanmaken die de inkoopprijs van de geïmporteerde artikelen veranderen. Let op, de kortingbedragen zelf worden niet ingevoerd in het artikelregister na de voltooide import. Deze kortingsgroepen zijn slechts bedoeld voor het bijstellen van de prijs tijdens de import en om eventueel een code in te voegen vóór de artikelcode voor de artikelen met een korting. Het is ook mogelijk de inkoopprijzen te bewerken in het importbestand of in het venster Ingelezen artikelen. BELANGRIJK: Wanneer u een prijsbestand importeert in een vreemde valuta, dan is het belangrijk de juiste valuta voor de leverancier in te voeren in de relatiekaart. Kies daarna de instellingen voor de verschillende tabbladen: 167

177 ARTIKEL Algemeen In het tabblad Algemeen geeft u o.a. aan hoe de basis voor de Inkoopprijs, Kosten en Brutowinst wordt berekent tijdens de import. Basis voor inkoopprijs: Geef aan of de basis voor de inkoopprijs de ingelezen prijs van het importbestand is of de ingelezen prijs minus de korting van de Kortingsgroepen is. Basis voor kosten: Hier bepaalt u wat de basis is voor de kosten. U kunt ervoor kiezen de kosten niet te wijzigen, maar de kosten van het bestaande artikel op te halen. Of u kiest om de kosten als % van de inkoopprijs in te stellen of de kosten op nul in te stellen. Basis voor brutowinst: Hier kiest u wat de basis van de brutowinst is. U kunt kiezen voor een vaste brutowinst als % van de kostprijs, de bestaande brutowinst te behouden of een brutowinst als % in te stellen, dat de brutowinst de verkoopprijs onveranderd laat, of dat u de regel in prijsberekening gebruikt. Als u de verkoopprijs importeert, dan zal u de Brutowinst niet kunnen veranderen. Let op! De Verkoopprijs is altijd = Inkoopprijs + Kosten + Brutowinst. Maak een nieuwe prijsregel aan voor elke import waarvoor de prijzen zijn gewijzigd: Door deze functie aan te vinken, krijgt u een prijsregel in de artikelkaart per prijswijziging en zo kunt u de prijshistorie voor het artikel bijhouden. Informatie over bestaande artikelen bijwerken: U kunt kiezen welke informatie van bestaande artikelen u wilt bijwerken. U kunt alle informatie bijwerken, alle informatie behalve de artikelnaam bijwerken, alleen de prijzen of leveranciersprijzen bijwerken. Artikelcode optellen met: Hier kunt u een combinatie van tekens aangeven die voor de artikelcode geplaatst worden. Bijvoorbeeld: Twee artikelcodes 4444 en Schrijft u bijvoorbeeld R5T in het veld Artikelcode optellen met wordt deze tekst voor alle artikelcodes geplaatst. Bijvoorbeeld R5T4444 en R5T Achtervoegsel artikelcode aan leveranciersnummer toevoegen: Hier kunt u aangeven of ook de artikelcode van de leverancier een extra artikelcode krijgt als achtervoegsel. Als u deze instelling gebruikt samen met Artikelcode optellen met (hierboven), wordt bij het importeren het Artikelcode optellen met + artikelcode in het bestand vergeleken met het Productnummer leverancier in het programma. Regels voor nieuwe artikelen Brutowinst als % van kostprijs voor nieuwe artikelen: Hier kiest u welk percentage van de kostprijs de brutowinst zal vormen voor de nieuwe artikelen. Artikelgroep en Subgroep 1: Hier kiest u tot welke Artikelgroep en Subgroep de geïmporteerde artikelen behoren. De instellingen gelden alleen voor artikelen in het importbestand wanneer u geen andere artikelgroepen/ subgroepen heeft gedefinieerd. Dezelfde artikelcode als leverancier: Door deze functie aan te vinken, zult u de artikelcode van de leverancier importeren. Als u niet voor deze functie kiest, dan zullen de artikelen die u importeert codes krijgen uit uw artikelcodeserie. Behoort tot gedefinieerde artikelcode kortingsgroep: De informatie in de kolom waar de kortingsgroep staat, zal voor de huidige artikelcode verschijnen. Bijv.: De artikelcode is 100. De kortingsgroep ligt in kolom 7. In kolom 7 en op artikelcode 100 staat xx. De nieuwe artikelcode is dan xx100. Nieuwe artikelen moeten worden gemarkeerd met 'Voorraad bijwerken': Door deze functie aan te vinken zullen nieuw geïmporteerde artikelen automatisch geselecteerd worden voor Voorraad bijwerken in het tabblad Voorraad in het artikelregister. 168

178 OVER HET OPZETTEN EN ONDERHOUDEN VAN ARTIKELEN Bestand importeren Bestandstype: Hier kiest u welk bestandstype u wilt importeren. Scheiding: Wanneer de velden in het bestand gescheiden worden door scheidingstekens, dan geeft u dat hier aan. Bijvoorbeeld "Schroeven, 200". Hier kost het artikel Schroeven, 200 Euro. De twee velden zijn gescheiden door een komma, met andere woorden een komma-gescheiden bestand. Wanneer de velden met een tab zijn gescheiden, geeft u dat in het volgende veld hieronder aan. Tab: Vinkt u aan als het bestand is gescheiden met tabs. MS-DOS-bestand: Vinkt u aan als het bestand dat u wilt importeren in DOS-formaat is. Niet inclusief artikelcode = 0: Artikelen die geen artikelcode hebben in het bestand, zullen niet geïmporteerd worden indien u dit heeft aangevinkt. Ongewenste tekens verwijderen: Het importbestand kan tekens bevatten die u niet wilt importeren. Het meest voorkomende voorbeeld hiervan is het teken. Vaak kan een artikelcode in een bestand op de volgende manier zijn aangegeven xxxxxx. Door in het veld aan te geven, wordt het teken verwijderd tijdens het importeren. Aantal startregels genegeerd: Als u regels bovenin de lijst heeft die u niet wilt importeren, kunt u het aantal regels selecteren en verwijderen. Bestandstructuur Hier geeft u de plaatsing van de kolommen aan voor de verschillende kolommen van het importbestand. U geeft kolommen aan voor Artikelcode, Artikelomschrijving, Inkoopprijs (Netto), Kortingsgroep, Verkoopprijs (Netto), Artikelgroep en EAN/code. De plaatsing van de kolommen geeft u aan bij de import van formaten die nummering bevatten (bijv. een import van een Excelbestand). Het is dan niet mogelijk iets in te voeren in de kolommen 'Van' en 'Tot'. In sommige gevallen (bijv. bij ASCII, vaste kolombreedte) is het kolomnummer afgesloten voor registratie. In dat geval geeft u de plaatsing van de beginkolom 'Van' en de eindkolom 'Tot' aan. Ingelezen artikelen Nadat u op Import Starten in het venster Artikelimport hebt geklikt, krijgt u een overzicht van alle ingelezen bestanden. Door op Filter te klikken kunt u artikelen filteren en alleen die artikelen importeren die relevant zijn. Wanneer u heeft besloten welke artikelen u wilt importeren, dan klikt u op Import starten. 169

179 ARTIKEL TOESLAGEN Toeslagen (milieutoeslagen) Met behulp van Toeslagen kunt u vaste toeslagen invoeren welke verplicht zijn bij de verkoop van bepaalde artikelen. Toeslagen kunnen in het programma op verschillende manieren berekend worden, bijv. per stuk, per gewichtseenheid of als percentage van verschillende prijzen. De instellingen hiervoor vindt u bij de bedrijfsinstellingen van het artikel. De toeslagen zullen op een aparte rekening geboekt worden. De prijzen worden als deel van de prijs van het artikel berekend. Wanneer u bijvoorbeeld een vaste toeslag van 10,- per artikel rekent, wordt deze opgenomen in de verkoopprijs. Let op! Enkele speciale toeslagen worden bovenop de prijs van het artikel berekend. Voor dit soort toeslagen kunt u een apart artikel aanmaken en deze toeslag op de bijbehorende order verrekenen. Let op de juiste verkooprekening voor het artikel. U kunt eventueel ook een toeslag instellen welke gelijk is aan 100% van de verkoopprijs van het artikel, zodat de functionaliteit voor het inboeken op eenzelfde manier uitgevoerd wordt als hieronder beschreven staat. Factuur Toeslagen worden bij het totaalbedrag op de factuur aangegeven. Voor het toevoegen van een toeslag op een bestaande order, kunt u op het tabblad Diversen kiezen voor Toeslag op dezelfde facturen. Boekingen Bij het factureren worden toeslagen geboekt in het grootboek. Naar welke rekening deze boeking gemaakt wordt is afhankelijk van wat er in de administratieve instellingen is aangegeven. Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Administratie - Administratieve instellingen - Systeemrekening. In de rekeninggroep Factuur kunt u zien op welke rekening toeslagen geboekt worden. U kunt dit hier aanpassen. Rapport Het rapport Omzet per artikel toont de omzet over een bepaalde periode voor artikelen met speciale toeslagen. U kiest het tabblad Geavanceerd in de Rapport Wizard en klikt op Nieuw. Schakel Artikel uit, selecteer Toeslagen en klik op Volgende. In de afrollijst Waarde kunt u de toeslaggroep selecteren. Klik hierna op OK. In het selectievenster, in het tabblad Order en Datum/Bedrag kunt u eventueel ook de factuurdata instellen, zodat u de rapporten van een bepaalde periode verkrijgt. 170

180 TOESLAGEN Aan de slag met toeslagen Zo gaat u aan de slag met toeslagen 1. Activeer toeslagen in het menu Beeld- Instellingen Module-instellingen - Artikel Functionaliteit door Het bedrijf verkoopt artikelen met milieuheffingen of andere speciale heffingen aan te vinken. 2. Geef aan of er voor nieuwe klanten standaard toeslagen berekend kunnen worden. Dit doet u bij de bedrijfsinstellingen voor relatiebeheer met behulp van de knop Geavanceerd. 3. Het aanmaken van groepen of het bewerken van toeslag groepen. Dit doet u bij de bedrijfsinstellingen van het artikel, in het tabblad Prijzen en de knop Toeslagen. 4. Het activeren van toeslagen voor bestaande klanten. Dit doet u in de relatiekaart, in het tabblad Instellingen en de knop Klant. Kies Ja in de afrollijst Toeslagen. U kunt eventueel de functie Veranderen van waarden voor een selectie relaties gebruiken voor het activeren van alle relaties of een selectie van bestaande relaties. Vergeet niet eerst een reservekopie te maken. 5. Het selecteren van toeslagen per artikel. Dit doet u op de artikelkaart, in het tabblad Prijs en in de afrollijst Toeslagen. De toeslagen worden nu gespecificeerd op de factuuruitdraaien van facturen van klanten voor wie aangegeven is dat er een toeslag berekend zal worden en wanneer de factuur artikelen bevat die aan toeslagen gekoppeld zijn. Hoe toeslagen invoeren? Zo voert u toeslagen in 1. Kies Beeld Instellingen Bedrijf Module-instellingen Artikel Prijzen Toeslagen. 2. Klik op Nieuw. U kunt ook op Bewerken klikken wanneer u de instellingen voor reeds bestaande toeslagen wilt wijzigen. 3. Voer de BTW-code in het veld Groep in. 4. Voer desgewenst een Omschrijving van de BTW-code in. 5. Bepaal welke code er geldt voor de toeslag in de afrollijst Bewerking. 6. Voer de waarde in die gekoppeld zal worden met de bewerkingstatus. Wanneer u bijvoorbeeld heeft gekozen voor een % van de kostprijs als bewerkingstatus, kiest u bijv. 0,10 als Waarde om aan te geven dat de toeslag 10 procent zal zijn. 7. Klik op OK. De ingestelde toeslagen kunnen nu gebruikt worden. Wanneer de toeslagen gebaseerd zijn op een gewichtseenheid, is de standaardgewichtseenheid 1,000 kg. Dit gebruikt u als uitgangspunt, zodat wanneer de toeslag bijv. 1,- per 100g is, u 10,- voor deze toeslag in kan voeren. 171

181 ARTIKEL ARTIKELVARIANTEN Een bedrijf kan artikelen in verschillende varianten verkopen, bijvoorbeeld verschillende kleuren en maten. Om de registratie hiervan te vereenvoudigen kunt u een hoofdartikel invoeren en de artikelvarianten daaraan koppelen. Dit maakt inkopen bij de leveranciers gemakkelijker. U kunt de gegevens per variant invoeren, artikelnamen automatisch aanmaken, orders plaatsen met een reeks verschillende varianten van één artikel enz. Het is ook mogelijk artikelen met varianten in de webshop aan te bieden. NB! De functionaliteit betreffende artikelvarianten vereist een licentie voor een additioneel product in bepaalde programmaversies. Aan de slag met varianten Om het gebruik van artikelvarianten te activeren heeft u een programmaversie nodig met een licentie hiervoor en moet u Het bedrijf werkt met varianten gebaseerd op bijvoorbeeld kleur, maat, eenheid aanvinken in de bedrijfsinstellingen voor Artikel, in het tabblad Functionaliteit. Hier kunt u ook Standaardinstellingen voor artikelen met varianten kiezen onder Standaardwaarden, om het aanmaken van nieuwe artikelen met varianten te vereenvoudigen. Een variant kan tot twee varianteigenschappen hebben. Varianteigenschappen zijn bijvoorbeeld kleur en maat. De varianteigenschappen worden in het standaardregister gedefinieerd. Elk van de eigenschappen kan verschillende variantwaarden hebben. Deze definieert u ook zelf op deze plek. Voorbeeld van varianteigenschappen en -waarden Varianteigenschap: Kleur Kleur Kleur Kleur Kleur Variantwaarde: Blauw Rood Groen Geel Wit Als u dit heeft gedaan, kunt u voor het hoofdartikel Artikel heeft varianten aanvinken. Dit doet u in het tabblad Variant in het Artikelregister. NB! Het hoofdartikel kan niet meer als artikel fungeren als het varianten heeft. Op dezelfde plek kunt u via de knop Instellingen voor varianten bepalen welke waarden variëren voor het artikel. Kies bijvoorbeeld Voorraad of EAN-code. Hier geeft u ook aan hoe de artikelnamen worden gevormd, zodat u eenvoudig nieuwe varianten kunt aanmaken, en een eenduidig artikelregister krijgt. Via de knop Instellingen voor varianten geeft u ook aan welke eigenschap(pen) het hoofdartikel heeft. Tip! U kunt al bestaande artikelen bewerken met de functie Bijwerken van selectie artikelen. In het tabblad Variant kunt u de varianteigenschappen bewerken en aangeven hoe de artikelnaam wordt gevormd. U kunt ook de voorraad en plaats voor de variantartikelen bewerken die variëren op voorraad. 172

182 ARTIKELVARIANTEN Varianten bij verkooporders, offerte en inkoop In de Gebruikersinstellingen voor het artikeloverzicht kunt u kiezen om een variantmatrix weergegeven te krijgen met een volledig overzicht van o.a. beschikbare varianten, voorraadstatus en inkoopverhoudingen voor de verschillende varianten wanneer u offertes, orders of inkopen registreert. Andere instellingen U kunt kiezen of u in het Artikeloverzicht de varianten toont als zelfstandige artikelen in dit overzicht. Dit doet u vanuit de Gebruikersinstellingen in Artikelregister of in het artikeloverzicht zelf door Varianten in het artikeloverzicht weergeven te kiezen. Dit brengt wel met zich mee dat de artikellijst vaak erg lang wordt. Deze instelling is dan ook standaard non-actief. U kunt de varianten beneden in de artikellijst zien, waar u een afrollijst vindt met alle gekoppelde varianten. Varianteigenschappen De verschillende varianteigenschappen kunt u aangeven in het Standaardregister. Eigenschappen van varianten kunnen bijvoorbeeld kleur en maat zijn. Elke eigenschap kan verschillende variantwaarden hebben, die u ook zelf aangeeft. U maakt een nieuwe varianteigenschap aan door op Nieuw te klikken. Schrijf de naam van de eigenschap in het bovenste veld. Gelijktijdig kunt u de variantwaarden invullen die deze varianteigenschap zal kunnen hebben. Dit doet u door op Nieuw te klikken en vervolgens op Variant bewerken te klikken. Vul de naam in van de variantwaarde en klik op OK. Herhaal dit voor elke nieuwe waarde die u wilt aanmaken voor deze varianteigenschap. Als u later variantwaarden wenst aan te maken, dan kunt u de varianteigenschap openen in het standaardregister en op Bewerken klikken. Let op! Merk op dat u met de pijltoetsen bij Volgorde wijzigen in het venster Variant bewerken de volgorde aangeeft waarmee de variantwaarden vertoond worden voor het artikel in de webshop. Op deze manier kunt u een logische volgorde aangeven zoals XS - S - M - L - XL - XXL, en niet alfabetisch of in de volgorde waarin de variantwaarden werden aangemaakt. 173

183 ARTIKEL Instellingen voor varianten Varianten kunnen op verschillende manieren afwijken van het hoofdartikel. In het Artikelregister, op het tabblad Variant kunt u via de knop Instellingen voor varianten bepalen welke instellingen dienen te kunnen variëren. De gegevens die niet variëren, worden opgehaald uit de artikelkaart van het hoofdartikel. Tip! In de bedrijfsinstellingen voor artikel kunt u op het tabblad Standaardwaarden de Standaardinstellingen voor artikelen met varianten aangeven. Deze instellingen zullen standaard gelden voor alle nieuwe artikelen. Dit zal het aanmaken van nieuwe hoofdartikelen met varianten eenvoudiger maken, vooral als u veel artikelen heeft met dezelfde varianteigenschappen. De standaardinstellingen kunnen worden overgeschreven voor elk afzonderlijk hoofdartikel, op het tabblad Variant, bij Instellingen voor varianten. Standaardinstellingen: Haalt de standaardinstellingen van de bedrijfsinstellingen. Gebruik deze knop indien u de standaardinstellingen heeft gewijzigd nadat u het artikel aanmaakte en indien u wenst dat voor het artikel de standaardinstellingen moeten gelden. Gegevens die per variant verschillen Vink die gegevens aan die moeten variëren per variant. Vaak zijn dit slechts de magazijngegevens zoals voorraad en EAN-code, maar het is bijvoorbeeld ook mogelijk om een individuele prijs te kiezen voor elke variant. U bewerkt de gegevens op het tabblad Variant in het artikelregister of in de variantmatrix. Prijzen: Vinkt u aan als de prijzen van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Let op! Het rapport Voorraadwaardelijst kan niet de waarde voor het artikel tonen indien het artikel moet variëren op prijs, maar niet op voorraad. U kunt echter de voorraadwaarde zien op het rapport Voorraadwaardelijst (transacties) of op de Voorraadlijsten-rapporten. Voorraad: Vinkt u aan als de voorraad individueel is voor de varianten. Eenheid: Vinkt u aan als de eenheid van de varianten verschillen van die van het hoofdartikel. Aant. per eenheid: Vinkt u aan om het aantal per eenheid te kunnen wijzigen voor de varianten. EAN-code: Vinkt u aan als de EAN-code van de variant verschilt van die van het hoofdartikel. Artikelcode douane: Vinkt u aan om een ander nummer te registreren dan die van het hoofdartikel. Gewicht: Vinkt u aan om een ander gewicht te kunnen invoeren voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. Volume: Vinkt u aan om een ander volume te kunnen aangeven voor de varianten, verschillend van het hoofdartikel. 174

184 ARTIKELVARIANTEN Instellingen variant Toon artikelcode hoofdartikel bij afdrukken in verkoopmodule: Om de artikelcode van het hoofdartikel te kunnen gebruiken voor het afdrukken bij verkoop en inkoop van het artikel. Als u deze optie niet aanvinkt, dan zal de artikelcode van de variant afgedrukt worden. Variantnamen automatisch aangemaakt Wanneer u variantkoppelingen bij een hoofdartikel aanmaakt, zal een aantal varianten worden aangemaakt die behandeld worden als bijproducten. Voor uw klanten kunnen deze artikelen echter als onafhankelijke artikelen verschijnen. Afhankelijk van de eigenschappen die u invoert voor de variant, kunt u behoefte hebben aan verschillende manieren voor het geven van namen aan de varianten. De instellingen hier vereenvoudigen dit proces, zodat u niet zelf een gedetailleerde artikelnaam hoeft in te voeren voor elke variant. Dit proces wordt geautomatiseerd volgens deze instelling. Kies in de afrollijst Structuur hoe u de naam wilt opbouwen. Varianteigenschap is de eigenschap zoals die gedefinieerd is in het Standaardregister, zoals bijvoorbeeld Kleur, terwijl de variantwaarde de waarde is van de eigenschap, zoals bijvoorbeeld Groen. U krijgt in het onderstaande veld een voorbeeld, waarin gedemonstreerd is hoe de naam van de artikelnaam weergegeven wordt. Varianteigenschappen U kiest in de afrollijst welke varianteigenschappen het hoofdartikel kan hebben. De eigenschappen (bijvoorbeeld Kleur) en de verschillende waarden, die elke eigenschap kan krijgen (bijvoorbeeld Rood, Groen of Geel), geeft u aan in het Standaardregister. Identieke eigenschappen toestaan: Vinkt u aan als u wilt dat meerdere varianten van het artikel identieke combinaties van eigenschappen kunnen hebben. Dit hokje zal aangevinkt zijn als u al varianten met identieke eigenschappen hebt aangemaakt en is niet verwijderbaar zolang dit geldt. 175

185 ARTIKEL Hoe varianten van een artikel aanmaken? U kunt deze procedure volgen voor het aanmaken van één enkele variant. Om vele varianten voor een artikel aan te maken en te bewerken, kunt u onder bepaalde voorwaarden de knop Variantmatrix gebruiken. Vóor het aanmaken van varianten moet u in de bedrijfsinstellingen voor het artikel, in het tabblad Standaardwaarden Standaardinstellingen voor artikel met varianten opzetten. Zo maakt u een variant aan 1. Selecteer het tabblad Variant bij de artikelkaart. 2. Markeer Het artikel heeft varianten. 3. Verander eventueel de instellingen voor varianten en klik op OK. Voorgestelde instellingen worden van de bedrijfsinstellingen gehaald. 4. Klik op Nieuw. 5. Geef de Artikelnaam aan van de variant. 6. Tik de informatie in die van toepassing is op de variant in de instellingen voor varianten. U kunt o.a. de voorgestelde artikelcode overschrijven, markeren of de variant onderdeel kan zijn van een stuklijst, dan wel aanvinken dat de variant als non-actief gemarkeerd moet worden. Welke eigenschappen er gewijzigd kunnen worden is afhankelijk van de instellingen die u heeft aangegeven bij Varianteninstellingen. 7. Informatie die specifiek is voor de variant kunt u invoeren in de tabbladen Prijs, Magazijn en Artikelgegevens. 8. Klik op OK. 9. Herhaal de werkwijze voor het aanmaken van varianten totdat u alle varianten van het product heeft geregistreerd. U kunt meer lezen over het tabblad Variant in de paragraaf over artikelregister. Tip! Als een alternatief, kunt u varianten kopiëren door een variant te selecteren in de lijst en met behulp van de knop Variant kopiëren. Hoe alle varianten/variant links voor een artikel aanmaken en bewerken? 176 Als een artikel in verschillende varianten verkocht wordt, heeft u een koppeling nodig van het hoofdartikel naar de verschillende varianten van het artikel. Let op! Deze procedure veronderstelt dat u eerder varianten heeft aangemaakt voor het hoofdartikel en dat er niet is aangevinkt voor het toestaan van duplicate varianteigenschappen bij de instellingen voor het hoofdartikel. Een alternatief is het aanmaken van varianten door te klikken op Nieuw in het tabblad Variant van het hoofdartikel. Zo doet u het 1. Open het hoofdartikel in het artikelregister. 2. Klik op de Variantmatrix-knop in het tabblad Variant.

186 ARTIKELVARIANTEN 3. In het tabblad Variant links selecteert u een cel met een combinatie van eigenschappen, en klikt u op Maak link aan voor variant voor elke combinatie die u kiest. Er verschijnt een kruisje in de cel voor elke combinatie van varianteigenschappen die u aanmaakt. 4. Aangezien de verkoopprijs kan variëren, kunt u de verkoopprijs bewerken in dit venster door Verkoopprijs te selecteren in de afrollijst Weer te geven informatie. 5. Druk op Sluiten wanneer u klaar bent. U krijgt nu de nieuwe variant links te zien in de lijst in het tabblad Variant. Controleer of de artikelvarianten de juiste namen hebben gekregen. U kunt elke variant bewerken door er dubbel op te klikken. Unieke variaties zoals prijs en voorraadstatus moeten handmatig per variant geregistreerd worden. Let op! Welke velden moeten kunnen variëren per variant geeft u aan bij Variantinstellingen van het hoofdartikel. Hoe de voorraad overbrengen tussen de verschillende artikelvarianten? Om artikelen te kunnen overbrengen tussen varianten, moet u bij Instellingen voor varianten in het tabblad Variant in het Artikelregister hebben aangegeven dat het voorraadniveau per variant verschillend kan zijn. Zo brengt u de voorraad over tussen verschillende varianten 1. Ga naar Beeld - Magazijn - Magazijn - Voorraad. 2. Selecteer de variant waarvan u de voorraad wilt overbrengen. 177

187 ARTIKEL 3. Klik op Varianttransfer (naar andere variant overbrengen). 4. Typ het aantal in dat uit de voorraad opgenomen moet worden van de variant waarvan u de voorraad overbrengt. 5. Typ het aantal voor de variant in dat in de voorraad moet worden bijgeboekt. Gewoonlijk zal dit aantal gelijk zijn aan het aantal dat uit de voorraad wordt opgenomen, maar dit kan afwijken indien de varianten uit verschillende eenheden bestaan. 6. Typ de artikelcode in of blader naar de artikelcode van de variant waarnaar u wilt overbrengen. 7. Kies naar welk magazijn u de voorraad wilt overbrengen. Indien het magazijn waarnaar u wilt overbrengen niet aan het artikel gekoppeld is, wordt u gevraagd of u een koppeling wilt aanmaken. 8. Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overbrengen. Deze keuze wordt uitsluitend weergegeven indien u bij de bedrijfsinstellingen heeft aangegeven dat Het bedrijf slaat hetzelfde artikel op in dezelfde voorraad op verschillende locaties. De voorraad wordt overgebracht. Varianten in de webshop 178 NB! De functionaliteit betreffende artikelvarianten vereist een licentie voor een additioneel product in bepaalde programmaversies. Heeft u een webshop, dan kunt u ook hier uw varianten verkopen. Zo maakt u een variant toegankelijk voor verkoop in uw webshop: 1. Kies Beeld - Artikel - Artikelregister en vind de hoofdvariant die u wenst te verkopen in uw webshop. 2. Kies het tabblad Variant, selecteer de variant die u wenst te verkopen in uw webshop en klik op Bewerken. 3. Vink af voor Moet verkocht worden op één of meerdere webshops. 4. Klik op OK om het venster te sluiten. 5. Herhaal de bovenstaande stappen voor andere varianten van de hoofdartikelen die verkocht worden in de webshop. 6. Klik op Opslaan in de artikelkaart van het hoofdartikel. De varianten kunnen nu overgemaakt worden naar uw webshop.

188 ARTIKELVARIANTEN Zo brengt u varianten over naar uw webshop: 1. Kies Beeld - E-commerce - Website bewerken en kies Artikelen in uw webshop. 2. Controleer dat het hoofdartikel, het artikel waarvan u varianten wenst te verkopen, zich bevindt in de lijst over artikelen die verkocht kunnen worden in de webshop. 3. Klik op Sluiten om uit het venster te gaan. 4. Kies Beeld - E-commerce - Update website voor het opladen van de veranderingen naar uw webshop. De klant kan nu in uw webshop uit de varianten kiezen wanneer hij op Kopen klikt. Tip! Wenst u te tonen dat een artikel varianten heeft in de artikellijst in de webshop, dan kiest u voor Beeld - E-commerce - Website-instellingen. Kies vervolgens het tabblad Instellingen Webshop en het tabblad Overig. Vink af bij Voor artikelen met varianten: Geef de link weer voor de geselecteerde variant in het artikeloverzicht. Voorbeeld: 'Kies eigenschappen'. Beperkingen in het aantal varianteigenschappen De verschillende varianttypen worden gesorteerd volgens de opzet in het Standaardregister. Artikelen die in de webshop worden verkocht, kunnen niet meer dan twee eigenschappen hebben. Wilt u meerdere varianteigenschappen toekennen, bijv. maat, kleur en model, dan moet u een eigen artikel voor één van deze aanmaken. Bijvoorbeeld: T-shirt Het T-shirt heeft de varianten model (dames/heren), maat en kleur. U kunt nu twee artikelen aanmaken: T-shirt dames en T-shirt heren, elk met de varianteigenschappen maat en kleur. In het tabblad Variant in het artikelregister kiest u een Standaardvariant die zal verschijnen wanneer een klant in de webshop gedetailleerde artikelinformatie opvraagt. 179

189

190 Hoofdstuk 3: Inkoop In dit hoofdstuk: OVER DE INKOOPMODULE AAN DE SLAG MET INKOOP Hoe een leverancier aan een artikel koppelen? Hoe een inkoop voor één leverancier aanmaken (zonder wizard)? Hoe artikelontvangst registreren? INKOOPVENSTER Tabbladen in inkoopregister Artikelregels Tekst Diversen INSTELLINGEN VOOR INKOOP Gebruikersinstellingen voor Inkoop Bedrijfsinstellingen voor Inkoop INKOOP-WIZARD Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op een niet-geleverde verkooporder? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op voorraad? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op bepaalde artikelen/artikelgroepen? Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op één of meerdere artikelen van één leverancier? Artikelen die ingekocht moeten worden VERKOOPORDER EN INKOOP Hoe een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken? Hoe een verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop? RESERVERINGEN INKOOP Hoe een inkoop reserveren voor een bepaalde verkooporder? Hoe van voorraad/inkoop reserveren? Hoe artikelen van inkooporder reserveren voor verkooporder? Voorraadtransacties en reserveringen INKOOPORDER INBOEKEN Hoe een inkooporder boeken/inkoopfacturen aanmaken? Hoe accijnzen/vrachtfactuur van inkoop boeken? Hoe een creditnota van inkoop boeken?

191 INKOOP OVER DE INKOOPMODULE In de Inkoopmodule worden inkopen aangemaakt die worden afgedrukt en naar de leverancier worden gestuurd. De artikelen, die u verkoopt, worden ingekocht bij verschillende leveranciers, met verschillende prijzen en valuta. Om een artikel in te kopen van een leverancier dient u een leverancierkoppeling aan te maken voor het artikel. Lees onderstaand informatie over hoe u een leverancier aan een artikel koppelt. Zo verloopt het inkoopproces verder Inkopen kunt u op verschillende manieren aanmaken. Als u weet van welke leverancier u wilt inkopen, dan kiest u inkoop aanmaken voor één leverancier. Misschien weet u alleen dat er een aantal artikelen ontbreekt in het magazijn. Dan is het makkelijker de inkoopwizard te starten, die veel keuzes biedt om de juiste artikelen voor inkoop te selecteren. Of u heeft een verkooporder binnengekregen en wilt u een inkoop aanmaken op basis van de verkooporder. Een inkoop wordt verder behandeld als u op Overbrengen naar besteld klikt. In dit proces wordt de inkoop afgedrukt en stuurt u de inkoop naar de leverancier. Hierna registreert u één of meerdere bij artikelontvangst. Dan zijn de artikelen toegankelijk in het magazijn en de inkoopstatus verandert in Ontvangen. De Artikelontvangst kan geregistreerd worden via het icoontje in de werkbalk, of via de magazijnmodule. Na het registreren van de artikelontvangst, geheel of gedeeltelijk, wordt de inkoop ingeboekt als een inkoopfactuur. Boeken van gedeeltelijk betaalde inkopen is alleen toegestaan als dit is aangevinkt bij de module-instellingen. Tot slot brengt u de inkoop naar de status Verwerking behandeld. 182

192 OVER DE INKOOPMODULE De inkopen kunnen afgedrukt worden op verschillende formulieren en verstuurd worden naar printer, , fax en Microsoft Office Word. U kunt ook alleen een afdrukvoorbeeld op het scherm kiezen. Als u een Pdf-printer heeft ingesteld, dan kunt u de artikelgegevens ook in Pdfformaat overbrengen. U kunt ook een bestand opslaan in RTF-formaat (Rich Text Format), dat ingelezen kan worden door de meeste tekstverwerkingprogramma. Status Een dergelijke inkooporder bevindt zich in het proces in verschillende stadia, genaamd Status. De actuele status wordt getoond in de afrollijst rechtsboven in het venster. Net zoals in andere modules staat de status voor de verschillende stadia in het inkoopproces. De status geeft u als gebruiker de juiste informatie om de inkoop verder te behandelen. Met behulp van de knoppen in de werkbalk brengt u de inkopen over, als een natuurlijk deel van het inkoopproces. Inkoopreserveringen Een inkoop kan gereserveerd worden voor verkooporder. U kunt inkoopreserveringen registreren in de magazijnmodule. Orders aanmaken van inkoop Het kan soms relevant zijn om eerst de inkoop te doen en daarna een verkooporder gebaseerd op inkoop aan te maken. Integratie met andere modules Naast de functies van inkoop, die hierboven beschreven zijn, is inkoop geïntegreerd met andere modules om de processen zoveel mogelijk aan te kunnen passen aan uw behoeften. Inkoop is een natuurlijk deel van de magazijnmodule. Daarom zijn er meerdere inkoopfuncties toegankelijk vanuit deze module. Bij magazijn vindt u het venster Inkoop, niet ontvangen dat een overzicht geeft van de artikelen, die niet ontvangen zijn. Daarnaast is er het venster Inkoopreserveringen in de magazijnmodule. U vindt het tabblad voor inkoop in Relatiebeheer, Contactpersoon en Project. Op deze manier is het eenvoudig een inkoop terug te vinden die gekoppeld is aan een relatie of project, wanneer u hiermee aan het werk bent. Instellingen In de gebruikersinstellingen voor Inkoop kiest u wat er zichtbaar zal zijn in verschillende vensters. Hier kunt u ook de instellingen kiezen om registratieprocessen te vereenvoudigen. In de bedrijfsinstellingen stuurt u de gebruiksfuncties voor alle gebruikers. U kunt bijvoorbeeld instellen of het is toegestaan een inkoop te boeken voordat deze ontvangen is, of dat u de artikelregels kunt wijzigen/bewerken nadat zij de status Besteld en Ontvangen hebben gekregen. De bedrijfsinstellingen voor Artikel bevatten enkele instellingen, die de inkoopmodule beïnvloeden, onder andere de berekening van de prijs gebaseerd op de inkoopprijzen en de berekening van de kostprijs. 183

193 INKOOP AAN DE SLAG MET INKOOP Hoe een leverancier aan een artikel koppelen? Zo koppelt u een leverancier aan een artikel 1. Klik op Nieuw in het tabblad Leverancier in Artikelregister. 2. Selecteer de leverancier van het artikel en klik op OK. 3. Vul nadere gegevens in betreffende de leverancier. 4. Klik op OK. Tip! U kunt de standaard leverancier bepalen voor het artikel indien u meerdere actuele leveranciers aan het artikel heeft gekoppeld. Dit doet u met behulp van de afrollijst Standaard leverancier. Veldbeschrijvingen Artikelcode van leverancier: Indien uw leverancier een eigen artikelcode heeft voor het artikel, kunt u dat hier aangeven. 184 EAN-code: Hier kunt u de EAN-code (streepjescode) van de leverancier aangeven indien deze afwijkt van de code die geregistreerd is in het tabblad Instellingen in de artikelkaart. Levertijd in aantal dagen: Wordt gebruikt bij inkopen om een beter overzicht te houden over de tijd die de leverancier nodig heeft om u het artikel te leveren. Bijwerken wisselkoersen: Hier geeft u aan of u een vaste of een zwevende wisselkoers wilt gebruiken. Dit is van belang indien u inkopen in vreemde valuta doet. Bij gebruik van een zwevende wisselkoers wordt de wisselkoers bijgewerkt in het valutaregister.

194 AAN DE SLAG MET INKOOP Inkoopprijs in valuta leverancier: Hier voert u de inkoopprijs in de valuta van de leverancier in. Inkoopprijs: Geeft de inkoopprijs weer omgerekend naar de valuta van de bedrijfsdatabase. Aanbevolen verkoopprijs: Geeft de inkoopprijs weer omgerekend naar de valuta van de bedrijfsdatabase. Artikelnaam van leverancier: Indien de leverancier een eigen naam voor het artikel heeft, kunt u deze hier invoeren en markeren indien u bij inkopen de artikelnaam van de leverancier wilt gebruiken. Kortingspercentage bij inkoop: Indien u recht heeft op een kortingspercentage bij uw leverancier, kunt deze in dit veld invoeren. Er zal automatisch rekening gehouden worden met het kortingspercentage wanneer er inkopen worden aangemaakt voor deze leverancier. Volumekorting bij inkoop: Geef een nadere verklaring bij de voorwaarden voor een volumekorting. De tekst wordt weergegeven wanneer het artikel bij een bestelopdracht wordt ingevoerd, maar u moet zelf de aantallen bepalen en het korting veld eventueel handmatig bijwerken. Leverancierseenheid is ongelijk aan verkoopeenheid: Indien de leverancier het artikel in een andere eenheid levert dan dat u verkoopt, kunt u de verpakkingseenheid specificeren, het aantal per eenheid en de omrekeningsfactor bij het bijwerken van de voorraad. Hoe een inkoop voor één leverancier aanmaken (zonder wizard)? Als u weet naar welke leverancier een inkoop gestuurd zal worden en welke producten u wilt bestellen, dan kunt u een inkoop aanmaken zonder de wizard. U kiest de leverancier en daarna registreert u de artikelinformatie in het tabblad Artikelregels in de onderste helft van het venster. Wilt u hulp van de wizard om te kiezen welke en hoeveel artikelen u wilt selecteren van de leverancier, dan kunt u de inkoopwizard starten en Een of meerdere artikelen van een leverancier bestellen. Zo maakt u zonder wizard een inkoop aan voor een leverancier 1. Klik op Nieuw. 2. Selecteer de leverancier waarvoor u de inkoop wilt aanmaken en klik op OK. Let op dat alle velden in de bovenste helft nu ingevuld worden met informatie over adressen en leverings- en betalingsvoorwaarden die uit relatieregister gehaald worden. 3. Voer de te bestellen artikelen in in tabblad Artikelregels. Dit kunt u op twee verschillende manieren doen: Klik op Nieuw en vul het artikelcode in in de nieuwe rij. Het betreffende artikel wordt met bijbehorende informatie uit de artikelkaart gehaald. Wilt u gegevens veranderen voor de betreffende inkooporder, dan kunt u dit eenvoudig doen in elke kolom van de artikelregel. Klik op Artikellijst weergeven om een overzicht van de artikelen te krijgen. U kunt de afrollijst aan de rechterzijde gebruiken als filter door een artikelsoort te selecteren. U krijgt nu alleen de artikelsoort te zien die u heeft geselecteerd, om gemakkelijker het juiste artikel te vinden. Selecteer een artikel en klik op Invoegen. 185

195 INKOOP Als u een artikel selecteert dat nog niet aan de betreffende leverancier gekoppeld is, dan krijgt u de vraag of u een leverancierkoppeling wilt aanmaken. Klik Ja om het betreffende artikel aan deze leverancier te koppelen. Om de artikelen te kunnen zien die niet aan de gekozen leverancier gekoppeld zijn, dient het filter in de werkbalk op non-actief staan. 4. Registreer het aantal van de bestelling en pas eventueel prijzen en kortingen. 5. Klik op Omschrijving orderregel bewerken in het tabblad Artikelregels wanneer u een eigen tekst wilt invoegen voor elke artikelregel. Hier kunt u ook tekst van het artikelregister ophalen met behulp van de afrollijst en de knop Invoegen. 6. Voer eventueel nog meer tekst in bij de inkooporder in het tabblad Tekst en geef instellingen aan in het tabblad Diversen. 7. Klik op Bestel om de bestelling aan te maken. U kunt kiezen om de inkooporder uit te printen. Hierna wordt de status veranderd in Besteld. Hoe artikelontvangst registreren? Wanneer uw leverancier uw bestelopdracht heeft ontvangen en uw artikelen heeft geleverd, kunt u de artikelen als ontvangen registreren. Een artikel behoeft geen voorraadartikel te zijn om deze bij artikelontvangst te kunnen registreren, maar om de voorraad te kunnen bijwerken moet het een voorraadartikel zijn en Voorraad bijwerken in het tabblad Voorraad moet zijn aangevinkt. U kunt een Ontvangstbewijs afdrukken bij de artikelontvangst/het crediteren van de inkoop. Deze keuze kunt u maken in het tabblad Voorraad bij de Bedrijfsinstellingen voor Artikel. U kunt tevens kiezen voor het afdrukken van een Overzicht van artikelen/orders bij de registratie van artikelontvangst. Het rapport laat de orders zien die geleverd kunnen worden, die gerelateerd zijn aan artikelontvangst. Deze keuze kunt u maken bij de Bedrijfsinstellingen voor Inkoop. U kunt de artikelontvangst registreren in het inkoopregister. De inkoop heeft de status "Besteld" tot ontvangst van de goederen. U kunt eveneens de artikelontvangst registreren in de magazijnmodule, bij Inkoop niet ontvangen. 186

196 AAN DE SLAG MET INKOOP Zo registreert u de artikelontvangst in het inkoopregister 1. Kies Beeld - Inkoop - Inkoop en zoek de inkoop waarbij u de goederen als ontvangen wilt registreren. 2. Klik op Artikelontvangst registreren in de inkoopmodule. 3. Controleer of het Bestelnummer juist is. Klik op [ ] om het Inkoopoverzicht te bekijken of klik op Ga naar Inkoop om terug te gaan naar de inkooporder. 4. Controleer dat de geleverde artikelen kloppen met hetgeen besteld is. U kunt een groter of kleiner aantal dan dat besteld is registreren. In geval van een verschil geeft u het aantal ontvangen artikelen aan in de kolom Ontvangen. Wanneer de leverancier een lager aantal dan besteld heeft geleverd, is dit een deellevering, zie hieronder. 5. Geef eventueel aan in welk Magazijn en Plaats de artikelen geplaatst moeten worden. 6. Klik op Artikelontvangst registreren. De status van de inkooporder wordt gewijzigd naar Ontvangen en het tabblad Artikelregels wordt bijgewerkt met de ontvangst. Het Voorraadniveau van de artikelen wordt bijgewerkt in de artikelkaart bij het tabblad Magazijn. 7. Klik op Verwerking voltooid wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom - indien nodig - meerdere regels registreren. Let op! Wanneer u de artikelontvangst vanuit de magazijnmodule geopend heeft, dan zult u het vinkje Het venster bij uitvoering sluiten kunnen verwijderen onderaan in het venster. Deze is standaard ingesteld, maar als u nog verder wilt werken in het venster na de uitvoering moet u het vinkje verwijderen. U kunt nu eventueel een andere inkooporder invoeren en doorgaan met de ontvangst van de artikelen. Tip! Bij Gebruikersinstellingen voor Inkoop kunt u kiezen hoe de artikelen gesorteerd worden bij ontvangst. Verdere verwerking van deelleveringen Indien u bij de registratie van de artikelontvangst een lager aantal dan dat er op de bestelopdracht was besteld, heeft ingevoerd, heeft u volgende keuzes: Wilt u eventuele eerdere ontvangsten registreren op de inkooporder, kunt u in het venster Ontvangen artikelen weergeven klikken. A. De resterende regels van de inkooporder annuleren. Klik op Wissen. Het aantal Besteld wordt gewijzigd naar hetzelfde aantal dat geregistreerd is bij artikelontvangst. De status van de inkooporder is Ontvangen. B. Wacht de levering van de overige artikelen af Wanneer u een volgende maal artikelontvangst op de inkooporder registreert, zal het resterende aantal in de kolom Ontvangen staan. Klik Artikelontvangst registreren. De status van de inkooporder is Ontvangen. C. Boek de deellevering in en wacht de levering van de overige artikelen af. 187

197 INKOOP INKOOPVENSTER Het venster Inkoop is op dezelfde manier opgebouwd als alle andere registers in het programma - met één hoofdkaart en meerdere tabbladen voor meer uitgebreide informatie over de bestelopdracht. Informatie van de leverancier en de artikelen worden uit de respectieve registers opgehaald. Voordat u de inkoopmodule kunt gebruiken moeten er leveranciers in het leveranciersregister en artikelen in het artikelregister zijn geregistreerd. 1. Een inkooporder kan op twee manieren aangemaakt worden: a. Klik op Nieuw en selecteer de leverancier aan wie de bestelopdracht verstuurd moet worden. U gebruikt deze methode wanneer u weet welk(e) artikel(en) er bij welke leverancier(s) er moeten worden besteld. b. Klik op Nieuw bij hulp van de 'Wizard', indien u één of meerdere bestelopdrachten wilt aanmaken voor verschillende leveranciers met behulp van een 'Wizard'. 2. Wanneer de bestelling is gedaan krijgt order de status Besteld. Wanneer u de artikelen ontvangt, wordt de ontvangst geregistreerd bij Artikelontvangst. 3. De inkoop krijgt dan de status Ontvangen en kan vervolgens bij de administratie ingeboekt worden. Indien dit bij de Bedrijfsinstellingen is aangegeven, kunnen alle artikelen geboekt worden voordat alle zijn ontvangen. U kunt ook een bijbehorende accijns- en transportrekening aanmaken. 4. Klik op Verwerking voltooid wanneer u klaar bent met de inkooporder. De Status wordt dan gewijzigd naar Verwerking voltooid. Dit is mogelijk voor orders met de status Besteld en Ontvangen. Wanneer de artikelen van een inkooporder zijn besteld door middel van de Inkoopwizard kunt u een verkooporder aanmaken gebaseerd op de inkoopopdracht. Wanneer men dit doet, wordt er automatisch een reservering aangemaakt op de orderregel van het artikel in de in- en verkooporder. Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. Tabbladen in inkoopregister Artikelregels In het tabblad Artikelregels in het inkoopvenster kiest u de artikels die u wilt inkopen vanuit het Artikelregsister. Noordzakelijke gegevens zoals bijv. prijs en korting wordt dan opgehaald uit Artikel- en Relatieregister. Gebruik [Enter] of [Tab] op het toetsenbord om zich tussen de verschillende kolommen te verplaatsen. 188

198 INKOOPVENSTER U kunt de artikelen die u wilt bestellen op twee manieren ophalen: Klik op Nieuw en typ de artikelcode in in de nieuwe regel. Het betreffende artikel wordt geregistreerd met alle gegevens van de artikelkaart. Als u de gegevens wilt bewerken doet u dit in ieder van de kolommen op de artikelregel. Klik op de knop Artikellijst tonen voor een overzicht van de artikelen. De afrollijst rechts bovenin het venster fungeert als filter voor het kiezen van een artikelsoort. Dan zullen alleen de artikelen in de lijst verschijnen die tot de gekozen soort behoren. Selecteer het gewenste artikel en klik op Invoegen. Registreer het aantal en eventueel prijzen en kortingen. De werkbalk Artikelregel invoegen: Een nieuwe artikelregel wordt nu ingevoegd boven de geselecteerde regel. Omschrijving artikelregel bewerken: Voer in een eigen tekst als omschrijving voor elke artikelregel. Ga naar artikelkaart: Opent de artikelkaart zodat u de gegevens van het artikel wilt controleren of wijzigen. Artikelstroom: U heeft ook toegang tot een apart venster voor Artikelstroom. Koppeling/reservering voor orderbasis: Wanneer u de inkoop heeft ingevoerd kunt u artikelen reserveren voor een bepaalde verkooporder. Verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop: Gebruik de pijlknop naast de icoon om een order gebaseerd op een inkoop aan te maken. Tekst In de inkoopmodule wordt het tabblad Tekst gebruikt als een vaste tekst voor de bestelopdracht. Hier schrijft u de tekst, die u op de bestelopdrachten wilt afdrukken. U kunt deze aanmaken als een vaste tekst, die uniek is voor iedere bestelopdracht of u kunt één van de vooraf gedefinieerde teksten kiezen uit de afrollijst boven in het venster. U kunt de vaste teksten aanmaken en bewerken in het Standaardregister onder de hoofdgroep Vaste tekst, Inkoop. 189

199 INKOOP U voert de vaste tekst in door de gewenste tekst in de afrollijst te kiezen en op Invoegen te klikken. Tip! Bij de bedrijfsinstellingen voor inkoop kunt u een vaste tekst voor inkopen kiezen, die automatisch meegenomen wordt op alle nieuwe inkopen. Diversen In het tabblad Diversen in het inkoopvenster worden de valuta-instellingen en taalinstellingen aangegeven en op welke wijze de inkoop moet worden afgerond. U geeft ook het doel van de inkoop aan en wordt er aangegeven wie de order heeft aangemaakt of eventueel heeft gewijzigd. Bij Valuta-instellingen wordt de valuta en de huidige wisselkoers in het valutaregister weergegeven. De knop Historie opent een venster dat de historische gegevens en de wijzingen die aan de inkooporder zijn aangebracht weergeeft. Wanneer een gebruiker het bestelde aantal verandert, artikelontvangst registreert en de administratieve gegevens wijzigt, wordt de naam van de gebruiker ingevoerd in een logboek. Op die manier kunnen andere gebruikers op de hoogte blijven van hetgeen er met de bestelopdracht is gebeurd. Markeer uw eventuele keuzes met behulp van de opties in de afrollijst zodat deze kloppen voor de huidige bestelopdracht. Doel van de inkoop: Dit veld kan men later gebruiken bij de selectiecriteria bij het afdrukken van inkooprapporten vanuit de rapportmodule. Afronding: Instelling van de afronding. De afronding die hier wordt voorgesteld wordt opgehaald uit de instellingen van de relatiekaart. Taal: Instellingen voor taal te gebruiken bij afdrukken van de bestelopdracht. De taal die hier wordt voorgesteld wordt opgehaald uit de instellingen van de relatiekaart. Geheel onderaan het tabblad ziet u de naam van degene die de inkooporder heeft aangemaakt en eventueel wijzigingen heeft aangebracht. 190

200 INSTELLINGEN VOOR INKOOP INSTELLINGEN VOOR INKOOP Gebruikersinstellingen voor Inkoop Met behulp van de tabbladen bij de Gebruikersinstellingen kunt u de functionaliteit en het aanzien bepalen van de vensters van de Inkoopmodule. Op deze manier kunt u het venster van de inkoopmodule geheel naar wens aanpassen. Deze gebruikersinstellingen gelden uitsluitend voor u als gebruiker en hebben geen invloed op de instellingen van andere gebruikers. Standaardinstelling U kunt een keuze maken uit 3 van tevoren gedefinieerde instellingen. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en worden er slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaard functionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Klik op de knop van het gewenste alternatief. Inkoop Geef aan welke onderdelen op de inkoopkaart weergegeven moeten worden. Let u op dat teveel kolommen in het artikeloverzicht deze onoverzichtelijk kan maken. Het kan ook de snelheid van de module beïnvloeden. Functionaliteit Instellingen voor het vereenvoudigen van de registratie van artikelregels: Hier kunt u het systeem zo instellen dat u een keuze maakt voor toetsen waarmee u automatisch verder gaat naar de kolom Besteld aantal bij de registratie van artikelregels. Zodoende kunt u zo efficient mogelijk werken. U kunt ook aangeven dat er een nieuwe regel moet worden aangemaakt wanneer u [ENTER] toetst bij Besteld aantal. 191

201 INKOOP Instellingen artikellijst voor de module verkoop: Wanneer u de artikellijst opent vanuit de artikelmodule, dan kunt u daar kiezen om alleen die artikelen weer te geven die aan een bepaalde leverancier gekoppeld zijn. Dit kan de registratie van artikelen vereenvoudigen. Instellingen voor artikelontvangst: Wanneer u artikelontvangst registreert kan het gewenst zijn om artikelregels op een bepaalde manier te sorteren. In de afrollijst hier kiest u of de sortering dezelfde volgorde heeft als op inkoop, of dat deze gesorteerd wordt naar het aantal dat nog ontvangen zal worden, of naar verwachte leverdatum. Bedrijfsinstellingen voor Inkoop Bij de bedrijsinstellingen voor Inkoop geeft u aan welke gegevens gewijzigd moeten kunnen worden bij de verschillende statussen in de module Inkoop. U kunt daardoor de instellingen aanpassen aan hoe de routines in deze module moeten worden uitgevoerd. 192

202 INSTELLINGEN VOOR INKOOP U komt bij de bedrijfsinstellingen via het menu Beeld - Instellingen - Bedrijf - Moduleinstellingen - Inkoop. Markeer het afvinkhokje Toegestaan om niet geheel ontvangen inkopen te boeken indien het mogelijk moet zijn om individuele artikelen van een inkoop in te boeken wanneer niet de overige artikelen zijn ontvangen. U kunt met Overzicht van artikelen die na ontvangst geleverd kunnen worden kiezen of een rapport wordt afgedrukt na ontvangst. Het rapport geeft aan welke artikelen geleverd kunnen worden, die gerelateerd zijn aan de goederenontvangst. Het rapport kan met verschillende criteria ingesteld worden, die u vindt in de afrollijst. Vaste tekst inkoop kan aangegeven worden in het standaardregister door met de rechtermuisknop in het veld te klikken en Standaardregister wijzigen te kiezen. Met Wijzigingen op inkooporders met de status "Besteld" geeft u aan wat de gebruikers kunnen wijzigen wanneer de status Besteld is. Met Informatie die kan worden gewijzigd voor inkopen met de status "Ontvangen" en "Voltooid" geeft u aan wat de gebruikers kunnen wijzigen wanneer de status Ontvangen of Voltooid is. 193

203 INKOOP INKOOP-WIZARD De Inkoop-wizard helpt u om een selectie aan te geven voor de artikelen en hun aantallen te waarvoor een bestelopdracht aangemaakt moet worden. De wizard doorloopt een aantal stappen in een verschillende volgorde, afhankelijk van de keuzes die u maakt. U kunt kiezen uit een viertal manieren om uw keuze te bepalen. Daarna bepaalt u welke aantallen artikelen en bij welke leverancier u deze wilt inkopen. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. U kunt de inkoop-wizard ook direct vanaf uw bureaublad starten. Wanneer de wizard is gestart kunt u kiezen op welke basis de wizard u zal helpen bij de keuze van de te bestellen artikelen. U kunt uit de volgende mogelijkheden kiezen: Inkoop gebaseerd op niet geleverde verkooporder (klantorder) Inkoop gebaseerd op beschikbare voorraad Inkoop gebaseerd sop artikelen/artikelgroep Inkoop gebaseerd op één of meerdere artikelen van een leverancier Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden wordt passief op de achtergrond weergegeven totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen voor het inkoopvoorstel heeft bepaald. In dit venster kunt u de gemaakte selectie van het inkoopvoorstel verder bewerken. Als u een inkoop wilt aanmaken gebaseerd op een verkooporder kunt u hiervoor een wizard starten, direct vanuit de verkooporder. Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op een niet-geleverde verkooporder? Inkopen gebaseerd op niet-geleverde verkooporders is één van de vier alternatieven om als basis aan te geven voor welke artikelen ingekocht moeten worden met behulp van de Inkoop-Wizard als ook wanneer u inkopen aanmaakt op basis van verkooporders in de verkoopmodule, gebruikt u delen van deze wizard. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op de pijl naast de knop Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. U kunt ook de inkoop-wizard starten rechtstreeks van uw bureaublad. 194

204 INKOOP-WIZARD Stap 1: In dit venster bepaalt u welke artikelen de basis vormen voor de inkopen. Inkoop gebaseerd op niet-geleverde verkooporder - Bij deze keuze kunt u kiezen uit volgende alternatieven: Alle artikelen op de verkooporder: Selecteer alle artikelregels die niet volledig geleverd zijn. Eén leverancier: Selecteer alle artikelregels die niet volledig geleverd zijn en die bij de aangegeven leverancier ingekocht kunnen worden. Artikelgroep: Selecteer alle artikelregels van de aangegeven artikelgroep die niet volledig geleverd zijn. Klik op Volgende. Stap 2: Deze stap is uitsluitend van toepassing indien er reeds een niet afgewerkte verkooporder voor de klant bestaat: Geef aan van welke leverancier(s) u de artikelen wilt inkopen. Klik op Volgende. 195

205 INKOOP Stap 3: In dit venster geeft u aan welke gegevens u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht. Welke gegevens moeten overgebracht worden van de verkooporder naar de bestelopdracht: Hier markeren indien de inkoopprijs van de bestelopdracht gelijk gesteld moet worden aan de kostprijs op de verkooporder of uit het artikelregister moet worden opgehaald. Markeer de afvinkhokjes bij de gegevens die u wilt overbrengen van de verkooporder naar de bestelopdracht. Indien u er voor kiest om meerdere artikelregels op verkooporder naar hetzelfde artikel samen te voegen, is het niet mogelijk om de informatie van iedere individuele artikelregel over te brengen. Geef aan welke artikelregels moeten worden ingekocht: Markeer de afvinkhokjes om aan te geven welke artikelregels moeten worden ingekocht. U kunt aangeven of de artikelen die Arbeid/Diensten of Voorraadartikelen zijn, aangekocht moeten worden, als ook of artikelen met een te bestellen aantal van nul op de inkooporder moeten worden overbracht. Stap 4: U heeft nu de keuze bepaald en alle instellingen aangegeven voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen door te voeren en door te gaan naar het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Indien u op Annuleren klikt, dan zullen de instellingen van de selectie niet worden opgeslagen. 196

206 INKOOP-WIZARD Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op voorraad? Inkoop gebaseerd op voorraad is een van de vier alternatieven om de basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoop-Wizard. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. Stap 1 In dit venster zet u een selectie op voor de artikelen die ingekocht moeten worden. Inkoop gebaseerd op beschikbare voorraad - houdt in dat de selctie van artikelen gebaseerd wordt op de eigen voorraad. De niveauwaarden voor de alternatieven voor ieder artikel zijn aangegeven in het artikelregister in het tabblad magazijn. Artikelen met "beschikbaar aantal" minder dan heeft de volgende alternatieven: Minimum voorraad: selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het minimumniveau dat vastgesteld is op de artikelkaart. Bestel niveau: selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het inkoopniveau dat vastgesteld is op de artikelkaart. Aan klanten (niet leverbaar): selecteert artikelen waarvan er minder uit voorraad beschikbaar zijn dan het reeds door klanten bestelde aantal - de kolom Aan klanten op de artikelkaart. Als de selectie is gemaakt kunt u kiezen of de inkoop Alle artikelen geldt, alleen Artikelen van één leverancier, of alle artikelen in een bepaalde Artikelgroep. Klik op Volgende. 197

207 INKOOP Stap 2 In dit venster selecteert u de Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel. Klik op Volgende. Stap 3 Deze stap wordt alleen weergegeven als u artikelen van Eén leverancier gekozen heeft in stap 1. U ziet een lijst met alle leveranciers. Kies van welke leverancier u wilt inkopen. Klik op Volgende. Stap 4 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Als u op Annuleren klikt, dan worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen. Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op bepaalde artikelen/artikelgroepen? Inkoop gebaseerd op artikelen/artikelgroep is een van de vier alternatieven om de basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoop-Wizard. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. Stap 1 Artikelen/artikelgroep - dit houdt in dat u alle artikelen kunt selecteren, of alle artikelen die deel uitmaken van een bepaalde artikelgroep. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster selecteert u de Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel. 198

208 INKOOP-WIZARD Klik op Volgende. Stap 3 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Als u op Annuleren klikt, dan worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen. Hoe een inkoop aanmaken gebaseerd op één of meerdere artikelen van één leverancier? Inkoop gebaseerd op één of meerdere artikelen van een leverancier is een van de vier alternatieven om een basis te bepalen voor de inkoop van artikelen met behulp van de Inkoop-Wizard. De wizard wordt gestart vanuit het inkoopvenster. Klik op Nieuw, en kies Nieuw met Inkoop-wizard. Stap 1 Eén of meerdere artikelen van één leverancier - deze selectie houdt in dat u een of meerdere artikelen van een bepaalde leverancier kunt kiezen. Klik op Volgende. Stap 2 In dit venster selecteert u het Basisaantal dat ingekocht moet worden. De niveauwaarden voor deze alternatieven zijn bepaald in het artikelregister voor ieder artikel. Klik op Volgende. 199

209 INKOOP Stap 3 Deze stap wordt alleen weergegeven als u artikelen van Eén leverancier gekozen heeft in stap 1. U ziet een lijst met alle leveranciers. Kies van welke leverancier u wilt inkopen. Klik op Volgende. Stap 4 U heeft nu de selectie uitgevoerd en alle instellingen bepaald voor het inkoopvoorstel. Klik op Voltooien om de selectie/instellingen uit te voeren, en om door te gaan in het venster Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Als u op Annuleren klikt, dan worden de instellingen voor de selectie niet opgeslagen. Artikelen die ingekocht moeten worden Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden wordt passief op de achtergrond weergegeven totdat u de 'Wizard' heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen voor het inkoopsvoorstel heeft bepaald. In het bovenste overzicht ziet u een regel voor ieder artikel dat moet worden ingekocht. De inhoud is hier opgesteld op basis van de instellingen die eerder in de Wizard zijn ingegeven. In de afrollijst rechtsboven bepaalt u of u de leverancier wilt tonen of verbergen in het onderste gedeelte van het scherm. Zo gaat u te werk om de inkoop te voltooien 1. Klik op Nieuw om een artikel uit een artikeloverzicht toe te voegen. Door te klikken op de pijl naast de knop Nieuw kunt u Alle uit selectie toevoegen kiezen om alle artikelen, die aan de hand van de eerder gemaakte selectie in de Wizard, toe te voegen. 2. Maak eventueel wijzigingen in de kolommen Bestellen, Voorraad, Locatie en Leverancier. Klik op Koppeling met leverancier maken indien u artikelen aan een leverancier wilt koppelen. Lees hier meer hierover. 3. Klik op Inkoop aanmaken om een nieuwe inkoop te registreren. Indien er een open inkooporder voor een leverancier is, heeft u de mogelijkheid om de artikelregels aan de bestaande inkooporder toe te voegen. Wanneer de bestelopdracht verzonden is, zal de status van de inkooporder op Besteld gezet worden en wanneer de artikelen ontvangen zijn, wordt een artikelontvangst geregistreerd. 200

210 VERKOOPORDER EN INKOOP VERKOOPORDER EN INKOOP Hoe een inkooporder op basis van een verkooporder aanmaken? Wanneer een klant artikelen bestelt, kunt u een inkooporder aanmaken op basis van een verkooporder. Een wizard leidt u door het proces heen: Start de wizard vanuit het tabblad Artikelregels op verkooporder. Klik op de pijl helemaal rechts en klik dan op Inkooporder aanmaken op basis van verkooporder. Tip! Kunt u deze optie niet vinden, dan moet u eerst in de bedrijfsinstellingen voor het artikel selecteren dat u deze functionaliteit wilt gebruiken. De wizard bestaat uit 3 stappen: Stap 1 Geef aan of u de producten koopt van uw standaardleverancier of een andere leverancier. Klik op volgende. Stap 2 201

211 INKOOP In dit venster kiest u welke informatie u wilt meenemen vanuit de verkooporder naar inkooporder. Welke gegevens moeten van verkoop- naar inkooporder worden overgebracht? Markeer of de inkoopprijs voor de inkoop gelijk gesteld wordt aan de kostprijs van de verkooporder, of van de artikelkaart gehaald wordt. Geef aan in het afvinkvakje welke informatie u wilt overschrijven van verkooporder naar inkooporder. Wanneer u kiest voor het samenvoegen van meerdere productengroepen van de verkooporder met eenzelfde product, is het niet mogelijk om informatie over te nemen van een enkele productgroep. Geef aan welke artikelen moeten worden ingekocht Vink het vakje aan voor het selecteren welke producten bij welke productgroepen ingekocht worden. U kunt kiezen of een product door magazijn of dienst wordt ingekocht,evenals of het bestelde aantal na het overschrijven op nul moet komen te staan. Stap 3 U heeft nu uw keuzes ingevuld en alle instellingen doorgevoerd voor de concept-inkooporder. Vink het veld Alle producten uit de selectie automatisch toevoegen aan concept-inkooporder aan als u de productlijnen automatisch wilt toevoegen aan de concept-inkooporder. Als u dit veld leeg laat, is de selectie om te beginnen leeg en kunt u handmatig de gewenste productlijnen invoeren. De oorspronkelijke verkooporder blijft op de achtergrond zichtbaar. Wanneer u klaar bent, klikt u op Voltooien om de keuzes /instellingen door te voeren en verder te gaan met het scherm Artikelen die ingekocht moeten worden. Let op! Wanneer u op Annuleren klikt zullen de instellingen niet opgeslagen worden. Het venster Artikelen die ingekocht moeten worden blijft inactief op de achtergrond totdat u de wizard heeft afgesloten en alle noodzakelijke instellingen heeft ingevoerd. Hoe een verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop? In de Inkoop-Wizard kunt u verkooporders aanmaken gebaseerd op een bestaande inkoopopdracht. Dit doet u met behulp van een wizard, die gestart wordt vanuit het tabblad Artikelregels. Zo maakt u een verkooporder aan op basis van een inkoop 1. Klik op de pijl rechtsboven in de werkbalk en kies Verkooporder aanmaken gebaseerd op een inkoop. 2. De wizard laat dan de gegevens van de inkooporder zien die als uitgangspunt gebruikt zal worden. Klik op Volgende. 3. Geef aan voor welke relatie er een verkooporder moet worden aangemaakt. Klik op Volgende. 4. Geef aan wat de basis moet zijn voor de kost- en verkoopprijs van de verkooporder en welke informatie naar de verkooporder moet worden overgebracht. Klik op Volgende. Tip! Indien u Besteld aantal verandert in de verkooporder, dan zal de kostprijs opnieuw berekend worden, maar deze keer vanuit de Artikelkaart. Daarom dient u de inkoop opnieuw over te brengen indien de kostprijs zal afwijken met die in de Artikelkaart. Om dit te doen, moet u de bestaande verkooporders bewerken in het volgende punt. 202

212 VERKOOPORDER EN INKOOP 5. Uitsluitend van toepassing indien de klant reeds een openstaande verkooporder heeft: Geef aan of u de bestaande verkooporder wilt bijwerken met nieuwe orderregels of een nieuwe order wilt aanmaken. Klik op Voltooien om de verkooporder aan te maken. De wizard laat nu de ordergegevens van de aangemaakte verkooporder zien. Klik op Sluiten of Annuleren om de wizard af te sluiten. 203

213 INKOOP RESERVERINGEN INKOOP Reservering op inkoop houdt in dat u op verkooporders van een klant één of meerdere artikelen heeft gereserveerd van één of meerdere inkooporders. In dit venster ziet u alle reserveringen die zijn geregistreerd. De reservering op zich wordt geregistreerd bij Order - niet geleverd, Ordermodule of in de inkoopmodule. Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven artikelen met reserveringen op de inkoop kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om de reserveringen op inkopen van dit specifieke artikel te bekijken. Verkoopordernr. Hier kunt u een artikelcode intikken of naar de verkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u een nummer van een inkooporder invoeren of naar de inkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen van dit specifieke inkooporder te bekijken. Relatienr: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke relatie te bekijken. Bovendien kunt u het overzicht afgrenzen en uitsluitend de gereserveerde artikelen weer te geven voor een verkooporder die geleverd zijn of niet. 204

214 RESERVERINGEN INKOOP Hoe een inkoop reserveren voor een bepaalde verkooporder? In de Inkoop-Wizard kunt u artikelen reserveren voor een specifieke inkoop zodat deze voor een bepaalde order gereserveerd worden. U kunt een dergelijke reservering aanmaken zowel vanuit het inkoopvenster, als vanuit het ordervenster: Vanuit het inkoopvenster, op het tabblad Artikelregels, klikt u op de icoon Koppeling/Reservering naar verkooporders. Vanuit het ordervenster, op het tabblad Artikelregels, klikt u op de pijl rechts in de werkbalk en kiest u Koppeling/Reservering naar inkoop. Het venster met reserveringen bevat twee overzichten. Het bovenste overzicht laat alle inkoopregels van de gekozen inkooporder zien. Het is een overzicht met alle orderregels van de inkoop en geeft de gereserveerde aantallen voor verkooporders. Hier kunt u geen wijzigingen aanbrengen. In het onderste gedeelte heeft u een overzicht over de reserveringen van de inkoopregels in het bovenste gedeelte. Let op! Om een Koppeling/Reservering naar inkoop te kunnen aanmaken voor een inkoop, moet deze functie aangevinkt zijn bij de bedrijfsinstellingen voor Order/Factuur onder Algemeen. 205

215 INKOOP Hoe van voorraad/inkoop reserveren? U kunt artikelen voor een verkooporder reserveren aan de hand van hetgeen er als beschikbare voorraad is of in bestelling is. Dit is om te verzekeren dat er voldoende voorraad is wanneer de order geleverd moet worden. Zowel de levering van artikelen en reserveringen worden automatisch geregistreerd als voorraadtransacties. Van voorraad reserveren 1. Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order waarvoor u uit voorraad wilt reserveren. 2. Klik op Artikelen uit voorraad reserveren. 3. Klik op Alle reserveren om alle artikelen van de order te reserveren die toegankelijk zijn ten opzichte van de voorraad en eventuele andere reserveringen. 4. Typ eventueel het gewenste aantal in in het veld Gereserveerd. Van inkoop reserveren 1. Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order waarvoor u artikelen wilt reserveren. 2. Klik op Van inkoop reserveren. Let erop dat de inkooporder al eerder in de inkoopmodule moet zijn aangemaakt. 3. Klik op Nieuw in het onderste overzicht om een inkoop aan het overzicht toe te voegen. 4. Typ het gewenste aantal in in het veld Gereserveerd. Selecteer het serienummer dat gereserveerd moet worden: Wanneer u een artikel uit de voorraad wilt reserveren waarbij Serienummer verplicht bij inkoop en verkoop is aangevinkt op het tabblad Instellingen in het artikelregister, dient u het serienummer te selecteren. Bovendien moet u bij de bedrijfsinstellingen voor Artikel/Voorraad Nummers worden handmatig ingezameld aangevinkt hebben. Hoe artikelen van inkooporder reserveren voor verkooporder? In het venster Artikelen van inkooporder reserveren voor verkooporder kunt u artikelen reserveren voor een bestelling. Let op! De functie moet geactiveerd zijn in de bedrijfsinstellingen voor Offerte/Order/Factuur op het tabblad Algemeen. 206 De functie kan gestart worden zowel vanuit Inkoop, als op het tabblad Artikelregels en in de verkooporder. Het venster voor reserveringen is in tweeën gedeeld en geeft twee lijsten weer. In de bovenste lijst vindt u alle artikelregels van de relevante order. De lijst geeft u een overzicht van de artikelregels,

216 RESERVERINGEN INKOOP die geselecteerd zijn plus informatie over het aantal dat gereserveerd is. Dit gedeelte van het venster kunt u niet wijzigen. Het onderste gedeelte van het venster geeft een lijst van alle reserveringen op de inkooporderregels in de bovenste lijst. Zo reserveert u artikelen van inkooporder voor verkooporder 1. Klik op Nieuw om een nieuwe reservering te registreren voor de inkoopregel. U krijgt dan een inkooplijst te zien voor de inkoopfactuur waar de regel aan gekoppeld kan worden. 2. Markeer de orde,r die u wilt koppelen aan de inkoopregel en klik Invoegen. 3. Registreer het aantal, dat gereserveerd moet worden in de kolom Gereserveerd. De kolom Gereserveerd in de bovenste lijst wordt dan ook bijgewerkt. De knop Leveringsdatum op de verkooporder bijwerken haalt de leveringsdata, die voor de inkoop geregistreerd zijn op, en die worden overgenomen voor de inkooporder. De knop Ga naar inkooporder kan gebruikt worden om een gemarkeerde inkoop direct te openen. Voorraadtransacties en reserveringen Bij voorraadtransacties en reserveringen heeft u een volledig overzicht over de oorzaken van alle voorraadwijzigingen. U kunt alle transacties van een bepaald artikel traceren op - bijvoorbeeld - serienummer vanaf het moment dat het artikel in voorraad werd gelegd totdat deze aan de klant werd verzonden. U ziet ook welke artikelen er eventueel zijn gereserveerd voor klanten. De transacties worden automatisch in categorieën ingedeeld aan de hand van de bewerkingen, die tot de transactie leidden. Dat wil zeggen dat een voorraadtransactie een gevolg van een factuur, creditnota, inkoopopdracht, inventarisatie, monteren of demonteren van een stuklijst of een overbrenging tussen magazijnen zou kunnen zijn. 207

217 INKOOP Een voorraadtransactie kan ook handmatig worden aangemaakt indien het bijvoorbeeld nodig is om het voorraadniveau bij te werken buiten de geautomatiseerde procedures in de andere modules. Uitsluitend handmatig aangemaakte voorraadtransacties kunnen gewist worden. Lees meer over in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie" voor informatie over de overige knoppen in de werkbalk. Het venster Artikelstroom geeft u een volledige traceerbaarheid voor alle voorraadtransacties. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten aan de basis lagen voor de transactie en u kunt het boekstuk in het grootboek vinden indien deze werd aangemaakt. Door op de pijlknop rechts van Activiteiten aanmaken te klikken, kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteiten en in welke modules de activiteiten beschikbaar dienen te zijn met behulp van de activiteitssjablonen. Boven in het venster vindt u meerdere filters afrollijsten waarmee u het aantal weer te geven voorraadtransacties en/of reserveringen van de voorraad kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Type: Hier kunt u aangeven of zowel voorraadtransacties en reserveringen weergegeven moeten worden of uitsluitend reserveringen, dan wel in- en uitgaande voorraadtransacties. Categorie: Hier geeft u aan welke categorie voorraadtransacties weergegeven moet worden. De categorie is een indicatie welk proces binnen het bedrijf (en Mamut) tot de transactie leidde. Selecteer eventueel (Geen) om alle transacties van alle categorieën weer te geven. Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op dit specifieke artikel te bekijken. Relatienr: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie (klant) bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op artikelen voor dit specifieke artikel te bekijken. 208

218 RESERVERINGEN INKOOP Magazijn: Hier kunt u bepalen van welk magazijn u de voorraadtransacties en/of reserveringen wilt bekijken. Serienummer: Hier kunt u van' en 'tot serienummer intikken om de serienummers van uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen in deze reeks te bekijken. Datum: Hier kunt u een datum intikken, of op de knop klikken om een periode aan te geven waarvan u de voorraadtransacties en/of reserveringen wilt bekijken. Ordernr: Hier kunt u een verkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen van deze verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u een inkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen van deze inkooporder te bekijken. 209

219 INKOOP INKOOPORDER INBOEKEN Hoe een inkooporder boeken/inkoopfacturen aanmaken? Wanneer u artikelen besteld en ontvangen heeft van de leverancier, kunt u de inkooporder(s) inboeken. U kunt ook eventuele accijnzen/transportkosten registreren met behulp van deze procedure. Als u eerder geboekte artikelen wilt zien, kunt u klikken op Weergeven geboekte orders. Let op! Om een deellevering te kunnen inboeken, moet u Toegestaan om niet geheel ontvangen inkopen te boeken aanvinken in de bedrijfsinstellingen voor Inkoop. Zo maakt u een inkoopfactuur aan 1. In de inkoopmodule klikt u op Order boeken. 2. Selecteer welk type factuur u gaat boeken. Het voorbeeld hier neemt als voorbeeld de Inkoopfactuur. Zie eigen onderwerp voor de overige facturen. 3. Voer het Factuurnummer in. 4. Controleer dat de Factuurdatum en de Vervaldatum kloppen met de informatie op de Inkoopfactuur. 5. Voer het Betalingskenmerk in. 6. Controleer dat de Valuta correct is. 7. Voer het bedrag in voor Vracht en Verzendingskosten als dit op dezelfde factuur als voor de artikelen moet staan. 8. Controleer Overschrijving, BTW-plichtig en Afronden op de factuur. 9. Controleer Prijs en het aantal artikelen in de kolom Wordt geboekt. U kunt meer of minder artikelen boeken dan besteld en ontvangen. Het verschil voert u in met het aantal in de kolom Wordt geboekt. Als het minder is toont de kolom Wordt geboekt de restwaarde de volgende keer dat de inkoopfactuur geboekt wordt. 10. Klik op Boeken. Inkoopfactuur is geregistreerd en heeft een boekstuknummer gekregen, bijv. IF1, en is overgeboekt naar het grootboek. Op de inkoopfactuur worden de kolom Geboekt Lev. Vracht bijgewerkt met het geboekte aantal. De status van de inkoopfactuur is Ontvangen. Klik Verwerking voltooid als u de status van de inkoopfactuur wilt veranderen. De status is niet geblokkeerd, dus u kunt zonodig meerdere registraties invoeren. 210

220 INKOOPORDER INBOEKEN Hoe accijnzen/vrachtfactuur van inkoop boeken? Wanneer u artikelen inkoopt, kunt u bij levering een factuur ontvangen van het transportbedrijf of van de douane/belastingdienst voor de invoer van artikelen en eventuele verschuldigde BTW. Om dit te kunnen inboeken, maakt u gebruik van de optie voor Accijnzen/Vrachtfactuur in het programma. Zo boekt u 1. Vanuit de inkoopmodule klikt u op Order boeken. 2. Kies Accijnzen/Vrachtfactuur als Soort factuur. 3. Geef het nummer van de leverancier in. Klik op [ ] voor een Overzicht met leveranciers. 4. Typ het Factuurnummer in. 5. Controleer de Factuurdatum en Vervaldatum kloppen met de datum op de inkoopfactuur. 6. Typ het Betalingskenmerk in. 7. Controleer Overschrijving en valuta met de instellingen van de leverancier. 8. Typ het bedragen in voor Vrachtkosten, Accijnzen, Heffingen incl. BTW en eventueel overige kosten. 9. Geef eventuele Afrondingen in. 10. Klik op Boeken. De inkooporder is geboekt en heeft een boekstuknummer gekregen, bijvoorbeeld IF1, en is in het grootboek ingeboekt. Op de inkooporder wordt de kolom Lev.fact. geboekt bijgewerkt met het geboekte aantal. De status van de inkooporder is Ontvangen. Klik op Verwerkt wanneer u de status van de inkooporder wilt wijzigen. De optie is niet geblokkeerd en u kunt daarom - indien nodig - meerdere regels registreren. Hoe een creditnota van inkoop boeken? U kunt in ieder stadium van de inkooporder de inkooporder geheel of gedeeltelijk annuleren. Welke consequenties dit zal hebben is afhankelijk van de status van de inkooporder. Onder voorwaarde dat de inkooporder nog niet in de administratie is verwerkt, kan men over het algemeen volstaan met de ontvangen artikelen te retourneren en bevestigen dat de bestelling geannuleerd is. Indien de inkooporder in de administratie is verwerkt, zal een annulering ook gevolgen hebben voor de boekingen. Dan moet iedere orderregel tegengeboekt worden met het tegengesteld aantal. Indien de order in de Administratie verwerkt is, zal de tegenboeking worden geregistreerd als Gecrediteerd. Dit is een kopie van de geboekte inkooporder, maar met een negatief aantal van het geboekte aantal artikelen. De oorspronkelijke inkooporder blijft in de Inkoopmodule liggen met de status Geboekt en de inkoopmodule zal daarom twee boekstukken bevatten betreffende de ene bestelling. 211

221 INKOOP Wanneer u de gecrediteerde inkooporder boekt, zullen beide boekstukken betreffende de bestelling tegen elkaar wegvallen en zullen deze geen invloed hebben op het totale resultaat. Als er fout geboekt is, of als u een creditnota wenst aan te maken voor een inkoopfactuur, dan kan dit in het inkoopvenster. Een creditnota boeken is bijna hetzelfde als de procedure voor het boeken van een Inkoopfactuur. Het venster om te boeken is hetzelfde voor beide. Zo boekt u een creditnota van een inkoop 1. Ga naar Beeld - Inkoop - Inkoop. 2. Zoek naar de juiste inkoop. (Indien de inkoop is geboekt, zal deze de status Ontvangen of Verwerking voltooid hebben). 3. In de inkoopmodule klik op Order boeken. 4. Selecteer Creditnota als Soort factuur. Controleer dat de artikelregels correct zijn. 5. Voer een negatief aantal artikelen in de kolom Wordt geboekt in. Bijvoorbeeld: Als u 10 stuks artikelen heeft geboekt en deze wilt crediteren, dan voert u -10,00 in de kolom Wordt geboekt in. 6. Voer alle informatie in overeenkomstig de bovenstaande wizard. 7. Klik op Boeken. 8. U krijgt de vraag in hoeverre de artikelen uit het magazijn genomen moeten worden. Dit is een vrije keuze. De inkoopfactuur wordt geregistreerd en heeft een boekstuknummer gekregen, bijv. IK1, en is overgeboekt naar het grootboek. NB! Wanneer de artikelen niet langer in voorraad zijn, zult u een mededeling krijgen dat de voorraadtransactie niet op gang komt, en dat het magazijn handmatig bijgewerkt moet worden wanneer de artikelen uit de magazijnvoorraad moeten komen. 212

222 Hoofdstuk 4: Magazijn In dit hoofdstuk: MAGAZIJNMODULE Hoe artikelen leveren? Leveringswijze Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden Voorraad Voorraadniveau Hoe gewenste voorraadniveaus definiëren? Hoe de voorraad naar een ander magazijn overbrengen? Niet-geleverde orders Inkoop, niet ontvangen Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau Reserveringen inkoop Serienummer in voorraad Voorraadtransacties en reserveringen Hoe handmatig een voorraadtransactie aanmaken? Artikelstroom Artikelstroomvenster Dagboeken Magazijnregister Magazijngegevensvenster INVENTARISATIE Hoe een inventarisatie uitvoeren? STUKLIJST Hoe een stuklijst samenstellen/opsplitsen? Tabblad: Stuklijst

223 MAGAZIJN MAGAZIJNMODULE Als u artikelen inkoopt om verder te verkopen moet u besluiten of u deze artikelen wilt invoeren in de voorraad. Als u de artikelen in de voorraad opneemt dient u dit aan te geven bij Moduleinstellingen voor Artikel in het tabblad Functionaliteit. Als u het gebruik van voorraad heeft geactiveerd, kunt u werken met artikelen die het Voorraadniveau bijwerken (voorraadartikelen) en artikelen die dit niet doen. Indien een artikel de voorraadwaarde bijwerkt, dient u dit af te vinken in de artikelkaart, in het tabblad Magazijn. Alle voorraadtransacties en voorraad die in het programma geregistreerd wordt, worden in deze module bijeengebracht en een aantal andere modules en processen hebben hier invloed op. Deze omvatten in- en verkooporders, handmatige registratie van voorraadtransacties, montage en demontage van stuklijsten en transacties tussen voorraadlocaties en boekingen in verband met de inventarisatie. Door op de knoppen aan de linkerzijde te klikken kunt u een keuze maken uit de verschillende taken binnen voorraad/logistiek. Om de artikelen in deze registers te kunnen weergeven, is het voorwaarde dat er een voorraad (-locatie) aan het artikel gekoppeld is en dat er de optie voor Voorraad Bijwerken in het tabblad Magazijn in het voorraadregister is aangevinkt. 214 Er zijn functies voor o.a. het volgende Voorraadniveau: Hier brengt u artikelen over van het ene magazijn naar het andere, monteert en demonteert u stuklijsten en geeft u het gewenste voorraadniveau aan. Order, niet geleverd: Hier reserveert u artikelen en de opname van artikelen voor een order. Inkoop, niet ontvangen: Hier registreert u de ontvangst van artikelen op inkooporders. Artikelen met beschikbare voorraad lager dan bestelniveau: Hier heeft u overzicht over alle artikelen met een laag voorraadniveau. U kunt het overzicht weergeven op basis van verschillende criteria en van hier uit de inkoop-wizard starten.

224 MAGAZIJNMODULE Reserveringen op inkopen: Hier kunt u artikelen op een inkooporder reserveren voor een verkooporder. Gebruik van serienummer in voorraad: Hier kunt u een bepaald artikel lokaliseren aan de hand van een serienummer en de alle bijbehorende voorraadtransacties kunnen bekijken. Voorraadtransacties en reserveringen: Hier heeft u een volledig overzicht over alle voorraadtransacties en reserveringen van alle voorraadartikelen. Magazijnregister: Hier kunt u nieuwe magazijnen en voorraadlocaties aanmaken, als ook artikelen aan deze koppelen. Als u een webshop heeft dan kunt u de voorraadstatus zichtbaar maken voor de klanten. U heeft aan aantal keuzes voor de presentatie van de voorraadstatus met de instellingen in het tabblad Website-instellingen in het artikelvenster. In Module-instellingen voor Artikel kiest u of voor een nieuw artikel standaard de voorraadstatus getoond zal worden in de webshop. In de websinstellingen in tabblad Webshop-instellingen kunt u verschillende iconen kiezen die symboliseren welke artikelen op voorraad zijn. Hoe artikelen leveren? U kunt artikelen snel leveren, door op Levering van artikelen in het aandachtsgebied Artikel & Magazijn te klikken. Indien u voor deze methode kiest, maakt u een keuze uit een lijst waarin het Ordernummer en de Naam van de klant wordt getoond. U kunt ook artikelen leveren vanuit het venster Niet-geleverde orders in de Voorraadmodule. Hier kunt u meer informatie vinden over o.a. de bijbehorende orderregels en kunt u de sneltoetsen naar reserveringen inkoop en de Inkoop-Wizard vinden. Zo gaat u te werk om artikelen te leveren van Niet-geleverde orders: 1. Kies Beeld - Magazijn - Magazijn - Niet-geleverde orders. 2. Selecteer een verkooporder in het bovenste gedeelte van het venster waarvoor u één of meerdere artikelen uit voorraad wilt opnemen om aan de klant te leveren. 3. Klik op Levering van artikelen 4. Verander het aantal Te leveren indien u niet de gehele hoeveelheid van het artikel uit voorraad levert. Indien alle beschikbare artikelen geleverd moeten worden, klikt u op Wordt geleverd voor alle beschikbare artikelen bijwerken om de hoeveelheid in de kolom Te leveren automatisch aan te passen. Indien niet alle artikelen van de order geleverd worden, zal er een nalevering worden aangemaakt op het moment dat de order gefactureerd wordt. 5. Markeer de optie om eventueel één of meerdere inzamellijsten of pakbonnen af te drukken. Pas de datums van Ingezameld, Verpakt en Verzonden aan indien deze niet dezelfde als de systeemdatum zijn. 6. Klik op Afdrukken en voorraad bijwerken De beschikbare voorraad (en voor klanten ) worden automatisch gereduceerd. Indien u een artikel levert waarbij Serienummer verplicht bij invoer en opname van voorraad gemarkeerd is in het tabblad Instellingen in het artikelregister en u bij de bedrijfsinstellingen, module-instellingen voor artikel/voorraad heeft aangegeven dat artikelen met Serienummer handmatig ingezameld moeten worden, dan krijgt u een venster op het scherm waarin u een eenheid (serienummer) moet selecteren van het te leveren artikel. 215

225 MAGAZIJN Tip! U kunt bij de levering van artikelen van een verkooporder de rapporten Inzamellijst en/of Pakbon afdrukken. Dit is een alternatief voor het bijwerken van de voorraad en het afdrukken van de rapporten vanuit de module Order/Factuur. Tip! Als de klant de kredietlimiet overschreden heeft, dan zult u geen artikelen kunnen leveren. Het openstaande bedrag zal eerst gereduceerd moeten worden, of de kredietlimiet van de klantenkaart moet worden bijgesteld. Leveringswijze In het standaardregister kunt u leveringswijzen, die relevant zijn voor uw bedrijf, aanmaken en bijwerken. Post, Koerier of persoonlijke aflevering zijn voorbeelden van Leveringswijzen. De leveringswijze moet aangegeven worden op het tabblad Vrachtkosten tijdens het registreren van de order en wordt afgedrukt op de factuur en andere rapporten. U vindt de instellingen voor de leveringswijzes via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Bedrijfsinstellingen - Standaardregister. Zo maakt u een nieuwe leveringswijze aan 1. Selecteer een Leveringswijze en klik op Bewerken. 2. Klik op Nieuw. 3. Kies de gewenste Leveringsmethode. 4. Klik op de knop met drie puntjes indien u de leveringswijze wilt koppelen aan een Artikel. Let u er op dat indien u kosten i.v.m. een leveringswijze wilt doorberekenen aan een klant, u de leveringswijze als een eigen artikel dient te registreren in het Artikelregister. 5. Geef in het veld Eigen beschrijving een unieke naam in. Deze wordt in de afrollijst van leveringswijzes weergegeven wanneer u een order registreert. 6. Geef verder aan of de leveringswijze: Moet Beschikbaar op Internet zijn opdat uw klanten deze leveringswijze kunnen kiezen bij bestelling in uw Internetwinkel. Of geldt voor Internationale aankopen, indien klanten in het buitenland deze leveringswijze moeten kunnen selecteren. 7. Geef eventueel Levertijd voor Koerier aan. Dit geldt uitsluitend voor de leveringswijze Koerier. De leverinswijze kan nu gebruikt worden bij de registratie van de order. Kostenverwerking en boeken van voorraadwaarden 216 Als u artikelen inkoopt om verder te verkopen moet u besluiten of u deze artikelen wilt invoeren in de voorraad. Als u de artikelen in de voorraad opneemt dient u dit aan te geven bij de Bedrijfsinstellingen voor Artikel, op het tabblad Functionaliteit. Als u het gebruik van voorraad heeft geactiveerd, kunt u werken met artikelen die het Voorraadniveau bijwerken (voorraadartikelen) en artikelen die dit niet doen. Indien een artikel de voorraadwaarde bijwerkt, dient u dit af te vinken in de artikelkaart, op het tabblad Magazijn. Als u artikelen in voorraad heeft, dient u tevens te kiezen of de voorraadwaarde in de administratie wilt opnemen. Dit kan automatisch gedaan worden in het programma. Dit vereist wel dat u alle inkoopsprijzen en inkoopkosten op juiste wijze bijhoudt en invoert. U kunt ook kiezen om de administratie van de voorraad niet automatisch in te stellen. De keuzes hiervoor vindt u op het

226 MAGAZIJNMODULE tabblad Prijzen in de bedrijsinstellingen voor Artikel. Onder Bijwerken voorraadwaarde magazijn geeft u aan of u de voorraadwaarden wilt inboeken of niet. Als u ervoor kiest om de artikelkosten in te voeren bij ontvangst van inkoop houdt dat in dat u geen automatische bijwerking heeft van de voorraadwaarde: Geen administratie van de voorraadwaarde Als u het voorraadniveau niet wilt verwerken in de administratie, kunt u Inkoop- en Kostprijs op de artikelkaart bijwerken bij het boeken van de inkoop. U boekt de inkoop van artikelen als u een inkoopfactuur voor de inkoop aanmaakt. Er zal geen saldo op de balansrekening komen in de administratie van het voorraadniveau, en veranderingen in de voorraad zullen niet zichtbaar zijn in de resultaatadministratie. Deze methode is vooral actueel voor bedrijven met een onduidelijke voorraad of bedrijven die voorraadtransacties kunnen registreren wegens regelmatige inventarisatie. Wij raden u aan uw boekhouder te raadplegen voordat u besluit deze methode te gebruiken. Boeken van de voorraadwaarde Als u de artikelen in de voorraad opneemt, dient u dit aan te geven bij de Bedrijfsinstellingen voor Artikel, op het tabblad Functionaliteit. Als u artikelen in voorraad heeft, zal de waarde van de voorraad zichtbaar zijn in de balans van uw administratie. Als u de voorraadwaarde in uw administratie wilt boeken, dient u dit af te vinken in de bedrijfsinstellingen voor Artikel, op het tabblad Prijzen, onder Bijwerken voorraadwaarde magazijn. Als u kiest voor Voer de artikelkosten in als de artikelen het magazijn verlaten zal het voorraadniveau geboekt worden in de administratie. Kosten invoeren zal dus gebeuren op het moment van verkoop van de artikelen. Andere voorraadtransacties worden zo ingeboekt, zodat het voorraadniveau wordt bijgewerkt. In de Artikelkaart, op het tabblad Prijs kunt u afvinken Kostprijs in verkoopmodule overschrijven. Dit kunt u achter niet afvinken als de kosten boekt op het moment van verkoop. In dat geval kunnen er namelijk onregelmatigheden ontstaan in de administratie. Let op! Voor in- en uitgaande voorraadtransacties worden automatisch boekstukken ingeboekt in de administratie. De boekstukken worden ingeboekt met een eigen dagboeksoort. Tevens kunt u Individuele regel voor het updaten van de voorraad in de boekhouding voor ieder artikel. Als u deze optie kiest krijgt u een instelling in het Artikelregister, in het tabblad Instellingen, waar u voor elk artikel kunt kiezen of: de kosten geboekt worden bij het inboeken van inkoop of de kosten geboekt worden bij facturatie van de order: Let erop dat u Kostprijs in verkoopmodule overschrijven op het tabblad Prijs in de Artikelkaart niet afvinkt als u gebruik maakt van Boeking van kosten bij facturatie order. Dit kan leiden tot verschillen tussen rapporten van de boekhouding en rapporten van verkoop/magazijn. U kunt ook kiezen voor Voorraadwaarde op de balansrekening is inclusief inkoopkosten. De automatische dagboeken zullen gebaseerd worden op de kostprijs van de voorraadtransactie. Het is van belang dat de kostprijs juist is, opdat de waarde in de boekhouding overeenkomt met de werkelijke waarde. De waarden in de administratie worden bij elke nieuwe voorraadtransactie bijgewerkt, of wanneer prijzen of kosten van een bestaande transactie worden gewijzigd. Zodoende bevat de administratie altijd de juiste voorraadwaarden. In de Module-instellingen voor Artikel, op het tabblad Prijzen, kunt u een keuze maken bij Basis voor kostprijs. Als u hier Artikel kiest als basis zal de Brutomarge en Brutomarge (ratio) van verkooporders en de statistieken niet overeenkomen met ingeboekte kosten. Bij het boeken van de kosten worden de gegevens namelijk uit de voorraadtransactie gehaald, terwijl voor 217

227 MAGAZIJN verkooporders de gegevens uit het artikelregister worden gehaald. Daarom wordt het u aangeraden Inkoopprijs te kiezen als Basis voor kostprijs bij het invoeren van artikelen. Boekingen Het programma bevat systeemrekeningen voor o.a. Voorraad, Wijziging voorraadniveau, Factuur, niet ontvangen, Accijnzen en vracht. Voor het type Voorraadartikel worden in principe deze systeemrekeningen gebruikt bij het automatische inboeken van voorraadtransacties. Indien u verschillende balansrekeningen wilt voor verschillende artikelen, kunt u deze rekeningen voor elk artikel overschrijven. Dit doet u in het Artikelregister, op het tabblad Instellingen. Er dient geen verschil te ontstaan tussen de voorraadwaarden in de boekhouding en de artikelmodule. Daarom worden de balansrekeningen bijgewerkt op het moment dat in- en uitgaande voorraadtransacties geregistreerd worden. Boekingen worden daarom uitgevoerd bij: Invoer van goederenontvangst Boeken van een inkoopfactuur Levering van artikelen aan klanten Boeken van een verkoopfactuur Een factuur kan de voorraadwaarde bijwerken gebaseerd op uw handelingen. U kiest ervoor om bij te werken bij het afdrukken van een Factuur, Pakbon of Inzamellijst. De instellingen hiervoor heten Voorraad bijwerken op het tabblad Voorraad in de bedrijfsinstellingen voor Artikel. Winst en verlies zal eerst beïnvloed worden bij een verkoopfactuur. Automatische boekingen die eventueel voorkomen op de resultaatrekening, zullen daarvoor geen netto-effect hebben op het resultaat. U kunt kiezen voor de mogelijkheid om de voorraadtransacties in Winst en Verlies kunt aflezen. In dat geval krijgt u twee extra boekstukregels bij artikelontvangst en artikellevering. Deze functie staat standaard uit als u een nieuwe database aanmaakt. Als u een versie 9 of nog minder recente versie ge-update heeft, zal de functie actief zijn. U vinkt Bijwerken voorraadwaarde magazijn af in Module-instellingen voor Artikel, in het tabblad Prijzen om de functie te activeren. Winst en verlies zal ook beïnvloed worden door inventarisatie en handmatige voorraadbeweging. Als u wilt dat deze veranderingen automatisch het resultaat beïnvloeden, kunt u de systeemrekening hiervoor veranderen in een balansrekening. U dient de afstemming van deze rekening in dat geval wel handmatig te doen. Voorraad Voorraadniveau In dit register heeft u een overzicht over het voorraadniveau van alle artikelen. Bovendien ziet u o.a. ook de hoeveelheden die op het punt staan aan de voorraad te worden toegevoegd of uit de voorraad genomen worden. Dat wil zeggen de hoeveelheid artikelen van de leverancier (inkopen in de inkoopmodule met de status Besteld ) en de hoeveelheid artikelen in verkooporders die nog niet zijn geleverd. 218

228 MAGAZIJNMODULE Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven artikelen kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Magazijn: Hier kunt aangeven van welk magazijn u de artikelen wilt zien of met de keuze Alle kunt de voorraadartikelen van alle magazijnen bekijken. Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om de voorraadgegevens van dit specifieke artikel te bekijken. Artikelgroep: Hier selecteert u welke artikelgroep u in het venster wilt bekijken. U kunt de filter ook uitschakelen door Alle te kiezen. Subgroep: Om een subgroep te kunnen selecteren moet u eerst een artikelgroep hebben gekozen. Geef de subgroep aan van het artikel die in het venster weergegeven moeten worden. U kunt de filter ook uitschakelen door Alle te kiezen. De behandeling van een artikel 1. Geef de gewenste selectiecriteria aan voor magazijn, artikelcode, artikelgroep of subgroep. 2. Markeer het artikel dat u wilt bewerken. 3. Geef aan of u: Artikelen naar een ander magazijn wilt overbrengen Een stuklijst wilt samenstellen/opsplitsen Voorraad wilt overbrengen tussen verschillende varianten van een artikel Gewenst voorraadniveau wilt aangeven Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten Aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. 219

229 MAGAZIJN Hoe gewenste voorraadniveaus definiëren? Onder in het scherm kunt u het aantal aangeven van een artikel dat u wilt dat er te allen tijde in voorraad moet zijn zodat u later rapporten kunt afdrukken waarin aangegeven wordt van welke artikelen de voorraad onvoldoende is, of voor gebruik in Inkoop-Wizard van de inkoopmodule om meer van dit artikel te bestellen. Tip! U kunt deze niveaus ook bijwerken in het tabblad Magazijn in het artikelregister. Zo definieert u voorraadniveaus 1. Zoek het gewenste artikel op in het overzicht en markeer de artikelregel. 2. Voer de verschillende voorraadniveaus in die voor het artikel in dit magazijn moeten gelden: Maximum voorraad: Het maximale aantal van het artikel dat in voorraad mag liggen. Minimum voorraad: Het minimale aantal van het artikel dat in voorraad mag zijn. Inkoophoeveelheid: Het gewenste aantal dat voor de voorraad moet worden ingekocht. Inkoop aantal: Het aantal dat per inkoop dient te worden ingekocht. Wanneer u de verschillende voorraadgegevens heeft ingegeven, gaat u naar het venster Artikelen met beschikbaar aantal onder inkoopniveau om te zien van welke artikelen er minder beschikbaar zijn dan de inkoophoeveelheid (voorraadniveau min het aantal op verkooporders / Aan klant) of minder dan de minimum voorraad. U kunt de Inkoop-Wizard gebruiken om artikelen in te kopen aan de hand van deze voorraadniveaus. Hoe de voorraad naar een ander magazijn overbrengen? Indien u verschillende magazijnen gebruikt dan kunt u artikelen van het ene naar het andere magazijn overbrengen. Deze functie is toegankelijk vanuit de Magazijnmodule en vanuit de Artikelmodule in het tabblad Magazijn. Zo brengt u de voorraad van het ene magazijn over naar het andere 1. Klik Naar ander magazijn overbrengen. 2. Tik het over te brengen aantal in. U kunt maximaal het aantal overbrengen dat in voorraad is. 3. Kies naar welke Magazijn u wilt overbrengen. 4. Kies naar welke locatie in het magazijn u wilt overbrengen. U kunt de locatie selecteren indien u voor uw bedrijf bij de bedrijfsinstellingen het gebruik van voorraadlocaties heeft aangegeven. Indien u bij de bedrijfsinstellingen heeft aangegeven Het bedrijf slaat hetzelfde artikel op in dezelfde voorraad op verschillende locaties, kunt ook naar een andere locatie binnen hetzelfde magazijn overbrengen. 5. Klik op OK De voorraad is overgebracht. 220

230 MAGAZIJNMODULE Niet-geleverde orders Hier heeft u een overzicht van alle orders waarvan de artikelen nog niet zijn opgenomen uit de voorraad. Dit kunnen verkooporders zijn met de status Niet-verwerkt, Nalevering of Factureer (niet geleverd). Het bovenste gedeelte van het overzicht toont de verkooporders en het onderste gedeelte de bijbehorende artikelregels waar het aantal r;geleverd lager is dan het aantal 'besteld'. Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Aanmaken Activiteiten kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. Behandeling van een order 1. Geef de selectiecriteria aan voor het overzicht. Boven in het venster vindt u een aantal filters voor de orderstatus die het aantal weer te geven orders kunnen beperken. U kunt op status filteren of op artikelcode zoeken. U kunt ook in de artikellijst zoeken door op de Zoek-knop te drukken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. 2. Markeer in het bovenste gedeelte van het venster de order die u wilt bewerken. 3. Geef aan of u: Artikelen wilt leveren: Dat wil zeggen artikelen wilt opnemen uit de voorraad door een inzamellijst of Pakbon af te drukken. Artikelen uit voorraad wilt reserveren: Zorgt er voor dat artikelen die momenteel in voorraad zijn voor deze order gereserveerd worden. Van inkoop wilt reserveren: Zorgt ervoor dat een bij de leverancier besteld artikel wordt gereserveerd voor deze klant (verkooporder) Tip! De velden In staat te leveren in de twee overzichten worden op deze manier berekend:aantal niet geleverd/aantal eenheden van te reserveren transactie + voorraadniveau - aan klanten) *

231 MAGAZIJN Omschrijving van de velden op de onderste regel Voorraadniveau: Het voorraadniveau van het aangegeven artikel in die magazijn/voorraadlocatie. Totaal voorraadniveau: Het totale voorraadniveau van het aangegeven artikel in alle magazijnen/voorraadlocaties. Inkoop, niet ontvangen Hier heeft u een overzicht uit van de inkoopmodule met inkooporders met de status Besteld en waar niet alle artikelen zijn ontvangen. Door één van de inkooporders in het bovenste gedeelte van het overzicht te markeren, worden de bijhorende orderregels in het onderste gedeelte van het scherm weergegeven. Wanneer de artikelen worden geleverd, kunt u de ontvangst in dit venster registreren. De artikelontvangst kan eventueel ook in de inkoopmodule worden geregistreerd. Artikelontvangst bij een inkooporder registreren 1. Geef aan of de inkooporders die een verwachte leverdatum hebben getoond moeten worden door Inkopen met verwachte leverdatum weergeven te markeren. Hier wordt gedoeld op het veld Geplande leverdatum in de inkoopmodule. Indien dit veld gemarkeerd is, zullen uitsluitend deze inkooporders worden weergegeven. Zo niet, zullen uitsluitend de orders met dag van vandaag of eerder worden weergegeven. 2. Klik op Artikelontvangst. Lees meer over verdere registratie van artikelontvangst in het hoofdstuk "Inkoop". 222

232 MAGAZIJNMODULE Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Aanmaken Activiteiten kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau In dit register worden alle artikelen weergegeven waarvan er een kleiner aantal in voorraad of beschikbaar is dan er aangegeven is bij 'inkoophoeveelheid' of r; minimum voorraad. De minimum voorraad en inkoophoeveelheid wordt in het venster Voorraadniveau of in het Artikelregister aangegeven. U kunt ook de Inkoop-Wizard starten vanuit dit venster om een inkooporder voor deze artikelen aan te maken. Met behulp van een aantal filters kunt u aangeven welke artikelen in het overzicht moeten worden weergegeven: Markeer Artikelen met "beschikbaar aantal" onder inkoopniveau om de artikelen te bekijken die een beschikbaar aantal hebben (voorraadniveau min gereserveerd in verkooporders) dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau. Markeer Artikelen met "beschikbaar aantal" onder minimum voorraadniveau om de artikelen te bekijken die een beschikbaar aantal hebben (voorraadniveau min gereserveerd in verkooporders) dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau. 223

233 MAGAZIJN Markeer Artikelen met voorraad onder inkoopniveau om de artikelen te bekijken die een voorraadniveau hebben (voorraadniveau dat lager is dan aangegeven is bij Voorraadniveau). Reserveringen inkoop Reservering op inkoop houdt in dat u op verkooporders van een klant één of meerdere artikelen heeft gereserveerd van één of meerdere inkooporders. In dit venster ziet u alle reserveringen die zijn geregistreerd. De reservering op zich wordt geregistreerd bij Order - niet geleverd, Ordermodule of in de inkoopmodule. Boven in het venster vindt u meerdere filters waarmee u het aantal weer te geven artikelen met reserveringen op de inkoop kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. De beschikbare filters zijn: Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om de reserveringen op inkopen van dit specifieke artikel te bekijken. Verkoopordernr. Hier kunt u een artikelcode intikken of naar de verkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u een nummer van een inkooporder invoeren of naar de inkooporder bladeren om de reserveringen op inkopen van dit specifieke inkooporder te bekijken. Relatienr: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie bladeren om de reserveringen op inkopen voor deze specifieke relatie te bekijken. Bovendien kunt u het overzicht afgrenzen en uitsluitend de gereserveerde artikelen weer te geven voor een verkooporder die geleverd zijn of niet. 224

234 MAGAZIJNMODULE Serienummer in voorraad Dit is een overzicht van artikelen in voorraad waaraan serienummers, een uiterste houdbaarheidsdatum en/of een Partijnummer verbonden is. Bij de instellingen voor het artikelregister geeft u aan of deze verplicht aangegeven moeten worden bij de ontvangst of opname van artikelen. Een serienummer, houdbaarheidsdatum en Partijnummer is aan een bepaald artikel verbonden. Met behulp van de selectie van het serienummer kunt u de weg van een specifiek artikel door het bedrijf volgen. In het overzicht ziet u dan alle voorraadtransactie(-s) met dit/serienummer(s) die momenteel in voorraad zijn. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] gebruikt. De beschikbare filters zijn: Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om het serienummer van dit specifieke artikel te bekijken. Serienummer: Hier kunt u Van' en 'tot serienummer intikken om de serienummers in deze reeks te bekijken. Selectie: Hier kunt u alle serienummers uit de voorraad bekijken of uitsluitend die waaraan al dan niet een reservering is gekoppeld. Voorraadtransacties en reserveringen Bij voorraadtransacties en reserveringen heeft u een volledig overzicht over de oorzaken van alle voorraadwijzigingen. U kunt alle transacties van een bepaald artikel traceren op - bijvoorbeeld - serienummer vanaf het moment dat het artikel in voorraad werd gelegd totdat deze aan de klant werd verzonden. U ziet ook welke artikelen er eventueel zijn gereserveerd voor klanten. De transacties worden automatisch in categorieën ingedeeld aan de hand van de bewerkingen, die tot de transactie leidden. Dat wil zeggen dat een voorraadtransactie een gevolg van een factuur, creditnota, inkoopopdracht, inventarisatie, monteren of demonteren van een stuklijst of een overbrenging tussen magazijnen zou kunnen zijn. Een voorraadtransactie kan ook handmatig worden aangemaakt indien het bijvoorbeeld nodig is om het voorraadniveau bij te werken buiten de geautomatiseerde procedures in de andere modules. Uitsluitend handmatig aangemaakte voorraadtransacties kunnen gewist worden. Lees meer over in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie" voor informatie over de overige knoppen in de werkbalk. Het venster Artikelstroom geeft u een volledige traceerbaarheid voor alle voorraadtransacties. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten aan de basis lagen voor de transactie en u kunt het boekstuk in het grootboek vinden indien deze werd aangemaakt. Door op de pijlknop rechts van Activiteiten aanmaken te klikken, kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteiten en in welke modules de activiteiten beschikbaar dienen te zijn met behulp van de activiteitssjablonen. Boven in het venster vindt u meerdere filters afrollijsten waarmee u het aantal weer te geven voorraadtransacties en/of reserveringen van de voorraad kunt beperken. De wijzigingen van de filters worden pas getoond als u op Bijwerken klikt of de functietoets [F5] toetst. 225

235 MAGAZIJN De beschikbare filters zijn: Type: Hier kunt u aangeven of zowel voorraadtransacties en reserveringen weergegeven moeten worden of uitsluitend reserveringen, dan wel in- en uitgaande voorraadtransacties. Categorie: Hier geeft u aan welke categorie voorraadtransacties weergegeven moet worden. De categorie is een indicatie welk proces binnen het bedrijf (en Mamut) tot de transactie leidde. Selecteer eventueel (Geen) om alle transacties van alle categorieën weer te geven. Artikelcode: Hier kunt u een artikelcode intikken of naar een artikel bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op dit specifieke artikel te bekijken. Relatienr: Hier kunt u een relatienummer intikken of naar de relatie (klant) bladeren om uitsluitend de voorraadtransacties en/of de reserveringen op artikelen voor dit specifieke artikel te bekijken. Magazijn: Hier kunt u bepalen van welk magazijn u de voorraadtransacties en/of reserveringen wilt bekijken. Serienummer: Hier kunt u van' en 'tot serienummer intikken om de serienummers van uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen in deze reeks te bekijken. Datum: Hier kunt u een datum intikken, of op de knop klikken om een periode aan te geven waarvan u de voorraadtransacties en/of reserveringen wilt bekijken. Ordernr: Hier kunt u een verkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen van deze verkooporder te bekijken. Inkoopnr.: Hier kunt u een inkoopordernummer intikken om uitsluitend de voorraadtransacties en/of reserveringen van deze inkooporder te bekijken. 226

236 MAGAZIJNMODULE Hoe handmatig een voorraadtransactie aanmaken? Zo maakt u handmatig een vooraadtransactie aan: 1. Ga naar Beeld - Magazijn - Magazijn - Voorraadtransacties en reserveringen 2. Klik op Nieuw om een nieuwe voorraadtransactie aan te maken. Het volgende moet minimaal worden ingevuld: Artikelcode: Voer het artikelcode in of blader naar het artikel waarvoor de voorraadtransactie gemaakt moet worden. Type: Geef aan of het een voorraadtransactie In of Uit het magazijn is. Magazijn: Geef aan welk magazijn de voorraadtransactie betreft. Aantal: Geef het aantal artikelen in. Indien het Type Uit is, kan het aantal niet hoger zijn dan de hoeveelheid in voorraad min het aantal In verkooporder/aan klant bij Voorraadniveau. Wanneer het artikel, waarop u een voorraadtransactie registreert, in het Artikelregister is aangemaakt met Verplicht serienummer, Verplicht Partijnummer of Verplichte Houdbaarheidsdatum bij invoer in of opname uit voorraad, moet u dit ook aangeven in het tabblad Serienummer, partijnummer en houdbaarheidsdatum. 3. Klik op OK. U heeft nu handmatig een voorraadtransactie aangemaakt. U kunt de transacties traceren in het venster artikelstroom. Artikelstroom Artikelstroomvenster Het venster artikelstroom geeft u de mogelijkheid om naar alle voorraadtransacties te zoeken. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek vinden, als deze is aangemaakt. Het venster is te vinden in de magazijnmodule, Voorraadtransacties en Reserveringen. U kunt het voorraadtransactie-venster ook openen vanuit Order/Factuur en Inkoop, in het tabblad Artikelregels. Vanuit het venster kunt u opzoeken welke posten er aan de basis van een transactie liggen en het boekstuk in het grootboek terugvinden, indien deze is aangemaakt. Werkbalk U kunt de twee scrollmenu s linksboven gebruiken, deze filteren de transactie(s) die u wilt zien. In de eerste lijst kiest u het type transactienummer waarnaar u wilt zoeken en in de andere lijst het nummer. Wanneer u kiest voor boekstuknummer, krijgt u ook de mogelijkheid om het boekjaar te kiezen. Lijst: Opent de lijst over Order of Inkoop. Toon dagboeken: Geeft alle boekstukken weer die gekoppeld zijn aan alle transacties die getoond worden. Wanneer er transacties gevonden zijn, kunt u ook een boekstuk openen voor een 227

237 MAGAZIJN bepaalde transactie door deze te markeren in de lijst en te klikken op het bijbehorende icoon rechts onderin het venster. Linkergedeelte In het linkergedeelte van het venster worden de transacties weergegeven in een boomdiagram. Dit geeft de mogelijkheid om vanaf twee "richtingen" te zoeken. U kunt een transactie markeren in het boomdiagram, zodat u de bijgewerkte informatie over iedere transactie terug kunt zien in het rechtergedeelte van het venster. Rechtergedeelte In het rechtergedeelte van het venster kunt u gedetailleerde informatie vinden over de transactie die in het linkergedeelte geselecteerd is. De knop is alleen toegankelijk wanneer er gerelateerde posten gevonden zijn. Opent het artikel. Opent voorraadinformatie. Opent order/factuur. Opent relatie. Opent gedetailleerde informatie over kosten gekoppeld aan transacties. Opent inkopen die aan de transactie gerelateerd zijn. Opent dagboeken met alle boekstukken gekoppeld aan transacties. Dagboeken Dagboeken opent u met behulp van een knop in de werkbalk bovenaan het venster Artikelstroom. De knop kan alleen aangeklikt worden als het boekstuk is gekoppeld aan de gekozen transactie in Artikelstroom. Dagboeken geeft de magazijnboekstukken weer die gekoppeld zijn aan een voorraadtransactie, of eventueel boekstukken gekoppeld aan alle transacties. Ga naar boekstuk: Opent het boekstuk in het grootboek. Selecteer het boekstuk in de lijst en klik op het icoon. In het scrollmenu kunt u een selectie maken voor wat er wordt weergegeven in de lijst Transactienr.: Alle of elk beschikbaar nummer. Boekstuknr.: Alle of elk beschikbaar nummer. Rekening: Alle, of alleen de relevante grootboekrekening. 228

238 MAGAZIJNMODULE Magazijnregister In het voorraadregister wordt de voorraad aangemaakt en de eventuele locatie per voorraad ingevoerd. Ook kunt u de artikelen aan magazijn en locatie koppelen. Het bijwerken van de voorraad vindt plaats in Inventarisatie, samen met het registreren van andere voorraad-gerelateerde transacties. Nieuw: U kunt een nieuw magazijn aanmaken door te klikken op Beeld - Magazijn - Magazijn, klik vervolgens op de knop Magazijnregister en klik op Nieuw. Bewerken: Bewerken van de mogelijkheden in magazijn. Verwijderen: Magazijn verwijderen. U kunt een magazijn dat in gebruik is geweest niet verwijderen. Wanneer u stopt met het gebruiken van een magazijn, moet u ervoor zorgen dat alle voorraadkoppelingen van artikelen voor dit magazijn zijn verwijderd. U kunt een magazijn legen en artikelen verplaatsen met behulp van Inventarisatie. Koppeling naar artikelen: Koppelt artikelen aan het magazijn. Aanmaken van activiteiten: Door te klikken op de pijlknop rechts van Activiteiten aanmaken kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud van de activiteiten en welke modules er beschikbaar mogen zijn bij gebruik van de activiteitssjablonen. Tip! Wanneer u met meerdere voorraden/magazijnen werkt, kunt u in Gebruiksinstellingen voor Artikel, in het tabblad Magazijn, het magazijn kiezen en ook eventueel aangeven welke locatie voor u als gebruiker als standaard zal worden gebruikt. Zo koppelt u artikelen aan magazijn/voorraad 1. Kies Beeld Magazijn - Magazijnregister. 2. Markeer het gewenste magazijn in de lijst. 3. Klik op Koppeling naar artikelen. 4. Klik op Nieuw. 5. Markeer de artikelen die aan het magazijn gekoppeld moeten worden, door het vakje voor het artikelnummer aan te vinken. Verander eventueel ook de locatie in het vakje Locatie. 229

239 MAGAZIJN 6. Klik op OK. U kunt nu de artikelen in het actuele magazijn gebruiken. Tip! In het artikelregister, tabblad Magazijn kunt u ook losse artikelen aan het magazijn koppelen. Magazijngegevensvenster In het voorraadregister kan voorraad worden ingevoerd en eventueel de locatie in het magazijn worden aangegeven. Tip! U kunt een magazijn direct vanuit het artikel bewerken met behulp van de knop Ga naar magazijn in het tabblad Magazijn. 230 Magazijn: Naam in voorraad. Identificeert de voorraad wanneer u een voorraad kiest. De naam kan veranderd worden, aangezien het veld Voorraad ID de voorraad onderscheidt. Voorraad IDveld wordt gegenereerd in het systeem wanneer een voorraad aangemaakt wordt. Adres: Adres van magazijn. Telefoon: Telefoonnummer magazijn. Fax: Faxnummer magazijn.

240 MAGAZIJNMODULE adres gekoppeld aan magazijn. WWW: Hyperlink naar www-site. Plaats: Informatie over de locatie is alleen beschikbaar wanneer de locatie is geactiveerd in de bedrijfsinstellingen. Een magazijn welke in gebruik is geweest maar niet langer gebruikt wordt, moet als Inactief gemarkeerd worden. Vergeet niet om eerst de inhoud over te brengen. 231

241 MAGAZIJN INVENTARISATIE Inventarisatie is de enigste module in het programma waar het mogelijk is om directe wijzigingen aan te brengen aan het voorraadniveau. Let op! Een inventarisatie corrigeert de voorraadaantallen. Let er op dat niet de getelde voorraad verandert. Om de waarde voor de juiste getelde voorraad te krijgen, kunt u deze bijwerken bij inboeken. U kunt werken met een inventarisatie voor elk magazijn en deze onderweg opslaan. Tot dat de inventarisatie is Verwerkt, wordt de voorraad niet bijgewerkt. Bij een uitgevoerde inventarisatie dient u noch een verkoop noch een inkoop die de voorraad beïnvloeden te registreren. Annuleren of opslaan van gedeeltelijk getelde voorraad Indien u tijdens de inventarisatie op Annuleren klikt, kunt u de inventarisatie waarmee u was begonnen, annuleren. Wanneer u deze annuleert, zullen de wijzigingen niet worden opgeslagen, maar indien u Nee antwoordt bij de annulering, worden de geregistreerde gegevens opgeslagen en kunt u dezelfde inventarisatie op een later tijdstip voortzetten. Indien u de inventarisatie later wilt voortzetten, zullen uitsluitend de artikelen die in het artikelbestand aanwezig waren op het moment dat de telling werd gestart, worden opgenomen. Op die manier behoeft u geen rekening te houden met artikelen die op een later tijdstip of tijdens de inventarisatie zijn toegevoegd. Voorraad nul Bovendien is er in dit venster een optie om het aantal in Voorraad op nul te zetten. U gebruikt deze functie om de gehele voorraad te verwijderen. 232

242 INVENTARISATIE Activiteiten Activiteiten aanmaken: Door te klikken op het pijltje aan de rechterkant van Activiteiten aanmaken kunt u doelgerichte activiteiten aanmaken. Met behulp van de Activiteitssjablonen bepaalt u zelf welke activiteitentypes toegangelijk dienen te zijn in welke modules. Inventarisatie bij overgang naar een nieuw jaar Het is belangrijk om de voorraad te corrigeren op de juiste datum, in het bijzonder bij de overgang naar een nieuw jaar, traditioneel 31 december. Indien u de inventarisatie niet uitvoert op deze datum, kunt u de systeemsdatum veranderen voordat u de inventarisatie verwerkt. Vergeet niet daarna de datum terug te stellen. Rapporten U kunt een inventarisatielijst afdrukken, evenals een meer gedetailleerd overzicht dat eventueel serienummer, EAN-code, partijnummer en houdbaarheidsdatum weergeeft. Let op! Indien u gebruik maakt van serienummer, partijnummer of houdbaarheidsdatum, dient u een apparte inventarisatielijst voor deze af te drukken. Dit is het rapport Inventarisatielijst: serienummer, partijnummer en houdbaarheidsdatum. Voorraadwaardelijst (transacties): De voorraadwaardelijst toont de voorraadwaarde vóór uitgevoerde inventarisatie. Hoe een inventarisatie uitvoeren? Zo voert u een inventarisatie uit 1. Open het inventarisatievenster via het menu Beeld - Magazijn - Inventarisatie. 2. Kies het magazijn waarvoor u een inventarisatie wilt uitvoeren in de afrollijst bovenaan. 3. Vul de artikelcode in waarvoor u de inventarisatie wilt doen en klik op Enter. Wanneer u een streepjescode-scanner heeft dan kunt u de streepjescode inlezen. Dan komt u direct in het venster Getelde voorraad. De streepjescode vindt u in het veld EAN-code in het artikelregister. U kunt eventueel bij Filterinstellingen aangeven welke artikelen zichtbaar zijn in het overzicht, zodat u eenvoudiger het juiste artikel kan vinden. U kunt ook op de kolomtitel klikken om de artikellijst per kolom te sorteren. U kunt ook de voorraad per artikel direct in het overzicht wijzigen. Gebruik de pijlknop op het toetsenbord om naar het volgende artikel in de lijst te komen. 4. Registreer de nieuwe voorraad in de kolom Getelde voorraad voor elk artikel waarvan de voorraad gewijzigd dient te worden, en klik op Enter. 5. Klik op Afdrukken om de inventarisatie, die de telling weergeeft af te drukken. 6. Klik op OK. U krijgt de vraag of de inventarisatie dient te worden uitgevoerd. Indien uw antwoord Ja is, dan zal de voorraad worden gecorrigeerd gebaseerd op de Getelde voorraad. 7. U krijgt tevens de vraag of u de inventarisatielijst wilt afdrukken. 233

243 MAGAZIJN De inventarisatie heeft nu het aantal in het magazijn gecorrigeerd. U kunt nu een bijgewerkte Voorraadwaardelijst (transacties) van de rapportmodule afdrukken om de aangepaste voorraadwaarde weer te geven. 234

244 STUKLIJST STUKLIJST Hoe een stuklijst samenstellen/opsplitsen? Een stuklijst is een artikel dat samengesteld is met andere artikelen (onderdelen). Of een artikel een stuklijst of een onderdeel van een stuklijst is, wordt aangeven in het tabblad Stuklijst in het Artikelregister. Tijdens het opbouwen van een stuklijst wordt er een voorraadtransactie aangemaakt in de categorie Montage voor elk onderdeel dat in de stuklijst verwerkt wordt. Een stuklijst samenstellen 1. Markeer de gewenste stuklijst. 2. Klik op Samenstellen. 3. Tik het aantal samen te stellen stuklijsten in. Het maximale aantal stuklijsten dat samengesteld kan worden, wordt bepaald door het aantal beschikbare onderdelen in voorraad ( Voorraadniveau' min het aantal in verkooporder/'aan klanten'). 4. Klik op OK. Bij het samenstellen van stuklijsten worden er onderdelen opgenomen uit het primaire magazijn dat u in het overzicht heeft aangegeven. Indien er onvoldoende beschikbare voorraad van onderdelen is in dit magazijn, zullen er onderdelen worden opgenomen uit het standaardmagazijn van de onderdelen en vervolgens uit andere magazijnen met beschikbare voorraad. Een stuklijst opsplitsen 1. Markeer de gewenste stuklijst. 2. Klik op Opsplitsen. 3. Tik het aantal op te splitsen stuklijsten in. 4. Klik op OK. De opgesplitste onderdelen worden in hetzelfde magazijn teruggelegd als vanuit welke ze bij het samenstellen werden opgenomen (d.w.z. het magazijn dat u in het overzicht heeft geselecteerd voor de stuklijst) indien de onderdelen nog steeds aan het magazijn gekoppeld zijn. Tabblad: Stuklijst Wanneer het bedrijf samengestelde artikelen die uit meerdere onderdelen zijn opgebouwd levert, kan dit artikel als een Stuklijst worden gedefinieerd. Men kan zich bijvoorbeeld een bedrijf voorstellen dat een oplossing voor een kantoor levert bestaande uit twee boekenplanken, een bureaustoel en een bureau. Dan kan het gehele product als één stuklijst worden gedefinieerd. De boekenplanken, stoel en bureau worden als componenten gedefinieerd. 235

245 In dit tabblad geeft u aan of het artikel op zich de stuklijst is of dat er componenten zijn die onderdeel uitmaken van de stuklijst. Let u er op dat diensten ook onderdeel kunnen zijn van een stuklijst. Zo maakt u een stuklijst aan Voordat u een stuklijst kunt aanmaken moet u de artikelen registreren die een onderdeel zijn van de stuklijst. 1. Maak een nieuw artikel aan of blader naar een artikel dat onderdeel moet uitmaken van de stuklijst. 2. Selecteer het tabblad Stuklijst. 3. Vink aan bij Onderdeel van een stuklijst. Herhaal de punt en 1-3 voor alle artikelen die een onderdeel van de stuklijst zijn. 4. Klik op Nieuw om de stuklijst als een nieuw artikel te registreren. 5. Selecteer het tabblad Stuklijst. 6. Vink aan bij Stuklijsten met onderdelen. 7. Geef de instellingen aan hoe de stuklijst weergegeven moet worden op offerte/order, factuur en bij inkopen. Eenvoudig overzicht: Geeft de artikelcode en - naam weer van zowel de stuklijst als het onderdeel, maar uitsluitend aantal, prijs en totaal van de artikelregel van het onderdeel. Uitgebreid overzicht: Geeft aantal, prijs en totaal weer, ook voor onderdelen. Onderdelen niet weergeven: Kies voor deze optie indien u wilt dat uitsluitend de stuklijst wordt weergegeven in offertes, orders, facturen of bij inkopen. 8. Geef aan op welke wijze de voorraad moet worden bijgewerkt (Bijwerken voorraad) bij de n- en verkoop van de stuklijst. Onderdelen bijwerken: De voorraad wordt bijgewerkt bij voorraadtransacties van onderdelen in de stuklijst. Hoofdartikel bijwerken: U kiest deze optie indien u wilt dat de voorraadtransacties invloed moeten hebben op de stuklijst (hoofdartikel). Dan moet u een stuklijst samenstellen voordat u deze kunt verkopen. 9. Kies hoe de Prijsaanpassing zal fungeren. Kostprijs bijwerken reguleert de kostprijs van de stuklijst gebaseerd op de veranderingen van de prijs van de onderdelen. 236

246 STUKLIJST Kostprijs en verkoopprijs bijwerken stelt de verkoopprijs van de stuklijst bij, gebaseerd op de verandering van de prijs van de onderdelen. 10. Klik op Nieuw in het tabblad om een onderdeel aan de stuklijst te koppelen. 11. Selecteer één van de onderdelen die u onder punt 1 heeft aangemaakt. 12. Klik op OK. 13. Voer het Aantal eenheden in die onderdeel moeten zijn van de stuklijst. 14. Klik op OK. Herhaal de punten tot alle onderdelen die deel uit maken van de stuklijst, zijn toegevoegd. Een stuklijst is aangemaakt. Tip! Om de stuklijst te kunnen opsplitsen, zet u Bijwerken voorraad bij inkoop op 'Onderdeel bijwerken' en Bijwerken voorraad bij verkoop op 'Hoofdartikel bijwerken'. 237

247

248 Hoofdstuk 5: Personeel In dit hoofdstuk: PERSONEEL Medewerkersregister Personeel Contactgegevens Personalia Notities Activiteiten Document Project Zoeken en filteren in het medewerkersregister Afwezigheid Hoe afwezigheid registreren? Vaardigheid Het vaardigheidsregister Hoe een nieuwe vaardigheid registreren? URENREGISTRATIE Hoe een nieuwe urenstaat aanmaken? Hoe een urenregel aan een activiteit koppelen? Hoe uren registreren vanaf uw bureaublad? Lijst van urenstaten Urenregels regenereren Statushistorie Hoe urenregels naar order-/projectmodule overbrengen? Urensoortregister Urensoort per project Instellingen voor urenregistratie Gebruikersinstellingen voor Urenregistratie Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie

249 PERSONEEL PERSONEEL Medewerkersregister In het Medewerkersregister slaat u alle noodzakelijke informatie over uw medewerkers op. Dit geldt voor informatie zoals naam, adres, telefoonnummer, functie, datum indiensttreding, enz. U kunt ook informatie betreffende de vaardigheid van de medewerker, afwezigheid, activiteiten, documenten en notities registreren en indien gewenst een foto van uw medewerkers invoegen. Iedere werknemer heeft een eigen werknemerskaart. Deze kaart bestaat uit twee delen. Het bovenste deel bevat algemene informatie over de werknemer, terwijl het onderste deel bestaat uit tabbladen met aanvullende informatie. Nieuwe werknemers registreert u door op Nieuw te klikken. In het bovenste gedeelte van de medewerkerskaart vult u onder andere de Medewerkers-id, Initialen, Voornaam, Tussenvoegsel en Achternaam van de medewerker in. Als u een foto van de werknemer wil invoeren, klik dan op Afbeelding invoegen. Klik verder op de knop Zoek foto in het geopende venster om het juiste bestand te vinden (moet lokaal op uw computer opgeslagen zijn). In de afrollijst Functie kiest u de functie van de medewerker. Als de juiste functie niet in de lijst staat, kunt u deze registreren door met de rechtermuisknop in dit veld te klikken en Standaardregister wijzigen te kiezen. Medewerkers die niet langer in dienst zijn, kunnen als non-actief worden weergegeven. Het is mogelijk een oude medewerker te verwijderen indien de medewerker het jaar dat hij gestopt is + een jaar als non-actief heeft gestaan. 240

250 PERSONEEL Door te klikken op het pijltje rechts van de knop Activiteiten aanmaken kunt u een gedetailleerde activiteit aanmaken. U bepaalt zelf de inhoud en in welke modules de activiteit moet worden weergegeven. Boven in het medewerkersregister kunt u onder de knop Instellingen de standaard werktijd, lunchtijd en aantal arbeidsuren per dag invoeren. Standaard wordt de afwezigheid als een gehele dag geregistreerd, maar indien u afwezigheid wilt aangeven in uren, kan dit worden ingesteld per uur. Indien de medewerker ook als gebruiker geregistreerd is, kunt u gebruiker en medewerker koppelen in de afrollijst bij Gebruiker. Lees meer over hoe u dit doet in de paragraaf "Beheerder" in de introductiehandleiding "Installeren, instellingen, rapporten en selectie". NB! Indien de medewerker moet verschijnen als "Onze ref." in de order- en relatiekaart, dient u deze aan te vinken als Consulent. Personeel U vindt de knoppen Contactgegevens, Personalia, Afwezigheid, Vaardigheid en Notities op het tabblad Personeel. Met elk van deze knoppen kunt u aanvullende informatie registreren voor elk van uw werknemers. Contactgegevens Alle informatie over een medewerker, zoals adres, telefoonnummers en adressen, wordt opgeslagen bij Contactgegevens onder het tabblad personeel. U kunt selecteren welk telefoonnummer het standaardnummer voor de medewerker moet zijn. Het geselecteerde nummer wordt weergegeven op de bovenste helft van de medewerkerskaart, samen met het adres. Het adres van de medewerker wordt geregistreerd in het betreffende veld of door te klikken op de knop Adres. Als u meer adressen voor een medewerker wilt registreren, bijv. projectadressen of tijdelijke adressen, doet u dit door op de pijlknop onder Adres te klikken. Ook kunt u de tijdsperiode registreren waarvoor elk adres geldt. 241

251 PERSONEEL Personalia Onder de knop Personalia kunt u de geboortedatum en het sofi-nummer van uw medewerker registeren. Indien uw medewerker zelfstandig ondernemer is, kunt u dit aanvinken en vervolgens het KVKnummer registreren. Het KVK-nummer dient te worden geregistreerd om het correcte loon te registeren en uit te kunnen laten betalen aan de zelfstandige ondernemer. Door op de zoekknop bij Bankrekening te klikken krijgt u het scherm Bankgegevens te voorschijn. Hier kunt u de bankgegevens van uw medewerker registreren. U kunt tevens de civiele status en relatiegegevens (bijv. echtgeno(o)t (e), een familielid etc) van uw medewerker registreren. Het gemakkelijk beschikbaar hebben van relatiegegevens kan erg handig zijn bij noodgevallen. Onder Eigen Gedefinieerde Velden kunt u zelf kiezen welke overige informatie u wilt registeren. Dit kan bijvoorbeeld nationaliteit, jubileum, website adres ( indien uw medewerker een eigen website heeft) etc. zijn. Notities Op het tabblad Notities kunt u zoveel notities invoeren over een medewerker als u wilt. Nieuwe notities maakt u aan door te klikken op de knop Nieuw. Als u eigen notitietypes wilt aanmaken, kunt u met de rechtermuisknop klikken in de Notitie-vervolgkeuzelijst en kiezen voor Standaardregister wijzigen. Voorbeelden van alternatieve notitietypes zijn 'Prestaties' of 'Speciale projecten'. Als u een notitie markeert, wordt de notitietekst weergegeven in het tekstvak eronder. Activiteiten Op het tabblad Activiteiten kan de personeelsfunctionaris nieuwe activiteiten invoeren die een medewerker zal uitvoeren. Let op dat activiteitstypen die zijn gemarkeerd als personeelsactiviteit in het activiteitenregister zichtbaar zullen zijn in de lijst van het medewerkersregister. Voorbeelden van personeelsactiviteiten die u kunt aanmaken zijn personeelsvergadering en medewerkersgesprek. Alleen activiteitstypes die aangegeven zijn als medewerkersactiviteit in het standaardregister worden weergegeven in het medewerkersregister. Document Op het tabblad Document kunt u documenten met gegevens van de betreffende medewerker aanmaken, zoals het arbeidscontract, arbeidsvoorwaarden enz. De documenten die u aanmaakt via de medewerkerskaart, zijn automatisch gemarkeerd als het type Medewerker, maar dit kan veranderd worden indien u andere typen documenten wilt invoeren via de medewerkerskaart. Tip! U kunt een document openen door dubbel te klikken op het document in de lijst of door op Document openen te klikken. U kunt een document importeren met behulp van de knop Importeer document(-en). 242

252 PERSONEEL Project Op het tabblad Project heeft u een overzicht van alle projecten waaraan de medewerker gekoppeld is. U kunt ook een nieuwe koppeling aanmaken tussen een medewerker en een project door op Nieuw te klikken. Dan krijgt u de projectlijst weergegeven en kunt u een project selecteren. Zoeken en filteren in het medewerkersregister In het medewerkersregister kunt u in de keuzelijst rechts bovenaan de medewerkerskaart een Filter plaatsen en daarbij aangeven of u alleen actieve of niet-actieve medewerkers wilt zien of dat u alle medewerkers wilt weergeven bij het werken met het register. U kunt ook op medewerker zoeken. Via de zoekknop op de medewerkerskaart heeft u toegang tot een vereenvoudigd zoekvenster, waar u kunt zoeken op Medew.ID, Voornaam, Achternaam en Primair telefoonnr. U kunt ook in het zoekvenster op de knop Verfijnen klikken, zodat een zoekopdrachtvenster wordt geopend dat speciaal op de medewerkerskaart is toegespitst. Hier kunt u zoeken op andere criteria, zoals bijvoorbeeld het sofi-nummer van de medewerker en zelf aangepaste velden. Naast de zoekopties is het ook mogelijk om medewerkers te sorteren op een van de volgende criteria: medew.nr., voornaam, achternaam en registratievolgorde. Hiermee worden uw medewerkers in de gekozen volgorde weergegeven in de medewerkerslijst en bij het navigeren door de medewerkerskaarten met behulp van de pijlknoppen vooruit/achteruit. Afwezigheid Het beheer van Afwezigheid helpt u om de afwezigheid van uw medewerkers en de redenen daarvoor bij te houden. Afwezigheid wordt het hele jaar door voortdurend geregistreerd voor iedere medewerker en verdeeld over de verschillende afwezigheidstypen. U kunt de afwezigheidstypen instellen in het standaardregister om deze aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Ga voor het standaardregister naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klik met de rechtermuisknop op de afrollijst Type afwezigheid in het venster voor afwezigheidsregistratie en selecteer Standaardregister wijzigen. 243

253 PERSONEEL Naast het registreren van nieuwe gevallen van afwezigheid kunt u ook bestaande gevallen bewerken en wijzigen. Indien nodig kunt u ook afwezigheidsregistraties verwijderen. Voor een optimaal overzicht van uw afwezigheidsregister kunt u selecteren om alleen gevallen van afwezigheid voor het huidige of voorgaande jaar weer te geven. U kunt de gegevens in het register sorteren door te klikken op de kop van de kolom waarop u wilt sorteren. Als u met de rechtermuisknop op het register klikt, ziet u een voorbeeldweergave van een rapport van de gegevens. Dit kunt u afdrukken of exporteren naar Excel. Door te klikken op de knop Instellingen bovenaan op de medewerkerskaart kunt u de standaardwerktijden, lunchtijd en het totaal aantal werkuren per dag van de medewerkers registreren. Standaard registreert het afwezigheidsregister afwezigheid in hele werkdagen, maar als u afwezigheid overwegend in uren registreert, kunt u dit inschakelen door het vakje aan te vinken. Als u een afwezigheidsrapport wilt afdrukken, kunt u op de knop Afdrukken klikken. In het selectievenster dat vervolgens wordt geopend, kunt u selecteren welke medewerkers, periodes of van- en tot-data in het rapport moeten worden opgenomen. Hoe afwezigheid registreren? Zo registreert u afwezigheid 1. Klik op Nieuw in het venster Afwezigheid. 2. Selecteer het juiste Type afwezigheid in de afrollijst. 3. Selecteer Afwezigheid van datum en Afwezigheid tot datum met behulp van de afrollijst voor de datum. Als u ervoor hebt gekozen om afwezigheid in uren te registreren, moet u ook het aantal uren registreren. 4. Het totale aantal dagen/uren wordt automatisch berekend op basis van de door u ingevoerde data/uren. Als u een halve dag wilt registreren, kunt u het veld Aantal dagen overschrijven. 244

254 PERSONEEL 5. Gebruik het veld Notities als u meer gegevens wilt registreren over de reden voor de afwezigheid of vergelijkbare informatie. 6. Selecteer de juiste Afwezigheidsstatus. 7. Klik op OK. U kunt afwezigheidsregistraties bewerken of verwijderen door te klikken op de knoppen Bewerken of Wissen. Vaardigheid Het vaardigheidsregister Met het vaardigheidsregister kunt u informatie over de kwalificaties en vaardigheden van ieder van uw werknemers op één plek registreren en bewaren. Enkele voorbeelden van het soort informatie dat u kunt registreren zijn opleiding, diploma's, taalvaardigheden, werkervaring enz. Het Register kan ook worden gebruikt voor de registratie van cursussen en aanbiedingen voor aanvullende opleidingen voor uw werknemers plus de follow-up hiervan. U registreert de vaardigheid met een bepaalde Status, die de vaardigheid die een medewerker reeds heeft (Voltooid/Geslaagd), de vaardigheid die de medewerker aangeboden heeft gekregen te verwerven of de vaardigheid die de medewerker bezig is te verwerven, van elkaar onderscheidt. De vaardigheid wordt ingedeeld in verschillende Typen. Het systeem biedt een aantal vooraf ingestelde typen aan, die een onderscheid maken tussen bijvoorbeeld opleiding, werkervaring enz. De knop afdrukken drukt het rapport Overzicht vaardigheid per werknemer af. Tip! In de rapportmodule vindt u bovendien een rapport dat een Overzicht vaardigheid per vaardigheidstype voor de werknemers weergeeft. U kunt meerdere vaardigheidstypen en -statussen aanmaken in het standaardregister om de functie aan te passen aan de behoeften van uw bedrijf. Voor het standaardregister gaat u naar Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister of klikt u met de rechtermuisknop in de afrollijsten voor Type en Status tijdens de vaardigheidsregistratie en kiest u voor Standaardregister wijzigen. 245

255 PERSONEEL Systeembeheerder: Er zijn gebruikersrechten voor het vaardigheidsregister. Hoe een nieuwe vaardigheid registreren? Zo registreert u informatie over vaardigheden of aanbod van cursussen/opleidingen 1. Kies Beeld - Medewerkers - Medewerkersregister - Personeel - Vaardigheid. 2. Klik op de knop Nieuw. 3. Verander Datum wanneer u de datum van vandaag wilt overschrijven. 4. Kies het huidige Type vaardigheid in de afrollijst. 5. Vul het Onderwerp in. 6. Vul de Notities in. 7. Klik op Koppel... of Documenten importeren wanneer u een document wilt koppelen. 8. Kies de huidige Status in de afrollijst. 9. Stel Datum afgerond in op de datum waarop de registratie voltooid is, of gebruik evt. de datum waarop een opleiding is afgerond. 10. Klik op OK. De vaardigheid is geregistreerd. 246

256 URENREGISTRATIE URENREGISTRATIE Meer en meer bedrijven zien het nut in van urenregistratie met betrekking tot projecten, betaling van loon en doorfacturering. Veel medewerkers voeren dagelijks in hoeveel uren ze hebben gewerkt aan de verschillende projecten, de consultanturen die gefactureerd moeten worden aan klanten, het aantal gewerkte uren en overuren, vakantie, ziekte en andere afwezigheid. Met behulp van de module Urenregistratie kunnen u en uw medewerkers die uren registreren die belangrijk zijn om bij te houden voor uw bedrijf. Verkoopt u uren, dan is de urenregistratie van beslissende aard voor het documenteren van de factuurgegevens en doorfacturering naar uw klanten. Urenregels die worden doorgefactureerd, moeten zijn gekoppeld aan de klant waarvoor het werk is uitgevoerd, het product waarvoor de uren worden gefactureerd en kunnen gekoppeld worden aan een project indien wenselijk. In het urenregistratieregister registreert u per regel het aantal uren dat u heeft voltooid. De uren die deel uitmaken van dezelfde basisgrondslag, worden per regel geregistreerd. Dit kan bijvoorbeeld een werkdag zijn of consulentenwerk. Het belangrijkste is dat de uren, die in een regel geregistreerd staan, worden verrekend met hetzelfde uurtarief. Werkt u veel met projecten, dan kunt u door het registreren van alle uren van een project het tijdsverbruik, de resources en kosten berekenen voor het betreffende project. Urenregels gekoppeld aan een project, kunnen overgebracht worden naar de projectmodule, waar u vervolgens kunt doorfactureren op grond van de urenregels. Heeft u medewerkers met een uurloon, dan u kunt u elke medewerker zijn/haar uren laten invoeren. Medewerkers met een maandsalaris kunnen overuren, vakantie, ziekte, afwezigheid enz. invoeren. U kunt ook meerdere projecten aanmaken voor de verschillende werkzaamheden van uw medewerkers en hen laten registreren hoeveel uren zij per onderdeel gebruiken. Zo krijgt u een goed overzicht van het aantal uren dat medewerkers gebruiken voor vergaderingen, klantenbezoek, rapporteren enz. De urenregistratiemodule kan zo worden ingesteld opdat gebruikers met eenvoudige en meer complexe behoeftes de module efficiënt kunnen gebruiken. Lees meer over hoe u de module kunt aanpassen aan uw behoeftes onder Bedrijfsinstellingen en Gebruikerinstellingen. Door te klikken op Afdrukken, kunt u urenstaatrapporten afdrukken. Klikt u verder op Rapportmodule, dan krijgt u toegang tot een selectie rapporten die u gedetailleerde informatie geven over de geregistreerde uren. 247

257 PERSONEEL Hoe een nieuwe urenstaat aanmaken? Alle urenstaten worden aangemaakt en opgeslagen in de urenregistratiemodule. U maakt een urenstaat bijvoorbeeld aan per dag per medewerker, per week per medewerker, of voor verschillende medewerkers met uren. De module is zeer flexibel en kan worden aangepast aan meer geavanceerd of eenvoudig gebruik van urenregistratie. Zo maakt u een nieuwe urenstaat aan 1. Klik op Beeld, ga naar Urenregistratie en klik op Urenregistratie. 2. Klik op Nieuw. 3. Voer een Omschrijving in. Bv. 'Marijke - week 17'. 4. Voer eventueel een Notitie in. 5. Klik op Nieuw [+] om een urenregel in te voeren. 6. Registreer het aantal gewerkte uren per urenregel en voer nieuwe urenregels in voor elke datum. U dient ook nieuwe urenregels op dezelfde datum aan te maken als deze een verschillende prijs, project en afdeling hebben. Uren die op verschillende urenregels staan, kunnen wel in dezelfde berekening worden meegenomen in Order/Project. 7. Voer de relevante informatie in de overige kolommen in. U kunt zich verplaatsen met behulp van de TAB-toets op het toetsenbord. 8. Kies in de kolom Overdraagbaar of de urenregel naar Order of Project overgebracht dient te worden. 9. Registreer alle urenregels voor de urenstaat. 10. Klik op Opslaan. 248

258 URENREGISTRATIE Tip! U kunt regels voor uw urenregistratie ook rechtstreeks aanmaken vanuit het informatiehokje Urenregistratie op het bureaublad. Indien u bij het invoeren van de bedrijfsinstellingen de status Verwerking voltooid en Gereed voor overbrengen heeft gekozen, kunt u klikken op Urenstaat voltooien in de werkbalk en de status van de urenstaat veranderen van Niet-verwerkt in Verwerking voltooid. De personeelsfunctionaris kan hierna de urenstaat goed- of afkeuren. Goedgekeurde urenstaten kunnen overgebracht worden naar Order/Project, afhankelijk van welke instellingen u heeft ingesteld voor de Bedrijfsinstellingen en welk type overdracht u heeft geselecteerd in de kolom Overdraagbaar. Door op Afdrukken te klikken kunt u een rapport van de urenstaat afdrukken. Klikt u op Rapportmodule in de afrollijst bij Afdrukken, dan krijgt u een selectie rapporten met gedetailleerde informatie van geregistreerde uren. Geheel beneden in het scherm wordt het Urensoorten totaal gesommeerd. Klik op deze knop om de details over de urensoorten te zien. Het scherm geeft o.a. het aantal uren per order en project, net als het totaal salaris. Hoe een urenregel aan een activiteit koppelen? Het is mogelijk om een bestaande activiteit aan een urenregel te koppelen of een nieuwe activiteit aan te maken gebaseerd op een urenregel. Dit doet u in de kolom Activiteitsnr. door een activiteitsnummer in te voegen of door ' - ' in te toetsen (de minus-toets op het toetsenbord). Als u ' - ' invult, dan krijgt u een activiteitenoverzicht gekoppeld aan de medewerker, en kunt u kiezen welke activiteit gekoppeld dient te worden aan de urenregel. In het venster kunt u ook op Nieuw klikken en een activiteit aanmaken die gebaseerd is op een urenregel. Hoe uren registreren vanaf uw bureaublad? U kunt uren registeren vanuit de informatiestroom Urenregistratie op het bureaublad. De informatiestroom zal worden getoond indien u dit in uw gebruikersinstellingen voor uw bureaublad heeft aangegeven. De functie Urenregistratie registreert de tijd wanneer u op Start en Stop heeft geklikt en geeft daarmee een exacte registratie weer van de verbruikte uren op een urenstaat van uw keuze. U kunt o.a. kiezen uit niet-behandelde urenstaten. Deze moeten vooraf in de urenregistratiemodule worden aangemaakt. Lijst van urenstaten In het venster Urenregistratie kunt u klikken op Lijst in de werkbalk en u krijgt een volledig overzicht van urenstaten. U kunt een filter gebruiken en een status kiezen indien u enkel de urenstaten wenst te zien met een bepaalde status, en u kunt een selectie maken met behulp van de instellingen. 249

259 PERSONEEL In het overzichtsvenster ziet u in hoeverre het overbrengen naar order/project heeft plaatsgevonden. U kunt ook een urenstaat met de status Gereed voor overbrengen selecteren en deze overbrengen naar order/project met behulp van de knoppen in de werkbalk. Tip! U kunt bij de gebruikersinstellingen instellen dat het overzichtsvenster automatisch wordt geopend, wanneer u de urenregistratiemodule opent. Urenregels regenereren In het venster Urenregels regenereren kunt u de standaardwaarden instellen voor actieve urenregels en alle regels op de urenstaat. Deze optie kan handig zijn bijvoorbeeld bij de verandering van artikelprijzen en uurloon, kortingen en urensoortregister. Merk op dat de functie een Actieve regel bijwerkt, dwz. een urenregel die geselecteerd is, of Alle regels op de betreffende urenstaat. Voor het bijwerken van urenregels klikt u op Regenereer de regel(s) van de urenlijst in het venster voor urenregistratie. Selecteer welke elementen u wilt bijwerken en klik op OK. 250

260 URENREGISTRATIE Statushistorie De knop Statushistorie in Urensregistratie geeft u informatie over welke status de urenstaten hebben gehad, wanneer er statusveranderingen plaatsvonden, welke gebruiker de statusveranderingen invoerde, wanneer de overbrenging naar order/factuur geschiedde en welke gebruiker deze handelingen uitvoerde. Let op! De Statushistorie laat de geschiedenis zien van urenstaten die aangemaakt zijn in versie 10 of nieuwere versies. Hoe urenregels naar order-/projectmodule overbrengen? Wanneer een urenstaat volledig geregistreerd is, kunt u de urenregels overbrengen naar de order- /projectmodule. Vanuit welke status het overbrengen plaatsvindt, is afhankelijk van het type status dat is ingesteld bij de Bedrijfsinstellingen. De overbrenging kan worden uitgevoerd met de status Niet-verwerkt, Verwerking Voltooid en Gereed voor overbrengen. Onthoud in de kolom Overdraagbaar aan te geven hoe de uren overgebracht dienen te worden. Heeft u vergeten hier iets aan te geven, dan krijgt u hierover een bericht. Dit bericht kunt u uitzetten zodat het bericht de volgende keer niet meer verschijnt. Zo brengt u urenregels over naar order/project 1. Klik op Naar order-/projectmodule overbrengen in de werkbalk bovenin het venster van Urenregistratie. Een nieuw venster wordt geopend en de overbrenging gaat hier verder. 2. Controleer alle urenregels van de urenstaat. Merk op dat sommige velden te bewerken zijn. Welke velden u kunt bewerken, stelt u in onder de Bedrijfsinstellingen. 3. Klik op Overbrengen om over te brengen naar de modules die u heeft aan gegeven in de kolom Overdraagbaar. 4. Antwoord Ja om de overbrenging naar de gekozen modules te bevestigen. De urenstaat zal nu de status Verwerking voltooid krijgen en alle verdere verwerking van de urenstaat zal in de order-/projectmodule plaatsvinden. Let op! U kunt in de bedrijfsinstellingen voor urenregistratie selecteren of het mogelijk is om urenregels over te brengen naar Order/Factuur en Project. Heeft u hier aangevinkt bij meer dan één alternatief, dan kunt u op de urenstaat kiezen tussen de verschillende alternatieven in het veld bij Overdraagbaar. U kunt echter niet tegelijkertijd overbrengen naar zowel Order als Project omdat dit dubbelfactureren met zich meebrengt. 251

261 PERSONEEL Urensoortregister In het Urensoortregister kunt u urensoorten koppelen aan loon of artikelen om het registreren van urenregels te vereenvoudigen. Wenst u een urensoort voor een bepaald project aan te maken, dient u allereerst een urensoort in het standaardregister aan te maken, vervolgens stelt u de instellingen in voor de actuele urensoort onder Urensoort per project. Let op! Om Urensoort per project te kunnen definiëren voor een urensoort, dient de urensoort gekoppeld te zijn aan een artikel. De koppeling gebeurt in Urensoortregister. Zo bewerkt u het urensoortregister 1. Open het Standaardregister via Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister. 2. Kies Urensoort registreren en klik op Bewerken. 3. Klik op Nieuw om een nieuwe urensoort te registreren of selecteer de urensoort die u als standaard wilt instellen en klik op Bewerken. 4. Voer uw eigen beschrijving in bij Urensoort. 5. Kies Uren of Overig in het uitklapbaar keuzemenu al naar gelang wat het beste past. 6. Vink het hokje Intern af als de urensoort alleen interne zaken betreft. Hierdoor wordt de Artikelcode inactief, aangezien intern geen facturen verzonden zullen worden. 7. Klik op de zoekknop rechts van Artikelcode en selecteer het artikel dat verbonden is aan de urensoort in het venster dat nu wordt geopend. De standaardinformatie die u gespecificeerd heeft, zal nu van toepassing zijn voor alle nieuwe uurstaten. Indien u de standaardinformatie verder wenst te specificeren voor ieder project, vervolg de verklaring op Urensoort per project. 252

262 URENREGISTRATIE Het artikel dat u verbindt aan een urensoort wordt uit het Artikelregister opgehaald. De ingevoerde prijs bij de prijscalculator vergezelt het artikel. U kunt deze prijs zien in het inactieve veld onder Artikelcode. Urensoort per project Met behulp van de functie Urensoort per project kunt u standaardinformatie specificeren voor elk project. De gegevens die u in Urensoortregister heeft ingevoerd zullen verschijnen in het venster Urensoort per project. Let op! Om Urensoort per project te kunnen definiëren voor een urensoort, dient de urensoort gekoppeld te zijn aan een product. De koppeling gebeurt in Urensoortregister. Zo registreert u urensoorten voor een project: 1. Kies Beeld - Instellingen - Bedrijf - Standaardregister - Urensoort per project. 2. Selecteer het project waarvoor u de standaardinformatie wilt specificeren en klik op Bewerken. 3. Selecteer in de kolom Actief welke urensoorten u wenst te gebruiken in het project. 253

263 PERSONEEL 4. Selecteren/niet selecteren bij Aangepast bepaalt of standaard waarden of zelfaangepaste waarden gebruikt zullen worden. Kiest u voor zelfaangepaste waarden, dan zullen de waarden die u invult in de kolom Prijs de standaardwaarden overschrijven. 5. Selecteer Overbrengen naar project indien u de urensoorten automatisch wilt overbrengen naar de Projectmodule. Let op! Alle instellingen kunnen overgeschreven worden in de individuele urenstaten. Instellingen voor urenregistratie Gebruikersinstellingen voor Urenregistratie Op de tabbladen van de gebruikersinstellingen kunt u de instellingen aangeven betreffende welke kolommen bij de urenregistratie zichtbaar zullen zijn en de module aan uw eigen gebruik aanpassen. Met de behulp van de knop Instellingen in de werkbalk opent u de gebruikersinstellingen. U komt tevens bij de gebruikersinstellingen via Beeld - Instellingen - Gebruiker - Moduleinstellingen - Urenregistratie. Het venster bevat vier tabbladen: Standaardinstelling, Urenregistratie, Standaard en Overdragen urenstaat. Standaardinstelling Op dit tabblad kunt u de urenregistratie aan uw gebruik aanpassen. U kunt een keuze maken uit drie vooraf gedefinieerde instellingen voor welke velden en kolommen getoond worden. Eenvoudig: Vereenvoudigt de schermbeelden zo veel mogelijk en er worden slechts enkele velden weergegeven. Standaard: Toont de meest gangbare velden en biedt toegang tot de standaardfunctionaliteit. Uitgebreid: Toont alle beschikbare velden en maakt meer functies toegankelijk. Afhankelijk van deze instellingen worden in de volgende tabbladen velden en functies beschikbaar. Urenregistratie Op dit tabblad geeft u aan welke kolommen u wenst te gebruiken in Urensregistratie. Verwijder de kolommen die u niet gebruikt, zodat u met een overzichtelijk venster kan werken. Vink desgewenst aan bij Lijstvenster automatisch openen bij openen van invoer urenstaat. Dan krijgt u een overzicht van alle urenstaten. Met behulp van het filteren door keuze van status en selectie vindt u de gewenste urenstaat. U kunt ook aanvinken bij verzenden bij weigeren van urenstaat. De gebruiker die de urenstaat heeft geregistreerd, krijgt dan een met de mededeling dat de urenstaat is afgewezen. Dit vereist dat een adres geregistreerd is in de medewerkerskaart en dat de gebruiker en de medewerker aan elkaar gekoppeld zijn. 254

264 URENREGISTRATIE Na verandering van status in een urenstaat, kunt u kiezen voor Zelfde status handhaven of Urenstaat volgen naar volgende status. Indien u verder wilt werken met dezelfde urenstaat adviseren wij u om te kiezen voor het volgen naar volgende status. Standaard Alle standaardwaarden die u op dit tabblad kiest, worden automatisch weergegeven bij het aanmaken van een nieuwe urenregel. Als u doorgaans hetzelfde type urenregel aanmaakt, kunt u veel tijd en routineklussen besparen door het instellen van de standaardwaarden zodat deze vulden reeds ingevuld zijn. Overdragen urenstaat Op dit tabblad geeft u aan welke kolommen zichtbaar zullen zijn bij het overbrengen naar Order en Project. We adviseren dat u de kolommen die u niet gebruikt, verwijdert om zo overzichtelijk mogelijk te kunnen werken. Bedrijfsinstellingen voor Urenregistratie In de bedrijfsinstellingen voor urenregistratie kunt u de instellingen opgeven volgens de behoeftes van uw bedrijf om zo optimaal gebruik te maken van de module. Het instellingsvenster heeft twee tabbladen, waarvan Overdracht naar order/project enkel actief is als u heeft opgegeven dat urenstaten worden overgebracht naar Order/factuur en Project. U vindt de bedrijfsinstellingen via het menu Beeld - Instellingen - Bedrijf - Module-instellingen - Urenregistratie. 255

265 PERSONEEL Functionaliteit Eerst maakt u de keuze naar welke modules u de urenstaten wilt overbrengen. Als u uren wilt doorfactureren via de Order/Factuur-module, dan kiest u Order/Factuur. Dit kan handig zijn als u bijvoorbeeld naar een klant wilt doorfactureren voor de uren die u voor de klant gewerkt heeft. U kunt ook uren doorfactureren naar Project. U krijgt volledige controle over het aantal uren dat u heeft gewerkt aan een project. Indien u kiest voor project, dan kunt u doorfactureren via de projectmodule. U kunt tegelijkertijd aanvinken bij Order/Factuur en Project, maar u kunt niet dezelfde urenregels overbrengen naar zowel Order/Factuur als Project. Brengt u over naar Project, zullen de urenregels aan het project bijgevoegd worden en worden deze urenregels verder gefactureerd via de projectfacturering. Afhankelijk van de behoeften van uw bedrijf en het aantal stappen die de urenstaten zullen moeten doorlopen, kunt u kiezen voor de status Invoer voltooid of Gereed voor overbrengen. Overdracht naar order/project In dit tabblad kiest u voor welke gegevens het is toegestaan veranderingen aan te brengen bij het overbrengen naar order/project. Bij overdracht naar order kunt u kiezen of u een order wilt aanmaken per afdeling of per project. 256

266 URENREGISTRATIE Verder kunt u de keuze maken om urenregels samen te voegen. Urenregels kunnen enkel samengevoegd worden indien het artikel, prijs, korting, toeslag, afdeling en project gelijk zijn. U kunt kiezen om urenregels met dezelfde Medewerker of Datum samen te voegen. Indien u kiest voor Artikel, dan zullen de urenregels die voldoen aan de bovengenoemde criteria samengevoegd worden, onafhankelijk van medewerker of datum. U kunt eveneens beslissen welke informatie overgedragen dient te worden naar de order/projectmodule, alsook hoe de urenregels gesorteerd dienen te worden bij overdracht. 257