Release notes Unit4 Multivers Accounting (Alle versies)

Transcriptie

1 Release notes Unit4 Multivers Accounting (Alle versies)

2 Unit4 Multivers

3 Inhoud 1 Algemene wijzigingen Afsluiten zonder de financiële gegevens mee te nemen naar het volgende boekjaar Automatisch nieuw boekjaar aanmaken is alleen mogelijk als de gebruiker daar rechten voor heeft In de Persoonlijke assistent is het onmogelijk om de bewaking van de openstaande posten van Crediteuren en/of Debiteuren te gebruiken als de gebruiker die rechten niet heeft 'Inkooporderregels' zoeken en 'Opdrachtregels' zoeken is uitgebreid Bij het afdrukken van een incassospecificatie kan de volgorde gekozen worden Wijzigingen in de onderhoudsschermen Bij 'Onderhoud Debiteuren/Crediteuren' is het veld ' adres' nu 120 tekens lang Geen dubbele incasso-batches meer bij de machtigingen met de status 'Eerste' (Frst) Intrastatgegevens opgeven bij debiteuren is alleen nog mogelijk bij buitenlandse debiteuren binnen de EU Wijzigingen in de boekingsschermen De controle op dubbele inkoopfacturen is aangepast Bij het afstemmen van meerdere facturen in het bankboek is ook het factuuropdracht-nummer beschikbaar in het kas-/bank-/memoriaalboek In het bankboek zijn de velden 'Actueel', 'Vorig' en 'Nieuw' verlengd In het Inkoopboek wordt een handmatige factuurdatum vastgehouden tijdens de hele boekingsrun Bij de facturen (UBL) is het KvK-nummer opgenomen Het veld 'Referentie' in 'Aanmaken factuuropdracht' is verlengd tot 60 tekens In de Persoonlijke assistent is het telefoonnummer van de crediteur toegevoegd (tabblad 'Artikelen') In 'Relatiebeheer' wordt onthouden welke offerte-status(sen) u het laatst hebt willen zien In 'Relatiebeheer' is op het tabblad 'Offertes' de contactpersoon voor de offertes beschikbaar Bij het afmelden van de magazijnbon kan de werkelijke leverdatum nu ook voor alle afgemelde orderregels opgegeven worden Voorkeursleverancier Assemblage-artikelen die op voorraad liggen kunt u nu ook deassembleren Wijzigingen in de Rapporten/formulieren Rapport Inkooporders bevat nu telefoonnummers van de contactpersoon en de crediteur Afdrukken Pakbon kan inclusief de naam van de expediteur Rapport Permanence Wijzigingen in de Info-programma's Bij het 'Rekeningkaartje' is ook de naam van de crediteur/debiteur zichtbaar op het tabblad 'Mutaties' Bij 'Info Artikelen' is de volgorde van de factuuropdrachten veranderd In 'Info Crediteuren' op het tabblad 'Facturen' is ook de betalingsconditie beschikbaar In 'Info Crediteuren' op het tabblad 'Inkooporders' is de 'Status' van de order en de 'Contactpersoon' toegevoegd Bij 'Info Projecten' is bij de inkoopdetails de knop voor Document-management toegevoegd... 15

4 Inleiding De nieuwe versie van is beschikbaar. In dit document staan de functionele wijzigingen beschreven. Wij wensen u veel succes met deze versie. Het Unit4 Multivers -team

5 1 Algemene wijzigingen 1.1 Afsluiten zonder de financiële gegevens mee te nemen naar het volgende boekjaar Bij het afsluiten van een boekjaar worden de financiële gegevens geheel of gedeeltelijk overgenomen (doorgeboekt). Op de volgende wijze kunt u een jaar afsluiten zonder de financiële gegevens. Maar alle overige gegevens, zoals de historie, en de gegevens van uw debiteuren/crediteuren/relaties blijven beschikbaar in het oude boekjaar. Er is nu een mogelijkheid om een nieuw boekjaar aan te maken zonder het doorboeken van de financiële gegevens uit het oude boekjaar, maar met behoud van onder andere de relatiegegevens. Daaraan zijn wel een aantal voorwaarden verbonden Het lopende boekjaar is niet eerder (voorlopig) afgesloten. Er is nog geen jaarwissel uitgevoerd. De afsluiting moet 'Definitief' zijn. Nieuw boekjaar Het is niet noodzakelijk om vooraf een nieuw boekjaar aan te maken in 'Onderhoud Algemene gegevens Boekjaren'. Als dit boekjaar wel aangemaakt wordt, moet gezorgd worden dat geen boekjaargegevens worden overgenomen: Zorg dat alle oudere boekjaren definitief afgesloten zijn Open 'Extra Afsluiten' en kies voor 'Definitief' In het scherm is de optie 'Niet doorboeken' actief. Selecteer deze optie: Release notes Pagina 1 van 16

6 Klik op. U krijgt nu een melding dat u zonder doorboeken wilt afsluiten: Klik op. Als u opnieuw hebt opgestart, kunt u beginnen om het nieuwe boekjaar in te richten. Let op dat u de rekening 'Vraagposten' en de betreffende 'Relatiecode' invoert. In de 'Info-programma's en de 'Rapporten' kunt u de gegevens van de oudere boekjaren opvragen. 1.2 Automatisch nieuw boekjaar aanmaken is alleen mogelijk als de gebruiker daar rechten voor heeft Elk boekjaar verschijnt een maand voor het aflopen van het boekjaar een melding voor het automatisch aanmaken van een nieuw boekjaar. Door de vraag te bevestigen wordt een boekjaar aangemaakt. Maar dat kon ook gedaan worden door Gebruikers die daarvoor geen rechten hadden. Vanaf deze versie kan een nieuw boekjaar alleen nog door gebruikers aangemaakt worden die in de rechtentabel ('Extra Rechten') daar rechten voor hebben. Release notes Pagina 2 van 16

7 Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small 1.3 In de Persoonlijke assistent is het onmogelijk om de bewaking van de openstaande posten van Crediteuren en/of Debiteuren te gebruiken als de gebruiker die rechten niet heeft In de rechtentabel ('Beheer Rechten') kunt u opgeven dat openstaande posten van Debiteuren/Crediteuren niet afgedrukt mogen worden door een gebruiker. Maar als deze gebruiker wel de rechten heeft om in de Persoonlijke assistent de Crediteuren en Debiteuren-signalen te gebruiken, is het wel mogelijk om de openstaande posten te zien. Dit is nu opgelost doordat dan ook de hoofdgroepen 'Crediteuren' en/of 'Debiteuren' geblokkeerd zijn. Release notes Pagina 3 van 16

8 Er kan dus geen signaal aangemaakt worden waarbij de openstaande posten zichtbaar zijn. Let er bij het maken/wijzigen van instellingen in de rechtentabel op dat eerst de rechtengroep geselecteerd is waarvoor de (nieuwe) rechten gelden en dat de juiste gebruiker aan de juiste groep is gekoppeld. 1.4 'Inkooporderregels' zoeken en 'Opdrachtregels' zoeken is uitgebreid Bij het zoeken naar 'Inkooporderregels' en bij 'Opdrachtregels' zoeken is de kolom 'Leverdatum' toegevoegd. Inkooporderregels Release notes Pagina 4 van 16

9 Opdrachtregels Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small en Medium 1.5 Bij het afdrukken van een incassospecificatie kan de volgorde gekozen worden In 'Rapport Telebankieren Incassospecificatie' kan nu gesorteerd worden op 'Incassonummer' of 'Debiteur'. Per debiteur worden de incasso's in de gekozen volgorde getoond. Release notes Pagina 5 van 16

10 2 Wijzigingen in de onderhoudsschermen 2.1 Bij 'Onderhoud Debiteuren/Crediteuren' is het veld ' adres' nu 120 tekens lang Op het tabblad 'Communicatie' kunnen de adressen opgegeven worden voor formulieren. Dit veld is opgerekt naar 120 tekens. Hierdoor kunnen meerdere mailadressen in dit veld opgenomen worden. Het is dan mogelijk om een factuur in één keer naar verschillende adressen te sturen. Deze wijziging geldt ook voor 'Onderhoud Crediteuren'. Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small 2.2 Geen dubbele incasso-batches meer bij de machtigingen met de status 'Eerste' (Frst) Banken zien een Incasso-batch als 2 batches wanneer daar zowel 'eerste incasso's' als 'volgende' opgenomen zijn. Dit leidt tot extra incassokosten. Bij het aanmaken van een nieuwe machtiging ('Onderhoud Machtigingen') en bij de conversie van de 'oude' machtigingen naar de Sepa-machtigingen ('Extra Conversie Machtigingen genereren') is de optie 'Eerste incasso' niet langer standaard actief. De bank krijgt dan niet meer de melding dat het een eerste incasso betreft. U kunt de optie uiteraard nog wel handmatig aanzetten En Release notes Pagina 6 van 16

11 . 2.3 Intrastatgegevens opgeven bij debiteuren is alleen nog mogelijk bij buitenlandse debiteuren binnen de EU Het was mogelijk om intrastatgegevens in te voeren bij binnenlandse debiteuren en bij debiteuren buiten de EU ('Onderhoud Debiteuren', tabblad 'Intrastat'), en daarom ook in het dashboard 'Debiteuren' (Info Dashboards Debiteuren'). Nu kan dit alleen nog bij debiteuren waarbij dit relevant is. Release notes Pagina 7 van 16

12 3 Wijzigingen in de boekingsschermen 3.1 De controle op dubbele inkoopfacturen is aangepast Bij de controle op dubbele inkoopfacturen was bij het betalingskenmerk, de controle op het kenmerk hoofdletter-gevoelig. Door deze controle te verwijderen worden dubbele betalingskenmerken beter herkend. 3.2 Bij het afstemmen van meerdere facturen in het bankboek is ook het factuuropdracht-nummer beschikbaar in het kas-/bank- /memoriaalboek Hierdoor is het gemakkelijker om ontvangen betalingen af te stemmen die onder het factuuropdrachtnummer gedaan worden (vooruitbetalingen). 3.3 In het bankboek zijn de velden 'Actueel', 'Vorig' en 'Nieuw' verlengd De lengte van deze velden is nu 17 tekens. 3.4 In het Inkoopboek wordt een handmatige factuurdatum vastgehouden tijdens de hele boekingsrun Als u in het Inkoopboek een andere factuurdatum opgaf dan de voorgestelde, werd deze datum voor elke boeking weer teruggezet naar de 'huidige datum' (systeemdatum). Nu blijft bij een volgende factuur de handmatig ingestelde boekingsdatum voorgesteld totdat u het Inkoopboek weer sluit. Dit is vooral handig bij een boekingsreeks in een voorgaand boekjaar. 3.5 Bij de facturen (UBL) is het KvK-nummer opgenomen In het UBL-formulier voor de verzending van elektronische facturen staat nu het KvK-nummer van de debiteur vermeld. Dit nummer is een verplichte rubriek. Release notes Pagina 8 van 16

13 Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small 3.6 Het veld 'Referentie' in 'Aanmaken factuuropdracht' is verlengd tot 60 tekens In de Unit4 Multivers Management Monitor was het veld voor de referentie bij een factuur langer dan in Unit4 Multivers. Hierdoor vielen daar soms delen van de referentie weg. 3.7 In de Persoonlijke assistent is het telefoonnummer van de crediteur toegevoegd (tabblad 'Artikelen') Hiermee kunt u de crediteur eenvoudig en snel bellen bij de bewaking van de leveranties. 3.8 In 'Relatiebeheer' wordt onthouden welke offerte-status(sen) u het laatst hebt willen zien In 'Relatiebeheer' kunt u op het tabblad 'Offertes' opgeven welke status van de offertes getoond moeten worden: openstaand, afgewezen of gepromoveerd. Uw laatste keuze voordat u het programma afsloot, werd niet onthouden en geen van de opties was actief als u 'Relatiebeheer' heropende. Nu wordt opgeslagen welk van de opties u het laatst had geselecteerd. Release notes Pagina 9 van 16

14 Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small en Medium 3.9 In 'Relatiebeheer' is op het tabblad 'Offertes' de contactpersoon voor de offertes beschikbaar Dit is gemakkelijk als u snel de contactpersoon wilt weten voor een offerte en dan niet eerst de hele offerte of het info-scherm hoeft te openen Bij het afmelden van de magazijnbon kan de werkelijke leverdatum nu ook voor alle afgemelde orderregels opgegeven worden Bij het aanmaken van een verkooporder wordt een leverdatum ingevoerd, maar dit hoeft niet altijd de werkelijke datum te zijn die op de magazijnbon komt. Bij het afmelden van de magazijnbon kon op regelniveau altijd al een leverdatum worden opgegeven. Maar bij veel orderregels is dat niet handig. Nu is onder in het scherm voor het afmelden van de magazijnbon een veld beschikbaar waarin een leverdatum opgegeven kan worden die dan voor alle te leveren orderregels geldt Voorkeursleverancier Tot deze versie werd bij een inkooporder een leverancier alleen als 'voorkeursleverancier' aangemerkt als dit bij de artikelgegevens de leverancier als 'voorkeursleverancier was aangemerkt. Vanaf deze versie wordt een leverancier ook als voorkeursleverancier aangemerkt als deze de enige is die dat artikel levert. Op het tabblad 'Inkoop' is de kolom 'Voorkeur' toegevoegd. Dan ziet u als er meerdere leveranciers zijn, onmiddellijk wat de voorkeursleverancier is. Release notes Pagina 10 van 16

15 3.12 Assemblage-artikelen die op voorraad liggen kunt u nu ook deassembleren Bij het assembleren worden de componenten van het assemblage-artikel van de voorraad afgeboekt en het artikel wordt als voorraad geboekt. U kunt nu een assemblage-order aanmaken met een negatief aantal. Dat betekent dat de voorraad van het assemblage-artikel afneemt en dat tegelijk de componenten als voorraadartikelen worden bijgeboekt. Bij het maken van een deassemblage-order krijgt u een waarschuwing: Er wordt nu een 'Deassemblagebon' afgedrukt voor deze order. Als u een groter aantal assemblage-artikelen wilt de-assembleren dan het aantal dat in de vrije voorraad zit, krijgt u een waarschuwing met het maximaal aantal te de-assembleren artikelen: Release notes Pagina 11 van 16

16 4 Wijzigingen in de Rapporten/formulieren Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small en Medium 4.1 Rapport Inkooporders bevat nu telefoonnummers van de contactpersoon en de crediteur In 'Rapport Voorraadbeheer Inkooporders' zijn de telefoonnummers van de contactpersoon en de crediteur toegevoegd, zodat dit rapport gebruikt kan worden om snel een crediteur te kunnen bellen. 4.2 Afdrukken Pakbon kan inclusief de naam van de expediteur Hoewel onder het input-item 'Naam' de naam van de expediteur al op de pakbon geplaatst kon worden, is nu een input-item 'NAAMEXPEDITEUR' aangemaakt. U kunt deze dus op het formulier plaatsen. 4.3 Rapport Permanence Met het nieuwe rapport 'Rapport Grootboek Permanence' kunt u een specificatie van de permanence-boekingen afdrukken. Maak in het eerste scherm van de wizard de keuzes voor het gewenste boekjaar, de rekening(en) en/of de dagboeken. Als u niets kiest wordt alles getoond in het rapport. Op het rapport worden alleen de RC-boekingen getoond die binnen de selectie vallen. Release notes Pagina 12 van 16

17 Geef in het volgende scherm de gewenste opties: Het volgende scherm legt de gewenste sortering vast: Pas in het laatste scherm eventueel de instellingen van de printer en het aantal af te drukken exemplaren aan. Geef eventueel de bestemming aan van de printopdracht en bevestig de instellingen door op te klikken. Release notes Pagina 13 van 16

18 5 Wijzigingen in de Info-programma's 5.1 Bij het 'Rekeningkaartje' is ook de naam van de crediteur/debiteur zichtbaar op het tabblad 'Mutaties' Aan het tabblad 'Mutaties' van het rekeningkaartje ('Info Rekeningkaartjes') is de kolom 'Naam' toegevoegd. Waar dit van toepassing is, wordt bij de mutatie ook de naam van de crediteur, resp. debiteur getoond. Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small 5.2 Bij 'Info Artikelen' is de volgorde van de factuuropdrachten veranderd In 'Info Voorraadbeheer Artikelen' is op het tabblad 'Factuuropdrachten' de volgorde waarin de opdrachten getoond wordt, nu van 'Nieuw' naar 'Oud'. De nieuwste opdrachten staan bovenaan in de lijst. Bij gelijke datum, wordt gesorteerd op 'Ordernummer', met het hoogste nummer bovenaan. Deze volgorde wordt het meest gebruikt en het vermijdt dat u elke keer de volgorde handmatig moet aanpassen. 5.3 In 'Info Crediteuren' op het tabblad 'Facturen' is ook de betalingsconditie beschikbaar Zowel in 'Paperless' als in 'Basecone' is de betalingsconditie (omschrijving) bepalend voor het al of niet tonen van facturen bij de betaalbaarstelling. Door het toevoegen van de kolom Betalingsconditie aan het tabblad 'Facturen' bij Info Crediteuren, is in een oogopslag te zien welke openstaande facturen van de geselecteerde crediteur de documentstroom van Paperless volledig hebben doorlopen en dus vrijgegeven zijn voor betaling. Release notes Pagina 14 van 16

19 Onderstaande paragrafen gelden niet voor Unit4 Multivers Small en Medium 5.4 In 'Info Crediteuren' op het tabblad 'Inkooporders' is de 'Status' van de order en de 'Contactpersoon' toegevoegd In de kolom 'Status' wordt 'Openstaand' of 'Afgehandeld' getoond. 5.5 Bij 'Info Projecten' is bij de inkoopdetails de knop voor Document-management toegevoegd Op het tabblad 'Mutaties' kunt u inzoomen op de inkoopfactuur-details. Nu is aan het detailscherm op het tabblad '' Boekingsgegevens' de 'paperclip' voor document-management toegevoegd. U kunt hier het gekoppelde document openen. Release notes Pagina 15 van 16

20 Release notes Pagina 16 van 16